UC Effektiviseringsprogrammet Indsatsprogrammet Generel Administration Projekt Effektiv Bygningsdrift Afrapportering til møde i Indsatsprogramstyregruppen,november 2013 version 0.9 Afrapportering fra projekt Effektiv Bygningsdrift 25. november 2013 1 Status-oversigt og anbefalinger Projektet Effektiv Bygningsdrift er igangsat under indsatsprogrammet for Generel Administration og beskrevet ved projektbeskrivelse af 29. august 2013. Bygningschefudvalget fungerer som projektgruppe og bygningschef Per Rye Jensen, VIA er projektejer. Projektet er fokuseret om fem overordnede spor og leverancer (delprojekter), jf nedenstående oversigt. Det overordnede formål med projektet Effektiv bygningsdrift var, at en række initiativer til mere effektiv bygningsdrift skulle løbes i gang, hvorefter de kunne overgå til en videre driftsfase i regi af Bygningschefudvalget. Som det fremgår af oversigten og den følgende status-melding er alle fem delprojekter blevet igangsat som planlagt. For tre af delprojekterne (nøgletal for bygningsdrift, energisparekatalog og Bedste Praksis-screening) vil endelige afrapporteringer dog først kunne foreligge i løbet af december-januar. For ét delprojekts vedkommende (lokale-overvågning) har Bygningschefudvalget sørget for en nærmere udredning af muligheder, men fundet at der ikke pt.er basis for et fælles projekt på tværs af UC er. For et andet delprojekts vedkommende (Inkøbs-screening) er der tale om et bidrag (på bygningsområdet) til projektet Effektivt indkøb, hvorfra den endelige afrapportering sker. Bygningschefudvalget anbefaler, at projektet nu overgår til en driftsfase i regi af Bygningschefudvalget. Men man kan naturligvis også udskyde denne overgang indtil den endelige samlede afrapportering vedr. de tre førstnævnte delprojekter foreligger senest med VAT N DK78068213 PBS: 02394154 Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N 4260 1335 27
2/7 udgangen af januar 2014, hvorefter det vil kunne forelægges UC Effektiviseringsprogrammets styrende organer. Herefter vil der kunne ske en løbende afrapportering om de forskellige aktiviteters forløb og resultater til Indsatsprogramstyregruppen for Generel Administration. For så vidt der fortsat vil være tilknyttet en eller flere Bedste Praksis-konsulenter til Indsatsprogrammet for Generel Administration, vil Bygningschefudvalget gerne i begrænset omfang kunne trække på ad hoc bistand til de videre aktiviteter. Oversigt over delprojekternes status og Bygningschefudvalgets anbefalinger Delprojekt Etablering af benchmark-nøgletal for bygningsdrift Etablering og udvikling af DFM-nøgletal med sigte på benchmark Energisparekatalog Mulighedskatalog for optimering af energiforbrug Bedste Praksis-screening Screening af bedste praksis vedr. bygningsdrift Lokaleovervågning Optimering af bygningsudnyttelse via automatisk registrering af faktisk lokaleudnyttelse Indkøbsscreening Indkøbs-screening og - vurdering på bygningsområdet Status og anbefalinger I drift med planlagte indberetninger for 2012 og 2013. Endelig version af den første rapport med validerede 2012-tal foreligger i december 2013. Projektet anbefales at overgå til en driftsfase med årlig udarbejdelse af nøgletal Leverancen af det første samlede katalog forventes i januar 2014. Projektet anbefales, at overgå til en driftfase med løbede udbygning af kataloget og drøftelse heraf via UC-portalen og behandling i Bygningschefudvalget Første bidrag foreligger. Yderligere og udbyggede beskrivelser planlagt til december 2013. Projektet anbefales, at overgå til en driftsfase med løbende udbygning af beskrivelserne og drøftelse heraf via UC portalen og behandling i Bygningschefudvalget Der er foretaget en udredning af de relevante problemstillinger, som er afrapporteret i et notat. Bygningschefudvalget anbefaler, at projektet stilles i bero indtil en større del af lokalemassen har de fornødne installationer Bidrag afgivet til projekt Effektivt Indkøb, hvorfra projektet afrapporteres.
