BRUGERKLUBBEN SBSYS Organisationsbeskrivelse 1. Indledning... 2 2. Værdier for brugerklubben... 2 3. Organisation... 3 4. Generalforsamlingen... 4 5. Strategisk forum... 4 6. Forretningsudvalget... 4 7. Prioriteringsudvalget (FUP)... 5 8. Arbejdsgrupper... 5 9. Sekretæren... 5 10. Økonomi... 6 11. Information og kommunikation... 6 12. Samarbejde med leverandører... 7 13. Krav/forventninger til medlemsorganisationerne... 8 Brugerklubben SBSYS 6. juli 2010 Side 1 af 8
Brugerklubben SBSYS 1. Indledning I Brugerklubben SBSYS udvikler vi i fællesskab ESDH-systemet SBSYS. Brugerklubben er en forening, hvor vi lægger stor vægt på samarbejde og dialog. Det er vores ambition, at Brugerklubben SBSYS er Danmarks bedste brugerklub, for vi tror på, at det i praksis betyder, at SBSYS bliver Danmarks bedste ESDH-system. Et ESDH-system er meget mere end blot det tekniske, og ved at organisere os i en brugerklub, hvor vi ikke blot fokuserer på systemet, men også alt det, der ligger uden om, hvor vi hjælper hinanden, deler med hinanden og lærer af hinanden, og hvor vi er åbne overfor hinanden om både succeser og frustrationer, skaber vi i fællesskab en ramme for ESDH, der er unik. Nedenfor kan du læse, hvordan vi gør alt dette formelt. Her beskriver vi rammerne for vores arbejde. Ved at have velbeskrevne rammer sikrer vi, at systemet SBSYS og brugerklubben ikke bliver afhængige af nogle få ildsjæle, men bliver et bæredygtigt system og en livskraftig brugerklub. Det har vi allerede bevist kan fungere, for i tidens løb har der været mange dygtige mennesker involveret i SBSYS og brugerklubben, og trods stor udskiftning har brugerklubben hele tiden formået at holde en konsistent kurs og et højt engagement fra medlemmerne. Et sådant engagement kan selvfølgelig ikke opretholdes udelukkende med formelle rammer, men rammerne hjælper os til at give vores engagement og begejstring videre til nye medlemmer og dermed opretholde vores høje ambitionsniveau. Formålet med brugerklubbens organisatoriske rammer er, at opretholde brugerklubben som en velorganiseret og ressourcestærk organisation sikre medlemmerne maksimal indflydelse på systemets udvikling nye medlemmer oplever en velfungerende organisation, hvor man føler sig velkommen og har adgang til hjælp og sparring hos hinanden have adgang til fleksible ressourcer. Det sker bl.a. ved at fastholde engagementet hos de medarbejdere, der er involveret i brugerklubbens arbejde, og sikre, at begejstringen videregives til dem, der over tid skal tage over sikre at alle medlemmers interesser bliver varetaget sikre et velfungerende og positivt samarbejde med såvel leverandører, potentielle nye medlemmer og øvrige samarbejdspartnere 2. Værdier for brugerklubben Brugerklubben arbejder meget værdibaseret, fordi vi er mange ligeværdige organisationer, der skal samarbejde. Det er vigtigt for os, at arbejdet foregår i en positiv og konstruktiv ånd, og at der er gensidig respekt medlemmerne imellem og mellem medlemmer og samarbejdspartnere. Vær mod andre, som du ønsker, de skal være mod dig Det betyder, at vi lægger stor vægt på klubånden og den gode samarbejdskultur. Vi tilbyder proaktiv sparring og god service over for hinanden, og vi er hinandens gode og konstruktive samarbejdspartnere. Hos os ringer man aldrig forgæves. Vi deler med hinanden Vi tror på fælles offentligt samarbejde. Når nogen har lavet noget godt, finder vi det naturligt at dele det med andre. Vi samarbejder om digital forvaltning Vi fokuserer ikke på ESDH isoleret set, men forsøger at se systemet i et større perspektiv. Når vi ser muligheder for samarbejde på tilgrænsende områder, griber vi muligheden. Det betyder Brugerklubben SBSYS 6. juli 2010 Side 2 af 8
