Løsninger til din arbejdsdag Systemerne fra I-Arkaden er udviklet i tæt samarbejde med dagligdagens brugere, og er derfor lavet til at løse arbejdsdagens opgaver så glidende som muligt. Modent system i rivende udvikling Selvom udviklingen startede i 2001 frigives der løbende nye funktioner, for der er mange gode ideer fra de trofaste brugere - ligesom kravene fra hverdagen udvikler sig. Et kig på listen med nyhedsbreve viser dig hvor aktiv udviklingen er. Septimana er en løsning til mange opgaver Septimana omfatter mange moduler, til løsning af f.eks.: - Skemalægning både langsigtet og løbende justeringer - Teams kan inddrages i skemalægningen - Ægte integration mellem central administration og web - Skema tilgængelig på web, Outlook og Google kalender - Interaktivt skema hvor lærer kan skrive meddelser til klassen - Web links direkte fra skemaet til undervisningsmateriale, f.eks Google Doc - Reservering af lokaler og undervisningsmateriale - Tidsregnskab - Vikar - Sæt elever på hold - Flere sprog - Arranger møder med bestillinger til kantine - Og meget mere... Hos I-Arkaden lejer du dit system, og der følger en vicevært med! Du skal ikke være IT nørd for at bruge Septimana og du behøver ikke en IT-afdeling, for I- Arkaden sørger for opdatering af software, udvikling af nye generelle funktioner, nye servere og omfattende backup af data. Serverne overvåges, så driftproblemer løses med det samme. Store og små organisationer Septimana bruges af skoler med mellem 70 og 4.000 brugere, men naturligvis har alle ikke brug for de samme moduler. 1 www.i-arkaden.dk
Support til dig En meget vigtigt del af et værktøj som Septimana, er muligheden for at få hjælp derfor kan du få ubegrænset hjælp til brug af systemet. Der er altså ikke noget med et begrænset antal henvendelser pr måned, eller et klippekort hvis du har spørgsmål, skal du have svar! Det er vigtigt at du kommer godt i gang med at bruge dit nye system, så derfor vil du de første 14 dage efter du tager et modul i brug, få svar samme eller næste arbejdsdag. Svar på langt de fleste spørgsmål kan du dog finde på Septimana s hjemmeside, der har et service afsnit, samt et afsnit om vejledninger til systemet. Du kan selv sammensætte dit system Septimana er et meget omfattende system. Skoler har ikke alle samme behov for planlægning, så du kan sammensætte et system, der passer til dine aktuelle behov og budget. Du kan til enhver tid sætte flere moduler på, når dine behov ændrer sig. Nedenstående beskrivelse af Septimana giver en detaljeret gennemgang af, hvilke opgaver du kan løse med de enkelte moduler. Dette dokument er ikke en vejledning i betjening den kan du finde på www.septimana.dk under punktet E-Learning. Modulet Grundskema Alt bygger oven på modulet Grundskema, så det er altså det mindste, du kan vælge. Modulet er rettet mod skoler, hvor en enkelt skemalægger laver skemaet, og afleverer det som en udskrift til lærere og elever eller hvor skemaet skal ind i et centralt administrationssystem. Grundskema indeholder funktioner til at vedligeholde grundoplysninger som lærere, lokaler, fag, klasser o.s.v. Og der er selvfølgelig også funktioner til at lægge skema! Hvordan det foregår er beskrevet detaljeret i Komme-igang guide under E-Learning på www.septimana.dk Skemalægningen omfatter både den langsigtede planlægning og de kortsigtede / daglige justeringer, som f.eks. en lærers sygemelding eller vikarplanlægning. Udover de egentlige undervisningsopgaver, kan der også oprettes opgaver som f.eks. bibliotek, udvikling af 2 www.i-arkaden.dk
materiale eller andet, der ikke vedrører et bestemt faghold, men som alligevel skal medregnes i lærerens arbejde. Grundskema modulet giver dig den fulde tekniske platform, så du med det samme er klar til at tilføje flere moduler, når du får behov for det, og du får samme support, opdateringer og backup m.v. som skoler med alle moduler. Skemaet distribueres til lærere og elever som print eller email, hvis du kun vælger dette modul. Modulet Lærer login Hver lærer kan logge på og se egne og andre brugeres skemaer via web. Skolen bestemmer selv, om læreren deltager aktivt i skemalægningen eller om dette udelukkende sker centralt. Læreren kan i forskellige grader tilpasse sit eget skema, f.eks. udskyde lektioner til senere. I Septimana er der en ægte integration mellem den centrale administration i grundskemaet og de ændringer der laves af den enkelte lærer der arbejdes på en fælles database, så ændringer er tilgængelige med det samme. Der findes meget dyrere systemer, hvor dette ikke er lavet. Læreren har adgang til holdlister og kan sende mail til hele holdet eller enkelte deltagere. Udover oplysning om almindelige lektioner, kan skemaet også dekoreres med ekstra oplysninger, der vises som overskrift for enkelte eller flere dage (f.eks. projektperioder eller specielle arrangementer), eller som en gul seddel på skemaet, der blot er til info. Modulet er en forudsætning for flere