Manual: Kassekladde & Kassekladde plus+

Manual: Kassekladde & Kassekladde plus+ VERSION 5 Maj 2011 s. 1

INDHOLD 1. GENERELT... 3 2. INSTALLATION/OPDATERING AF IT KASSEKLADDE... 4 2.1. INSTALLATION...4 2.2. INDLÆS LICENS...4 3. LIDT HJÆLP TIL WINDOWS... 5 3.1. GENERELLE FUNKTIONSTASTER...5 3.1. SKÆRMBILLEDETS ELEMENTER...5 3.1. ONLINEHJÆLP...6 4. OPSTART (KASSEKLADDE PLUS+)... 7 5. INDLÆSNING AF KARTOTEKER FRA REVISOR... 9 6. INDTASTNING I KASSEKLADDE... 10 6.1. OPRETTELSE/RETTELSE AF MODPOSTKONTI...10 6.2. OPRETTELSE AF KASSEKLADDE...11 6.3. ÆNDRING AF KASSEKLADDENS LAYOUT...11 6.1. KASSEKLADDENS HJÆLPEFUNKTIONER...13 7. UDSKRIFTER... 15 8. UDLÆSNING AF DATA TIL REVISOR... 17 8.1. GENUDLÆSNING AF TIDL. UDLÆST KASSEKLADDE...18 9. SIKKERHEDSKOPIERING... 18 10. INDEKS... 19 Maj 2011 s. 2

1. Generelt Hvem kan bruge IT Business Kassekladde? IT Business Kassekladde er en elektroniske kassekladde, der kan anvendes af revisors kunder. Programmet giver mulighed for at indtaste såvel finans- som debitorposteringer, med kontrol og afstemning samt udskrift og overførsel til revisor. Der kan kun arbejdes i et firma. Hvem kan bruge IT Business Kassekladde plus+? IT Business Kassekladde plus+ indeholder samme funktioner som IT Business Kassekladde. Det er blot muligt at oprette flere firmaer med hver sin kontoplan mv. Den efterfølgende beskrivelse af IT Kassekladde gælder både IT Business Kassekladde og IT Business Kassekladde plus+. Hvordan bruges IT Kassekladde? For at muliggøre kontrol og validering af indtastninger forsyner revisor programmet med de nødvendige kartoteker fra sin bestående installation af IT Revisor for Windows. Kartotekerne kan omfatte finanskontoplan, debitorkartotek, momskoder, bilagstekster m. m.. Programmet installeres nu på kundens computer og evt. kartoteker fra revisor indlæses. Herefter er programmet klar til brug og kunden kan indtaste posteringer i kassekladderne og efterfølgende sende disse til revisoren på diskette eller via e-mail. Maj 2011 s. 3

2. Installation/opdatering af IT Kassekladde 2.1. Installation Du vil få tilsendt en E-mail fra din revisor indeholdende et link til download af programmet, samt en vedhæftet fil med navnet KK20.fit. Start med at klikke på linket, der vil igangsætte installationen. 2.2. Indlæs licens Efter endt programinstallation skal du indlæse licensfilen (indtil licensfilen er indlæst, er programmet en demoversion med begrænset funktionalitet). Start med at gemme den vedhæftede fil KK20.fit på dit skrivebord. Start derefter IT Kassekladde programmet. Under Filer i startbilledet skal du vælge funktionen Indlæs licens. Udpeg filen KK20.fit som du har placeret på skrivebordet. Tryk på Åbn/Gem og licensen bliver indlæst. Efter genstart af programmet, vises din revisors og eget navn i programmets startbillede. Maj 2011 s. 4

