Evalueringsrapport for projekt Digital Offentlig Byggesagsbehandling. Afrapportering til Fonden for Velfærdsteknologi

Evalueringsrapport for projekt Digital Offentlig Byggesagsbehandling (DOB) Afrapportering til Fonden for Velfærdsteknologi 19. april 2012

Indholdsfortegnelse 1. Sammenfatning... 2 2. Anbefalinger til at implementere den nye teknologi... 3 3. Kort beskrivelse af DOB-projektet... 6 4. Formål med evalueringen... 8 5. Evalueringsspørgsmål... 8 6. Projektets forandringsmodel... 9 7. Dataindsamling... 10 8. Evalueringsanalyse... 11 a. Målopfyldelse ift. arbejdskraftbesparelse gennem færre mangelskrivelser samt færre og mindre tidskrævende henvendelser... 11 b. Målopfyldelse ift. højere kvalitet i ansøgningerne og højere servicekvalitet (hurtigere afgørelser samt brugertilfredshed)... 15 c. Proceserfaringer fra DOB-projektet... 16 d. Projektets påvirkning af opfyldelsen af målsætninger om mindre tidsanvendelse og færre årsværk... 20 9. Projektøkonomi... 22 10. Konklusion... 23 11. Bilag... 25 2

1. Sammenfatning Erhvervs- og Byggestyrelsen har fra 2009 til 2011 gennemført et demonstrationsprojekt om Digital Offentlig Byggesagsbehandling (DOB) sammen med KL og 6 kommuner. 1 Projektet er støttet af Fonden for Velfærdsteknologi (dengang: ABTfonden), og nærværende evalueringsrapport er den afsluttende afrapportering til Fonden. Projekt Digital Offentlig Byggesagsbehandling har samlet leveret følgende: 1. En konkret løsning, Min Byggetilladelse, som er et digitalt ansøgningsmodul til indsendelse af byggeansøgninger samt digital vejledning om byggesagsbehandling. 2. En faglig udredning om objektbaseret informationsudveksling (3Dbygningsinformationsmodeller) samt om it-understøttet regelfortolkning. 3. En business case for nationalt beslutningsgrundlag. På baggrund af indsigterne fra Min Byggetilladelse og den faglige udredning har projektet omhyggeligt beskrevet, hvad der skal til for at realisere potentialet i digitalisering af offentlig byggesagsbehandling, og sandsynliggjort en business case for digitalisering af byggesagsbehandlingen nationalt. Erhvervs- og Byggestyrelsen, KL og kommunerne er med afsæt i business casen enige om, at en nationalt koordineret digitalisering af byggesagsbehandlingen realistisk kan frigøre 100 mio.kr. hos bygningsmyndighederne, samt have yderligere samfundsmæssige gevinster for ansøgere og bygherrer, såfremt en række forudsætninger er opfyldt. 2 Den konkrete løsning Min Byggetilladelse er implementeret i alle seks deltagende kommuner. Der er gennemført en effektvurdering af løsningen, som også har opsamlet kvalitative erfaringer og anbefalinger fra projektet. 3 Nærværende afslutningsrapport opsummerer de væsentligste konklusioner fra effektvurderingen. Effektvurderingen af den enkeltstående løsning Min Byggetilladelse viser, at den isoleret set ikke kan indfri effektiviseringsgevinster. Mens der på tværs af de seks kommuner ikke er realiseret et arbejdskraftbesparende potentiale, så vurderer to af kommunerne dog, at den samlede digitalisering af byggesagsbehandlingen har 1 De seks deltagende kommuner er Aarhus, Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal og Vejle. 2 Rapporten Business case for digital offentlig byggesagsbehandling viser, at der er et samlet potentiale ved fuld indfasning af gennemgribende digitalisering af byggesagsbehandlingen på ca. 750 mio. kr. beregnet som gevinster for byggesagsbehandlingen, for ansøgerne og for bygherrerne, og en realistisk business case på ca. 100 mio.kr. årligt for byggesagsmyndighederne alene (Bilag 2: Business case for digital offentlig byggesagsbehandling, oktober 2011). 3 Se bilag 1: Effektvurdering og anbefalinger til praksis Digitalisering af offentlig byggesagsbehandling (september 2011). 2

givet besparelser i deres organisationer. Begge kommuner har arbejdet bredt med digitalisering med afsæt i Min byggetilladelse og intern it-understøttelse af arbejdsgange sammen med ændrede arbejdsgange og organisering. Effektvurderingen af Min Byggetilladelse viser således, at it-understøttelse af ansøgningen ikke alene skaber besparelser. Effektvurderingen peger på tre forudsætninger for at kunne indfri det arbejdskraftbesparende potentiale i at digitalisere byggeansøgning: De it-mæssige løsninger skal være bedre, herunder både funktionaliteten i Min Byggetilladelse og kommunernes it-understøttelse af arbejdsgange. Der skal stort ledelsesmæssigt fokus på at understøtte digitalisering med ændret praksis og hjemtage gevinsterne ved digitaliseringen. Udviklingen af it-løsning og praksis skal ske nationalt koordineret og bygge på standardisering, herunder én fælles standard for, hvornår ansøgninger er fyldestgørende, og en it-understøttet regelfortolkning, hvilket formentligt kræver en vis forsimpling af lovgivningen. Deltagerne har vist stort ejerskab til projektets resultater, hvilket understreges af, at fire kommuner i tæt samarbejde arbejder videre med digital og virtuel fælles sagsbehandling, samt at KOMBIT tror så meget på potentialet, at de har igangsat en videreudvikling af en løsning til digital byggesagsbehandling pba af erfaringerne fra DOB. KL har endvidere indskrevet digital byggesagsbehandling i den fælleskommunale strategi, og Klima-, Energi-, og Bygningsministeriet ønsker at arbejde visere med en standardisering af fyldestgørende ansøgninger, itunderstøtter regelfortolkning og en standard for 3Dbygningsinformationsmodeller. 2. Anbefalinger til at implementere den nye teknologi Projektet har samlet den viden og de erfaringer, som deltagerkommunerne har gjort sig, til syv praksisanbefalinger til det videre arbejde i kommunerne med at digitalisere byggeansøgning og byggesagsbehandlingen. De syv overordnede anbefalinger dækker over 32 konkrete handlingsanvisninger, som er uddybet i rapporten om effektvurdering. 4 4 Se Bilag 1, s. 44-50. 3

