(SC = vedrører socialcentrene, DFBU = vedrører Driftsområdet for familier, børn og unge) Opgave Beskrivelse Status og kommentarer Tidsplan/deadline Organisation og ledelse: 1. Fremtidig organisering af socialcentrene Analyse af og forslag til socialcentrenes organisering Organisering af socialcenter-området Den interne organisering på de enkelte centre Kommunernes Landsforenings Konsulentvirksomhed har gennemført en analyse og er fremkommet med forslag (3 scenarier) for den fremtidige organisering af socialcenterområdet. KLKs rapport offentliggøres 13.august Der er afholdt dialogmøder herom på socialcentrene, i DFBU, MED-udvalg mv. og været afholdt høring. August september 2. Styrkelse af afdelingslederniveau Oprettelse af afdelingslederstillinger for specialrådgivning for børn på alle centre Forslaget har i flere omgange været behandlet på Socialudvalgsmøder, senest den 2. december. Rådmanden har fremsendt forslaget til byrådsbehandling den 13. januar 2010. Alle stillinger er besat. Primo Afdelingslederniveauet tilpasses eventuel beslutning om ny 1. halvdel 2010 organisering. 3. Lederudvikling Gennemførelse af lederudviklingsforløb for afdelingsledere og Udvikles i centerchefer. Fokus på personligt lederskab og faglig ledelse. Oplæg til valg af leverandør drøftes på styregruppemødet den Aftale med leverandør indgås forår 26. februar 2010. 2010. Igangsættes efteråret i 2010 4. Afklaring af lederrolle og Indeholdt i lederudviklingsforløbet ovenfor De eksisterende kompetenceplaner er tilrettet den aktuelle Afsluttet ledelsesrum lovgivning. Desuden afklaring af beslutningskompetence på alle niveauer Fælles kompetenceplaner på tværs af centrene afventer Medio 2010 Byrådets beslutning om ny organisering og kan indfases ved
overgangen til den fremtidige organisering. 5. Mentorordning Etablering af mentorordning efter fælles koncept på alle centre Oplæg til ny mentor ordning drøftes på styregruppemødet den 1. halvår 19. januar 2010. Den fælles mentorordning træder i kraft den 1. marts 2010 og 2. halvår /1. halvår 2010. evalueres efter 1 år. Afrapporterer til udvalget marts 2010. 6. Den attraktive arbejdsplads Ibrugtagning af screenings- og inspirationsværktøj (udarbejdet Centrene har igangsat arbejdet med screeningsværktøjet -2011 (DFBU) af KL-DS-HK) umiddelbart efter tema MED mødet den 16. december. Samordnes med den generelle indsats i Århus Kommune Socialcentrenes MED udvalg har afholdt tema MED møde 2. halvår herom den 16. december, og det blev besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, som sammen med KL s konsulentvirksomhed udarbejder den endelige køreplan i januar 2010. Faglige metoder og værktøjer: 7. Udvikling af fælles fagligt grundlag Fælles fagligt grundlag og metoder for indsatsen Forslag til fælles fagligt grundlag og metoder er udarbejdet i November (DFBU) samarbejde mellem Karin Kildedal (Aalborg Universitet) og en arbejdsgruppe med deltagelse fra socialcentrene og DFBU. Som metode er anvendt refleksionsgruppe og læringscirkler. Der er afholdt konference den 17. december hvor det fælles faglige grundlag er præsenteret for medarbejdere og ledelse i forvaltningen. En arbejdsgruppe er i gang med at udarbejde strategi for implementering af det fælles faglige grundlag (se nedenfor under punkt 8). Der foreligger en tids- og aktivitetsplan som løbende detaljeres. 8. Koncepter og værktøjer til Udvikles med afsæt i det fælles faglige grundlag (se ovenfor) Der udarbejdes forslag til konkrete koncepter og værktøjer i 1. kvartal 2010 udredning, 50-undersøgelse, samarbejde med sparringsgruppe, LEAN-teamet, IT- Udvikles og udrulles i øvrige del af handleplaner og sagsopfølgning afdelingen og CSU. 2010
