Referat fra 7. telesårprojektledermøde Dato: 02.09.14 Vor ref.: DSL Dato: Mandag den 25. august 2014 Sted: Deltagere: MedCom Karen von Påhlman, Region Nordjylland Grethe Lomholt Nielsen, Frederikshavn Kommune Dorte Medum, Horsens Kommune Tanja Gerner Jusslin, Region Syddanmark Nina Charlotte Schack, Region Syddanmark Lisbeth Jørgensen, Odense Universitetshospital Inger Stenstrøm, Langeland Kommune Kim Jørgensen, Region Sjælland Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Merete Halkjær, Københavns Kommune Britt Sundekilde Møller, Københavns Kommune Kristoffer Karlsen, Dansk Telemedicin Nikolaj Humle, Dansk Telemedicin Merete Hartun Jensen, MedCom Dorthe Skou Lassen, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Lea Nørgaard Bek, Region Midtjylland Ingrid Lysholdt, Aarhus Kommune Judith Lørup Rindum, Region Hovedstaden Referat: 1. Velkomst og meddelelser v. DSL Dorthe byder velkommen. Mie har fået en søn i tirsdags. MedCom har en anden studentermedhjælper, Stephanie Bernth Ahrenkiel, som har arbejdet i telepsykiatriprojektet, bl.a. med evalueringsopgaver. Hun hjælper til i telesårprojektet det næste halve år. Hun skal til kandidateksamen i morgen. Kort gennemgang af dagsorden. Kort præsentationsrunde. Tanja fra Region Syddanmark har fået nyt job pr. 1. september. Det bliver Nina Schack, der overtager Tanjas rolle i projektet. Kristoffer og Nikolaj fra Dansk Telemedicin deltager i en del af dagens møde. 2. Dansk Telemedicin Dansk Telemedicin orienterer om udviklingsplaner i Pleje.net.
Dansk Telemedicin har planer om udvikling af et e-learningsystem, hvor man efterfølgende kan trække resultaterne over i Pleje.net. Kristoffer præsenterer og forklarer Pleje.net-statistik samt seneste ændringer og kommende muligheder. For at optimere statistikarbejdet og sikre, at der altid sættes diagnose på alle sår i Pleje.net, bliver brugere af Pleje.net advaret ved brug af farvekoder, hvis der mangler endelig diagnose på såret. Der optræder en gul farve i Pleje.net på alle de sår, hvor diagnosen er valgt af en sygeplejerske eller lignende. Når det er en læge, der sætter diagnosen på eller godkender den, skifter farven til grøn. I dag kan man kvittere for, at et notat er læst. Der arbejdes på en løsning, så man i fremtiden kan kvittere for, at indholdet i notatet er behandlet. Dansk Telemedicin vil sende nyhedsbreve ud formentlig ca. 4 gange om året. Store ændringer vil blive annonceret mindst 2 måneder før ikrafttræden. Karen giver udtryk for, at der er for mange nyheder. De er egentlig meget informative, men det kunne være rart, hvis man fik det i kort overskriftsform (eller få linjer), og så kan man klikke, hvis man vil læse mere. Det diskuteres lidt, hvorvidt man skal have nyheder via pop up eller med en rød fremhævning. Informationsbehovet er meget forskelligt. En kombination af nyhedsoversigt og mulighed for at læse de gode, grundige nyhedsbeskrivelser vil være hensigtsmæssig. Man kan også overveje abonnementsmulighed på nyheder. Man kan nu bestille linealer via hjemmesiden. Man angiver brugernavn i pleje.net, så Dansk Telemedicin ved, hvor de skal sendes hen. Dansk Telemedicin vil meget gerne høre om, hvis der er gode input eller problemer med linealerne. Dansk Telemedicin arbejder på en løsning, så det bliver muligt for brugerne selv at udarbejde kliniske statistikker. Det bliver generisk, så brugerne selv kan vælge, hvad de gerne vil have vist fx også med relation til de forskellige spørgsmål, der anvendes i Pleje.net. For at en patient i statistikken bliver kategoriseret som tværsektoriel, skal patienten indenfor 3 måneder på den dato, man kigger på, have været i kontakt med både sygehuset og kommunen. Dvs. at patienten kun figurerer i statistikken, hvis der er skrevet et notat, en vurdering eller nyt foto. Dette kan give et misvisende tal, da aktivitet i kommentarfelt og EDI ikke er talt med. Dansk Telemedicin vil i fremtiden medregne både