LSU-LAU i F&I - referat Mødedato 13 november 2014 Starttidspunkt 12:30 Sluttidspunkt 1430 Afdeling/enhed Forskning og innovation Dokumentnavn Dokumentnummer Arbejdsområde Referent TIDA 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) Det indstilles, at LSU-LAU godkender dagsordenen. Yderligere punkter: - Opfølgning på handlingspunkter fra sidste møde - Kantineforhold (behandles under punkt 8) Orientering: - Ulla Viskum er genvalgt som TR. - Gitte afslutter førstehjælps kursus i aften Dagsorden er ellers godkendt. 2. Opfølgning på handlingspunkter fra sidste møde Der indstilles at der følges op på alle handlingspunkter fra tidligere møde. side 1/7
Alle handlingspunkter er sat i gang/udført - bortset fra punktet om første hjælp, da der kommer kursusudbud i forår 2015. 3. Status på LSU/ /LAU arbejdet 2014 og strate egi og handleplan for r 2015 (1 time) Udkast til skema for F&I s strategi for samarbejde og arbejdsmiljø samt handleplaner diskuteres og kommenteres. Status på LSU/LAU arbejde i 2014 fremlægges og kommenteres. Nye indsatsområder samarbejde og arbejdsmiljø for 2015diskuteres og aftales (årshjul). Dette skal fremlægskal blot ges på afdelingsmøde i december. Der er tvivl om, om årshjul/handleplan skal det ligge fra LSU? Konklusionen er, at vi udvider skemaet til at omhandle båd LAU og LSU - der være tydelig markering af, om punkterne er behandlet som LSU eller LAU emne. Strategi og handleplan skal færdiggøres dokumentet, som blev redigeret under mødes Skrivebeskyttet dokument: Klik her Anette og Gitte tager sig af aktuelle indsatser. Kirsten indføjer HAU og Ulla indføjer HSU i handleplanen fra mål til succeskriterier. Anette, Kirsten, Ulla, Gitte Ultimo nov 2014 På kommende afdelingsmøde fremlægges - Skemaet - APV punktet: administrativ støtte - APV punktet: kontorfaciliteter Anette orienterer om mulighederne. Pouls lokale bliver frit 1-2-2015 og elnår vi flytter i campus. lers løses problemerne Dockingstationer på flyverkontorerne skal måske etab- leres. - APV punktet: Bedre personalerum afdækning af om- Anette Afdelingsmøde dec 2014 side 2/7
fanget skal afdækkes på mødet. Anette orienterer om mulighederne. - - APV punktet: Videncenter medarbejdere er ikke i nær- om heden af hinanden. Anette orienterer mulighederne. 4. Orientering om nyt MUS 2015 (5 min) Gennemførelse af MUS samtaler Anette/Peter 5. Modtagelse og introduktion af ny medarbejder samt retningslinjer for F&I (10 min) Anette fremlægger nyt herom. Vejledning ligger på mit.ucl. Der er udarbejdet nyt skema i SurveyXact der er fokus på kvalitative spørgsmål fremfor de tidligere kvantitative spørgsmål. Skemaet skal udfyldes inden MUS samtalen. Der er ingen UCL-plan for, hvornår der skal have været afholdt MUS. Anette planlægger afholdelse i 1. kvartal 2015. Peter afholder MUS med de medarbejdere, der er knyttet til Nationalt Videncenter for Historie og Kulturarvsformidling. Anette og Peter inviterer medarbejdere til MUS via Outlook og HR fremsender skema- er.det er medarbejdere, der er fastansatte, der skal tilbydes en MUS samtale. 1. kvartal 2015 Det indstilles, at LSU-LAU - godkender dokumentet Modtagelse og introduktion af ny medarbejder samt retnings- linjer for F&I (Udkast vedlagt) side 3/7
