Til Til Kopi til Styringsudvalget Drøftelse Bilag: Drejebog og guide til temadrøftelse i byrådet den 13. april Tid Aktiviteter Praktik Praktik: - Gruppeinddeling til dialoger som udgangspunkt 6 grupper 2 der arbejder med mødestruktur, 2 der arbejder med politikudvikling og 2 der arbejder med politisk ledelsesinformation. - Metode (cafemetode, med besøg hos hinandens cafe) - Praktik (tusser, duge til at skrive på m.v.) - Temakort på bordene i forskellige farver. - Bordformænd: rep. Fra styringsudvalg, Christian Mølgaard, Lars Kloppenborg, Niels Højberg. - Bordformænds guide til cafedrøftelserne - Kort til deltagerne grupper de starter og slutter i (dansekort) kan evt. sendes med som teaser ifbm. Udsendelse af invitation. - Modeller til inspiration (fordele/ulemper mødedage, 17.4 udvalg) - Fordeling af referenter ved bordene. 16.00-16.15 Velkomst ved Jette Jensen - Kort baggrund intentionerne i aftalen, forudsætninger for at de kan indfries, nulsumsspil i forhold til tid. - Byrådets arbejdsvilkår. - Pejlemærkerne for styringsudvalget - Formål med temadrøftelsen inspirere og undersøge ikke at træffe beslutning eller forhandle. Bordopstilling, tusser, papirs duge, navneskilte til grupperne. Guide til bordformænd. Pejlemærker Drejebog til Jette Slides og projektor. Side 1 af 9 BORGMESTERENS AFDELING Struktur og Samarbejdskultur Aarhus Kommune Struktur og Samarbejdskultur Rådhuset, Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Telefon: 89 40 20 00 Direkte e-mail: blau@aarhus.dk www.aarhus.dk Sag: 16/002192-2 Sagsbehandler: Lars Uldall Beck Præsentation af processen for temadrøftelsen. - De tre runder med dialoger hvor alle vil få lejlighed til at drøfte de tre temaer - Gruppeinddeling og bordformændenes rolle - Præsentation af inspirationsmateriale til drøftelsen - Præsentation af opsamlingsarket duen. Program med tider.
16.15-16.50 1. runde: Deltagerne folder temaerne ud - 2 grupper arbejder med temaet omkring mødestruktur, 2 andre grupper arbejder med det blanke papir og 2 grupper der arbejder med politisk ledelsesinformation. - I hver gruppe er der en bordformand der facilitere og samler op. (Bordformandsguide) Baggrundsnotater og modeller til inspiration. Guide til bordformand. Tusser Side 2 af 9 Refleksion og undersøgelse af muligheder og udfordringer for de enkelte temaer ved bordene. Bærbare computer til 16.50 17.20 2. runde: Deltagerne bygger videre på hinandens perspektiver Deltagerne går til nyt bord (fra temaet det blanke papir til mødestruktur, fra mødestruktur til gentænk regnskab og fra gentænk regnskab til det blanke papir), bordformanden bliver ved sit bord. Modeller og baggrundsnotater, tusser. Spørgeguide til bordformænd - Bordformanden introducere til den tidligere drøftelse - Deltagerne kvalificere og perspektivere drøftelsen 17.20 17.35 17.35-17.50 3. runde: Deltagerne bygger vider på perspektiverne - Bordformanden introducere kort til dialogen. - Deltagerne byder ind med nye perspektiver. - Opsamling fra bordformænd: Hvilke tre anbefalinger kan der gives til styringsudvalgets videre arbejde? Flipover, tusser Spørgeguide til bordformænd 17.50-18.00 Generelle bemærkninger og det videre arbejde v. styringsudvalget. 2 minutters selvrefleksion hos deltagerne
over nedenstående spørgsmål: Hvad har du fået særligt øje for i forbindelse med drøftelsen i dag i forhold til det videre arbejde som styringsudvalget bør tage med videre? Side 3 af 9 Overvejelser skrives på postkort der afleveres undervejs ind i byrådssalen
