UDBUDSBETINGELSER Oktober 2016 Offentligt udbud af rammeaftale om levering af oversættelsesarbejde til Aarhus Universitet Sags.nr. 105695 1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING... 4 2. ORDREGIVER... 4 3. RAMMERNE FOR UDBUDSFORRETNINGEN... 4 3.1 FORMÅL MED OG VOLUMEN AF KONKURRENCE-UDSÆTTELSEN... 4 3.2 RAMMEAFTALENS VARIGHED... 5 3.3 RAMMEAFTALENS OPBYGNING OG OMFANG... 5 3.3.1 Særligt vedrørende delaftale Freelancer... 7 4. KONKRETE BESTILLINGER... 7 5. UDBUDSMATERIALET... 8 6. REGELGRUNDLAGET... 8 7. ESPD (EUROPEAN SINGLE PROCUREMENT DOCUMENT)... 9 8. TILBUDSGIVERS GENERELLE UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED... 9 8.1 TILBUDSGIVERS UDELUKKELSESGRUNDE... 10 8.2 FINANSIEL OG ØKONOMISK FORMÅEN... 10 8.3 TEKNISK OG FAGLIG FORMÅEN... 11 9. STØTTE, SAMMENSLUTNINGER AF VIRKSOMHEDER(F.EKS. KONSORTIER) SAMT UNDERLEVERANDØRER... 12 10. KONCERNFORBUNDNE ANSØGERE... 13 11. KONDITIONSMÆSSIGHED... 14 12. TILDELINGSKRITERIUM... 14 12.1 EVALUERING AF UNDERKRITERIER... 15 12.1.1. Pointskala... 15 12.1.2. Pris... 15 12.1.3 Kvalitet, Organisering og Kompetencer.... 16 12.1.4. Prøveoversættelser... 20 12.1.4.1 Evaluering af prøveoversættelser... 21 13. GENERELLE FORM- OG PROCEDUREKRAV... 22 13.1 TILBUDSGIVERS KONTAKTPERSON... 22 13.2 UDKAST TIL RAMMEAFTALE... 22 13.3 TILBUDSFRIST... 22 13.4 ADRESSE... 22 13.5 AFLEVERING AF TILBUD... 23 13.6 SPROG... 23 13.7 HONORAR... 23 13.8 EJENDOMSRET TIL MODTAGNE TILBUD... 23 13.9 RETURNERING AF MODTAGNE TILBUD... 23 13.10 VEDSTÅELSESFRIST... 23 13.11 ET TILBUD... 24 Sags.nr. 105695 2
13.12 ALTERNATIVE TILBUD... 24 14. FORBEHOLD... 24 15. TILBUDDETS OPBYGNING... 25 15.1 OBLIGATORISKE TILBUDSDOKUMENTER... 25 16. PRAKTISKE FORHOLD... 25 16.1 ÅBNING AF TILBUD... 25 16.2 MEDDELELSE AF RESULTATET... 25 16.3 FORTROLIGHED... 25 16.4 UBETINGET TAVSHED FOR TILBUDSGIVER... 26 16.5 SPØRGSMÅL OG SVAR... 26 16.6 RETTELSER OG YDERLIGERE OPLYSNINGER TIL UDBUDSMATERIALET... 27 16.7 TIDSPLAN FOR UDBUDSPROCESSEN... 27 Tilbudsafgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsbetingelser at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. Sags.nr. 105695 3
1. INDLEDNING Disse udbudsbetingelser gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt "ordregiver") offentlige udbud af indkøb af levering af oversættelse og tekstarbejde. 2. ORDREGIVER Aarhus Universitet Indkøbskontoret Fuglesangs Alle 26 8210 Aarhus V Danmark Ordregiver er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og en eventuel rammeaftale vil skulle indgås med ordregiver. Ordregiveren Aarhus Universitet, fremadrettet benævnt AU, omfatter alle de til universitetet tilknyttede medarbejdere, fakulteter, institutter og centre. Alle henvendelser til ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal rettes pr. e-mail til: Aarhus Universitet Indkøb Att.: Rikke Hoberg Sørensen E-mail: udbud@au.dk 3. RAMMERNE FOR UDBUDSFORRETNINGEN 3.1 FORMÅL MED OG VOLUMEN AF KONKURRENCE-UDSÆTTELSEN Ordregiver ønsker at samle levering af en-da/da-en oversættelsesarbejde, der ikke er kapacitet til at håndtere in-house, i én rammeaftale. Det er forventningen, at der under rammeaftalen samlet vil blive indkøbt for ca. 2.400.000 kr. årligt. Den endelige mængde indkøb er dog afhængig af de konkrete behov, der opstår i rammeaftalens løbetid. Ordregiver forbeholder sig retten til at indgå parallelle rammeaftaler for de af udbudsforretningen omfattede ydelser. Sags.nr. 105695 4
Der ønskes indgået en rammeaftale med op til 9 leverandører. Disse er fordelt således der vil være henholdsvis 1 leverandør på delaftale 1 Bureau og op til 8 leverandører på delaftale 2 Freelancer. 3.2 RAMMEAFTALENS VARIGHED Rammeaftalen har en varighed på to år, med to muligheder for forlængelse i ét år ad gangen. 3.3 RAMMEAFTALENS OPBYGNING OG OMFANG De økonomiske aktører, der afgiver tilbud på denne opgave, omtales i det følgende som "tilbudsgivere". Beskrivelser og specifikationer vedrørende de udbudte opgaver fremgår af nærværende dokument samt Kontraktbilag 2 Tilbudsliste. I udkastet til Rammeaftale, fremgår de vilkår, der vil gælde for indkøb og levering af oversættelse mellem dansk og engelsk til Aarhus Universitet. Rammeaftalen skal anses som en del af udbudsmaterialet. Omfattede opgaver kan for AU s fællesadministration og adminstrative centre være en bred vifte af administrative tekster for alle vicedirektørområder, men med hovedvægt på HR, Økonomi og Uddannelse. Derudover kan der være oversættelse af profilmateriale, årsrapporter, artikler og nyheder til www.au.dk og www.medarbejdere.au.dk og oversættelse i forbindelse med større events og konferencer. Ligeledes vil der kunne opstå behov for oversættelse af informationer og meddelelser fra universitetsledelsen i forbindelse med strategiprocesser og lignende. På web-området vil det eksempelvis være informationssider til medarbejdere og studerende, om politikker, regler mv., endvidere juridiske tekster til AU s regelsamling, interne nyheder om administrative forhold, formularer, skabeloner, større rapporter mv. Der vil også være oversættelser fra fakulteternes kommunikationsafdelinger, institutter, og centre, fx i form af pressemeddelelser (forskningsformidling) og andre forfaldende opgaver (f.eks. hjemmesider), webtekster (interne og eksterne nyheder), ledelseskommunikation (politikker, strategier) til medarbejdere/studerende/eksterne partnere, studie- og uddannelsesrelaterede tekster, interne nyhedsartikler og korte meddelelser. Ordregivers daglige drift af oversættelsesopgaver udføres af folk med højt fagligt og teknisk niveau, hvorfor det er Ordregivers ønske at indgå kontrakt med leverandører, med et beredskab bestående af fagligt stærke og erfarne konsulenter, som er i stand til Sags.nr. 105695 5
