Kommunikationsstrategi. Værdibaseret Integreret Total Aktiv Ligetil

Kommunikationsstrategi Værdibaseret Integreret Total Aktiv Ligetil

indhold Kommunikationsstrategiens formål 2 Kommunikationsstrategiens principper 4 Fra ord til handling 8 Fokus på lederne 9 Borgere og andre eksterne 10 Presse 15 Medarbejdere og ledere 16 Politikere 3 Virksomheder 4 Kilder 5 H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g

Kommunikatonsstrategies formål Borgere, politikere, ansatte, presse og samarbejdspartnere stiller stigende krav og forventninger til det offentliges service og kommunikation. Derfor bliver kommunikation et af kommunens vigtigste redskaber i de kommende år. Kommunikation er ikke et mål i sig selv, men et afgørende redskab til at nå vores mål og møde udfordringerne: > Stigende forventninger til kommunens opgaveløsning sammenholdt med en stram økonomi kræver proaktiv kommunikation, dialog og forventningsafstemning med borgerne - og løbende synliggørelse af, hvad vi gør godt. > Efterdønningerne af sammenlægningen og strukturreformen stiller særlige udfordringer i forhold til forandringskommunikation og den interne kommunikation. > Vi har nu og i fremtiden behov for at fastholde og tiltrække gode medarbejdere, og derfor vil der være et stigende krav om, at vi er og synliggør Hillerød Kommune som den gode arbejdsplads. Resultatet af disse krav er en overordnet kommunikativ disciplin, som har fået navnet integreret kommunikation, en disciplin der ser kommunens kommunikationsindsats i et helhedsorienteret perspektiv - med hele organisationen som omdrejningspunkt. Derfor er denne kommunikationsstrategi udarbejdet med afsæt i visionen om, at Hillerød Kommune skal være blandt de bedst drevne kommuner i landet også på kommunikationsområdet. Det ønsker Hillerød Kommune at matche ved at arbejde med professionel og strategisk kommunikation både eksternt og internt. Kommunikationsstrategien handler om ønsket til en stærkere kommunikationskultur både i linje og projektorganisationen. Kommunikationsstrategien har til formål at skabe et fælles syn på kommunikation. Det forudsætter et vis minimum af fælles nedskrevede retningslinjer. Kommunikationsstrategien har også til formål at prioritere og sætte resultatkrav for kommunens vigtigste indsatsområder for kommunikation de næste tre år, så vi fortsat udvikler Hillerød Kommunes kommunikation og bliver bedre til at måle og dokumentere vores indsats. Når der er gået tre år, ønsker vi at gøre status og revidere kommunikationsstrategien. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f o r m å l 3

Værdibaseret Integreret Total Aktiv Ligetil Kommunikatonsstrategies principper Målgruppe Kommunikationsstrategien er et ledelses- og styringsredskab for topledelsen, linjeledere, projektledere, for de kommunikationsansvarlige og de frontmedarbejdere, som i særlig grad arbejder med kommunikation til borgerne i dagligdagen. Kommunikationsstrategien er blevet til i dialog med ledere og medarbejderrepræsentanter, Strategisk Lederforum, politikere og på baggrund af nyere litteratur og undersøgelser om kommuners kommunikation. Kommunikationsstrategien består af: > Hillerød Kommunes fem overordnede principper som vedtages for tre år frem I dag Hillerød Kommune har allerede inden for de sidste år løftet og professionaliseret sin kommunikationsindsats på en række områder: Med Bedst på nettets topplacering af www. hillerod.dk har vi fået et anerkendt stempel for brugervenlighed og åbenhed på nettet Med den ny designprofil har Hillerød Kommune fået et godt fundament for at skabe et stærkt og sammenhængende grafisk udtryk i sin kommunikation med borgere og erhvervsliv. Med en høj servicering af pressen har vi opnået, at der ugentligt er gode historier fra Hillerød Kommune i den lokale presse og jævnligt i den landsdækkende presse. Hillerød Kommunes overordnede principper og ambitioner for professionel kommunikation: Kommunikation i Hillerød Kommune er VITAL VÆRDIBASERET. God intern og ekstern kommunikation tager afsæt i kommunens visioner og værdier. INTEGRERET. God intern kommunikation er forudsætningen for engagerede medarbejdere, den gode arbejdsplads og vellykket ekstern kommunikation. TOTAL. Hele organisationen kommunikerer. Enhver medarbejder og tekst er ambassadør for kommunen. > Fra ord til handling som er en overordnet beskrivelse af satningsområder set i relation til kommunens målgrupper. Denne del er dynamisk og vil blive justeret og videreudviklet løbende. Med kampagnen Med hjertet og nyt annoncekoncept har vi vist nye succesfulde veje i rekruttering af medarbejdere på områder, hvor det er svært at rekruttere. Fra efteråret 2007 har vi fået etableret et nyt og moderne intranet, som danner basis for den interne kommunikation og videndeling. Med denne kommunikationsstrategi ønsker vi at fortsætte den positive udvikling og få fastlagt, hvilke grundlæggende kommunikative principper, som ligger bag kommunens satsningsområder. AKTIV. Alle har en forpligtelse til selv at opsøge, efterspørge og give relevant information. LIGETIL. Alle informationer kommunikeres i en form, så de er målrettede, relevante og i de rigtige doser. De fem principper kan først blive efterlevet, når hver enkelt medarbejder tager ejerskab af dem, og de bliver udfoldet i den ny organisation. Det sker først og fremmest ved en række konkrete handlinger, informationsaktiviteter og redskaber, som vil blive beskrevet nærmere på de følgende sider under de enkelte målgrupper og indsatsområder. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > p r i n c i p p e r 4

