Allerød Kommune Statusnotat nr. 1 vedrørende budget 2014-2017
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1 1. Indledning 2 2. Budgetlægningsproces 2014 til 2017 3 2.1 Statusnotater 4 2.2 Partiernes budgetønsker 5 2.3 Budgetanalyser 6 2.4 Kapacitetstilpasninger 6 2.5 Forårsseminar 7 2.6 Økonomiaftale 7 2.7 Dialog/Høring 7 2.8 Budgetseminar 7 2.9 Evt. indsigelser til budgetforlig 7 3. Budgetopfølgningsproces 2013 8 3.1 Forventede regnskaber 9 3.2 Månedlig budgetopfølgning/aktuel økonomi 10 3.3 Opfølgning på anlæg 10 4. Status på budgetforudsætninger 11 Allerød Kommune Side 1
1. Indledning Dette første statusnotat vedr. budget 2014-2017 har til formål at fastlægge budgetstrategien for budgetlægningen 2014-2017. Igen i år består budgetstrategien af følgende to processer proces for budgetlægning 2014-2017 jf. afsnit 2 proces for budgetopfølgning 2013 jf. afsnit 3 Processerne er udarbejdet med udgangspunkt i principper for økonomisk styring og de seneste års erfaringer med budgetlægning og -opfølgning. Med henblik på løbende at have et opdateret skøn for nødvendigheden af eventuelle budgettilpasninger og -omprioriteringer, er de to processer koordineret, således at viden fra budgetopfølgningen løbende indarbejdes i budgetlægningen. Budgetstrategien indeholder derudover en kort status på budget 2014-2017 i forhold til den nuværende viden om ændrede budgetforudsætninger for 2014 med udgangspunkt i forventningerne til regnskab 2012 jf. afsnit 4. På baggrund heraf samt de sidste tre års genopretning af økonomien, vurderer Direktionen, at der ikke skal iværksættes nye analyser med henblik på besparelser, men at der alene skal fokuseres på løbende effektiviseringer, evalueringer og budgettilpasninger. Udvalgenes rammer fastholdes således, hvilket indebærer, at eventuelle nye tiltag som udgangspunkt skal finansieres af kompenserende besparelser indenfor udvalgets egen ramme. Allerød Kommune Side 2
2. Budgetlægningsproces 2014 til 2017 Direktionen og Økonomi foreslår følgende tidsplan for budgetlægning 2014-2017, som tager udgangspunkt i principper for økonomisk styring og de seneste års erfaringer med budgetlægning. De enkelte elementer i tidsplanen for budgetlægningsprocessen for 2014 2017 er beskrevet nedenfor. December Januar og februar Februar Marts-juni April Juni Budgetlægning 2014-2017 Byrådet//fagudvalg Hvem Formål Hvad fremlægges 11/12 Beslutning om budgetstrategi, herunder Sendes efterfølgende - tidsplan for budgetlægning og budget- Statusnotat 1 vedr. budget 2014-2017 til opfølgning i 2013 med tidsplan for budgetlægning 2014- alle byrådsmedlemmer - orientering om økonomisk status vedr. 2017 og budgetopfølgning 2013 budget 2014-2017 til orientering Fagudvalg Partier 3/2 19/2 Fagudvalg SKU/B/SVU /BY BY 12/4-13/4 Fagudvalg 18/6 18/6 BY 27/6 Drøftelse og beslutning om igangsættelse af analyser iht. budgetforlig, herunder godkendelse af kommissorier Frist for partierne for fremsendelse af nye budgetønsker Beslutning om hvilke budgetønsker fra partierne, der skal indgå i fagudvalgenes videre budgetdrøftelser Drøftelser af budgetanalyserne i fagudvalgene Vurdering af behov for kapacitets- og budgettilpasninger i budget 2014-2017 på skoler, SFO, dagtilbud og plejeboliger med udgangspunkt i befolkningsprognosen Forårsseminar hvor økonomistyring version 2.0 bl.a. drøftes Endelige budgetanalyser forelægges Orientering om økonomisk status budget 2014-2017 Forslag til kommissorier for analyser iht. budgetforlig Evt. forslag til øvrige analyseområder, som udvalget måtte ønske at igangsætte Oversigt over budgetønsker fra partierne Notat om anbefalet kapacitets- og budgettilpasning i budget 2014-2017 Forårsseminarmappe Færdige analyser Statusnotat 2 vedr. budget 2014-2017 BY 27/6 Informationsmøde for BY om den indgåede regeringsaftale mellem regeringen og KL Oplæg vedr. regeringsaftalen August Partier 11/8 Fagudvalg 20/8 Frist for partierne for fremsendelse af nye budgetønsker Dialog med eventuelle interessenter, som udvalgene ønsker i dialog vedr. de udarbejdede analyser Allerød Kommune Side 3
