Opgave Beskrivelse Status og kommentarer Tidsplan/deadline

Transkript

1 Opgave Beskrivelse Status og kommentarer Tidsplan/deadline Organisation og ledelse: 1. Fremtidig organisering af socialcentrene Der er foretaget en analyse af og udarbejdet forslag til socialcentrenes organisering. Forslaget har medført ændret organisering af hele Socialforvaltningen pr. 1. juli Kommunernes Landsforenings Konsulentvirksomhed gennemførte i 1. Halvår 2009 en analyse af og fremkom med forslag (3 scenarier) til den fremtidige organisering af socialcenterområdet. KLKs rapport offentliggjort august 2009 Efterfølgende afholdtes dialogmøder herom på socialcentrene, i DFBU, MED-udvalg mv. August september 2009 Siden blev der udarbejdet forslag til omorganisering af alle driftsområder i Socialforvaltningen. Forslaget har været i høring i Socialforvaltningen, hos brugerorganisationer, samarbejdsparter mv. Oktober november 2009 Forslaget har været behandlet på flere Socialudvalgsmøder. Byrådet godkendte forslaget d. 27. januar efter udvalgsbehandling December 2009-januar 2010 Januar 2010 De tre søljechefstillinger blev besat i marts måned. Den nye organisation trådte i kraft 1. juli På Familie, Børn og Ungeområdet etableres 5 centre. Marts 2010 Juli 2010 Der er udarbejdet drejebøger for dannelsen af de fem centre. Ultimo juni blev der foretaget en lokalerokade/flytning til de nye centre. I løbet af oktober måned flytter de sidste medarbejdere til Juni 2010

2 Handicapcentret for børn. Oktober 2010 I 2. Halvår 2010 skal de fem nye centre konsolidere sig der 2. halvår 2010 arbejdes med tids- og procesplaner for arbejdet for hvert af de fem centre. Samtidig er der sket en omorganisering i driftschefens stab, idet de tidligere stabe i f.t. hhv. DFBU og Socialcentrene er sammenlagt og organiseret i en faglig enhed, en økonomisk enhed samt en administrativ enhed. I forbindelse med omorganiseringen er nogle stabsmedarbejdere flyttet ud på centrene. 2. Styrkelse af afdelingslederniveau Oprettelse af afdelingslederstillinger for specialrådgivning for Alle stillinger er besat. Primo 2009 børn på alle centre Afdelingslederniveauet tilpasses eventuel beslutning om ny I forbindelse med organisationsændringerne er der foretaget 1. halvdel 2010 organisering. en rokade af afdelingslederne mellem de enkelte enheder. 3. Lederudvikling Gennemførelse af lederudviklingsforløb for afdelingsledere og Der etableres lederudviklingsforløb for afdelingsledere og Udvikles i 2009 centerchefer. Fokus på personligt lederskab og faglig ledelse. centerchefer..forløbet er under udvikling Igangsættes efteråret i Afklaring af lederrolle og Indeholdt i lederudviklingsforløbet ovenfor De eksisterende kompetenceplaner er tilrettet den aktuelle Afsluttet ledelsesrum lovgivning. Desuden afklaring af beslutningskompetence på alle niveauer Fælles kompetenceplaner på tværs af de lokale afdelinger Medio 2010 forventes fuldt indfaset medio september Mentorordning Etablering af mentorordning efter fælles koncept på alle centre Fælles mentorordning blev vedtaget på styregruppemøde den 19. januar Ordningen indebærer, at alle nyansatte tilknyttes en mentor under de første 6 måneders ansættelse. Formålet med ordningen er dels at sikre nye medarbejdere en god introduktion og oplæring til jobbet, dels at fremme kvaliteten i sagsbehandlingen, dels at fastholde erfarne / senior medarbejdere og deres viden i organisationen. Den fælles mentorordning trådte i kraft den 1. marts 2010 og evalueres efter 1 år. Marts 2010