3. Lidt hjælp til Windows Herunder er beskrevet nogle generelle Windows standard funktionstaster, der kan anvendes som alternativ til musen. 3.1. Generelle funktionstaster For at Få vist Hjælp til den aktuelle funktion. Rette, omdøbe Lukke et vindue, afslutte program Få vist menuen Start Skifte til det seneste benyttede vindue. Eller skifte til de øvrige vinduer ved at holde [ALT] nede, mens der gentagne gange trykkes på [TAB]. Vælge menu, menupunkt eller fane Åbne rullepanel Aktivér menu Aktivér pop-up menu Slette aktuel post Markere kassekladder til udlæsning. Markere konti til udskrift Skal der trykkes på F1 F2 ALT + F4 CTRL + ESC ALT + TAB ALT + Understreget bogstav ALT + pil ned F10 CTRL + SHIFT + F10 CTRL + DEL CTRL + klik med musen 3.1. Skærmbilledets elementer I denne manual refereres til nogle begreber, der anvendes til at udføre de ønskede funktioner. Disse er illustreret her: Menulinie Figur 1 De enkelte menupunkter vælges ved at venstreklikke med musen eller alternativt taste Alt + det understregede bogstav. Fane Figur 2 Den ønskede fane vælges ved at venstreklikke på fanen, eller alternativt taste Alt + det understregede bogstav. Maj 2011 s. 5

Navigator Figur 3 Er fællesbetegnelsen for den blok af funktioner, der benyttes til at oprette, slette og springe mellem poster m.v. Funktionerne af knapperne i den her viste navigator er fra venstre mod højre: Hop til første post Hop til sidste post Opret ny post Slet post Opdatér (gem) post Fortryd rettelse i post Opret bogmærke Gå til bogmærke Detailbeskrivelse Udsøg poster i interval Udsøg bestemt værdi Betydningen af de enkelte taster kan også ses ved at trække musen hen over knapperne. Antallet af knapper kan variere afhængig af valgt fane Rullepanel Figur 4 Anvendes, hvor der er mulighed for at søge i et kartotek efter oprettede/gyldige værdier. Der søges ved at venstreklikke i den lille trekant til højre i feltet eller alternativt taste Alt + pil ned. 3.1. Onlinehjælp Der er i IT Kassekladde indbygget en online-hjælp indeholdende hjælp til programmets felter og emner. Hjælp til det aktuelle skærmbillede kan aktiveres med funktionstasten <F1>. En mere generel hjælp til programmet aktiveres ved at vælge Hjælp i menulinien. Maj 2011 s. 6

4. Opstart (Kassekladde plus+) Når IT Kassekladde Plus+ startes fremkommer følgende skærmbillede: Figur 5 Som det ses af Figur 5, er her angivet Revisor, Licenshaver samt valgt firma. Som standard er firma nr. 1 lig med Licenshaver. Det aktive firma aktivers ved knappen Start.. Ved hjælp af knappen Firma er det muligt at oprette et ubegrænset antal firmaer, med hver sit datasæt. Se Figur 6 nedenfor: Figur 6 Maj 2011 s. 7

I Figur 6 vises eksempel på 2 oprettede firmaer. Et nyt firma oprette ved at klikke på ikonet + på Navigatoren. Når firmaet er oprettet, aktives det ved at hjælp af knappen Vælg firma. Figur 7 Det valgte firma ses i statuslinien (Figur 7). Maj 2011 s. 8

5. Indlæsning af kartoteker fra revisor Tryk på knappen Fra revisor. Hvis du har modtaget filen IT Data fra din revisor vi en email, skal du først gemme denne fil et sted på din PC. Figur 8 Nu fremkommer skærmbilledet i Figur 9. Figur 9 Udpeg placeringen for den fil du har modtaget fra din revisor. Når den ønskede fil er valgt <klikkes> på Åbn, hvorefter kartotekerne indlæses. Maj 2011 s. 9

