Forsvarsministeriet Ydelsesbeskrivelse Evaluering af Fonden Danske Veteranhjems aktiviteter Baggrund I forbindelse med Forsvarsforlig 2010 2014 blev det besluttet at støtte Danske Soldater og Marineforeningers Fællesråds initiativ vedrørende etablering af tre veteranhjem. Beslutningen blev videreført i Forsvarsforlig 2013 2017. Veteranhjemmene modtager årligt 1,5 mio. kr. via finansloven ( 12). Realdania stiftede den 19. maj 2010 Fonden Danske Veteranhjem. Fonden står som centralt styringsorgan for veteranhjemmene, ligesom det er fonden, der modtager etablerings-, anlægs- og driftstilskud. De tre veteranhjem er placeret i Aalborg, Fredericia og København. Tre lokale foreninger står for hjemmenes daglige drift. Veteranhjemmene har ingen lønnede medarbejdere - men drives af frivillige. De tre veteranhjem har en bred vifte af samarbejdspartnere i de tre lokalsamfund og kommuner, de er placeret i, i regionerne, i Forsvaret, i de faglige organisationer på det militære område samt i andre frivillige organisationer. Forsvarsministeriet og Fonden Danske Veteranhjem har besluttet at evaluere fonden og det tilskud, som fonden modtager via finansloven. Udgifterne til evalueringen afholdes af Forsvaret og Realdania. Formål med evalueringen Evalueringen har følgende formål: Fondens aktiviteter skal undersøges og vurderes i forhold til fondens formål og den værdi, aktiviteterne tilfører den samlede veteranindsats. Det skal nævnes, at der, parallelt med evalueringen efter dette formål, gennemføres en mere regnskabsteknisk evaluering, der har til formål at undersøge, om de midler, fonden modtager via finansloven, anvendes efter god regnskabspraksis og i overensstemmelse med fondens formål. Forsvarets Interne Revision vil forestå denne evaluering, som derfor IKKE er omfattet af denne ydelsesbeskrivelse. 1
Opgavens indhold Målgruppe Der er tre målgrupper for opgaven: Fonden Danske Veteranhjem, veteranhjemmene og de frivillige, som skal bruge evalueringen til en fortsat kvalificering af veteranhjemmenes tilbud til brugerne. Forsvarsministeriet/Forsvaret, som har en interesse i at sikre, at Fonden Danske Veteranhjem tilfører den samlede veteranindsats merværdi. Realdania, som har en interesse i, at der sker en stabilisering og fortsat udvikling af veteranhjemmene med henblik på, at de visioner, der fik foreningen til at støtte projektet, realiseres. Opgavens fokus I opgaveløsningen skal fokuseres på følgende seks temaer: 1. Organiseringen af Fonden Danske Veteranhjem Der tages udgangspunkt i den eksisterende struktur i Fonden Danske Veteranhjem. Fonden er overordnet styringsorgan for tre lokale foreninger med selvstændige bestyrelser. Foreningerne driver veteranhjemmene, og veteranhjemmene bemandes af frivillige. I hvilket omfang og på hvilke måder understøtter den eksisterende struktur fondens formål og muligheder for overordnet styring i en frivillig drevet organisation? Herunder identificeres områder med særlige udfordringer. 2. Veteranhjemmenes tilbud til veteranerne Hvad består tilbuddet i? I hvilket omfang benyttes de forskellige tilbud? Hvilke regler og etiske normer for ophold og samvær anvendes? Hvilken variation er der mellem de tre veteranhjem? 3. Brugerne af veteranhjemmene Hvem er brugerne (hvad karakteriserer dem)? Hvordan er udbyttet og tilfredsheden med veteranhjemmenes tilbud? Er der variation i brugergruppen mellem de tre veteranhjem? 2
4. De frivillige Hvem er de frivillige (hvad karakteriserer dem)? Hvad får de ud af at være frivillig? Hvordan varierer dette mellem de tre veteranhjem? 5. Samarbejdspartnerne Hvordan ser Veteranhjemmene og deres samarbejdspartere på deres indbyrdes relation, fungerer samarbejdet, og hvilke udfordringer er der set fra veteranhjemmenes, fondens og samarbejdspartnernes perspektiv? Har veteranhjemmene etableret samarbejdsrelationer til de relevante aktører? Er der variation i samarbejdsrelationerne mellem de tre veteranhjem? 6. Veteranindsatsen generelt Hvilke barrierer og problemer møder de tre veteranhjem i forhold til deres samlede indsats? Hvordan indgår veteranhjemmene i den samlede veteranindsats? Hvad er veteranhjemmenes konkrete bidrag til den samlede indsats? Interessenter Forskellige grupper af interessenter skal inddrages i afdækningen af ovenstående seks temaer. Følgende grupper ses som udgangspunkt at skulle inddrages: Tema Interessenter Fonden Danske Veteranhjem Bestyrelserne/ veteranhjemmene De frivillige Brugerne Tema 1 Organisation Tema 2 Tilbuddet Tema 3 Brugerne Tema 4 De frivillige Tema 5 Partnere Tema 6 Veteranindsatsen x x x x x x x x x x x Samarbejdspartner ne x x Opgavens produkt Der forventes en grundig undersøgelse med anvendelse af kvalitative og kvantitative metoder. Det er således centralt, at rapporten baseres på inddragelse af alle væsentlige interessenter og præsenterer en 3