3 6. Den attraktive arbejdsplads Ibrugtagning af screenings- og inspirationsværktøj (udarbejdet D. 16. december 2009 afholdt socialcentrenes MED-udvalg en (DFBU) af KL-DS-HK) temadag med deltagelse af KL, hvor arbejdet med værktøjet blev iværksat. Samordnes med den generelle indsats i Århus Kommune Screening blandt alle medarbejdere på Socialcentrene og 1. halvår 2010 fokusgruppeinterviews blandt udvalgte nyansatte medarbejdere er gennemført. I april og maj måned blev der afholdt hhv. dialogrunde og høringsrunde med de lokale MED udvalg på centrene. Der arbejdes ud fra følgende temaer: 1. Introduktion af nye medarbejdere 2. Faglighed og økonomi (serviceniveau) 3. Ledelse 4. Kulturspor: Det fælles vi Udkast til endeligt notat vedr. den attraktive arbejdsplads blev afleveret af KL s konsulentvirksomhed på Socialcentrenes MED udvalgsmøde den 12. maj Fra efteråret 2010 til efteråret 2011 skal det samlede FBU MED udvalg, samt MED udvalgene på centrene arbejde videre med implementeringen af den attraktive arbejdsplads. I 1. halvår 2012 gennemføres endnu en screening med henblik på at sammenligne medarbejdernes scorer før og efter arbejdet med den attraktive arbejdsplads. Faglige metoder og værktøjer: 7. Udvikling af fælles fagligt grundlag Fælles fagligt grundlag og metoder for indsatsen Forslag til fælles fagligt grundlag og metoder er udarbejdet i November 2009 (DFBU) samarbejde mellem Karin Kildedal (Aalborg Universitet) og en arbejdsgruppe med deltagelse fra socialcentrene og DFBU. Som metode er anvendt refleksionsgruppe og læringscirkler. Der er afholdt konference den 17. december 2009, hvor det fælles faglige grundlag er præsenteret for medarbejdere og ledelse i forvaltningen. En arbejdsgruppe har efterfølgende udarbejdet en strategi for implementering af det fælles faglige grundlag som indeholder:

4 1. Undervisning og formidling af det fælles faglige grundlag for myndigheds- og foranstaltningsområdet April > 2. Aktiviteter, der skal støtte afdelingslederne i implementeringsprocessen på myndighedsområdet 3. Justering/udvikling af skabeloner, værktøjer og ITunderstøttelse til brug for det fælles faglige grundlag - se nedenfor. I perioden maj-august har alle rådgivere fået undervisning i fælles fagligt grundlag. Der er samtidig undervist i Resultatdokumentation, således at de to koncepter kan implementeres samtidig. Begge koncepter er således ved at blive sat i drift p.t. Fremover planlægges fortsat undervisning samt etablering af læringscirkler og netværksgrupper til understøttelse af implementeringen af de to koncepter. 8. Koncepter og værktøjer til Udvikles med afsæt i det fælles faglige grundlag (se ovenfor) Der er udarbejdet reviderede skabeloner og koncepter i forhold 1. kvartal 2010 udredning, 50-undersøgelse, 50 undersøgelse, 140 handleplaner, journalføring mv. handleplaner og sagsopfølgning Skabelonerne er taget i anvendelse samtidig med implementering af KMD-sag fra marts Implementering er påbegyndt april Effektive arbejdsgange Det igangsatte LEAN-arbejde i f.t. mere effektive sagsgange Er igangsat. Der arbejdes med at effektivisere de fortsætter. Dette omfatter hele forløbet fra henvendelse til administrative sagsgange med særligt fokus på undersøgelse, afslutning. Der er særligt fokus på undersøgelser, visitation og visitation og opfølgning. Dernæst arbejdes med ressource- og opfølgning kapacitetsstyring på ét socialcenter, med henblik på udbredelse. 10. Styrket journalføring gennem Kort sigt styrkelse ved gennemgang af nuværende Der er gennemført opkvalificeringsforløb i journalføring for 2. kvartal 2009 systematisering, uddannelse, retningslinier på socialcentrene, efteruddannelse af rådgiverne på alle centre. løbende opfølgning og ledelsestilsyn medarbejdere og ledere i journalføring samt løbende 2. halvår 2009 intensiveret ledelsestilsyn med særligt fokus på kritikpunkter Nyt koncept for ledelsestilsyn er udarbejdet og taget i brug. Længere sigt nye koncepter for sagsbehandlingen (med tilhørende retningslinier) og nyt IT-system, der understøtter sagsbehandlingen, skal sikre den fornødne journalisering og Justeret journaliseringsredskab er implementeret med de øvrige redskaber til det fælles faglige grundlag (jf. punkt 7 og 8). dokumentation 11. Underretninger Afklaring af underretningsbegrebet og gennemgang af de Er gennemført i form at eksisterende procedurer er tjekket, 2009