September Budgetlægning 2014-2017 Byrådet//fagudvalg Hvem Formål Hvad fremlægges 20/8 20/8 BY 29/8 20/8 BY 29/8 BY 30/8-8/9 BY 9/9 BY 13/9-14/9 BY 16-23/9 BY 23/9 Hovedudvalgets dialogmøde med 1. behandling af budget 2014-2017 Statusnotat 3 vedr. budget 2014-2017 Beslutning om hvilke budgetønsker fra partierne, der skal foretages beregningsoverslag på til budgetseminar Informationsmøde for BY vedr. budget 2014-2017 og forventet regnskab/halvårsregnskab Høring af budgetforslag til 1. behandling Budgetmappe udsendes Budgetseminar. Drøftelse af budgettet og politiske prioriteringer Politiske forhandlinger og indgåelse af budgetforlig Frist for aflevering af ændringsforslag til budget Oversigt over budgetønsker fra partierne Oplæg vedr. seneste forventede regnskab, halvårsregnskabet og budgetoplægget til 1. behandling Høringsbrev vedlagt analyser, der indgår i politiske forhandlinger Budgetmateriale Høringssvar Budgetmappe Budgetforlig BY 24/9-30/9 Frist for evt. indsigelser vedr. budgetforliget Oktober December 1/10 BY 10/10 2. behandling og endelig vedtagelse af budget 2014-2017 herunder valg af udskrivningsgrundlag, skatteprocenter og takster Medio december Budgetannonce i Allerød Nyt Budgetannonce BY 19/12 Trykt budget Trykt budget Sagsfremstilling indeholdende skatteprocenter og væsentlige elementer i budget 2014-2017 2.1 Statusnotater I budgetlægningsprocessen præsenteres Økonomiudvalget og byrådet for 3 statusnotater. Statusnotaterne giver byrådet indblik i den aktuelle situation omkring budget 2014 2017. Økonomiudvalget præsenteres i december 2012 for statusnotat 1 (nærværende notat). Dette notat sendes efter godkendelsen af budgetstrategien til orientering til alle byrådsmedlemmer. På Økonomiudvalgets og byrådets møder i juni vil statusnotat 2 blive fremlagt. Indholdet i statusnotat 2 vil være følgende; Allerød Kommune Side 4
Hovedoversigt 2014-2017 Prognose for den gennemsnitlige kassebeholdning Forventninger til potentielle sanktioner Forventninger til skatter, tilskud og udligning Forventninger til driftsudgifter o Status på P/L reguleringer o Status på tillægsbevillinger givet efter budgetvedtagelsen i oktober o Status på administrative korrektioner vedr. driftsbudgettet foretaget under forudsætning af nuværende serviceniveau, kendte budgetforudsætninger samt seneste forventede regnskab (visse administrative korrektioner vil først være kendte i august fx lov- og cirkulæreprogram og andre forhold i medfør af økonomiaftalen) o Status på serviceudgifter, udgifter til overførsler, udgifter til forsikrede ledige samt refusioner vedr. særligt dyre enkeltsager fordelt på udvalg og afdelinger/stabe Status på ny demografisk udvikling (befolkningsprognose) og behov for kapacitetstilpasning Status på investeringsplan, herunder kvalitetsfondsinvesteringer Status på det brugerfinansierede område Status på renter, afdrag og optagelse af lån Status på øvrige finansforskydninger Konklusion vedr. evt. behov for evt. besparelser/budgettilpasninger På Økonomiudvalgets og byrådets møder i august 1. behandles budgettet og statusnotat 3 fremlægges. Indholdet i statusnotat 3 vil udover punkterne som også indgår i statusnotat 2 indeholde: Status på økonomiaftalen, herunder status over potentielle