(DFBU) Der udarbejdes en implementeringsplan for det fælles faglige grundlag indeholdende 3 spor: 1. Undervisning og formidling af det fælles faglige grundlag for myndigheds- og foranstaltningsområde 2. Justering/udvikling af skabeloner, værktøjer og ITunderstøttelse til brug for det fælles faglige grundlag 3. Aktiviteter, der skal støtte afdelingslederne i implementeringsprocessen Implementeringsplanen er præsenteret på konferencen den 17. december Uddannelsesaktiviteter kan igangsættes 1. april 2010 og den faglige model sættes i drift 1.maj 2010 (forudsat at ITunderstøttelsen er parat) December 9. Effektive arbejdsgange Det igangsatte LEAN-arbejde i f.t. mere effektive sagsgange Er igangsat. Der arbejdes med at effektivisere de -2010 fortsætter. Dette omfatter hele forløbet fra henvendelse til administrative sagsgange med særligt fokus på undersøgelse, afslutning. Der er særligt fokus på undersøgelser, visitation og visitation og opfølgning. Dernæst arbejdes med ressource- og opfølgning kapacitetsstyring på ét socialcenter, med henblik på udbredelse. Udvalget orienteres om arbejdet i 2. kvartal 2010. 10. Styrket journalføring gennem Kort sigt styrkelse ved gennemgang af nuværende Sekretariatet har gennemført opkvalificeringsforløb i 2. kvartal systematisering, uddannelse, retningslinier på socialcentrene, efteruddannelse af journalføring for rådgiverne på alle centre. løbende opfølgning og ledelsestilsyn medarbejdere og ledere i journalføring samt løbende Nyt koncept for ledelsestilsyn er udarbejdet og taget i brug. 2. halvår intensiveret ledelsestilsyn med særligt fokus på kritikpunkter Justeret journaliseringsredskab implementeres med de øvrige redskaber til det fælles faglige grundlag (jf. punkt 7 og 8) Længere sigt nye koncepter for sagsbehandlingen (med tilhørende retningslinier) og nyt IT-system, der understøtter Processen forlænges som følge af forlængelse af sagsbehandlingen, skal sikre den fornødne journalisering og projektet om fælles fagligt grundlag og metoder og som dokumentation følge af afventning af bedre IT-systemer 11. Underretninger Afklaring af underretningsbegrebet og gennemgang af de eksisterende procedurer Er gennemført i form at eksisterende procedurer er tjekket, og at der i instrukser m.v. er sikret klarhed i forhold til underretningsbegrebet
Øget opmærksomhed omkring underretningspligt hos kommunale medarbejdere Der er udarbejdet en pjece, der henvender sig til medarbejdere i Århus kommune samt sygehuse, læger og andre, der i det daglige arbejde har med børn, unge og deres familier at gøre. I pjecen beskrives underretningspligten og, hvad der sker, når Socialforvaltningen modtager en underretning. Herudover er alle ansatte via intranet, ledelsessystem mv. informeret om den skærpede underretningspligt, man har som ansat, hvis man som led i sit arbejde bliver bekymret for et barn eller et ungt menneske. Her er der pligt til at handle ved at sende en underretning, hvis der er behov for det, også selv om forældrene ikke ønsker det. Etablering af hotline som supplement til eksisterende underretningssysstem. Formålet er at kommunen skal være lettilgængelig for alle via telefon, mail eller brev Hotline blev oprettet juni 2008 og evalueret i december. Hotline modtog i sit første leveår 88 henvendelser, svarende til 7,3 henvendelse i gennemsnit pr. måned. I de resterende fem måneder modtog hotline 29 henvendelser svarende til 2008 5,8 henvendelse i gennemsnit pr. måned. 12. Forbedring af IT-understøttelse Ekstern analyse af mulige IT-systemer Analysen er afleveret den 23. september og September af sagsbehandlingen og styringen socialudvalget fik analysen til orientering på mødet den 11. november. Der udarbejdes pt. rådmandsindstilling om håndtering af IT problemstillingen, hvor der i tråd med Rambølls anbefalinger lægges op til, at vente med at gennemføre et udbud af et Januar 2010 myndighedssystem til om halvandet år. Det skyldes at der ikke pt. findes IT-løsninger til myndighedsområdet for det sociale område, der tilgodeser de krav kommunen stiller til et nyt system. Der er imidlertid to systemer under forberedelse, men det forventes, at disse tidligst er klar om to år med første version af løsningen. Rambøll vurderer, at Socialforvaltningen successivt i løbet af tre år vil kunne imødekomme de kritiske IT-behov og samtidig opnå den bedste udnyttelse af de investeringer, der aktuelt foretages i nye IT løsninger herved.
