TILBUDSMATERIALE UDVIKLINGS-/OPLEVELSESPROFIL FOR FERIESTEDER OG DESTINATIONER
INDHOLDSFORTEGNELSE ORDREGIVER... 3 INDLEDNING... 4 Formål... 4 Kontraktperiode... 4 UDBUDSBETINGELSER... 5 Udbudsform... 5 Tidsplan... 5 Aflevering af tilbud... 5 Behandling af indkomne bud... 5 supplerende oplysninger... 6 Tilbudsforbehold... 6 Delaftaler... 6 Alternative bud... 6 Minimumsoplysninger... 6 KRAVSPECIFIKATIONER... 7 Opgavebeskrivelse... 7 Optioner... 10 Pris... 11 TILDELINGSKRITERIER... 11 2
ORDREGIVER Der anmodes om tilbud på analyse af oplevelsesprofiler på udvalgte feriesteder og destinationer i Danmark fra et markedsperspektiv. Analysen gennemføres på baggrund af eksisterende datamateriale leveret af ordregiveren. Ordregiveren er: Fonden Dansk Kyst- og Naturturisme Skeelslundvej 99 9940 Aabybro CVR.-nr 36471271 E-mail: info@kystognaturturisme.dk Hjemmeside: www.kystognaturturisme.dk Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til: Jacob R. Kirkegaard Larsen Souschef for Strategi og Udvikling Tlf. +45 5168 5345 E-mail: jkl@kystognaturturisme.dk 3
INDLEDNING FORMÅL I forbindelse med formulering og identificering af Vækstprojekter i særligt prioriterede destinationer ønsker Dansk Kyst- og Naturturisme at igangsætte en række analyser og afdækning. Vækstprojekterne har til formål at igangsætte første fase af en langsigtet proces rettet mod et antal prioriterede feriesteder og/eller feriestedsalliancer med indsatser, der vil fokusere på en realisering af stedernes potentiale som vækstmotor i forhold til at opbygge et antal stærke destinationer. Stedbundne forretningspotentialer er grundlaget for udvikling af et stærkt produktsortiment og skal sikre prioritering af oplevelsestyper med stor betydning for destinationers vækstpotentiale. Formålet med denne analyse er således ud fra et markedsperspektiv at identificere et antal særlige feriesteders stedbundne forretningsmæssige potentialer i henhold til de tre oplevelsestyper (natur-, livsnyder- og børneoplevelser), der fremgår af udviklingsmodellen i Handlingsplan for kyst- og naturturismen i Danmark 2016-18. 1 Analysen foretages ud fra præmissen om at tage arbejdet på 20 særlige feriesteder, identificeret af Videncenter for Kystturisme i 2012, videre til næste udviklingstrin fra potentiale-plan til eksekverings-plan. Nærværende opgave indgår således som et element i en større strategisk identificering, kvalificering og udvælgelse af feriesteder via en markedsbaseret analyse af feriestedernes oplevelsesprofil, forretningsmæssige udviklingspotentialer i oplevelsessortiment og potentialer for dannelse af større destinationer ud fra et markedsperspektiv. Mere konkret indeholder opgaven 1) udvikling af metode samt gennemførelse af kortlægning af oplevelses- /udviklingsprofil (kerne-/signaturoplevelser og sortiment) på et antal særlige feriesteder, 2) analyse af sortiments- og værdikædesammenhænge samt identificering af potentialer for udvikling af stærke destinationer på tværs af feriesteder. Kortlægning og identificering sker på baggrund af eksisterende data. For fyldestgørende indfrielse af opgavens formål forventes det, at tilbudsgivere har særlig høj faglig ekspertise og indsigt i dansk turisme, stor erfaring med turismefaglig analyser (kvalitativ/kvantitativ) samt betydelige ressourcer i forhold til allokering af analysemedarbejdere til opgaven. KONTRAKTPERIODE Kontrakten træder i kraft den 6. juli 2016 og udløber, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne data og afrapporteringer i kontraktmæssig stand. Tjenesteyderen afleverer løbende resultater til Ordregiveren samt en samlet rapport ved analysens afslutning. 1 http://www.kystognaturturisme.dk/nyheder/treaarig-handlingsplan-for-vaekst-i-kyst-og-naturturismen 4
