Redegørelse for proces omkring prisindhentning på levering af substitutionspræparater 2016 juni til september - Forvaltningen udarbejder i samarbejde med konsulent fra Indkøbskontoret proces og kriterier for prisindhentningen. Dette godkendes af chefgruppen 1. september. 2016 29. september - Mail med invitation til at byde ind på leveringen samt krav og proces udsendes til de 4 apotekere (bilag 1). 2016-3. oktober - Apoteker Jesper Sevel, Løve Apoteket fremsender mail, hvori han: o Gør opmærksom på at prisen på præparaterne er fastsatte af Sundhedsstyrelsen. o Spørger hvorfor kommunen ikke bare lader de lokale apoteker levere til henholdsvis Hirtshals og Hjørring udleveringerne. o Spørger til det krævede leveringstidspunkt. o Ønsker at få oplyst omfanget af leverancerne. 2016-4. oktober - Forvaltningen svarer til ovenstående: o Kommunen er fuldt ud klar over, at priserne er fastsatte af Sundhedsstyrelsen. o At der er truffet politisk beslutning om udbudsformen, med henblik på at de lokale apotekere får mulighed for at byde ind på opgaven derudover er det normen, at der indhentes tilbud fra en ekstern leverandør. o Tidsrummet for levering er valgt, da der på dette tidspunkt ikke er borgere til stede på udleveringsstederne. o Hvad omfanget af den ugentlige levering pt. er. 2016 4. oktober - Mail fra apoteker Jette Andersen, Hirtshals Apotek: o Hun undrer sig over, at Dronninglund Apotek får mulighed for at afgive tilbud. o Hun mener ikke, det er fysisk muligt at levere til de to udleveringssteder inden for det påkrævede leveringstidspunkt. o Hun forventer, at alle der afgiver bud, får det vindende bud at se. 2016 6. oktober - Forvaltningen svarer til ovenstående: o Ved en prisindhentning, er det normen, at der indhentes tilbud fra to til tre lokale leverandører samt fra én ekstern leverandør, her er Dronninglund Apotek valgt, fordi de er nuværende leverandør.
o Efter afgørelse og tildeling af aftalen udsender forvaltningen et evalueringsnotat med den faglige begrundelse for valg af leverandør til de øvrige tilbudsgivere. 2016 6. oktober - Forvaltningen udsender en præcisering af prisindhentningen til alle 4 apotekere på baggrund af de indkomne henvendelser: o Leveringstidspunktet er valgt, da der her ikke er borgere til stede i udleveringerne. o Omfanget af leveringen. o Information om udsendelse af evalueringsnotat efter afsluttet prisindhentning. 2016 6. oktober - Telefonisk henvendelse fra Jesper Sevel: o Han udtrykker igen undren over, at man vælger at gennemføre et udbud og ikke blot tildeler opgaven til de lokale apoteker. o Han ønsker at få underbygget, hvorfor det er et krav, at leveringen skal ske mellem kl. xx.xx og kl. xx.xx. o Han vurderer, at leveringen fra den nuværende leverandør sker på bekostning af sikkerheds- og miljømæssige hensyn, og at disse aspekter burde have været en del af de opstillede krav til den kommende leverandør. 2016 12. oktober Han får at vide, at han snarest vil modtage svar på disse spørgsmål, da det kræver fagligt input fra lederne på området. - Alle fire apotekere modtager pr. mail præcisering af kriterier på baggrund af ovenstående henvendelse: o For at kunne yde en sikker og stabil indsats til borgere i substitutionsbehandling, er der behov for levering 1 x ugentligt i Hjørring i tidsrummet kl. xx.xx-xx.xx og 1 gang ugentligt i Hirtshals i tidsrummet kl. xx.xx xx.xx. Tidspunkterne er afgrænsede af sikkerhedsmæssige årsager. o De konkrete leveringsdage aftales løbende med personalet med udgangspunkt i bl.a. åbningstider. Der skal ligeledes være mulighed for flere ugentlige leveringer, såfremt behovet opstår. 2016 13. oktober - Mail fra Jesper Sevel som svar på ovenstående: o Han forstår ikke, hvorfor leveringstidspunktet skal være uden for apotekernes åbningstid. o Han ønsker svar på, om kommunen er klar over, hvordan leverancen foregår i dag. 2016 14. oktober - Forvaltningen svarer til ovenstående: o At kommunen ikke har yderligere uddybende begrundelser for leveringstidspunktet end dem, der tidligere er givet.