1. Kanalstrategi for byggesagsbehandling skal motivere ansøger til at anvende de kommunikationskanaler, der er mest effektive. Anbefalingen omfatter bl.a., at kommunen i sin kommunikation skelner mellem professionelle og ikke-professionelle ansøgere, at der skabes incitamenter for ansøgerne til at anvende den digitale løsning, samt at det besluttes politisk at gøre digital ansøgning obligatorisk for nogle (eller alle) typer byggesager. 2. Organisering af byggesagsbehandling skal tage sigte på effektiv og kvalitativ god forvaltning. Anbefalingen omfatter bl.a., at man optimerer organisering og processer senest ifbm. digitaliseringen for at undgå at sætte strøm til ineffektive arbejdsprocesser samt at ledelsen vedvarende fastholder fokus på at hjemtage gevinsterne ved digitalisering. 3. Deling af viden om byggesagsbehandling skal tage sigte på kvalitativ god forvaltning og udvikling af medarbejderne. Anbefalingen omfatter bl.a., at kommunerne understøttet videndeling mellem sagsbehandlerne, og at både ansøger og sagsbehandler har adgang til et digitalt overblik over alle relevante oplysninger allerede ved opstart af byggesagsbehandlingen. 4. Ansøgeren skal indsende fyldestgørende ansøgning, og kunne følge sin sag. Anbefalingen omfatter, at ansøgningsløsningen skal have klare og fælles retningslinjer (én standard) for, hvornår en ansøgning er fyldestgørende, således at it-løsningen har minimumskrav, der forhindre ikke-fyldestgørende ansøgninger i at blive indsendt. Derudover er det anbefalingen, at kommunerne foretager en tidlig screening af sagerne, og at ansøgerne har mulighed for at følge sagens status digitalt. 5. Arbejdsprocesser og it-løsninger skal genbruge data, standarder og skabeloner for at spare tid og øge kvaliteten. Anbefalingen omfatter bl.a. genbrug af data og integration mellem ansøgningsløsningen og andre kommunale it-systemer. Tiltagene skal sikre, hele sagsbehandlingsforløbet kan håndteres digitalt (ej blot ansøgning), og at manuelle arbejdsgange kan automatiseres. 6. Lovgivning i relation til byggesagsbehandling bør tilpasses digitale og effektive ansøgnings- og arbejdsprocesser. Anbefalingen omfatter, at der skabes overblik over, hvilke regler der gælder hvilke byggesager, således at både ansøger og sagsbehandler kan blive guidet vha. en digital regelfortolker. Dette vil kræve en forenkling af lovgivningen. Det anbefales i særdeleshed, at man forenkler lovgivningen ift. ukompliceret byggeri, således at det bliver nemmere at ansøge og nemmere at træffe afgørelse i netop disse sager. 7. Øget digitalisering af byggesagsbehandling skal effektivisere og give god service. Anbefalingerne omfatter bl.a. funktionalitetsforbedringer af Min Byggetilladelse samt forbedringer af den resterende digitale understøttelse af byggesagsbehandlingen. 4

Ovenstående anbefalinger omhandler primært praksis i forbindelse med implementeringen af ansøgningsløsningen Min Byggetilladelse, men sigter også på en mere omfattende digitalisering af byggesagsbehandlingen. Business casen opsamler i sit scenario for nationalt koordineret udvikling nogle behov for udvikling af helt ny funktionalitet, som er forudsætninger for at realisere større samfundsmæssige gevinster ved digitalisering af den samlede byggesagsbehandling: Digital kommunikation. Dette kan betragtes som en vidtrækkende videreudvikling af funktionaliteten i Min Byggetilladelse, således at al kommunikation om byggesagsansøgningen vil kunne foregå digitalt. I den nuværende løsning, er det alene ansøgningen, der afleveres digitalt via Min Byggetilladelse. Afgørelsesstøtte. Alle data vedr. sagen skal sammenfattes i et overblik for sagsbehandleren og endvidere udstilles over for ansøgeren. Afgørelsesstøtten vil desuden sikre automatisk journalisering i kommunernes administrative systemer, fx ESDH. It-understøttet regelfortolkning. Der vil være tale om helt ny funktionalitet, som forudsætter regelforenkling i byggelovgivningen. It-understøttet regelfortolkning vil skabe et overblik over, hvilke regler der gælder for en given byggesagsansøgning og vil således kunne benyttes af både ansøger og sagsbehandler. It-understøttet regelfortolkning åbner for, at der på sigt og for visse sager kan ske en automatisk verificering af, om reglerne er overholdt, som muliggør straks-afgørelser. Funktionen er derfor både et redskab, der understøtter sagsbehandlingen i dens forskellige faser, men som også for især mindre sammensatte sager, hvor regelgrundlaget er enkelt, kan fremskynde selve afgørelsen, således at ansøgeren oplever væsentlige forbedringer i den offentlige serviceydelse. Ajourføring af grunddata. Denne funktionalitet sikrer, at grunddata automatisk kan opdateres, fx ved at løsningen automatisk opdaterer BBR med nye data om den pågældende bygning. 5 5 Se Bilag 2, s. 24-29. 5

3. Kort beskrivelse af DOB-projektet Erhvervs- og Byggestyrelsen har i fællesskab med KL og Aarhus, Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal og Vejle kommuner gennemført et demonstrationsprojekt om Digital Offentlig Byggesagsbehandling (DOB). Projektet er foregået over en treårig periode fra primo 2009 til ultimo 2011. Fonden for Velfærdsteknologi har støttet projektet med 15 mio.kr., hvortil kommer 5 mio.kr. i egenfinansiering fra deltagerne. Projekt Digitalisering af Offentlig Byggesagsbehandling har haft til formål at demonstrere business casen ved digitalisering af byggesagsbehandlinger. Det samlede projekt har tilvejebragt: 1. Min byggetilladelse med digital vejledning og information om byggeansøgning, samt funktionalitet til at udarbejde og indsende ansøgning gennem digital selvbetjening. 2. En faglig udredning om objektbaseret informationsudveksling (3Dbygningsinformationsmodeller) samt om it-understøttet regelfortolkning. 3. En business case, som udgør det væsentligste element i et nationalt beslutningsgrundlag for den videre digitalisering af byggesagsbehandling. I business casen har projektet omhyggeligt beskrevet, hvad der skal til for at realisere potentialet i digitalisering af offentlig byggesagsbehandling. Business casen bygger på indsigterne fra Min Byggetilladelse og den faglige udredning og konkluderer, at der er et stort potentiale i at fortsætte digitaliseringen af byggesagsbehandlingen i et nationalt koordineret samarbejde, mens der er meget begrænsede potentialer ved en national udbredelse af den nuværende løsning Min Byggetilladelse gennem decentral implementering og videreudvikling i hver enkelt kommune. Erhvervs- og Byggestyrelsen, KL og kommunerne er enige om, at scenariet for nationalt koordineret udvikling realistisk kan frigøre 100 mio.kr. hos bygningsmyndighederne samt have yderligere samfundsmæssige gevinster for ansøgere og bygherrer, såfremt en række forudsætninger er opfyldt. 6 Min Byggetilladelse har været offentligt tilgængeligt for ansøgere i de seks kommuner siden 12. april 2010. Inden offentliggørelsen blev der i 2009 foretaget en nulpunktsmåling for at afdække kvalitet og tidsforbrug ved byggesagsbehandling, før det blev muligt at ansøge digitalt. Medio 2011 blev der foretaget en slutmåling 6 Rapporten om Business case for digital offentlig byggesagsbehandling viser, at der er et samlet potentiale ved fuld indfasning af gennemgribende digitalisering af byggesagsbehandlingen på ca. 750 mio. kr. beregnet som gevinster for byggesagsbehandlingen, for ansøgerne og for bygherrerne, og en realistisk business case på ca. 100 mio.kr. årligt for byggesagsmyndighederne alene (Bilag 2: Business case for digital offentlig byggesagsbehandling, oktober 2011). 6

