Brugervejledning 1 af 38

Brugervejledning 1 af 38 INDHOLDSFORTEGNELSE: 1.0 Opstart af budgetsystem... 2 1.1 Opsætning: Modeller... 3 1.2 Modeller: Felter... 3 1.3 Modeller dimensioner... 4 1.4 Lokalmenu til dimension: Konti... 7 1.5 Definition af konti... 7 1.6 Lokalmenu til Konti: Fordeling... 8 2.0 Lokalmenu 1: Opsætning... 9 2.1 Datoer... 9 2.2 Vare grupper Opret/fravalg... 10 2.3 Debitor grupper Opret/fravalg... 11 2.4 Status - parameter... 12 2.5 Status - beregningsopsætning... 13 2.6 Håndtering af periodisering... 14 2.7 Investeringer - anlægsbudget... 14 2.8 Konteringsopsætning - anlæg... 15 2.9 Lokalmenu 2: Check... 16 3.0 Lokalmenu 3: Beregn Salg... 17 4.0 Lokalmenu 4: Udlæs Salg... 18 5.0 Lokalmenu 5: Indlæs Salg... 18 6.0 Lokalmenu 6: Rediger indkøb... 19 7.0 Lokalmenu 7: Beregn Finans... 20 8.0 Lokalmenu 8: Udlæs Finans... 20 9.0 Lokalmenu 9: Indlæs Finans... 21 10.0 Lokalmenu: Opret/kopier... 21 11.0 Lokalmenu: Udskrifter... 23 12.0 Definition af Finansrapport... 24 13.0 Udskrift Budgetberetning... 26 14.0 Pengestrømsanalyse... 32 15.0 Eksempler... 33 15.1 Anvendelse af faktorer... 35 16.0 Lås budgetmodel... 37 17.0 Licens... 38

Brugervejledning 2 af 38 1.0 Opstart af budgetsystem Før budgetter kan udarbejdes, skal systemets parametre indstilles via Finans/Periodisk/ Naviscan budget\budgetmodeller. Samtidig skal budgetperioden oprettes (Finans/periodisk/perioder). Licens nr skal indsættes (se. afsnit 17.0). Bemærk NaviScan EBC til C5 ver.4.0, kræver Office 2003. FIG. 1 Hovedmenu START Parametre skal kun sættes op en gang, herefter kan budgetmodeller kopieres (se afsnit 10.0) indeholdende parameteropsætning. NaviScan EBC er menustyret, og alle kommandoer er placeret under lokal menu. FIG. 2 LOKALMENU STYRING

Brugervejledning 3 af 38 1.1 Opsætning: Modeller FIG.3 DEFINITION AF BUDGETMODEL & PARAMETEROPSÆTNING 1.2 Modeller: Felter Model: Budgetmodellens entydige nummer. Feltet kan udelukkende indeholde numeriske værdier, af hensyn til kompatibiliteten med standard C5 Navn: Start: Slut: Beskrivelse/betegnelse for budgetmodellen. Budgettets start dato. Budgettets slut dato. A: Markering () for om budgettet er et ankerbudget (hovedbudget). Systemet er forberedt til at der kan defineres et ubegrænset antal ankerbudgetter samt et ubegrænset antal rullende budgetter (ofte også benævnt estimater) der refererer til et ankerbudget. Hoved: Hvis der ikke er markeret for ankerbudget, betragtes budgettet automatisk som et rullende budget, der tager udgangspunkt i et ankerbudget. Udgangspunkt ( i.e. hvilken model skal danne grundlag) vælges her. Et rullende budget skal have reference til et ankerbudget, idet ankerbudgettet indeholder definitioner som også skal gælde for de tilknyttede rullende budgetter af hensyn til konsistensen i systemet. L: Markering () om budgetmodel skal låses. Dette sikre at f.eks. hovedbudget eller estimater kan låses, og ikke efterfølgende kan ændres/overskrives. Placering: Betegnelse for drev og sti hvor eksporterede filer skal anbringes. Her angives overordnet drev og sti ( C:\C5\ns255-400\DMO\2007) standard angiver systemet automatisk den sti, hvor C5 er placeret. Systemet sørger herefter selv for at oprette stier, afhængig af dimensionsanvendelse. NB! der må ikke være mellemrum i biblioteksnavne.