samarbejde i de IT/CAT-værktøjer, såsom Memsource, der er implementeret i Ordregivers organisation. Se nærmere hertil i Udkast til rammeaftale Det skal være muligt for Ordregiver at vælge leverandør afhængig af nogle nærmere specificerede karakteristika ved opgaven. Af denne grund er der 2 delaftaler. Delaftale 1 - Bureau (estimeret til 1.400.000 p.a.). Et bureau defineres som en større virksomhed, som tilbyder både oversættelse, korrekturlæsning/kvalitetskontrol og projektstyring af oversættelsesopgaver. Opgaver, der er omfattet af denne delaftale er: - Opgaver der tager over 5 arbejdsdage, og som ikke kan løses af freelancer pga. begrænset kapacitet eller specialiseringsbehovet. - Og/eller opgaver, der er på over 25 sider a 300 ord pr. side, og som ikke kan løses af freelancer pga. begrænset kapacitet eller specialiseringsbehovet. - Og/eller opgaver der kræver specialiserede projektstyrings- eller oversættelseskompetencer pga. størrelse, deadline, specialiseringsbehov eller kompleksitet. - Endvidere kan behov for Back-up i forbindelse med ferier og lignende krav til deadlines og krav til kendskab af et emne eller en teksttype medføre, at enhver opgave, der normalt vil placeres som en freelanceropgave, overgår til delaftalen for bureau. - Fællesadministrationens opgaver skal som udgangspunkt løses af bureau pga. specialiserings- og kapacitetsbehov (mindre driftsnære og daglige opgaver løses af interne oversættere i administrationens sprogservice) Delaftale Bureau er en eneleverandøraftale Delaftale 2 - Freelancer (samlet estimeret til 1.000.000 p.a.). En freelancer defineres som en mindre virksomhed, der tilbyder håndtering af mindre daglige og fagnære oversættelsesopgaver for de administrative centre (herunder fakulteternes kommunikationsafdelinger), dekanater, institutter, centre. Begrundelsen er muligheden for en fleksibel og økonomisk løsning, som tillader oversætteren at opnå den nødvendige faglige indsigt og specialisering i forsknings- og uddannelsessprogbrug i forskellige faglige miljøer. Selvom sådanne opgaver når op over 25 sider og/eller 1 uge, kan de forblive i freelancerregi, når deadline og planlægning af opgaven tillader det. På denne delaftale ønskes op til 8 leverandører, hvoraf alle skal kunne løse daglige administrative oversættelsesopgaver på højt niveau, og hvoraf der ønskes op til 2 leverandører med særlig ekspertise inden for sundhedsvidenskaberne (tilknyttet fakultetet Health), op til 2 leverandører inden for naturvidenskaberne (tilknyttet fakultetet Science and Technology), op til 2 leverandører skal have særlig ekspertise inden for humaniora, uddannelsesvidenskab og teologi (tilknyttet Arts) og op til 2 leverandører inden for samfundsfagene, jura og psykologi (tilknyttet Aarhus BSS). Sags.nr. 105695 6
3.3.1 SÆRLIGT VEDRØRENDE DELAFTALE 2 - FREELANCER Delaftale 2 - Freelancer er underopdelt på følgende 4 fakulteter med tilhørende områdespecifikke kernekompetencer: 1. Health (Samfundsvidenskaberne) 2. Science & Technology (Naturvidenskaberne) 3. Arts (Humaniora, uddannelsesvidenskab og teologi) 4. Aarhus BSS (Samfundsfagene, jura og psykologi) Aarhus Universitet ønsker at indgå aftale med op til 2 freelancere på hvert af de underopdelte kernekompetence-områder. Tilbudsgiver skal i sit tilbud vælge hvilke(n) kernekompetence-områder denne ønsker at afgive tilbud på. Dette skal anføres i Del II Oplysninger om den økonomiske aktør i Kontraktbilag 1 ESPD. Det er muligt på denne delaftale at afgive tilbud på et enkelt kernekompetence-område såvel som på alle områderne. 4. KONKRETE BESTILLINGER Konkrete bestillinger foretages ved direkte henvendelse via e-mail eller telefonisk Delaftale 1 - Bureau vil Ordregiver tildele til én leverandør, og den konkrete ordre vil ske direkte til denne leverandør på baggrund af bestillinger fra de enkelte brugere enten telefonisk eller via e-mail. I forbindelse med Delaftale 2 - Freelancer vil den konkrete ordre i rammeaftalens løbetid ske i henhold til kaskademodellen. Således vil den freelancer som afgiver det mest økonomisk fordelagtige tilbud i forholdet mellem kvalitet og pris, blive rangeret som nummer 1 og vil som det klare udgangspunkt blive brugt som første prioritet. Overstiger den konkrete opgave tilbudsgivers kapacitet på det givne tidspunkt for anmodning, vil det være muligt for tilbudsgiver at frasige sig opgaven, og opgaven vil således blive tildelt 2. bedst rangeret tilbudsgiver. Dette får ingen indflydelse på tildeling af fremtidige opgaver. Sags.nr. 105695 7
Det skal understreges, at hvis en opgave ikke kan løses af en freelancer indenfor det fakultet/fagområde, der er behov for, skal opgaven overgå til bureau, ikke til en freelancer inden for et andet styrkeområde. Aarhus Universitet kan ved saglige og objektive grunde vælge en anden rammeaftaleleverandør end den højest rangerede. 5. UDBUDSMATERIALET Disse udbudsbetingelser anvendes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Det samlede materiale består af følgende dokumenter: 1. Udbudsbetingelser 2. Bilag: Bilag 1 KFST Vejledning, ESPD Sådan virker det. Bilag 2 AU Style guide. 3. Bilag til kontrakt: Kontraktbilag 1 ESPD Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Kontraktbilag 3 Prøveoversættelser Kontraktbilag 4 - Forbehold Udbudsmateriale samt evt. supplerende dokumenter er tilgængelig for alle interesseret på www.au.dk/udbud Tilbudsgiver bør kontrollere, at det fulde udbudsmateriale er som anført ovenfor. Eventuelle supplerende dokumenter og meddelelser, offentliggøres ligeledes på www.au.dk/udbud. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret om supplerende dokumenter og meddelelser på hjemmesiden. 6. REGELGRUNDLAGET Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Udbudslovens 56 (Lov nr. 1564 af 15/12/2015), hvilket betyder, at alle interesserede tilbudsgivere har mulighed for at afgive tilbud i tilknytning til nærværende udbud. Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører, at Ordregiver er forpligtiget til at følge en række af formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på, Sags.nr. 105695 8
