Beretning 2007
Indholdsfortegnelse: Det første år i et nyt fællesskab... 2-3 Det første år i e Et spirende fællesskab........... 4-5 BO-VEST et robust udgangspunkt....... 5-6 Vores visuelle profil.............. 8-9 Fra tanke til handling.......... 10-11 Boligsociale og fysiske......... 12-13 Nye samarbejder.............. 14-15 Økonomi......................... 16 Udgiver: BO-VEST Boligsamarbejdet på Vestegnen Malervangen 1 2600 Glostrup www.bo-vest.dk Beretning 1. årgang Juni 2007 Ansvarshavende redaktør Danny Andersen Oplag: 1.500 Produktion: Rosenberg Bogtryk Foto: Thomas Olsen m.fl. Den 15. juni 2006 blev der afholdt stiftende repræsentantskabsmøde mellem Albertslund Boligselskab (AB), Tranemosegård (TMG) og Vridsløselille Andelsboligforening (VA). Repræsentantskabet godkendte vedtægter og budget for det nye fælles administrationsselskab, som efter en navnekonkurrence kom til at hedde BO-VEST, Boligsamarbejdet på Vestegnen. BO-VEST trådte formelt set i kraft den 1. januar 2007. Bestyrelse på plads Til formandsposten opstillede Vinie Hansen og Dorthe Larsen. Repræsentantskabet valgte Vinie Hansen, og bestyrelsen konstituerede senere Dorthe Larsen som 1. næstformand og Karl Neumann som 2. næstformand. Forud var gået et års forberedelser i den nedsatte styregruppe med møder, undersøgelser og debat i beboerdemokratiet. Fra alle tre boligorganisationer var der fra første færd åbenhed om boligsamarbejdet både fra medarbejderes, boligtillidsfolks og beboeres side. Vi troede på, der kunne skabes opbakning til projektet gennem fornuftig argumentation og dialog. I maj måned blev sammenlægningen godkendt på øverste myndighed i de tre boligorganisationer. I AB og TMG med et enstemmigt flertal, mens der på generalforsamlingen i VA var en del modstand. Efterfølgende klagede to beboere i VA over beslutningen til Albertslund Kommune. Begge klager blev dog senere afvist som grundløse. Fælles værdier Målet med boligsamarbejdet er at opnå større effektivitet, kvalitet og fleksibilitet samt større robusthed og slagkraft. Samtidig er det også vigtigt, at vi er bevidste om, at der er nogle fælles værdier i de tre selvstændige boligorganisationer, som vi ikke må sætte over styr i det nye store samarbejde. Det handler om de nære interesser og lokale beboerdemokratier. Det har vi forsøgt at understrege i BO- VEST s nye logo. Logoet består af en vårgrøn elipse, som betyder sammenslutning og helhed, mens den grønne farve signalerer vækst, noget nyt ungt og frisk. Inden i elipsen er et hus, som både kan ses som en bolig og en pil, der peger fremad og viser vej. 2
t nyt fællesskab Inde i huset er en syv-bladet blomst, som fra centrum rækker ud til andre - det kan være afdelinger, samarbejdspartnere osv. Der er også en bevægelse udefra og ind mod centrum, som symboliserer demokrati, hvor den enkelte har indflydelse og medbestemmelse. Vi flyttede sammen I november flyttede de tre organisationer sammen i nye lokaler i Malervangen 1 i Glostrup. Kort tid efter inviterede vi alle boligtillidsfolk på besøg for at lære det nye administrations-hus at kende. Indflytningen og den efterfølgende indretning er forløbet efter planen, og vi synes, de nye faciliteter er en god ramme for både medarbejdere og beboerdemokrati. Vi vil gerne benytte disse linier til at takke alle, som har gjort en indsats og medvirket til, at boligsamarbejdet på Vestegnen er blevet en realitet. Vi ser frem til et fortsat godt samarbejde. Bestyrelsen i BO-VEST Maj 2007 Fakta om sammenlægningen: Forår/sommer 2005- Direktørerne og organisationsbestyrelserne diskuterer mulighederne for en sammenlægning efter flere års praktisk samarbejde. Maj 2005 VA s generalforsamling vedtager VA s Målsætningsprogram 2005 2010, hvori VA bl.a. ønsker at stræbe efter administrativt samarbejde/ sammenlægning med andre boligorganisationer. December 2005 AB s repræsentantskab giver grønt lys til at fortsætte det mere konkrete arbejde med, hvordan man kan føre tankerne ud i livet. Februar 2006 Valg af direktør i det eventuelle samarbejde falder på plads. Valget blev Danny Andersen fra TMG. April 2006 Budgettet for samarbejdet bliver godkendt på ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Maj 2006 Repræsentantskaberne i AB og TMG samt generalforsamlingen i VA stemmer ja til sammenlægning af de tre administrationer. Bestyrelsen og direktør i BO-VEST er, fra venstre: Danny Andersen, Adm. direktør Henrik Pedersen, observatør for ejd. funktionærerne Allan Nielsen, TMG Lars Bremer, AB Formand Vinie Hansen, VA Bodil Burgdorf, medarbejderrepræsentant Henning Bjerre, VA Næstformand Dorthe Larsen, TMG Næstformand Karl Neumann, AB Juli 2006 Den nye bestyrelse for administrationsselskabet konstitueres, og der bliver valgt et navn: BO-VEST, Boligsamarbejdet på Vestegnen. November 2006 Administrationerne flytter sammen på Malervangen 1 i Glostrup. Januar 2007 BO-VEST, Boligsamarbejdet på Vestegnen går i luften 3