UDBUDSBETINGELSER UDBUDSFORM Udbuddet sker som åben tilbudsindhentning og tilbudsmaterialet er offentliggjort på www.kystognaturturisme.dk onsdag den 8. juni 2016 TIDSPLAN Offentliggørelse af tilbudsbekendtgørelse: Den 8. juni 2016 Sidste frist for indgivelse af evt. spørgsmål: 22. juni 2016, kl. 12.00 Sidste frist for aflevering af tilbud: Den 29. juni 2016, kl. 12.00 Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: Senest den 4. juli 2016 Aftalens ikrafttræden: Den 6. juli 2016 Opstartsmøde(r) i uge 27. Delresultater: 15. august 2016. Endelig afrapportering: 15. september 2016. AFLEVERING AF TILBUD Tilbud og anden dokumentation skal være Ordregiveren i hænde senest den 29. juni 2016, kl. 12.00. Tilbud sendes elektronisk som pdf-fil til Fonden Dansk Kyst- og Naturturisme på jkl@kystognaturturisme.dk. Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter i tilbudsmaterialet. BEHANDLING AF INDKOMNE BUD Indkomne tilbud behandles fortroligt. Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom, dog senest den 4. juli 2016. Ordregiveren anser ikke valg af Tjenesteyder for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med Tjenesteyderen. Tilbudsgivernes eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiveren uvedkommende. 5
Ordregiveren kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, såfremt der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger eksempelvis ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud, fejl i tilbudsprocessen, og/eller manglende bevillingsmæssig dækning til realisering af de indkomne bud. SUPPLERENDE OPLYSNINGER Alle henvendelser vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske skriftligt senest den 22. juni 2016 kl. 12.00 til: Jacob R. Kirkegaard Larsen, Fonden Dansk Kyst- og Naturturisme på mail: jkl@kystognaturturisme.dk TILBUDSFORBEHOLD Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Ordregiveren vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi. Tilbudsgiverne opfordres til nøje at gennemgå kravspecifikationen, idet Ordregiveren vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbud, som ikke opfylder alle krav i kravspecifikationen. Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til kravspecifikationen, eller finder tilbudsgiver, at kravspecifikationen er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette skriftlig henvendelse til Ordregiveren, jf. ovennævnte tidsfrister. DELAFTALER Der kan ikke afgives bud på dele af opgaven. ALTERNATIVE BUD Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud på opgaven. MINIMUMSOPLYSNINGER Tilbudsgiver skal som minimum vedlægge dokumentation om følgende: 1) En erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver opfylder sine forpligtelser med hensyn til betalinger af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret og i Danmark. 6
2) En erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i Danmark. Hvis sådan gæld består skal erklæringen indeholde specificerede oplysninger om gældens samlede størrelse og dennes nærmere fordeling på navngivne offentlige kreditorer. 3) Oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgiver og/eller dennes medarbejdere og især hos de medarbejdere, der er ansvarlige for gennemførelse af tjenesteydelserne. 4) En liste over de betydeligste tjenesteydelser, der er udført af de allokerede medarbejdere i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og tidspunkter samt de offentlige eller private modtagere af de leverede tjenesteydelser. Til alle referencer ønskes en kontaktperson oplyst. 