Brugervejledning 4 af 38 Debitor: Betegnelse for om salgsbudgettering pr. kunde/gruppe anvendes. Vare: Betegnelse for om salgsbudgettering pr. vare/gruppe anvendes. Bel.Enhed: I feltet angives om budget udlæses til excel i hele tusinder eller normalt. (kun finanskonti) Eksempel : I feltet < Placering > er angivet C:\C5\255-300\DMO\2007. Når det senere i processen vælges at eksportere regnearksfiler med budget tal, vil de blive placeret i mappen/biblioteket C:\C5\255-400\DMO\2007\. 1.3 Modeller dimensioner Fig. 3A DIMENSIONER Valg af dimensioner : klik på faneblad Dimensioner

Brugervejledning 5 af 38 Konto Dimension: Angivelse om budget skal udarbejdes pr. model, afdeling, bærer eller formål. Afdeling: Bærer: Formål: Valg af dimension afdeling Valg af dimension bærer Valg af dimension formål I dette skærmbillede defineres hvordan budgettet ønskes dimensioneret, eller på hvilket niveau budgettet skal udarbejdes. I fig.3a er valgt at budgettere på alle dimensioner og på kontodimension: afdeling. Dette betyder at der er mulighed for differentieret at fravælge konti på forskellige afdelinger samt fravælge afdelinger. Anvendes Model uden afd,bærer eller formål i kontodimensioner kan konti kun fravælges pr. model, (i.e. på alle dimensioner) Når dimension er valgt aktiveres knapperne: Ved valg af alle dimensioner; vær opmærksom på at der udlæses regneark for alle kombinationer, salgsbudget: (afdeling,bærer,formål/debitor). Dette kan give mange regneark. Vælges Model i Kontodimension uden i afdeling,bærer og formål, udlæses et regneark med hele budgettet. Der kan altså her vælges hvor dybt der ønskes at budgettere.

Brugervejledning 6 af 38 Fig. 4 DIMENSIONS ANVENDELSE I denne lokalmenu (klik på vælg) hentes dimensioner (her: afd.). For at fravælge en dimension, hvorpå der ikke ønskes budget fjernes markeringen ud for dimensionen. ( Finansbudget = Fi, Salgsbudget = S). Felter: Nummer: Feltet er udfyldt med afdelings nummer. Navn: Fi: Faktor: Feltet er udfyldt med afdelings navn. Feltet er udfyldt med, således at alle dimensioner default beregnes i finansbudget. vækstrate, som kan benyttes (+/-) på den enkelte afdeling i budget med den valgte procentsats. S: Feltet markeres med, således at salgsbudgettering på debitor/gruppe og vare nr./gruppe aktiveres. I: Markeres med når Salgsbudget er indlæst fra Excel I: Markeres med når Finansbudget er indlæst fra Excel

Brugervejledning 7 af 38 1.4 Lokalmenu til dimension: Konti Her hentes kontoplanen (klik på konti). I denne menu vælges om alle driftskonti for den valgte dimension, skal beregnes i budgettet. Alle driftskonti beregnes default. Ved fravalg klik på (fjernes). 1.5 Definition af konti FIG. 5 DEFINITION AF KONTI Felter: Konto: Navn: Feltet er udfyldt; konto nummer Feltet er udfyldt; konto navn Kontotype: Feltet er udfyldt; Drifts status-sum-etc. : Faktor: Feltet angiver om konto skal beregnes, konti kan fravælges pr. dimension. Konti kan individuelt beregnes v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor. Denne overskriver vækstfaktoren (hvis angivet) på dimension, faktor på menuen datoer overskrives ikke. ( se 15.2 om faktorer) Statuskonti kan udlæses sammen med driftskonti. Marker de statuskonti der ønskes udlæst med. Denne funktion kan benyttes til at ændre i statuskonti. Eksempel: Afdrag på lån kontoen for lån markeres med. Når finansbudget udlæses er kontoen for lån også udlæst. Nedbringelsen/øgning af lånet indtastes i excel, enten pr. måned kvartal eller år. Når regnearket indlæses i C5, krediteres/debiteres den valgte likviditetskonto.

