FAQ 69: Uddybende vejledning til BI linjer i OIOUBL - 1-24. August 2015 Katalog og ønsker til leverandører, som leverer katalog i OIOUBL format Der er til Digitaliseringsstyrelsen kommet ønsker til en uddybende vejledning til brugen af linjer i OIOUBL dokumenterne. Ønsket går på, at få beskrevet, hvordan man på linjeniveau kan angive yderligere information omkring køb på aftaler i elektroniske kataloger, ordrer og fakturaer fra leverandørerne. Der er også et ønske om at løsningen på sigt vil kunne bruges i OpenPEPPOL. I OpenPEPPOL anbefales brug af Item.AdditionalItemProperty.Name og Item.AdditionalItemProperty.Value til dette formål. De overordnede ønsker er, at indkøbere gerne vil have mere struktureret information med udgangspunkt i de kontrakter/rammeaftaler, der bliver indgået. Primært i varekatalogerne, men med efterfølgende afledt effekt i ordre, faktura og kreditnota. Dette dokument indeholder et forslag til, hvorledes det kan gøres på en ensartet vis i OIOUBL, for de myndigheder som ønsker at stille disse yderligere krav til deres leverandører. Såfremt forslaget vinder indpas forventes det at blive en del af høringen om den næste version af OIOUBL Schematronen. Forslag til løsning Målet er at blive enige om anvende et felt i OIOUBL standarden til aftaleoplysninger (Aftaletype, fx en SKI-aftale; AftaleID, nummer og versionsid; samt Aftalenavn), og et felt til kundens aftale -varenummer. Digitaliseringsstyrelsen foreslår på opfordring fra OpenPEPPOL at følgende felter anvendes til angivelse af aftalens varenummer (ihht pågældende aftale): Aftalens varenr. på fakturalinjer: Invoice.InvoiceLine.Item.AdditionalItemProperty.Name Invoice.InvoiceLine.Item.AdditionalItemProperty.Value Aftalens varenr. på kreditnotalinjer: CreditNote.CreditNoteLine.Item. AdditionalItemProperty.Name CreditNote.CreditNoteLine.Item. AdditionalItemProperty.Value
Aftalens varenr. på ordrelinjer: Order.OrderLine.LineItem.Item. AdditionalItemProperty.Name Order.OrderLine.LineItem.Item. AdditionalItemProperty.Value - 2 - Aftalens varenr. på kataloglinjer: Catalogue.CatalogueLine.Item. AdditionalItemProperty.Name Catalogue.CatalogueLine.Item. AdditionalItemProperty.Value Digitaliseringsstyrelsen foreslår på opfordring fra OpenPEPPOL at følgende felter anvendes til angivelse af kundens aftalenr. (dvs. den rammeaftale der købes ind på): Kundens aftalenummer på fakturalinjer: Invoice.InvoiceLine. AdditionalItemProperty.Name Invoice.InvoiceLine. AdditionalItemProperty.Value Kundens aftalenummer på kreditnotalinjer: CreditNote.CreditNoteLine. AdditionalItemProperty.Name CreditNote.CreditNoteLine. AdditionalItemProperty.Value Kundens aftalenummer på ordrelinjer: Order.OrderLine. AdditionalItemProperty.Name Order.OrderLine. AdditionalItemProperty.Value Kundens aftalenummer på kataloglinjer: Catalogue.CatalogueLine. AdditionalItemProperty.Name Catalogue.CatalogueLine. AdditionalItemProperty.Value Til illustration af forslagene kan vi i et OIOUBL katalog have følgende eksempel med Note Post-it blokke (det med rødt er eksempler på udfyldelse af de ekstra informationer) <cac:catalogueline> <cbc:description>fremstillet af 100% genbrugspapir-certificeret efter miljømærket Blå Engel- Miljøvenlige indkøbspakninger-ingen individuel indpakning af blokkene-blokke à -Farve: Ass- Format: 38 x 51 mm-pakning: 12 stk. pr. pakke</cbc:description> <cbc:name>note Post-it Recycled 38x51 ass (12)</cbc:Name> <cbc:keyword>100.045</cbc:keyword>
<cac:commodityclassification> <cbc:itemclassificationcode listagencyid="113" listid="unspsc" listversionid="7.0401" - 3 - <cbc:name> AgreementItemNumber</cbc:Name Når så den offentlige myndighed skal bestille varen kan det se ud som følger på den elektroniske OIOUBL ordre: <cac:orderline> <cac:lineitem>
- 4 - </cac:lineitem> Når leverandøren skal fakturere ordren, så skal han levere katalogoplysningerne med på følgende måde I OIOUBL: <cac:invoiceline> </cac:lineitem> Skulle det ske, at leverandøren bliver nødt til at sende en kreditnota skal det ske på følgende måde: <cac:creditnoteline>
- 5 - Nedenstående illustrerer sammenhængen mellem en aftales vare informationer og leverandørens tilsvarende vare/produkt informationer. Aftalens varenummer Aftalens varebeskrivelse Aftalens enheder Leverandørens varenummer (unikt) K2-PAK-1214 Memoblokke. 76 x 127 mm/75 x 125 mm. Alle farver. pr. blok. K2-PAK-1215 K2-PAK-1216 Memoblokke. 76 x 76/75 x 75 mm. Alle farver. pr. blok. Memoblokke. 38 x 51 mm/40 x 50 mm. Alle farver. pr. blok. Leverandørens varebeskrivelse Pakke 3700697 Memoblokke med selvklæbende blade Kan Pakke 3700671 Memoblokke med selvklæbende blade Kan Pakke 3700655 Memoblokke med selvklæbende blade Kan Syntaks ved angivelse af aftaleoplysninger Til angivelse af oplysninger i feltet omkring Aftalen anbefales det at anvende alphanumeriske koder. som kunden definerer (dvs. den part der indgår aftalen på kundesiden, fx Statens Indkøb eller SKI). Det vil være op til kunden at vedligeholde mapningstabeller. Eksempler på koder: FM123456 SKI123456 IFIRS123456