5) En erklæring om, at tilbudsgiver i sit tilbud har taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. KRAVSPECIFIKATIONER OPGAVEBESKRIVELSE Som led i en større strategisk identificering, kvalificering og udvælgelse af feriesteder gennemføres en analyse af oplevelsesprofiler og udviklingspotentialer i forhold til sortiment og destinationsdannelser ud fra et markedsperspektiv. Analysen skal være retningsgivende for og påpege: 1. hvor indsatserne kan styrkes i forhold til opbygning af en stærk signatur på feriestederne, 2. hvilke oplevelsestyper der med fordel tilgås som sekundære/supplerende oplevelser i opbygning af et sammenhængende sortiment 3. hvilke oplevelser, der eventuelt ikke (længere) bør underlægges en strategisk indsats det pågældende feriested og 4. hvilke stærke synergieffekter i forhold til værdikæder og oplevelsessortiment der findes på tværs af feriesteder og som dermed udgør et særligt potentiale for udvikling af stærke destinationer. Analysen foretages ud fra præmissen om at tage arbejdet på 20 særlige feriesteder, identificeret af Videncenter for Kystturisme i 2012, videre til næste udviklingstrin fra potentiale-plan til eksekverings-plan. Analysen gennemføres derfor i første omgang primært på følgende feriesteder: Allinge-Sandvig/Bornholm, Billund, Blokhus, Blåvand, Ebeltoft, Fanø, Gilleleje/Nordsjælland, Henne Strand, Hvide Sande, Løkken, Lønstrup, Marielyst, Møn/Vordingborg, Rømø/Tønder, Rørvig/Odsherred, Skagen, Sydfyn, Sønderborg/Sønderjylland, Søndervig, Vorupør/Klitmøller. Der kan eventuelt udvides med analyser af yderligere feriesteder, jf. option 1 og 2. Analysen udarbejdes ud fra eksisterende data på udenlandske og danske turisters tilfredshed og oplevelse med opholdet på de 20 særlige feriesteder i Danmark samt andet tilgængelig analysemateriale fra de respektive feriesteder. På enkelte feriesteder kan analysen udvides til at omfatte en sammenslutning af flere byer (fx Sydfyn, Bornholm m.fl.). 7
Delopgaver Aftalen omfatter følgende delopgaver: 1. Definere og kortlægge udviklings-/oplevelsesprofiler på særlige feriesteder. Der udvikles en særskilt metode til at definere feriesteders udviklings-/oplevelsesprofil ud fra et markedsperspektiv baseret på eksisterende data. På baggrund af metoden gennemføres en kortlægning af oplevelses- /udviklingsprofiler for 20 særlige feriesteder eventuelt suppleret med yderligere feriesteder (jf. optioner). 2. Identificere tværgående sortiments- og værdikædesammenhænge, herunder analysere potentiale for udvikling af stærke destinationer (resorts), på tværs af et antal særlige feriesteder evt. tværkommunalt/-regionalt. Delopgave 1: Definere og kortlægge udviklings-/oplevelsesprofiler på 20 særlige feriesteder Der udvikles en metode til at kortlægge feriestedernes udviklings-/oplevelsesprofil på baggrund af et markedsperspektiv. Metoden bygger på tesen om, at udvikling skal ske med afsæt i eksisterende signaturer og kerneprodukt altså at udvikling skal ske på baggrund af eksisterende styrkepositioner: hvordan opfatter og oplever turisterne feriestedet, hvad er oplevelsesmotiverne for en ferie på det pågældende feriested og hvilke oplevelser kunne fremadrettet styrke den eksisterende oplevelsesprofil. Der findes relativt begrænsede markeds-/turistbaserede data til at kortlægge signaturoplevelser og nærmiljøsoplevelser på feriestedsniveau. Tilfredshedsanalyser på især de 20 særlige feriesteder giver dog grundlag for en analyse, der med data fordelt over tre år kan levere input fra op til 800-900 respondenter de pågældende feriesteder. Der udvikles således en valid metode, fx kodning af åbne besvarelser og specifikke tilfredshedsparametre, der kan benyttes til kortlægge feriestedernes profil i relation til oplevelsestyperne: klassisk kystferie, naturoplevelser, livsnyderoplevelse og børneoplevelser. Herudover kan evt. afdækkes om andre tilgængelige data med fordel kan inddrages for at styrke analysens validitet. Metoden skal skabe et gyldigt og velbegrundet afsæt til identificering af, hvilke signatur/supplerende oplevelser, der er i spil på de enkelte feriesteder, hvor feriestederne performer/under-performer samt på hvilke områder udviklingspotentialerne ligger i forhold til at styrke signatur og sortiment hos nuværende og potentielle turister (jf. Figur 1). Figur 1: Hypotetisk eksempel på en oplevelses-/udviklingsanalyse af et feriested, der påviser signaturen samt udpeger retning for, hvor indsatserne styrkes eller nedprioriteres. 8
