Statsforvaltningens udtalelse af 6. november 2007 til en journalist. De har i mail af 9. maj 2007 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Syddanmark. De klager over daværende Ringe Kommunes/nu Faaborg- Midtfyn Kommunes afslag på aktindsigt i udbudsmateriale omkring areal ved Gestelevvej i Ringe. 6-11- 2007 Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Faaborg-Midtfyn Kommunes administration af reglerne om aktindsigt har været i overensstemmelse med lovgivningen. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK Da Deres henvendelse i øvrigt ikke giver statsforvaltningen belæg for at antage, at regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn, er tilsidesat, foretager statsforvaltningen ikke yderligere. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV 10 6200 AABENRAA JOURNAL NR.: 2007-613/206 SAGSBEHANDLER: UJSOE DIREKTE TELEFON: 7256 7988 Sagens baggrund: Det fremgår af Deres henvendelse til statsforvaltningen Syddanmark, at De den 23. november 2006 har anmodet Ringe Kommune om aktindsigt i samtlige indkomne tilbud, som Ringe Kommune har fået i forbindelse udbud af et nyt boligområde ved Golfcentret. De har medsendt kopi af annonceringen af det udbudte areal, hvoraf blandt andet fremgår, at: Ringe Kommune udbyder attraktivt areal på ca. 13, 7 ha beliggende i et bynært højt kuperet terræn ca. 1,5 km vest for Ringe bymidte. Fuldt bebygget vil området kunne rumme 32 enfamiliehuse og ca. 75 boliger som tæt/lav bebyggelse samt op til 80 boliger uden bopælspligt. TELEFON: 7256 7900 TELEFAX: 7462 8409 CVR-NR. 66-75-07-28 EAN-NR. 5798000362291 syddanmark@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: 10.00-15.00 TORSDAG: 10.00-17.00 FREDAG: 10.00-13.00 TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: 10.00-14.00 TORSDAG: 12.00-17.00 FREDAG: 10.00-13.00 Køber skal forpligte sig til at opføre en restaurant til bespisning af ca. 200 gæster. Endvidere skal køber ophøre et klublokale til golfklubben på ca. 200 m 2. Kommunen har den 29. november 2006 givet Dem afslag på aktindsigt og herunder begrundet det med, at:
da sagen drejer sig om handel med fast ejendom er den efter styrelseslovens regler lukket, hvorfor det ikke er muligt at bevilge aktindsigt. De har den 30. november 2006 anmodet om aktindsigt, når udbudsrunden var afsluttet. Denne henvendelse blev af Faaborg-Midtfyn Kommune den 26. januar 2007 besvaret med følgende: Du har begæret aktindsigt i tilbud på areal ved Gestelevvej i Ringe, hvor udbudsrunden nu er overstået, og hvor der er indgået handel med køber. Med baggrund i offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser, her 13, stk. 1, nr. 5 kan der ikke bevilges aktindsigt vedr. de indkomne tilbud. Dette skyldes varetagelse af kommunens økonomiske interesser, idet en offentliggørelse af indkomne tilbud fortsat skønnes at kunne skade kommunens økonomiske interesser. Formelt er der gennemført et salg af kommunens areal, men da der i denne handel er en række betingelser, herunder den videre planlægning af områdets anvendelse, der fortsat skal forhandles mellem køber og sælger, har det efter kommunens opfattelse fortsat væ sentlig betydning for dennes økonomiske interesser, at de indkomne tilbud ikke kommer hverken til de bydendes eller offentlig- hedens kendskab.(..) De anfører i Deres henvendelse til statsforvaltningen bl.a. følgende: Sagen er, at Ringe Kommune i 2006 (bilag 1) udbød bebyggelsen af et større areal vest for Ringe i licitation. Da der er tale om det største enkeltbyggeprojekt i Ringe nogensinde, bad jeg om aktindsigt i samtlige tilbud, som kommunen modtog. Dette blev afslået med henvisning til, at sagen var under behandling, og at der er tale om handel med fast ejendom (udbudsvinderen køber arealet, der skal bebygges) bilag 2.(..) I første omgang undlod jeg at påklage sagen, men nu er der tilsyn eladende ændringer på vej i udformningen af byggeriet på det omtalte areal, der afviger fra det materiale, som byderne i sin tid afgav bud på baggrund af. Derfor vil jeg bede Tilsynet om at vurde- re, om Faaborg-Midtfyn Kommune har ret til at afvise aktindsigt med de angivne begrundelser. Jeg mener, at offentligheden har god grund til at interessere sig for, hvilke andre tilbud, kommunen valgte imellem. Der er tale om et storstilet byudvidelsesprojekt, og der bør være gennemsigtighed i forvaltningen på dette område, når en udbudsrunde er afgjort.(..) SIDE 2