med henblik på at vurdere effekten af Min Byggetilladelse på arbejdstid og sagsbehandlingstid. I andet kvartal af 2011 var dækningsgraden knap 10 pct., mens det i 30-dages-perioden for slutmålingen var knap 20 pct. 7 Dvs. at kommunerne modtog en femtedel af de samlede byggeansøgninger på tidspunktet for slutevalueringen, og at andelen af digitale ansøgninger var fordoblet i løbet af andet kvartal af 2011. Konklusionerne fra effektvurderingen gennemgås i kapitel 8. Sideløbende med de tre ovenstående projektaktiviteter har der været en generel formidling af projekts resultater til øvrige kommuner og interesseorganisationer. Der har været løbende dialog med store og små interessenter lige fra grundejerforeninger til dansk bygherreforening. 8 Projektet har inddraget en lang række samarbejdspartnere i arbejdet med at udvikle Min Byggetilladelse og udarbejde et nationalt beslutningsgrundlag for en gennemgribende digitalisering af byggesagsbehandlingen. Følgende har leveret faglig sparring til projektet: Medlemmerne af Domænebestyrelsens for Bygning Bolig og Forsyningsreferencegruppe Borgere og virksomheder der har testet og anvendt Demonstrationen Min byggetilladelse. Der er over 1000, der har valgt at sende ansøgning ind via Min byggetilladelse, og 4400 er oprettet som brugere på løsningen. KL og KOMBIT har med projektet Min Digitale Byggesag (MDB) besluttet at sende en videreudvikling af Min Byggetilladelse i udbud. Den ny løsning vil blive designet sådan, at den er fremtidssikret i forhold til det scenario for nationalt koordineret udvikling, som er beskrevet i business casen (Bilag 2). Samtidig baseres MDB-projektet på kommunernes rammearkitektur. Formålet med MDBprojektet er at bidrage til bedre, hurtigere, billigere og mere ensartet byggesagsbehandling i kommunerne. 7 I april-juni 2011 indkom 296 ansøgninger digitalt svarende til 9,5 pct. af de samlede byggesagsansøgninger. Se kap. 7 om data fra slutmålingen. 8 Se Bilag 3 for en oversigt over projektets samlede kommunikationsaktiviteter. 7

4. Formål med evalueringen Formålet med evalueringen er at undersøge, om den konkrete løsning Min Byggetilladelse har medført arbejdskraftbesparelser og givet hurtigere afgørelser. Dvs. ressourcebesparelser hos kommunen og højere service over for ansøgerne (byggeriets parter), som har stor økonomisk gavn af, at sagsbehandlingstiden bliver kortere. Evalueringen skulle derfor efterprøve hypoteserne om, at det digitale ansøgnings- og vejledningssystem ville give færre henvendelser fra ansøgerne samt bedre kvalitet i ansøgningerne. Og at den bedrede kvalitet i ansøgningerne ville gøre det muligt at opnå en hurtigere sagsbehandling, fordi det i højere grad er muligt at træffe afgørelse på det foreliggende grundlag, og sagerne derfor i mindre grad står stille og afventer yderligere oplysninger, inden afgørelsen kan træffes. Samlet set skulle det medføre mindre ressourceforbrug i kommunen og kortere bruttosagsbehandlingstid (kalendertid mellem ansøgningstidspunkt og afgørelse). 5. Evalueringsspørgsmål Effektvurderingen har foretaget fem målinger 9, som er en operationalisering af de overordnede parametre om arbejdskraftbesparelser og bedre service (hurtigere afgørelser) og ovenstående hypoteser. Det tydeliggøres i kapitel 8.a og 8.b, hvordan de enkelte målinger belyser de to overordnede parametre. De fem målinger er: Måling 1: Kvalitet af ansøgningsmateriale. Dette er operationaliseret ved at måle på, om de digitale ansøgninger er mere fyldestgørende hhv. fagligt ok end de analoge? 10 Måling 2: Ressourceforbrug. Dette er operationaliseret ved at måle på, om tidsforbruget på hhv. henvendelser og mangelskrivelser er faldet. Måling 3: Bruttosagsbehandlingstid. Dette er operationaliseret ved at måle på, om kalendertiden fra modtaget ansøgning til afgørelse er faldet. Herunder hvordan det fordeler sig på forskellige sagstyper. Maling 4: Antal og typer af henvendelser. Dette er operationaliseret ved at måle på, om antallet af henvendelser er faldet, om henvendelseskanalerne har ændret sig (e-mail, tlf. etc.), om typen af henvendelser har forandret sig, og der er sket forandring i, hvem der henvender sig. 9 Ordet målinger dækker i denne sammenhæng over både kvantitative registreringer og data indsamlet i spørgeskemaer. 10 Eksempler på spørgsmål er: Hvor mange ansøgninger er fyldestgørende? Hvad er forskellen mellem nulpunkts- og slutmåling? Hvad er forskellen mellem de digitale og analoge ansøgninger i slutmålingen? Hvordan er fordelingen på hhv. professionelle og ikke-professionelle ansøgere? Hvordan er fordelingen kommunerne i mellem? (Se samtlige spørgsmål i Bilag 2, s. 10-42. 8

Måling 5: Medarbejdertilfredshed og vurdering af effekt. Dette er operationaliseret ved at spørge til, hvordan medarbejderne vurderer ansøgningernes kvalitet, brugernes tilfredshed, opgaver og effekten af Min Byggetilladelse. 6. Projektets forandringsmodel Projektets 1. afrapportering til ABT-Fonden indeholdt ikke nogen eksplicit forandringsmodel. Projektets forandringsmodel fremgår af de hypoteser, som er anvendt og operationaliseret i projektets nulpunktsmåling og slutmåling. 11 Se herfor kapitel 4 og 5. Projektets hypoteser har ikke kunnet eftervises i projektet. Den væsentligste nye erkendelse om sammenhænge handler om de punkter, der ligger før og udgør forudsætningerne for forandringsmodellen. Læringen er, at det helt afgørende, at der en fælles standard for, hvornår en ansøgning er fyldestgørende. Ellers er det ikke muligt at definere en ansøgningsfunktionalitet, som afviser ikke-fyldestgørende ansøgninger og dermed overflødiggør efterfølgende mangelskrivelser i andet end evt. meget komplekse byggesager. Ligeledes er der et behov for it-understøttet regelfortolkning, hvis digitaliseringen skal skabe de forandringer, som var forventet ved projekts start. 11 Der er ikke foretaget noget midtvejsmåling. 9