o Spørgsmålet vedr. nuværende leverance vurderes ikke at være relevant at oplyse om i forhold til den aktuelle prisindhentning og besvares derfor ikke. 2016 18. oktober - Mail fra Jesper Sevel som svar på ovenstående: o Han synes ikke, det er i orden, at leveringen skal ske uden for apotekernes åbningstid. o Spørger om kommunen er klar over, hvordan leveringen foregår i dag han forestiller sig, at apotekeren fra Dronninglund transporterer præparaterne i sin privatbil og opbevarer dem på sin privatadresse. o Han agter at gå videre med sagen om ikke andet gennem pressen. 2016 18. oktober - Mail fra apoteker Henrik Lintner, Svane Apoteket i Hjørring: o Han mener ikke, at Jesper Sevel har fået svar på, hvorfor leveringstidspunktet fastholdes han spørger om grunden er, at den nuværende leverandør ikke kan levere inden for normal åbningstid. o Han mener, der er tale om en politisk rævekage, hvis kommunen ønsker at blive betjent af leverandører uden for kommunegrænsen. o Kommunen opfordrer iflg. ham til ulovligheder mht. at returnere medicin, da der i 2019 skulle træde en ny lov i kraft, som gør det ulovligt at sætte returnerede lægemidler tilbage i omsætning. o 2016 20. oktober Hvis den nuværende leverandør tilbyder denne, efter hans vurdering, ulovlige service, forventer han, at kommunen bringer det til ophør og tilretter prisindhentningsnotatet. - Forvaltningen svarer til ovenstående med alle apotekere som modtagere: o Kommunen har ikke yderligere at tilføje ift. leveringstidspunkt. o Såfremt han mener, det ikke er lovligt at refundere ubrudt medicin, bedes han tilkendegive dette i et eventuelt tilbud på levering. o Han informeres om, at de øvrige apotekere også modtager mailen. 2016 20. oktober - Mail fra Jesper Sevel: o Han spørger, om han får svar på mail af 18. oktober. o Han spørger, om borgmesteren er informeret om sagen. 2016 21. oktober - Mail til Jesper Sevel som svar på ovenstående: o Han mail bliver betragtet som en kommentar, der ikke kræver yderligere svar fra kommunens side. 2016 21. oktober - Jesper Sevel svarer på ovenstående: o Han mener ikke, han bliver behandlet anstændigt af kommunen. o Han ønsker svar på, om borgmesteren er informeret.
2016 21. oktober - Mail til Jesper Sevel som svar på ovenstående: o Han informeres om, at borgmesteren ikke er informeret om udbudssagen med henvisning til, at det er forvaltningens opgave at håndtere udbuddet. o Han informeres om, at SÆH-udvalget i den konkrete sag har præciseret, at udbuddet skal gennemføres efter normal praksis dvs. at der ud over tilbud fra lokale leverandører, også indhentes tilbud fra én ekstern leverandør. Alle svar er givet efter inddragelse af lederne af området, direktør samt udbudskonsulent, hvor det har været relevant.
