1. november 2013 1 Velkommen til informationsmøde Rammeaftale 50.70 Interaktive tavler og av-udstyr Fredag d. 1. november 2013
1. november 2013 2 Agenda Velkomst og praktiske informationer Introduktion til rammeaftalen Forpligtende rammeaftaler Forpligtelsen Sortiment Udbudsdesign Overblik over udbudsmaterialet v/ Udbudskonsulent Thilde Krogh Sørensen v/ Udbudskonsulent Thilde Krogh Sørensen - PAUSE Udfyldelse af tilbudsliste Udbudsproces & tidsplan Sådan afgiver du tilbud via ETHICS v/ Udbudskonsulent Thilde Krogh Sørensen v/ Udbudskonsulent Thilde Krogh Sørensen v/ Carsten Pedersen (inno:vasion)
Praktiske informationer Dette er et informationsmøde; Der vil derfor ikke være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet Mødet bliver video-optaget Dette gøres for at efterleve ligebehandlingsprincippet Ikke en del af udbudsmaterialet Mødet og optagelsen er ikke en del af udbudsmaterialet skulle der være uoverensstemmelser mellem det der bliver sagt i dag og det der står i udbudsmaterialet, er det til en hver tid udbudsmaterialet der er gældende.
Introduktion til rammeaftalen 1. november 2013 4
1. november 2013 5 Forpligtende rammeaftale Kommunal forpligtende rammeaftale Sortimentsforpligtelse i aftaleperioden Estimeret volumen ikke forpligtende (opfølgning v/ KL & SKI) Kunden vælger selv tiltrædelsesdato (start-dato for forpligtelsen) Proces forud for offentliggørelse Kommunal projektgruppe udbudsdesign og udbudsmateriale Teknisk dialog med markedet justering af krav Kommunal høring af udbudsmaterialet justering af krav Kommunal tilslutningsperiode Offentliggørelse Materialet fra teknisk dialog er stadig tilgængeligt via : www.offentligprivatdialog.dk/ski/ide -udbud.aspx
6 Forpligtelsen (se RA, afsnit 3) Aftageforpligtelse Når kundens indkøbsbehov kan opfyldes af rammeaftalens sortiment Undtagelse: Ingen aftaleforpligtelse hvis Kundens indkøbsbehov er karakteriseret ved behov for kompatibilitet til eksisterende it-miljø og hvis rammeaftalens produkter er teknisk uforenelige eller kun med uforholdsmæssige store tekniske vanskeligheder kan anvendes i kundens it-miljø. Kunden forpligter sig ikke til at aftage en bestemt volumen i rammeaftalens varighed. SKI faciliterer samarbejdet omkring aftalerne
1. november 2013 7 Sortiment (se bilag B1) Løsninger består af: Udgangspunkt: Smalt standardiseret sortiment Sikre kompatibilitet til eksisterende miljøer Understøtte teknologisk udvikling Lette anskaffelsen for Kunderne Fleksibelt inden for standardiserede rammer Interaktive tavler Interaktive projektorer Projektorer Infoskærme Konsumer skærme 6 løsninger 2 løsninger 1 løsning 3 løsninger 3 løsninger I ALT 15 løsninger For Kunden FORPLIGTENDE HOVEDPRODUKT : sortiment Fx Interaktiv projektor eller monitor eller fx FAST DEFINERET Infoskærmsløsning, inkl.: Monitor med beslag og player modul Montering af den samlede løsning, samt tilslutning til eksisterende el- og internet. Hostet software-pakke Basis opsætning af designskabelon TILKØBSPRODUKTER, fx: Monteringstilkøb / Serviceaftaler Reservedele / Tilbehør / Kurser For Kunden IKKE-FORPLIGTENDE sortiment
1. november 2013 8 Interaktive tavler 1/2 Produktløsninger 1 Standard løsning (uden krav om software kompatibilitet) 2 Avanceret løsning (uden krav om software kompatibilitet) 3 Standard løsning (kompatibel med Smart Notebook-software) 4 Avanceret løsning (kompatibel med Smart Notebook-software) 5 Standard løsning (kompatibel med Active Inspire-software) 6 Avanceret løsning (kompatibel med Active Inspire-software) Varianter - definerende faktorer: (bilag A.2.1-6) Altid short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 90,1 (intervaller) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Ultra short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 90,1 (intervaller) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 80,1 (intervaller /touch) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Ultra short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 80,1 (intervaller /touch) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 90,1 (intervaller) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere Ultra short throw-projektor 3 skærmstørrelser 70 til min. 90,1 (intervaller) Fast / mobil montering / Fast montering m. større højtalere