bred og velunderbygget analyse. Det er samtidig afgørende, at evalueringen ses i kontekst af den samlede veteranindsats. Der er metodefrihed i evalueringen, der dog primært er en empirisk undersøgelse. Repræsentativitet i det empiriske datamateriale er vigtigt med hensyn til især inddragelse af interessenter, belysning af aktiviteter og indsatser og brugergrupper. Evalueringen kan evt. omfatte litteraturstudier af lignende evalueringer fra andre lande og af teoriske undersøgelser af denne type ordninger, men dette er ikke et krav. For hvert af de seks temaer skal afleveres en besvarelse, som f.eks. afsnitsopdeles således: 1. Beskrivelse 2. Identifikation af styrker og udfordringer 3. Optimeringsmuligheder 4. Perspektivering 1. Beskrivelse Beskrivelsen skal indeholde en data- og faktaorienteret opsamling af temaets status på rapporteringstidspunktet. Beskrivelsens vægt skal lægges på de dele af temaet, som har relevans for identifikation af styrker og udfordringer. I forbindelse hermed kan der hentes viden og data fra f.eks. følgende baggrundsmateriale: www.veteranhjem.dk Årsberetninger fra de tre veteranhjem. 2. Identifikation af styrker og udfordringer Her identificeres de væsentligste styrker og udfordringer, som beskrivelsen afslører i forhold til de berettigede forventninger, som temaets interessenter giver udtryk for. 3. Optimeringsmuligheder På baggrund af problemidentifikationen beskrives konkrete optimeringsmuligheder inden for de eksisterende ressourcer og rammevilkår, som Fonden opererer under. 4. Perspektivering I dette afsnit skal der, på baggrund af den forudgående analyse, trækkes eventuelle forhold frem, som i et videre perspektiv ses at ville kunne bidrage til den fortsatte udvikling af Fondens aktiviteter organisatorisk, juridisk og økonomisk. Afsnittet skal ikke beskrive konkrete og detaljerede tiltag, men give mere overordnede og retningsgivende bud på fremtidige udviklingsperspektiver. Der forventes således afleveret en samlet slutrapport hvor de 6 temaer hver for sig er belyst på de 4 underområder, men strukturen i besvarelsen er underlagt metodefrihed, som der kan argumenteres for i tilbuddet. 4
Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse skal indeholde de elementer, der er beskrevet i punkt 1-3 nedenfor. 1. Metodebeskrivelse Løsningsbeskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af fremgangsmåde i forhold til indhentning af data og databehandling samt en beskrivelse af metodevalg (evalueringsdesign) i forhold til gennemførelse af evalueringen. I forbindelse med beskrivelse af evalueringsdesign lægges vægt på, hvordan de forskellige analyser i evalueringen gennemføres, og hvordan der sikres en evaluering, der kan dokumentere aktiviteter, indsatser og effekt. 2. Projektets bemanding Løsningsbeskrivelsen skal indeholde en organisations- og bemandingsplan med beskrivelse af ansvar og rollefordeling samt angivelse af de pågældende medarbejderes erfaringer, kompetencer og nyttiggørelsen af disse i forhold til udførelse af evalueringen. 