Indstillingen sendes til udvalget, når den er rådmandsbehandlet. 13. Tværgående læring Audit: Udarbejdelse af koncept for og gennemførelse af interne CSU har udarbejdet auditkoncept til anvendelse på centrene. (DFBU) audits som et systematisk læringsredskab Konceptet er drøftet på styregruppemøde den 30. november og implementeres i løbet af 1. halvår 2010 Vignet: Udarbejdelse af koncept for vignetundersøgelser, hvor ligheder og forskelle i sagsbehandlingen afdækkes og bruges i en intern refleksion over gældende praksis. CSU har udarbejdet koncept til en vignetundersøgelse på tværs af centrene. Konceptet er drøftet på styregruppemøde den 30. november og forventes anvendt til at skabe et fælles niveau for sagsbehandling i myndighedsafdelingerne i forbindelse med overgangen til en ny struktur. Ressourcer og medarbejdere: 14. Tilførsel af ressourcer Der er i 2008 bevilget 32 nye stillinger til området : Alle stillinger besat, og der blev fremlagt en kort status i (DFBU) - 10 specialrådgivere (handicappede børn) december. - 6 familierådgivere I 1. kvartal 2010 vil Byrådet særskilt orienteres om hvorvidt det - Specialteam i Vestbyen (3 stillinger) tilførte antal stillinger har vist sig tilstrækkeligt. - Småbørnsteam (5 stillinger) - Opsøgende team (4 stillinger) - Områdekoordinatorer (4 stillinger) 15. Kompetenceudvikling Udvikling af fælles koncept DFBU-Socialcentre i samarbejde En nedsat arbejdsgruppe med deltagelse af Driftsområdet for -2011 (DFBU) med faglige organisationer Familier, Børn og Unge samt social centrene. Arbejdsgruppen Særlig myndighedsuddannelse en del af konceptet, herunder har udarbejdet et forslag til kompetenceudviklingsmodel, der er særligt fokus på de juridiske aspekter i sagsbehandlingen. sendt i høring i oktober. Er behandlet på driftsmed- Kompetenceudviklingen i forbindelse med udrulning af de møder i december og skal på SOCMED i januar 2010. faglige modeller (se pkt. 7) bliver del af uddannelsen. Sideløbende hermed arbejdes videre med at konkretisere og Aftaler ift. relevante diplomuddannelser + efteruddannelse vil tilrettelægge de første faglige moduler i blive indgået. kompetenceudviklingsplanen. Modellen omfatter blandt andet uddannelse i fælles faglige modeller. Modellen implementeres fra 1. kvartal 2010. 16. Rekruttering/fastholdelse Mange af ovennævnte tiltag (den attraktive arbejdsplads, mentorordning, kompetence- og lederudvikling mv.) forventes
at gøre området mere attraktivt at være ansat i. Desuden er der indgået aftale om særskilt tillæg til myndighedsrådgivere Organisationskultur og handlemønstre: 17. Organisationskultur Mange af ovennævnte tiltag forventes at påvirke kulturen (DFBU) Desuden iværksættes aktiviteter i f.t. kulturen på centrene samt samarbejdskulturen mellem centrene, driftsområde og andre samarbejdsparter. Løntillægget er indfaset pr. april. April Den fremtidige organisering, fælles faglige modeller, tiltag ift. -2010 den gode arbejdsplads, lederuddannelse / fastlæggelse af kompetenceniveauer, kompetenceudvikling Herudover etableres dialogforaer mellem DFBU og socialcentrene. For at blive inspireret til arbejdet hermed arrangeres et brainstorm-møde med forskellige ressourcepersoner fra bl.a. det private erhvervsliv. 1. kvartal 2010 Effekt: 18. Effekt af indsatsen For at følge op på udviklingsplanen udvikles et samlet koncept, hvor resultaterne af de igangsatte tiltag måles direkte eller indirekte, og hvor såvel den faglige effekt, den organisatoriske effekt og den brugeroplevede effekt kan måles. Der vil efterfølgende blive udarbejdet et notat om det videre arbejde på dette felt. CSU udarbejder i samarbejde med socialcentrene m.fl. udkast til et samlet koncept. Dette sker i to trin: 1) En opdatering af det nuværende målesystem med henblik på 2010 og på sigt 2011, der tager udgangspunkt i centrale hovedspor og fokusområdet på området for børn og unge og med særligt fokus på udviklingsplanen. Til forberedelse heraf er der afholdt en Virksomhedsplanskonference den 7. december. Ultimo januar 2010 forventes det, at der foreligger et opdateret målsystem for 2010, der tager højde flere af de igangsatte tiltag i udviklingsplanen Primo 2010
2) Målene indarbejdes i et samlet Børn&UngeBarometer (BUB), som er under udvikling. Et Børn&UngeBarometer vil kunne give aggregeret dokumentation for, hvordan det går på området. Barometret vil bestå af 6 parametre på tværs af de fire målgruppeområder. Der arbejdes pt. med etableringen af en IT-understøttelse af barometret, der forventes i drift i 3. kvartal 2010. Barometret udvikles som en prototype, der evt. kan danne inspiration for et lignende tiltag på voksenområdet. 2010 Andet: 19. Juridisk enhed i I forlængelse af byrådets behandling d. 24. juni er det Socialforvaltningen besluttet at etablere en selvstændig juridisk enhed i Socialforvaltningen med ansvar for sagsbehandling i f.t. Børn og Unge Udvalget samt juridisk bistand til socialcentrene i anbringelsessager. 20. Forhold politikere-fagfolk Afdækning af den politiske diskurs vedrørende roller og samspil mellem politikere og rådgivere. Debatoplæg udarbejdes af lektor Karin Kildedal, Aalborg Universitet. Enheden er fuldt bemandet 1.10.. Karin Kildedal udarbejder debatoplæg. 1. kvartal 2010