Baggrund for processen herunder politiske beslutninger 2014 12. august - På baggrund af klage fra apoteker Jesper Sevel, Løve Apoteket i Hjørring, over at kommunen får leveret substitutionspræparater fra en apoteker i en anden kommune, besluttede SÆH-udvalget, at aftalen om levering af substitutionspræparater som planlagt skal køre til udgangen af 2016, samt at udbuddet skal gennemføres i overensstemmelse med Hjørring Kommunes indkøbspolitik. 2016 6. maj I sagsfremstillingen gjorde forvaltningen derudover opmærksom på, at indkøbskontoret anbefaler, at mindst 3 leverandører, heraf én fra en anden kommune, tilbydes at deltage ved indhentning af tilbud. - Apoteker Jesper Sevel henvender sig til kommunen og gør opmærksom på, at han forventer at sagen vedr. levering af substitutionspræparater tages op igen. Han fik svaret, at SÆH-udvalget vil behandle det på udvalgsmødet den 24. maj 2016 24. maj - SÆH-udvalget godkender, at der efter sommerferien gennemgøres en prisindhentning, hvor de 3 apoteker i Hjørring Kommune samt Dronninglund Apotek, som har den nuværende levering, inviteres til at byde ind på opgaven. 2016 31. maj - Apoteker Jesper Sevel, Løve Apoteket informeres om SÆH-udvalgets beslutning af 24. maj.
Bilag Mail sendt til apotekere 29. september 2016 Prisindhentning - levering af substitutionspræparater Hjørring Kommune står over for at skulle indgå en ny aftale vedrørende levering af substitutionspræparater. I den forbindelse har vi valgt at gennemføre en såkaldt prisindhentning og give følgende apoteker mulighed for at byde ind på opgaven: Svane Apoteket (Hjørring Kommune), Løve- Apoteket (Hjørring Kommune), Hirtshals og Sindal Apotek (Hjørring Kommune) samt Dronninglund Apotek (Brønderslev Kommune). Der er udelukkende tale om levering af præparater til kommunens egne udleveringssteder i Hjørring og Hirtshals. For at kunne komme i betragtning som leverandør, skal følgende kriterier imødekommes: - Levering skal være omkostningsfrit for Hjørring Kommune. - Der skal være mulighed for levering til kommunens udleveringssteder i Hjørring og Hirtshals minimum 1 gang ugentligt. - Der skal kunne leveres medicin til kommunens udleveringssteder fra dag til dag og med kort varsel ved akut behov. - Levering til kommunens udleveringssteder skal kunne foregå alle hverdage mellem kl. xx.xx og kl. xx.xx. - Det skal altid være de billigste præparater, der leveres. Derudover vil følgende indgå i vurderingen af indkomne tilbud: - Mulighed for at kommunen kan levere medicin tilbage til apoteket. - Mulighed for at kommunen kan få refunderet medicin i ubrudt emballage. - Mulighed for at kommunen kan aflevere tom emballage samt medicinrester. - Mulighed for at kommunen kan bestille og få leveret diverse andre apotekervarer. Derudover opfordres tilbudsgivere til at beskrive ekstra ydelser, der eventuelt kan leveres, samt hvorledes leverandøren vil opnå et optimalt samarbejde med kommunen og udleveringsstederne. Dette vil ligeledes indgå i kommunens vurdering af indkomne tilbud. Aftalen vil træde i kraft 1. januar 2017 og vil som udgangspunkt løbe 4 år. Hjørring Kommune forbeholder sig ret til på ethvert tidspunkt at opsige aftalen, såfremt den valgte leverandør ikke lever op til ovenstående kriterier. For begge parter gælder der ved opsigelse en varslingsfrist på 3 måneder. Såfremt I ønsker at byde ind på opgaven, bedes I sende en mail til nadia.flyvholm.bak@hjoerring.dk senest fredag den 28. oktober kl. 12 med en kort redegørelse for, hvordan jeres apotek kan møde de opsatte kriterier samt eventuel yderligere service og tilgang til samarbejde. Eventuelle spørgsmål kan fremsendes til samme mailadresse. Vi vender tilbage til tilbudsgivere med en afgørelse så hurtig som muligt. Med venlig hilsen
Helle Laursen, Områdeleder Sundhed, Ældre og Handicap Hjørring Kommune Denne mail er sendt til: svane@apoteket.dk hjoerring@apotekeren.dk sindal@apoteket.dk dr_lund@apoteket.dk