1.1 Projektafslutningsrapport [Skriv projektets navn] [Skriv dato]
Indhold 1 STAMDATA...2 2 FORRETNINGENS FORMÅL MED PROJEKTET...2 3 AFGRÆNSNING...2 4 MÅL OG SUCCESKRITERIER...2 5 ØKONOMISKE HOVEDTAL OG FINANSIERING...2 6 GEVINSTER...3 7 TEKNISK LØSNING...4 8 LEVERANCER...5 9 TIDSPLAN...5 10 KVALITET...5 11 RISICI/HÆNDELSER...6 12 OVERDRAGELSE TIL DRIFT...6 13 PROJEKTEVALUERING...6 14 EVALUERING AF KUNDE-LEVERANDØRSAMARBEJDET...8 15 SAMMENHÆNG TIL SIDSTE STATUSRAPPORTERING...8 16 REVISIONSHISTORIK...8 17 BILAG...8 1
1 Stamdata Stamdata Projektnavn Journalnummer Projektleder Projektets primære formål Projektejer/styregruppeformand [Indsæt navn] [Indsæt nummer - valgfrit] [Indsæt navn] [Indsæt navn] [Indsæt navn] 2 Forretningens formål med projektet 2.1 Formålet med projektets løsning [Rids kort formålet med projektet for forretningen op, samt om projektet på overordnet plan har opnået det ønskede formål.] 2.2 Projektets bidrag til strategiske mål [Beskriv kort, hvordan projektet har bidraget til myndighedens strategiske mål, mission og vision.] 3 Afgrænsning - frivillig [Med henvisning til BC, beskriv kort, projektets faktuelle afgrænsninger ift. planlagte afgrænsninger, samt hvilken konsekvens afvigelserne har haft for projektet.] 4 Mål og succeskriterier [Beskriv de overordnede mål med projektet og i hvilket omfang målene er opnået.] Projektets mål Succeskriterier Opfyldelse (omfang) 1. 2. 5 Økonomiske hovedtal og finansiering [Angiv nøgletal for projektet og kommentér afvigelser i projektets økonomiske hovedtal (0- scenarie versus 1-scenarie). Du finder nøgletal i business casen. Beskriv hvordan projektet endeligt blev finansieret (ekskl. drift) fx STS, lovgivning, egen ramme, bevilling mv.] Nr. Nøgletal 1 Nettonutidsværdi: (forventet*) 2 Samlede projektudgifter: 3 Udgifter hvis ikke projektet gennemføres: 2
4 Udgifter, ekskl. projektudgifter, hvis projektet gennemføres: 5 Samlet bruttogevinst (= 3 4): 6 Samlede udgifter med projekt (= 4 + 2): 7 Samlet nettogevinst (= 5 2): * Hvis dele af gevinsten er realiseret, angives værdi i parentes efter det totale forventede beløb. Nr. Fase 1 Idefase 2 Analysefase 3 Anskaffelsesfase 3.1 Specificering 3.2 Udbud 4 Gennemførelsesfase 5 Realiseringsfase (realiseret) Fordeling af udgifter for projektet Interne udgifter Eksterne udgifter Andre Total (realiseret) 6 Gevinster 6.1 Status for gevinstrealisering [Beskriv med reference til BC: Hvordan seniorbrugeren har været inddraget undervejs i projektets planlægning af gevinster og gevinstrealisering. Om seniorbrugeren stadig forventer at kunne realisere projektets gevinster, jævnfør business casen. Om de hensigtsmæssige opmålinger er blevet planlagt. Hvem der er udpeget som gevinstejere og med hvilken begrundelse. Hvordan man har forholdt sig til de risici, der er med hensyn til at realisere en gevinst.] 6.2 Effektiviseringsgevinster [Beskriv i nedenstående tabel økonomiske gevinster fordelt på gevinstejer i forhold til baseline. Du finder oversigten over økonomiske gevinster i business casens] 3
Gevinst ID Økonomisk bruttogevinst fordelt på gevinstejere, risikojusteret værdi i mio. kr. (forventet*) 1 [Indsæt navn eller initialer på gevinstejer] 2 [Angiv total i mio.kr.] [Angiv total i mio.kr., samt realiseret delmængde] * Hvis dele af gevinsten er realiseret, angives værdi i parentes efter det totale forventede beløb. 