- at Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold, - at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb eller ikke modtages på den angivne adresse. - at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver påhviler udelukkende Tilbudsgiver. 7. ESPD (EUROPEAN SINGLE PROCUREMENT DOCUMENT) Det fremgår af lov nr. 1564 af 15/12/2015 Udbudsloven, at ordregiver skal kræve, at tilbudsgivere benytter det fælles europæiske udbudsdokument (fremefter benævnt ESPD). Udfyldelsen af ESPD et skal ske elektronisk. Bilag 1 KFST Vejledning: Det elektroniske ESPD Sådan virker det Kapitel 2, indeholder nærmere forklaring om fremgangsmåden, som skal benyttes. For at kunne uploade og anvende eespd et,er det nødvendigt at downloade xml-filen for eespd et til eget drev. Dette gøres ved at højreklikke på linket ESPD på www.au.dk/udbud og derefter trykke på Gem destination som, hvorefter linket gemmes som xml-fil på eget drev. Xml-filen skal uploades på hjemmesiden: https://ec.europa.eu/growth/toolsdatabases/espd/filter?lang=da, for at tilbudsgiver kan udfylde eespd et elektronisk. Følg hertil anvisningerne i netop ovenfor nævnte vejledning (Bilag 1). Ordregiver opfordrer tilbudsgivere til at stille spørgsmål til udfyldelse af Kontraktbilag 1 ESPD, såfremt der skulle være tvivlsspørgsmål. Ordregiver vil svare på disse løbende. 8. TILBUDSGIVERS GENERELLE UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED For bedst muligt at vurdere tilbudsgivers egnethed til at varetage opgaven, skal dokumentationerne nævnt i dette afsnit vedlægges tilbuddet. Hvor andet ikke er beskrevet gælder dokumentationskravet for både delaftale 1 - Bureau og delaftale 2 - Freelancer. Sags.nr. 105695 9
8.1 TILBUDSGIVERS UDELUKKELSESGRUNDE Såfremt tilbudsgiver er omfattet af en af de nedenstående udelukkelsesgrunde, vil tilbudsgiver blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. Tilbudsgiver skal anvende ESPD-dokumentet del III til at bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af nogle af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Tilbudsgiver skal være opmærksom på at del III, D om Rent nationale udelukkelsesgrunde ikke kræver udfyldelse. Manglende eller ukorrekt udfyldelse af ESPD medfører risiko for, at tilbuddet kan anses for ikke-konditionsmæssig og derfor afvises. Tilbudsgiver er forpligtiget til at fremskaffe yderligere dokumentation for, at en eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, såfremt ordregiver anmoder herom. Vejledning til udfyldelse af ESPD et findes som Bilag 1 til dette udbudsmateriale. Såfremt der skulle opstå tvivl om udfyldelsen af ESPD et, kontakt da endelig relevante kontaktperson, jf. nærværende materiales afsnit 2 Ordregiver. 8.2 FINANSIEL OG ØKONOMISK FORMÅEN Ordregiver vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning for ordregiver, at tilbudsgivers virksomhed består under hele kontraktperioden. Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle og økonomisk formåen skal tilbudsgiveren kunne vise en positiv egenkapital og soliditetsgrad for seneste regnskabsår. Soliditetsgrad udregnes som nøgletallene egenkapital/aktiver i alt*100. For privatejede virksomheder udregnes graden i stedet som indehaverens indestående i virksomheden/ aktiver i alt *100. Tilbudsgiver skal anvende ESPD-dokumentets del IV om Udvælgelse til at bekræfte opfyldelse, hvilket gøres i a: samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier. Tilbudsgiver er forpligtiget til at fremskaffe yderligere dokumentation for, at kravene til finansiel og økonomisk formåen er opfyldt, såfremt ordregiver anmoder herom. Såfremt tilbudsgiver endnu ikke har afsluttet et regnskabsår, kan en revisorpåtegnede erklæring herom fremsendes som dokumentation for opfyldelse, såfremt ordregiver anmoder herom. Sags.nr. 105695 10
8.3 TEKNISK OG FAGLIG FORMÅEN Det er af afgørende betydning for ordregiver, at tilbudsgiver har den fornødne faglige formåen til udførelsen af opgaven. Som dokumentation for tilbudsgivers faglige formåen skal tilbudsgiver vedlægge nedenfor anførte materiale beskrevet for hver af den eller de delaftaler, tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på. Tilbudsgiver skal ligeledes angive i ESPD del IV om udvælgelse, at de har den efterspurgte tekniske og faglige formåen, dette gøres ved at afkrydse i a: samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier. Delaftale 1 - Bureau: Referenceliste over, indenfor de seneste 3 år, 3 sammenlignelige opgaver ift. Bureau-opgaverne beskrevet i dette udbudsmateriale i afsnit 3.3., samt nærværende afsnit. Der skal angives en kort beskrivelse af hver af opgaverne, som bekræfter, at opgaverne er sammenlignende. Sammenlignelige opgaver er opgaver, der indholdsmæssigt svarer til de opgaver, der er beskrevet i disse udbudsbetingelser, og som AU vil stille til bureauet. Ligeledes er det opgaver udført for en virksomhed, organisation mv., der i størrelse og/eller kompleksitet svarer til AU og AU s kerneopgaver (Forskning, uddannelse, talent, vidensudveksling med samfundet). Beskrivelsen må max. fylde 1 A4-side pr. reference. Tidspunkt og sted for udførelsen skal fremgå. Ligeledes skal en reference hos modtager i form af navn og telefonnummer anføres. Ordregiver forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer. Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver kan præsentere en sådan liste, ellers anses tilbuddet for at være ukonditionsmæssigt. Delaftale 2 - Freelancer Referenceliste over 2 sammenlignelige opgaver udført indenfor de seneste 3 år ift. Freelancer-opgaverne beskrevet i dette udbudsmateriale i afsnit 3.3., samt nærværende afsnit. Der skal angives en kort beskrivelse af hver af opgaverne som bekræfter, at opgaverne er sammenlignelige. Det er et krav, at minimum 1 af de omfattede kundeforhold skal have varet i minimum 1 år. Beskrivelsen må max. fylde 1 A4-side pr. reference. Sammenlignelige opgaver er opgaver, der indholdsmæssigt svarer til de opgaver, der er beskrevet i disse udbudsbetingelser, og som AU vil stille til freelanceren. Sags.nr. 105695 11
