Ret&Rigtigt F12 Niels Erik Wille Typografi og layout i Word 2010 Papirformat og papirets orientering (højformat / bredformat) Vælges i menuen Sidelayout: Man kan vælge Retning (højformat / bredformat) og Størrelse (f.eks. A4) direkte i menuen, men man kan også klikke på den lille pil nederst til højre i feltet. Så fremkommer dialogboksen Sideopsætning. Vælg Papir. Så vælges Papirstørrelse. Har man valgt formatet A4, følger højde-bredde-forholdet af sig selv. Men man kan vælge højformat / bredformat ved at bytte om på målene. Man kan også vælge orienteringen på fanebladet Margener. Knappen Udskriftindstillinger fører til en side hvor man bl.a. kan vælge at vise formateringsmærker i teksten på skærmen. Det er meget nyttigt. Tryk OK for at bekræfte valg. Tryk på knappen Angiv som standard nederst til venstre giver mulighed for at fastholde valgene af sideformat og sideorientering samt visning på skærmen som faste indstillinger der også gælder nye tekster. Skrift, skriftform og skriftstørrelse Vælges på Startsiden: Et felt i top-menuen gør det muligt at ændre skrift, skriftsnit og skriftstørrelse på det aktuelle sted. En mere varig ændring får man med ved klikke på den lille pil nederst til højre i feltet. Så fremkommer dialogboksen Skrifttype: Skrift / skriftsnit: Kaldes for Skrifttype. Den valgte skrift vises i et vindue nederst i boksen så man kan tage stilling til at det er det rigtige valg. Skriftform: Kaldes for Typografi. Man vælger mellem Normal, Kursiv, Fed og Fed kursiv. Skriftstørrelse: Kaldes for Størrelse. Valgmuligheder er: 8, 9, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 26, 28, 32, 48, 72. Bemærk springene i talrækken. 12 pkt. er et godt valg til et A4-format. Når man har valgt den skrift man typisk vil bruge til brødteksten, klikker man på knappen Angiv som standard nederst til venstre. Man kan vælge om opsætningen kun skal gælde den aktuelle tekst, eller om alle ens tekster skal have dette skriftvalg som udgangspunkt. -1-
De andre muligheder i denne dialogboks vender vi tilbage til nedenfor. Marginer og linjelængde (klummebredde) Linjelængden styres indirekte ved skriftvalget, herunder skriftstørrelsen, samt direkte ved fastsættelsen af højre og venstre margin. Marginerne måles i cm, og linjelængden i cm er selvfølgelig sidebredden minus venstre margin og minus højre margin. Hvad det betyder i antal tegn afhænger af skriftvalget. Til en skrift på 12 pkt giver linjelængder på 11-13,5 cm en gennemsnitlig linjelængde på mellem 60 0g 70 tegn (inkl. mellemrum). Der bør afsættes min. 7,5 cm til marginer, fordelt efter smag og behag. Marginer vælges på siden Sidelayout: Feltet Margener giver sidste brugerdefinerede indstilling samt nogle faste modeller. Man kan gå videre til Brugerdefinerede indstillinger forneden, eller gå direkte til dialogboksen Sideopsætning (se ovenfor). Fanebladet Margener giver mulighed for at fastsætte alle 4 marginer individuelt. Top- og bundmargin kontrollerer bl.a. hvor mange linjer der kan være på siden, igen afhængigt af skriftvalg og skydning (linjeafstand), se nedenfor. Top- og bundmarginer har ingen betydning for læseligheden, men selvfølgelig for den æstetiske virkning. Linjeafstand (skydning), samt mellemslag og indrykning ved nyt afsnit. Når man har valgt skrift og skriftstørrelse, vælger Word selv en standardskydning som er afhængig af skriftstørrelsen. Skydningen er normalt lidt i underkanten, men man kan selv fastsætte en alternativ skydning. Det sker i menuen Sidelayout i feltet Afsnit. Klik på den lille pil nederst til højre. Det fører til dialogboksen Afsnit. På fanebladet Indrykning og afstand går man ind midtfor i feltet Afstand. Det man styrer her, er linjeafstanden i forbindelse med de enkelte afsnit i brødteksten. (Et afsnit afgrænses med Ny linje eller Return.) Man kan styre hvor meget luft der bliver før (normalt ingenting = 0 pkt.) eller efter afsnittet. Denne afstand skal sættes til 0 hvis man ikke vil bruge mellemslag (en tom linje) mellem hvert afsnit. Eller hvis man selv vil bestemme hvornår der skal være en tom linje. Men man kan også sætte den til linjeafstanden (se nedenfor). Så kommer der automatisk en tom linje når man trykker Ny linje. Valget illustreres i vinduet nederst i dialogboksen. Hvis man ikke gør noget, får man en tom linje på 10 pkt. efter hvert afsnit. Og det passer kun til en 10 pkt. skrift. -2-
