Økonomistyring i staten Del 1 Målbillede Version 1.0 Januar 2014
Indhold 1 Indledning 3 1.1 Formål med vejledningen 3 1.2 Opdatering 3 1.3 Behovet for god økonomistyring i staten 3 1.4 Økonomistyring i staten 4 2 Målbilledet for god økonomistyring 6 2.1 Målbilledet for god økonomistyring 6 2.2 Realisering af målbilledet for god økonomistyring 7-2 -
1 Indledning 1.1 Formål med vejledningen Hensigten med denne vejledning er at uddybe det målbillede, der er opstillet for god økonomistyring i staten, og som løbende indfases i den kommende årrække. Vejledningen Økonomistyring i staten, Del 1 Målbillede er én ud af to vejledninger vedrørende økonomistyring. Formålet med todelingen er at sondre entydigt mellem visionerne for god økonomistyring og regelgrundlaget for økonomistyringen. Vejledningen Økonomistyring i staten, Del 2 Regelgrundlag sammenfatter reglerne vedrørende økonomistyring på ét sted. Det er indholdet i denne vejledning, som statslige departementer og institutioner skal efterleve. Det samlede materiale findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside under sektionen God økonomistyring. 1.2 Opdatering De to vejledninger vil løbende blive opdateret efterhånden, som nye krav og nyt materiale bliver offentliggjort. De løbende opdateringer af nærværende vejledning fremgår af tabel 1. Tabel 1 Opdatering af Del 1 Målbillede Version og dato Version 1.0, januar 2014 Ændringer Ny vejledning offentliggjort 1.3 Behovet for god økonomistyring i staten Udgiftslofterne udgør fra 2014 en nominel øvre grænse for de faktiske udgifter, der må afholdes i staten. Finansministeriet fastlægger inden for udgiftsloftet udgiftsrammer, der fordeles på de enkelte ministerområder og danner grundlaget for ministeriernes finanslovsforslag og budgetlægning. Rammesystemet er således et styringsinstrument for regeringens prioriteringer og forberedelse af initiativer, hvor de enkelte ministerområder tilsvarende gives ansvar for prioriteringen inden for egne rammer, jf. Del 2 Regelgrundlag. Rammestyringen udgør også fremadrettet udgangspunktet for økonomistyring i staten. God økonomistyring handler imidlertid ikke alene om at følge udviklingen i indtægter og udgifter, men i lige så høj grad om at opnå indsigt i forretningen og anvende denne i den løbende strategiske planlægning, budgetlægning og opfølg- - 3 -
ning. God økonomistyring skal således bidrage til at synliggøre og frigøre ressourcer til at prioritere de indsatser, der giver mest værdi. En forudsætning for gode prioriteringer og effektiviseringer er indblik i, hvad opgaverne koster, og hvad vi får for pengene. Manglende gennemsigtighed i økonomien og manglende overblik over råderum medfører blandt andet en risiko for, at der træffes forkerte valg i forsøg på at frigøre ressourcer. Det er derfor et mål, at der skabes den nødvendige gennemsigtighed i økonomien og overblik over det reelle råderum på både kort og lang sigt. Økonomistyring er på denne vis et helt centralt indsatspunkt i effektiviseringen og moderniseringen af den offentlige sektor. 1.4 Økonomistyring i staten Økonomistyring er en ledelsesopgave, der varetages af departement, institutionsledelse, mellemledere og økonomifunktion. Styringen skal forbedre udnyttelsen af knappe ressourcer i realiseringen af et fastsat mål eller ønsket resultat. God økonomistyring består derfor i at skabe mest mulig værdi i forhold til de fastsatte mål for færrest mulige ressourcer og samtidig sikre, at disponerings- og regnskabsregler bliver overholdt. I praksis betyder det, at økonomistyringen skal sikre sammenhæng og gennemsigtighed i: Styringen af faglige og økonomiske mål og resultater Styringen af aktiviteter og ressourcer, samt Styringen af de finansielle midler. Økonomistyringen skal således sikre, at de enkelte ledelsesniveauer har et informationsniveau, der afspejler deres styringsbehov. Ledelsesinformationen skal understøtte muligheden for rettidige og velfunderede prioriteringer. Det betyder, at der i højere grad end tidligere er behov for, at økonomifunktionen involveres i planlægningen af den strategiske og faglige styring, og at topledelsen og mellemlederne samtidig i højere grad bliver involveret i den økonomiske styring. - 4 -
Figur 1 Styringsområder og styringsopgaver Økonomistyring omfatter de styringsværktøjer og -procedurer, der anvendes til at skabe de bedste betingelser for en ressourceeffektiv opgavevaretagelse inden for de givne udgifts- og bevillingsmæssige rammer. - 5 -