Brugervejledning 8 af 38 1.6 Lokalmenu til Konti: Fordeling FIG. 6 BUDGETFORDELING MED AFDELING Felter: Afdeling: Konto: Afdeling: Klik på fordeling, for at aktivere funktionen. I Denne menu er der mulighed for at gøre konti/ afhængige af andre konti/. Når der er fordeling på en konto/ er det ikke muligt at indlæse korrektioner fra Excel. NaviScan EBC beregner budgetfordeling både ved ud og indlæsning. Feltet er udfyldt Fordeling til konto vælges Fordeling til afdeling vælges Procent : Konti kan gøres afhængige af andre konti v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor. (f.eks. provision skal være 10% af varesalg). Bemærk! Der kan maximum være fordeling på 2 niveauer. Eks. Konto 2510 skal være 10% af konto 2610 Konto 2710 skal være 20% af konto 2510

Brugervejledning 9 af 38 2.0 Lokalmenu 1: Opsætning 2.1 Datoer Menu 1 indeholder 5 funktioner: (faneblad: Modeller) FIG.8 DEFINITION AF DATAGRUNDLAG Start: Slut: Type: Hent Fra: Hent Til: Model: Faktor: NB! Budgetudfyldning Datoer: Felter Budgettets start dato. (Bemærk at der er mulighed for at beregne budget på baggrund af flere perioder eller andre budgetter). Budgettets slut dato. (Bemærk der kan være flere slut datoer, når der beregnes budget på baggrund af flere perioder eller andre budgetter). Her vælges mellem aktuel eller budget. Der er således mulighed for at vælge om budgettet skal beregnes på baggrund af tidligere realiserede tal eller på tidligere indlæste budgetter. Startdato på perioden hvorfra budget eller realiserede tal skal hentes. Slutdato på perioden hvorfra budget eller realiserede tal skal hentes. Hvis der under Type er valgt budget, kan der i dette felt vælges mellem tidligere indlæste budgetter, som datagrundlag. Er der valgt Aktuel, baseres budgettet på tidligere aktuelle tal angivet i Hent fra/til. Overordnet vækstrate, som kan benyttes (+/-) i budget med den valgte procentsats. (se 15.2 om faktorer). Default indsættes de foregående 12 måneder, som udgangspunkt (beregningsgrundlag)

Brugervejledning 10 af 38 2.2 Vare grupper Opret/fravalg Her defineres specifikationsniveau til vare. Der kan vælges 3 niveauer: 1.Udelad: gruppen medtages ikke. 2.Gruppe: vare beregnes som gruppe, og 3. konto: vare nr. beregnes enkeltvis. FIG. 8A VAREGRUPPER OPRET/FRAVALG Det er muligt at ændre alle varegrupper på en gang via lokalmenu: Ændre grupper. Naturligvis kan hver enkelt gruppe defineres individuelt. Bemærk at valg af varegrupper, forudsætter markering i feltet Varer (se 1.1 Varer) Felter: Vare.grp.: Navn: Type: Feltet er udfyldt Feltet er udfyldt; Vare gruppenavn Her vælges niveau for Vare specifikation. Faktor pris: Ændring af priser på vare nr./gruppe. Her angives størrelse på faktor i %. Faktor antal: Ændring af antal på vare nr./gruppe. Her angives størrelse på faktor i %. Lagerdage: Parameteropsætning af lagerdage til beregning af statusbudget. Leverandør: Parameteropsætning for valg af leverandør. Dette er kun nødvendigt når der budgetteres på gruppe niveau. Budget på konto (vare nr.) finder selv leverandør).

Brugervejledning 11 af 38 2.3 Debitor grupper Opret/fravalg FIG. 8B DEBITORGRUPPER OPRET/FRAVALG Det er muligt i lighed med varegrupper, at ændre alle debitorgrupper på en gang via lokalmenu: Ændre grupper. Felter: Deb.grp.: Navn: Type: Sum: Faktor Betaling: Feltet er udfyldt Feltet er udfyldt; Debitor gruppenavn Her vælges niveau for debitor specifikation. Hvis der i type er valgt konto (budget på hver deb. i gruppen), kan der i sum udvælges enkelte deb. hvor resten af deb. gruppen budgetteres samlet. De udvalgte deb. vælges i lokalmenu konti. Debitorkonti kan individuelt beregnes v.hj.a. denne kolonne. Her angives størrelse på faktor i %. (se 15.2 om faktorer) Parameteropsætning for anvendelse af betalingsbetingelser for debitorgrupper Momsandel: Bestemmelse af momsandel, skal være 100, hvis alle deb i gruppen er danske, ellers sættes andelen med en %, der stemmer overens med andelen af evt. udenlandske debitorer. M.Kode: Angivelse om det er indgående eller udgående moms