7. Dataindsamling Projektet har indsamlet to typer dokumentationsdata. For det første er der taget referat og erfaringsopsamlet fra over 50 ledelsesgruppemøder i projektet. For det andet er der foretaget en effektvurdering på baggrund af en nulpunktsmåling, der fastlagde en baseline for de seks kommuners byggesagsbehandling før projektets gennemførelse, og en slutmåling, der analyserer kommunernes byggesagsbehandling efter godt et års erfaringer med Min Byggetilladelse. De to målinger er foretager over en 30-dages periode 12 og består af registreringer om kommunernes byggeansøgninger, mangelskrivelser og henvendelser. Begge målingerne er suppleret med spørgeskemaundersøgelser blandt medarbejderne, og der er derudover indhentet kvalitative vurderinger fra medarbejderne i forbindelse med workshops om slutmålingen. I slutmålingen er der registreret og målt på 625 byggesager, men disse målinger giver ikke i sig selv et statistisk grundlag for at konkludere på effekterne, hvilket skyldes, at udbredelsesgraden for Min Byggetilladelse kun var knap 20 pct. på tidspunktet for slutmålingen. Dvs. at over 80 pct. af registreringerne i slutmålingen angår de analoge byggesager (indsendt på papir eller pr. e-mail uden skabelon), og der er således tale om få datapunkter pr. kommune, hvad angår digitale byggesager. 13 Projektet har derfor valgt at anvende metode- og datatriangulering og har baseret vurderingen af effekt på de kvantitative måledata kombineret med data fra to spørgeskemaundersøgelser 14 blandt medarbejderne og kvalitative data fra flere workshops. Derudover er der foretaget tre interviews med professionelle og ikkeprofessionelle for at opsamle brugervurderinger og -erfaringer. Det samlede datamateriale viser, at der er god konsistens mellem registreringer fra målingerne og medarbejdervurderinger og udsagn på workshop, hvilket underbygger validiteten af vurderingerne i effektmålingen. 12 Nulpunktsmålingen er foretaget i oktober/november 2009, mens slutmålingen er foretaget i maj/juni 2011. 13 Vejle Kommune har ikke registreret, om ansøgninger kommer via Min Byggetilladelse eller via andre kanaler. I de øvrige fem kommuner er 73 ansøgninger modtaget direkte via Min Byggetilladelse, og yderligere 13 er modtaget via mail med skabelon fra Min Byggetilladelse, svarende til hhv. 16,4 og 19,8 pct. af alle ansøgninger i de fem kommuner (Bilag 1, s. 8). 14 110 og 106 medarbejdere var udvalgt som respondenter, og svarprocenten var tilfredsstillende med hhv. 88 og 69 pct. I slutmålingen havde i alt 56 medarbejde (77 pct. af besvarelserne) erfaring med og kunne på den baggrund vurdere Min Byggetilladelse (Bilag 1, s. 35). 10

8. Evalueringsanalyse a. Målopfyldelse ift. arbejdskraftbesparelse gennem færre mangelskrivelser samt færre og mindre tidskrævende henvendelser Den overordnede konklusion på effektvurderingen er, at den konkrete løsning, Min Byggetilladelse under demonstrationsprojektet ikke har opfyldt projektets målsætning om arbejdstidsbesparelser. Parameteret vurderes i måling 2 i effektvurderingen, samt indirekte i måling 5, som angiver medarbejdernes egen vurdering af effekten af Min Byggetilladelse. Måling 2 peger på, at Min Byggetilladelse i sin nuværende form ikke har mindsket ressourceforbruget på hverken mangelskrivelser eller henvendelser. 15 Nulpunkts- og slutmålingen viser et stort set uændret gennemsnitligt tidsforbrug på mangelskrivelser (39 til 40 min.), når der ses på alle ansøgninger under ét, og faktisk angiver slutmålingen, at det tager ca. 50 pct. længere tid at udarbejde mangelskrivelser til digitale ansøgninger end til analoge. Både nulpunkts- og slutmålingen viser stor forskel på, hvor lang tid kommunerne i gennemsnit bruger på at udarbejde mangelskrivelser. 16 Derimod er det gennemsnitlige tidsforbrug pr. henvendelse i store træk halveret fra nulpunktsmålingen til slutmålingen. 17 Til gengæld er antallet af henvendelser næsten fordoblet (4.941 til 9.327), således at det samlede ressourceforbrug på henvendelser blot er faldet med 6 pct. 18 Dvs. at medarbejderne håndterer mere end dobbelt så mange henvendelser i registreringsperioden inden for nogenlunde den samme arbejdstid. Noget af forskellen tilskrives sæsonudsving mellem nulpunktsmåling og slutmåling, men en del af forklaringen vurderes at være, at flere henvendelser nu bliver henvist til at finde information på hjemmesiden og vejledningen i Min Byggetilladelse. En stor del af disse vender så tilbage, fordi de ikke har fundet al den ønskede information digitalt. På den måde kommer der flere henvendelserne, som til gengæld kan behandles hurtigere. 15 Jf. Bilag 1, s. 16-25. 16 Slutmålingen viser, at den hurtigste kommune gennemsnitlig bruger 16 min. på en mangelskrivelse, mens den langsomste bruger 84 min og dermed over fem gange så lang tid. Noget af forskellen skal tilskrives forskellige registreringspraksis i målingen. Men tilbage står, at en ensartet og effektiv praksis for at udarbejde mangelskrivelser vil give gevinst, hvis alle kommuner var lige så effektive som de kommuner, der bruger kortest tid. (Bilag 2, s. 19). 17 Fra 14-37 min. til 7-17 min. afhængig af henvendelsestype (fx forespørgsel vedr. procedure) (Bilag 2, s. 21) 18 Bilag 1, s. 21) 11