kommentarer og EDI, startende med kommentarerne. Aktiviteten bliver i dag opgjort ud fra, om der har været aktivitet på et sår for kommunen eller på et regionshospital. Tallet, som er angivet, er derfor ikke en samlet tværsektoriel aktivitet. Dansk Telemedicin vil nu lægge tallene sammen og samtidig sikre, at en patient ikke bliver talt med 2 gange. Vi afventer nye tal. Der er et fælles behov for at få et enkelt overblik over et sårs forløb samt sikre fælles forståelse og anvendelse af, hvornår et sår henholdsvis er opstået/afsluttet og helet. Dansk Telemedicin og MedCom har drøftet etablering af en tidslinje per år. Det aftales, at det er et af de områder, der skal arbejdes med. Linkadgang til pleje.net Linkadgang er læseadgang. Brugeren af link bliver bedt om at indtaste CPR. Under mødet diskuterer vi muligheden for yderligere sikkerhed ved brug af en kode, der kan sendes til et mobilnummer. Dog er der mange, som ikke har en arbejdsmobiltelefon, og derfor vil det hindre flere brugere i at kunne læse med. Link afsendes fra Pleje.net, ved at man skriver et notat i Pleje.net. Nedenfor notatet klikker man af i EDI og klikker af i link, hvorefter der vil blive sendt en EDI indeholdende link til de markerede modtagere. Når modtageren klikker på linket, kommer man direkte til den pågældende patient i Pleje.net. Modtageren bliver bedt om at indtaste eget CPR-nummer, som kontrollers op mod autorisationsregisteret, før man kan logge ind. Der er diskussion om link, om det kun skal være læseadgang, eller om man også skal have mulighed for at skrive. Vi taler om sikkerheden. Linket giver kun adgang til den ene patient, som man i forvejen har 2
adgang til i egne lukkede systemer. Herfra anbefaler vi styregruppen, at man bevarer denne læseadgang med øget sikkerhed, indtil der kommer en single sign on-løsning. 2. Bruger-/patientlogning i pleje.net Lisbeth og Nikolaj giver en demo af bruger-/patientlogningen. Lisbeth bemærker, at det er fint nok, at der laves en logning, men loggen hjælper jo ikke, hvis ikke der er nogen, der tjekker den. Annette efterspørger de auditeringsprocedurer, de bruger i Region Syddanmark, hvis de har det beskrevet. Tanja bemærker, at en national model for auditering, når vi går over til drift, ville være ønskelig. Er udgaven dækkende? Versionen er på rette vej. Der mangler dog mulighed for at søge på en bruger for at spore, hvilken aktivitet en bruger har haft i systemet. Endvidere mangler vi oplysninger om, hvorvidt indholdet i de notater, som en bruger har læst på en borger, skal være synlige ved søgningen, eller om det er nok, at der fx står læst 10 notater. (Lisbeth har efterfølgende fået svar fra Region Syddanmarks jurist om, at man skal vide præcist, hvilket notat brugeren har læst. Der bør findes en løsning i bruger-/patientlog-delen, så dette bliver muligt). Uddrag fra Persondataloven: Ifølge Persondatalovens 41, stk. 3, gældende for personoplysninger, skal den dataansvarlige træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Tilsvarende gælder for databehandlere. 41, stk. 3 er udmøntet i Sikkerhedsbekendtgørelsen, og ifølge denne, 19, stk. 1 skal der foretages logning af alle anvendelser af personoplysninger. Registreringen skal mindst indeholde oplysninger om tidspunkt, bruger, type af anvendelse og angivelse af den person, de anvendte oplysninger vedrørte, eller det anvendte søgekriterium. 