Vejledning til ForældreIntra Version 4.2.1 April 2006 1
Om ForældreIntra...3 1.1 Adgang til ForældreIntra...3 1.2 Startsiden...4 1.3 ForældreIntra-menuen...4 2 ForældreIntras forside...5 3 Klassens billeder i ForældreIntra...6 3.1 Send et billede til billedarkivet...7 3.2 Gennemse billeder i billedarkivet...7 4 ForældreIntras opslagstavle...8 4.1 Tilføj et nyt opslag til opslagstavlen...8 5 Elevens skema...10 6 Meddelelser...11 7 Dialog mellem skole og hjem...13 7.1 Beskeder...13 7.2 Tilmelding...14 7.3 Debat...15 7.4 Spørgeskemaer...15 7.5 Udviklingsplaner...16 8 Information om klassen...17 8.1.1 Klassens aktivitetskalender...17 8.1.2 Skemaændringer...17 8.1.3 Ugeplaner...17 8.1.4 Dagbøger...17 8.1.5 Årsplaner...18 8.1.6 Klasselister...18 8.1.7 Klassens lærere...18 8.1.8 Medlemmer af forældreråd mm....18 8.1.9 Klassens fotoalbum...18 8.1.10 Klassens scrapbog...18 9 Klassens egne produkter...19 2
Om ForældreIntra ForældreIntra er et lukket område for forældre til elever på skolen. Her kan forældrene følge med i, hvad der sker i netop de klasser, som deres børn går i. De får adgang til en lang række oplysninger om livet i klassen, og de får mulighed for at kommunikere direkte med klassens lærere og med de øvrige forældre i klassen. Skærmbilledet viser kun nogle af mulighederne i ForældreIntra Skoler kan have forskellig politik med hensyn til anvendelse af ForældreIntra. På nogle skoler anvendes ForældreIntra i samtlige klasser som led i skole-hjem-samarbejdet, andre steder benyttes ForældreIntra kun i udvalgte klasser. Teamet omkring den enkelte klasse kan evt. fravælge nogle af mulighederne i ForældreIntra, hvis det ikke skønnes relevante i den pågældende klasse. 1.1 Adgang til ForældreIntra ForældreIntra er kodeordsbeskyttet, idet der kun er adgang for brugere, som har fået udleveret et brugernavn og en adgangskode af skolen. Den udleverede adgangskode er en tidsbegrænset førstegangskode, som kun skal benyttes første gang, en bruger går ind i ForældreIntra. Ved første besøg ledes brugeren automatisk videre til en side, hvor vedkommende skal vælge sig en personlig adgangskode. Den personlige adgangskode skal være et kodeord på mindst 6 tegn, og den er ikke tidsbegrænset. Det anbefales, at man vælger et kodeord, som er let for en selv at huske, men svært for andre at gætte. Man bør ikke give sit brugernavn og adgangskode til udenforstående. Skolen udleverer normalt individuelle brugernavne til hver enkelt forældre. Den 3
enkelte bruger kan til hver en tid ændre sit personligt valgte kodeord. Det anbefales, at man skifter kodeord med mellemrum. Hvis en bruger har glemt sit kodeord, kan vedkommende automatisk få tilsendt en e-mail med en ny førstegangskode ved at klikke på linket Glemt kodeord? Derefter skal man indtaste nogle oplysninger, som skal svare nøje til oplysningerne i SkoleIntras elevkartotek. Hvis de indtastede oplysninger ikke passer på en elev i elevkartoteket, bliver man afvist og må henvende sig til skolen for at få et nyt kodeord. 1.2 Startsiden Når man har indtaste et gyldigt brugernavn og den tilhørende adgangskode, kommer man frem til en startside, hvor der er mulighed for at klikke sig ind på de klasser, som ens børn går i. Hvis en forældre har flere børn på skolen, og ikke alle børn optræder i listen, så skyldes det formentlig, at ForældreIntra ikke bruges i de manglende klasser. Startsiden kan evt. rumme fælles meddelelser fra skolen til alle forældre til elever på skolen. Man åbner en meddelelse ved at klikke på meddelelsens titel. 1.3 ForældreIntra-menuen I nogle designskabeloner er der en menu i venstre side af skærmbilledet. Her er der mulighed for at gå tilbage til startsiden og vælge en anden klasse. Brugeren kan kun vælge imellem de klasser, som vedkommendes børn går i. Fra menuen kan brugeren endvidere foretage nogle valg, som har betydning for, hvordan ForældreIntra virker. Klikker man på linket Skift kodeord kommer man frem til en side, hvor kan kan vælge sig et nyt kodeord til ForældreIntra. Det nye kodeord skal for en sikkerheds skyld indtastes to gange. Under Indstillinger kan man indtaste eller ændre telefonnummer, arbejdstelefon og e-mailadresse og markere, om disse oplysninger skal skjules i klasselisten, som de øvrige forældre i klassen kan se i ForældreIntra. Man kan endvidere angive, om man ønsker at få tilsendt en e-mail, når der kommer noget nyt i ForældreIntra. Man får naturligvis kun tilsendt en advisering om nyt, hvis der er indtastet en gyldig e-mailadresse. Endvidere er der mulighed for at installere et certifikat på computeren. Man bør vælge Certifikat og følge vejledningen på siden, hvis der popper en dialogboks op, hver gang man går ind i ForældreIntras beskedsystem. Når man er færdig med at bruge ForældreIntra, bør man afslutte ved at klikke på Log ud. Derved forhindres, at uvedkommende kan få adgang til ForældreIntra fra samme computer uden at indtaste brugernavn og adgangskode. 4