Måling 5 viser, at medarbejderne er delte i deres vurderinger af, hvilken effekt Min Byggetilladelse har på henvendelser. Et flertal vurderer, at Min Byggetilladelse giver flere og mere tidskrævende henvendelser ift. traditionelle ansøgninger, mens et stort mindretal vurderer, at ansøgninger indsendt gennem Min Byggetilladelse giver færre og mindre tidskrævende henvendelser. 19 Medarbejderne er ligeledes delte i deres vurdering af, om Min Byggetilladelse samlet set har positive effekter. Der er flest respondenter, der er uenige i, at der er positive effekter ved at behandle ansøgning fra Min Byggetilladelse. Omvendt er der i seks ud af syv spørgsmål et mindretal på mellem 21 og 37 pct., der vurderer, at der er positive effekter. Effektvurderingen opsummerer, at selv om henvendelse nu besvares hurtigere, er der stadigvæk stor forskel på, hvor lang tid kommunerne i gennemsnit er om at besvare henvendelsen. Det viser lige som for mangelskrivelserne et effektiviseringspotentiale, der kan realiseres, såfremt alle kommunerne kan besvare henvendelser lige så hurtigt som den hurtigste. Set på tværs af de seks kommuner, har Min Byggetilladelse under demonstrationsprojektet ikke opfyldt sin målsætning om at realisere arbejdskraftbesparelser. Genberegningen af potentialet for Min Byggetilladelse på baggrund af det gennemførte demonstrationsprojekt er derfor 0 (se tabeller nedenfor). 19 Således er godt en tredjedel (37 pct.) enige eller meget enige i, at antallet af henvendelser er lavere ved ansøgninger via Min Byggetilladelse end ved traditionelle ansøgninger, mens lidt flere (39 pct.) er uenige eller meget uenige i dette. er en fjerdedel (25 pct.) enige eller meget enige i, at det tager kortere tid at behandle henvendelser vedr. ansøgninger via Min Byggetilladelse end henvendelser vedr. traditionelle ansøgninger, mens en del flere (49 pct.) er uenige eller meget uenige i dette (Bilag 1, s. 24). 12

Tabel 1 Genberegning af det arbejdskraftbesparende potentiale for projektet Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt(e) målgruppe(r) Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Byggesagsbehandlere 22,00 10.450.000 22,00 10.450.000 0,00 0 0% 0% Administrative medarb. 9,00 3.553.200 9,00 3.553.200 0,00 0 0% 0% Mindreforbrug 6 kommuner vedr. henvendelser 12,00 5.700.000 10,75 5.106.250 1,25 593.750 0,00 0 0% 0% 10% 10% 0,00 0 0% 0% Total, direkte berørt målgruppe: 43,00 19.703.200 41,75 19.109.450 1,25 593.750 3% 3% Arbejdskraftbesparende potentiale for indirekte berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug (Før projekt) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug (Efter projekt) Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Offentlige ansøgere 1,67 794.593 1,67 794.593 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% Total, indirekte berørt målgruppe: 1,67 794.593 1,67 794.593 0,00 0 0% 0% Evt. merarbejde for de berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årligt merforbrug Årligt merforbrug i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Merforbrug mangelskrivelser og øvrig administration 0,00 0 0% 0% 10,75 5.106.250 12,00 5.700.000 1,25 593.750 12% 12% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0% 0% Total, merarbejde: 10,75 5.106.250 12,00 5.700.000 1,25 593.750 12% 12% Samlet arbejdskraftbesparende potentiale Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total 55,42 25.604.043 55,42 25.604.043 0,00 0 0% 0% Bruttobevægelserne viser, at et mindreforbrug vedr. henvendelser på 1,25 årsværk i alle 6 kommuner netop opvejes af et merforbrug vedr. mangelskrivelser og øvrig administration på 1,25 årsværk. Det bemærkes i øvrigt, at den oprindelig årsværkangivelse på 22 byggesagsbehandlere og 9 administrative medarbejdere er for de oprindelige 2 kommuner, som havde tilsluttet sig inden ansøgningen til ABTfonden blev sendt, mens beregningerne vedr. henvendelser og vedr. mangelskrivelser/øvrig administration vedr. alle seks kommuner. Tabel 2 Genberegning af det landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Det totale årlige arbejdskraftbesparende potentiale for projektet i årsværk 0 Antallet af årlige gentagelser af den arbejdsproces, projektet er rettet imod 8.334 Gennemsnitligt arbejdskraftbesparende potentiale i årsværk pr. gentagelse af arbejdsproces 0 Antal gentagelser af arbejdsprocessen på landsplan 57.000 Arbejdskraftbesparende potentiale ved landsdækkende udbredelse opgjort i årsværk 0 Herudover skal fremhæves, at to kommuner har opnået eller forventer at opnå arbejdskraftbesparende resultater ved at fokusere på at digitalisere og optimere den samlede byggesagsbehandling og ikke blot byggeansøgning dvs. på forhold der ligger ud over det, der blev støttet med ABT-projektet. 13

Gladsaxe Kommune angiver allerede at have frigjort to årsværk ud af 16. 20 Vejle Kommune vurderer, at det nuværende niveau af digitalisering inkl. den senest udviklede funktionalitet i forbindelse med Min Byggetilladelse (bl.a. Kommuneklienten med integration til ESDH) fremadrettet vil frigøre i gennemsnit 30 minutter pr. byggesag. Effekterne er bl.a. opnået ved digitalisering af bygningsarkiv med selvbetjening via Min Byggetilladelse og overførelse af digitale data fra ansøgningen fra Min Byggetilladelse til de kommunale it-systemer samt ændrede arbejdsgange. 21 Samlet set viser effektvurderingen af den enkeltstående løsning Min Byggetilladelse, at den isoleret set ikke kan indfri effektiviseringsgevinster. Set på tværs af deltagerkommunerne har implementeringen af Min Byggetilladelse ikke medført arbejdskraftbesparelser for byggesagsbehandlere eller administrative medarbejdere. Det har heller ikke kunnet påvises, at digitalt indsendte byggeansøgninger har højere kvalitet eller er mere fyldestgørende end ansøgninger indsendt analogt (papir eller e-mail), hvilket forventedes at give kortere sagsbehandlingstid og returløb (mangelskrivelser). Hypotesen om lavere ressourceforbrug er altså ikke blevet bekræftet på tværs af kommunerne. Kommunerne bruger dog i slutmålingen halvt så lang tid pr. henvendelse fra ansøgere, fordi de giver kortere svar og i stedet henviser til vejledningen på Min Byggetilladelse. Til gengæld har de modtaget næsten dobbelt mange henvendelser, hvilket har resulteret i et næsten uændret samlet ressourceforbrug. Den væsentligste læring fra projektet er for det første, at det er nødvendigt at standardisere, hvornår en ansøgning er fyldestgørende, hvis den digitale løsning skal øge antallet af fyldestgørende ansøgninger. Denne problematik var til dels medtaget i projektets risikovurdering af udviklingsfasen af løsningen 22, men den fik på daværende tidspunkt tildelt et relativt lavt risikoniveau, da risikovurderingen fokuserede på datagrundlag, men ikke på standardisering som en vej til at sikre datagrundlag. Den anden væsentlige læring er, at det arbejdskraftbesparende potentiale i it-understøttet regelfortolkning forudsætter, at byggelovgivningen 20 Et af de to årsværk er hjemtaget som en besparelse, mens det andet er investeret i yderligere digitalisering af området. 21 Disse gevinster er medindregnet i business casens baseline-scenario i nationalt beslutningsgrundlag (Bilag 2) 22 Risikoanalyse vers. 2.0, 1. juli 2010: Hvis så væsentlige dele af datagrundlaget til en ansøgning mangler, at den tilstrækkeligt oplyste ansøgning ikke kan udarbejdes, begrænses det arbejdskraftbesparende potentiale. Risikoen blev vurderet som værende acceptabel, dog ubetydelig fremadrettet. Først og fremmest fordi konsekvensen vurderedes som lav. 14