I feltet Linjeafstand kan man vælge: Enkelt, 1,5 linjer, Dobbelt, Mindst, Præcis eller Flere linjer. Konsekvenserne af valget illustreres nedenfor i det lille vindue i dialogboksen. Vælg Præcis og sæt skydningen til 14, evt. 15 for en 12 pkt.- skrift. 1,5 linjer og Dobbelt er gammeldags skrivemaskine-typografi. De kan til nød bruges til opgaver der skal rettes af en lærer. Enkelt giver Words bud på en passende linjeafstand, og må være den foretrukne løsning hvis man ikke selv vil styre (men det er ikke den bedste løsning fordi afstanden er i underkanten). I samme dialogboks kan man sætte indrykningen ved første linje i et nyt afsnit. Det sker i feltet Speciel hvor man kan vælge mellem (ingen), Første linje og Hængende (indrykning). Vælger man Første linje eller Hængende sætter man indrykningen i næste felt Med. Den måles i cm, og default er 2,3 cm (og det er alt for meget, brug hellere 1 cm). Men man bør slet ikke bruge funktionen Første linje, da den medfører at der også rykkes ind ved første linje i et ny kapitel og andre steder hvor der ikke bør være indrykning. Brug i stedet tabulatortasten sammen med passende tabulatorer (se nedenfor). Hængende indrykning er derimod nyttig i forbindelse med opstilling af referencelister. Tabulatorer Tabulator-punkter sættes i menuen Sidelayout under Afsnit. I dialogboksen Afsnit er der en knap nederst til venstre til Tabulatorer. Her kan alle tabulatorer sættes med en fast afstand. 1 cm er et godt bud. Det indebærer bl.a. at indrykning ved begyndelsen af nyt afsnit sættes til 1 cm (godt 2 em i en 12 pkt.-skrift). Man kan også sætte tabulatorerne direkte på skærmen ved at klikke på centimetermålet øverst. Men det mere upræcist og gælder kun lokalt, i det aktuelle afsnit, ikke for hele teksten. Ved at klikke på Angiv som standard i dialogboksen Afsnit, kan man igen vælge at tabulator-indstillingen skal gælde i hele teksten, eller for alle fremtidige tekster. Lige højremargin Som udgangspunkt vælger Word lige venstremargin og løs bagkant (venstrejusteret). Hvis man ønsker fast bagkant eller lige højremargin, går man ind på Sidelayout og åbner dialogboksen Afsnit. Under Generelt vælger man i valgboksen Justering funktionen Lige margener (altså både lige venstremargin og lige højremargin). Valget gælder kun for det aktuelle afsnit, men kan udvides til hele teksten og alle fremtidige tekster med knappen Angiv som standard. -3-
Orddeling og stavekontrol Begge disse funktioner forudsætter at der er valgt sprog. Sproget skal være sat til dansk for tekster på dansk. Hvis man bruger en engelsksproget variant af Word skal man formentlig tilkøbe et sprogmodul for at kunne sætte sproget til dansk. Sprog vælges under Filer -> Indstillinger -> Sprog. Her kan man også se hvilke sprogmoduler der er installeret. Man kan også gå via menuen Gennemse og derefter Sprog. Orddeling vælges på menuen Sidelayout hvor man kan vælge følgende muligheder for Orddeling: Ingen, Automatisk, Manuelt eller Indstillinger for orddeling. Mens teksten skrives, bør man slå orddeling fra så man ikke bliver forstyrret af de problemer og beslutninger orddelingen støder på undervejs. Orddelingen hører til finpudsningen. Under Indstillinger fastsætter man en orddelingszone som anvendes både ved automatisk og manuel orddeling. Ved automatisk orddeling anvender programmet nogle særlige regler for det pågældende sprog. Men det kan godt falde forkert eller uheldigt ud, så orddelingen skal tjekkes