1Væ r d i b a s e r e t 2 I n t e g r e r e t Tota l A k t i v L i g e t i l Væ r d i b a s e r e t I n t e g r e r e t Tota l A k t i v L i g e t i l principper VÆRDIBASERET kommunikation God intern og ekstern kommunikation tager afsæt i kommunens vision og værdier. God intern og ekstern kommunikation er formuleret, så der altid er en rød tråd til den overordnede vision og værdierne. Det gør vi ved at vise og fortælle visionen og værdierne igennem konkrete eksempler og historier. Vores vision Hillerød Kommunes overordnede og politisk besluttede vision er baggrunden for fortællingen om Hillerød. Hillerød Kommune skal være blandt de bedst drevne kommuner i landet. Det er Hillerød Kommunes mission at være en aktiv, samarbejdende og kvalitetsbevidst ramme om menneskers liv. Borgeren er i fokus. Vi har et anerkendende og positivt menneskesyn og fokuserer på menneskets ressourcer og muligheder. Denne vision ønsker vi at fortælle gennem konkrete historier og eksempler som: Den gode arbejdsplads - Med hjertet sundhedscenter - KRAM Kommune Unicefby Team Danmark Kommune regionshovedstad vækstkommune kulturliv nyt rådhus projekt fælles børn og fælles ansvar og meget mere. Vores værdier > TILLID > INTERESSE > TID > OMSORG I Hillerød er værdierne sat på dagsordenen, ikke mindst på grund af fusionen, som forudsætter værdier og kompetencer, der bidrager til fælles integration i den nye kommune. Værdierne er en integreret del af visionen og fortællingen om Hillerød, som formidles gennem konkrete historier, handlinger og eksempler, som vi fx har set det i kampagnen Med hjertet. Værdierne er uddybet på intranettet under Mission, Værdier og Overordnet styring. INTEGRERET kommunikation God intern kommunikation er forudsætningen for god ekstern kommunikation og en god arbejdsplads. Vi starter med os selv. Når den interne kommunikation fungerer, vil kommunens medarbejdere og ledere kunne kommunikere på den bedst mulige måde med omverdenen. God intern kommunikation og videndeling er forudsætningen for optimal opgaveløsning, så ledere og medarbejdere virker som gode ambassadører i kommunikationen med omverdenen. Medarbejderne er kommunens vigtigste ressourcer. Medarbejderes viden og indsigt er grundlaget for kommunens eksterne kommunikation. Medarbejderne skal derfor være velinformerede om både de politiske mål og de nære mål for deres arbejde og arbejdsplads. Dialogen leder og medarbejder imellem er det vigtigste redskab til denne afklaring. Det er ledelsens ansvar: > at kommunikere relevante budskaber til medarbejderne inden presse og borgere informeres > at sikre rettidig procesinformation. Særligt i en tid med mange forandringer er det vigtigt, at ledelsen også informerer om de situationer og opgaveløsninger, som ikke nødvendigvis er afklaret eller kommet på plads. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > p r i n c i p p e r 5

3 Væ r d i b a s e r e t 4 Væ r d i b a s e r e t 5 I n t e g r e r e t I n t e g r e r e t Tota l Tota l A k t i v A k t i v L i g e t i l L i g e t i l Væ r d i b a s e r e t I n t e g r e r e t Tota l A k t i v L i g e t i l principper TOTAL kommunikation Organisationen kommunikerer åbent. Enhver medarbejder og tekst er ambassadør for kommunen. Politikere, ledere, medarbejdere og tekster danner tilsammen kommunens kommunikation med omverdenen. Frontmedarbejdere i Hillerød Kommune er nogle af de vigtigste ambassadører over for brugere og borgere. Vi kommunikerer åbent og venligt med afsæt i værdierne om tillid, interesse, tid og omsorg. AKTIV kommunikation Alle har en forpligtigelse til at opsøge, efterspørge og give relevant information. Aktiv kommunikation handler i særlig grad om, at vi møder borgere og kolleger med åbenhed og dialog. Vi videregiver altid information, når den bliver efterspurgt, og vi kan se den er nødvendig. Vi tager ansvar og efterspørger informationer hos leder eller kolleger. LIGETIL kommunikation Alle informationer kommunikeres i en form, så de er målrettede, relevante og i de rigtige doser. Kommunikation er et middel til at nå et mål ikke et mål i sig selv. Derfor skal vores kommunikation have et klart formål og et relevant indhold til en velovervejet målgruppe. Mangelfuld kommunikation signalerer en lukket kommune. Omvendt er for megen information spild af tid og penge. Derfor skal vi nøje overveje doser og kanaler. God ekstern og intern kommunikation har ingen facitliste, men kræver fingerspidsfornemmelse. Vi ved > information skaber kendskab > dialog og information skaber accept og forståelse > dialog skaber motivation > involvering skaber handling H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > p r i n c i p p e r 6