sanktioner Beregninger vedr. det statsgaranteret og selvbudgetterede udskrivningsgrundlag Ændringer i driftsudgifterne siden statusnotat 2, herunder særligt ændringer vedr. administrative korrektioner pga. nye budgetforudsætninger, seneste forventede regnskab, økonomiaftalen, lov- og cirkulæreprogram samt moderniseringsaftalen 2.2 Partiernes budgetønsker Med frist den 3. februar har partierne mulighed for første gang at fremsende budgetønsker (forslag til budgetprioriteringer), som de ønsker, at Forvaltningen udarbejder beregningsoverslag på til budgetseminaret. Alle budgetønskerne vil blive behandlet af Økonomiudvalget i februar med henblik på en prioritering af ønskerne. Disse indgår i fagudvalgenes budgetdrøftelser fra marts til juni. Efter sommerferien, med frist den 11. august har partierne igen mulighed for at fremsende budgetønsker. Alle budgetønskerne vil blive behandlet af Økonomiudvalget den 20. august med henblik en prioritering af, hvilke ønsker der skal udarbejdes uddybende beregninger af til budgetseminaret. Allerød Kommune Side 5
2.3 Budgetanalyser I januar og/eller februar 2013 drøfter fagudvalgene og Økonomiudvalget kommissorier for de analyser, der fremgår af budgetforliget jf. nedenfor. Udvalg KIU TPU KMU SKU SKU SVU Analyseindhold jf. budgetforlig I første halvdel af 2013 gennemføres en analyse vedrørende Mungo Parks fysiske udbygning med henblik på at etablere tilfredsstillende rammer for teatrets fremtid. Der skal findes en varig løsning for teatrets aktiviteter i Allerød Kommune. Den afledte drift af udbygningen analyseres. Analysen skal endvidere undersøge, hvilke kommuner, der evt. kan indgå i et samarbejde om teatrets drift. Analysen færdiggøres så betids, at der i budgettet for 2014 og overslagsårene kan afsættes økonomiske resurser til de nødvendige anlægsinvesteringer og drift. Der arbejdes videre med en samlet udviklingsplan for bymidten, således at der frem mod budgetlægningen for 2014 foreligger nogle konkrete beslutningsforslag. Der arbejdes videre med at se på mulighederne for at etablere en naturlegeplads. Herunder at undersøge mulighederne for at skabe finansiering fra fonde mm. Det skal undersøges om foreningernes ferieaktiviteter kan kobles på skolernes feriepasning enten som erstatning eller supplement til feriepasningen. Det skal i givet fald organiseres i et samarbejde mellem SFO personalet og foreningerne. Der gennemføres en analyse af hvorledes samordnet indskoling, to-lærerordning og tidlig sprogstart (engelsk) kan gennemføres. Analysen behandles i foråret 2013, med henblik på en drøftelse af hvorvidt projektet kan iværksættes fra august 2013. Der gennemføres en analyse af hvordan sygepleje-ressourcerne kan øges til de midlertidige pladser på Engholm. Der gennemføres en analyse af mulighederne for at konkurrenceudsætte driftsopgaver i henholdsvis Park og Vej samt Allerød Service. Der gennemføres en analyse af hvorvidt der er et effektiviseringspotentiale i at centralisere administrative opgaver på henholdsvis dagtilbud og skoler. Der gennemføres en analyse af hvorledes styringsmodellerne kan indeholde incitamenter for inklusion og fokus på effekt. Derudover kan udvalgene træffe beslutning om andre analyser og kommissorier, der skal arbejdes videre med. De færdige analyser fremlægges for såvel fagudvalgene, Økonomiudvalget og byrådet på juni møderne. 2.4 Kapacitetstilpasninger På baggrund af den udarbejdede befolkningsprognose skal fagudvalgene, Økonomiudvalget og byrådet i april tage stilling til behovet for kapacitets- og budgettilpasninger på følgende områder; Skoler og SFO er (SKU) Dagtilbud (B/SKU) Plejeboliger (SVU) Allerød Kommune Side 6