også, at vi udvikler og bevarer netværk, og at vi gør vores yderste for at tiltrække og fastholde ildsjæle, fordi det bringer os fremad. Vi engagerer os i udvikling Vi tror på, at vi får det bedste produkt, når vi samarbejder tæt med leverandøren i hele udviklingsprocessen. Derfor er vi stærkt inspireret af Agile manifesto. Agile betyder, at der er langt større fokus på processen end på det formelle. Man udvikler trinvist, og vi er som kunde langt mere engageret i processen, end det normalt er tilfældet. Agile manifesto kan i grove træk beskrives på følgende måde: Mennesker og interaktion frem for processer og værktøjer Fungerende software frem for dokumentation Samarbejde frem for kontrakter At reagere på forandringer frem for at følge en plan Det betyder, at vi lægger meget stor vægt på elementerne i venstre side, mens vi kun beskæftiger os med elementerne i højre side i det omfang, de tilfører os konkret værdi. Vi gør ikke noget af vane. Derfor er der hos os kort vej fra idé til handling og fra bruger til udvikler. 3. Organisation Brugerklubben SBSYS 6. juli 2010 Side 3 af 8
4. Generalforsamlingen På generalforsamlingen mødes organisationernes øverste ansvarlige for ESDH. Det er typisk kommunaldirektører, sekretariatschefer og it-chefer. Desuden deltager organisationernes daglige repræsentanter i brugerklubben. Generalforsamlingen er brugerklubbens øverste myndighed, og formålet med generalforsamlingen er at udstikke den strategiske retning og fastlægge de ressourcemæssige rammer for det kommende år samt eventuelt justere organisationen. Vores vedtægter giver mulighed for at invitere ikke-medlemmer til generalforsamlingen. Vi inviterer derfor altid vores licensholdere, for vi synes det er vigtigt, at alle organisationer, der bruger SBSYS, har mulighed for at give deres mening til kende. Udover generalforsamlingen i oktober mødes den samme kreds hvert år i maj til strategiseminar. Strategiseminaret er både en forberedelse til generalforsamlingen, hvor forskellige idéer prøves af og diskuteres, og et forum, hvor vi drøfter brugerklubbens langsigtede udvikling, og hvor vi kigger dybt i krystalkuglen. Licensholderne er selvfølgelig inviteret til at deltage, og som regel inviterer vi eksterne oplægsholdere til at give os inspiration. 5. Strategisk forum Brugerklubben har valgt at have en bestyrelse, som vi kalder Strategisk forum. Det er Strategisk forums opgave at videreudvikle brugerklubbens strategi og udarbejde strategioplæg til generalforsamlingen. Strategisk forum skal sørge for, at brugerklubben holder sig på det strategiske spor, som generalforsamlingen har fastlagt, men skal samtidig være opmærksom på, at den digitale verden ændrer sig hurtigt. Strategisk forum er et visionært forum, hvor vi ser tingene i et større perspektiv. Vi lader os inspirere af interne og eksterne oplægsholdere, vi debatterer de gode idéer og udvikler fremtidsscenarier. Strategisk forum afsøger mulighederne i det digitale landskab og ser udover de daglige opgaver. Strategisk forum mødes fire gange årligt. Der deltager typisk en ledelsesrepræsentant fra hvert medlem samt medlemsorganisationernes daglige repræsentanter i brugerklubben. De officielle repræsentanter skal være godkendt af generalforsamlingen, men i praksis har medlemmerne mulighed for at deltage med de repræsentanter, de ønsker. Principielt er brugerklubbens formand leder af Strategisk forum, men i praksis er det forretningsudvalgets formand, der leder møderne. Brugerklubbens formand holdes tæt informeret om Strategisk forums arbejde af sin egen organisations repræsentant. 6. Forretningsudvalget Forretningsudvalget leder i fællesskab brugerklubben i det daglige. Her træffer vi de daglige beslutninger, der sikrer, at vores system og vores forening fungerer optimalt. Det betyder, at det er Forretningsudvalget, der står for den daglige koordinering og sparring blandt medlemmerne arbejder med den daglige udvikling af systemet og organisationen har den daglige kontakt til udviklerne og andre leverandører laver PR for SBSYS og står for kontakten til potentielle nye medlemmer. Og meget, meget mere Deltagerne i Forretningsudvalget er typisk personer, der har det daglige ansvar for ESDH i deres organisation. Forretningsudvalgets medlemmer er ildsjæle, der brænder for samarbejdet i brugerklubben, fordi de ser det som den bedste vej til et fantastisk ESDH-system, der effektivt Brugerklubben SBSYS 6. juli 2010 Side 4 af 8