1. november 2013 9 Interaktive tavler 2/2 (bilag A.2.1-6) 1 2 3 4 5 6 Produktløsninger Standard / avanceret løsning (uden krav om software kompatibilitet) Standard / avanceret løsning (kompatibel med Smart Notebooksoftware) Standard / avanceret løsning (kompatibel med Active Inspiresoftware) Væsentlige krav Den interaktive tavle skal basere sig på: infrarød-, elektromagnetisk-, kapacitiv-, kamera- eller resistiv teknik eller en kombination heraf. Licensbetingelser skal tillade Kunden at installere og bruge software-pakken sammen med Kundens øvrige interaktive udstyr uanset fabrikater. Den interaktive tavle skal basere sig på: elektromagnetisk-, kapacitiv-, kamera- eller resistiv teknik eller en kombination heraf. Touch teknologi må ikke være baseret teknologisk på infrarød eller radiosender. produkter Licensbetingelser skal forbyde Kunden at installere og bruge softwarepakken sammen med Kundens øvrige interaktive udstyr uanset fabrikater. Medfølgende software-pakke skal være kompatibelt med Kundernes eksisterende Smart Notebook / Active Inspire it-miljø, således at det kan indgå uden væsentlige tilpasninger, integrationer, tab af data, tab af funktionalitet i softwaren eller lignende. Begrundet i Kundebehov Sikre, at vi ikke får to éns Begrundet i Kundebehov Det er et krav at tavlen understøtter dette software, således at det kan indgå uden væsentlige tilpasninger, integrationer, tab af data, tab af funktionalitet i softwaren, på den interaktive tavle eller lignende.
1. november 2013 10 Interaktive projektorer Produktløsninger 7 Standard interaktiv projektor med pen-touch 8 Avanceret interaktiv projektor med pen- og fingertouch Varianter - definerende faktorer: Inkl. software-pakke (ingen krav om kompatibilitet) Ultra throw-projektor 2 størrelser (intervaller) Projekter alene / Fast montering m. større højtalere Inkl. software-pakke (ingen krav om kompatibilitet) Ultra throw-projektor 2 størrelser (intervaller) Projekter alene / Fast montering m. større højtalere (bilag A.2.7-8)
1. november 2013 11 Projektorer Produktløsninger Varianter - definerende faktorer: 9 Projektorer Med/Uden montering: (bilag A.2.9) Projektor til fastmontering, lille model (2500-2999 ansilumens) Projektor til fastmontering, medium model (3000-3999 ansilumens) Projektor til fastmontering, stor model (4000-4900 ansilumens) Short throw-projektor til fast montering (2500-2999 ansilumens) Ultra short throw-projektor til fast montering (2500-2999 ansilumens) Uden montering: Mobil projektor - lille model (2500-3499 ansilumens) Mobil projektor - medium model (minimum 3500 ansilumens) Mobil LED projektor - lille model (1900-2499 ansilumens) Mobil LED projektor - medium model (minimum 2500 ansilumens)
1. november 2013 12 Infoskærme & digital signage professionel kvalitet (bilag A.2.10-12) Produktløsninger Varianter - definerende faktorer: 10 Samlet digital signagepakkeløsning 11 Basis infoskærmsløsning 12 Professionelle monitorer Samlet løsning: Hostet software (inkl. 1st line-support) Integreret/eksternt player modul LED-monitor, beslag Montering Opsætning af designtemplate Samlet løsning: Hostet software (inkl. 1st line-support) Eksternt player modul Montering LED-monitor, beslag Hostet software Eksternt player modul Montering Kun monitor ingen software Med / uden montering Domæneoprettelse for institutionen (ikke på globalt kommune-domæne) Domæneoprettelse for institutionen (på globalt kommunedomæne) Administration af brugere gennem AD (Active Directory) Målrettet integration med Kundens systemer N/A 10 Størrelser 15 til min. 73 (intervaller) 5 typer beslag Væg-beslag til fast montering Væg-beslag med dreje- /tiltfunktion Loftbeslag med dreje- /tiltfunktion Fritstående gulvstativ (store størrelser) Bord- /gulvstander (små størrelser)