Et spirende fællesskab Lige fra de første indledende samtaler om opbygningen af en ny fælles administration har der på ledelsesplan i alle tre boligorganisationer været en klar opfattelse af, at der skulle skabes en stærk følelse af fællesskab, hvis BO-VEST skulle blive en succes, selvom vi grundlæggende også vil bevare vores individuelle særpræg som tre selvstændige boligorganisationer. Udgangspunktet var godt. VA, AB og Tranemosegård har i årtier engageret sig aktivt som nogle af beboerdemokratiets ihærdigste fortalere inden for Boligselskabernes Landsforening og sat fingeraftryk på især aktiviteterne i vores egen Kreds 9. Vi havde allerede kendskab til hinanden og havde mange konkrete erfaringer i samarbejde på både praktisk og boligpolitisk plan. Men én ting er, at administrative og beboervalgte ledere og ildsjæle havde et godt forhold til hinanden. En helt anden ting er, hvordan tanken om det nye administrative fællesskab ville blive opfattet i det næste lag i beboerdemokratiet i afdelingsbestyrelserne og beboernævnene (som de kaldes i VA). Netop de organer, hvor der konkret skal tages stilling til de helt jordnære hverdagsspørgsmål i direkte kontakt med de enkelte beboere. Her var vi fra starten af processen klar over, at intet skulle tages for givet. Alle - eller flest muligt skulle vindes for den fælles sag. Som beboerdemokrater så vi kun en farbar vej. Alle medlemmer af organisationsbestyrelser, repræsentantskaber, afdelingsbestyrelser og beboernævn skulle løbende have en mulighed for at følge med og kunne give deres synspunkter til kende under hele processen. For at løfte denne opgave fastlagde vi en kommunikationsstrategi, så både ansatte og beboerdemokraterne løbende blev skriftligt og mundtligt ført ajour med forslag og beslutninger. I den forbindelse fik den sociale og personlige kontakt også en meget høj prioritet. Den kendsgerning, at en del enkeltpersoner i forvejen kendte hinanden gennem den fælles indsats i Kreds 9, har formodentlig lettet den del af opgaven. Alle var ikke fremmede over for hinanden. Fælles traditioner For at følge op på BL-vinklen blev alle deltagere i Kreds 9 s weekendkonference i 2006 rystet sammen ved et socialt samvær under konferencen på LO-skolen. Arrangementet var en ubetinget succes og blev fulgt lige så succesfuldt op ved kredsweekenden i marts i 2007, så noget tyder på, at en ny fælles tradition har set dagens lys. For at give alle repræsentanter reel mulighed for at vide, hvad vi taler om, og hvad vores baggrunde er, gennemførtes i efteråret 4
gennemføres i Boligselskabernes Landsforenings regi. Det er ligeledes tanken, at der også fremover hvert andet år (ulige år) gennemføres en fælles konference for alle boligtillidsfolk i BO-VEST, mens det er op til de enkelte boligorganisationer efter behov og ønsker at gennemføre egne konferencer på lige år. busture rundt til de enkelte boligafdelinger i VA, AB og Tranemosegård, hvor repræsentanter fra administrationerne og boligafdelingerne gav en kort orientering om hver bebyggelse. Deltagerantallet i turene var ikke overvældende på grund af omfattende mødeaktivitet i den periode, men deltagerne fik gode og positive oplevelser, samtidig med at de fik sat billeder på bebyggelser, de før kun kendte af navn. På samme måde gennemføres en boligpolitisk konference for alle boligtillidsfolk i BO-VEST lørdag den 22. september 2007 i Tisvildeleje, hvor emnet er Beboerdemokratiet i fremtiden udvikling eller afvikling med oplæg af Lotte Jensen, Københavns Universitet. Der vil i løbet af dagen være gruppearbejde samt debat i plenum med udgangspunkt i Lotte Jensens oplæg. Med de gennemførte