bidrager til løsningen af organisationens opgaver. Ikke alle er ildsjæle, når de kommer ind i brugerklubben, men det er svært ikke at blive smittet af begejstringen. Forretningsudvalget har formelt op til fem medlemmer. Blandt de fem udpeges en formand, en næstformand og en økonomiansvarlig. I praksis har alle medlemmer mulighed for at deltage i Forretningsudvalgets møder, der afholdes hver måned. Generalforsamlingen kan beslutte, at særlige opgaver i Forretningsudvalget honoreres, men som udgangspunkt bidrager medlemmerne til Forretningsudvalgets opgaver af lyst og for at få indflydelse. I det daglige er der af og til behov for, at enkeltpersoner i Forretningsudvalget træffer en hurtig beslutning, men vi sørger altid for at holde hinanden informeret, så alle har mulighed for at give konstruktiv feedback. Det sikrer, at vi kan handle hurtigt, samtidig med at vi har et godt beslutningsgrundlag. 7. Prioriteringsudvalget Brugerklubben modtager rigtig mange ønsker og idéer fra medlemmerne. Generalforsamlingen, Strategisk forum og Forretningsudvalget prioriterer og planlægger de større projekter, men i det daglige er der behov for dels at prioritere mellem de store projekter tidsmæssigt og for at prioritere mindre opgaver og rettelser. Derfor har brugerklubben valgt at have et prioriteringsudvalg. Prioriteringsudvalget mødes forud for hvert sprint (udviklingscyklus). På møderne vælger prioriteringsudvalget, hvilke opgaver brugerklubben ønsker løst til næste version ved at opstille en bruttoliste af opgaver og sortere dem i prioriteret rækkefølge. I prioriteringsudvalget deltager medarbejdere, der har et rigtig godt kendskab til SBSYS og de opgaver, systemet bidrager til at løse. De kender deres organisations behov og kan derfor vurdere, hvad der er vigtigst at få lavet hurtigt, og hvad der kan vente. Som regel deltager der også en repræsentant fra udviklingsleverandøren, så estimater, opgavernes kompleksitet og andre uklarheder kan afklares med det samme. 8. Arbejdsgrupper For de større udviklingsprojekter nedsætter Forretningsudvalget arbejdsgrupper, der tager sig af den konkrete udvikling inden for projektet. Forretningsudvalget udpeger en tovholder, der oftest, men ikke altid, er medlem af Forretningsudvalget. Tovholderens opgave er bl.a. at sikre, at projektet er velbeskrevet, at der er fremdrift, og at Forretningsudvalget holdes orienteret om projektet. Arbejdsgrupperne har meget forskellig størrelse afhængig af projektets kompleksitet og organisatoriske betydning. I projekter, der er meget vigtige for medlemmerne, vil der som regel være repræsentanter fra alle medlemsorganisationer, mens der ved meget teknisk komplekse projekter ofte vil være få repræsentanter. Brugerklubben lægger vægt på brugerdreven innovation. Sagsbehandlerne inddrages direkte og er - som deltagere i arbejdsgrupperne - selv med til at udvikle systemet. 9. Sekretæren Til at hjælpe os med de praktiske opgaver og koordination har vi ansat en sekretær. Så kan ildsjælene koncentrere sig om det, de er bedst til, nemlig udvikling af systemet. Sekretæren hjælper os blandt andet med koordination af den daglige drift, kontakt med leverandører, testkoordination, aktivitetsplanlægning osv. Brugerklubben SBSYS 6. juli 2010 Side 5 af 8