1. november 2013 13 Skærm-udstyr af konsumer kvalitet (bilag A.2.13-15) Produktløsninger 13 Smart TV af konsumer kvalitet til afvikling af webindhold 14 Stor format monitor uden touch 15 Stor format monitor med touch Varianter - definerende faktorer: LED-teknologi 8 størrelser 15 til min. 73 (intervaller) Uden / med montering med følgende beslag: Fast vægbeslag Bord-/gulvstativ LED-teknologi 5 størrelser 54 til min. 78 (intervaller) Uden / med montering med følgende beslag: Fast vægbeslag Fritstående gulvstativ Motoriseret hæve-/sænkebeslag LED-teknologi 5 størrelser 54 til min. 78 (intervaller) Uden / med montering med følgende beslag: Fast vægbeslag Fritstående gulvstativ Motoriseret hæve-/sænkebeslag
1. november 2013 14 Sortiment: Substitution, Prisregulering & varelinje-udvidelser Muligheder for substitution / prisregulering Almindelig substitution (bilag III) 2 gange årligt 1/1 og 1/7 Samme tekniske & funktionelle egenskaber Efterleve samme kravspecifikation Må ikke allerede findes på rammeaftalen Software-fabrikat må ikke udskiftes Hardware-fabrikat må ikke udskiftes på interaktive tavler Hardware-fabrikat må gerne udskiftes på øvrige Pris regulering (bilag III) Varelinje-udvidelser (bilag IV) 2,5 % fast halvårlig nedregulering på standard løsninger: (alle produktløsninger undtagen: 2, 4, 6, 8, 11) Mulighed for kursregulering ifht. Euro eller Dollar Pris er max.pris leverandøren kan sætte prisen ned Kan tilbydes, hvor det er angivet i tilbudslisten / kravspecs Skal IKKE tilbydes ved tilbudsafgivelse KAN tilbydes senere Skal være en forbedring af produktløsningen Prisen kan ligge max. 15 % over den gældende pris for hovedprodukt
1. november 2013 15 Udbudsdesign: Overblik over rammeaftalen Spørgsmål Antal aftaler? Antal leverandører? Svar Én rammeaftale ingen delaftaler 3-45 leverandører (afhængigt af tildelingsresultat) Tildelingskriterium? Der tildeles 1 (+2) leverandører per produktløsning (15 stk.): Leverandør 1 vinder retten til Kundens direkte tildeling Leverandør 1-3 vinder retten til at deltage ved Kundens miniudbud Laveste pris (TCO model - baseret på evalueringsscenarieforbrug inkl. el-forbrug) Tildelingsmodel? Direkte tildeling (v/ køb af én type løsning under kr. 200.000,-) Miniudbud (v/ køb af én type løsning for kr. 200.000,- eller derover) Rammeaftalens varighed? 4 år Kunden har individuel mulighed for at opsige rammeaftalen med 6 måneders varsel, tidligst til udløb af rammeaftalens 2. år
1. november 2013 16 Udbudsdesign: Udvælgelseskriterier Finansiel/Økonomisk formåen: Mindstekrav, at Tilbudsgiver har en soliditetsgrad på minimum 10% i det seneste disponible regnskabsår. Teknisk/faglig formåen: At tilbudsgiver i kalenderåret 2012 har leveret minimum 200 løsninger, forstået som en produktløsning inklusive montering, som tilsvarer den/de, som Tilbudsgiver afgiver tilbud på Fremvisning af navngivne referencer på 2 kunder, som tilsvarer den/de som Tilbudsgiver afgiver tilbud på
1. november 2013 17 Udbudsdesign: Overblik over tilslutning (Bilag I, Kundeliste) Spørgsmål Svar Tilsluttede kommuner? 85 kommuner (svarende til 92% af Danmarks befolkning) Andre tilsluttede? 2 andre = KL & Naviair (tidl. flyvesikringstjenesten) Forventet volumen i aftaleperioden? Minimum 193 mio.kr. Undtagelser? Kunne tilslutte sig hele aftalen eller enkelte produktkategorier Kunne undtage skoleområdet eller enkelte institutioner Efterfølgende tilslutning? Oplysninger om tilsluttede Kunder? Ingen yderligere kommuner kan tilslutte sig Særligt for denne aftale: Efterfølgende tilslutning for selvejende statslige/kommunale institutioner (fx universiteter, gymnasier, erhvervsakademier, professionshøjskoler) Kan bruge aftalen på frivillig basis Ved overlap med statens aftale (såfremt de har forpligtet sig) har denne forrang. Se Kundelisten - Bilag 1, til aftalen ml. SKI og Leverandøren Kundeinformationer (kontaktperson, indkøbssystem) Tilslutning & tiltrædelse Forventet samlet omsætning