principper Direktionens interne hovedbudskaber Hvert år udpeger direktionen 2-3 årlige temaer med klare budskaber om organisationens fokus. I 2007 er temaerne: > DEN GODE OG SUNDE ARBEJDSPLADS. (Tema for virksomhedsplaner) Vores arbejdsplads er præget af professionelle mennesker, der er bundet sammen i et fagligt og socialt fællesskab. Derfor er relationer, trivsel, sundhed, fysiske og psykiske arbejdsvilkår og miljø centralt for os. > DIALOG. Den nye organisation er fortsat ved at falde på plads. Det kræver fortsat fokus på dialog, afklaring og forventningsafstemning mellem medarbejdere og nærmeste leder. > NYT RÅDHUS. Strategisk Lederforum ønsker at involvere alle sektionsledere og flytningsberørte medarbejdere i processen frem mod udflytning til det ny rådhus. Definitioner God kommunikation er planlagt kommunikation, som er klar at forstå og anvende. God kommunikation består af en situationsbestemt og målrettet blanding af: > Central kommunikation: massekommunikation, skriftlig kommunikation, stormøder, information på intranet eller web, foldere mv. > Lokal kommunikation: den nære kommunikation mellem afsender og modtager, workshops, netværkskommunikation mv. (CenLok-strategien) Information er typisk envejs fra afsender til modtager. Kommunikation er tovejs mellem afsender og modtager. Kommunikationsplan er et konkret værktøj til at planlægge sin kommunikation trin for trin i, fx et projekt og sikre kvalitet i kommunikationsindsatsen. En vejledning til ledere og projektledere vil blive tilgængelig på det ny intranet. Sekretariatet bistår med at lave en kommunikationsplan for de udmeldte temaer med bl.a. løbende opfølgning i de interne infokanaler! H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > p r i n c i p p e r

Fra ord til handling Opfølgning markerer vi ved: De fem principper vil først blive efterlevet, når hver enkelt leder og medarbejder tager ejerskab af dem, og de bliver sat på vinger i den ny organisation. Det sker først og fremmest ved en række konkrete handlinger, kommunikationsaktiviteter og redskaber, som vil blive beskrevet i det følgende. > etablering af et internt netværk med 1 2 medarbejdere/ambassadører i hver afdeling, som bistår med hjemmeside, intranet, annoncering, ideer til pressehistorier > nye centrale interne medier som nyt personaleblad og intranet mv. Grundtanken i handlingsprogrammet er, at en god intern kommunikationskultur genererer et godt arbejdsmiljø og en endnu bedre ekstern kommunikation. Ambitionen er, at Hillerød Kommunes kommunikationsstrategi bliver til mere end fine ord og en støvet hyldesucces. Derfor er der løbende arbejdet med inddragelse og dialog i udviklingen af strategien med Hovedudvalg, medarbejdergrupper, politikere, Strategisk Lederforum, styregruppe osv. og løbende målinger af indsatser er en del af strategien. Efter vedtagelse bliver strategien fulgt op med en kommunikationsplan. Denne sikrer, at strategien offentliggøres internt såvel som eksternt. > vejledninger tilgængelige på intranettet (om fx web, intranet, presse, kommunikationsplaner og sproget) > kommunikationskonsulenter on tour på det nye rådhus til alle afdelinger med orientering om vejledninger og services > intromøder for nye ledere og medarbejdere med kommunikation som del af dagsordenen > etablering af følgegruppe blandt afdelingscheferne for at skabe sammenhæng mellem kommunikationsaktiviteter på tværs af kommunen > løbende målinger, midtvejs- og slutevaluering H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 8

