Referat LSU-LAU (fællesadministrationen) Mødedato: 25. september 2014 Starttidspunkt: Kl. 9:30 Sluttidspunkt: Kl. 11:30 Dokumentnavn: Dagsorden LSU-LAU Sted: Vestree Engvej 51 C (mødelokale 3.210) Deltagere: Udviklingsdirektør Steffen Svendsen Studiechef Ambrosia Fladager Hansen HR- og kommunikationschef Carsten Vikkelsøe It-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (TR HK) Økonomimedarbejder Sanne Gamrath (TR HK) (næstformand) It-medarbejder Lone Petersen (AR for fællesadm. (- bygningsområdet) i Vejle og Odense) Teknisk servicemedarbejder Jens Peder Wojcik (AR for bygningsområdet i UCL) Teknisk servicemedarbejder Jørgen Markussen (TR 3F) Studieadministrativ medarbejder Dorte Brygger (TR HK) Afbud: Til stede: Sekretariatsbetjening: Teknisk chef Christian Jansson V. pkt. 2 Jesper Mogensen V. pkt. 3 og 4 Økonomichef Lars V. Lund Specialkonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) DAGSORDENSPUNKTER Indhold 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. Budgetopfølgning 1. kvartal 2014... 2 3. Budgetprincipper 2015... 3 4. Status på opfølgning på APV for Økonomi og Personale og HR og Kommunikation 3 5. Status studieadministrationen... 4 6. Retningslinjer for nedsættelse af ansættelsesudvalg... 4 7. Arbejdsmiljødrøftelse- og plan... 4 8. Korte Punkter... 5 1. Status for arbejdet med kompetenceudvikling 2. Den nye elev-struktur 3. Indberetning i Easy 4. Studieadministrationens arbejdsmiljøorganisering 5. Status over flytteproces 9. Eventuelt... 6
1. Godkendelse af dagsorden Ingen bemærkninger til dagsordenen og ingen punkter til eventuelt. Dagsorden godkendt. 2. Budgetopfølgningg 1. kvartal 2014 v. Jesper Mogensenn Med afsæt i bilag 2.1 fremlagde, økonomimedarbejder Jesper Mogensen budgetopfølgning for de centrale stabe for 1. halvår 2014. Der er siden udsendelse af dagsordenen sket justeringer i resultatet for 1. halvår 2014. Ændringen i resultatet kan ikke pt. angives helt præcist. For hele UCL er resultat for 1. halvår ca. 14. mio. kr. i overskud. Dette resultat er lidt dårligere end bud- for direktionen ses getteret. Der er uddannelserne i mellem store udsving i resultatet. Direktionen: For 1. halvår ses en positiv budgetafvigelse på kr. 202.545. I budgettet bl.a., at der fra omstillingspuljen på 2,5 mio. kr. kun er brugt 900.000 kr. Sekretariatet: Der ses en negativ budgetafvigelse på 128.168 kr. Afvigelsen skyldes lønomkostninger til digitaliseringskonsulent og udviklingsmedarbejder, som ikke er budgetteret samt en stor negativ afviprimært højere rente- gelse på kompetenceudvikling. Økonomi og Personale: Den positive budgetafvigelse på 1.434.990 kr., skyldes indtægter end budgetteret. Den negativ afvigelse ved personaleomkostningerne reduceres med 138.831, da der sælges timer til Musikkonservatoriet. Studieadministrationen: Der ses en negativ budgetafvigelse på 609.932 kr.. Afvigelse på personaleom- bogføres med det kostninger, skyldes primært, at opsagte medarbejderes løn for opsigelsesperioden samme. Fællesadministrationen: Der ses en negativ afvigelse på 151.847 kr. Elever: Der ses en negativ budgetafvigelse på 410.466. Det skyldes primært at udgifterne ikke er fordelt jævnt over året. Bygningsområdet: Der ses en negativ afvigelse på 2.982.975. Afvigelsen ses på driftsomkostningerne. Der skal ses på, hvorvidt det, der kan aktiveres mere end, der allerede er. Kantiner: Ingen bemærkninger. HR og Kommunikation: Der ses en positiv afvigelse på 390.801 kr. Det skyldes bl.a. manglende om- med ca. konteringer af nogle lønudgifter. I forbindelse med omkonteringer reducereres lønafvigelsen 225.000 kr. IT-afdelingen: Der ses en negativ afvigelse på 386.091. Afvigelsen skyldes primært driftsomkostninger- ne. Opmærksomhedspunkt punkt vedr. de fle este afdelinger meget lidt forbrug på kompete enceudvikling.