Ligeledes er det opgaver udført for en virksomhed, organisation mv., der i størrelse og kompleksitet svarer til AU og AU s kerne opgaver (Forskning, uddannelse, talent, vidensudveksling med samfundet) Tidspunkt og sted for udførelsen skal fremgå. Ligeledes skal reference hos modtager i form af navn og telefonnummer anføres. Ordregiver forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer. Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver kan præsentere en sådan liste, ellers anses tilbuddet for at være ukonditionsmæssigt. 9. STØTTE, SAMMENSLUTNINGER AF VIRKSOMHEDER(F.EKS. KONSORTIER) SAMT UNDERLEVERANDØRER Når tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen: En tilbudsgiver kan basere sig på andre virksomheders økonomiske/finansielle/tekniske formåen i relation til opfyldelse af kontrakten eller for at blive i stand til at opfylde egnethedskravene. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for ordregiveren, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer ved at udfylde afsnit C og frem i ESPD dokumentet, som udtrykker de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Det skal fremgå både, om der er tale om støtte i økonomisk eller teknisk/faglig henseende, samt præcis hvad der støttes med og i hvilket omfang, ligesom det skal godtgøres, at den støttende virksomhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren. Såfremt der er tale om teknisk eller faglig støtte, skal dette også præciseres. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at såfremt tilbudsgiver støtter sig på en anden virksomheds faglige formåen, så er det et krav, at det ligeledes er den støttende virksomhed, der udfører den del af kontrakten, hvormed der støttes. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders formåen, skal tilbudsgiver ligeledes dokumentere, at denne eller disse virksomheder: 1) Lever op til de relevante egnethedskrav (dvs. hvis der støttes økonomisk, er det de økonomiske mindstekrav osv.) 2) Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde Den støttende virksomhed skal ligeledes udfylde et separat ESPD dokument, som skal medsendes tilbuddet. Sags.nr. 105695 12
Vedrørende konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder): Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal alle de deltagende virksomheder hver især angives klart og entydigt, og det skal anføres klart, hvem der er befuldmægtiget til at afgive tilbud på vegne af konsortiet. Det vil ligeledes være denne person, som Ordregiver med bindende virkning overfor konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagerne i et konsortium eller en anden sammenslutning hæfter solidarisk for både tilbud og eventuel Rammeaftale. Såfremt tilbud afgives som konsortium, skal det efterspurgte materiale vedrørende sammenslutningens samlede formåen i såvel økonomisk som teknisk/faglig henseende, vedlægges. Dog skal det for alle deltagende virksomheders vedkommende dokumenteres, at denne eller disse virksomheder ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde ved at alle medlemmer af sammenslutningen udfylder et ESPD dokument. Anvendelse af underleverandører: Tilbudsgiver må gerne anvende underleverandører. Det er dog et krav, at Tilbudsgiver har kendskab til hvilke underleverandør, som ønskes anvendt i nærværende rammeaftales løbetid. Af denne grund skal eventuelle underleverandør anføres i Kontraktbilag 1 ESPD. Det er vigtigt for ordregiver, at relevante underleverandører til en hver tid opfylder de samme krav til kompetencer som nævnt under punkt 8.3. Af denne grund skal der vedlægges referencer fra den/de personer, som Tilbudsgiver vil anvende som underleverandør. Oversætteren må ikke videregive opgaver for AU uden forudgående tilladelse fra AU. 10. KONCERNFORBUNDNE ANSØGERE Af hensyn til at konkurrencen, kontraktens kompleksitet og for at undgå interessekonflikter skal koncernforbundne virksomheder i tilbuddet anføre, hvordan uafhængigheden mellem de koncernforbundne virksomheder er sikret. Koncern defineres med henvisning til direktiv 83/349/EØF med ændringer (direktiv om konsoliderede regnskaber) artikel 1(1). For det tilfælde, at ordregiver modtager tilbud fra mere end én af de koncernforbundne virksomheder, vil ordregiver vurdere, hvorvidt de koncernforbundne ansøgere i tilstrækkelig grad har sikret, at deres koncernforhold ikke vil få indflydelse på tilbudsafgivelsen. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil samtlige af de koncernforbundne tilbudsgivere blive udelukket fra udbudsprocessen. Sags.nr. 105695 13