og planlagte aktiviteter har vi lagt grunden til et spirende fællesskab, som ser ud til at ville vokse sig stærkt. Til styrkelse af fællesskabet har vi som BO-VEST også iværksat fælles introduktionskursus den 14. juni for nye medlemmer af afdelingsbestyrelser og beboernævn på Malervangen 1. Kurset vil give medlemmerne en grundlæggende viden om afdelingsbestyrelserne og beboerbeboernævnenes rettigheder og pligter samt samarbejdsrelationer. Det kan give nye medlemmer både indsigt i egne forhold samt viden og erfaring fra virkeligheden i de to andre boligorganisationer. For at sikre, at flest mulige tillidsfolk kan deltage, er konferencen tilrettelagt, så overnatning kan fravælges. For at udnytte vores fælles styrke og erfaringer, foreslår bestyrelsen, at der på repræsentantskabsmødet 2007 nedsættes et fælles kursusudvalg. Her er det tanken efter en behovsvurdering - at udvikle og tilbyde kurser, der er relevante for vores egne boligtillidsfolk uden, at det er tænkt som en konkurrence til kurser, der Den daglige ledelse, som er ledergruppen, udgøres fra venstre af: byggechef Jesper Rasmussen, økonomidirektør Teit Svanholm, kommunikations- og udviklingschef Annesophie Hansen, administrerende direktør Danny Andersen, samt tekniskchef Jackie Johansen. 5
Et robust udgangspunkt Beboerdemokraterne i AB, VA og TMG har fastlagt målet en robust organisation, der leverer kvalitetsløsninger, og som samtidig arbejder fleksibelt, effektivt og slagkraftigt. Det er nu bestyrelsen og direktionens opgave at udstikke retningen og skabe en effektiv, attraktiv og konkurrencedygtig organisation til gavn for beboere og ansatte. Entydig og flad organisation Allerede i foråret 2006 udpegede styregruppen for sammenlægningen direktionen, som udgøres af administrerende direktør Danny Andersen og økonomidirektør Teit Svanholm. Styregruppen og direktionen fastlagde umiddelbart herefter organisationen for BO-VEST, således at organisationsstrukturen var en del af beslutningsoplægget til de tre organisationers øverste myndighed. Der blev lagt vægt på, at organisationen skulle være flad, beslutningsvejene skulle være tydelige, og opdelingen af ansvarsområder skulle være klar. Direktionen afholdt ansættelsessamtaler med alle ledere i de tre organisationer og besatte lederog chefstillingerne i den nye organisation ud fra overvejelser over faglige kvalifikationer, ledelsesmæssige kompetencer og personlige egenskaber. De enkelte afdelinger blev ligeledes sammensat på baggrund af de eksisterende medarbejderressourcer. Farvel til nogle - goddag til andre Fra de første spæde ideer tog form, har der været et ønske om at strukturere og effektivisere organisationen, men udmeldingen har også været, at ingen medarbejdere skulle miste deres stilling i forbindelse med sammenlægningen. Når en stilling bliver ledig ved naturlig afgang, vurderer vi, om stillingen skal genbesættes, omlægges eller måske helt nedlægges. Nogle ledere har valgt at søge nye udfordringer i forbindelse med sammenlægningen. Nogle benyttede sammenlægningen som anledning til at sadle om og prøve kræfter andre steder. Enkelte sagde op som direkte konsekvens af, at vi ikke kunne tilbyde dem det job i den nye organisation, som de gerne ville have. I hovedparten af lederstillingerne var der i de tre organisationer indtil flere, der sad i de respektive stillinger og i den nye organisation var der kun én af hver stilling. Ikke alle mellemledere kunne tilbydes lederstillinger i BO-VEST, men alle blev tilbudt fortsat ansættelse på uændrede vilkår. At nogle medarbejdere således har forladt os, er naturligvis kedeligt. På den anden side indebærer et farvel til nogle jo også et goddag til nye kræfter med nye vinkler og ideer til organisationen. Der er dog ingen tvivl om, at såvel nye som gamle medarbejdere er vigtige ressourcer i en forandringsfase. Chefgruppen, som er afdelingslederne og ledergruppen, fra venstre: tekniskchef Jackie Johansen driftsområdechef Jan Nielsen, økonomichef Dorthe Toft Hannani, byggechef Jesper Rasmussen, sekretariatschef Cathrine Abrahamsson, driftsområdechef Leif Hennings, økonomidirektør Teit Svanholm, udlejningschef Lene Rixen, driftschef Gert W. Pedersen administrerende direktør Danny Andersen, samt kommunikations- og udviklingschef Annesophie Hansen.