1. november 2013 18 Udbudsdesign: Tildeling af leverandører et visuelt eksempel Leverandør A Leverandør B Leverandør C Leverandør D Leverandør E Produktløsning 1 Produktløsning 2 Produktløsning 3 Produktløsning 4 Produktløsning Direkte tildeling Miniudbud Miniudbud Miniudbud Direkte tildeling Miniudbud Miniudbud Miniudbud Direkte tildeling Miniudbud Miniudbud Miniudbud Direkte tildeling Miniudbud Miniudbud Miniudbud Miniudbud Direkte tildeling Miniudbud Miniudbud Samme leverandør kan vinde flere produktløsninger på Rammeaftalen Ingen kaskade-model, selvom Leverandør 1 ikke kan levere til tiden Hvis SKI ophæver rammeaftalen med Leverandør 1 (fx ved misligeholdelse) Så overtager Leverandør 2 retten til Kundens direkte tildeling
1. november 2013 19 Udbudsdesign: Sådan køber Kunden ind (1/3) 1. Kunden skal opgøre sit behov Hvilken produktløsning? Hvilken løsning har jeg brug for? Estimeret anskaffelsesbeløb Hvor meget ønsker jeg at købe ind for? - ingen tidsperiode - Kunde = Kommune, flere skole, institution (afhængigt af indkøb) - Kunden må ikke kunstigt opdele sit indkøb 2. Kunden tildeler den relevante leverandør Er anskaffelsens værdi under kr. 200.000,- Direkte tildeling til Leverandør 1 Er anskaffelsens værdi på kr. 200.000,- eller derover Miniudbud via simpel skabelon (ca. 14 dage) 3. Løsningen leveres: Indenfor maksimalt 14 dage fra bestilling Medmindre andet aftales ml. Kunde og Leverandør Enten: Uden overtagelsesprøve (fx fremsendelse) Eller: Med overtagelsesprøve (med Kundens medvirken) Eller: Med overtagelses- og driftsprøve (med Kundens medvirken)
1. november 2013 20 Udbudsdesign: Sådan køber Kunden ind (2/3) Kundens behovsopgørelse kan eksempelvis basere sig på: Formålet med anskaffelsen Fx hvis Kunden allerede har tilsvarende udstyr, hvor der er behov for softwarekompatibilitet, således at f.eks. undervisningsmaterialer, skal kunne bruges på det nye udstyr. Teknisk krav til udstyr Fx hvis Kunden har særlige krav til placering af udstyr, fysisk beskaffenhed/robusthed, mm Indkøbets økonomi Fx Kunden har et fastlagt budget til brug for anskaffelsen, og som har betydning for behovsopgørelsen. Kunden må altså gerne vælge den produktløsning, hvor man får mest for pengene.
1. november 2013 21 Udbudsdesign: Sådan køber Kunden ind (3/3) Som hjælp til behovsopgørelse kan Kunden foretage Teknisk afklaring, fx: Svarer funktionaliteter til forventninger og behov? Kan løsningen fysisk placeres på det tiltænkte sted? Hvilke elementer skal indgå i købet, fx serviceaftaler, el-installation? Afklaring af tids- og prøveplan Forhold som Kunden er ansvarlig for fx strømstik Evt. besigtigelse ved leverandøren (uden omkostning) At det er omkostningsfrit er et kundekrav Det er vanskeligt, at finde en omkostningsmodel, som ikke rammer skævt
1. november 2013 22 Udbudsdesign: Miniudbud Skabelon ved miniudbud standardiserer og effektiviserer proces 1 miniudbud per type produktløsning (man kan ikke plukke & blande) Antal løsninger? Hvilke varianter? Evt. skærpelse af eksisterende krav til produkter eller skærpelse/specificering af krav til montering? Kunden kan skærpe eksisterende krav til: Montering (kabling, opsætning af udstyr, tilslutningspanel) Projektorer (ansilumens) Monitorer (Skærmteknologi) Andet (lydstyrke, garanti, opløsning fx på dokumentkamera eller projektor) Såfremt Kunden skal gennemføre miniudbud, som omfatter en udvidet varelinje skal mindst 2 ud af 3 Leverandører have tilbudt en Produktløsning på den udvidede varelinje.