Der er nogle detailforhold i de forskellige enheder, som man skal være opmærksom på i det samlede billede, men der er ikke noget, der tyder på en kritisk situation eller manglede styring. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 3. Budgetprincipper 2015 v. Lars Lund Lars Lund orienterede om, at det fremtidige budget tager afsæt i 6 søjler; vicedirektørområderne, F&I, Tværgående Uddannelsesudvikling samt Fælles ledelse, administration og bygningsdrift. I budget for sidstnævnte er Erik Knudsen og Steffen Svendsen de budgetansvarlige. Formålet med de nye budgetprincipper er gevinstrealisering. Området for Fælles ledelse, administration og bygningsdrift tildeles en ramme, som der skal budgette- res indenfor. Stabscheferne fordeler herefter rammen mellem sig. Budgetteringen foretages i to faser. I fase ét tildeles midlerne og i fase to fordeles midlerne. Selvom en stor del af det samlede budget er lønomkostninger, giver de nye budgetprincipper mulighed for at fordele midlerne indenfor den enkelte søjle. Historisk set, er der stor forske i uddannelsernes ta- xameterniveau. Der er ingen strategiske beslutning ger fra direktionen, der vedrører afdelingerne under udvalget. Udvalget tog orienteringen til efterretning. 4. Status på opfølgning på APV for Økonomi og Personale og HR og Kommunikation v. Lars Lund og Carsten Vikkelsøe Lars Lund orienterede om at Økonomi og Personale har udvalgt de indsatsområder, som de har beslut- der er kommet tet sig for at arbejde med. Der har været holdt fællesmøde omkring de handlingsforslag, ud af det. Tre temaer er udvalgt. Der arbejdes videre med handlingsplaner. Carsten Vikkelsøe orienterede om, at opfølgning på APV for HR og Kommunikationn er et fast punkt på afdelingsmøderne. De fysiske ting er som udgangspunkt nemmere at løse end de psykiske ting. Det psykiske område har været behandlet via dialogmøder - opdelt efter Iglo-modellen (hvad kan orga- nisationen selv gøre, afdelingen og en selv). Vigtigheden af, at Økonomi og Personale arbejder videre med opfølgningen blev understreget. Status gives på næste møde. Udvalget tog herefter orienteringenn til efterretning.
5. Status studieadministrationen v. Ambrosia Fladager Hansen Ambrosia Fladager Hansen orienterede om, at der hen over foråret er sket en opgaveoverdragelse i foralle ved, hvilke opgaver bindelse med teamdannelse. Der er lavet en plan frem til 1. november 2014 - så de skal løse, hvem de er i team med, teamkoordinatorer, faglig ledere. Studieadministrationen er med i en række store digitaliseringsprojekter såsom NAV, digitale eksamepga stress. Der er pt. ner og Untis. Der har i studieadministrationen været flere medarbejdere, som har været syge ingen fuldtidssygemeldte. Der er stor opmærksomhed på såvel de syge som de raske medarbejdere. Der opleves en større arbejdsglæde blandt medarbejderne. Udvalget tog orienteringen til efterretning med den bemærkning, at udvalget løbende ønsker at blive orienteret om forholdene i studieadministrationen. 6. Retningslinjer for nedsættelse af ansættelsesudvalg Udvalget godkendte forslag til retningslinjer for nedsættelse af ansættelsesudvalg. Handlepunkter: Retningslinjer gøres tilgængelige på mit.ucl.dk på udvalgets site. 7. Arbejdsmiljødrøftelse- og plan Hovedarbejdsmiljøudvalget ønsker, at den lovpligtige arbejdsmiljødrøftelse og tilhørende arbejdsmiljø- Nedenstående skal følgelig drøftes i de lokale udvalg: plan fremadrettet skal være et resultat af lokale drøftelser vedrørende arbejdsmiljøarbejdet. 1: Arbejdsmiljøarbejdet i det lokale e udvalgs område i det forgangne år: - Sygefravær er behandlet. - Opfølgning på handleplan udarbejdet for henholdsvis Økonomi og Personale samt HR og Kommunika- tion. 2: Vigtigste indsatsområder for arb bejdsmiljøarbejdet i 2015: - APV Handleplan (fysiske og psykiske) - Sygefravær