11. KONDITIONSMÆSSIGHED Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket vil sige, at tilbuddet opfylder følgende punkter: At tilbuddet er indkommet rettidigt, jf. punkt 13.3. At tilbuddet er fremsendt til den korrekte adresse, jf. punkt 13.4. At tilbuddet indeholder det påkrævede dokumentation for finansiel og økonomisk formåen, jf. punkt 8.2. At tilbuddet indeholder det påkrævede dokumentation for teknisk og faglig formåen, jf. punkt 8.3. At tilbuddet overholder alle form- og procedurekrav, jf. afsnit 13. At der ikke er taget forbehold for grundlæggende elementer, jf. afsnit 14 og Kontraktbilag 4 -Forbehold. At Kontraktbilag 1, 2, 3 og (4) er udfyldt korrekt. 12. TILDELINGSKRITERIUM Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". De indkomne tilbud vurderes efter en række underkriterier. Hvert tilbud tildeles et antal point alt efter, hvor godt tilbuddet opfylder de enkelte underkriterier. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret gennem anvendelse af nedenstående underkriterier, hvor vægtningen af hvert underkriterium er angivet. Delaftale 1 - Bureau: Underkriterier Procentvis vægtning Pris 40 % Prøveoversættelser 40 % Kvalitetssikring, Organisering & Kompetencer 20 % Delaftale 2 - Freelancer: Underkriterier Procentvis vægtning Pris 40 % Prøveoversættelser 40 % Kompetencer 20% Sags.nr. 105695 14
12.1 EVALUERING AF UNDERKRITERIER 12.1.1. Pointskala Ordregiver tildeler point på alle ovenstående underkriterier på en skala fra 0-100, hvor 0 er lavest og 100 er højest. Et tilbud tildeles ikke point for at opfylde mindstekravene, idet mindstekravene ikke indgår som en del af evalueringen. 12.1.2. Pris Tilbud vurderes ud fra de genererede evalueringspriser angivet i Kontraktbilag 2 - Tilbudsliste. Tilbudslisten er opdelt i henholdsvis Sproglige ydelser og Øvrige ydelser. For nærmere indhold, se da tilbudslisten. Sproglige ydelser vil i den samlede prisevaluering vægte 70 %, mens de Øvrige ydelser vil vægte 30 %. Endvidere vil øvrige ydelse være underopdelt i korrekturlæsning og Minimumspris/opstartspris for oversættelse, samt hasteoversættelsesopgaver. Disse vil hver især vægte 50 % af de samlede 30 % for Øvrige ydelser. Alle gule felter i Tilbudslisten skal udfyldes, hvorefter en evalueringspris genereres nedenfor i skemaet ud fra de indmeldte priser i de gule felter. Tilbudsgiver skal kunne levere alle ydelser omfattet af en delaftales beskrivelse og skal derfor afgive en pris på alle de af tilbudslisten omfattede ydelseslinjer. Hvis der ikke afgives pris på alle indeholdte linjer, kan det resultere i, at tilbuddet anses at være ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil dermed som helhed ikke blive taget i betragtning, da manglende udfyldelse af en pris i et gult felt IKKE anses at betyde, at ydelsen koster 0 kr. men anses at betyde, at ydelsen ikke kan leveres af tilbudsgiveren. Alle tilbudte priser skal inkludere alle omkostninger herunder men ikke begrænset til projektstyring, daglig korrespondance, kvalitetssikring m.fl. Priser skal angives ekskl. moms. Den tilbudte pris vil blive vurderet med udgangspunkt i den billigste tilbudsgivers pris. Det billigste tilbud gives maksimumpoint, på en skala fra 0-100, mens øvrige tilbud tildeles maksimumpoint med et fradrag, der svarer til deres afvigelse fra det billigste tilbud Sags.nr. 105695 15
Point = Maksimumpoint/(maksimumpoint *((Tilbuddets evalueringspris Laveste evalueringspris) / Laveste evalueringspris))) 12.1.3 Kvalitet, Organisering og Kompetencer. Ved evalueringen af underkriteriet Kvalitetssikring, Organisering og Kompetencer vil der blive evalueret på følgende. Delaftale 1 - Bureau: Kvalitetssikring Tilbudsgiver vil blive vurderet på dennes kvalitetssikringsmekanismer, hvorfor disse skal beskrives. Disse skal tage udgangspunkt i de specifikke sproglige og logistiske udfordringer, et projekt måtte indebære. Denne beskrivelse bør omfatte en beskrivelse af, om og evt. hvor mange ansatte der fast håndterer kvalitetskontrol, og hvad denne kontrol indebærer, samt en beskrivelse af processen for kontrollen, og hvordan det sikres, at der er en kontinuerlig høj kvalitet af kontrollen. Det vil hertil vægtes positivt, såfremt der er interne korrekturlæsere, således alle opgaver korrekturlæses af både oversætter og anden læser. Det vil endvidere blive vægtet positiv, såfremt der foretages fuld sammenholdende korrektur. Ved brug af eventuelle underleverandører, skal tilbudsgiver ligeledes beskrive, hvordan denne indgår i kvalitetssikringsprocessen. Denne beskrivelse må max. fylde 2 A4-sider, som skal vedlægges tilbud. Organisering Da Ordregiver er af signifikant størrelse samt en kompleks organisation, er det yderst vigtig, at Ordregivers samarbejdspartnere formår at være i stand til at håndtere og servicere Ordregiver tilfredsstillende. Det er særligt afgørende for AU, at aftalte deadlines overholdes, hvorfor tilbudsgiver derfor bedes vedlægge en beskrivelse af tilbudsgivers organisation, herunder især størrelse, antal fastansatte og ikke-fastansatte, samt en beskrivelse af hvorledes et givent projektforløb tilrettelægges og styres af et til AU dedikeret team. Dette team bør bestå af oversættere, projektleder(e) og korrekturlæsere, hvortil det er et mindstekrav, at projektlederen ikke er samme person som oversætter og/eller korrekturlæsere. Sags.nr. 105695 16
Tilbudsgiver bedes endvidere i denne forbindelse beskrive en plan for håndtering af opgaver for AU i tilfælde af behov for midlertidig erstatning af det dedikerede teams medlemmer i anledning af deres fravær. Da Ordregiver kan have behov for levering af oversættelsesopgaver af hastende karakter, skal Tilbudsgiver derfor kunne tilbyde en service, der gør Ordregiver i stand til at bestille dette. Tilbudsgiver skal derfor kunne levere oversættelsesopgaver af følgende omfang og med følgende tidsforbrug: 0-500 ord indenfor 5 timer fra bestilling, eks. weekend. 500-2000 ord indenfor 24 timer fra bestilling, eks. weekend. 2000-3000 ord indenfor 48 timer fra bestilling, eks.weekend. Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes disse tidsgrænser vil blive overholdt. Såfremt Tilbudsgiver kan levere en hurtigere udførelsestid end de ovenfor anførte tidsgrænser, vil dette blive vægtet positiv i evalueringen. Denne beskrivelse må max. fylde 2 A4-sider og skal vedlægges tilbuddet. Kompetencer Det er af afgørende betydning for Aarhus Universitet, at kontrakten indgås med en Tilbudsgiver, der kan tilbyde et dedikeret team af erfarne og fagligt stærke konsulenter. Tilbudsgiver skal derfor vedlægge Cv for hvert medlem af det til AU dedikerede team af medarbejdere (Oversættere, projektleder(e) og korrekturlæsere. Såfremt der ønskes at gøre brug af erstatninger/back-up til teamets medlemmer, skal der vedlægges CV for personerne, der skal fungere som back-up. Det forventes, at projektlederen(e) minimum har 1 års erfaring med projektledelse, og det forventes, at alle teamets medlemmer hver især har minimum 3 års erfaring indenfor det udbudte område og endvidere har gennemført en relevant sproglig uddannelse, såsom Cand.ling.merc., Cand.mag. eng eller tilsvarende. Det vil i evalueringen af det dedikerede teams medlemmer blive evalueret positiv, såfremt teamets erfaring indenfor det udbudte område spænder udover det forventede. Det vil endvidere blive vægtet positivt, såfremt teamets medlemmer har udvidet kvalifikationer i form af videreuddannelse eller senere kursusforløb. Det vil ydermere vægtes positivt, såfremt de relevante personer har Engelsk som modersmål. Ordregiver vil udover indholdet af CV'er, også lægge vægt på sammensætningen af personer der indgår i tilbuddet, idet der lægges vægt på at få en bred Sags.nr. 105695 17
sammensætning af personer med forskellig anciennitet og baggrund, således der sikres en bred dækning af alle kernekompetence-områderne. Da Ordregivers faglige konsulenter dagligt arbejder i CAT-værktøjer, vil det endvidere blive vægtet positivt, hvis de pågældende personer har relevant erfaringer med arbejde heri. Da Ordregiver operere i CAT-værktøjet Memsource, vil teammedlemmernes grad af erfaring heri vægte positivt. Relevante kompetencer og erfaring hos teamets medarbejdere skal dokumenteres i CV et. Der må maksimalt vedlægges 10 CV'er. Delaftale 2 - Freelancer: Kompetencer Det er af afgørende betydning for Aarhus Universitet, at Rammeaftalen om køb af oversættelsesydelser indgås med en erfaren og faglig kompetent Freelancer, der eventuelt kan tilbyde erfarne og fagligt stærke medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere for Aarhus Universitet. Tilbudsgiver skal således vedlægge CV på relevante medarbejder(e) eller eksterne samarbejdspartnere, der skal udføre de forventede opgaver under det pågældende kernekompetence-område. Der må maksimalt vedlægges 5 CV er pr. kernekompetence-område. Det skal tydeligt fremgå hvilket kernekompetence-område det specifikke CV relatere sig til. Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af den/de anførte personers kompetencer, kvalifikationer, brancheerfaring og uddannelsesmæssige baggrund. Det forventes, at relevante personer som minimum har gennemført en relevant sproglig uddannelse, såsom Cand.ling.merc., cand.mag. eng eller tilsvarende. Det er for Ordregiver vigtigt, at opgaveløsningen inden for det specifikke kernekompetence-område er af høj faglig kvalitet, hvorfor der i evalueringen vil blive vægtet positivt på de pågældende personers anciennitet og brancheerfaring indenfor det specifikke kernekompetence-område. Det vil ydermere vægtes positivt, såfremt de relevante personer Engelsk som modersmål. Da Ordregivers faglige konsulenter dagligt arbejder i CAT-værktøjer, vil der endvidere blive vægtet positivt på de pågældende personers relevante erfaringer med arbejde heri. Da Ordregiver operere i CAT-værktøjet Memsource, vil det i denne forbindelse vægtes positivt, såfremt der i det dedikerede team foreligger erfaring hermed. Sags.nr. 105695 18
Da Ordregiver kan have behov for levering af oversættelsesopgaver af hastende karakter, skal Tilbudsgiver derfor kunne tilbyde en service, der gør Ordregiver i stand til at bestille dette. Tilbudsgiver skal derfor kunne levere oversættelsesopgaver af følgende omfang og med følgende tidsforbrug: 0-500 ord indenfor 5 timer fra bestilling, eks. weekend. 500-2000 ord indenfor 24 timer fra bestilling, eks. weekend. 2000-3000 ord indenfor 48 timer fra bestilling, eks.weekend. Tilbudsgiver skal beskrive hvorledes disse tidsgrænser vil blive overholdt. Såfremt Tilbudsgiver kan levere en hurtigere udførelsestid end de ovenfor anførte tidsgrænser, vil dette blive vægtet positiv i evalueringen. Ordregiver vil anvende følgende model til vurdering af hvor tilfredsstillende tilbudsgivers beskrivelser opfylder de i udbudsmaterialet fastsatte krav og ønsker til både Delaftale 1 - Bureau og Delaftale 2 - Freelancer. Karakterskala grad af opfyldelse af ønsker Grad af opfyldelse Karakterskala Uddybning I meget høj grad 100 Den tilbudte løsning opfylder i særdeles høj grad vore ønsker 90 Den tilbudte løsning opfylder i meget høj grad vore ønsker, dog er enkelte svagheder identificeret I høj grad 80 Den tilbudte løsning opfylder i meget høj grad vore ønsker, men der er identificeret flere svagheder 70 Den tilbudte løsning opfylder i høj grad/rimelig grad vore ønsker, men der er identificeret et antal svagheder Neutral 60 Der er positive elementer men også flere svagheder i den tilbudte løsning, herunder en mangelfuld/uklar beskrivelse heraf 50 Der er positive elementer men også flere svagheder i den tilbudte løsning, herunder en mangelfuld/uklar beskrivelse heraf. Svaghederne er tungestvejende I ringe grad 40 Den tilbudte løsning opfylder i ringe grad vore ønsker Sags.nr. 105695 19