En bred organisation Organisationen administrerer mere end 10.000 lejemål og med dén størrelse, er der grundlag for at prioritere de mere specialiserede funktioner. Beboerne efterspørger i højere og højere grad individuelle løsninger, der kræver ekspertise indenfor eksempelvis råderet og de mulige finansieringsmodeller. Derfor har vi etableret et egentligt driftscenter til at varetage de opgaver. Det samme gør sig gældende i forhold til de store renoveringsprojekter, som præger mange af vores bebyggelser. Her har vi etableret en afdeling for byggeadministration, som administrerer de store helhedsplaner med boligrenovering i samarbejde med Landsbyggefonden og kommuner. Samlet har vi i øjeblikket byggesags-administration i 12 afdelinger for 2.700 milliarder kroner. Afdelingen for udvikling og kommunikation arbejder indenfor kommunikation og det boligsociale område. Her har vi blandt andet en række store boligsociale helhedsplaner med Landsbyggefondsstøtte i Brøndby, Albertslund og Greve med budgetter på 30 millioner kroner. I opbygningen af BO-VEST er der også lagt stor vægt på at få den formelle organisation til at fungere. Virksomhedsnævn, udvalg og andre fora, der sikrer dialogen mellem ledelse og medarbejdere er etableret. Generelt er dialogen med de fælles tillidsfolk god og konstruktiv, hvilket blandt andet afspejles i, at der er opnået enighed om den første overenskomst mellem HK og BO-VEST. Vejene frem Vi har det sidste år således lagt de første sten i fundamentet for BO-VEST. Energien, som præger organisationen netop nu, skal anvendes til at finde de bedste løsninger også i det videre arbejde. På kort sigt forventer vi, at resten af 2007 vil bære præg af, at organisationen er under opbygning og etablering. Men vi skal også udvikle et koncept for den beboerservice, vi tilbyder til beboerne. Hvad skal basisadministrationen indeholde, og hvilke yderligere ydelser skal vi tilbyde som tilkøb? På lidt længere sigt har vi en målsætning om at invitere nye boligorganisationer ind i samarbejdet for at styrke effektiviteten og det forretningsmæssige grundlag yderligere. Her vil vi så småt begynde at se på, hvilke samarbejdspartnere, der vil kunne inddrages i samarbejdet i fremtiden. 7
Vores visuelle profil Vi lagde ud med et nyt og anderledes navn sidste sommer, som kort efter blev fulgt af et frisk og fremadrettet logo. I år har vi taget fat på en ny hjemmeside, og snart kommer et intranet. På kort tid har vi etableret mange synlige signaler om, hvem BO-VEST er - en organisation med nye ideer, der tænker fremadrettet og har mod på forandring. Et logo bliver til Logoet blev til i løbet af efteråret 2006, hvor vi nedsatte en arbejdsgruppe bestående af en god blanding af beboerdemokrater og administrativt ansatte. Vi skulle hver især lave en collage, der i billeder fortalte, hvad BO-VEST står for. Der var enighed om, at BO-VEST skal være en god og robust arbejdsplads, at service over for beboerne er højt prioriteret, og at der skal være plads til mangfoldighed. Desuden skal vi være en professionel og fremtidsorienteret organisation. Det startede med et navn Ønsket om forandring var allerede tilstede, da der blev fundet et nyt fælles navn. Kort efter at beslutningen om sammenlægningen var taget, udskrev bestyrelsen i BO-VEST en navnekonkurrence for at finde det rigtige navn. Der blev nedsat et udvalg bestående af medlemmer fra andelsselskabets repræsentantskab og bestyrelse. Udvalget modtog i alt 339 forslag fra beboere og ansatte og henover sommeren arbejdede udvalget på at finde det rigtige navn.valget faldt på BO-VEST, der kort og præcist fortæller, hvad det drejer sig om: Boligsamarbejde på Vestegnen. Dynamik, åbenhed og bevægelse Det samme gælder for vores nye logo, som efter en længere kreativ proces i efteråret 2006 blev enstemmigt godkendt af bestyrelsen. Logoet tager udgangspunkt i en ellipse. Ellipsen er i familie med cirklen, som betyder sammenslutning, men i modsætning til cirklen er den dynamisk. Inde i ellipsen er der et hus, der har en dobbeltbetydning, og kan ses som en pil, der peger op og frem. Den 7-bladet blomst inde i huset skal symbolisere at række ud til andre. Der er også en bevægelse udefra og ind mod centrum, som symboliserer demokrati. Farverne til logoet er vårgrøn, blå og blågrå. Den grønne betyder vækst, noget nyt, friskt og ungt. Den blå symboliserer, at vi er åbne og klar, mens den blågrå signalerer autoritet og sikkerhed. Logoet danner rammen for en hel designlinie, hvor farverne nu indgår i al den kommunikation, der kommer fra administrationen, ligesom der kun anvendes én skrifttype. I noget kommunikation bruger vi stadig logo og brevpapir fra Tranemosegård, Albertslund Boligselskab og Vridsløselille Andelsboligforening. Ny hjemmeside i luften: www.bo-vest.dk I efteråret startede arbejdet med en ny og fælles hjemmeside for de tre organisationer. Her