6.3 Kvalitetsløftsgevinster 6.3.1 Ikke-økonomiske gevinster [Angiv liste over ikke-økonomiske gevinster fordelt på gevinstejer for projektet. Du finder oversigten over ikke-økonomiske gevinster i BC] Gevinst ID Gevinstejer Enhed Gevinst Gevinst (forventet*) 3 [Indsæt navn eller initialer på gevinstejer] [Angiv måleenhed] [Angiv gevinsten] [Angiv total, samt realiseret delmængde] 4 * Hvis dele af gevinsten er realiseret, angives værdi i parentes efter det totale forventede beløb. 6.3.2 Økonomiske gevinster for private og virksomheder [Beskriv i nedenstående tabel økonomiske gevinster for borgere og private virksomheder fordelt på gevinstejer i forhold til 0-punktet. Du finder oversigten over økonomiske gevinster i business casen.] Gevinst ID Økonomisk bruttogevinst fordelt på gevinstejere, risikojusteret værdi i mio. kr. (forventet*) 5 [Indsæt navn eller initialer på gevinstejer] 6 [Angiv total i mio.kr.] [Angiv total i mio.kr., samt realiseret delmængde] * Hvis dele af gevinsten er realiseret, angives værdi i parentes efter det totale forventede beløb). 7 Teknisk løsning - frivillig [[Beskriv kort den faktuelt implementerede løsning, samt eventuelle væsentlige afvigelser ift. skitseret løsning i BC.] 7.1 Test [Beskriv overordnet den faktuelt udførte test af projektets løsning.] 4
8 Leverancer er i særskilt bilag som driften overtager [Beskriv de leverede leverancer og om der endnu udestår leverancer. Leverancer er beskrevet i BC. Plan for udestående leverancer skal fremgå under handling.] 1. 2. 3. [Med reference til afsnit 8.2 i BC] Hovedleverance Overtagelseskriterier Status (leveret/udestående) Handling hvis udestående [Separat handlingsplan kan vedlægges] Ansvarlig [Indsæt navn eller initialer] 9 Tidsplan [Udfyld skema for så vidt angår tidsplan og afvigelser ift. oprindelig tidsplan. Der henvises til BC. Kommenter efterfølgende alle afvigelser enkeltvis.] Tidsplan Nr. Fase Startdato Slutdato Varighed (mdr.) 1 Idefase 2 Analysefase 3 Anskaffelsesfase 3.1 Specificering 3.2 Udbud 4 Gennemførelsesfase 5 Realiseringsfase Tidsplan (realiseret) Startdato Slutdato Varighed (mdr.) mdr. 10 Kvalitet - frivillig [Beskriv i tabellen, hvorvidt kvalitetskravene og de tilknyttede kvalitetsaktiviteter er blevet opfyldt i forhold til kvalitetsplanen. Der henvises til BC] Leverance/produkt [Angiv navn på leverance/produkt] Planlagt kvalitetskrav [Angiv kvalitetskrav] Realiseret kvalitet (herunder fejlstatus) Kommende planlagte kvalitetskontroller [Angiv dato for kontrol af kvalitet] Ansvar [Angiv navn eller initialer på ansvarlig for kvalitetskontrol] 5
11 Risici/hændelser [Udfyld nedenstående skema med udgangspunkt i BC, Risikoregister for de risici, der er indtrådt under projektet, og dermed har ændret status til hændelse.] RisikoID Risikohændelse Samlet konsekvens Risikopris Håndtering 12 Overdragelse til drift foreligger evt som selvstændigt projekt og derfor irrelevant [Giv en status for projektets overdragelse af leverancer til drift og forretning i henhold til overdragelsesaftaler og den gennemførte implementering. Der kan henvises til fx overdragelsesaftale som kan vedlægges som bilag. Såfremt der er kritiske/væsentlige fejl i de leverede leverancer skal dette tydeligt fremgå, ligesom det skal fremgå, at driften har accepteret overdragelsen under disse forhold.] 12.1 Risici i forhold til overdragelse til drift [Nævn aktuelle risici i forhold til overdragelse til drift. Dette skal ske med henblik på erfaringsopsamling og for at opdatere gevinstejere om projektets risikobillede, så risici kan håndteres optimalt i realiseringsfasen. Der henvises til BC] RisikoID Risikohændelse Samlet konsekvens Sandsynlighed Risikoværdi Håndtering 13 Projektevaluering 13.1 Erfarings- og læringspunkter generelt [Evaluer projektet. Beskriv hvad der har været afgørende for projektets mulighed for at indfri projektets mål og krav (både positivt og negativt). Til beskrivelsen kan tages udgangspunkt i følgende spørgsmål: Hvad var den positive læring fra projektet, hvad skal man gøre næste gang? Hvad gik galt? Hvordan undgår man gentagelser? Hvad kan andre projekter i staten lære af jeres projekt? Hvordan sikres det, at læringen gives videre? 6