gennemgås, tilrettes og evt. forenkles med dette for øje. Projektets læring og erfaringer uddybes under punkt c. b. Målopfyldelse ift. højere kvalitet i ansøgningerne og højere servicekvalitet (hurtigere afgørelser samt brugertilfredshed) Der er sammenhæng mellem kvaliteten af den indsendte ansøgning og servicekvaliteten over for ansøger, fordi ansøgningens kvalitet er afgørende for bruttosagsbehandlingstiden, dvs. kalendertiden fra ansøgningen indsendes, til der foreligger en afgørelse. Når ansøgningen ikke er fyldestgørende, forsinker det påbegyndelsen af den egentlige sagsbehandling. Ofte er bruttosagsbehandlingstiden meget længere end nettosagsbehandlingstiden, dvs. tiden fra ansøgningen er fyldestgørende, til der foreligger en afgørelse. Hurtigere afgørelser er et vigtigt serviceparameter, fordi en kortere sagsbehandlingstid giver store økonomiske gevinster for byggeriets parter. Effektvurderingen konkluderer, at Min Byggetilladelse samlet set ikke har medført højere kvalitet i ansøgningen (måling 1). Set på tværs af de seks kommuner er ansøgningerne gennemsnitligt blevet mindre fyldestgørende og mindre fagligt ok fra nulpunkts- til slutmålingen. 23 Dog har tre ud af seks kommuner slutmålinger, som viser mere fyldestgørende ansøgninger for digitalt indsendte ansøgninger end for analogt indsendte. 24 Godt en tredjedel (35 pct.) af medarbejderne vurderer, at kvaliteten er øget (måling 5). Der er i konsistens i besvarelserne, således at i de kommuner, som har registreret en højere andel fyldestgørende ansøgninger via Min Byggetilladelse end via andre kanaler, er medarbejderne mere enige i påstanden om, at ansøgninger via Min Byggetilladelse er mere fyldestgørende. Forskellen mellem kommunerne indikerer, at den organisatoriske implementering og den ledelsesmæssige opbakning har en betydning for om kvaliteten opleves som højere. Variationen i, i hvilket omfang kommunerne vurderer, at ansøgningerne er fyldestgørende, tyder på forskellig praksis for netop denne vurdering. Effektvurderingen konkluderer ligeledes, at det på baggrund af målinger af bruttosagsbehandlingstiden (måling 4) og medarbejdernes vurdering af samme (måling 5) ikke kan påvises, at Min Byggetilladelse har givet hurtigere afgørelser end for traditionelle papiransøgninger. 25 Nulpunkts- og slutmålingen viser store udsving i bruttosagsbehandlingstiden, mens den konkrete slutmåling dog viser kortere brut- 23 Jf. Bilag 2, s. 10-16. 24 Datagrundlaget på blot 73 ansøgninger modtaget via Min Byggetilladelse medfører dog, at man skal være varsom med at vurdere kvaliteten af ansøgninger fordelt på kommuner. 25 Jf. Bilag 2, s. 25-28. 15

tosagsbehandlingstid for digitale vs. analoge ansøgninger for fem ud af syv sagstyper. Målingen antyder, at der i højere grad kan være et potentiale for tidsbesparelser ved digitalisering af simple byggesagstyper end ved komplicerede. 26 En fjerdedel af medarbejderne vurderer, at Min Byggetilladelse har givet kortere bruttosagsbehandlingstid, mens knap halvdelen (45 pct.) er meget uenige i denne vurdering. 27 Effektvurderingen indeholder en undersøgelse af tre brugeres erfaringer og tilfredshed med Min Byggetilladelse. Én bruger vurderer, at Min Byggetilladelse sparer tid og gør det lettere at udarbejde en ansøgning uden henvendelser til kommunen. De to andre brugere finder, at Min Byggetilladelse er for rigidt opbygget og stiller for omfattende krav til ikke-komplicerede sager. De peger på behov for at styrke kommunikationen med bl.a. vejledningstekster og oplever ikke, at det er nemmere at ansøge digitalt. Samlet set har demonstrationsprojektet ikke opnået sin målsætning om bedre kvalitet i ansøgningerne og kortere bruttosagsbehandlingstid. Et flertal af sagsbehandlere og administrative medarbejdere vurderer effekten af min Byggetilladelse negativt eller neutralt, hvorimod ca. 1/3 oplever højere kvalitet i de digitale ansøgninger, mindre returløb, mindre tidsforbrug på henvendelser og kortere bruttosagsbehandlingstid. Parallelt er brugererfaringer fra ansøgere fordelt på 2/3 negativ tilbagemelding og 1/3 positiv. Effektmålingen viser en meget stor variation i tidsforbruget kommunerne imellem, som tyder på et potentiale i at udbrede bedste praksis fra de mest tidseffektive kommuner. c. Proceserfaringer fra DOB-projektet Projektet har taget en række tiltag for at nå sine målsætninger. Herunder har den væsentligste leverance været at få udviklet og herefter implementeret en digital ansøgningsløsning. Projektledelsen har løbende drøftet udfordringer på over 50 ledelsesgruppemøder med deltagelse fra Erhvervs- og Byggestyrelsen, KL og de seks deltagerkommuner. Derudover er der gennemført faglige udredninger om hhv. it-understøttet regelfortolkning og rige bygningsdata (3D-bygningsinformationsmodeller). Afslutningsvist er udarbejdet et nationalt beslutningsgrundlag med en national business case for gennemgribende digitalisering af byggesagsbehandlingen. 26 Skal dog læses med forbehold, eftersom der for de digitale ansøgninger er tale om få udfald pr. hver sagstype (Bilag 2, s. 27). 27 Bilag 2, s. 41. 16