Fokus på lederne Kommunikationsstrategien følges også op af lokal kommunikation i afdelingerne. Samtidig sikrer vi skærpelse af Hillerød Kommunes kommunikationskultur ved at: Lederens særlige ansvar Alle ledere skal informere deres medarbejdere om kommunikationsstrategien, det fælles kommunikationsansvar og mindst en gang om året have en fyldestgørende drøftelse af: > der i de årlige MUS-samtaler drøftes, som et af punkterne, de enkelte medarbejderes og mellemlederes kommunikation med kolleger og omverden. > kompetenceudvikling i kommunikationsværktøjer bliver en del af fælles ledertræningsprogram. > Den interne kommunikation i afdelingen > Kommunikationen mellem afdelingen og dens interessenter; samarbejdspartnere og afdelinger herunder de gode historier til presse og hjemmeside > Afdelingens evne til at leve op til kommunikationsstrategien > målepunkter for den interne kommunikation er en naturlig del af kommunens 360 ledervurderinger. På de følgende sider er beskrevet, hvilke aktiviteter, vi i Hillerød Kommune anser for særlige vigtige at prioritere over de næste tre år. Aktiviteterne er beskrevet i forhold til kommunens primære målgrupper. Stabsfunktionerne er i fællesskab ansvarlige for realiseringen. Sekretariatet er tovholder. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 9

Borgere og andre eksterne Borgere, brugere, virksomheder og samarbejdspartnere har krav på god betjening. Det sikrer vi ved, at Hillerød Kommune yder en informativ, koordineret og professionel service. Borgerpanelundersøgelsen fra 2004 bekræfter, at borgernes absolut foretrukne informationskanal er telefon, personligt fremmøde, e-post, brev og internet i nævnte rækkefølge. Borgerne skal have let ved at få adgang til kommunens information, enten via personlig kontakt, telefonisk, skriftlig henvendelse eller via hjemmesiden. Derfor bør de overordnede informationskanaler tænkes tæt sammen med BorgerserviceCentrets kvalitetsmål, herunder målrettet og effektiv behandling af personligt fremmøde, en e-mail og brevkultur. Hjemmeside Med Bedst på nettets topplacering af www.hillerod. dk har vi fået et anerkendt stempel for brugervenlighed og åbenhed på nettet. Kommunes hjemmeside skal både give mulighed for selvbetjening, information og nyheder. Hjemmesiden skal være integreret i kommunens aktiviteter, borgerservicecenter og almindelige sagsbehandling. Hjemmesiden er et levende ansigt udadtil og skal være med til at skrive historien om kommunen og dens ansatte. Derudover skal hjemmesiden være med til at styrke dialogen med kommunens borgere og virksomheder. Det skal bl.a. ske gennem borgerpanel og debatfora om aktuelle og specifikke emner. Aktiviteter Netmediet er et medie under fortsat udvikling og kræver derfor særlig opmærksomhed. Det er et af de helt centrale redskaber til at sikre digitalisering, der er målrettet mod at skabe forbedringer i servicen til borgere og virksomheder (jf. Strategi for digitalisering af den offentlige sektor). Derfor skal vi forsat have fokus på og udvikle hjemmesiden: > borgere skal kunne betjene sig selv med de mest brugte selvbetjeningsløsninger. > hjemmesiden skal give grundig serviceinformation om alle kommunens ydelser og er indgang til andre ydelser, fx statens. > hjemmesiden er netavis og udgiver daglige nyheder. > med en kampagne skal vi sikre kendskab til hjemmesiden og dens services til gavn for borgerne. Dynamisk evalueringskoncept er udviklet til hjemmesiden. 90% af borgerne oplever, at de kan finde de informationer de søger på hillerod.dk eller få viden om, hvor de skal gå hen for mere information. Vi kan fortsat dokumentere udvikling af nye serviceinformationer og opdateringer på hillerod.dk og udvikling af selvbetjeningsløsninger. Inden udgangen af 2008 har vi udarbejdet en kampagne, der fortæller borgerne om hjemmesidens muligheder. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 0

borgere og andre eksterne serviceinformationer i de rette medier Hjemmesiden er det centrale medie, hvor vi har relevant serviceinformation til borgerne. Der vil dog være særlige målgrupper, hvor netmediet skal suppleres af anden kommunikationsform. Målgruppeanalyser og kommunikationsplaner er forudsætningen for vellykket og målrettet serviceinformation. Aktivitet Der udarbejdes en matrix/vejledning, der viser forskellige målgruppers medievaner, relevante serviceinformationer og foretrukne kanaler til brug for udarbejdelse og harmonisering af serviceinformationer på hjemmeside og i alternative medier, som tager afsæt i ny servicestrategi. Kommunens serviceinformationer er som minimum tilgængelig på kommunens hjemmeside og alternativt i et andet relevant medie. Hillerød Kommune ønsker at forpligtige sig til, at serviceinformationen til borgerne kigges efter i sømmene, så vi sikrer målrettet serviceinformation i de rette doser og relevante medier. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 1