13.2 Erfarings- og læringspunkter i forhold til organisering og interessentinddragelse [Beskriv erfaringerne med organisering og interessentinddragelse. Formuler i hovedpunkter, hvad der er lært, og hvad der kan henholdsvis gentages og gøres anderledes i næste projekt.] Gruppe/rolle Styregruppen Kommentarer Hvilke erfaringer er der gjort i forhold til styregruppens overordnede ledelse af projektet, og hvad er der lært i forhold til evt. nye projekter? Fx i forhold til: Styregruppens mulighed for / evne til at træffe de nødvendige beslutninger på de rigtige tidspunkter i projektet At bidrage til problemløsning, som eksempelvis har været forelagt i faseovergangsrapporterne. At varetage kommunikationen med de overordnede interessenter. Kunne styregruppen være klædt bedre på i forhold til deres arbejde med at varetage den overordnede ledelse? Kommunikerede styregruppen med de overordnede interessenter Styregruppeformand (projektejer) Sikrede styregruppeformanden, at projektet kontinuerligt var pengene værd? Var styregruppeformanden tilfreds med projektets fremdrift i hele forløbet? Var styregruppeformanden bekendt med evt. afvigelser og indforstået med korrigerende handlinger? Støttede styregruppeformanden projektet med afklaring og fokusering? Seniorbrugeren (gevinstejer) Specificerede seniorbrugeren slutbrugerens behov tilstrækkeligt, herunder rettidig bidrag til leverance krav til kvalitet, funktionalitet og brugervenlighed? Bidrog seniorbrugeren til at holde projektet fokuseret på en realistisk implementeringsplan? Gav seniorbrugeren god mulighed for at have relevante interessenter inde i projektet løbende? Seniorleverandøren Har seniorleverandøren stillet med de rette ressourcer? Var produkternes design og udvikling gennemførlige og realistiske? Projektleder Har projektlederen på tilfredsstillende vis stået for den daglige styring af projektet? Gennemførte projektlederen en tilfredsstillende ledelse for projektdeltagerne? Projektgruppen Var de nødvendige ressourcer (antal, kompetencer og roller) til stede i 7
gruppen? Var der en tilfredsstillende og klar ansvarsfordeling? Var de rette forudsætninger (tid, rum og opbakning) til stede for en god opgave udførelse? Interessenter Blev interessenterne inddraget tilstrækkeligt på en god måde? Blev der oplevet væsentlig modstand hos interessenterne omkring projektets gennemførsel og blev det i så fald håndteret tilfredsstillende? Var der en god plan for interessenterne og blev den overholdt? 14 Evaluering af kundeleverandørsamarbejdet - frivillig [Evaluer samarbejdet med leverandøren. Udled erfarings- og læringspunkter. Vedlæg to eksemplarer af slutevalueringsskemaet, udfyldt af hhv. projektleder (og projektgruppe) samt leverandøren.] 15 Sammenhæng til sidste statusrapportering - frivillig [Hvis der betydelige afvigelser mellem de oplysninger man har givet i denne rapport og i sidste statusrapportering. Skal disse afvigelser begrundes.] 16 Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 17 Bilag [Indsæt liste over evt. separate bilag, der vedlægges. Evalueringsskema udfyldt af hhv. projektleder og leverandør skal vedlægges. Tillige kan fx overdragelsesaftale eller uddrag af læringslog vedlægges.]. 8