Brugervejledning 12 af 38 2.4 Status - parameter FIG. 8C PARAMETER I budgetparameter defineres første opsætning til beregning af statusbudget. Felter: Realiseret ult: Fremskriv model: Deb/Kred/Lager: Momsafregning: Likviditet: Moms: Forfaldne deb.saldi: Forfaldne kred.saldi: Feltet er default udfyldt med sidste måneds balance Hvis budget for 2007 udarbejdes f. eks i okt. 2006, vil sidste real. Ultimo være 30-09-06. Denne kan valgfrit ændres Alternativt kan feltet udfyldes med en budgetmodel. Herved fremskrives ultimo 30-09.06 til Ultimo 31-12-06 med en valgt budgetmodel (f.eks.sidste estimat). Her vælges Finans & Salg/indkøb Hvis der budgetteres på vare/deb. er der valgt Salg/indkøb ellers vælges Finans. Ved Salg/indkøb beregnes varekred. og debitorer automatisk. Vælges Finans skal varekred. og debitorer sættes op i beregningsopsætning i lighed med andre omk.kreditorer. Her vælges momsafregningsperiode Der kan vælges mellem Måned Kvartal Halvårlig perioder Her vælger likviditetskonto hvorfra ind og udbetalinger posteres Her vælges momskonto. F. eks momsafregningskonto. Dato for betaling af overforfaldne saldi Dato for betaling af overforfaldne saldi NB! udarbejdes der ikke salgsbudget, men alene finansbudget, kan felterne Forfaldne deb/kred. Ikke benyttes. I stedet udlæses de pågældende statuskonti, typisk samlekonti for deb. Og kred. Til excel, hvor regulering af primoposter finder sted. (se afsnit 1.5)

Brugervejledning 13 af 38 2.5 Status - beregningsopsætning FIG. 8D BEREGNINGS-OPSÆTNING I beregningsopsætning defineres betalingsgrupper, der vælges fra drift & status. Felter: Gruppe: Status: Likv.kto.: Feltet udfyldes med et gruppenavn (vælges frit f. eks gruppe m.moms) Hvis betalingsbetingelser for varme, el, husleje, har samme bet.betingelser, sættes et ud for disse konti. (Når gruppen er oprettet, klik på konti, derved fremkommer kontoplan. Der kan oprettes ligeså mange grupper (med forskelligt navn), som der er behov for. Når konti er markeret i en gruppe, fremstår de med blå farve. I dette felt vælges en statuskonto der alene optræder som en mellemregningskonto. Her vælges fra hvilken konto ind & udbetalinger skal posteres i budgettet. Betingelse: Her vælges betalingsbetingelse for gruppen. Det er muligt at definere nye betalingsbetingelse for budgetgrupper, i Kreditor tilpasning betalingsbetingelser. Momsandel: Her vælges momsandel. Hvis alle i gruppen er med moms vælges 100% Såfremt der er kreditorer i gruppen uden moms sættes andelen f.eks. til 50%. Momskode: Her vælges mellem ind og udgående moms

Brugervejledning 14 af 38 Når betalingsgrupper er oprettet aktiveres knappen konti. Der fremkommer et vindue med finanskonti. Konti der skal med i betalingsgruppen udvælges. Der kan oprettes et vilkårligt antal grupper. NB! Udarbejdes der salgsbudget vil alle systemkonti vedr. salg/vareforbrug være markeret med gul, og aktiveret, idet betalingsbetingelser allerede er sat op. Udarbejdes der ikke salgsbudget men kun finansbudget, vil systemkonti også være markeret med gul, men ikke aktiveret. Disse skal nu indsættes i en betalingsgruppe. 2.6 Håndtering af periodisering Hensættelse: Ved hensættelser eller tilgodehavender (primo) oprettes særskilte grupper. Ved håndtering af disse vælges ALENE statuskonto og likviditetskonto, altså lokal menu: konti anvendes ikke. F. eks hensat revision (31.12.03). Angiv statuskonto for hensat revision, likviditetskonto, samt sæt betalingsbetingelse til løbende år +6. (oprettes i kreditor tilpasning bet. Betingelser). Når statusbudget beregnes betales revision i juni. Dette gælder naturligvis også for tilgodehavender. Såfremt hensættelser har flere betalinger kan statuskonti markeres og udlæses til excel. Det er nu muligt i flere måneder at ændre en hensættelse. Modposten i denne funktion er konto for bank. 2.7 Investeringer - anlægsbudget FIG. 8E ANLÆGSBUDGET Klik på Anlægsbudget (aktivgrupper se fig.8f). Opsæt forbindelse til finanskonti.klik igen på anlægsbudget aktiver, og indsæt aktiver der skal budgettere på.