Overblik over udbudsmaterialet Aftalen ml. SKI og Leverandør I. Kundeliste II. Rapportering til SKI III. Substitution & prisregulering IV. E-katalog V. CSR VI. Udvidelse af varelinjer VII. Leverandørens adgang til ski.dk VIII.Rammeaftalen ml. Kunde & Leverandør Rammeaftalen ml. Kunde og Leverandør A. Leveringsvilkår A.1 Prøver A.2 Vejledning til RA A.2 Kravspecifikationer (15) A.3 Krav til miljø & energi B. Tilbudslisten C1: Miniudbudsbetingelser C2: Kundens opg.beskrivelse D: Kundens tildeling
PAUSE 1. november 2013 24
Udfyldelse af tilbudsliste 1. november 2013 25
1. november 2013 26 Udfyldelse af tilbudslisten (bilag B.1, samt A.2.0-15: vejledning & kravspecs) Der er én tilbudsliste Der kan afgives tilbud på én eller flere løsninger i tilbudslisten Mindst ét ark skal udfyldes for at tilbuddet er konditionelt Priser El-forbrug Evt. producent navn og model nummer (hvor det kræves) Alle gule felter er obligatoriske Alle orange felter er frivillige Vægtning er ALENE et evalueringsscenarieforbrug afspejler ikke reel volumen
27 De tilbudte priser Skal være inklusiv: alle omkostninger forbundet med varen levering af varen, såsom udgifter til administration, fakturering, forsikring, transport og andre leveringsomkostninger. Leverandøren kan således ikke efterfølgende i forbindelse med en konkret leverance kræve særskilt afregning for eksempelvis leveringsomkostninger.
Udbudsproces & tidsplan 1. november 2013 28
1. november 2013 29 Udbudsprocessen Offentlig udbud Udbud offentliggøres Tilbudsfrist: Afgivelse af fuldstændigt tilbud Tildeling af kontrakt Kontraktsignering Ikrafttrædelse Spm/svar Tilbudsevaluering Udarbejdelse af e-katalog Implementering 24/10 10/12 - kl. 13 3/2 (forventet) 27/2 (forventet) 28/3 (forventet)
Om muligheden for at byde ind som konsortium Mindre virksomheder har mulighed for at byde ind på udbuddene som konsortier, når udbuddenes mindstekrav til økonomisk formåen er større, end hvad den enkelte deltagende virksomhed selv ville kunne honorere I et konsortium kan deltagerne drage nytte af hinandens omsætning
Hvad er et konsortium? Et konsortium er en sammenslutning af flere virksomheder, som går sammen om at afgive tilbud på en rammeaftale Deltagerne i et konsortium hæfter solidarisk og der skal af deltagerne vælges en fuldmægtig i konsortiet der tegner rettigheder og pligter overfor SKI En hovedleverandørs anvendelse af underleverandør(er) er som udgangspunkt ikke et konsortium. Hovedleverandøren hæfter derfor alene i forhold til rammeaftalen, og underleverandørens eventuelle manglende efterlevelse af deres forpligtelser er således alene hovedleverandørens problem.
Vejledning til konsortiedannelse Se vejledning om konsortiedannelse via følgende link: http://www.ski.dk/sitecollectiondocument s/generelle_publikationer/vejledning_til_k onsortiedannelse.pdf
Sådan byder du ind på rammeaftalen via ETHICS v/ Carsten Pedersen (inno:vasion)
Tidsplan Udbud offentliggøres 24. Oktober Tilbudsfrist 10. December - kl. 13 Tildeling Ikrafttrædelse 3. Februar 2014 (forventet dato) 28. Marts 2014 (forventet dato)
Spørgsmål til udbudsmaterialet i tilbudsfasen og til ETHICS Generelle tekniske spørgsmål vedr. ETHICS til: SKI Kundeservice (tlf: 3342 7000, e-mail: kundeservice@ski.dk) Spørgsmål til selve udbudsmaterialet stilles skriftligt via ETHICS: Spørgsmål anonymiseres og spørgsmål/svar offentliggøres løbende i ETHICS Spørgefrist den 19. november 2013 jf. udbudsbetingelserne