2 ForældreIntras forside ForældreIntra er opbygget omkring en forside, hvorfra der er adgang til alle dele af modulet. Herunder ses et eksempel på en forside, hvor alle muligheder er aktiveret. Skolen bestemmer hvilke af mulighederne, der skal være aktive i den enkelte klasse. Hvis en klasses ForældreIntra afviger fra nedenstående skærmbillede, skyldes det altså, at skolen har fravalgt nogle af elementerne. Illustrationen herunder er "klikbar". Man kan klikke på de forskellige dele af forsiden for at skifte til en side med en uddybende forklaring på, hvad det pågældende element indeholder. 5
3 Klassens billeder i ForældreIntra ForældreIntra har et lille billedarkiv, hvor lærerne og forældrene kan lægge nyhedsbilleder ind. Det nyeste billede i billedarkivet vises på forsiden af ForældreIntra. Hvis Klassens billeder mangler på ForældreIntras forside, så skyldes det, at billedarkivet er fravalgt i opsætningen af ForældreIntra for den pågældende klasse. Arkivet er ikke beregnet til opbevaring af hele billedserier, men til enkeltstående billeder, som viser glimt fra livet i og omkring klassen. Billedarkivet er bevidst holdt meget simpelt og nemt at betjene, så også forældre og lærere uden den store computererfaring har mulighed for at bidrage med gode billeder. Af samme grund er der ikke mulighed for at lave undermapper i billedarkivet. Billederne lægges ind i et stort arkiv, hvor det er nemt at genfinde tidligere forsidebilleder. man klikke på de tre vinkler efter afsnitsoverskriften For at sende et billede til klassens billedarkiv i ForældreIntra eller for at gense tidligere forsidebilleder skal Man kommer så frem til en oversigt over klassens billeder. Oversigten er ordnet med det nyeste billede først, og her kan man se filnavn, billedtekst, ophavsmand og dato for, hvornår billeder er lagt ind i arkivet. Man kan se billederne ved at klikke på filnavnene. Arkivet kan i princippet indeholde et ubegrænset antal billeder, men serverens harddisk sætter naturligvis en begrænsning. Fra oversigten er der mulighed for at tilføje, ændre og slette billeder i billedarkivet, og man kan gennemse alle billeder i arkivet. Ikonerne i oversigten har følgende betydning: Send et nyt billede til billedarkivet Rediger billedtekst Slet et billede i billedarkivet Se oversigt over billeder i arkivet 6
3.1 Send et billede til billedarkivet Klikker man på ikonen, får man denne formular på skærmen: Først skal man udpege det billede på egen harddisk, som skal sendes til serveren. Det skal være et billede i JPG-format. Dernæst skal man indtaste en kort forklarende billedtekst. Endelig skal man tage stilling til, om billedet automatisk skal sættes ned til en passende størrelse, og om der skal sendes en e-mail til alle interesserede, om at der er kommet et nyt billede i billedarkivet. 3.2 Gennemse billeder i billedarkivet Et klik på ikonen fører frem til en side, hvor der er en oversigt over billederne i billedarkivet i form af små prøvebilleder. Klikker man på et prøvebillede, vises billedet i fuld størrelse. Her er der mulighed for at bladre imellem billederne i billedarkivet ved at klikke på pilene ved siden af billedet. 7
4 ForældreIntras opslagstavle På ForældreIntras forside er der en lille opslagstavle, hvor klassens lærere, pædagoger og forældre kan sætte opslag af fælles interesse. Et opslag består af en ikon, dvs. et lille billede, som antyder formålet med opslaget, en kortere eller længere tekst samt navnet på den person, som har oprettet opslaget, og endelig en oplysning om hvornår opslaget er oprettet. Elevernes fødselsdage markeres automatisk med et flag og en lykønskning på selve fødselsdagen. Opslag oprettes med en startdato og en slutdato. Forældede opslag slettes automatisk efter udløbsdatoen. ForældreIntras forside kan i princippet vise et ubegrænset antal opslag, men det anbefales at holde antallet nede af hensyn til overskueligheden. For at tilføje, ændre eller slette opslag på klassens opslagstavle i ForældreIntra skal man klikke på de tre vinkler efter afsnitsoverskriften Klikker man på vinklerne, kommer man til en oversigtsside, hvor man kan tilføje nye opslag, redigere bestående opslag eller slette opslag. Ikonerne i oversigten har følgende betydning: Opret et nyt opslag på opslagstavlen Rediger et opslag Slet et opslag Man kan kun redigere og slette opslag, som man selv har oprettet. Rette- og sletteikonerne er grå og inaktive ved opslag, som er oprettet af andre brugere. 4.1 Tilføj et nyt opslag til opslagstavlen Klikker man på ikonen, får man denne formular på skærmen: 8