Med udgangspunkt i befolkningsprognosen vil Forvaltningen fremlægge et notat med anbefalinger om behovet for kapacitets- og budgettilpasninger i budget 2014-2017. 2.5 Forårsseminar Forårsseminaret afholdes 12. og 13. april. På seminaret drøftes bl.a. økonomistyring version 2.0 jf. punkt 10 i referatet fra Økonomiudvalgets møde den 13. november 2012. 2.6 Økonomiaftale Ultimo juni indgås økonomiaftalen mellem regeringen og KL. Såfremt aftalen indgås så sent, at det ikke vil være muligt at afholde et informationsmøde herom forud for byrådsmødet den 27. juni, udarbejdes et skriftligt materiale, som fremsendes. 2.7 Dialog/Høring Fagudvalgene og Økonomiudvalget har på deres augustmøder dialog med eventuelle interessenter, som udvalgene ønsker hørt vedr. de udarbejdede analyser. Eventuel dialog skal fremgå af de udarbejdede kommissorier. Derudover har Økonomiudvalget en dialog med hovedudvalget på økonomiudvalgets møde den 20. august, hvor budgettet også førstebehandles. Umiddelbart efter byrådets 1. behandling af budget 2014-2017 den 29. august sendes budgettet i høring. Høringssvarene skal være kommunen i hænde senest 8. september, inden byrådet tager på budgetseminar. 2.8 Budgetseminar Budgetseminaret afholdes 13. og 14. september. Høringsmaterialet indgår i budgetmappen. Da høringssvarene foreligger inden seminaret, vil seminaret i høj grad kunne blive startskuddet på de politiske forhandlinger. 2.9 Evt. indsigelser til budgetforlig Efter budgetforliget er der mulighed for evt. indsigelser. Fristen for indsigelser til budgetforliget skal fremsendes senest 30. september. Allerød Kommune Side 7
3. Budgetopfølgningsproces 2013 Direktionen og Økonomi foreslår følgende tidsplan for budgetopfølgning 2013. De enkelte elementer i tidsplanen for budgetopfølgningen er beskrevet nedenfor. Resultaterne af de forventede regnskaber og den løbende månedlige administrative opfølgning i 2013 vil blive indarbejdet i statusnotat 2 og 3 vedr. budget 2014-2017, som forelægges Økonomiudvalget og byrådet i juni og august i forbindelse med budgetlægningen jf. afsnit 2.1. Alle måneder Februar Maj Juni August Budgetopfølgning og regnskab Byrådet//fagudvalg Hvem Formål Hvad fremlægges Fagudvalg+ Evt. beslutning vedr. igangsætning af anlæg og frigivelse af rådighedsbeløb Redegørelse for igangsætning af anlæg og frigivelse af rådighedsbeløb Fagudvalg+ Evt. beslutning vedr. aflæggelse af anlægsregnskab Redegørelse vedr. afslutning af anlægsregnskab Orientering om aktuel økonomi på baggrund af den Notat, udvikling i gns. kassebeholdning, løbende kassebeholdning administrative budgetopfølgning Hvis den administrative budgetopfølgning viser merudgifter som kræver byrådets indgriben, rejser For- Notat med den aktuelle økonomiske situation og forslag til handleplan valtningen sagen i Økonomiudvalget Orientering om forventet regnskab på det specialiserede Forventet regnskab på det specialise- socialområde pr. 31. december, som indberettes rede socialområde opstillet efter til ministeriet ministeriets regler Årsregnskab godkendes overgivet til revisionen Årsregnskab Beslutning om overførselsbeløb på drift og anlæg Overførselssag Fagudvalg+ Orientering om forventet regnskab pr. 31. marts Beslutning om oversendelse til fagudvalg vedr. forventede merforbrug/mindreforbrug såfremt overskridelsen ikke kan forventes indhentet inden årets udgang ved igangsættelse af handleplaner eller dækket indenfor egen stab/afdeling/virksomhed Orientering om forventet regnskab på det specialiserede socialområde pr. 31. marts, som indberettes til IM Evt. beslutning om kompenserende besparelser vedr. forventede merforbrug (tillægsbevilling ved forventet