borgere og andre eksterne annoncering Et af kommunens vigtigste udstillingsvinduer er stillings- og informationsannoncer trykt i lokale og landsdækkende aviser, på hjemmesiden og i jobdatabaser. Hillerød Kommune ønsker til stadighed at udvikle og modernisere kommunens annoncer, så vi kun ser gode annoncer, hvor der ikke er unødigt ruttet med dyr spalteplads. Derfor har Hillerød Kommune primo 2007 haft særlig fokus på arbejdet med at lave korte, læsevenlige og relevante annoncer. Med kampagnen Med hjertet og nyt annoncekoncept har vi vist nye succesfulde veje i rekruttering af medarbejdere på områder, hvor det er svært at rekruttere personale. Aktivitet Ved hjælp af korte og målrettede annoncer sikrer vi, at der også er råd til de dyre kampagner, der kan hjælpe områder, som har særlig svært ved at rekruttere personale. Der tilbydes løbende kurser i bedre annoncering for nye ledere og medarbejdere. Vi opsamler systematisk viden om respons på forskellige typer af annoncer. Det er til gavn for fortsat udvikling og justering af valg af annoncetyper og medier. I de lokale og landsdækkende aviser ser vi kun gode annoncer, hvor der ikke er unødigt ruttet med dyr spalteplads. Samtidig er den grafiske linje og sproget med til at sikre kvalitet og den røde tråd i fortællingen om Hillerød som den gode arbejdsplads. Vi får systematisk overblik over respons på forskellige typer af annoncer og antal ansøgere. Vi ønsker fortsat at have fokus på mere målrettet og imageskabende stillingsannoncering, der på samme måde som kampagnen Med Hjertet kan skaffe flere ansøgere til områder, der i særlig grad mangler arbejdskraft. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 2

borgere og andre eksterne personlig kontakt, e-post og breve Det bliver mere og mere almindeligt, at vi kommunikerer med borgere via e-mail. Det er Hillerød Kommunes mål, at den digitale kommunikation fortsat skal medvirke til hurtigere og smidigere sagsgange. Frontmedarbejdere er fortsat den vigtigste kommunikationskanal i forhold til borgerne. Aktivitet En stor del af den nuværende papirpost kan med fordel erstattes af e-mail. Derfor vil BorgerserviceCentret i dialog med kommunikationskonsulenterne sikre, der udvikles en sammenhængende og præcis vejledning for en e-mail og brevkultur med svarfrister til borgerne. I Hillerød Kommune skal der anvendes et klart og letforståeligt sprog, der tager udgangspunkt i modtageren. Det betyder, at vi fortsat skal tilbyde relevante medarbejdere kurser i skriftlig og personlig kommunikation med borgerne. Det er Hillerød Kommunes mål, at en større del af den nuværende papirpost erstattes af e-post. Den digitale kommunikation skal bidrage til hurtigere og smidigere sagsgange. Frontpersonalet i det nye BorgerserviceCenter er inden udgangen af 2008 uddannet i Hillerød Kommunes kommunikations- og servicekultur, eller ved, hvor de kan finde fælles information herom. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 3

borgere og andre eksterne service, dialog og BorgerindDragelse Borgerinddragelse bliver forsat et vigtigere element i kommunens kommunikation med borgerne. Der er mange typer dialogmuligheder med borgerne i Hillerød Kommune. De er især anvendt i planlægningen af byens rum og fysiske udvikling, som kommuneplanen, men også i en række andre sammenhænge som fx visionsarbejdet. Aktivitet Arbejdet med borgerinddragelse bør videreudvikles som et redskab til dialog og forventningsafstemning om kommunens serviceydelser. Der er inden udgangen af 2008 udarbejdet en vejledning og standard for, hvordan vi inddrager borgerne. Den samler op på Hillerød Kommunes gode erfaringer og sikrer fælles standarder. Vejledninger Hillerød Kommune ønsker, at følgende foldere skal være tilgængelige på kommunens intranet: > Kontakt med brugere personlig kontakt, email og breve > Dialogformer med borgerne gode råd og vejledning > Skriv til nettet > Vejledning i annoncering både info- og jobannoncering > Vejledning i kommunikationsplaner (bl.a. til brug og støtte for kommunens mange projekter og projektledere) H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 4