af de øvrige moduler, da samarbejdet foregår via web. Modulet Elev login Hver elev kan logge på og se egne og andre brugeres skemaer via web. Du bestemmer, hvor langt frem i tiden skemaerne er synlige for elever. I Septimana har hver elev sit eget skema, hvilket er særligt interessant ved valgfag. At skemaer er individuelle er også en fordel på uddannelser, hvor det almindelige klasse-begreb ikke er relevant, f.eks. ved internationale studerende eller kursister på VUC hold begge er grupper, der ikke altid følger et skarpt defineret uddannelsesforløb. Der findes dog også et traditionelt klasseskema, til brug for overblik eller hvor alle elever følger et fælles forløb. Læreren kan skrive bemærkninger for den enkelte lektion, angive undervisningsform, samt lave links til f.eks. undervisningsmateriale på nettet, så eleven er opdateret med hvad der skal foregå. 3 www.i-arkaden.dk
Hvis læreren udskyder eller aflyser en lektion, bliver læreren automatisk bedt om at skrive en besked, der vises som en gul seddel for eleverne, så de er informeret om ændringen. Det er muligt at importere oplysninger om elever direkte fra et regneark (fil i csv-format), alternativt skal de oprettes manuelt. Dette modul giver kun mening, hvis skolen også har modulet Lærer login, da læreren ellers ikke kan skrive meddelelser på skemaet. Modulet Reservation og møder De brugere der får tildelt retten, kan reservere lokaler eller andre ressourcer som f.eks. klassesæt eller lignende. Det er en stor fordel for en lærer at kunne se, via web, om en ønsket ressource er ledig og straks foretage en reservation der vises på skemaet. Skemalægning og reservering er fuldt integreret så skemalagte lokaler automatisk er reserveret ligesom reservationer fremgår i skemalægningen. Reservations systemet kan også bruges til mødeafvikling, da der er funktioner til bl.a. kantinebestillinger. Forudsætning for modulet er at skolen har modulet lærer login før lærere kan logge på og foretage reservationer tilsvarende for elever, hvis de skal have mulighed for at foretage reservationer. Modulet Regnskab Modulet indeholder både simple og avancerede funktioner til at holde styr på undervisningsog arbejdstid. Skolens administration / ledelse kan udtrække detaljerede opgørelser grupperet f.eks. efter lektionernes formål eller arbejdsopgaver der ikke er egentlig undervisning. For at få størst gavn af dette modul, bør det indgå i planlægningen inden skemalægning for en periode laves. Hvis skolen har modulet Lærer login kan læreren se optælling af egne lektioner. Modulet Flere sprog Skoler med f.eks. internationale klasser kan have gavn af at den enkelte bruger selv vælger sprog for skærmtekster. Pt kan der vælges mellem dansk og engelsk. Hvis du har brug for andre sprog bedes du henvende dig til I-arkaden. Modulet Automatisk dataimport Dette modul sørger for at oplysninger om f.eks. studerende og deres fag hentes fra skolens studieadministrative system, en eller flere gange hver dag. Du bedes henvende dig til I- Arkaden for nærmere oplysning om dette modul. 4 www.i-arkaden.dk
Modulet Eksport til Outlook Skemaet kan eksporteres i et format, der kan indlæses i skolens øvrige kalendersystem, f.eks. Outlook. Det er normalt skolens opgave at sørge for at skemaet indlæses i de relevante systemer. Eksporten kan køre på faste tidspunkter en eller flere gange hvert døgn. Se også alternativet til dette modul Skema som kalender. Modulet Tilmeld skema til Google kalender Dette modul vil i de fleste tilfælde kunne erstatte Eksport til Outlook. Med dette modul kan den enkelte bruger tilmelde sit skema til sin kalender i Google, og dermed også se skemaet på sin smartphone og evt. i sin Outlook kalender. Modulet Lystavle og kalender TODO (Mangler beskrivelse) O o o o o o o o o kommende moduler o o o o o o o o O Modulet Familie login Med dette modul kan skole give et web-login til skolens Septimana, hvor en elevs familie kan se skema og andre oplysninger, som f.eks. arrangementer og tilmelding til disse. Et familie login samler oplysninger om flere elever, f.eks. hvis søskende er elever på samme skole. Funktionen kan naturligvis håndtere virkelighedens mere komplekse familie mønstre. Modulet forudsætter at skolen har modulet Lærer login Modulet Fagfordeling og aktivitetsoversigt Med dette modul kan skolen anvende Septimana lige fra den tidlige, grove, planlægning af et langt forløb til den daglige justering af skemaet. Modulet Todo-liste Følger automatisk med Reservation og møder, men kan også tilkøbes til Lærer /elev login. Når et møde arrangeres, oprettes der en TODO-liste for arrangøren, der således kan holde øje med om alle opgaver vedrørende mødet bliver udført rettidigt. Arrangøren kan uddelegere udførelsen af opgaverne til andre brugere, der så kan se dem i deres egen TODO. Arrangøren kan løbende se status for opgavernes udførelse. Med modulet kan en lærer oprette opgaver i elevernes TODO-liste (=en lektiebog) 5 www.i-arkaden.dk