2 Målbilledet for god økonomistyring 2.1 Målbilledet for god økonomistyring Med målbilledet for god økonomistyring er der fastsat 4 indsatsområder, der inden for de overordnede regler og principper for udgifts- og bevillingsstyring skal styrke statens mulighed for at prioritere de aktiviteter, der giver størst mulig værdi og udføre dem på den mest effektive måde. De fire indsatsområder er: 1. Rettidig planlægning 2. Detaljeret budgettering 3. Tæt opfølgning 4. Klart styringsgrundlag. Visionen for den rettidige planlægning er, at statslige institutioner inden for rammestyringen - først definerer deres opgaver og dernæst lægger budgettet. Der skal sikres en sammenhængende mål-, budget- og finanslovsproces, der danner rammen om de statslige institutioners planlægning. Visionen for den detaljerede budgettering er, at statslige institutioner ved, hvad deres aktiviteter koster. Der skal på baggrund af veldokumenterede budgetteringsforudsætninger udarbejdes retvisende, periodiserede, aktivitetsbaserede budgetter, der sikrer enighed om talgrundlag og muliggør dialog og gennemsigtighed. Visionen for den tætte opfølgning er, at statslige institutioner ved, hvor mange penge de bruger, og hvad de får for dem. Tæt opfølgning betyder, at opfølgningen på forbruget relateres til fremdriften i den faglige opgavevaretagelse og realiseringen af faglige mål. Det skal ved hjælp af tæt opfølgning i de statslige institutioner sikres, at udviklingen i det statslige forbrug følges nøje, og at der skabes mulighed for effektivisering og omprioritering. Visionen for det klare styringsgrundlag er, at den politiske styring og prioritering i staten skal ske på et oplyst grundlag. Økonomistyring i staten skal understøtte den politiske prioritering og overholdelse af udgiftslofterne i staten. Økonomistyringen skal understøtte god ledelse samt styrket statslig koncernstyring med fokus på tværfaglige prioriteringer. De fire indsatsområder i målbilledet skal tilsammen sikre, at det økonomiske råderum identificeres til brug for staten, det enkelte ministerområde, den enkelte institution, den enkelte afdeling og det enkelte kontor. - 6 -
Boks 1 Målbilledet for god økonomistyring i den offentlige sektor Rettidig planlægning - Styringsdokumenter indeholder klare målsætninger - Mål- og opgaver fastlægges tidligt i forløbet - Budgetprocessen er rammen om prioriteringen af aktiviteter med henblik på at nå målene Detaljeret budgettering - Budgetter skal baseres på konkrete forventninger til aktiviteter - Budgetter skal være periodiseret henover året - Der skal budgetteres i forhold til styringsrelevante opgaver/formål Tæt opfølgning - Der foretages løbende opfølgninger i forhold til såvel udgifter som aktiviteter - Afvigelsesforklaringer er konkrete og begrundede i forhold til udsving i aktiviteter - Der sikres identifikation af råderummet - Opgavevaretagelsen kan vurderes i forhold til klare mål om forventet effekt Styringsgrundlag - Styringsgrundlag og -processer skal være klart defineret og beskrevet Regeringen: Danmark i arbejde: Udfordringer for dansk økonomi mod 2020 (Boks 4.16) 2.2 Realisering af målbilledet for god økonomistyring Realiseringen af målbilledet for god økonomistyring indebærer, at Finansministeriet løbende udarbejder og implementerer krav og inspiration til økonomistyring i staten. Hensigten er at stille få og klare krav til styringen. Kravene skal understøttes af inspiration og best practice. For at sikre kvalitet, relevans og realisme i Finansministeriets krav og inspirationsmateriale til god økonomistyring skal krav og inspiration baseres på koncepter, der er testet i staten, og som derved bygger på praktiske erfaringer. Finansministeriet vil løbende udvikle koncepter på tværs af planlægning, registrering og opfølgning af henholdsvis: Mål- og resultatstyring Aktivitets- og ressourcestyring Finansiel styring. Gennemførte krav og koncepter For at sikre god økonomistyring er der gennemført en række nye krav til statens finansielle styring og aktivitets- og ressourcestyring: Budgetlov med udgiftslofter for 2014 Cirkulære om afprøvning af budgetlovens bestemmelser i staten i 2013-7 -
Cirkulære om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning Vejledning om budgettering og budget- og regnskabsopfølgning Vejledning om og koncept for udgiftsopfølgning. Koncepter under udvikling og test Finansministeriet tester løbende nye koncepter med henblik på at vurdere, om koncepterne er egnede som grundlag for udviklingen af statslige krav og/eller inspirationsmateriale. Tests gennemføres internt i Finansministeriets koncern og i samarbejde med statslige departementer og institutioner. I 2013-14 udvikler og tester Finansministeriet koncepter inden for: Interne registreringsrammer, herunder kobling af aktiviteter og økonomi Sammenhængende mål-, budget- og finanslovsproces Løn- og omkostningsfordelinger Opfølgning og ledelsesinformation Hurtigere regnskabsaflæggelse Styringsdokumenter Tværgående benchmarks i staten. Hvorvidt de ovennævnte koncepter munder ud i statslige krav og/eller inspirationsmateriale vil afhænge af resultatet af de tests, der bliver gennemført. - 8 -