Presse Pressen er både målgruppe og middel til at informere borgere. Hillerød Kommune ønsker fortsat at fastholde og udvikle et tillidsfuldt og professionelt forhold til pressen. Derfor møder vi pressen med åbenhed, og vi er proaktive. Det vil sige, at vi ofte selv kontakter pressen med gode og relevante historier. Ledelsen er forberedt, hvis en negativ sag er anmarch. Og vi ringer altid tilbage til pressen, hvis vi har brug for betænkningstid. Det er vigtigt, at ansatte i Hillerød Kommune ved, hvordan de skal forholde sig, hvis de bliver kontaktet af pressen eller ønsker at tage kontakt til pressen. Fakta Pressemeddelelser skal altid sendes fra pressekonsulenten i Sekretariatet. Nogle gange er det ikke nødvendigt at udarbejde en pressemeddelelse, men nok at benytte kommunens pressekonsulent som indgang til de lokale og landsdækkende medier. Pressekonsulenten sikrer også, at ansatte og ledelse orienteres før medierne. Pressemødet bør kun anvendes ved større sager. Pressemødet giver mulighed for uddybning, præsentation af særlige visuelle elementer og dialog med pressen. pressekontakt og pressebevidsthed Med en høj service af pressen, er der ugentligt gode historier fra Hillerød Kommune i den lokale presse og jævnligt i den landsdækkende. Vi håndterer de svære sager proaktivt. I Hillerød Kommune bruger vi pressemeddelelser og pressekonsulenten til aktivt at informere om nyheder, politiske beslutninger og faktuelle forhold. Aktiviteter Ved hjælp af interne pressekurser ønsker vi løbende at sætte fokus på pressebevidsthed, da det hele tiden skal holdes ved lige. > Pilotprojekt krisekommunikation. Ledende medarbejdere på ældreområdet arbejder sammen med pressekonsulenten om håndtering af obssager, der kan formodes at komme i pressen. Viser dette pilotprojekt sig at være en succes, kan det udbredes til øvrige områder, hvor det mediemæssige fokus er stort. > Årligt overvejes om der skal arrangeres en pressetur for de lokale journalister i Hillerød Kommune, hvis der er kommet nye journalister til eller særlige udviklingsprojekter. På turen deltager borgmesteren og ledende embedsmænd. Der er ugentlig gode historier i den lokale presse om Hillerød Kommune og månedligt i den landsdækkende presse. De negative historier håndteres professionelt, ansvarligt og åbent. Vejledninger Hillerød Kommune ønsker, at følgende foldere skal være tilgængelige på kommunens intranet: > Råd og vejledning i pressekontakt > Vejledning i kommunikationsplaner H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 5

Medarbejdere og ledere God intern kommunikation er en forudsætning for den gode og sunde arbejdsplads og god ekstern kommunikation. Når den interne information fungerer, kan medarbejdere og ledelse kommunikere optimalt med omverdenen. God intern kommunikation er en blanding af central og lokal kommunikation. God intern kommunikation skaber engagement, interesse og tillid blandt kolleger og ledelse. Det er med til at skabe arbejdsglæde. God intern kommunikation bidrager også til videndeling og koordinering på tværs. Viden fører til, at vi løser vores opgaver bedre og dermed højner vi løbende kvaliteten af vores ydelser og udvikler vores arbejde. God intern kommunikation handler også om, at vi bliver stadig bedre til kommunikationen mellem det centrale og decentrale niveau og mellem stabsfunktioner og den øvrige organisation. Alle ansatte har både ret og pligt til at videregive og opsøge relevante informationer, der er brug for. Personaleblad, elektronisk nyhedsbrev og intranet er supplerende og understøttende nyhedsmedier, som langt fra kan stå alene. Ledelsen er den vigtigste interne kommunikationskanal. Derfor ønsker Hillerød Kommune, som et højt prioriteret satsningsområde, at arbejde med effektiv ledelseskommunikation som: > sikrer rettidig og relevant information fra leder til medarbejder > sikrer rette rammer for dialog mellem medarbejder og leder > klargører hvem der har kommunikationsforpligtelsen. > H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 6

medarbejdere og ledere LEDEREN SOM DEN VIGTIGSTE INFORMATIONSKANAL Hillerød Kommune ønsker at prioritere effektiv linje- og ledelseskommunikation højt, fordi vi ved kommunikationen med nærmeste leder er den vigtigste interne informationskanal blandt medarbejderne. Det bekræfter interne og eksterne undersøgelser. Effektiv lokal ledelseskommunikation starter oppe fra med direktionen som rollemodeller, der udstikker vision og klare retningslinjer for mellemlederne, der spiller en afgørende rolle for optimal forandringskommunikation. Interne undersøgelser bekræfter, at vi i Hillerød Kommune kan blive endnu bedre til den lokale ledelseskommunikation. Aktiviteter Det gør vi ved at udarbejde retningslinjer, som kan være med til at skabe et fælles syn på kommunikation: > Lederens værktøjskasse fælles værktøjer til effektiv linjekommunikation som bliver en integreret del af Hillerød Kommunes lederuddannelse og tilgængelige på kommunens intranet > Eksplicitte retningslinjer for intern kommunikation med tydeliggørelse af lederens rolle og ansvar i kravspecifikation med lige linje til målepunkter i Hillerød Kommunes 360 ledervurderinger og tilfredshedsundersøgelser. > Årshjul (med beskrivelse af virksomhedens rytme, vigtigste møder og milepunkter i forhold til fx budgetprocessen) Alle ledere har et klart billede af Hillerød Kommunes kommunikationskultur. Det betyder at: > Der er inden udgangen af 2007 udarbejdet et fælles årshjul, en lederens værktøjskasse og kravsspecifikation. > Der er inden udgangen af 2008 iværksat kompetenceudviklingskurser for ledere i effektiv ledelseskommunikation. > Der er inden udgangen af 2009 udarbejdet den første større eller mindre medarbejdertilfredshedsundersøgelse siden 1999, som har tilfredshed med den interne kommunikation, som et af målepunkterne. Herunder er målet, at 80% af medarbejderne føler sig godt informeret om kommunens overordnede retning og de nære arbejdsopgaver. > Kompetenceudvikling i ledelseskommunikation vil være et særligt satsningsområde i 2007-2009. > Desuden er kommunikation et af parametrene lederne vil blive målt på i 360 ledervurderinger. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 7