Brugervejledning 15 af 38 FIG. 8F AKTIVGRUPPER Felter: Nummer: Tekst: Feltet udfyldes med et nummer for anlægsgruppe I dette felt vælges tekst til gruppe A: Ønskes tvungen nummerering i gruppen sæt. Momskode: Her vælges mellem ind og udgående moms 2.8 Konteringsopsætning - anlæg Klik på: Felter: Posterings- Type: Indtast posteringstype (konto navn) Konto: Vælg konto Modkonto: Vælg modkonto. Dette opsættes for hver gruppe

Brugervejledning 16 af 38 FIG. 8G AKTIVER Felter: Nummer: Automatisk numerering Tekst:: Betegnelse for aktiv Gruppe: Anlægsgruppe (udfyldes automatisk) Anskaffelse: Dato for anskaffelse Afsk.måde: Valg mellem saldo liniær Levetid: Aktivets forventet levetid (måneder) Første afsk: Aktivets første afskrivningsdato. Afsk.pct: Afskrivningsprocent (anvendes ved saldo metoden) Anskaf.sum: Aktivets anskaffelsessum Scrapværdi: Forventet slutværdi Momskode: Indgående/udgående moms vælges Dimension: Afdeling bærer - formål Leverandør:Aktivets leverandør Salgsdato: Forventet salgsdato Salgsværdi: Forventet salgsværdi 2.9 Lokalmenu 2: Check FIG. 9 CHECK AF PARAMETER OPSÆTNING

Brugervejledning 17 af 38 Punktet giver adgang til at teste modellen dimensioner, konti, varer og debitor, anlægsbudget samt status konti. 3.0 Lokalmenu 3: Beregn Salg Her beregnes salgsbudget direkte i C5.

Brugervejledning 18 af 38 4.0 Lokalmenu 4: Udlæs Salg FIG.11 EKSPORT AF DATA TIL EXCEL. Udlæs: Punktet giver adgang til at generere regnearksfiler med Salgsbudget data defineret af bruger. Nye varer uden tidligere bevægelse kan medtages med alene salgspris/kostpris. 5.0 Lokalmenu 5: Indlæs Salg FIG.12 INDLÆSNING AF DATA FRA EXCEL. Indlæs: Her indlæses budget i C5. Ved indlæsning overskrives tidligere indlæste budgetter i C5. NB! Celler i Excel skal indeholde værdi. Der må ikke forekomme blanke celler. Regneark der indlæses må ikke indeholde

Brugervejledning 19 af 38 Faneblade. Ved indlæsning skal de filer der ønskes indlæst markeres enten enkeltvis eller som vist marker alle filer. 6.0 Lokalmenu 6: Rediger indkøb FIG.13 ÆNDRING AF VARELAGER Indkøb: Når salgsbudget og vareforbrug er beregnet, er det muligt at ændre på indkøb/lager. Klik på menu nr 6. Felter: Vare: Kreditor: Dato.: Antal: Feltet er udfyldt med et vare nummer Feltet er udfyldt med et kreditor nummer Afhængig af lagerdage, angiver dato hvornår der senest skal indkøbes Fra beregning af salgsbudget, har systemet genereret vareforbrug. Såvel på antal som på pris er det muligt at korrigere på varelager. Dette har ingen indflydelse på driftsbudget, men alene på statusbudget. (likviditet)

Brugervejledning 20 af 38 7.0 Lokalmenu 7: Beregn Finans Her beregnes Finansbudget direkte i C5. Såfremt der ikke er beregnet salgsbudget, starter budgetberegning, ved denne menu. FIG. 14 BEREGNING AF FINANSBUDGET 8.0 Lokalmenu 8: Udlæs Finans FIG.15 EKSPORT AF DATA TIL EXCEL.