6. Indtastning i kassekladde 6.1. Oprettelse/rettelse af modpostkonti Det er muligt at oprette modpostkonti direkte i IT Kassekladde, hvis disse ikke er udlæst af revisor eller der ønskes flere end de allerede eksisterende. I fanen Kassekladder vælges menuen Filer og menupunktet Modpost kontonumre/saldi, hvorefter skærmbilledet i Figur 10 åbnes. Figur 10 Oprettelse/sletning foretages via navigatoren. Man kan skifte mellem modpostkontonumre og saldi med F3. Markering i kolonnen Udskriv ikke på kassekladde afgør, hvilke konti der udskrives i kolonneform på kassekladde-udskriften. Der kan oprettes 99 modpostkonti hvor bruger selv kan indtaste navn og saldi. Findes kontonummer kan dette indtastes. Nederst vises den aktuelle kontos ultimosaldo pr. den valgte dag. Saldoen udgøres af evt. udlæst saldo fra revisor reguleret med indtastede posteringer i kladden og anvendes som primosaldo næste dag. Det er muligt at indtaste/rette i saldoen ved at placere markøren i feltet Saldo. Når de ønskede oprettelser/rettelser er foretaget <klikkes> på OK. NB! Saldi opdateres automatisk, efterhånden som der indtastes posteringer. Maj 2011 s. 10

6.2. Oprettelse af kassekladde Først oprettes en kassekladde til posteringerne. Det gøres i fanen Kassekladder ved at <klikke> på + i navigatoren nederst i skærmbilledet eller anvende Insert-tasten. Navigatoren er vist på Figur 11 Figur 11 Funktionen af de enkelte knapper kan ses ved at placere musen på den pågældende tast. Kassekladden forsynes med navn, startdato, slutdato og evt. initialer, hvor efter fanen Posteringer vælges. 6.3. Ændring af kassekladdens layout I Figur 12 er vist en kassekladde med standardlayout. Figur 12 Det er muligt at ændre kladdens layout ved at vælge fanen Posteringer, menuen Indstillinger og menupunkterne Layout og Ret, hvorefter skærmbilledet i Figur 13 vises. Maj 2011 s. 11

Med F3 er det muligt at skifte mellem indtastningsbilledet og afstemningsbilledet Figur 13 Rubrikken Mulige viser de yderligere felter der er til rådighed i layoutet, mens Valgte indeholder de felter, der allerede findes på det aktuelle layout. Hvert felt der vælges vil medføre en kolonne i kassekladden. Felterne kan flyttes ved at markere det/de ønskede felter og <klikke> på enkeltpilene i midterrubrikken. Det er muligt at markere flere felter til flytning på en gang ved at holde Ctrl-tasten nede, mens felterne markeres. De valgte felters indbyrdes placering kan ændres ved at markere de felter, der skal flyttes og dernæst anvende piletasterne til højre i skærmbilledet. Når de ønskede ændringer er foretaget gemmes layoutet ved <klik> på Gem. Det er herefter muligt at forsyne det nye layout med nr. og navn. Hvis layoutet gives nr. 0 vil det blive gemt som standardlayout, hvorved efterfølgende nye kassekladder får dette layout. Kassekladdens kolonner kan flyttes direkte i kassekladden ved at <klikke> i kolonneoverskriften og trække kolonnen til den ønskede placering mens museknappen holdes nede. Ved at <klikke> i kolonneoverskriften gives mulighed for at markere at en kolonne skal gentage en indtastet værdi og/eller overspringes under indtastningen. Funktionen kan fravælges igen på tilsvarende vis. Under indstillinger kan man lave gentag/overspring på de enkelte kolonner i indtastningsbilledet. Funktionen ligger også i venstreklik på kolonnen i indtastningsbilledet. Disse ændringer foretaget direkte i kassekladden skal ligeledes gemmes via Indstillinger Layout Gem, for at have effekt når kladden åbnes næste gang. Endvidere kan rækkefølgen og bredden af de enkelte kolonner i afstemningsdelen ændres. Ændringerne gemmes automatisk til efterfølgende kassekladder. Maj 2011 s. 12