de praktiske økonomiopgaver, som fx betaling af regninger, udsendelse af fakturaer, og grundlæggende økonomistyring sekretærfunktioner ved møder, fx mødebooking, dagsordener og referater informationsopgaver, fx nyhedsbreve, hjemmeside og deltagelse i messer Og meget, meget mere Sekretæren er ansat i Region Midtjylland, men frikøbt af brugerklubben. Hun har sin daglige arbejdsplads i Viborg, hvor hun er ansat i Regionssekretariatet i det kontor, der har ansvaret for ESDH i regionen. Derfor har vores sekretær et rigtig godt kendskab til, hvordan systemet anvendes i dagligdagen og de problemstillinger, vi møder. 10. Økonomi Det er ikke gratis at udvikle sit eget ESDH-system, men når vi samarbejder, får vi meget mere for pengene. I et fællesskab som vores er det vigtigt, at der er enighed om, hvordan vi vil investere vores fælles ressourcer, uden at vi begrænser hinanden unødigt. Derfor har vi tradition for at bruge fælles midler på det, vi alle har mest gavn af, samtidig med at de enkelte medlemmer selv kan udvikle nye moduler og integrationer, der giver særlig værdi for dem. Hvert år vedtager generalforsamlingen et fælles budget for det kommende år. Det er en del af vores vedtægter, at budgettet kun kan vedtages med enstemmighed. Budgettet fordeles efter en nøgle, der er baseret på antal indbyggere. Regionen betaler samme andel som den største kommune. Som offentlige myndigheder har vi behov for at kende økonomien i god tid. Vi har derfor som ambition, at budgettet ligger på et stabilt niveau fra år til år, og vi drøfter behov for ændringer, så snart vi ser dem. Budgettet er den overordnede økonomiske ramme for brugerklubbens arbejde. Økonomien må ikke blive styrende for vores ambitionsniveau, men vi sikrer os, at de projekter, vi sætter i søen, er økonomisk holdbare. Forretningsudvalget følger løbende økonomien, og Strategisk forum holder øje med, at ambitioner og økonomi følges ad. Økonomisk ansvarlighed er styrende for brugerklubbens aktiviteter, og vi efterlever princippet om, at vi ikke bruger mere, end vi har. På den anden side skal brugerklubben heller ikke have et stort overskud fra år til år. Det er en balancegang, som Forretningsudvalget gør meget ud af at mestre. Det hænder, at brugerklubben får en god idé midt på året, som ikke er indarbejdet i budgettet. Hvis idéen er rigtig god, fx fordi vi kan spare penge ved at lave det i fællesskab, kan vi aftale at forhøje budgettet ved, at alle betaler et yderligere bidrag. Det sker dog kun, hvis alle er enige om det. Sekretæren og den økonomiansvarlige varetager den daglige økonomi. Af praktiske hensyn foregår det på de præmisser, der er for økonomihåndtering i den myndighed, hvor sekretæren er ansat. Det er aftalt, at brugerklubben kan overføre over-/underskud mellem budgetår. Brugerklubben kan løbende optage nye medlemmer. Det er vores princip, at nye medlemmer først skal betale til brugerklubben fra den dag, de tager systemet i drift. En række organisationer anvender SBSYS uden at være medlem af brugerklubben. De betaler en licens til brugerklubben baseret på antal brugere. 11. Information og kommunikation God kommunikation er et bærende element i brugerklubben. Et godt samarbejdsklima er afhængig af en høj grad af åben og ærlig kommunikation både blandt medlemmerne og med Brugerklubben SBSYS 6. juli 2010 Side 6 af 8
vores samarbejdspartnere. Information er vigtig, fordi vi ønsker at dele vores erfaringer og lære af hinanden. Gensidig information Vi går meget op i at fortælle hinanden, hvordan vi hver især arbejder med ESDH, hvilke beslutninger vi træffer, og hvilket vejlednings- og informationsmateriale vi udarbejder. På den måde hjælper vi hinanden til at få succes med SBSYS, vi slipper for dobbeltarbejde, og vi finder gensidig inspiration. Vi orienterer hinanden om fejl og andre uhensigtsmæssigheder, vi opdager i systemet, så andre kan være bedre forberedte på, hvordan de vil håndtere situationen. Vi sparrer med hinanden om stort og småt. Møder Vores møder er et vigtigt kommunikationsforum, hvor de vigtigste beslutninger træffes. Vi lægger derfor stor vægt på at være velforberedte og have et godt beslutningsgrundlag. Det skal også være muligt at følge med i, hvad der sker i brugerklubben, selvom man ikke har mulighed for at deltage i alle møder, og vores referater skal derfor afspejle, hvad der er sket på mødet. Nyhedsbreve Brugerklubben skriver et nyhedsbrev, hver gang der kommer