Brugervejledning 21 af 38 Udlæs: Punktet giver adgang til at generere regnearksfiler med finansbudget data defineret af bruger, indeholdende salgstal fra salgsbudget. I regnearksfiler, kan bruger modificere budget yderligere inden indlæsning. 9.0 Lokalmenu 9: Indlæs Finans FIG.16 INDLÆSNING AF DATA FRA EXCEL. Indlæs: Her indlæses Finansbudget i C5. Det er muligt at slette allerede eksisterende budgetter. Hver dimension indlæses. Ved indlæsning skal de filer der ønskes indlæst markeres enten enkeltvis eller som vist marker alle filer. NB! Filformat i Excel må ikke ændres fra.html!!!!!! Celler i excel skal indeholde en værdi (mindst 0). Der kan ikke kopieres værdier fra andre regneark, der ikke er udlæst via Naviscan ebc. 10.0 Lokalmenu: Opret/kopier FIG.17 KOPIER ANKERBUDGET TIL ANKERBUDGET.

Brugervejledning 22 af 38 Felter: Fra: Vælg modelnavn (numerisk felt) hvorfra nyt budget skal kopieres. Navn: Til: Navn: Fra Dato: Til Dato: Anker: Model: Debitorer: Varer: Udfyldes ved valg af modelnavn. Indsæt modelnavn (numerisk felt) på nyt budget. Indsæt navn (alfanumerisk felt) på nyt budget Startdato på nyt budget. Slut Dato på nyt budget. Angiv om nyt budget er et ankerbudget. Udfyldes kun ved estimater Er udfyldt kan ændres Er udfyldt kan ændres Ultimo s.å.: Seneste ultimo dato (realiseret) Ved at kopierer et ankerbudget til et andet ankerbudget, genereres der et kopi af alle parametre. Det nye ankerbudget indeholder med andre ord samme opsætning, på alle parametre, som det gamle ankerbudget. Når kopiering er udført, beregnes nyt budget. FIG. 18 KOPIER ANKERBUDGET TIL ESTIMAT. Felter:

Brugervejledning 23 af 38 Fra: Navn: Til: Vælg modelnavn (numerisk felt) hvorfra nyt budget skal kopieres. Udfyldes ved valg af modelnavn. Indsæt modelnavn (numerisk felt) på nyt budgetestimat. Navn: Indsæt navn (alfanumerisk felt) på nyt budget Fra Dato: Startdato på nyt budget. Til Dato: Slut Dato på nyt budget. Anker: Benyttes kun ved kopi til nyt ankerbudget Model: Hvilken model skal benyttes som datagrundlag. Debitorer: Er udfyldt kan ikke ændres Varer: Er udfyldt kan ikke ændres Ultimo s.å.: Seneste ultimo dato (realiseret) Når der kopieres fra Ankerbudget til Estimat, er det ikke muligt at ændre på parametre. Herved er der konsistens mellem ankerbudget og estimat. Modsat kopiering fra ankerbudget til ankerbudget, benyttes denne funktion, til løbende at udarbejde estimater, baseret på det oprindelige ankerbudget. Funktionen kan benyttes efter første måned i budgetår, indeholdende 1 måned med realiserede tal + 11 måneder med budgettal. Det er således muligt at udarbejde et scenario af budgetestimater. Når kopiering er udført, beregnes nyt budget. 11.0 Lokalmenu: Udskrifter FIG. 19 UDSKRIFTER

Brugervejledning 24 af 38 NaviScan EBC giver mulighed for at se forskellige udskrifter: FIG. 20 VAREOVERSIGT FIG. 21 DEBITOROVERSIGT FIG. 21 BUDGET BEREGNET/BUDGET INDLÆST Denne rapport viser hvad der er beregnet i C5, samt indlæst korrektion fra Excel regneark. Vare/debitoroversigt findes også med budget/aktuel. 12.0 Definition af Finansrapport.

Brugervejledning 25 af 38 NaviScan EBC giver mulighed for at udarbejde månedsrapporter pr. dimension. Rapporten udlæses til Excel regneark, og kan placeres direkte på valgfrit bibliotek. Vælges at udarbejde månedsrapporter pr. dimension tildeles rapporten dimensionsnavn automatisk. Vælges at udarbejde rapporten uden anvendelse af dimension, er filnavn valgfrit. FIG. 22 ANVENDELSE AF FINANSRAPPORT Udlæses Finansrapport med dimension, skal dimension: Afdeling udfyldes. Når der udlæses finansrapporter med dimension skal feltet Spec. Udfyldes med: Balance. Rapporterne defineres under Finans/Tilpasning/Balance. Der kan defineres flere. V.hj.a. lokalmenu hent, vælges mellem rapporttyper. Fig. 23 VALG AF RAPPORT