I forhold til den oprindelige ansøgning har projektet fokuseret på især indberetningsløsningen, og dernæst digitalt byggesagsarkiv og integration til ESDH og kun i mindre grad på sammenhængen til regler og lovgivning og til bygningsinformationsmodeller. Projektet har opsamlet en række væsentlige praksiserfaringer, som er opsummeret i nærværende rapports kapitel 2 om anbefalinger. 28 I det følgende fremhæves nogle muligheder og barrierer i at arbejde med en digitalisering af byggeansøgning og byggesagsbehandling. De fordeles på organisationen, medarbejderne og teknologien, hvorefter de resterende evalueringsspørgsmål til proceserfaringer besvares. Muligheder og barrierer for organisationen i at arbejde med den nye teknologi Kommunernes praksiserfaringer peger på en række muligheder i at arbejde med digital byggeansøgning, som dog alle kræver, at kommunerne arbejder med at optimere sine bagvedliggende arbejdsgange. Eksempler på konkrete tiltag er at ensarte niveauet for sagsbehandling, indføre forhåndsscreening af ansøgninger for kortere tilbageløbstid samt forhåndsdialog med ansøger for at øge kvaliteten af ansøgninger og forebygge tilbageløb. Nogle kommuner har oplevet det som en mulighed, at løsningen med at modtage en ansøgning gennem Min Byggetilladelse giver mulighed for genbrug af data og automatisering af processer gennem integration til fagsystemer og ESDH (fx auto-journalisering) (praksiserfaring nr. 2, 3, 4, 5). De fleste kommuner har dog oplevet det som en barriere, at de selv havde ansvaret for denne integration, og at løsningen ikke fra starten var indtænkt i kommunens øvrige it (praksiserfaring 7). Det var en væsentlig barriere for kommunerne, at lovkomplekset omkring byggesagsbehandling i sin nuværende form ikke kan understøtte digitale og effektive ansøgnings- og arbejdsprocesser. En væsentlig del af det arbejdskraftbesparende potentiale i digitalisering af byggesagsbehandling ligger i at it-understøtte regelfortolkningen samt muliggøre straksafgørelser eller minimumsbehandling af ukomplicerede byggesager (praksiserfaring 6). 28 Se Bilag 1, s. 45-50 for uddybning. 17

Muligheder og barrierer for medarbejderne i at arbejde med den nye teknologi Et stort mindretal af medarbejderne vurderer Min Byggetilladelse positivt, fordi de har oplevet, at den med den rette ledelsesopbakning og den vellykkede implementering frigiver tid og giver dem mulighed for at fokusere på de meningsfulde arbejdsopgaver, som ikke kan automatiseres. 29 Et flertal af medarbejderne har dog især oplevet barrier ved den implementerede løsning, som betyder at Min Byggetilladelse ikke har givet dem merværdi. Udover de barrierer, som er nævnt ovenfor (fx manglende integration til andre systemer og kompleks lovgivning), kan det især tilskrives en række funktionalitetsmangler ved den nuværende løsningen, herunder lav brugervenlighed og utilstrækkelig vejledning (praksiserfaring 7). Muligheder og barrierer ved den nye teknologi Som nævnt ovenfor giver den nuværende løsning mulighed for integration til andre systemer (genbrug af data og auto-journalisering) og helt simpelt mulighed for at modtage ansøgninger digitalt. For at behandle ansøgningen digitalt er det dog nødvendigt at supplere med andre it-hjælpeværktøjer, hvilket kun en enkelt kommune har gjort med succes (det drejer sig eksempelvis om et it-værktøj til at måle i pdf, således at medarbejderne ikke skulle printe tegninger og måle op i hånden). Der er desuden behov for udvikling af en bedre og mere stabil integration til registerdata i eksterne systemer (praksiserfaring 7). Løsningen er som sådan moden itmæssigt, men er dybt afhængig af de processer, der går forud for ansøgninger tilpasning af arbejdsgange og organisation, standardisering af krav til ansøgninger, lovforenklinger mv. Udbredelse til målgruppen Løsningen er udbredt til både professionelle og ikke-professionelle ansøgere, men dækningsgraden er relativt lav (knap 20 pct. i slutmålingen). Det skyldes den lange implementeringstid, som betyder, at løsningen reelt ikke er fuldt implementeret og udbredt. Derudover har barrierne været, at der ikke har været et tilstrækkeligt incitament for brugerne til at anvende Min Byggetilladelse frem for analoge ansøgningsformer. Her er der behov for politisk tilslutning til at gøre digital ansøgning obligatorisk for nogle eller alle byggesagstyper. Andre tiltag bør være forbedret funktionalitet samt målrettet kommunikation i en kanalstrategi, der skelner 29 Fx ønsker medarbejderne ifølge effektvurderingen især at undgå opgaver som henvendelse vedr. status/rykker, forespørgsler til arkivoplysninger og journalisering af sager, mens de mest populære opgaver er dialog med ansøger og fysiske møder med ansøger (Bilag 1, s. 39-40). 18

mellem professionelle og ikke-professionelles forskellige behov (praksisanbefaling nr. 1). Samarbejdspartnere Projektet har inddraget en lang række samarbejdspartnere i arbejdet med at udvikle Min Byggetilladelse og udarbejde et nationalt beslutningsgrundlag for en gennemgribende digitalisering af byggesagsbehandlingen. Følgende har leveret faglig sparring til projektet: Medlemmerne af Domænebestyrelsens for Bygning Bolig og Forsyningsreferencegruppe Borgere og virksomheder der har testet og anvendt Demonstrationen Min byggetilladelse. Der er over 1000, der har valgt at sende ansøgning ind via Min byggetilladelse, og 4400 er oprettet som brugere på løsningen. Der er endvidere været løbende dialog med store og små interessenter lige fra grundejerforeninger til dansk bygherreforening. Projektet har anvendt følgende leverandører undervejs i projektet: Devoteam har bidraget til effektvurdering og opstilling af business case Strand & Donslund har bidraget til opstilling af business case Grontmijl og NNIT har bidraget ved udviklingen af web-sitet Min byggetilladelse Netgroup Data har leveret hostningen af web-sitet Marie Skrivbord har bidraget til tekst på Min byggetilladelse Gravicon (Jan Karlshøj) har bidraget med faglig udredning om objektbaseret informationsudveksling KMS Naturstyrelsen m.v. har bidraget med service (kortforsyningen, FOT-data, plansystem.dk mm.) Samarbejdet har fungeret godt, om end det også er projektets erfaring, at det er hensigtsmæssigt med en meget klar arbejdsdeling mellem parterne (staten og kommunerne), jf. business casen. Projektets omverden Ej relevant. Projektet er ikke i nævneværdig grad blevet påvirket af udviklinger i omverdenen. 19