5 eksisterende procedurer Øget opmærksomhed omkring underretningspligt hos kommunale medarbejdere og at der i instrukser m.v. er sikret klarhed i forhold til underretningsbegrebet Der er udarbejdet en pjece, der henvender sig til medarbejdere i Århus kommune samt sygehuse, læger og andre, der i det daglige arbejde har med børn, unge og deres familier at gøre. I pjecen beskrives underretningspligten og, hvad der sker, når Socialforvaltningen modtager en underretning. Herudover er alle ansatte via intranet, ledelsessystem mv. informeret om den skærpede underretningspligt, man har som ansat, hvis man som led i sit arbejde bliver bekymret for et barn eller et ungt menneske. Her er der pligt til at handle ved at sende en underretning, hvis der er behov for det, også selv om forældrene ikke ønsker det. 12. Forbedring af IT-understøttelse af sagsbehandlingen og styringen Etablering af hotline som supplement til eksisterende underretningssystem. Formålet er at kommunen skal være lettilgængelig for alle via telefon, mail eller brev Ekstern analyse af mulige IT-systemer Hotline blev oprettet juni 2008 og evalueret i december Hotline modtog i sit første leveår 88 henvendelser, svarende til 7,3 henvendelse i gennemsnit pr. måned. I de første seks måneder af 2010 har der i alt været 20 henvendelser svarende til 3,3 henvendelser i gennemsnit pr. måned. Analysen er gennemført af Rambøll Management og med deltagelse af Administrativt Servicecenter for IT. Analysen er afleveret den 23. september 2009 og socialudvalget fik analysen til orientering på mødet den 11. november Analysen konkluderer at, der i øjeblikket ikke findes IT-løsninger på markedet, der dækker forvaltningens ønsker til understøttelse af sagsbehandlingen og styring af indsatsen. Der vil først være løsninger tilgængelige om ca. 1 1½ år. På denne baggrund anbefales, at afvente med, at gennemføre et EU-udbud af en samlet IT-løsning på området September 2009

6 På baggrund heraf, er der udarbejdet en rådmandsindstilling, som blev tiltrådt d. 24. februar Indstillingen indebærer, at Februar 2010 man benytter de nye systemer, der er under indførelse i Socialforvaltningen. Dvs. KMD-sag til myndighedsområdet (tilpasset det fælles faglige grundlag) og en IT-løsning, der er i EU-udbud, til udførerområdet. Samtidig indføres et nyt disponeringsmodul på økonomistyringsområdet. Systemet giver mulighed for budgettering på enkeltsagsniveau og tættere opfølgning på udvikling i de enkelte sager. 13. Tværgående læring Audit: Udarbejdelse af koncept for og gennemførelse af interne CSU har udarbejdet auditkoncept til anvendelse på centrene (DFBU) audits som et systematisk læringsredskab Konceptet er godkendt på styregruppemøde den 19. januar 2010 og implementeres med fælles fagligt grundlag i Vignet: Udarbejdelse af koncept for vignetundersøgelser, hvor forbindelse med etablering af læringscirkler som påbegyndes i ligheder og forskelle i sagsbehandlingen afdækkes og bruges i juni I efteråret 2010 udvælges og uddannes lokale en intern refleksion over gældende praksis. auditører og udvælges fokusområder. Primo 2011 planlægges og gennemføres første audit-runde. CSU har udarbejdet koncept til en vignetundersøgelse på tværs af centrene. Konceptet er godkendt på 2009 styregruppemøde den 19. januar 2010 og anvendes til at skabe et fælles niveau for sagsbehandling i myndighedsafdelingerne i forbindelse med overgangen til en ny struktur. Arbejdet med vignetundersøgelse opstartes efter sommerferien I august-september udvælges fokusområder, i september-oktober udsendes og besvares vignetter. I november bearbejdes besvarelserne og der holdes opfølgende møder med ledergrupperne på myndighedscentrene. I december-januar fremlægges opsamlingsnotat for styregruppen og der tages stilling til en evt. gentagelse af undersøgelsen. Ressourcer og medarbejdere: 14. Tilførsel af ressourcer Der er i 2008 bevilget 32 nye stillinger til området : Alle stillinger besat, og der blev fremlagt en kort status i 2009 (DFBU) - 10 specialrådgivere (handicappede børn) december 2009.

