Indhentning af tilbud Midtjysk Turisme ønsker at få tilbud på opgaveløsning vedrørende følgende opgaver i regi af Socialfondsprojektet Rethink Kulturturisme : Bistand til tilrettelæggelse og afvikling af workshops ved konference den 18.9. 2013 Bistand til tilrettelæggelse og afvikling af netværksseminarer i efteråret 2013 Baggrund for indsatsen Rethink Kulturturisme Aarhus er Europæisk Kulturhovedstad i 2017, og det er vigtigt, at kulturaktører og turismeerhverv er klædt på til at udnytte den enestående mulighed for vækst. Derfor rettes der fokus mod videns- og kompetenceudvikling af kulturaktører og turismevirksomheder med målrettede aktiviteter i efteråret 2013 og hele 2014. Indsatsen har fået titlen RETHINK Kulturturisme, og formålet er at gentænke feltet mellem kultur, events, turisme og Aarhus 2017. Der skal udvikles nye produkter inden for kultur og turisme, samspillet og samarbejdet skal styrkes, og der skal sættes turbo på vidensudveksling mellem de mange forskellige aktører inden for kulturturisme. Indsatsen er begyndt i maj 2013, og det er ambitionen, at kulturturismen har fået et kompetenceløft ved udgangen af 2014. Det gælder kompetencer i forhold til at udvikle nye forretningsmodeller og nye oplevelser, at arbejde med kvalitets- og produktudvikling, at udnytte nye teknologiske muligheder, at styrke salg og markedsføring og sidst men ikke mindst at tænke internationalt. Samtidig skal indsatsen igangsætte konkrete samarbejdsprojekter og udvikle nye former for samspil og vidensudveksling på tværs af kulturaktører og turismevirksomheder. Facilitering af konferenceworkshops og netværksseminarer Formål med konsulentbistanden Opgaven består i, At konsulenten/erne i tæt samarbejde med Rethink Kulturturismes projektgruppe tilrettelægger facilitering af workshops baseret på action learning ved konference den 18. 9. 2013 At konsulenten/erne står for facilitering af workshops ved konference den 18. 9. 2013 At konsulenten/erne i tæt samarbejde med Rethink Kulturturismes projektgruppe tilrettelægger et forløb af netværksseminarer baseret på action learning metoden i efteråret 2013 At konsulenten/ernefaciliterer netværksseminarer i efteråret 2013 Målgruppen for såvel konferencens workshops som netværksseminarforløbet er en bred kreds af repræsentanter fra turisterhverv og kulturliv i Midtjylland 1
Vedr. konferencen Deltagerne og faciliteringsopgaven vil være opdelt som følger ved konferencen den 18.9. 2013 o 3 parallelle forløb af 3 workshops (dvs. i alt 9 workshops) af hver 1 times varighed. o I hver workshop vil der være 50 deltagere. o Ved hver workshop vil der være afsat ca. ½ time til 1-2 vidensoplæg fra kulturturismeeksperter og efterfølgende ½ time til facilitering af samarbejde mellem deltagerne. o De 3 parallelle workshopforløb vil blive efterfulgt af en 50-60 minutters networking/action leaning seance, som skal faciliteres af de valgte 3 facilitatorer i samarbejde. Networkingforløbet skal dels opsamle arbejdet og resultaterne i de forud gennemførte workshops, dels demonstrere action learning metoden o Faciliteringen af de 3 workshops og networkningseancen skal give deltagerne en smagsprøve på, hvad de kan forvente af faciliteringsbistanden og action learning metoden i det videre forløb på netværksseminarerne, jf. beskrivelse nedenfor Vedr. netværksseminarer Deltagerne og faciliteringsopgaven vil være opdelt som følger ved netværksseminarerne i efteråret 2013 o Der vil blive afholdt netværksseminarer på 3 forskellige kompetencespor: nye forretningsmodeler, platforme for salg og nye indtægtstyper se figur: Spor 1 Nye forretningsmodeller (gentages for 2 gange, så i alt 100 personer kommer igennem forløb) Spor 2 Platforme for salg (gentages for 2 gange, så i alt 100 personer kommer igennem forløb) Spor 3 Nye indtægtstyper 1/2 dags seminar om kulturoplevelsens internationale kvalitet for 50 personer 1/2 dags seminar om mødet med den internationale gæst for 50 personer 1/2 dags seminar om stærkere internationale oplevelser for 50 personer Opsamlende 1/2 dagsseminar for 50 personer Opsamlende 1/2 dags seminar for 50 personer o Opgaven vil bestå i facilitering på ½ dags seminarerne i alt 9 halve dag, hvor de 4 er gentagelser (spor 1 og 2) o Netværksseminarerne skal tilrettelægges med fokus på action learning metoden o ½ dags seminarerne tilrettelægges, så der indledes med vidensoplæg ved kulturturismeeksperter. Vidensoplæggene efterfølges af samarbejds-/udviklingsforløb, hvor deltagerne dels får forudsætninger for at indgå i nye alliancer på tværs af kultursektor og turisterhverv, dels styrkes i at tænke innovativt med henblik på udvikling af nye tilbud indenfor kulturturisme. Faciliteringsopgaven drejer sig om disse samarbejds- /udviklingsforløb på selve seminarerne. o Der forventes i denne fase ingen facilitering af deltagernes hjemmearbejde 2