mindreforbrug) ifm. forventet regnskab fremlagt i april Kommenteret forventet regnskab opbygget i hovedoversigtsform med drift og anlæg fordelt på udvalg Forslag til merforbrug/mindreforbrug som skal oversendes til behandling i fagudvalg Forventet regnskab på det specialiserede socialområde opstillet efter ministeriets regler Forslag til kompenserende besparelser Halvårsregnskab 2012 godkendes Halvårsregnskab 2012 Orientering om forventet regnskab pr. 30. juni Beslutning om oversendelse til fagudvalg vedr. forventede merforbrug/mindreforbrug såfremt overskri- Kommenteret forventet regnskab opbygget i hovedoversigtsform med drift og anlæg fordelt på udvalg Allerød Kommune Side 8
Budgetopfølgning og regnskab Byrådet//fagudvalg Hvem Formål Hvad fremlægges delsen ikke kan forventes indhentet inden årets udgang ved igangsættelse af handleplaner eller dækket indenfor egen stab/afdeling/virksomhed. Forslag til merforbrug/mindreforbrug som skal oversendes til behandling i fagudvalg September November December Fagudvalg+ Fagudvalg+ Jf. budgetforliget skal der hvis halvårsregnskabet viser et mindreforbrug på driften iværksættes tiltag indenfor en ramme på 2,5 mio. kr. på særlige områder jf. budgetforliget. Orientering om forventet regnskab på det specialiserede socialområde pr. 30. juni, som indberettes til ministeriet Revisionens beretninger forelægges med forslag til besvarelse, og regnskab vedtages endeligt Evt. beslutning om kompenserende besparelser vedr. forventede merforbrug (tillægsbevilling ved forventet mindreforbrug) ifm. forventet regnskab fremlagt i august Orientering om forventet regnskab pr. 30. september Beslutning om oversendelse til fagudvalg vedr. forventede merforbrug/mindreforbrug såfremt overskridelsen ikke kan forventes indhentet inden årets udgang ved igangsættelse af handleplaner eller dækket indenfor egen stab/afdeling/virksomhed. Orientering om forventet regnskab på det specialiserede socialområde pr. 30. september, som indberettes til ministeriet Evt. beslutning om kompenserende besparelser vedr. forventede merforbrug (tillægsbevilling ved forventet mindreforbrug) ifm. forventet regnskab fremlagt i november Forventet regnskab på det specialiserede socialområde opstillet efter ministeriets regler. Revisionens beretninger Forslag til besvarelse Forslag til kompenserende besparelser Kommenteret forventet regnskab opbygget i hovedoversigtsform med drift og anlæg fordelt på udvalg Forslag til merforbrug/mindreforbrug som skal oversendes til behandling i fagudvalg Forventet regnskab på det Forventet regnskab på det specialiserede socialområde opstillet efter ministeriets regler Forslag til kompenserende besparelser 3.1 Forventede regnskaber Politisk centreres budgetopfølgningen om tre forventede regnskaber i 2013 - pr. 31. marts, pr. 30. juni og pr. 30. september. Første forventede regnskab for 2013 udarbejdes pr. 31. marts, og behandles sammen med regnskabet for 2012 og overførselssagen 2012-2013 i Økonomiudvalget og byrådet i maj. Andet forventede regnskab for 2013 udarbejdes pr. 30. juni, og behandles sammen med halvårsregnskabet i Økonomiudvalget og byrådet i august på samme møde som budgettets 1. behandles. Allerød Kommune Side 9