7 - 6 familierådgivere Byrådet fik d. 29. marts 2010 fremsendt en status for sagstal - Specialteam i Vestbyen (3 stillinger) på området for famlier, børn og unge med særlige behov og på - Småbørnsteam (5 stillinger) voksenområdet. Samme status er drøftet på - Opsøgende team (4 stillinger) Socialudvalgsmødet d. 22. april 2010 og den 6. maj Områdekoordinatorer (4 stillinger) 15. Kompetenceudvikling Udvikling af fælles koncept DFBU-Socialcentre i samarbejde En nedsat arbejdsgruppe med deltagelse af Driftsområdet (DFBU) med faglige organisationer for Familier, Børn og Unge samt socialcentrene har Særlig myndighedsuddannelse en del af konceptet, herunder udarbejdet et forslag til kompetenceudviklingsmodel. særligt fokus på de juridiske aspekter i sagsbehandlingen. Kompetenceudviklingsplanen er som overordnet ramme Kompetenceudviklingen i forbindelse med udrulning af de behandlet og godkendt i hele MED systemet i faglige modeller (se pkt. 7) bliver del af uddannelsen. Socialforvaltningen i januar Aftaler ift. relevante diplomuddannelser + efteruddannelse vil Der arbejdes nu videre med at konkretisere og blive indgået. tilrettelægge de forskellige moduler i kompetenceudviklingsplanen. Modellen omfatter blandt andet uddannelse i fælles faglige modeller og resultatdokumentation som opstarter i 2. kvartal De øvrige tiltag i modellen implementeres fra 3. kvartal Rekruttering/fastholdelse Mange af ovennævnte tiltag (den attraktive arbejdsplads, mentorordning, kompetence- og lederudvikling mv.) forventes at gøre området mere attraktivt at være ansat i. Desuden er der indgået aftale om særskilt tillæg til myndighedsrådgivere Organisationskultur og handlemønstre: 17. Organisationskultur Mange af ovennævnte tiltag forventes at påvirke kulturen (DFBU) Desuden iværksættes aktiviteter i f.t. kulturen på centrene samt samarbejdskulturen mellem centrene, driftsområde og andre samarbejdsparter. Løntillægget er indfaset pr. april April 2009 Den fremtidige organisering, fælles faglige modeller, tiltag ift den gode arbejdsplads, lederuddannelse / fastlæggelse af kompetenceniveauer, kompetenceudvikling mv. vil i sig selv påvirke organisationskulturen. For at blive inspireret til det videre arbejde hermed arrangeres et inspirationsarrangement når de nye centre er etableret, med 2. halvår 2010 forskellige ressourcepersoner fra bl.a. det private erhvervsliv.

8 Herudover etableres dialogforaer mellem DFBU og socialcentrene. Effekt: 18. Effekt af indsatsen For at følge op på udviklingsplanen udvikles et samlet koncept, hvor resultaterne af de igangsatte tiltag måles direkte eller indirekte, og hvor såvel den faglige effekt, den organisatoriske effekt og den brugeroplevede effekt kan måles. Der vil efterfølgende blive udarbejdet et notat om det videre arbejde på dette felt, som primært vil foregå i de fem centre. CSU udarbejder i samarbejde med Familier, Børn og Unge udkast til et samlet koncept. Dette sker i to trin: 1) En opdatering af det nuværende målesystem med henblik på 2010 og på sigt 2011, der tager udgangspunkt i centrale hovedspor og fokusområder på området for børn og unge og med særligt fokus på udviklingsplanen. Til forberedelse heraf er der afholdt en Virksomhedsplanskonference den 7. december 2009, hvorefter der er udarbejdet et opdateret målsystem for 2010, der er drøftet med rådmanden, og som tager højde for flere af de igangsatte tiltag i udviklingsplanen Primo ) Målene indarbejdes i et samlet Børn&UngeBarometer (BUB), som er under udvikling. Et Børn&UngeBarometer vil 2010 kunne give aggregeret dokumentation for, hvordan det går på området. Barometret vil bestå af 6 parametre på tværs af de 3 målgruppeområder. Der arbejdes pt. med etableringen af en IT-understøttelse af barometret og den første skitse til barometret er udviklet. Barometret vil pilotestestes i efteråret 2010, hvorefter der vil foretages metodiske og tekniske justeringer. Herefter er det hensigten at barometret bliver tilgængeligt via intranettet. Barometret forventes i drift i 4. kvartal Barometret udvikles som en prototype, der evt. kan danne inspiration for et lignende tiltag på voksenområdet. Andet: 19. Juridisk enhed i I forlængelse af byrådets behandling d. 24. juni 2009 er det Enheden er fuldt bemandet Socialforvaltningen besluttet at etablere en selvstændig juridisk enhed i Socialforvaltningen med ansvar for sagsbehandling i f.t. Børn og Unge Udvalget samt juridisk bistand til socialcentrene i anbringelsessager. 20. Forhold politikere-fagfolk Afdækning af den politiske diskurs vedrørende roller og Karin Kildedal udarbejder debatoplæg. Første udkast er 1. juni 2010

9 samspil mellem politikere og rådgivere. Debatoplæg udarbejdes af lektor Karin Kildedal, Aalborg Universitet. fremsendt, men den endelige version afventes fortsat.