kørte også en kreativ proces om, hvordan vi skulle opbygge vores hjemmeside, så den er så brugervenlig som mulig. Vi lavede bl.a. en øvelse, som handlede om at få gjort vores målgrupper mere simple, således at én person symboliserede hele målgruppen. Det betød, at vi kom til at stifte bekendtskab med den ældre Karl Åge, som havde boet hele sit voksne liv i Albertslund, den enlige mor Mona, som søgte bolig, samt kvinden, Vibeke, som ledte efter job. Det var en sjov leg, som gav nogle gode diskussioner omkring vores målgrupper og deres brug af internettet. Efter den kreative proces startede udviklingen af hjemmesiden, som faldt på plads i starten af det nye år. Det vil sige, at hovedmenupunkter og råskitsen var klar, men at vi nu selv skulle til at fylde indhold på siden. 8
Kriterier for det nye navn: det skal være mundret - let at sige i telefonen det skal sige noget om det lokale tilhørsforhold til Vestegnen det skal fremgå, at det har noget med bolig at gøre det skal være markant - noget man lægger mærke til Det har været en mere langsommelig proces, end vi først havde regnet med. Det blev tydeligt, at vi er tre forskellige kulturer, der er flyttet sammen. De tre organisationer havde på en lang række områder forskellige arbejdsgange, som skulle ensrettes, før vi kunne få en klar melding på eksempelvis fraflytning til brug på hjemmesiden. Det har derfor været en udfordring at få lagt informationerne ind på hjemmesiden, men nu er den heldigvis klar i en basisudgave, som vi vil udvikle videre på, som udviklingen af BO-VEST skrider frem. Klik ind på www.bo-vest.dk for at se resultatet. En fremtidig udfordring Næste skud på stammen bliver at få udviklet et Intranet, som skal bruges som et videndelingsværktøj mellem drift og administration. Det er et værktøj, vi i høj grad mangler i vores hverdag. Det er tanken at etablere en workshop, som skal danne rammen om, hvad vi skal have med. Det er vigtigt, at alle interessenter bliver hørt, for at intranettet kommer til at fungere optimalt. Fest og farver Ikke nok med, at vi visuelt har markeret os på nogle meget synlige områder med et nyt navn, logo og hjemmeside, så åbnede vi også dørene af to omgange for at vise vores nye domicil for ansatte, beboerdemokrater og samarbejdspartnere. Første gang var i november 2006 og anden gang i februar 2007. Begge arrangementer var succesfulde med mange besøgende og god stemning. 9
Fra tanke til handling Når 3 administrationer bliver til 1 I november 2006 flyttede medarbejderne sammen i huset på Malervangen 1. De første uger var præget af praktiske udfordringer med flyttekasser, omlægning af post samt etablering af mail- og telefonsystemer etc. De fleste praktiske problemer blev efterhånden løst. Et husudvalg blev nedsat til at styre huset, edb-systemerne kom op at køre, postvæsenet fandt frem til adressen - og telefonsystemet, ja det slås vi desværre stadig med. Problemerne med telefonsystemet betyder, at beboerne i perioder har vanskeligt ved at komme i kontakt med administrationen. Vi arbejder intensivt på at få rettet fejlene. Åbningstid Efter nogle måneder i BO-VEST blev åbningstiden for beboerhenvendelser ændret til mandag til fredag fra kl. 11.00 til 14.00. Torsdag dog til kl. 17. Ændringen betød, at vi kunne afsætte flere ressourcer til den sagsbehandling, der knytter sig til beboernes henvendelser. Gennem hele flytteprocessen har den vigtigste målsætning været at bevare servicen overfor de eksisterende og potentielle beboere samt samarbejdspartnere. Samtidig har ambitionen naturligvis været hurtigst muligt at få alle de praktiske ting på plads, så dagligdagen kom til at fungere. Professionelle rammer Da vi først kom på plads blev det tydeligt, at BO-VEST har til huse i et særdeles velfungerende domicil. De lyse og rummelige lokaler er en professionel ramme om medarbejderes daglige arbejde og beboerdemokratiets mødeaktivitet. Da vi arbejder på tværs af kommunegrænser og har boliger beliggende i 4 kommuner, er Malervangen desuden relativt central og tilgængelig. Men det er ikke kun de fysiske rammer for fællesskabet, der tegner lovende for fremtiden. BO-VEST kultur på vej Fra første færd har det ny fællesskab mellem medarbejderne i BO-VEST været præget af store forventninger både til de nye kolleger, og til de resultater vi sammen skal skabe. Vi er endnu i opstartsfasen, men vi forventer, at når IT-systemerne er fuldt integreret vil medarbejderne opleve, at de nu har kolleger at drøfte og løfte sagerne med. Bedre muligheder for afvekslende arbejdsopgaver, faglig videreudvikling og ikke mindst intern jobrotation betyder, at vi forventer at fastholde vores dygtige medarbejdere. Samtidig er der ikke tvivl om, at det nye samarbejde forbedrer vores evne til at tiltrække dygtige og engagerede medarbejdere. Mange ansøgere fortæller, at det er attraktivt at være med fra start og præge en