3. Projektstatusrunde ved regioner/samarbejdskommuner Region Syddanmark: Det går stille og roligt. Fortsat fokusområde at få implementeret og udbredt. Opfølgning på fremdriften og fokus på overgang til drift. Hvem skal følge op på arbejdsgang, samarbejde, uddannelse, support m.m.? Har lige fået status fra rigtig mange sygehuse og kommuner, og der er stadig arbejdsgange, der skal justeres. Region Hovedstaden: Det går godt fremad. Alle kommuner er oprettet i Pleje.net, men der er forskel på, hvor aktive de er. Hvidovre Hospital er lige på trapperne med tilbud om telemedicinsk behandling. Er i gang med at lave en samarbejdsaftale gældende for hele Region Hovedstaden. Merete Halkjær kunne godt tænke sig at høre lidt mere om, hvordan vi har tænkt, at der ved overgang til drift skal laves samarbejdsaftaler gældende nationalt. Karen bemærker, at der i hvert fald bør være nogle klare aftaler omkring overdragelse af patienter mellem regioner. Det er Britts klare indtryk, at alle telemedicinsk relevante sår, som kræver tværsektoriel behandling, bliver oprettet i Pleje.net. Region Sjælland: Der arbejdes hårdt på at få organisationen på plads. Susanne Friis er blevet ny styregruppeformand. Kim fortæller, at Region Sjælland er ved at finde løsninger nu. Der er planer om en superbrugergruppe. Merete har hørt, at der er kommet en meget positiv rapport om telemedicinsk behandling fra Region Sjælland, men man har ikke set den endnu. Kim ved ikke, om den er officiel endnu, men vil fremsende den snarest muligt. Region Nordjylland: Er så langt, at de næsten er på vej over i drift. Der er lavet udkast til samarbejdsaftale. Prøver at få det med i deres nye sundhedsaftaler. Der er lavet aftaler om support, 3
men der er stadig brug for støtte rundt omkring. Samarbejdsmodellen er tilpasset lidt, så de sår, der fx kun tilses hver 3. måned på sygehuset, får lavet en status fra kommunen i mellemtiden. Der er meget forskel på, hvor meget de forskellige kommuner bruger det. Nogle vil gerne have alle sår med og synes, det er rigtig godt. Man oplever, at der er nogle ambulante besøg på sygehusene, der undgås. Projektet er meget interesseret i at få et tal på aflyste ambulante besøg, men det er vældig svært at tælle på. Herunder fokus på: Lokal statistik enkelte har tidligere oplevet variationer i tallene for tværsektorielle patienter stemmer det nu? Dette punkt er diskuteret under Dansk Telemedicins præsentation. Der er fortsat usikkerhed om indholdet i tallene. Vi afventer snarest nye tal til statistik. Administratorrollen i regionen/kommunerne Dansk Telemedicin kunne godt på sigt tænke sig, at der på Pleje.net ligger en liste over administratorer, så de kommunale og regionale brugere kan se, hvem de skal ringe til. Det er vigtigt, at listen med administratorer er korrekt. Region Syddanmark: Lisbeth har administratorrollen og er den, der tildeler nye kodeord m.m. samt tager sig af 1. level support. Lisbeth skal også auditere på logningen. Til opstart har Lisbeth fået til opgave at auditere på 10 % af aktiviteten. Horsens Kommune: Det er Dorte, der opretter brugere og grupper. Alle sygeplejersker skal på, og planen er, at alle sår skal oprettes, også de sår, der ikke er med i projektet. Sårsygeplejerskerne er superbrugere, og så vidt Dorte ved, er det dem, der varetager 1. level support. Det er sårklinikken på Horsens Regionshospital, de samarbejder med. Der er lavet en samarbejdsaftale i klyngen, som de arbejder efter. Forsøger lidt at lave en registrering af overgang til tværsektoriel behandling for at se, om der foregår en opgaveglidning. Man har simpelt hen lavet en ydelse, der registrerer dette. I Region Midtjylland har man ønske om at lave et fælles servicecenter mellem region og kommuner, og her overvejer man at starte op med Pleje.net. Region Hovedstaden: De fleste kommuner har meldt en administrator ind, men spørgsmålet er, om de er klar over, hvad den rolle indebærer. I Region Hovedstaden er der ansat en person (Britt) til at tage rundt i kommunerne og bl.a. supportere brugerne. I Region Nordjylland har de en helpdesk, som tager deres Pleje.net-support. Der har hidtil ikke været så meget support, og de har lagt op til kommunerne, at de skal sørge for at få lavet en support i egen it-afdeling. De henvendelser, der har været, har egentlig ikke så meget været i brugen af Pleje.net, men mere uhensigtsmæssigheder eller fejl i systemet. I Region Syddanmark har man fra start valgt at inkludere supporten i