Faaborg-Midtfyn Kommune har i udtalelse af 20. juni 2007 til Statsforvaltningen Syddanmark anført følgende: Kommunens afslag har baggrund i offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5. Afslaget er begrundet i, at der er meddelt accept til en af de bydende, der jf. udbudsmaterialet har stillet bankgaranti for købesummen. Denne bankgaranti skal afløses af indbetaling af kontant købesum 2 uger efter, at der er vedtaget lokalplan for arealet. Arbejdet med lokalplanforslag, i samarbejde med køber, er p.t. i gang og forventes afsluttet primo 2008. Dette arbejde har karakter af en forhandlingssituation i forlængelse af udbudsrunden og strækker sig til der er vedtaget endelig lokalplan for området. Det pågående arbejde med lokalplanforslag er et vilkår i handelsbetingelserne. Først når dette er endeligt afsluttet og kommunen har modtaget den kontante købesum kan handelen betragtes som afsluttet. På dette tidspunkt har kommunen ingen betænkeligheder ved at offentliggøre de indkomne tilbud m.m. En offentliggørelse af de indkomne tilbud, hvad enten dette sker til offentligheden eller alene til de bydende, i perioden indtil den endelige handel er afsluttet, kan grundet tilbuddenes forskellighed ødelægge kommunens muligheder for at gennemføre denne fase som tilsigtet og dermed få væsentlige økonomiske konsekvenser for kommunen. De har følgende bemærkninger til Faaborg-Midtfyn Kommunes udtalelse: (..)Uanset ovennævnte argumentation fra kommunens side må jeg fastholde, at gennemsigtighed i forvaltningen er fuldstændig afgørende, hvis offentligheden skal have chance for at følge med i udviklingen i denne sag. Hvis kommunen først bevilger aktindsigt, når lokalplanen er færdig og vedtaget i kommunalbestyrelsen berøves offentligheden sin mulighed for at debattere sagens indhold og eventuelle forskelle i de indkomne tilbud. Som tidligere nævnt er der formentlig tale om det største byudvidelsesprojekt i Ringe i årtier - måske nogensinde. Alene det gør sagen interessant for offent ligheden. Endnu mere væsentligt bliver gennemsigtighed i forvaltningen, når vinderen af udbuddet undervejs i lokalplansarbejdet grundlæggen- de ændrer projektet med kommunens accept (den oprindelige arkitektplan for området, som lå til grund for buddene, er nu erstattet af en helt ny plan for områdets bebyggelse, som Teknisk Udvalg for nylig godkendte) uden at de øvrige oprindelige budgivere får mulighed for at kommentere og byde på det nye projekt. SIDE 3
Det er nu op til Tilsynet at afgøre, om borgerne i Faaborg-Midtfyn Kommune skal have mulighed for at kigge politikerne i kortene og vurdere, om de vitterligt har valgt det bedste byudvidelsesprojekt, og om borgerne skal have mulighed for at få indsigt i fundamentet for det lokalplansarbejde, som netop nu er i gang, mens planarbejdet foregår, og der fortsat er mulighed for debat. Alternativt vil det lykkes kommunens at hemmeligholde sagsakterne til beslutningen er endelig og debat overflødig.(..) Statsforvaltningen har modtaget kopi af de indkomne tilbud, som Ringe Kommune har modtaget i forbindelse med udbudet. Statsforvaltningens udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 1060 af 24. oktober 2006, som ændret ved 1 i lov nr. 510 af 6. juni 2007). Statsforvaltningen beslutter, om der er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en tilsynssag. Dette fremgår af 48 a i styrelsesloven. Følgende fremgår af styrelseslovens 68, stk. 1: 68. Salg af kommunens faste ejendomme må ikke ske uden forudgående offentligt udbud. Indenrigs- og sundhedsministeren kan fastsætte regler om fremgangsmåden ved offentligt udbud samt regler om, at visse salg kan ske uden offentligt udbud. I medfør af denne bestemmelse foreligger bekendtgørelse nr. 472 af 20. juni 1991 om offentligt udbud ved salg af kommunens faste ejendomme og Indenrigs- og sundhedsministeriets vejledning nr. 60 af 28. juni 2004 om offentligt udbud ved salg af kommunens faste ejendomme. Udbudsbekendtgørelsens 4 bestemmer, at : Købstilbud skal være skriftlige. Indkomne købstilbud er fortrolige, indtil salg har fundet sted. Om vilkår for udbud, købstilbuddenes fortrolighed og frister for salg fremgår følgende af udbudsvejledningen: 6.1.2. Vilkår for udbuddet, udbudsbekendtgørelsens 3, stk. 2 Det fremgår af udbudsbekendtgørelsens 3, stk. 2, 1. pkt., at kommunalbestyrelsen fastsætter, på hvilke vilkår en ejendom udbydes til salg. SIDE 4