3/7 2 Etablering af benchmark nøgletal om bygningsdrift 2.1 Formål Bygningscheferne var enige om, at det ville have en værdi for alle, hvis vi kunne udvikle nøgletal på udvalgte områder af vores opgaveportefølje. Nøgletallene kan anvendes internt på hvert UC, dels ved at belyse hvilke ejendomme, der fungerer bedre end andre, og dels ved at man over tid vil få en historik, der kan vise udviklingen for den enkelte ejendom. Endelig vil en sammenligning af nøgletal på tværs af UC erne kunne give inspiration til, hvilke områder det er man hver især bør have fokus på for at få en effektivisering på kort sigt. 2.2 Forudsætninger Udarbejdelse af nøgletal forudsætter dels at man har lavet en definition på hvad man ønsker nøgletal for, og dels at man har styr på sine data. Bygningscheferne har udarbejdet definitioner på hvad der skal indgå i nøgletalsberegningerne for energi, renovation, rengøring, vedligeholdelse, vagt/sikring, catering/kantine, mens der er enighed om, at vi foreløbig ikke opgør nøgletal for reception/telefonomstilling og kontorstøtte, idet disse emner er organiseret meget forskelligt fra UC til UC. Endvidere er der udarbejdet definitioner for hvad vi forstår ved brugere og ansatte, samt enighed om hvilke arealbegreber vi skal anvende. Disse definitioner kan nu bruges til opsætning af økonomisystemet, således at man på en enkel måde kan få sine rigtige data ud. Men det vil være op til hvert enkelt UC selv at afgøre, hvordan man sikrer at sine data er i overensstemmelse med disse definitioner. 2.3 Status En screening af markedet og vurdering af vores egne ressourcer på dette område, medførte at vi tog kontakt til Dansk Facility Management, som er en forening, der arbejder professionelt med dette område. Efter DFM havde præsenteret deres system, og bygningscheferne drøftet muligheder og perspektiver ved dette system, blev det besluttet, at alle UC er skulle indmeldes i foreningen. Dette er nu gjort, og alle har indberettet udvalgte nøgletal for 2012, og den første foreløbige rapport er udarbejdet og vedlagt som bilag. Denne rapport har givet anledning til, at hvert UC nu skal kvalitetssikre sine data, således at nøgletallene bliver mere præcise. 2.4 Perspektiv De udarbejdede nøgletal er alment gyldige og anvendes også i andre brancher. Gennem DFM kan vi få adgang til sammenligninger med både sammenlignelige uddannelsesinstitutioner og med data fra andre brancher. Endelig vil vi med tiden få data over en årrække, så man selv vil kunne analysere sin bygningsdrift og se udviklingen.
4/7 3 Energisparekatalog 3.1 Formål Bygningscheferne er enige om, at det vil have en værdi for alle, hvis vi kan udvikle et idekatalog over mulige investeringer der kan formindske vores energiforbrug. Kataloget skal være et bruttokatalog med alle typer af investeringer, herunder ændringer i adfærd. Derved vil alle kunne drage fordel af kataloget, uanset om man selv har foretaget investeringer, og uanset om man har nye eller gamle huse. Kataloget skal så vidt som muligt også give nogle indikationer på, hvilket besparelsespotentiale de enkelte investeringer rummer, og det skal være målrettet mod uddannelsesinstitutioner. 3.2 Forudsætninger Bygningscheferne er enige om, at vi ikke selv råder over de kompetencer, som kræves for at udarbejde et sådant katalog. Men vi er enige om, at vi alle har nogle teknikere, som hver især kan bidrage til at gøre kataloget så relevant som muligt. Så der blev lavet en aftale med en rådgivende ingeniør, som vi ved har kompetencerne til at udvikle kataloget fra tidligere samarbejder med VIA, og det blev ligeledes besluttet, at han skulle holde to workshops med vores egne teknikere. 