Ejerskab Der er stort ejerskab blandt deltagerne i projektet. Kommunerne ønsker at fortsætte udviklingen af ansøgningsløsningen Min Byggetilladelse, hvilket sker i regi af KL og KOMBIT og projektet Min Digitale Byggesag (MDB). To kommuner har haft held til at realisere effektiviseringsgevinster vha. af den nuværende løsning Min Digitale Byggesag. Dette har krævet ledelsesmæssigt fokus på en bredere digitalisering med afsæt i Min byggetilladelse og intern it-understøttelse af arbejdsgange sammen med optimering af processer og organisering. Energistyrelsen (tidl. Erhvervs- og Byggestyrelsen) ønsker ligeledes fortsat at bidrage til den videre digitalisering af byggesagsområdet med fokus på standardisering af hvornår en ansøgning er fyldestgørende, it-understøttet regelfortolkning og fortsat udvikling af bygningsinformationsmodeller. d. Projektets påvirkning af opfyldelsen af målsætninger om mindre tidsanvendelse og færre årsværk Effektvurderingen konkluderer, at projektet ikke har formået at påvirke målsætningen om at realisere arbejdskraftbesparelser. Projektet har dog også haft til formål at vise, hvad potentialet er for en national udbredelse af løsningen. Og der har demonstrationsprojektet tilvejebragt nogle værdifulde erfaringer, som opsamles og kvantificeres i de forskellige scenarier i business casen i det nationale beslutningsoplæg. 20

21

9. Projektøkonomi Den samlede økonomi fordelt på indsatsområder fremgår af tabel 2. Tabel 2: Samlet økonomi, tusinde kr. Budget Regnskab Direkte udgifter Løn til eget personale 8.141.217 7.839.620 Teknologi 0 0 Andre varer og materialer 500.040 41.888 Tjenesteydelser 9.530.500 8.584.802 Kursusaktiviteter 0 0 Rejser, befordring og kørsel 200.000 156.386 Direkte udgifter i alt 18.371.757 16.622.696 Indirekte udgifter Fællesudgifter 1.628.243 1.518.459 Udgifter i alt 20.000.000 18.141.155 Indtægter Egenfinansiering, direkte 4.166.667 3.859.040 Egenfinansiering, indirekte ) 833.333 689.703 Indtægter i alt 5.000.000 4.548.743 Udgifter - indtægter (= ansøgt tilskud fra ABT-fonden) 15.000.000 13.592.412 22

10. Konklusion Erhvervs- og Byggestyrelsen har i fællesskab med KL og Aarhus, Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal og Vejle kommuner gennemført demonstrationsprojektet Digital Offentlig Byggesagsbehandling (DOB). Projektet er iværksat primo 2009 og afsluttet ultimo 2011. Fonden for Velfærdsteknologi har støttet projektet med ca. 13,6 mio.kr., hvortil kommer ca.4,5 mio.kr. i egenfinansiering fra deltagerne. Projektet har samlet leveret følgende: 1. Min byggetilladelse med digital vejledning og information om byggeansøgning, samt funktionalitet til at udarbejde og indsende ansøgning gennem digital selvbetjening. 2. En faglig udredning om objektbaseret informationsudveksling (3Dbygningsinformationsmodeller) samt om it-understøttet regelfortolkning. 3. En business case, som udgør det væsentligste element i et nationalt beslutningsgrundlag for den videre digitalisering af byggesagsbehandling. Denne afslutningsrapport har opsummeret de væsentligste konklusioner fra effektvurderingen, herunder at det ikke har været muligt at påvise arbejdskraftbesparelser på tværs af kommunerne direkte som følge af Min Byggetilladelse, men at to kommuner enten har opnået besparelser eller forventer at kunne realisere effektiviseringsgevinster, fordi de udover Min Byggetilladelse har iværksat digitaliseringstiltag, ligesom parterne er enige om, at en digitalisering af byggesagsbehandlingen ud fra erfaringerne i projektet vil kunne frigøre ca. 100 mio.kr. for bygningsmyndighederne og tilsvarende store beløb for ansøgere og bygherrer, såfremt en række forudsætninger er opfyldt. Hovedkonklusionen i demonstrationsprojektet er derfor, at it-understøttelse af ansøgningen i form af Min Byggetilladelse ikke alene skaber besparelser. Effektvurderingen peger på tre forudsætninger for at kunne indfri det arbejdskraftbesparende potentiale i at digitalisere byggeansøgning: De it-mæssige løsninger skal være bedre, herunder både funktionaliteten i Min Byggetilladelse og kommunernes it-understøttelse af arbejdsgange. Der skal stort ledelsesmæssigt fokus på at understøtte digitalisering med ændret praksis og hjemtage gevinsterne ved digitaliseringen. Udviklingen af it-løsning og praksis skal ske nationalt koordineret og bygge på standardisering, herunder én fælles standard for, hvornår ansøgninger er fyldestgørende, og en it-understøttet regelfortolkning, hvilket formentligt kræver en vis forsimpling af lovgivningen. 23

Fordi der er så stort behov for standardisering og forenkling, viser business casen for en national udbredelse af digital byggesagsbehandling af samme grund, at det langt bedre kan betale sig at fortsætte arbejdet i et nationalt samarbejde end som ukoordinerede, decentrale initiativer i hver kommune. Projektet har opsamlet en lang række konkrete erfaringer i projektet, herunder 7 overordnede anbefalinger og 23 konkrete handlingsanvisninger, som vil være værdifulde for det videre arbejde. Anbefalingerne viser både, hvad der skal til af nationalt koordineret indsats, og hvad der skal til af decentral kommunal ledelsesindsats, hvis gevinsterne ved digitalisering af byggesagsbehandling skal realiseres. Deltagerne har vist stort ejerskab til projektets resultater, hvilket understreges af, at fire kommuner i tæt samarbejde arbejder videre med digital og virtuel fælles sagsbehandling, samt at KOMBIT tror så meget på potentialet, at de er i gang i efterprøvning af, at den store business case kan realiseres. KL har endvidere indskrevet digital byggesagsbehandling i den fælleskommunale strategi, og Klima- Energi og Bygningsministeriet er klar til at arbejde visere med end standardisering af fyldestgørende ansøgninger, it-understøtter regelfortolkning og en standard for 3D-bygningsinformationsmodeller. 24

11. Bilag Nedenstående bilag er vedlagt afslutningsrapporten som separate dokumenter. Bilag 1 og 2 er allerede tilgået Fonden for Velfærdsteknologi i forbindelse med tidligere afrapporteringer. Bilag 1: Effektvurdering og anbefalinger til praksis Digitalisering af offentlig byggesagsbehandling (september 2011). Bilag 2: Business case for digital offentlig byggesagsbehandling (oktober 2011). Bilag 3: DOB Kommunikationsregnskab Skema over aktiviteter 25