helt ny organisation med mange kollegaer og gode faciliteter. En væsentlig udfordring for medarbejderne har været og er stadig at finde sammen i nye fællesskaber og lære hinanden at kende på tværs af de gamle organisationer. De nye fællesskaber dannes naturligvis først og fremmest i det daglige arbejde og i det professionelle samspil om opgaveløsningen. Derfor afholdt vi allerede inden indflytningen forskellige workshops, fokusgrupper og kick-off møder, mens der efter indflytningen har været fokus på at sikre kontinuitet i afdelings- og personalemøder. Hver af de tre organisationer har bragt forskellige forretningsgange og handlemåder med ind i BO-VEST. I det faglige møde har det været en udfordring både for organisationen som helhed og for den enkelte medarbejder at få nye ledere og kolleger, der måske oven i købet løser opgaverne anderledes, end man har været vant til. 10
Bedste løsninger Beboerdemokratiet har tilsvarende oplevet, at de ikke blot er blevet mødt af nye ansigter, men også at sagerne i nogle tilfælde er blevet løst anderledes, end man havde forventet. Det er naturligvis ikke hensigtsmæssigt, at man gør tingene på én måde et sted i organisationen og på en anden måde et andet sted. Vi arbejder derfor på i alle administrative afdelinger og i alle sammenhænge at identificere de bedste af de eksisterende handlemåder og forretningsgange. Det er nemlig de bedste løsninger, der skal gøres til de fælles. Udover det faglige fællesskab er det mindst lige så vigtigt, at medarbejderne mødes og lærer hinanden at kende som mennesker. For at fremme denne udveksling afholdt vi en række fredagsbarer for de administrativt ansatte, inden vi flyttede sammen. Efter indflytningen er fokus fortsat på de sociale arrangementer, så medarbejderne får tid og rum til at lære hinanden at kende. Der planlægges en medarbejderdag for alle medarbejdere i BO-VEST i efteråret. Personalet har dannet en fælles personaleforening og en kunstforening, der allerede har afholdt de første ferniseringer og udstillinger på Malervangen 1. Arrangementerne har været velbesøgte og har båret præg af medarbejdernes lyst til at blive rystet sammen og opbygge en fælles BO-VEST kultur. At skabe en fælles kultur sker ikke fra den ene dag til den anden. Processen tager naturligvis tid og skal støttes af initiativer, der bidrager til at skabe BO-VEST kulturen. Vi er i gang med at formulere en fælles vision, som skal vise retningen for boligsamarbejdet og de målsætninger, som blev formuleret i beslutningsfasen. Bestyrelsen har desuden besluttet et oplæg til ledelsesstrategi, som indebærer, at direktionen i 2007 udarbejder en plan for, hvordan målene kan realiseres og udmøntes i konkrete resultater. 5 grundlæggende værdier Bestyrelsen har formuleret 5 grundlæggende værdier, som skal præge arbejdet i BO-VEST: Robusthed Kvalitet Fleksibilitet Effektivitet Vi skal være robuste og kunne håndtere det uventede. Vi skal udvikle og kvalitetssikre vores tilbud og løsninger. Vi skal give afdelinger og beboerne valgmuligheder og fleksible løsninger. Vi skal arbejde struktureret og effektivt. Slagkraft Vi skal bruge vores gennemslagkraft i det kommunale samarbejde, i forhandlinger med eksterne parter og i den boligpolitiske debat. 11
Boligsociale og fysiske forbedringer 12 Femten afdelinger er i spil, når der skal udarbejdes fysiske og boligsociale helhedsplaner til at rette op på byggetekniske problemer og samtidig give afdelingerne et boligsocialt løft. 2,7 milliarder kroner er afsat til fysiske helhedsplaner og ca. 35 millioner til boligsociale helhedsplaner. Udgangspunktet for de to opgaver er utrolig forskellige, men alligevel ens. De fysiske helhedsplaner handler om renovering af bygningerne, mens de boligsociale helhedsplaner handler om mennesker. For begge områder er der et sammenfald mellem de målsætninger, de forskellige helhedsplaner søger at fremme nemlig at løfte boligerne og hele områder for at afdelingerne igen fremstår som attraktive og moderne. Fornyelse en udfordring Alle boligafdelinger har behov for løbende vedligeholdelse. I nogle tilfælde er behovet større og omfatter afhjælpning af byggeskader og andre opretningsarbejder. For at sikre en rimelig huslejeudvikling kan disse opgaver ofte kun løses med økonomisk støtte fra Landsbyggefonden. En forudsætning for at opnå støtte er imidlertid, at der udarbejdes en helhedsplan for afdelingen, der sikrer, at afdelingen ikke kun byggeteknisk og økonomisk, men også boligsocialt har gode fremtidsudsigter. Det kan f.eks. være ved at lave lejlighedssammenlægninger, der giver et mere afbalanceret udbud af boligtyper, så der også er boligtilbud til f.eks. børnefamilier. For at udvikle helhedsplaner skal der foretages omfattende analyser af de økonomiske, boligsociale og byggetekniske forhold i boligafdelingen. De tekniske analyser omfatter tilstandsvurderinger af alle