Brugervejledning 26 af 38 Når Finansrapport udlæses uden dimension, er det muligt at definere destinationsbibliotek. Benyttes dimension, kan der ikke vælges filnavn, dette gøres automatisk. Klik på Excelfil. FIG. 25 UDLÆST MÅNEDSREGNSKAB 13.0 Udskrift Budgetberetning

Brugervejledning 27 af 38 Når et budgetberegninger er færdige, kan der tilføjes et notat der indeholder: Budgetforudsætninger handlingsplaneret strategi etc., således at budgettet udgør en helhed. I lokalmenupunktet: Lokalværktøjer/budgetberetning tilføjes budgetforudsætninger Fig. handlingsplaneret 26 BERETNING strategi etc. Via menupunktet Budgetberetning er der mulighed for at udskrive følgende: 1. Budgetforside 2. Budgetforudsætninger 3. Balance 4. Revisionsrapport Ønskes forside budgetforudsætninger balance og Revisionsrapport udskrevet, markeres alle felter. Dernæst hentes rapport (opsæt) derefter fortsæt. Fig. 27 BUDGETBERETNING

Brugervejledning 28 af 38 Fig. 28 FORSIDE For at skifte mellem skærmbilleder tryk på luk. Derefter genereres næste skærmbillede. Fig. 29 BERETNING

Brugervejledning 29 af 38 Fig. 30 BALANCE FIG. 31 REVISIONSRAPPORT SIDE 1

Brugervejledning 30 af 38 FIG. 32 REVISIONSRAPPORT SIDE 2

Brugervejledning 31 af 38 Foruden disse rapporter er det naturligvis muligt at anvende Concorde C5 standardrapporter. Her er vist Finans/rapporter/Budgetter/Budgetoversigt (scale) FIG. 33 BUDGET PR. PERIODE

Brugervejledning 32 af 38 14.0 Pengestrømsanalyse. Pengestrømsanalysen viser pengebindingerne i budgettet. Når der er udarbejdet statusbudget, kan pengestrømsanalysen sættes op. FIG. 34 PENGESTRØM Pengestrømsanalysen består af 2 dele: en standardpengestrøm og konto plan. Elementerne i pengestrøm kan ændres og tilpasses individuelt. Der kan tilføjes/fjernes elementer. Hvis man ønsker at f.eks. ændringer i driftskapital skal bestå at 3 elementer: ændring i debitorer, ændring i lager, osv. Fjernes elementet og der indsættes 3 nye. Elementerne tildeles linie nr. tekst samt type og fortegn. Typen skal således konto. Herefter flyttes curser til kontoplanen og de konti der skal knyttes til det nye element markeres med et. Felter: Pengestrømsanalysen skal kun sættes op en gang. Når opsætning er afsluttet Kan analysen udskrives. (klik på knappen udskriv) NB! For at komme tilbage Til standard: klik på knappen standard.

Brugervejledning 33 af 38 Linie: Element: Type: Elementets nummer Navn på element i pengestrømsanalysen ( konto nr) System, konto, total og primosaldo System: Henter automatisk budgettal Konto: Manuel opsætning af konti der knyttes til et element Total: Sammentælling af elementer Primosaldo: Henter primosaldo System: Fra: Til: Fortegn: der kan vælges mellem: resultat og deb/kred/lager. Benyttes kun ved anvendelse af system (under type) Sammentælling starter fra element nr. Sammentælling slutter ved element nr. Angiver om pengestrøm er positiv eller negativ 15.0 Eksempler 15.1 Anvendelse af Dato Forudsætninger: Dato: Dags dato er 10/10-2003 Budgetperiode: 2004 Udlæsningsformat: Excel regneark Historik (datagrundlag): realiserede tal 01/01 30/09-2003 realiserede tal 01/10 31/12 2002 Som nævnt i forudsætninger er dags dato 10/10-2003, og således er realiserede tal fra perioden 01/01 30/09 2003 tilgængelige som beregningsgrundlag. For at kunne generere en hel periode benyttes også data fra perioden 01/10 31/12 2002. Det er således værd at bemærke at der godt kan være flere perioder der danner grundlag for en budgetperiode. (Kun når et budget udarbejdes d.31/12, vil det være tilstrækkeligt med en sammenhængende periode som datagrundlag). Budget tal fra perioden 01/01 31/12 2004 ønskes vist: Start: Budgettets start dato Her indtastes starten på perioden for budgetår: 01/01 2004 Slut: Budgettets slut dato Her indtastes slutningen på perioden for budgetår: 30/09 2004 Excel regneark vil nu vise budget tal for 01/01 30/09 2004. Imidlertid ønskes en hel periode; 1 år. I linien under indtastes: Start: Budgettets start dato Her indtastes starten på perioden for budgetår: 01/10 2004