3.3 Status Der er blevet udviklet en skabelon til beskrivelse af ideer, og skabelonen har været drøftet mellem bygningscheferne, Devoteam og den rådgivende ingeniør. Der har ligeledes været afholdt de to workshops med deltagelse af ingeniøren og vores teknikere. Den rådgivende ingeniør er således nu i gang med at nedskrive og beregne alle ideer i den vedtagne skabelon, og det samlede katalog forventes færdig i januar måned 2014. Vedlagt til orientering et bilag, som giver en smagsprøve på kataloget. 3.4 Perspektiv Det færdige katalog vil have en karakter, der gør det anvendeligt for alle UC er og i en lang årrække fremover. Det vil både rumme ideer til store og små investeringer, og det vil rumme ideer til økonomiske investeringer, men også til adfærdsændringer, der i princippet er gratis. Så det forventes, at det vil have stor effekt på økonomien for alle UC er, dog under forudsætning af, at man prioriterer investeringerne, men dette kan ses i et langsigtet perspektiv. 4 Bedste Praksis-screening vedr. bygningsdrift 4.1 Formål Bygningscheferne er enige om, at det vil have en værdi for alle, hvis vi kan udvikle nogle beskrivelser af en lang række af de servicefunktioner, som ydes af en bygningsafdeling. Beskrivelserne skal medvirke til, at vi selv bliver klogere på hvilke services vi yder og ikke
5/7 yder, og om vi gør det på den mest hensigtsmæssige måde. Samtidig vil man have et materiale som beskriver fordele og ulemper samt indikerer ressourceforbruget ved disse services, og som derfor kan danne grundlag for en kvalificeret diskussion i ledelserne og med uddannelserne om prioriteringen af disse services. 4.2 Forudsætninger Der skal udvikles en skabelon for disse beskrivelser, som skal sikre at man får belyst alle delelementer ved en given service. 4.3 Status Der er udviklet en skabelon, som er blevet brugt i beskrivelsen af tre udvalgte services. På denne baggrund bliver skabelonen justeret lidt, og så har bygningscheferne udvalgt ca. 20 services som skal beskrives. Bedste Praksis konsulenten Claus Hensing er ved at tilrette skabelonen, og vil herefter være pennefører på beskrivelserne i samarbejde med en given bygningschef. Når alle beskrivelserne er færdige vil de blive drøftet i et fælles forum for alle bygningschefer, og de udfyldte beskrivelser vil blive lagt på UC--portalen. De tre første og foreløbige bidrag er vedlagt som bilag til illustration.. 4.4 Perspektiv Perspektivet er, at vi får et kvalificeret grundlag til at vurdere hvilke services vi skal yde, og hvilke services vi ikke skal yde. Dette kan give gode input til den løbende diskussion af hvordan ressourcerne skal prioriteres, såvel inden for den enkelte bygningsafdeling men også i hele UC et. Det tanken, at beskrivelserne løbende skal suppleres og drøftes via UC-portalen, og bygningschefudvalget vil tage væsentlige nye idéer og erfaringer op til behandling på de faste møder. 5 Lokaleovervågning 5.1 Formål Bygningscheferne er enige om, at det er vigtigt at sikre information om lokaleudnyttelsen, såvel til brug for den løbende disponering af lokaler, som til brug for planlægning af lokalekapaciteten. Derfor er både statistik over lokalebookingen og statistik over den faktiske udnyttelse af lokalerne særdeles interessant. Med udgangspunkt i et system udviklet af Metropol, er det undersøgt, om alle UC er kan bruge et fælles system, der kan danne statistik over udnyttelsen af lokalerne ved at opsamle data fra de PIR-følere, der sidder i mange lokaler af hensyn til lysstyring o.a. Se særskilt notat om Mulighederne for automatisk overvågning af lokaleudnyttelsen, udarbejdet af Devoteam (vedlagt som bilag).