væsentlige bygningsdele, oplæg til samlet renoveringsforslag samt særlige analyser af energi- og miljøforhold. Det er komplekse sager og tager ikke mindst tid. I flere tilfælde er helhedsplaner planlagt som led i en samlet områdefornyelse. Det kræver derfor et tæt samarbejde med kommunen, Landsbyggefonden og beboerdemokratiet samt et stort engagement fra alles side for at følge projekterne til dørs. Desuden stiller det også en stor udfordring for administrationen, da det også her kræver et tæt samspil mellem de forskellige afdelinger. Samlet indsats giver resultater Et godt eksempel hvor den samlede indsats er lykkedes, er i Albertslund Syd i projektet kaldet Masterplan Syd. Her arbejder kommune, boligorganisationer, afdelinger, administration og Landsbyggefonden sammen om helhedsplaner i 6 afdelinger fordelt på etage-, række- og gårdhuse. Området dækker 2.200 boliger med i alt 5.700 mennesker, og første spadestik til første etape af renoveringen blev taget i april. Renoveringen vil løbe frem til 2012. Masterplan Syd er dog kun et eksempel på de mange projekter BO-VEST administrerer. Vi administrerer fysiske helhedsplaner i 12 afdelinger med en samlet investering på mere end 2,7 milliarder kro-
Afdelinger med helhedsplaner under planlægning eller gennemførelse: TMG Afd. 13, Silergården Afd. 15, Gurrelund - Bjerrelund ner. Hertil kommer flere afdelinger, hvor der er fremsendt indledende oplæg til ansøgninger om støtte. Boligsociale helhedsplaner På det boligsociale område har Landsbyggefonden givet foreløbig tilsagn til boligsociale helhedsplaner i Brøndby Strand og flere steder i Albertslund og Greve. De boligsociale helhedsplaner indeholder en række projekter, der vedrører børn og unge, hvor opsøgende medarbejdere bl.a. vil knytte børn og unge til eksisterende fritidstilbud. Der er også tiltag til at hjælpe beboere i beskæftigelse, kulturprojekter og imagepleje. I forbindelse med helhedsplanerne oprettes en række nye stillinger, så der kommer flere aktiviteter og liv i afdelingerne. Byudvalgsprojekterne vil i vidt omfang blive integreret i den struktur, der bygges op omkring helhedsplanerne. Helhedsplanerne er udarbejdet af BO-VEST s administration, byudvalgsmedarbejdere, driften og de respektive kommuner i samarbejde med eksterne rådgivere. Landsbyggefonden har stillet krav om lokal medfinansiering af planerne, og det har været nødvendigt at afveje forskellige muligheder. I den forbindelse har der fundet en forhandling sted mellem de involverede parter, herunder kommunerne. Med andre ord illustrerer helhedsplaner igen et samarbejde på kryds og tværs for at finde de rigtige løsninger. Styringen af helhedsplanerne og disse projekter lægger op til et konstruktivt samarbejde mellem alle involverede parter. Desuden er der lagt op til, at andre boligafdelinger med tiden kan tilslutte sig samarbejdet. Helhedsplaner i fremtiden Det er aftalt med de involverede parter, at BO-VEST administrerer helhedsplanerne, når de er sat i drift. Fremover vil BO-VEST udarbejde denne type af projekter med kun begrænset eller slet ingen bistand fra eksterne rådgivere. Administrationen af helhedsplanerne omfatter både ansættelsesforhold, regnskabsførelse og faglig udvikling af projekterne. Administrationen, koordineringen og udviklingen af de boligsociale helhedsplaner vil stille betydelige krav til Udviklingsafdelingen, og vil også inddrage økonomi og drift. Med linket til de fysiske helhedsplaner vil der også være et samarbejde med byggefunktionen og dennes samarbejdspartnere. Arbejdet med helhedsplanerne vil derfor være med til at udvikle nye, væsentlige kompetencer i BO-VEST. AB Solhusene Nord Syd Etagehusene VA Blokland 4 Syd 4 Nord 4 Række Kanalens Kvarter Bæk- Fosgården Askerød Gadekæret 13
Begyndende dri Etableringen af det administrative fællesskab i BO-VEST medfører naturligvis også en tættere dialog mellem boligafdelingerne. En dialog der allerede har givet anledning til en række nye fordelagtige samarbejdsrelationer. Det første driftssamarbejde blev en realitet i Albertslund Nord efter mange års godt samarbejde i forbindelse med byudvalgsarbejderne. Ejendomslederen for AB s afdeling søgte og fik et nyt arbejde, og administrationen tog derfor kontakt til beboerdemokratierne i AB Nord og VA afd. 8 Bæk og Fosgården og præsenterede ideen om at indlede et formelt driftssamarbejde på tværs af de to tvillingeafdelinger. Nævn og afdelingsbestyrelse så store fordele i samarbejdet, og en egentlig driftssamarbejdsaftale trådte derfor i kraft 1. maj 2007. Aftalen indebærer fælles afdelingsledelse/ejendomskontor, mens de to afdelingers selvstændighed og rettigheder er uberørte. Samarbejdsaftalen vil, efterhånden som samarbejdet skrider frem, blive evalueret og tilpasset de ønsker og behov, der måtte opstå. Kanalens Kvarter rykker tættere sammen I AB Etagehusene og VA afd. 5 Kanalens Kvarter har der