Metoden udvikles i tæt samarbejde og sparring med Dansk Kyst- og Naturturisme, idet forankring i forhold til udviklingsmodel og tilgang til oplevelsesudvikling i handlingsplan for kyst- og naturturismen i Danmark 2016-2018 er en central præmis. DKNT leverer input som oplæg til oplevelsernes indhold (motiver og aktiviteter). I opstartsfasen (uge 27) skal der derfor kalkuleres med tid til metodiske drøftelser og arbejdsprocesser med Ordregiveren. På baggrund af den udviklede metode gennemføres en analyse af feriestedernes oplevelses-/udviklingsprofil i forhold til sortiment. Analysen skal identificere hvilke oplevelser der udgør hhv. kerne-/signaturoplevelser samt supplerende/sekundære oplevelser ud fra eksisterende gæsters oplevelser/tilfredshedsvurderinger på de enkelte feriesteder. Endvidere skal analysen udpege potentialer for produkt- og sortimentsudvikling hos feriestederne i henhold til markedsbehov hos eksisterende gæster og generelle markedstrends. Delopgave 2: Identificering af tværgående sortiments- og værdikædesammenhænge samt potentialer for udvikling af stærke destinationer (resorts) på tværs af de særlige feriesteder Næste led af analysen har til formål at identificere stærke synergieffekter på tværs af feriesteder med henblik på at identificere særlige potentialer for udvikling af stærke destinationer (resorts). Stærke destinationer er overordnet kendetegnet ved et varieret og kvalitetsbåret sortiment af signaturer på tværs af oplevelsestyper, som kan stå stærkt på prioriterede markeder, skabe volumen via attraktionsværdi på tværs af centrale målgrupper og segmenter samt levere et differentieret produkt (sortiment af signatur/sekundære oplevelser) med relevans på tværs af sæsoner. Kortlægningen af oplevelses-/udviklingsprofiler på de særlige feriesteder kobles dermed i denne del af analysen op på deres indbyrdes geografiske placering samt eventuelt eksisterende strukturer i forhold til etablerede DMO/klynge-organiseringer. På den baggrund kortlægges mulighederne for stærke synergieffekter omkring sortiment og værdikæder på tværs af feriestederne. Det grundlæggende kriterium for koblingspotentialet er, at produkterne supplerer hinanden naturligt ud fra et markedsbehov. Det kan derfor være nødvendigt at tilbudsgiveren besidder indsigt i målgruppe- og markedsforhold i relation til kyst- og naturturismen i Danmark generelt og geografiske differentieringer, ligesom det kan være nødvendigt at trække på supplerende data om rejseadfærd hos målgrupper og markeder i argumentationen for tværgående destinationspotentialer. Leverancer - delopgave 1 og 2: Der leveres delresultater fra analyserne i et format, der kan bruges internt af Dansk Kyst- og Naturturisme i den videre proces for udvælgelse til vækstprojekter. De første resultater fra de 20 særlige feriesteder leveres senest 15. august 2016. Herudover leveres en skriftlig hovedrapport med de samlede resultater på delopgave 1 og 2, inkl. læservenlig/grafisk gengivelse af feriesteds- og destinationsprofiler, uddybende argumentation for feriestedernes udviklings-/oplevelsesprofiler samt analyse af potentialer for destinationsdannelser på tværs af feriestederne. 9
