Ingeniørhøjskolen i Århus Vejledning for Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) 03. marts 2006
1. INTRODUKTION TIL MUS 1.1 Hvad er en medarbejderudviklingssamtale? 3 1.2 Fordele ved en medarbejderudviklingssamtale 3 2. FORBEREDELSE TIL MUS 2.1 Forberedelse for medarbejderen inden samtalen 4 2.2 Forberedelse for lederen inden samtalen 4 3. GENNEMFØRELSE AF MUS 3.1 Praktiske forhold i forbindelse med samtalen 5 3.2 Vejledning til samtalen 5 3.3 Aftaler under samtalen, konklusionsskema 5 4. OPFØLGNING PÅ MUS BILAG 4.1 Medarbejderens bidrag til opfølgning efter samtalerne 6 4.2 Lederens bidrag til opfølgning efter samtalerne 6 Forberedelsesskema Konklusionsskema 2
1.INTRODUKTION TIL MUS 1.1 Hvad er en medarbejderudviklingssamtale? En medarbejderudviklingssamtale (MUS) er en mulighed for, at leder og medarbejder kan få en formaliseret dialog om medarbejderens nuværende og fremtidige arbejdsmæssige situation. Der er fokus på tre hoved-elementer: - Året, der gik og året der kommer - hvilke opgaver er løst og hvilke resultater er nået - Arbejdssituationen generelt trivsel på jobbet, herunder samarbejdet med kollegaer og nærmeste leder - Fremtidige opgaver faglig/personlig udvikling, herunder en drøftelse vedr. de MUSallokerede udviklingstimer Samtalen er derfor udviklingsorienteret - lønspørgsmål holdes adskilt, og der opretholdes fokus på udviklingsdelen. Der udarbejdes en handlingsplan for, hvilke fremtidige opgaver medarbejderen skal varetage. 1.2 Fordele ved en medarbejderudviklingssamtale Der er fordele for alle parter ved en årlig MUS. For dig som medarbejder er MUS en mulighed for at: - få større indflydelse på din arbejdssituation - få klare mål og realistiske rammer for dit arbejde - kende din leders forventninger - få feedback på din indsats - at drøfte organisatoriske, faglige og kollegiale forhold - opretholde og forøge din markedsværdi For dig som leder er MUS en mulighed for at: - kende dine medarbejderes kompetencer - få et billede af, hvad der motiverer den enkelte medarbejder - optimere dit områdes ressourcer og kompetencer samtidig med, at medarbejdernes behov og ønsker efterleves så vidt muligt - at få feedback på din lederstil - styrke koblingen mellem IHA s mål og strategier og medarbejderens kompetencer For IHA som helhed er målet med at afholde MUS at: - identificere handlinger, som skaber større trivsel og dermed bedre resultater i jobbet - udvikle og udbrede den enkelte medarbejders viden, færdigheder og holdninger i forhold til IHA s mål og behov. 3
Arbejdet med MUS kan inddeles i tre faser: - forberedelse til MUS - gennemførelse af MUS - opfølgning af MUS Disse faser beskrives i det følgende: 2. FORBEREDELSE TIL MUS Lederen (den leder, som har personaleansvaret for medarbejderen) forbereder en samtale med de enkelte medarbejdere en gang årligt, jævnfør årshjul og orienterer medarbejderne mindst 1 måned før den planlagte samtale. Samtalens varighed er typisk 1-1½ time. 2.1 Forberedelse for medarbejderen inden samtalen Som udgangspunkt er du som medarbejder selv ansvarlig for din udvikling. Heri ligger, at du også har medansvar for, at den årlige MUS får det ønskede udbytte. Hvis samtalen ikke har den ønskede form eller det ønskede indhold, er det dit ansvar at sige fra. Såfremt du som medarbejder har et specielt behov eller tema, som du ønsker, I skal fokusere på, er det dit ansvar at gøre din leder opmærksom på dette. Din rolle og dit ansvar som medarbejder er følgende: - Forberede dig grundigt til samtalen, både indholdsmæssigt og formmæssigt - Gøre dig tanker om, hvad du gerne vil i fremtiden (mht. til opgaver i nuværende eller anden afdeling, ansvar for nye opgaver/områder m.v.), samt