Brugervejledning 34 af 38 Slut: Budgettets slut dato Her indtastes slutningen på perioden for budgetår: 31/12 2004 V. hj. a. Budgetudfyldning er det muligt at definere dels hvad der skal vises i Excel regneark og hvorfra tallene skal hentes og beregnes. Nu defineres hvorfra Naviscan budgetsystem skal hente datagrundlag: Datagrundlag for perioden 01/01 31/12 2003 defineres : Hent fra: Start dato Her indtastes starten på perioden forud for budgetår: 01/01 2003 Hent til: Slut dato Her indtastes slutningen på perioden forud for budgetår:30/09 2003 Realiserede tal for perioden 01/01 30/09 2003 er nu defineret og perioden 01/10 31/12 defineres. Hent fra: Start dato Her indtastes start på perioden forud for budgetår: 01/10 2002 Hent til: Slut dato Her indtastes slut på perioden forud for budgetår: 31/12 2002 FIG. 35 EKSEMPEL PÅ DEFINITION AF DATOER FIG. 35A EKSEMPEL UDLÆSTE DATA

Brugervejledning 35 af 38 15.2 Anvendelse af faktorer I NaviScan EBC er der mulighed for at angive faktorer på forskellige niveauer i budgettet, overordnet, specifikt for hver dimension, samt på den enkelte konto. Det er med andre ord muligt overordnet at tildele alle dimensioner en vækstfaktor, dernæst yderligere at tildele en enkelt dimension en faktor, og efterfølgende ændre enkelte konti med en anden faktor. Foruden disse er det muligt at angive faktorer i salgsbudget specifikt på vare grupper nummer, enten på pris eller antal, samt på debitor - debitorgruppe, vare varegruppe. Faktorerne har forskelligt virkning på beregning af budget. I nedenstående skema vises en oversigt samt eksempler på hvorledes faktorerne kan anvendes. Budgetfaktorer: NIVEAU MENU VIRKNING PÅ BUDGET UNDERTRYKKER 1 Datoer Model Salg/Finans Ingen faktorer 2 Dimension Dimension Salg/Finans Ingen faktorer 3 Konti Konti Finans 2 Specifikke salgsfaktorer: NIVEAU MENU VIRKNING PÅ BUDGET UNDERTRYKKER Vare pris Varegrp. Salgspris Salg Ingen faktorer Vare antal Varegrp. Antal Salg/vareforbrug ---- ----- Debitor Debitorgrp. Debitor Salg/vareforbrug ---- ----- FIG. 36 FAKTORER EKSEMPEL SALGSBUDGET (+10% på pris, +20% på antal, +10% på debitor, +10% på dato, +10% på dimension)

Brugervejledning 36 af 38 FORKLARING SALGSBUDGET: FIG.37 ANVENDT BUDGETMODEL FIG.38 SPECIFIKATION AF FAKTOR BEREGNING FIG.39 FORMEL ANVENDELSE FIG. 40 FAKTORER I FINANS SAMT FORDELING PÅ FINANSKONTI

Brugervejledning 37 af 38 16.0 Lås budgetmodel Det er muligt på ethvert tidspunkt at låse et budget, således at enhver ændring er umulig. Dette gøres på følgende måde: indsæt () i kolonnen L. FIG.41 BUDGETLÅS Når låst er aktiveret, er det ikke længere muligt at ændre i budget 2004 modelnavn: 2004. For at låse op igen fjern () i kolonnen Låst, og indtast password. Password defineres for hver budgetmodel. FIG.42 PASSWORD

Brugervejledning 38 af 38 17.0 Licens Inden systemet kan benyttes skal der indsættes et licens nr., der tildeles af NaviScan. Aktiver menu Licens og indsæt licens nr. FIG. 43 LICENS NR.