den fællesregionale- /kommunale koordineringsgruppe, men skal have kigget på, hvordan det skal håndteres, når man går over til drift. I Region Sjælland skal de have etableret en superbrugergruppe. Er der planlagt bruger-/patientlogning? Er behandlet tidligere kun Region Syddanmark er i gang. Hvordan løses teknisk support? Dansk Telemedicin har ydet 1. level support. Det er egentlig kommuner og regioner selv, der har 1. level support. Sammenlagt koster det ca. ½ medarbejder hos Dansk Telemedicin, der anvendes til dette. Det har nu nået et omfang, hvor de i fremtiden vil tage penge for det. Fra 1. november vil der blive sat takst på supporten. Kristoffer skyder på, at en supportaftale for en kommune vil koste 3000-4000 kr. om året. Fra 1. november vil Dansk Telemedicin gerne 4
have en kontaktperson i regioner og kommuner, som de kan henvise til herefter, med mindre de laver en aftale med Dansk Telemedicin. Merete Halkjær synes ikke, det har været tydeligt, at man selv skulle have en superbruger- /supportorganisation, men Dorthe bemærker hertil, at Judith fra Region Hovedstaden er helt opmærksom på det. Dansk Telemedicin har lavet et oplæg til supportaftale, som vil blive sendt ud sammen med referatet. 4. Drøftelse af forandringer i pleje.net ud fra vedhæftede bilag MedCom har sendt notat ud: Anbefalinger til arbejdsgang i forbindelse med forandringer i Pleje.net. Merete gennemgår kort hovedtrækkene i notatet. Merete Halkjær undrer sig over, at det er MedCom, der skal tage stilling til, om en forandring skal ske eller ej. Det er de måske ikke de rette til. Karen: Definitionen af størrelsen af en forandring er svær er det en stor forandring for brugeren, er det en stor teknisk forandring, eller er det en stor organisatorisk forandring? Lisbeth foreslår, man lægger sig op af andres erfaringer med systemer og håndtering af forandringer fx EPJ-systemerne. Dorthe vil gerne have tilsendt materiale om håndtering af forandringer i EPJ-systemerne. Tanja savner test af mindre forandringer. Endvidere skal medtænkes en plan for driftssituationen. Lige nu er der en udviklingsgruppe. Denne kunne meget vel ved overgang til drift blive en brugergruppe, som efterfølgende tager sig af ændringsønsker. Vi bliver enige om i første omgang at følge indholdet i forslaget, da det generelt har været efterspurgt, at ændringsforslag blev meldt ud, inden de var i drift. 5. Orientering og status Dorthe havde håbet, at hun i dag kunne lægge en løsning på bordet omkring single sign on. Regionale it-arkitektrepræsentanter har været inviteret ind til møde sammen med it-arkitekt fra KL samt it-arkitektrepræsentanter fra nogle kommuner. Der blev holdt arbejdsmøde lige inden sommerferien samt igen i sidste uge. Man arbejder med 3 baggrundsnotater omkring fødereret single sign on, som beskriver de forskellige løsningsscenarier på forskellige abstraktionsniveauer. Esben Dalsgaard fra NSI er ved at udarbejde et fælles notat med en sammenfatning. Der er ikke en fødereret tilgang, der er plug and play hverken fra regional eller kommunal side. Karen bemærker, at kommunerne begynder at efterspørge noget økonomi i forhold til driftsomkostninger i år 2015. Teknikgruppen er på stand by. Der er planlagt ekstra styregruppemøde den 11. september, hvor løsningen gerne skulle behandles. 6. Statistik Ved mødet uddeles et udkast til en nye måde at måle aktivitetsstatistik for henholdsvis diabetiske fodsår og venøse bensår. Dorthe forklarer, hvordan man skal læse den uddelte statistik. Der er udarbejdet specifikke statistikker for diabetiske og venøse sår. Planen er, at når projektet afsluttes, skal 68 % af det forventede antal sår være inkluderet. Karen bemærker, at forventningen i 2012 kun var 5 % inkluderede. Det foreslås, at disse tal ikke tages med. Der er enighed i gruppen om dette. Tallene i statistikken indeholder ikke registrering af kommentarer og MedCom-meddelelser. Begge disse beskeder bør