medarbejdere og ledere kommunikation i møder og projekter Dagsordener og referater er ofte en kilde til vigtige informationer. Derfor prioriterer Hillerød Kommune højt, at beslutninger følges op af kommunikation. Kun på den måde kan ledere og ansatte fungere som ambassadører for nye beslutninger. Aktivitet Dagsorden og referater bør: > være tilgængelige for relevante medarbejdere og en større kreds på intranettet > hvor det er relevant indeholde et fast punkt om informationsaktiviteter, som følge af beslutninger. Det fremgår tydeligt af referater med beslutningspunkter, hvem der skal orientere hvem om hvad og hvornår. Relevante referater og korte projektbeskrivelser er tilgængelige på kommunens intranet. > være skrevet med relevante oplysninger og i et forståeligt sprog for alle målgrupper. > og samtidig bør nærmeste leder altid orientere ansatte om relevante beslutninger, og referent sikre at relevante informationer gøres tilgængelige på intranettet eller i E-nyt. Projektbeskrivelser bør: > altid indeholde en kommunikationsplan, som beskriver og afklarer centrale budskaber, målgrupper, kommunikationskanaler og milepæle. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 8

medarbejdere og ledere Intro nye ledere og medarbejdere Vi ønsker at sætte kommunikation og virksomhedskultur højt på dagsordenen. Derfor spiller gode introkurser en vigtig rolle, hvor intro om den interne og eksterne kommunikationskultur er et vigtigt element heri. Aktiviteter Introkurser for nye ledere og medarbejdere skal give et klart indblik i Hillerød Kommunes kommunikationskultur og Sekretariatets kommunikationsservice. Alle nye ledere og medarbejdere er orienteret om Hillerød Kommunes kommunikationskultur, og om hvor de kan finde mere information på intranettet og råd og vejledning fra Sekretariatet. En samlet infopakke til nye medarbejdere og ledere bliver tilgængelig på det ny intranet! H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 1 9

medarbejdere og ledere nyt intranet Med udviklingen af det ny intranet får vi et helt centralt redskab i den interne kommunikation og videndeling mellem medarbejdere og ledere. Intranettet bliver det første system, der åbner på alles pc-ere med fælles forside. Intranettet bliver kommunens helt centrale vidensportal. Aktiviteter Ikke alle medarbejdere i kommunen har adgang til intranettet. Derfor skal vi i 2007 starte arbejdet op med at kortlægge mulighederne for fælles pc-arbejdspladser for alle medarbejdere, og herunder kompetenceudvikling. Intranettet bliver et værktøj, der forenkler og forankrer den interne kommunikation gennem nem adgang til information og dokumentdeling. Alle medarbejdere har inden udgangen af 2009 nem adgang og kompetencer til brug af fælles pc-arbejdspladser. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 2 0

medarbejdere og ledere ugentligt elektronisk nyhedsbrev Hillerød Kommunes ugentlige interne nyhedsbrev har længe været et vigtigt redskab til at sikre aktuelle nyheder til medarbejderne på tværs af organisationen. Hovedudvalget ønsker fortsat, at der bliver udsendt et ugentlig elektronisk nyhedsbrev, som udgår fra det ny intranet om mandagen. Korte, aktuelle og relevante nyheder skal præge nyhedsbrevet - suppleret af temanumre, der berører de budskaber, direktionen fastlægger årligt, fx temaet Den gode og sunde arbejdsplads. Aktiviteter > Sekretariatet sørger for redaktion og udgivelse af et ugentligt elektronisk nyhedsbrev. > Nærmeste leder sikrer, at nyhedsbrevet følges op af ugentlig information til medarbejderne om relevante budskaber fra nyhedsbrevet, at brevet bliver printet ud og hængt op der, hvor medarbejdere ikke har pcadgang. > Det bør i 2008 overvejes, om E-nyhedsbrevet helt kan erstattes af daglig ad hoc nyhedsformidling på intranettet, men først når intranettet er velforankret. Relevante nyheder fra nyhedsbrevet er tilgængelige for alle medarbejdere ved, at nærmeste leder sikrer ansvarlige hænger brevet op på arbejdspladsen og leder sørger for mundtlig videreformidling og oversættelse af relevante emner. Alle medarbejdere har inden udgangen af 2009 nem adgang til fælles pc-arbejdspladser. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 2 1