-Trivsel (arbejdsbelastninger, arbejdspladsens sociale funktioner, de fysiske rammer til arbejdspladsens indretning) -Arbejde på tværs I et arbejdsmiljømæssigt perspektiv) - Campusbyggeri (Odense og Vejle) (herunder indretning af kontor) 3: Forslag til mål for arbejdsmiljøar rbejdet i 2015: Få belyst ovenstående temaer med henblik på at opnå de bedst mulige temaer. Lone Petersen, Sanne Gamrath og Steffen Svendsen arbejder med ovenstående punkter, som udfoldes til næste møde. 4: Det lokale udvalgs ønsker til sup pplerende uddannelse i 2015 der understøtter arbejdet med de nævnte indsatsområder: -Trivsel 5: Det lokale udvalgs ønsker til em mner der skal drøftes i HAU i 2015?: Den lokale årsplanlægning Den lokale årsplanlægning vedrørende arbejdsmiljøarbejdet skal fremadrettet afspejle: 1. Arbejdsmiljøplanens indsatsområder og mål Den gøres tilgængeligt på mit.ucl.dk og fremsendes til medlemmerne af de lokale arbejdsmiljøud- valg/sammenlagte udvalg årligt senest den 1. oktober 2. Ansvarsfordelingen i arbejdsmiljøorganisationen Inputs fra en drøftelse ved sidste års temadag for arbejdsmiljøorganisationen er blevet til et udkast til en oversigt over ansvarsfordelingen i arbejdsmiljøorganisationen. Den beskriver snitflader til aktøudvalgs årsplanlægning rer i og udenfor arbejdsmiljøorganisationen, og den bør anvendes i de lokale vedrørende arbejdsmiljøarbejdet samt i det daglige arbejde i arbejdsmiljøgrupperne. Handlepunkter: 8. Korte Punkter Udvalgets forslag til de enkelte punkter (se ovenfor) sendes til HAU. Lone Petersen, Sanne Gamrath og Steffen Svendsen laver oplæg til næste møde omkring indsatsområ- der og mål for arbejdsmiljøarbejdet 2015. 1. Status for arbejdet med kompet tenceudvikling for de centrale stabe (arbejdsgruppe Sanne Gamrath, Jørgen Markussen, Ambrosia Fladager Hansen og Carsten Vikkelsøe)
Fremdriften er indtil videre begrænset. Arbejdsgruppen kommer på næste møde med bud på rammesætning. 2. Den nye elev-struktur v. Carsten n Vikkelsøe Notatet opdeles i to; et værdibaseret notat samt et notat omkring de administrative ret- ningslinjer. 3. Indberetninger i Easy v. Christia an Jansson Taget til efterretning. 4. Studieadministrationens arbejds smiljøorganisering v. Ambrosia Fladager Hanse en Der skal vælges én AMR for hhv. Jylland og Fyn. 5. Status over flytteproces f Bygnings- og It-området blev rost for deres indsats i forbindelse med flytningen. Det har dog været lidt problematisk, at håndværkerne ikke har kunnet holde tidsplanen, og dermed ikke var færdige til august. Der blev gjort opmærksom på vigtigheden af, at der forud for flytningen i Odense sorteres og ryddes ud på de enkelte lokationer. Dette har været en ekstra byrde i forbindelse med flytningen i Vejle. Da UCL ikke har en reception, opleves forstyrrelser for de, der er mest synlige. Der ønskes en form for reception. Handlepunkter: Ovenstående sendes til Christian Jansson med anmodning om tilbagemelding. Tilbagemelding fra Christian Jansson: Jeg er meget enig i, at det kvalificerer flytteprocessen, at der er sorteret og opryddet i depoter og loka- jeg opslået en byg- ler, hvilket vi er startet på i Odense. For at imødegå de mange udfordringer, der følger med en så stor flytteproces, har ningskonstruktør stilling, som også vil indgå som koordinator og administrativ hjælp. Ansættelse er pr. 1. december eller snarest muligt. De håndværksmæssige justeringe er som følge af en kombination af nye ønsker og fejl, hvilket ikke er et ukendt parameter i en sådan proces. Der er entreret med arkitektfirma med henblik på at optimere de fysiske rammer, indretning og rumme- nes anvendelighed i forhold trivsel og funktionalitet. 9. Eventuelt Intet.
Næste møde er den 18. december, kl 9.30-11.30 i Sundhedshuset (Vestre Engvej, Vejle) Foreløbige punkter til næste møde: Budget 2015 Status studieadministrationen Status på opfølgning på APV i Økonomi og Personale Indsatsområder og mål med arbejdsmiljøarbejdet 2015 (oplæg fra arbejdsgruppe) Rammesætning for arbejdet med kompetenceudvikling for de centrale stabe (oplæg fra arbejds- gruppe) Nyt fra HAU Indberetninger i Easy (medarbejders arbejdsskader)