Side 4 af 9 Udkast til Guide til bordformænd Politikudvikling med Byrådet i førersædet Formål med dialogen: Målet med dialogen er ikke enighed eller en diskussion for eller imod elementerne under temaet, men en undersøgelse af muligheder og udfordringer når målet er, at byrådet i højere grad skal være politikudviklende. Rollen som bordformand: Din rolle som bordformand i forbindelse med drøftelsen af de udvalgte elementer i styringsudvalgets arbejde er som følgende: Sikre at I i dialogerne kommer godt rundt om emnerne og får drøftet potentialer og udfordringer ved de udvalgte temaer både politikudvikling ud fra det blanke papir og hvem beslutter hvad. Ligesom du har en opgave i at sikre at alle har mulighed for at komme til orde. Til inspiration er der udarbejdet en spørgeguide til det enkelte tema som du kan anvende som bordformand. Sikre en loyal sammenfatning af de tre væsentligste pointer under det tema som du er bordformand for. Der er en sekretær ved dit bord som tager et fyldigt brutto referat. Bordene til dialogerne vil være beklædte med duge, hvor vigtige pointer m.v. skrives ned løbende. Tid: Samlet er det planlagt at de 3 runder skal tage 1 time og 20 minutter. Til første runde er der afsat 35 minutter, anden runde 30 min. og tredje runde 15. min. Det er vigtigt at I overholder tiden. 1. Runde: Spørgsmål til drøftelse (35 min) Indledende spørgsmål: o Det blanke papir skal ses som en metafor for at politikerne kommer tidligere på banen i forbindelse med politikudvikling, hvordan ser I konkret det ske? o I hvilken sammenhæng kunne I konkret se det blanke papir blive bragt i anvendelse? og hvor vil det ikke give mening? Spørgsmål vedr. aktørernes rolle og ansvar: o Hvilke udfordringer ser I når politikudviklingen starter hos politikerne med en enkelt overskrift? Hvad kræver det af og hvordan udfordre det politikerne og embedsværket? o Hvilken rolle ser I civilsamfundet og faglige eksperter spille i forbindelse med politikudviklingen? Spørgsmål vedr. metode og ideer: o Hvad tænker I omkring de foreløbige kriterier for det blanke papir? o Hvilke andre ideer/metoder har I som kunne være med til at sikre en større og tidligere involvering af politikerne i forbindelse med politikudvikling?
Afsluttende spørgsmål: Side 5 af 9 o Hvad skal styringsudvalget efter jeres opfattelse have særligt fokus på i forhold til det videre arbejde? 2. Runde: Spørgeguide til temaet om politikudvikling via det blanke papir (20 min.) Bordformanden præsentere kort de vigtigste perspektiver fra første runde. o Maks. 5 minutters præsentation Åbningsspørgsmål til efterfølgende dialog: o Hvilke perspektiver/overvejelser får I på baggrund af dette? Hvad bliver i særlig nysgerrig på? o Brug spørgsmål fra 1. runde igen. 3. Runde: (15 min) - Bordformand præsentere drøftelserne fra første runde. - Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde
Udkast Guide til bordformænd vedr. drøftelse af udvalgsstruktur og anvendelse af 17.4 udvalg Side 6 af 9 Formål med dialogen: Målet med dialogen er ikke enighed eller en diskussion for eller i mod hvordan 17.4 udvalgene bruges, men en undersøgelse af muligheder og udfordringer når målet er, at byrådet i højere grad skal være politikudviklende. Din rolle som bordformand: Din rolle som bordformand i forbindelse med drøftelsen af de udvalgte elementer i styringsudvalgets arbejde er som følgende: Sikre at I i dialogerne kommer godt rundt om emnerne og får drøftet potentialer og udfordringer ved de udvalgte temaer. Ligesom du har en opgave i at sikre at alle har mulighed for at komme til orde. Til inspiration er der udarbejdet en spørgeguide til det enkelte tema som du kan anvende som bordformand. Sikre en loyal sammenfatning af de væsentligste pointer under det tema som du er bordformand for. Tid: Samlet er der afsat 1 time og 25 minutter til dialogen. Første runde 40 min, anden runde 30 min og tredje runde 15. min. Det er vigtigt at tiden overholdes. 1. Runde: Spørgsmål til drøftelse (40 min): Hvilke fordele og ulemper ser I ved de to modeller for mødestruktur? Hvilke fordele og udfordringer ser I ved ændringen af antallet af faste udvalg? Hvad tænker I særligt 17.4 udvalgene skal anvendes til fx policy udvikling, tværgående problemstillinger, wicked problems etc. Med udgangspunkt i de to måder at bruge 17.4 udvalg på som beskrevet i baggrundsnotatet, hvilke fordele og udfordringer ser I i de to modeller for brugen af 17.4 udvalg. 2. Runde: - Bordformand præsentere drøftelserne fra første runde. - Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde 3. Runde: - Bordformand præsentere drøftelserne fra første runde.
- Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første 18. januar runde 2016 Side 7 af 9 Udkast Guide til bordformænd vedr. politisk ledelsesinformation Formål med dialogen: Målet med dialogen er ikke enighed eller en diskussion for eller i mod hvordan regnskabsproceduren skal være, men en undersøgelse af muligheder og udfordringer når målet er, at Byrådet højere grad skal have mulighed for at sætte retning og følge op. Din rolle som bordformand: Din rolle som bordformand i forbindelse med drøftelsen af de udvalgte elementer i styringsudvalgets arbejde er som følgende: Sikre at I i dialogerne kommer godt rundt om emnerne og får drøftet potentialer og udfordringer ved de udvalgte temaer. Ligesom du har en opgave i at sikre at alle har mulighed for at komme til orde. Til inspiration er der udarbejdet en spørgeguide til det enkelte tema som du kan anvende som bordformand. Sikre en loyal sammenfatning af de væsentligste pointer under det tema som du er bordformand for. Tid: Samlet er der afsat 1 time og 25 minutter til dialogen. Første runde 40 min, anden runde 30 min og tredje runde 15 min. Spørgeguide til runderne: 1. Runde: Spørgsmål til drøftelse (40min): - Er de oplysninger og redskaber vi har tilgængelige tilstrækkelig til, at i føler jer informeret nok til at sætte retninger og muligheder for at kunne følge op? - Nu har vi fået et nyt værktøj i form af en Targit-app med ledelsesinformation på ipad en føler i, at i er dækket ind med de informationer i får og som er tilgængelige for os/jer? - I hvilke sammenhænge tænker i, at i konkret vil bruge app en? Hvad skal der til for at den bliver brugt? - Nu kommer der også der også nye tiltag i regnskabsaflæggelsen. Hvad forventer i jer? Både på den korte og lange bane. - Er der andre aspekter til ledelsesinformation og ideer, som vi kunne se på, der kunne sikre bedre informationsadgang og -strøm til os? Både med hensyn til indhold og mængde. - Hvordan kan ledelsesinformation understøtte store aktuelle temaer på den politiske dagsorden? Er den nye temaside om flygtninge et godt eksempel?
Side 8 af 9 Navn: Nedenfor kan du se hvilket temabord du skal starte ved og hvilke du skal rykke hen til i løbet af de tre runder. 1. Runde: Tema Politikudvikling med Byrådet i førersædet 2. Runde: Tema Mødestruktur for udvalg og brugen af 17.4 udvalg 3. Runde: Tema Politisk ledelsesinformation 2. Runde: Spørgsmål til drøftelse (30 min): - Bordformanden præsentere drøftelserne fra første runde - Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af pointer fra første runde og ved inddragelse af spørgsmålene fra første runde. 3. Runde: Spørgsmål til drøftelse (15 min) - Bordformand præsentere vigtige pointer deltagerne byder ind med flere perspektiver Nedenfor kort til deltagerne, bagsiden bruges som kommentarkort/postkort til afslutningen af dagen. Navn: Nedenfor kan du se hvilket temabord du skal starte ved og hvilke du skal rykke hen til i løbet af de tre runder. 1. Runde: Tema Mødestruktur for udvalg og brugen af 17.4 udvalg 2. Runde: Tema Politisk ledelsesinformation 3. Runde: Tema Politikudvikling med Byrådet i førersædet
Side 9 af 9 Navn: Nedenfor kan du se hvilket temabord du skal starte ved og hvilke du skal rykke hen til i løbet af de tre runder. 1. Runde: Tema Politisk ledelsesinformation 2. Runde: Tema Politikudvikling med Byrådet i førersædet 3. Runde: Tema Mødestruktur for udvalg og brugen af 17.4 udvalg