3. Tidsplan og organisering Løsningsbeskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af organisering for udførelse af tjenesteydelsen. Der skal vedlægges en tids- og aktivitetsplan med angivelse af de enkelte delaktiviteter samt væsentlige milepæle for arbejdet. Tilbud skal skrives på dansk, men baggrundsmateriale mv. kan være på engelsk. Det samlede tilbudsmateriale må ikke overstige 20 A4-sider eksklusiv bilag. Referencer, erklæringer samt andet baggrundsmateriale til at understøtte løsningsbeskrivelsen, herunder CV er kan vedlægges som bilag. Tildelingskriterier Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud", inden for et fastsat vederlag på maksimalt kr. 450.000 eksklusiv moms. Forsvarsministeriet vil i den forbindelse lægge nedenstående underkriterier til grund, idet procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. Delkriterier Der anvendes følgende delkriterier og vægtning: 1. Evalueringsdesign til gennemførelse af evalueringen, herunder klarhed i beskrivelsen (45 %) 2. Faglig relevans af projektleder og øvrige medarbejdere, som Tilbudsgiver stiller til rådighed for udførelse af evalueringen (30 %) 3. Organisering af arbejdet, herunder hensigtsmæssighed i tids- og aktivitetsplan (15 %) 5
4. Pris, dvs. samlet økonomisk tilbud (10 %) Vurdering af de enkelte delkriterier er beskrevet nærmere i punkterne herunder. 1) Evalueringsdesign Fremgangsmåden og metodevalg for gennemførelse af evalueringen skal sikre høj kvalitet i alle leverancer, og der lægges derfor i bedømmelse af tilbuddene blandt andet vægt på: At Tilbudsgiver demonstrerer forståelse for veteranindsatsen generelt, At metoderne til dataindsamling, databehandling og analyser er konkrete og demonstrerer forståelse for kompleksiteten i opgaveløsningen, At der i løsningsbeskrivelsen er argumenteret for valg af analysemetode både for evalueringen og inddragelse af interessenter, At det fremgår tydeligt, hvorledes de indsamlede data anvendes i besvarelsen af de enkelte elementer i evalueringen. 2) Faglig relevans af projektleder og øvrige medarbejdere Der lægges ved vurdering af den faglige relevans af projektleder og medarbejdere blandt andet vægt på: At der er en klar og entydig ansvarsfordeling blandt projektleder og øvrige medarbejdere, At det er demonstreret, at der ledelsesmæssigt er de nødvendige kvalifikationer til at sikre en hensigtsmæssig koordinering af arbejdet og faglig indsigt i opgaven, At bemandingsplanen demonstrerer, at Tilbudsgiver samlet set råder over den nødvendige specialviden til gennemførelse af evalueringen. Der lægges således vægt på, at det team, der løser opgaven råder over viden og kompetencer, der både dækker et juridisk/økonomisk/organisatorisk perspektiv og et mere antropologisk perspektiv. Herudover ses det at være en fordel, at der også i teamet indgår medarbejdere med erfaring fra lignende evalueringer. 3) Organisering af arbejdet Ved vurdering af organiseringen af arbejdet lægges der blandt andet vægt på: At projektets tids- og aktivitetsplan sikrer en sammenhængende og hensigtsmæssig proces for opgaveløsningen, At der er fornuftige og realistiske milepæle til at sikre fremdrift igennem hele projektperioden. 6
4) Pris Tilbudsgiveren skal oplyse det samlede økonomiske tilbud (pris) for levering af evalueringen inden for vederlagsrammen. Det økonomiske tilbud skal være i DKK ekskl. moms. Det samlede økonomiske tilbud skal inkludere alle former for udlæg, rejse- og opholdsudgifter, sekretærbistand, mangfoldiggørelse i et begrænset omfang og andre kontorudgifter m.v. Det skal fremgå af det økonomiske tilbud, hvordan prisen er fordelt på henholdsvis honorar og udlæg. Derudover skal timeprisen på de enkelte medarbejdere oplyses. Såfremt Tilbudsgiveren ønsker at basere sig på underleverandører skal Tilbudsgiveren godtgøre, at Tilbudsgiveren fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse Tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel kontrakt. Forbehold Tilbudsgiveren har inden for de ovenfor angivne rammer mulighed for at tage forbehold over for de enkelte dele af udbudsmaterialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende ydelserne og/eller deres udførelse. Ved forbehold skal Tilbudsgiveren klart angive, hvad der tages forbehold over for og anføre, hvilke konkrete formuleringer Tilbudsgiveren i stedet vil indgå på. Forbehold over for krav i forhold til kriterierne i punkt 6 vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen. Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav. Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiveren har alene adgang til at afgive ét tilbud. Opgavens proces Projektet igangsættes umiddelbart efter valg af tjenesteyder primo juni 2014. I det følgende beskrives opgavens proces, som er en integreret del af opgaven. Milepæl 1: Opstartsseminar Som en del af opgaven skal tjenesteyder umiddelbart efter kontraktens underskrift gennemføre og facilitere et opstartsseminar, hvor en koordinationsgruppe har mulighed for at komme med input og kommentarer til tjenesteyders bud på opgavens løsning. Opstartsseminaret afholdes fredag den 6. juni 2014 kl. 14.00. Forsvarsministeriet står for invitationen af deltagerne. 7