Der gælder ikke et krav om, at det i udbudsvilkårene skal være fastlagt, hvordan den udbudte ejendom skal anvendes. Kommunen kan således lovligt udbyde en ejendom til salg på en sådan måde, at kommunen herigennem kan opnå forslag til ejendommens anvendelse. Kommunen vil kunne betinge sig, at der indleveres et skitseprojekt til et eventuelt nybyggeri. (..) 6.2. Købstilbud fortrolighed Udbudsbekendtgørelsens 4 Det fremgår af udbudsbekendtgørelsens 4, at købstilbud skal være skriftlige, og at indkomne købstilbud er fortrolige, indtil salg har fundet sted. Såfremt beslutningen om salg skal træffes af kommunalbestyrelsen, medfører kravet om fortrolighed, at der ikke forud for det pågældende kommunalbestyrelsesmøde må ske offentliggørelse af de indkomne købstilbud. Bestemmelsen i udbudsbekendtgørelsens 4 er anset for nødvendig af hensyn til det offentliges økonomiske interesser og af hensyn til gennemførelsen af den samlede ordning for udbud af kommunale ejendomme, som er indeholdt i den kommunale styrelseslovs 68 og udbudsbekendtgørelsen. Kravet om fortrolighed skal således bl.a. ses på baggrund af, at det i tilsynsmyndighedernes praksis er antaget, at en kommune, der efter udløbet af en bindende frist for tilbudsgivning, men inden salg har fundet sted, har modtaget et tilbud, der ikke blot ubetydeligt overstiger det højeste rettidigt indgivne tilbud, normalt må forkaste de indkomne tilbud. Hvis kommunen fortsat ønsker at afhænde ejendommen, må der herefter etableres et nyt offentligt udbud af ejendommen, jf. nedenfor afsnit 7.3.4. Der kan ikke sluttes modsætningsvis fra bestemmelsen om fortrolighed, således at købstilbuddene ikke betragtes som fortrolige, når salg har fundet sted. Når salg har fundet sted, finder offentlighedslovens almindelige regler anvendelse på spørgsmålet om, hvorvidt købstilbud og den indgåede aftale er undergivet aktindsigt. Forvaltningslovens regler om tavshedspligt finder tilsvarende anvendelse på spørgsmål om, hvorvidt købstilbud og en indgået aftale er omfattet af forvaltningens tavshedspligt. Fortrolighedskravet omfatter indkomne købstilbud i deres helhed, således at også navnene på tilbudsgiverne samt størrelsen af de indkomne bud er omfattet. (..) 6.4. Frist for salg Udbudsbekendtgørelsens 7 Det fremgår af udbudsbekendtgørelsens 7, at når der er forløbet ét år efter et offentligt udbud, kan salg kun ske på grundlag af et nyt offentligt udbud. Denne frist er absolut og gælder således også i tilfælde, hvor kommunen har indledt salgsforhandlinger med en tilbudsgiver før udløbet af fristen. Det afgørende er, om der er indgået en bindende aftale om salg af ejendommen inden udløbet af 1 års fristen. Hvad der nærme- SIDE 5
re forstås ved en bindende aftale, beror på en aftaleretlig vurdering af forholdet mellem kommunen og en tilbudsgiver. (..) Følgende fremgår af 4, stk. 1 og 13, stk. 1 nr. 5 og stk. 2 i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven - lov nr. 572 af 19. december 1985, som senest ændret ved 5 i lov nr. 552 af 24. juni 2005): 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til (..) 5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, eller (..) Stk. 2. Gør hensyn som nævnt i stk. 1 sig kun gældende for en del af et dokument, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold Følgende fremgår af bemærkninger til offentlighedsloven 13, stk. 1, nr. 5 (LFF 1985 10-02 nr. 5): Bestemmelsen i nr. 5 er enslydende med den gældende offentlighedslovs 2, stk. 2, nr. 3, og forudsætter således den hidtidige retstilstand opretholdt. Bestemmelsen tænkes navnlig anvendt i forhold til det offentliges kontraktindgåelser og i forhold til det offentliges forhandlinger om løn- og personaleforhold. Herudover forudsættes det, at det som hidtil vil være muligt at begrænse offentlighedens krav på aktindsigt i det omfang, det er nødvendigt for, at offentlige institutioner kan fungere under samme betingelser som private erhvervsdrivendes virksomheder eller