Næstved Kommune Udbudsstrategi 2012-2013 Side 1 af 5
1. Sådan gennemføres udbud af kommunale driftsopgaver Udbudsstrategien angiver de indsatsområder, hvor Næstved Kommune påtænker at udbyde driftsopgaver i indeværende valgperiode. Det er vigtigt at understrege, at Udbudsstrategien hermed kun omfatter førstegangsudbud af kommunens driftsopgaver eller områder, hvor kommunen tidligere har vundet et kontrolbud. Når der først har været gennemført et udbud, og er valgt en ekstern leverandør, er et genudbud en del af kommunens almindelige udbud af varer og tjenesteydelser. Indkøbs- og Udbudskontorets rullende udbudsplan kan findes på kommunens hjemmeside ( link). Udgangspunktet er, at Næstved Kommune altid gerne vil konkurrenceudsætte kommunens egne driftsopgaver, der hvor det vurderes at give god mening. Udbud af driftsopgaver er dog samtidig en meget kompleks opgave. Snittet mellem de opgaver, der udbydes, og de opgaver, der forbliver tilbage i kommunen kan typisk lægges på flere forskellige måder, selve udbudsprocessen kan tilrettelægges på mange forskellige måder, og udbud af driftsopgaver vedrører altid spørgsmål om virksomhedsoverdragelse af kommunale medarbejdere. Næstved Kommune lægger derfor stor vægt på et grundigt forarbejde i forbindelse med førstegangsudbud af kommunale driftsopgaver. Derfor er der også en naturlig grænse for hvor mange driftsopgaver, der med fordel kan udbydes på samme tid. Arbejdet med udbud af kommunale driftsopgaver i Næstved Kommune er altid delt op i to faser. I fase 1 udarbejdes der et samlet beslutningsoplæg, som belyser fordele og ulemper ved udbud af en bestemt driftsopgave, alternative måder at tilrettelægge udbuddet på, herunder stillingtagen til snitflader mellem de opgaver, der udbydes, og de der forbliver i kommunen, eventuelle erfaringer fra andre kommuner, andre områder, etc. Fase1 oplægget skal danne udgangspunkt for en Byrådsbeslutning om at igangsætte det konkrete arbejde med gennemførelse af udbuddet. Der påregnes normalt 3 6 måneder til udarbejdelse af et fase 1 beslutningsoplæg. Direktionen nedsætter en projektgruppe til udarbejdelse af fase 1- beslutningsoplægget. Projektgruppen sammensættes normalt sådan at hovedansvaret for udarbejdelsen af oplægget ligger på det pågældende fagområde. Initiativpligten ligger hos ejer af driftsopgaven. Der indgår altid en repræsentant fra Indkøbs- og Udbudskontoret i projektgruppen. Når der nedsættes en projektgruppe er det ud fra en formodning om, at området er egnet til udbud. Men såfremt anlysefasen påviser at dette ikke er tilfældet, kan indstillingen være, at udbuddet alligevel ikke gennemføres. Når projektgruppen har afsluttet Fase 1 oplægget sendes det i høring i relevante MED-udvalg, og i Virksomhedspanelet, hvis relevant. Herefter sendes oplægget til politisk behandling i fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Side 2 af 5
Når der er udarbejdet et grundlag for et konkret udbud, og Byrådet har truffet beslutning om at igangsætte udbuddet igangsættes Fase 2. I fase 2 har indkøbs- og udbudskontoret ansvaret for det videre arbejde omkring udbudsprocesserne indenfor rammerne af byrådsbeslutningen, herunder at sikre fremdriften, når beslutning om udbud er truffet. Direktionen nedsætter normalt en projektgruppe til at støtte arbejdet med den konkrete gennemførelse af udbuddet. Hvis der skal afgives kommunalt kontrolbud, forudsættes det, at der er vandtætte skodder mellem deltagere i projektgruppen og de ansvarlige for udarbejdelse af kommunens kontrolbud. Kommunens fagligt ansvarlige ledere skal inden igangsættelsen af fase 2 