tælles med i statistikkerne. Dansk Telemedicin har lovet nye tal snarest, så den udleverede statistik kan opdateres med mere sigende optælling af tværsektorielle sår. Den uddelte statistik tilpasses, så snart der er nye tal fra Dansk Telemedicin, og eftersendes på mail. Statistikråfilerne fra Dansk Telemedicin trækkes og viderebearbejdes af MedWare. Den fremtidige statistik vil udover diabetiske fodsår og venøse bensår også blive udarbejdet for tryksår, arterielle sår og traumesår. Desværre har der været udfordringer i diverse filers indhold, og samtidig har MedWare haft rigtig travlt, hvorfor ikke alle statistikkerne er helt tilpassede endnu. Aktivitets- og basisstatistikkerne sendes stadig ud målt på årsbasis. I forhold til projektmonitoreringen, der er sendt ud, synes Inger, at det er problematisk, at der bliver 5
målt på antal kommuner, der er i gang. Det er et dårligt politisk signal at sende ud, da en kommune ikke har en chance for at inkludere sårpatienter, hvis sygehussiden ikke vil være med. Derfor skal der fokuseres på, at det bliver synligt, at det handler om samlede tværsektorielle sår, således at det ikke bliver kommunen, der alene bliver hængt ud i forhold til røde tal. Der efterspørges statistik på de andre sår også. Her kan man dog ikke måle op på, hvor mange sår der burde være. MedCom og Dansk Telemedicin vil generere aktivitetsstatistik for de hyppigste diagnoser. Tallene er holdt op imod befolkningsantallet. Hertil bemærker Lisbeth, at fx diabetespatienter fordeler sig meget forskelligt i kommunerne. Dette bør også skrives ind som bemærkning til statistikkerne. Det er dog vanskeligt at fortælle nærmere om den reelle fordeling. 7. Evalueringsprocessen Dorthe præsenterer status på evalueringsprocessen og indholdet i Excel-ark, som efter mødet vil blive fremsendt til gruppen. Evalueringen skal indeholde flere elementer, herunder baselining, udbredelse, kompetenceløft, klinisk kvalitet, patientoplevet kvalitet og tekniske udviklingstiltag. Med i vurderingen vil man tage resultater fra eksterne kilder (fx Region Syddanmarks og Region Sjællands projekter). Projektmonitorering og statistikmateriale inddrages i evalueringen. Herudover skal der tages stilling til, hvilke supplerende ting, der skal tages med. Københavns Kommune er ved at planlægge patientmonitorering. Vi håber på at kunne indgå et samarbejde og vil gerne inddrage resultater fra Københavns Kommune. Dorthe giver en status på, hvor langt vi er med de enkelte elementer. Den 3. planlagte baselining planlægges udført i januar 2015, så vi ikke risikerer at være forsinkede i forhold til økonomiforhandlingerne. Dorthe forhører i styregruppen, om det kan blive senere. MedCom har aftalt møde med Bjarne Kohl for at se på, hvor mange af de 156 parametre i business casen, der kan genfindes i Pleje.net. I forhold til kompetenceløft kan det være svært at måle på. Man kan selvfølgelig måle på, hvor mange der har været på kursus. MedCom modtager meget gerne idéer og inspiration til, hvordan man kan supplere på dette punkt, men det er oplagt at supplere med kvalitative tiltag/evaluering. Reduktion i helingstid er også svær at måle på. Og selv om et sår er afsluttet i Pleje.net, er det ikke ensbetydende med, at såret er helet. Kim bemærker, at kvantitet ofte kun fylder ca. 7 % af outcome af et projekt, hvorimod kvalitet ofte øges også på områder, man slet ikke havde forestillet sig. Evt. kan spørges er der noget, vi gør bedre nu, end vi gjorde før? De uddelte og præsenterede oversigter sendes ud sammen med referatet. MedCom modtager meget gerne input og kommentarer til oversigterne. Evalueringsopgaven skal i udbud. 8. Eventuelt. Intet nyt omkring økonomien for drift af sårdatabasen ud fra det faktum, at der er sat midler af til fælles finansiering i perioden august 2015-2017, og hvor meget der er dækket af finansieringen (support m.m.). Dorthe udarbejder ny PID. Der er styregruppemøde 11/9. 6