medarbejdere og ledere medarbejderblad Hillerød Kommunes medarbejderblad er det eneste centrale skriftlige medie, som er tilgængeligt for alle medarbejdere. Hovedudvalget har ønsket, at bladet udkommer fire gange årligt. Bladet vil udkomme i avisform tabloidformat. Det redaktionelle ansvar ligger i Sekretariatet. Der bliver nedsat en decentral referencegruppe, der løbende evaluerer og kommer med input. Afdelingerne har mulighed for på selvstændig vis at supplere med lokal skriftlig information dvs. temaer der er relateret til faggruppen og den konkrete arbejdsplads. Aktiviteter Medarbejderbladet bør: > med indlæg fra både medarbejdere og ledelse sikre et relevant indhold for alle og styrke tilhørsforholdet til Hillerød Kommune med særlig fokus på det decentrale niveau. > fungere som en løbende og bred informationskanal, der samler op på emner berørt i det elektroniske nyhedsbrev og de centrale årlige temaer udmeldt fra direktionen, bl.a. det gode og sunde arbejdsliv. > distribueres direkte på arbejdsstederne. Nærmeste leder sikrer, at bladet når ud til alle medarbejdere. Sekretariatet sikrer, at det rette antal blade kommer ud til arbejdsstederne. Alle medarbejdere modtager hvert kvartal et kort fokuseret blad med relevant indhold for alle. Når alle medarbejdere har adgang og kompetencer til brug af fælles pc-arbejdspladser, skal vi på ny have vurderet, om vi skal have et medarbejderblad i papir. Vejledninger Hillerød Kommune ønsker, at følgende foldere skal være tilgængelige på kommunens intranet: > Værktøjer til effektiv ledelseskommunikation > Årshjul for Hillerød Kommunes overordnede kommunikation > Intro nye ledere og medarbejdere > Vejledning i gode møder H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 2 2

Politikere politikerportal Byrådsservice vil i 2008 fortsætte forberedelserne af en politikerportal. Politikerportalen er en elektronisk arbejdsplads, der er fælles for byrådets medlemmer som en udvalgsarbejdsplads for hvert af de faste udvalg. Aktiviteter I dialog med politikerne udvikles en politikernes portal til udveksling af relevant materiale, nemmere og hurtigere betjening af byrådets og udvalgenes arbejde. Der er primo 2008 udarbejdet en elektronisk politikerportal. Forbruget af ressourcer til tryksager er nedbragt med 25%. Portalen skal: > nedbringe forbruget af ressourcer til tryksager > være værktøj til videndeling blandt politikere og mellem politikere og administration > sikre nem adgang til informationer, baggrundsoplysninger, bilag og overblik > sikre hurtigere betjening af byrådets og udvalgenes arbejde. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 2 3

Virksomheder virksomheder Hillerød Kommune ønsker at anvende en strategisk og velovervejet markedsføring, når det gælder kommunikation med kommunens eksisterende og nye virksomheder. I første omgang ønsker Hillerød Kommune at arbejde videre med en markedsføringsstrategi, der har til formål at tiltrække og fastholde de rette virksomheder i et tæt samarbejde med C4. Aktiviteter Forslagene i Hillerød som lokalitet er primært: > opsøgende arbejde og opbygning af netværk. > professionel erhvervsrettet hjemmeside også på engelsk (profilering af Hillerød). Primo 2008 er den erhvervsrettede del af Hillerød Kommunes hjemmeside udviklet med etablering af et rådgivningsberedskab i tæt samspil med C4. Strategien følger op på de forslag, som er formuleret i markedsføringsprojektet Markedsføring af Hillerød som lokalitet udarbejdet i efteråret 2005. H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 2 4

Kilder > Temaguide: Kommunikationspolitik, KL København, september 2006. > Kommunikation i de nye kommuner, Analyse af kommunernes strategi for at kommunikere med medarbejderne og borgerne, udarbejdet af Dansk Journalistforbund, januar 2006 > Vellykket fusion kræver vellykket kommunikation, Talentskoleprojekt; Kommunikation og delegering af Pia Vestergaard, Britt Dresler, Joan Nimb Christensen og Peter Underlin. Hillerød Kommune. > Bedre Borgerservice, Borgernes Kontaktmønstre, Hillerød Kommunes borgerpanelundersøgelse fra maj 2004 > Strategisk Kommunikation og Kommunesammenlægning Råd og redskaber til intern kommunikation ; Helle Petersen og Michael Harris, 2002 og 2005 > Strategi for digitalisering af den offentlige sektor 2007 2010. Mod bedre digital service, øget effektivisering og stærkere samarbejde. Regeringen, KL og Danske Regioner. Marts 2007 > Odense og Ballerup Kommunes kommunikationsstrategier > København Kommunes Kommunikation, Status 2004-2005, Måling og Evaluering > Tilrettelæggelse af information kommunikations- og kampagneplanlægning, 3. udgave, Preben Sepstrup, 2006 > Kommunikationsstrategi for kommunesammenlægninger en evaluering af ny Hillerød Kommunes kommunikationsstrategi for planlægningsfasen 2005 af Helle Pedersen, Børn og Kultur H i l l e r ø d K o m m u n e > 2 0 0 7 > K o m m u n i k a t i o n s s t r a t e g i > f r a o r d t i l h a n d l i n g 2 5