6/7 5.2 Forudsætninger Det foreslåede system vil kunne give værdifuld viden om den faktiske lokaleudnyttelse, men kun for den del af lokalemassen, som er udstyret med PIR-følere. 5.3 Status Analysen har vist, at der vil kunne etableres en fælles løsning med udgangspunkt i Metropols system for ca. 1,5 mio. kr., inkl. teknisk implementering på det enkelte UC. De årlige driftsomkostninger er estimeret til under 0,1 mio. kr. Hertil kommer løbende omkostninger på det enkelte UC til at lave analyser på grundlag af data og etableringsomkostninger til evt. at ændre lokalefordelingsprocedurer etc. Bygningscheferne vurderer imidlertid, at det aktuelt kun er en begrænset del af lokalemasse, der er udstyret med PIR-følere, samt at det ikke vil være økonomisk rentabelt at etablere PIR-følere alene med henblik på overvågning af den faktiske lokaleudnyttelse. I lyset heraf anbefales følgende på det korte sigt: At indsatsen med analysering af udnyttelsen af lokalekapaciteten i første omgang fokuseres på analyser af bookingen. At det fælles projekt om automatisk overvågning af den faktiske udnyttelse ved hjælp af PIR-føleres sættes på stand-by indtil videre. At hvert UC kan gå videre med ideen om automatisk overvågning af lokaleudnyttelsen, evt. i et bilateralt samarbejde med Metropol 5.4 Perspektiv Bygningscheferne mener fortsat, at information om den faktiske lokaleudnyttelse vil være nyttig. Bygningscheferne anbefaler derfor, at opmærksomheden omkring emnet fastholdes således: At der holdes øje med, om udbygning af trådløse net og netværksudstyr vil give mulighed for overvågning af lokaleudnyttelsen baseret på access points, der registrerer tilstedeværelsen af trådløse computere og smartphones etc. At behovet for at udnytte registreringer fra PIR-følere og/eller access points til opsamling af information om faktisk lokaleudnyttelse, indtænkes i projekter vedr. nybygning, ny-indretning og renovering. At statistik over den faktiske lokaleudnyttelse i øvrigt tænkes ind i projekter, der handler om aktiv styring af bygningerne ud fra bookinginformation, og i projekter, der viser aktuel lokaleudnyttelse af hensyn til on-line straks-booking. At det fælles projekt om udnyttelse af registreringerne tages op til genovervejelse, når der er udsigt til, at større dele af lokalemassen har de fornødne installationer.
7/7 6 Indkøbs-screening 6.1 Formål Bygningsområdet har skullet bidrage til den screening og vurdering af indkøbspraksis, som gennemføres i regi af projektet Effektivt indkøb. Bygningscheferne har ansvaret for at vurdere nedenstående indkøbskategorier: Bygningsdrift og vedligehold Rengøringsydelser Vagt og sikring Køb af el Kontormøbler Øvrigt inventar, møbler og lamper Rengøringsartikler 6.2 Forudsætninger Bygningscheferne har modtaget et grundskema fra projektet om Effektivt Indkøb. 6.3 Status For de udvalgte indkøbskategorier har bygningscheferne i samarbejde med indkøbsnetværkets medlemmer bidraget med følgende for eget UC: Registreret det anvendte lokale aftalegrundlag Vurderet skønsmæssigt i hvilket omfang det anvendes (compliance) Vurderet mulighederne for bedre priser ved brug af andre aftaler og/eller garanteret volumen Foretaget en samlet skønsmæssig vurdering af gevinstmuligheder ved øget compliance og/eller brug af bedre aftalegrundlag. Bygningscheferne har i fællesskab drøftet mulige lokale eller fælles initiativer til et forbedret aftalegrundlag, herunder udvidet anvendelse af SKI og Statens aftaler eller udvidet samarbejde om indkøb. Anbefalinger herom er afleveret til projekt Effektivt Indkøb og anbefalingerne indgår i den samlede afrapportering fra projekt Effektivt Indkøb. 6.4 Perspektiv Bygningscheferne vurderer, at der på nogle områder, som fx el, bør fastholdes et fælles indkøb, når nuværende aftaler løber ud. På andre områder vil man intensivere samarbejdet ved udveksling af indkøbsstandarder (fx for møbler) eller udarbejdelse og vedligeholdelse af et fælles udbudsmateriale. Anbefalingerne indgår i arbejdet afrapporteringen fra projekt Effektivt Indkøb.