For yderligere information om kompetenceudviklingsforløbet henvises til bilag: Nyhedsbrev 1: Rethink Kulturturisme. Projektbeskrivelsen i nyhedsbrevet er opgavens ramme. Der er som udgangspunkt behov for minimum 3 konsulenter, og der lægges vægt på, at det er de samme personer, der går igen igennem forløbene. Dvs. at de 3 konsulenter, der faciliterer hver sin workshop på konferencen den 18.9., også forventes at facilitere hver sine netværkseminarer i løbet af efteråret. For hver konsulent forventes således følgende: Vedr. konferencen: Workshopholderfunktion for hver sin workshop på konferencen 18.9., som gentages 3 gange I denne workshopholderfunktion indgår 3 x ½ times facilitering på workshops (50 personer på hver workshop) Almindelig deltagelse i konferencen ud over workshops den 18. 9. kl. 9.00-16.00 1 times facilitering af networkingseance (150 deltagere) på konferencen i samarbejde med de 2 andre konsulenter Vedr. netværksseminarer: 2 af konsulenterne skal facilitere forløb af ca. 1 times varighed ved 2 x ½ dags netværksseminar (50 deltagere) som gentages 1 af konsulenterne skal facilitere forløb af ca. 1 times varighed ved et enkelt ½ dags netværksseminar (50 deltagere) 1 dags planlægningsmøde vedr. konference med projektgruppen i august 2 halve dages planlægningsmøde vedr. netværksseminarer med projektgruppen i september Forberedelse til planlægningsmøder og faciliteringsforløb på seminarer Beløbsramme for opgaveløsningen Den økonomiske ramme for opgaven er i alt kr. 70.000 kr. pr. konsulent excl. moms. for den samlede konsulentbistand. Tilbudsgiver afholder af den økonomiske ramme selv omkostninger kontorhold, husleje og andre overheadomkostninger. Midtjysk Turisme er økonomisk og praktisk ansvarlig for: Sparring til tilbudsgiver i forbindelse med tilrettelæggelse af workshop på konferencen den 18.9. Sparring til tilbudsgiver i forbindelse med tilrettelæggelse af netværksseminarforløbet i efteråret 2013 Sparring i forbindelse med eventuel udarbejdelse af materiale Koordinering med øvrige aktiviteter i Rethink Kulturturisme indsatsen 3
Honorar Der ydes ingen godtgørelse eller honorar for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. Disposition for tilbuddet Tilbuddet skal indeholde: Overordnet forslag til opgaveløsning jf. opgavebeskrivelsen. Prissætning af opgaven opdelt som minimum på delopgaverne: o tilrettelæggelse og facilitering af konferenceworkshops o tilrettelæggelse og facilitering af netværksseminarer Kontaktperson og kontaktoplysninger vedr. opgaven Oplysninger om medarbejdere, ressourcer, tidsplan og metode mv. Tidsplan for løsning af opgaven 19. juni 2013 kl. 12: Svarfrist for indsendelse af løsningsforslag Senest 24. juni: Midtjysk Turisme vælger leverandør August-september 2013: Tilrettelæggelse af konferenceworkshops i samarbejde med Rethink Kulturturismes projektgruppe September-oktober 2013: Tilrettelæggelse af netværksseminarer i samarbejde med Rethink Kulturturismes projektgruppe Kriterier for tildeling af kontrakt Kriteriet for tildeling af kontrakten er: Det økonomiske mest fordelagtige bud Der vil i vurderingen blive lagt vægt på følgende underkriterier: 1. Kompetence, viden og erfaring med løsning af lignende opgaver 2. Bemanding, ressourcepersonernes profiler og den interne fordeling af disse ressourcer på opgaven 3. Konsulentens viden og erfaringer med action learning metoden og udviklings-/innovationsprocesser 4
Svarfrist Forslag til opgaveløsning skal sendes elektronisk til projektleder Tina Lippert på mailadresse tfl@midtjyskturisme.com, og skal være os i hænde senest d. 19. juni kl. 12. Eventuelle spørgsmål sendes på mail til tfl@midtjyskturisme.com. Yderligere oplysninger: Tina Lippert Midtjysk Turisme Mobil: 20123803 E-mail: tfl@midtjyskturisme.com Læs mere om Midtjysk Turismes projekt Rethink Kulturturisme på www.midtjyskturisme.com under fanen Andre indsatser 5