30 Den tilbudte løsning opfylder i særdeles ringe grad vore ønsker Slet ikke 20 Den tilbudte løsning opfylder ikke vore ønsker 10 Den tilbudte løsning opfylder slet ikke vore ønsker 12.1.4. Prøveoversættelser Delaftale 1 - Bureau Prøveoversættelser Der skal foretages oversættelse af alle prøveoversættelserne, som er vedlagt i Kontraktbilag 3 - Prøveoversættelser. Dette gælder således både den almene prøveoversættelse såvel som de fagnære prøveoversættelser. Oversættelserne skal udføres af en eller flere af de oversættere, som vil indgå i teamet, der skal udføre fremtidige opgaver. Navnet, på den medarbejder som har udført den specifikke oversættelse, skal fremgå efter oversættelsen. I evalueringen af prøveoversættelsen vil der blive lagt vægt på kendskab til den anvendte terminologi, sproglig korrekthed og konsekvens samt evnen til at skrive flydende og målsprogsorienteret. Se nærmere hertil i nærværende dokuments punkt 12.1.4.1 Evaluering af prøveoversættelser. Prøveoversættelserne skal vedlægges som bilag til tilbuddet. Delaftale 2 -Freelancer Prøveoversættelser Der skal foretages både en almen prøveoversættelse samt en prøveoversættelse for det/ de specifikke kernekompetence-område(r) som tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på. Prøveoversættelserne er samlet i kontraktbilag 3- Prøveoversættelser. Der skal foretages en prøveoversættelse, der er vedlagt i Kontraktbilag 3. Oversættelsen skal udføres af den eller flere af de oversættere, der vil skulle udføre opgaven i aftaleperioden. I evalueringen af prøveoversættelsen vil der blive lagt vægt på kendskab til den anvendte terminologi, sproglig korrekthed og konsekvens samt evnen til at skrive flydende og målsprogsorienteret. Prøveoversættelserne er opdelt i en almen prøveoversættelse og 4 kernekompetence område prøveoversættelser. For at Ordregiver vil tage tilbudsgivers kerneområde-specifikke prøveoversættelse(r) i betragtning og dermed blive udsat for vurdering, er det et krav at den almene prøveoversættelse som minimum opnår en karakter på 70. Se hertil karakterskala ovenfor i punkt 12.1.3. Sags.nr. 105695 20
Ved efterfølgende vurdering af den eller de af tilbudsgiver udførte kernekompetence-område prøveoversættelser, vil ordregiver ligeledes benytte samme karakterskala. Både den almene prøveoversættelse og den/de kernekompetence-område prøveoversættelser vil enkeltvis blive vægtet 50 %, således den samlede karakter i underkriteriet Prøveoversættelser består af en gennemsnitsberegning af de to karakter. Eksempel: Vurderes den almene prøveoversættelse til 80 point og den kernekompetence-område prøveoversættelse vurderes til 90 point, vil den samlede score således blive 85 point. Hvert kerneområde vil blive vurderet enkeltvis. Prøveoversættelserne skal vedlægges som bilag til tilbuddet. 12.1.4.1 Evaluering af prøveoversættelser De af tilbudsgiver indsendte prøveoversættelser vil blive vurderet på grundlag af følgende kategorier: Fluency Oversættelsen har en passende stil og tone ift. målgruppe, kontekst og genre/teksttype Oversættelsen er skrevet på korrekt og flydende engelsk og er uden slåfejl, stavefejl, formateringsfejl, grammatiske fejl og lign. Terminology Oversættelsen anvender AUs termliste korrekt og kompetent Oversættelsen anvender passende terminologi ift. til målgruppe, emne, kontekst og genre/teksttype Accuracy Oversættelsen formidler indholdet i kildeteksten korrekt og fyldestgørende Oversættelsen er tro mod kildetekstens retoriske mål (at overbevise, at underholde, at informere ) Correctness Oversættelsen er i overensstemmelse med AU Style Guide s retningslinjer og er sproglig korrekt i øvrigt (grammatik, syntaks, stavning, tegnsætning mm.) Oversættelsen overholder kildefilens formatering og opsætning og er uden slåfejl og lign. Der vil i denne sammenhæng blive lagt vægt på følgende typer af fejl, som vil have afgørende betydning for hvor mange point, der vil blive givet i henhold til ovenstående karakterskala. Typer af fejl definitioner: Sags.nr. 105695 21
Mindre fejl: En fejl, som ikke forringer tekstens anvendelighed eller forståelighed. Større fejl: En fejl, som forringer tekstens anvendelighed eller forståelighed, men som ikke betyder, at teksten ikke kan anvendes. Kritisk fejl: En fejl, som betyder, at teksten ikke kan anvendes, som f.eks. en særlig grov grammatisk eller forståelsesmæssig fejl, som ændrer tekstens betydning, eller forkert oversættelse af et enhedsnavn. På baggrund af just ovenfor nævnte elementer vil Ordregiver tildele prøveoversættelserne point i henhold til karakterskalaen i nærværende materiales punkt 12.1.3. 13. GENERELLE FORM- OG PROCEDUREKRAV 13.1 TILBUDSGIVERS KONTAKTPERSON Tilbudsgiver skal angive en kontaktperson i tilbuddet i Bilag 2 Tilbudsblanketten. Ordregiver vil efter tilbudsfristen sende alle meddelelser til den person, der er angivet som kontaktperson. 13.2 UDKAST TIL RAMMEAFTALE Udkast til rammeaftale er vedlagt disse udbudsbetingelser. Tilbudsgiver skal ikke udfylde rammeaftalen. Ordregiver udfylder rammeaftalen, når denne indgås med den tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten. 13.3 TILBUDSFRIST Tilbud skal være modtaget senest d. 18. november 2016 kl. 14.00 13.4 ADRESSE Tilbud skal sendes til følgende e-mailadresse: udbud@au.dk I emnefeltet skal skrives: RIHS oversættelse og tekstarbejde. Sags.nr. 105695 22