6.1. Kassekladdens hjælpefunktioner Det er muligt at anvende forskellige hjælpefunktioner i kassekladden. Disse kan aktiveres ved at vælge menuen Funktioner eller højreklikke i kassekladden, hvorved skærmbilledet i Figur 14 vises. Figur 14 Her er en kort beskrivelse af udvalgte funktioner: Note: Giver mulighed for at knytte en kommentar til den aktuelle postering. Vælges funktionen åbnes en tekstboks med funktioner som i et konventionelt tekstbehandlingssystem. Noter kan også tastes ved at dobbeltklikke i feltet Note i kassekladden, eller med F5. Afstemning: Vis afledte posteringer: Viser de posteringer der, automatisk bliver genereret på baggrund af den indtastede postering. F.eks. momsposteringer og postering på modpostkonti. Virker også med F11. Optæl alt: Foretager genoptælling af den aktuelle kassekladde og tilretter saldi i kassekladdens bund. Virker også med F9. Optæl hertil: Foretager optælling af modposternes saldi ved en given placering i kassekladden. Funktionen kan vælges med F12 Kopier ovenstående felt: Giver mulighed for at kopiere indholdet af ovenstående felt i kolonnen, f. eks. bilagstekst. Bilagsteksten kan også gentages ved at trykke Shift+F12. Kontonavn som posteringstekst: Giver mulighed for at anvende den tastede kontos navn som bilagstekst. Bilagsnr. forslag: Giver mulighed for at vælge mellem 4 forskellige automatiske bilagsnummereringer. Indtast beløb med decimalpunkt: Giver mulighed for at vælge om beløb skal indtastes i hele kr. eller med automatisk komma. Antal decimaler på enheder: Giver mulighed for at indtaste enheder med 0 3 decimaler, hvis kolonnen Enheder er valgt på layoutet. Bemærk at decimalpunkt altid tastes. Maj 2011 s. 13

Navigatorens hjælpefunktioner: Det er muligt at forsyne en postering med et bogmærke ved at <klikke> på knappen Gem bogmærke i navigatoren. Man kan komme tilbage til posteringen igen ved at <klikke> på knappen Gå til bogmærke. Der kan kun gemmes ét bogmærke. Der kan søges på et interval af værdier ved at vælge knappen Udpluk i navigatoren. Der udvælges, hvilke felter der skal søges på samt opsættes et interval for værdien af søgeudtrykket. I Figur 15 er vist parametrene til en søgning på beløb i intervallet kr. 125,- i kredit og kr. 125 i debet. Figur 15 Der kan også søges efter en bestemt værdi ved at vælge knappen Søg i navigatoren. Yderligere hjælp til indtastning kan fås via online-hjælpen, der findes i menuen Hjælp. Når den sidste postering er tastet vælges fanen kassekladder og kladden er klar til udskrift eller udlæsning til revisor. Maj 2011 s. 14

7. Udskrifter Kassekladderne udskrives ved at <klikke> på knappen Udskriv i navigatoren. Herefter åbnes skærmbilledet i Figur 16 Figur 16 I eksemplet er der på Kassekladde valgt at få optalt Totaler pr. dato. Funktionen giver mulighed for at udvælge optælling af kladden pr. en given bilagsdato. Der kan endvidere vælges udskrift af Afstemningsliste eller Saldoliste. På afstemningslisten kan der udskrives en Total pr. modpost/konto. Saldolisten udskriver alle oprettede modpostkonti. Ved udskrift af Afstemningsliste og Saldoliste er det muligt at afgrænse på udvalgte konti. Når parametrene er udfyldt som ønsket <klikkes> på knappen Udskriv og udskriften dannes. Hvis der er valgt udskriv til printer vises skærmbilledet i Figur 17. Maj 2011 s. 15