Jf. budgetforliget skal der, hvis halvårsregnskabet viser et mindreforbrug på driften, iværksættes engangstiltag indenfor en ramme på 2,5 mio. kr. på særlige områder (velfærdsteknologi, digitale anskaffelser på skoler, institutioner og bibliotek, ventelisteproblemer på psykolog på børne-ungeområdet samt effektiviseringstiltag). Tredje forventede regnskab for 2013 udarbejdes pr. 30. september, og behandles i Økonomiudvalget og byrådet i november. I forhold til opfølgningen i 2012 er det tredje forventede regnskab fremrykket fra 31. oktober til 30. september. Dette giver byrådet bedre mulighed for handling i forbindelse med mer- eller mindreforbrug i forhold til budgettet inden årets udgang. Eventuelle merforbrug som de enkelte afdelinger og stabe ikke kan indhente selv, og som Direktionen ikke umiddelbart kan finansiere ved tværgående initiativer, vil blive oversendt til det relevante udvalg med henblik på indstilling af forslag til kompenserende besparelser måneden efter behandlingen af det forventede regnskab. Byrådet træffer herefter den endelige afgørelse om eventuelle kompenserende besparelser. 3.2 Månedlig budgetopfølgning/aktuel økonomi Principperne for økonomisk styring stiller krav om, at der sker en systematisk administrativ budgetopfølgning hver måned. Den løbende budgetopfølgning skal dels sikre, at der hele tiden er kendskab til områder, hvor der forventes væsentlige mer- eller mindreudgifter. Dels at der løbende igangsættes handleplaner, som sikrer budgetoverholdelse. Hvis den løbende budgetopfølgning giver anledning til, at der mellem to forventede regnskaber skal træffes beslutning om kompenserende besparelser, vil dette blive fremlagt for Økonomiudvalget og byrådet som særlige punkter. For Økonomiudvalget fremlægges hver måned punktet Aktuel økonomi, som indeholder Notat Udviklingen i den gennemsnitlige kassebeholdning Udviklingen i den løbende kassebeholdning Udviklingen i den daglige kassebeholdning forrige måned 3.3 Opfølgning på anlæg Såfremt der på anlægsprojekter viser sig uforudsete merudgifter, der ikke kan dækkes af anlægsbevillingen, vil Økonomiudvalget og byrådet løbende blive forelagt dette. Allerød Kommune Side 10
4. Status på budgetforudsætninger Samlet set er det derfor Direktionens vurdering, at budget 2013 overordnet set et retvisende billede af kommunens økonomiske situation, herunder realistiske skøn for kommunens samlede indtægter og udgifter. Det er dog enkelte områder, hvor det forventede regnskab pr. 31. oktober 2012 kan give anledning til bekymring; Direktionen har dog udpeget nogle fokusområder, som vil få særlig fokus i den administrative budgetopfølgning samt i det første forventede regnskab, som Økonomiudvalget og byrådet behandler i juni 2013. Overførsler mellem årene vedr. anlægsprojekter Overførsler mellem årene vedr. driftsudgifter Stigende udgifter vedr. kontanthjælp, sygedagpenge samt forsikrede ledige Overførsler mellem årene vedr. anlægsprojekter Der forventes overført 87,5 mio. kr. vedr. uforbrugte anlægsbevillinger i 2012. Økonomiaftalen for budget 2013 indeholder ikke sanktioner vedr. overskridelse af anlægsrammen i tilfælde af at anlægsrammen overstiges i regnskabssituationen. Der er i prognosen for den gennemsnitlige kassebeholdning taget højde for et merforbrug vedr. anlæg i 2013. Overførsler mellem årene vedr. driftsudgifter Der forventes overført 18,4 mio. kr. vedr. uforbrugte driftsbevillinger i 2012. Dette svarer nogenlunde til niveauet for overførslerne fra 2011 til 2012, hvor der blev overført ses fortsat at være et realistisk skøn vedr. den forventede belastning af servicerammen i 2012 som følge af udskudt drift fra tidligere år. Stigende udgifter vedr. kontanthjælp, sygedagpenge samt forsikrede ledige Det forventede regnskab pr. 31. oktober 2012 viser væsentlige merudgifter vedr. kontanthjælp, sygedagpenge og forsikrede ledige, som ikke er indarbejdet i budget 2013. Forvaltningen anbefaler, at Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget på deres januar møde tager stilling til, hvilke handlinger dette giver anledning til. Allerød Kommune Side 11