indgå i et erhvervsmæssigt samvirke med sådanne virksomheder. Statsforvaltningen lægger til grund, at Faaborg-Midtfyn Kommune har meddelt accept til en af tilbudsgiverne, og at der er indgået en bindende aftale med denne tilbudsgiver, selvom købesummen først endeligt erlægges senest 2 uger efter endelig vedtagelse af lokalplanen for området. Der er således ikke længere krav om fortrolighed omkring købstilbuddene efter udbudsbekendtgørelsens 4, og spørgsmålet om begrænsning af retten til aktindsigt må afgøres efter offentlighedslovens bestemmelser. Offentlighedslovens 4 er udtryk for lovens hovedregel om et generelt offentlighedsprincip. Dokumenter i den offentlige forvaltning skal således kunne forlanges udleveret, medmindre der er sikker hjemmel til, at myndigheden SIDE 6
kan nægte at udlevere de ønskede dokumenter eller oplysninger. Ifølge bestemmelsen i offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5 kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser. Det følger af bestemmelsens formulering, at aktindsigt kun kan afslås, hvis der er nærliggende fare for, at det offentliges økonomiske interesser vil lide skade af betydning, og efter praksis forudsætter adgangen til at gøre undtagelse, at retten til aktindsigt efter et konkret skøn findes at burde vige for "væsentlige hensyn" til de beskyttelsesinteresser, der er angivet. Faaborg-Midtfyn Kommune har med henvisning til offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5 meddelt afslag på aktindsigt og begrundet det med, at offentliggørelse kan skade kommunens økonomiske interesser så længe, lokalplanen ikke er endeligt vedtaget. Kommunen beskriver, at processen med planlægning af arealets anvendelse og dermed lokalplanens udformning sker i samarbejde med køber, og dette arbejde karakteriseres af kommunen som en forhandlingssituation i forlængelse af udbudsrunden. Det pågående arbejde er et vilkår i handelsbetingelserne, og først når det er afsluttet med lokalplanens vedtagelse, og kommunen har modtaget den kontante købesum, kan handelen efter kommunens betragtes som endeligt afsluttet. Statsforvaltningen konstaterer, at Faaborg-Midtfyn Kommune har taget konkret stilling til betydningen af offentliggørelse af dokumenterne i sagen indtil, handelen er endeligt afsluttet, og at kommunen er af den opfattelse, at offentliggørelse af de indkomne tilbud - grundet tilbuddenes forskellighed - kan ødelægge kommunens muligheder for at gennemføre denne fase som tilsigtet og dermed få væsentlige økonomiske konsekvenser for Faaborg- Midtfyn Kommune. Det er statsforvaltningen opfattelse, at Faaborg-Midtfyn Kommunes administration af offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5 ikke er i strid med lovgivningen. Begrundelsen er, at begrænsning i aktindsigten må anses for nødvendig af hensyn til beskyttelse af Faaborg-Midtfyn Kommunes økonomiske interesser i. Statsforvaltningen lægger vægt på, at udarbejdelse af lokalplanen i samarbejde med tilbudsgiver og kommunen er en del af vilkårene i den indgåede aftale med tilbudsgiver, SIDE 7
og at der først er pligt til at erlægge den kontante købesum, når lokalplanen er endeligt vedtaget. Det skal bemærkes, at Deres oplysning om, at Faaborg- Midtfyn Kommune i forbindelse med udarbejdelse af lokalplanforslaget ændrer på arealets anvendelse ikke har givet statsforvaltningen anledning til at rejse en sag om dette spørgsmål, idet det følger af udbudsbekendtgørelsens punkt 6.1.2, at kommunen lovligt kan udbyde en ejendom til salg på en sådan måde, at kommunen herigennem kan opnå forslag til ejendommens anvendelse. I udbudsannoncen er der ikke angivet faste ufravigelige rammer for ejendommens anvendelse udover, at der skal opføres restaurant, der kan huse 200 gæster, og at der skal opføres et golfklubhus. Da Deres henvendelse i øvrigt ikke giver statsforvaltningen grundlag for at antage, at regler, hvis overholdelse påses af det kommunale tilsyn, er tilsidesat, foretager statsforvaltningen ikke yderligere. I øvrigt: Faaborg-Midtfyn Kommune har modtaget kopi af dette brev. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningen hjemmeside på internettet. (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Stella Bøttger specialkonsulent/ Ulla Jensen fuldmægtig SIDE 8