OPTIONER I tillæg hertil har Ordregiveren 2 optioner der begge omfatter udvidelse af analysen til øvrige feriesteder. Option 1: Udvidelse af analyse med op til 10 feriesteder med tilgængelig og kvalificeret datamateriale. Gennemførelse af delopgave 1+2. Option 2: Udvidelse af undersøgelsen med op til 5 feriesteder, hvor dataindsamling foretages af tilbudsgiveren i ugerne 29-33 og efterfølgende analyser i henhold til delopgave 1+2. Option 1: Udvidelse af undersøgelsen med op til 10 feriesteder Opgaven for option 1 følger ovenstående beskrivelser af delopgaverne 1 og 2 og gennemføres på yderligere feriesteder, som har et tilsvarende og sammenlignelig markedsbaseret datamateriale tilgængeligt, som muliggør brug af opstillede metoder for en kortlægning af oplevelses-/udviklingsprofil. Leverance option 1: Jf. leverancer på delopgave 1+2. Option 2: Udvidelse af undersøgelsen med op til 5 feriesteder inkl. dataindsamling I forhold til denne option ønskes en pris på udvidelse af undersøgelsen med op til 5 feriesteder, hvor dataindsamling foretages af tilbudsgiver i ugerne 29-33. Dataindsamling gennemføres i form af 300 face-to-face interviews med gæster på hvert af de op til 5 feriesteder med udgangspunkt i eksisterende spørgeskema fra Dansk Kyst- og Naturturismes tilfredshedsundersøgelse 2015. Ved face-to-face interviews er det et krav, at der gennemføres højst ét interview pr. rejsegruppe, defineret som personer, som har fælles økonomi under opholdet, og at interviewene fordeler sig over minimum tre dage pr. feriested i indsamlingsperioden. Respondenten skal være minimum 15 år og ikke være interviewet tidligere som led i samme undersøgelse. Interviewene skal dække både danske og udenlandske turister/gæster, som besøger feriestedet på et ophold i forbindelse med ferie eller fritid og omfatter både turister, der overnatter på destinationen eller i nærheden heraf, endagsbesøgende på ferie, besøgende hos familie/venner samt feriehusejere. Der tilstræbes en national fordeling, på baggrund af en estimering af gæstesammensætning på det respektive feriested mellem danske og udenlandske gæster. Kvotering aftales nærmere mellem Ordregiver og den valgte konsulent. Leverancer option 2: Tilfredshedsrapport med tabeller/grafer samt overblik over åbne besvarelser (ngen kommentering af resultater) samt oplevelses-/udviklingsprofil-afrapportering iht. delopgave 1 og 2. 10
PRIS Tilbudsgiver skal angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven, ekskl. optioner, samt en særskilt pris for hver option på feriestedsniveau. Ordregiver har en forventning om pris på ca. 250.000 DKK ekskl. moms - dette inkluderer dog ikke priser på optioner. Ved opstilling af pris bedes tilbudsgiver anføre prisen på delopgaver nævnt i udbudsmaterialet, herunder samt prisen pr. feriested i option 1 og 2. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af opgaven sker på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud udvælges ud fra en vurdering af pris samt kvalitet og kvalifikationer hos de allokerede medarbejdere. 1) Pris (50 pct.) 2) Kvalitet og kvalifikationer (50 pct.) Følgende elementer indgår i evalueringen af prisen: - Priserne for de udbudte tjenesteydelser, inkl. tilhørende optioner - Prisen for tjenesteydelsen, ekskl. optioner Følgende elementer indgår i evalueringen af tilbuddets kvalitet og kvalifikationer: - Hvorvidt tilbudsgiver har procedurer for og erfaring med udvikling af metoder - Hvorvidt tilbudsgiver har procedurer og erfaring med gennemførelse af dybdegående, valide og brugervenlig analyser på baggrund af kvantitative såvel som kvalitative data - Stor erfaring og ekspertise hos de allokerede medarbejdere med turismefaglige analyser, særligt destinationsudvikling og målgruppe-/markedsforhold. Tilbudsgiver skal oplyse anciennitet og erfaring på nøglepersoner med knyttet til opgaven samt specificere medarbejdernes konkrete opgaver/ansvar i forhold til leverancens delelementer. - Hvorvidt tilbudsgiver har procedurer for og erfaring med at fremstille svært tilgængelige analyseresultater på en let tilgængelig og brugervenlig måde, både i form af grafik og tekst. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation i form af et eller flere eksempler på præsentationer/afrapportering fra tidligere analyse. 11