Ændring til udkastet: Alt elektronisk udstyr skal nu gå gennem Gitte og ikke til IT afdelingen. Se afsnit her: Medarbejderophør: Når en medarbejder stopper i F & I skal vedkommende aflevere sin bærbare pc sammen med evt. ekstraudstyr så som mus, dockingstation og oplader, mobilte- lefon inkl. oplader, nøgle og brik til bygningen mv. Alt afleveres til Gitte Reinhard Laursen. Gitte er ansvarlig for, at alt leveres rettidigt retur til IT-afdelingen. Udkastet er godkendt. Udvalget bevilliger, at dokumentet løbende revideres. Gitte 6. Økonomi, herunder budget 2015 (10 min) Det indstilles, at LSU-LAU - orienteres om status på økonomisupport fra økonomiteam i Vejle og budget 2015 Anette har pointeret overfor Erik Knudsen og Lars Lund, at økonomi funktionenn skal fun- gere i forhold til F&I. Der mangler ressourcer og administrative processer og et projekt- gøres på styrings-system. Anette har foreslået, at økonomiafdelingen ser på, hvordan det UC Sjælland. Stilling som projektøkonomimedarbejder bliver opslået snarest og der indkøbes konsul- tentbistand fra et revisionsfirma. Budgetarbejdet for 2015 ligger lige pt. stille. side 4/7
Anette vedbliver at rykke for, at der kommer styr på økonomien. Anette 7. Nyt navn til afdelingen Direktionen har meddelt at Innovation bliver taget ud af afdelingens navn. Anette orien- konsekvenser terer om status på, om navnet Afdeling for Forskning kan ændres. Navneændringens drøftes. Innovation tages ud af vores navn, da innovation foregår i hele organisationen. Vi må gerne komme med bud. Forskning og Udvikling giver mest mening for os, men ud- med vikling må vi ikke anvende. På sidste afdelingsmøde er indkommet nogle forslag de skal indsendes sammen argumenter for, hvorfor vi mener, at Forskning og Udvikling er det bedste navn. Anette danner tekst, der argumenterer for navnet Forskning og Udvikling (yderligere forslag til navn fra afdelingsmødet ved- LSU/centerlederne in- lægges). Udkastet sendes til høring hos den endelig afsendelse. Anette 8. Seminar 2015 for afdelingen Der tages beslutning om dato, sted og indhold for afdelingsseminar med forslag fra cen- terledelsen. side 5/7
Seminar bliver den 5. og 6. marts 2015. Der er ønske om, at det er samme sted som sidste år. Helle, Ulla og Gitte er planlægningsgruppen. Peter finder en medarbejder i sit center, der kan indtræde i planlægningsgruppen. Seminar bliver den 5. og 6. marts 2015 Anette Peter finder en medarbejder, der kan indtræde i planlægningsgruppen. Peter 9. Nyt fra Campus LUC og Jelling (15 min) Der orienteres ved alle om nyt som har betydning for samarbejde og arbejdsmiljø fra de 2 lokationer og fra husudvalg på LUC Husudvalg: - I december får vi melding om, hvordan vilkårene for kantinen her på Lucerne- marken bliver. - førstehjælps kursus bliver udbudt for alle i foråret 2015. - frugtordning har CFU fået, da de er med i videreuddannelsens aftale. Øvrige meldinger fra CFU: - Pr. 1. januar skal vi selv bestille hos Eurest - Pr. 1. januar skal vi også selv bestille lokaler. Det er først efter sommerferien. Jelling - Ny medarbejder er ansat. - De kigger pt på lokaleudfordringerne. - Snitfladen til Lucernemarken er stadig i gang med at blive klarlagt. - LSU skal lægges som videokonferencemøder i stedet. Lucernemarken - 4 docenter er ansat. Det er en ny stillingskategori, og det giver nye muligheder, og der vil være en fremadrettet fokus på, hvilken betydning det har i en afdeling. - Forskellige udvalgsarbejder pågår vedr. campus side 6/7
LSU møder skal arrangeres som videokonferencemøder Anette 10. Eventuelt (5 min) Punkter til eventuelt: side 7/7