Milepæl 2: Kvalificeringsseminar (Kan evt. udgå hvis tidsplanen er for stram) Som en del af opgaven skal tjenesteyder fremsende foreløbig rapport når i det mindste beskrivelsesafsnittet og afsnittet vedr. styrker og udfordringer for de seks temaer er udført, og på denne baggrund gennemføre og facilitere et kvalificeringsseminar, hvor en koordinationsgruppe af aktører har mulighed for at komme med input og kommentarer til tjenesteyders idéer til opgavens færdige løsning. Kvalificeringsseminaret afholdes fredag den 29. august 2014 kl. 14.00. Forsvarsministeriet står for invitationen af deltagerne. Milepæl 3: Afslutningsseminar Som en del af opgaven skal tjenesteyder fremsende forslag til endelig rapport, og på denne baggrund gennemføre og facilitere et afslutningsseminar, hvor en koordinationsgruppe af aktører har mulighed for at komme med input og kommentarer til tjenesteyders bud på opgavens færdige løsning. Afslutningsseminaret afholdes tirsdag den 22. september 2014 kl. 14.00. Forsvarsministeriet står for invitationen af deltagerne. Afslutningsseminaret konkluderer om opgaven er løst tilfredsstillende i henhold til denne ydelsesbeskrivelse og peger på eventuelle nødvendige korrektioner. Milepæl 4: Aflevering Tjenesteyder afleverer den endelige rapport med alle seminaranbefalinger indarbejdet senest tirsdag den 30. september 2014 kl. 12.00. Opgavens organisation Opgaven er f.s.v.a. udbyder forankret i Forsvarskommandoen og udbyders kontaktperson er: Specialkonsulent Berit Christensen. Projektet styres af en koordinationsgruppe bestående af: Formanden for Fonden Danske Veteranhjem, Jan Brun Andersen. Kontorchef i Forsvarsministeriets Personalekontor, Anders Jakobsen. Chef for Personelstrategisk Sektion i Forsvarskommandoen, OL Kristian Malver. Repræsentant fra Realdania, konsulent Carsten West Med det formål at servicere koordinationsgruppen samt monitere den praktiske gennemførelse af evalueringen etableres desuden et sekretariat bestående af en sagsbehandler fra Forsvarsministeriets Personalekontor og en sagsbehandler fra Personelstrategisk Sektion i Forsvarskommandoen. 8
Tidsplan 12. maj 2014: Opgaven med tilhørende betingelser og ydelsesbeskrivelse annonceres på Udbudsportalen/gives til udvalgte firmaer. 20. maj 2014: Frist for indsendelse af spørgsmål 27. maj 2014: Tilbudsfrist 3. juni 2014: 3 udvalgte teams præsenterer deres tilbud for koordinationsgruppen. 6. juni 2014: Milepæl 1 29. august 2014: Milepæl 2 22. september 2014: Milepæl 3 30. september 2014: Milepæl 4 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiveren har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af spørgsmål til Forsvarskommandoen. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt til fko-psa102@mil.dk Besvarelser af spørgsmål vil i anonymiseret form løbende blive rundsendt til de inviterede bydere. Frist for indsendelse af spørgsmål er onsdag den 20. maj 2014 kl. 12.00. Spørgsmål, der modtages senere end denne dato, kan ikke forventes besvaret. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for modtagelse af tilbud er: Tirsdag den 27. maj 2014 kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 9
Aflevering af tilbud Tilbuddet med tilhørende bilag skal sendes på e-mail i en samlet pdf-fil til: fko-psa102@mil.dk I emnefeltet på e-mailen anføres "TILBUD Evaluering af Fonden Danske Veteranhjems aktiviteter". Behandling af tilbud m.v. Tilbudsgiveren har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Forsvarsministeriet er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til Tilbudsgiveren. Forsvarsministeriet anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil Forsvarskommandoen har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Forsvarsministeriet uvedkommende, herunder også hvis Forsvarsministeriet måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 10