i flere år været et samarbejde og en god forståelse mellem beboerdemokratierne. Samarbejdet har blandt andet medført, at der netop er udarbejdet et forslag til en driftssamarbejdsaftale, som behandles med henblik på godkendelse i beboerdemokratierne. Desuden er Helhedsplanen netop skudt i gang i de 2 afdelinger. Renoveringen vil blandt andet omfatte en ombygning af lokalerne i Kanalens Kvarter nr. 100, hvor der etableres et fælles servicecenter med ejendomskontor, beboerrådgiver og byggekoordinator. Servicecenteret forventes at blive til stor gavn for beboere og personale. Også i to andre afdelinger i Albertslund Syd er der godkendt driftssamarbejdsaftale nemlig mellem AB Syd og VA afd. 4 Nord. Her er der aftalt en prøveperiode fra 1. maj til 31. december 2007. Forsøget evalueres i september og 14
ftsfællesskaber skal efterfølgende behandles på beboermøder, hvor der skal tages stilling til en videreførelse af samarbejdet. I forsøgsperioden omfatter samarbejdet først og fremmest fælles afdelingsledelse, men det skal samtidig afdækkes, om samarbejdet kan udvides til andre områder. Det er dog ikke kun på ejendomskontorerne, at samarbejdsmulighederne er blevet styrket efter sammenlægningen. Stordriftsfordele ved indkøb og kontrakter Vi ser også på mulighederne for at forhandle bedre og billigere kontrakter i hus. Eksempelvis i forhold til bolignet har vi i de mange boligafdelinger oparbejdet stor erfaring med de forskellige leverandører - både de gode og de mindre gode. Den erfaring bruger vi nu til at sikre driftsstabilitet og service på såvel driftssiden som i leverancen til beboerne. I nærmeste fremtid udløber kontrakterne med de nuværende signalleverandører i flere afdelinger. Her vil vi arbejde på at realisere stordriftsfordele, med gratis telefoni til beboere og ansatte samt få konkurrencedygtige priser på TV og Internet. Også ved vores køb af el, er der penge at spare. VA har siden 2003 haft en fastprisaftale for administrationens og afdelingernes fællesforbrug og har siden da sparet over 1 mio. kr. i forhold til den variable markedspris, der ellers skulle have været betalt. BO-VEST agter at indgå en tilsvarende fastprisaftale, der omfatter administrationen og alle afdelingernes fællesforbrug. I dag fastsættes elprisen samlet for hele det nordiske el-marked, og elprisen svinger meget, bl.a. afhængig af mængden af nedbør, der har stor betydning for omfanget af den norske vandkraftbaserede el-produktion. Udvikling i elprisen er meget usikker, og der er ikke nogen automatisk garanti for besparelser, når man indgår en fastprisaftale. Men risikoen for meget høje elpriser overskygger den mulighed, at den markedsbaserede elpris skulle vise sig at være lidt lavere end fastprisen. Så der ligger også et forsikrings-element mod meget høje elpriser i at indgå en fastprisaftale. 15
Integration af IT-systemer En af de væsentligste udfordringer i sammenlægning af de tre administrationer har været integrationen af de forskellige edbsystemer. De tre organisationer arbejdede på to forskellige edb-platforme, idet AB anvendte boligsystemet EG-BOLIG, mens VA og TMG begge anvendte UNIK bolig, men i væsentlig forskellige versioner. Det blev tidligt i sammenlægningsprocessen besluttet, at BO- VEST s fremtidige platform skulle være UNIK BOLIG 3. I februar 2007 blev VA og TMG derfor konverteret til den nye platform, mens AB blev konverteret i marts 2007. Lønområdet var et andet væsentligt område, hvor de tre boligorganisationer anvendte forskellige systemer. Systemerne var ikke blot forskellige, de var heller ikke hverken tidssvarende eller gearede til at løfte den langt større opgave med håndteringen af BO-VEST. Regnskaber, budgetter og revision En af de helt centrale opgaver i økonomiafdelingen er udarbejdelse af regnskaber og budgetter. Den økonomiske redegørelse for 2007 vil dog først kunne aflægges i beretningen til repræsentantskabet i 2008, da regnskabet for BO-VEST følger kalenderåret. Det er tanken, at alle tre boligorganisationer og BO-VEST skal bruge det samme revisionsfirma. Én stor revisionskontrakt frem for fire små forventes at afspejles i en lavere pris. Samtidig vil det lette samarbejdet, at det blot er ét firma, vi entrerer med. Derfor er den samlede revision sendt i udbud. I første halvdel af 2007 udarbejdede vi regnskaber for VA og TMG samt budgetter for AB. Regnskaberne blev for første gang udarbejdet i en speciel regnskabsskabelon, der automatisk danner regnskabet inklusiv kommentarer, når bogføringen er på plads. Dette medfører tidsbesparelser og minimerer fejlmulighederne. Vi valgte derfor et helt nyt lønsystem, nemlig EPOS løn, som ud fra en samlet vurdering tilgodeser de krav, vi havde opstillet til lønsystemet. Systemet forventes implementeret i oktober 2007. Malervangen 1 / 2600 Glostrup Tlf.: 88 18 08 80 / Fax: 88 18 08 81 / www.bo-vest.dk Tryk: Rosenberg Bogtryk