Figur 17 Her kan vælges blandt de tilsluttede printere via rullepanelet i feltet Navn. Når bestillingsparametrene er udfyldt klikkes på OK. Valg/tilpasning af udskrifter Når der <klikkes> på knappen Udskrifter åbnes skærmbilledet i Figur 18. Her er mulighed for at vælge blandt allerede eksisterende udskrifter eller tilrette udskrifter med udgangspunkt i heri. Figur 18 Til IT Kassekladde Plus+ forefindes der 2 yderligere udskrifter, der adskiller sig ved, at der udskrives stamoplysninger på det valgte firma. Standardudskriften kan ikke tilpasses, omdøbes (Ret navn) eller slettes. For at tilpasse en udskrift er det nødvendigt at kopiere en udskrift ved at <klikke> på knappen Kopier. Den kopierede udskrift kan så tilpasses ved at <klikke> på knappen Tilpas. Maj 2011 s. 16

8. Udlæsning af data til revisor Kassekladder udlæses til revisor således: 1.Vælg fanen Kassekladder 2. Tryk på knappen Til revisor 3. Udpeg kassekladden/-erne (brug Ctrl+museklik til at markere/afmarkere) Figur 19 Alle kassekladder, der ikke tidligere er udlæst til revisor er markeret og kan udlæses i en kørsel. Du kan vælge at sende en E-mail til din revisor med de udlæste kassekladde. Klik på knappen E- mail og følgende skærmbillede fremkommer. Her kan du tilrette indholdet af den E-mail systemet vil danne. Tryk på Send hvorefter dit mailprogram startes med de indtastede værdier og de valgte kassekladder er vedhæftet som fil. Det er muligt at foretage yderligere tilretning af mail inden den sendes. Maj 2011 s. 17

. 8.1. Genudlæsning af tidl. udlæst kassekladde Tidligere udlæste kladder kan genudlæses ved at fjerne markeringen for udlæsning. Vælg fanen Kassekladder og marker den ønskede kladde. Vælg Funktioner og Fjern Udlæst til revisor. Markeringen sættes igen når der udlæses til revisor påny. 9. Sikkerhedskopiering Data til IT Kassekladde er placeret direkte i mappen f.eks. E:\focusit\Data. Data til IT Kassekladde Plus+ er placeret i hver sin data mappe se Figur 20 her E:\Focusit\ : Figur 20 Hvert firma har sin egen datamappe. I Figur 20 illustreret ved mappen 00000001 og 00000002. Ønsker man en totalkopi af programmet inkl. data m.m. vælges mappen E:\Focusit\ inkl. undermapper. Ønsker man kun kopi af et bestemt firma, vælges den ønskede datamappen f.eks. e:\focusit\data\00000002\. Navn på placering af data, kan ses i kolonnen Datasti se Figur 6. Maj 2011 s. 18

10. Indeks Afstemning... 12 Afstemningsliste... 15 Fane... 5 A F G Generelle funktionstaster... 5 Generelt... 3 Genudlæsning af tidl. udlæst kassekladde18 Indlæsning af kartoteker fra revisor... 9 Indtastning i kassekladde... 10 Installation... 4 Installation/opdatering af Kassekladde... 4 Kassekladde... 10 Kassekladdens hjælpefunktioner... 13 Lidt hjælp til Windows... 5 I K L M Menulinie... 5 Navigator... 6 N O Onlinehjælp... 6 Oprette flere firmaer... 7 Oprettelse af kassekladde... 11 Oprettelse/rettelse af modpostkonti... 10 Opstart(Kassekladde plus+)... 7 Rullepanel... 6 Saldoliste... 15 Sikkerhedskopiering... 18 Skærmbilledets elementer... 5 Udlæsning af data til revisor... 17 Udskrift af kassekladde... 15 Udskriftstilpasning... 16 Valg/tilpasning af udskrifter... 16 R S U V Æ Ændring af kassekladdens layout... 11 Maj 2011 s. 19