tage konkret stilling til, om de ønsker at blive inddraget i gennemførelsen af udbuddet eller alternativt i udarbejdelsen af kontrolbuddet. Der henvises til Indkøbs- og Udbudspolitikken (link) for nærmere beskrivelse af procedurerne ved førstegangsudbud af kommunens driftsopgaver. Indsatsområderne i listen nedenfor rækker tidsmæssigt frem til næste kommunalvalg (2013), og der vil være en samlet opfølgning herpå i 3. kvartal 2013. Udbudsstrategien fremlægges til politisk behandling en gang årligt. I den forbindelse gøres der status, og der kan vedtages ændringer i prioriteringerne. 2. Næstved Kommunes konkrete mål for konkurrenceudsættelse Det primære mål for konkurrenceudsættelsen er opnåelse af økonomiske fordele enten gennem lavere omkostninger eller større kvalitet og mangfoldighed i de kommunale serviceydelser. Der er siden 2007 som følge af udbud gennemført i 2007, 2008, 2009 og 2010 være opnået årlige indkøbsgevinster for 55 mio. kr. i 2011. Det er målet, at de årlige gevinster herefter skal øges med minimum 4 mio. kr. pr. år. Der er ikke fastsat konkrete mål for hvor stor en del af disse gevinster, der skal tilvejebringes gennem udbud af driftsopgaver, eller for udviklingen i IKU-indikatoren ( Indeks for KonkurrenceUdsættelse). Side 3 af 5
3. Driftsområder, der planlægges udbudt eller tidligere har været udbudt. Indsats område Gennemført: Beslutningsgrundlag udarbejdet: Udbud gennemføres: Planlagt udbudt: Løn- og personaleadministration Grønne områder -daginstitutioner -sport og fritid -parker og anlæg 2012 2012/2013 2012 2013 Sorte områder 2012 2013 -Vintervedligehold -Vejvedligehold Facility Mangement 2013 Tidligere udbudt Kantinedrift 2010 adminstrationen Rengøring 2010 Side 4 af 5
Bilag Den kommunale styrelseslov ( 62) pålægger kommunerne at udarbejde en udbudsstrategi. Formålet med udbudsstrategien er at skabe en fælles ramme for det fremadrettede arbejde med udbud i kommuner ved at angive, hvor udbud vil blive anvendt - og hvordan anvendelsen af udbud vil blive øget. Kravene til udbudsstrategiens indhold og udformning fremgår af bekendtgørelse nr. 1310 af 15.12.2009 (Bekendtgørelse om kommunal og regional udbudsstrategi og opfølgningsredegørelse). Overordnet skal udbudsstrategien indeholde: En angivelse af, på hvilke områder kommunalbestyrelsen påtænker at udbyde driftsopgaver Konkrete mål for konkurrenceudsættelse, herunder for særligt udbudsegnede opgaver Strategi for at nå kommunalbestyrelsens mål for øget konkurrenceudsættelse Udbudsstrategien skal udarbejdes inden udgangen af valgperiodens første år og er knyttet op på funktionsperioden. Kommunalbestyrelsen kan imidlertid til enhver tid revidere udbudsstrategien. Den nedskrevne strategi lægger således ingen begrænsninger på kommunens mulighed for at ændre de politiske prioriteringer i perioden. Det påhviler kommunalbestyrelsen at vurdere på hvilke områder der påtænkes udbud, og ansvaret kan ikke delegeres til udvalg eller forvaltninger. Udbudsstrategien skal gøres tilgængelig for borgerne, fx på kommunens hjemmeside, ligesom der skal følges op på strategien i en opfølgningsredegørelse, der udarbejdes inden udgangen af 3. kvartal i det år, hvori der afholdes valg, jf. 62c Det tidligere krav til en udbudspolitik i bekendtgørelse nr. 881 af 24. oktober 2002 om servicestrategi og opfølgningsredegørelse er afskaffet og erstattet bekendtgørelse nr. 1310 af 15.12.2009 om kommunal og regional udbudsstrategi og opfølgningsredegørelse. Næstved Kommune har dog valgt at indarbejde en udbudspolitik i Indkøbs- og udbudspolitikken, som vedtages årligt af Byrådet. Side 5 af 5