hvad du tror, der er muligt indenfor IHA s rammer 2.2 Forberedelse for lederen inden samtalen Du er som leder ansvarlig for at skabe de optimale rammer for medarbejderens udvikling. Du er mødeleder og det er dit ansvar, at I når igennem punkterne i samtaleskemaet, samt at skabe tryghed under samtalen. Din rolle og dit ansvar som leder er følgende: - Orientere medarbejderne i god tid (mindst 1 måned) om, at de i nærmeste fremtid vil blive indkaldt til en MUS - Invitere medarbejderen til samtalen i god tid og udlevere et forberedelsesskema og et konklusionsskema - Afsætte rigelig med tid til samtalen (ca. 1½ time) - Reservere et neutralt lokale, hvor I kan sidde uforstyrret - Forberede dig grundigt til samtalen, både indholdsmæssigt og formmæssigt 4
3 GENNEMFØRELSE AF MUS 3.1 Praktiske forhold i forbindelse med samtalen Samtalen gennemføres i neutralt lokale, hvor leder og medarbejder kan sidde uforstyrret dette lokale skal ikke være lederens kontor. 3.2 Vejledning til samtalen En forudsætning for, at samtalen kan finde sted i en rolig og tryg atmosfære er, at der er klare spilleregler for hvordan leder og medarbejder taler sammen. Det der kendetegner MUS er, at samtalen skal være en dialog og den skal indeholde udviklingsperspektiver. 3.3 Aftaler under samtalen, konklusionsskema Som en del af MUS afsluttes samtalen med udfyldelse af et konklusionsskema, som samler op på de aftaler, der er truffet under samtalen. Skemaet skal foreligge underskrevet af både medarbejder og leder senest 14 dage efter samtalens afholdelse. Skemaet indgår i Ingeniørhøjskolens HR-registrering og er tilgængeligt for HR-administration, relevante ledere og tillidsrepræsentanter. Samtalens øvrige indhold forbliver mundtligt og er fortroligt. 5
4. OPFØLGNING PÅ MUS En MUS vil ofte munde ud i en række udviklingsaktiviteter, som medarbejderen skal arbejde med frem til næste samtale. En væsentlig forudsætning for at kunne udvikle sig er, at den enkelte medarbejder er parat til udvikling. En væsentlig rolle for lederen er at skabe en forståelse sammen med medarbejderen om vigtigheden af og fordelene ved udvikling. Lederen er ikke ansvarlig for medarbejderens udvikling, men har en vigtig rolle i forbindelse med at skabe rammerne for udviklingen og medbestemmende for udviklingens retning og fokus. 4.1 Medarbejderens bidrag til opfølgning efter samtalerne Når samtalen er gennemført igangsættes de aftalte udviklingsaktiviteter. Herefter har du som medarbejder ansvaret for at: - Gennemføre de aftalte udviklingsaktiviteter - Spørge om hjælp eller informere din leder, hvis der opstår forhold, som forhindrer dig i at gennemføre de aftalte udviklingsaktiviteter - Sikre, at de igangsatte udviklingsaktiviteter har den ønskede effekt - Sige fra, hvis udviklingsaktiviteterne ikke giver den ønskede effekt - Sikre at du har mulighed for at anvende dine kompetencer i dit job 4.2 Lederens bidrag til opfølgning efter samtalerne Når samtalen er gennemført, igangsættes de aftalte udviklingsaktiviteter. Herefter har du som leder ansvaret for at: - Motivere medarbejderne til deltagelse i aktiviteter, der er fagligt og personligt udviklende - Sikre, at medarbejderne opretholder en tilfredsstillende kompetence, og motivere medarbejderne til kompetenceudvikling - Sikre, at der foretages en løbende gensidig evaluering af arbejdet, samarbejdet og af planer for den enkelte medarbejders personlige og faglige udvikling - Sammen med medarbejderne være opmærksomme på de udviklingsmuligheder, der ligger i ændringer i jobkrav, f.eks. som følge af organisatoriske ændringer eller strategiske beslutninger - Sikre at medarbejderen får mulighed for at anvende sine kompetencer i sit arbejde 6