en ny version af SBSYS. I nyhedsbrevet beskriver vi, hvilken ny funktionalitet man finder i versionen og hvilke rettelser, der er foretaget. Hjemmeside Vores hjemmeside indeholder primært information til potentielle medlemmer og til offentligheden generelt. Her kan man blandt andet læse om, hvem og hvad brugerklubben er, men man kan også finde information om, hvad systemet kan. Nye medlemmer Vi vil meget gerne være flere. Derfor tager vi altid godt imod interesserede organisationer. Vi tager ud til organisationerne og viser SBSYS og fortæller om idéen bag brugerklubben. Som regel tager vi vores udviklingsleverandør med, så vi også kan svare på detaljerede tekniske spørgsmål. Når man melder sig ind i brugerklubben, melder man sig også ind i et unikt fællesskab, hvor man har mulighed for at trække på de andre medlemmers erfaringer. Vi passer selvfølgelig på, at vi ikke overbelaster hinanden, men vi er altid villige til at hjælpe så langt som vores viden og tid tillader. 12. Samarbejde med leverandører I det daglige indgår vi i et tæt samarbejde med vores udviklingsleverandør. Det gælder konkrete udviklingsprojekter, men vi har også en løbende dialog om forhold, der ligger udenfor eller i forlængelse af udviklingsopgaverne. Vi lægger vægt på, at vi har et ligeværdigt og respektfuldt samarbejde, hvor vi anerkender hinandens kompetencer, men samtidig er vi opmærksomme på, at forholdet aldrig må blive så tæt, at der kan herske tvivl om vores uafhængighed. Vi har sammen med vores udviklingsleverandør beskrevet, hvordan vi ønsker, at vores samarbejde skal foregå. Vores indkøb er reguleret af en aftale under SKI 02.18-rammeaftalen, og vi har indgået en aftale med udviklingsleverandøren om rettighederne til SBSYS. Gennem aftalerne har vi sikret klare rammer for samarbejdet, uden at vi går i unødvendige detaljer, der kunne begrænse vores fleksibilitet. Brugerklubben SBSYS 6. juli 2010 Side 7 af 8
Vi samarbejder med udviklingsleverandøren om information til potentielle medlemmer og hjælp til nye medlemmer. Fx tilbyder udviklingsleverandøren en lang række implementeringsydelser. Brugerklubben anvender også andre leverandører end den primære udviklingsleverandør. Det gør vi ofte, når opgaven går udover udviklingsleverandørens kernekompetencer. 13. Krav/forventninger til medlemsorganisationerne Brugerklubben er helt afhængig af medlemmernes indsats og konstruktive tilgang til samarbejdet. Det betyder, at vi stiller krav til de organisationer, der ønsker at blive en del af vores fællesskab. Man kan ikke implementere SBSYS succesfuldt, hvis man ikke har udpeget en intern ESDHansvarlig, der har SBSYS som en af sine primære arbejdsopgaver, og som deltager aktivt i brugerklubben. En af SBSYS helt store fordele er netop fællesskabet i brugerklubben, og det går man glip af, hvis man ikke engagerer sig. Når SBSYS er et forholdsvis billigt system at vedligeholde og udvikle, skyldes det den store arbejdsindsats, de enkelte medlemmer bidrager med. Brugerklubben forventer derfor, at alle medlemmer bidrager med arbejdstimer. SBSYS er klar til brug. Selvfølgelig skal det konfigureres, så det afspejler den enkelte organisation, men der er tale om en opgave, der kan tilpasses organisationens ambitionsniveau. Som nyt medlem vil man opleve, at systemet på nogle områder fungerer anderledes end det, man er vant til. Nogle gange betyder det, at der er funktioner, man synes bør ændres eller udvikles. Brugerklubbens medlemmer kan selv betale for egne udviklingsopgaver, og man har derfor gode muligheder for at få tilpasset systemet. Som medlem af brugerklubben indgår man ikke i et traditionelt kunde-leverandørforhold. I stedet er man medlem af et fællesskab, hvor vi selv ejer systemet. Derfor vil man opleve, at den fælles prioritering har forrang for den enkelte organisations ønsker. Man har dog mulighed for selv at betale for opgaver, der er vigtige for egen organisation. Brugerklubben SBSYS 6. juli 2010 Side 8 af 8