sammen med korrekturen iøvrigt. Ved manuel orddeling finder programmet de steder der (under hensyntagen til zonen) synes at kræve orddeling. Her er det brugeren der beslutter hvad der skal ske. Orddelingsprogrammet indsætter bløde bindestreger. Man kan også selv gå teksten igennem og indsætte bløde bindestreger (som i Word hedder betingede bindestreger). Man bruger CRTL + bindestreg. Hvis man har sat programmet til at vise formateringsmærker, kan man se hvor de optræder, også når de ikke står ved linjekanten. Bløde bindestreger kan fjernes igen med Delete - tasten. Når man anvender automatisk orddeling, kan man kontrollere hvor mange bindestreger ved linjeskift der kommer til at optræde lige efter hinanden. Det sker i dialogboksen Indstillinger for orddeling. Det regnes for dårlig praksis at have mere end 3 lige efter hinanden (men kan være svært at undgå). Default er ingen begrænsning. Stavekontrol: Indstillingerne for stave- og grammatikkontrol sættes under generelle indstillinger, menupunktet Korrektur. Der er mange underpunkter og avancerede kontrolmuligheder. Jeg har ikke haft mulighed for at vurdere hvor godt det fungerer, og hvilke fejl programmet fanger (og ikke fanger). Man kan vælge mellem løbende korrektur viser sig bl.a. ved røde streger under mistænkelige ord og udtryk og korrektur igangsat af brugeren på et passende tidspunkt. Det sker i menuen Gennemse ved klik på underpunktet Stave- og grammatikkontrol. -4-
Horeunger og lign. Word kan fjerne horeunger (og franske horeunger) ved begyndelsen eller slutningen af afsnit. Det sker i dialogboksen Afsnit under fanebladet Linje- og sideskift. Her kan man også sørge for at linjer holdes sammen som ikke bør skilles af et sideskift. Og man kan sikre at et sideskift placeres før et bestemt afsnit begynder. Horeungefunktionen kan ikke forhindre at overskrifter kommer til at hænge alene sidst på en side. Men man kan bruge funktionerne Hold sammen med næste, Hold linjer sammen og Sideskift før til at undgå det. Det gøres manuelt. Kapitæler og Uncialer KAPITÆLER laves ved hjælp af dialogboksen Skrifttype. Afmærk tekststedet, åben dialogboksen og tjek Kapitæler. Små bogstaver bliver til kapitæler, mens store bogstaver (versaler) bevares som de er. Uncialer indsættes i menuen Indsæt i feltet Tekst. Vælg Uncial direkte (flere muligheder for tilpasning). Fodnoter og slutnoter Fodnoter og slutnoter indsættes via menuen Referencer. Placering og udformning af noter, herunder notetegnet, kan styres ved hjælp af dialogboksen Fodnote og slutnote. Her kan man også konvertere fra det ene til det andet. OBS! I menuen Referencer betyder Indsæt citat ikke at man kan indsætte et citat i teksten. Citat er en fejloversættelse af Citation = reference eller kildehenvisning. Der er mange problemer med implementeringen af denne funktion i Word. Man klarer sig bedre uden. Indrykning Bortset fra de ovenfor nævnte funktioner med indrykning af første linje i et afsnit eller hængende indrykning, betyder Indrykning i Word indrykning af hele afsnittet, altså indrykning af venstre margin, eventuelt også højre margin. Det kan bl.a. bruges til at markere længere citater. Det foregår i dialogboksen Afsnit (under Sidelayout) ved fanebladet Indrykning og afstand. I feltet Indrykning sættes hvor meget afsnittet skal indrykkes i relation til de to marginer. Det er normalt en funktion som kun skal gælde lokalt og for et enkelt eller nogle få afsnit. Så det giver ikke mening at trykke på An- -5-
giv som standard. Hvis man vil ændre marginerne i hele teksten eller permanent, bruges funktionen Margener. NOTE om teksten: Denne vejledning er skrevet med WordPerfect (vers. X5). Skriften er Georgia 12 pkt. Linjeafstand standard. Venstrejusteret (løs bagkant). Indrykning ved nyt afsnit: 1 cm. Marginerne er: Venstre, 5 cm; højre, 3 cm; top, 2,5 cm; bund, 2,5. Linjelængden er 21-8 cm = 13 cm. Antal tegn per linje: ca 65-70. -6-