Tilbudsgiveren kan efter anmodning få tilsendt bekræftelse for modtagelse af tilbud. 13.5 AFLEVERING AF TILBUD Såfremt tilbuddet ikke er modtaget rettidigt, anses tilbuddet at være ukonditionsmæssigt og vil ikke blive taget i betragtning. Hvis tilbuddet som følge af tekniske forhold ikke kan læses/åbnes, vil tilbudsgiver blive opfordret til at indlevere den på ny elektronisk indenfor en af ordregiver fastsat frist. Denne frist kan være kort. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet fremkommer rettidigt. 13.6 SPROG Tilbud skal afleveres på dansk. Spørgsmål skal stilles på dansk eller engelsk og svar vil blive givet på det sprog, der spørges i. Rammeaftalen vil blive indgået på dansk. 13.7 HONORAR Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne konkurrenceudsættelse, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. 13.8 EJENDOMSRET TIL MODTAGNE TILBUD Alle dokumenter, som fremsendes af tilbudsgiver, betragtes som ordregivers ejendom. 13.9 RETURNERING AF MODTAGNE TILBUD Modtagne tilbud vil ikke blive returneret til tilbudsgiver. 13.10 VEDSTÅELSESFRIST Tilbud skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Sags.nr. 105695 23
Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud som det vindende bud, er ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere 6 måneder. 13.11 ET TILBUD En tilbudsgiver kan alene indlevere ét tilbud for hver af delaftalerne og de hertil underopdelte kernekompetence-områder. Såfremt mere end ét tilbud indleveres vil ordregiver alene tage tilbuddet med den laveste evalueringspris i betragtning uden at tage hensyn til kvaliteten. 13.12 ALTERNATIVE TILBUD Der er ikke mulighed for at afgive alternative tilbud. 14. FORBEHOLD Alle tilbudsgivers forbehold skal klart og præcist angives i Kontraktbilag 4 - Forbehold. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet. Tilbud indeholdende forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet vil blive udelukket. Ordregiver er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold. Såfremt ordregiver vælger at acceptere et forbehold, vil ordregiver prissætte dette i forbindelse med evalueringen. Såfremt tilbudsgiver identificerer formuleringer i udbudsmaterialet eller udkastet til rammeaftale, der gør, at tilbudsgiver ikke ser sig i stand til at afgive tilbud uden forbehold, opfordres tilbudsgiver til at kontakte ordregiver ved at stille spørgsmål, jf. proceduren herfor. Ordregiver vil herefter forholde sig til de anførte forhold. Det bemærkes, at forbehold overfor rammeaftalen ofte ikke vil kunne prissættes, hvorfor sådanne forbehold medfører stor risiko for at tilbuddet anses for ukonditionsmæssigt. Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser eller andre standardiserede vilkår uden at henvise hertil i Kontraktbilag 4 - Forbehold, vil disse dog ikke blive anset for et forbehold, men derimod blot blive bortfortolket. Tilbudsgiver vil inden aftaleunderskrivelse blive bedt bekræfte, at dennes egne salgs- og leveringsbetingelser eller de pågældende vilkår ikke finder anvendelse. Sags.nr. 105695 24
15. TILBUDDETS OPBYGNING 15.1 Obligatoriske tilbudsdokumenter Nedenstående er en liste over de udbudsdokumenter, der skal indgå i tilbudsgivers tilbud i udfyldt og underskrevet stand: Bilag til kontrakt: Kontraktbilag 1 Tilbudsliste Kontraktbilag 2 Tilbudsblanket Kontraktbilag 3 Prøveoversættelser Kontraktbilag 4 Forbehold (Såfremt sådanne tages) 16. PRAKTISKE FORHOLD 16.1 ÅBNING AF TILBUD Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet. 16.2 MEDDELELSE AF RESULTATET Alle deltagere i konkurrenceudsættelsen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver, om at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før kontrakten er underskrevet af begge parter. 16.3 FORTROLIGHED Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Sags.nr. 105695 25
Fortrolighedstilsagnet må vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Hvis tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Ordregiver forbeholder sig ret til at oplyse tilbudsgiverne om den vindende tilbudsgivers samlede evalueringspris samt om samtlige tilbuds karakteristika i relation til de øvrige tildelingskriterier. 16.4 UBETINGET TAVSHED FOR TILBUDSGIVER Tilbudsgivere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 16.5 SPØRGSMÅL OG SVAR Såfremt tilbudsgiver måtte have spørgsmål til udbud, skal disse stilles skriftligt senest torsdag d. 10. november. Spørgsmål skal sendes til følgende e-mail adresse: E-mail: udbud@au.dk Att. Rikke Sørensen Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i materialet spørgsmålet vedrører. E-mails indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende udbud af oversættelse og tekstarbejde. Spørgsmål, der modtages senest 7 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 7 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele tilbudsgiverne supplerende oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget tilsvarende således, at tilbudsgiverne altid har minimum 6 hele dage til at forholde sig til oplysningerne. Sags.nr. 105695 26
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive gjort tilgængelige på hjemmesiden www.au.dk/udbud senest den 11. november 2016. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort, herunder som svar på spørgsmål. Alle tilbudsgivere opfordres på det kraftigste til ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i disse udbudsbetingelser. 16.6 RETTELSER OG YDERLIGERE OPLYSNINGER TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt ordregiver har rettelser eller yderligere oplysninger til det oprindeligt udsendte udbudsmateriale, vil det tilrettede udbudsmateriale blive gjort tilgængeligt på ordregivers hjemmeside www.au.dk/udbud løbende. 16.7 TIDSPLAN FOR UDBUDSPROCESSEN Nedenstående tidsplan omfatter de væsentligste milepæle. Dato Tabel 1: Tidsplan Milepæl 11.10.2016 Offentliggørelse af udbudsmateriale 10.11.2016 Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet 18.11.2016 kl. 14:00 Sidste frist for modtagelse af tilbud Uge 50 Uge 1 Forventet meddelelse om udbuddets vinder. Den angivne tidsperiode er vejledende. Forventet underskrivelse af kontrakten. Den angivne tidsperiode er vejledende. 15.01.2017 Forventet aftalestart. Den angivne tidsperiode er vejledende. Sags.nr. 105695 27