Klik på for at vælge en ikon fra ikongalleriet. Fortryder du valget af ikon, kan feltet nulstilles ved at klikke på. Skriv derefter teksten til opslaget i editor-vinduet. Der er mulighed for at lave enkle tekstformateringer såsom fed skrift, kursiv og understregning, punktopstillinger, indrykninger samt for- og baggrundsfarve. Der kan indsættes links og smilies direkte i opslagets tekst. Man kan også tilføje et link ved at skrive en webadresse i link-feltet. Endelig fastlægger man start- og slutdato for visning af opslaget. Opslag vises ikke før på startdatoen, og de slettes automatisk fra databasen efter slutdatoen. ForældreIntra ved, hvem der er logget ind, og vil derfor automatisk gemme navnet på ejeren samt dato for oprettelse sammen med selve opslaget. 9
5 Elevens skema På ForældreIntras forside kan man se elevens skema for den aktuelle skemaperiode. Hvis skemaet ikke ses, skyldes det, at skolen har fravalgt visning af skemaet i ForældreIntra. Nogle skoler har et skemaperiode, som dækker hele skoleåret. Andre skoler har forskellige skemaperioder i løbet af skoleåret, mens andre igen laver nye skemaer for hver uge. Man kan se elevens skema for tidligere og kommende skemaperioder ved at klikke på de tre vinkler i overskriften over skemaet. Klikker man på vinklerne, kommer men til en udskriftsvenlig side, hvor der er mulighed for at vælge at få vist skemaet for andre skemaperioder. Man vælger imellem alle tilgængelige skemaperioder i valgboksen over skemaet. 10
6 Meddelelser Øverst i højre spalte på ForældreIntras forside er der normalt en sektion ved navn Meddelelser, som viser de nyeste dokumenter i ForældreIntras dokumentarkiv. Hvis meddelelserne mangler, skyldes det, at skolen har fravalgt denne sektion for den pågældende klasse. Dokumentarkivet kan være et lærerstyret arkiv, hvor kun skolens ansatte kan lægge dokumenter ind, eller det kan være et åbent arkiv, hvor både forældre og lærere har adgang til at lægge meddelelser. Hvis der er tre vinkler efter afsnitsoverskriften, så har man valgt, at både forældre og lærere skal have mulighed for at tilføje dokumenter til arkivet. Ved meddelelser forstås længere tekster som fx. ugebreve, månedsbreve, referater af møder og lignende. Man åbner et dokument ved at klikke på filnavnet. Sektionen viser de 6 nyeste meddelelser. Hvis der er flere dokumenter i arkivet, vises linket Alle meddelelser... Klikker man her, kommer man ind til en liste over alle dokumenter. Det ældste dokument vises øverst. Klik på pilene for at ændre sorteringsorden. Hvis arkivet er åbent for alle, vil listen indeholde følgende ikoner: Send et dokument til arkivet, fx et Word-dokument Opret et dokument i html-format i den indbyggede editor Rediger et dokument i editoren. Kun dokumenter i html-format kan redigeres her. Slet et dokument Hvis man vil sende et dokument til ForældreIntra, sker det i denne formular. Klik på Gennemse... for at udpege et dokument på din egen computer og afslut med at klikke på Sendknappen. Så går der et øjeblik, mens dokumentet overføres til serveren, hvorefter man vender tilbage til oversigten. 11
Hvis man har brug for at ændre på indholdet af fx et Word-dokument i ForældreIntras dokumentarkiv, så kan det gøres på følgende måde: Download dokumentet ved at højreklikke på linket og vælg Gem destination som... Åbn derefter dokumentet i Word og lav dine ændringer. Send til sidst dokumentet til serveren igen og slet den gamle version. Et alternativ til at sende filer til dokumentarkivet er at oprette dokumenter direkte i ForældreIntras indbyggede editor. Fordelen ved at benytte den indbyggede editor er, at sådanne dokumenter kan ændres on-line. ForældreIntras editor ser ud som vist herunder. Klik evt. på for at få overblik over editorens muligheder og begrænsninger. Alle dokumenter skal have et unikt dokumentnavn, som er den titel, som man vil se i dokumentoversigten og på forsiden af ForældreIntra. 12
7 Dialog mellem skole og hjem ForældreIntra indeholder en dialog-del, hvor forældre og lærere/pædagoger kan kommunikere sammen, og hvor klassens forældre kan kommunikere indbyrdes. Dialog-delen kan indeholde disse 4 elementer: Beskeder Tilmelding Debat Spørgeskema Udviklingsplaner En eller flere af disse elementer kan være fravalgt, hvis skolen skønner, at de ikke er aktuelle i den pågældende klasse. 7.1 Beskeder ForældreIntras besked-del er et lille kommunikationssystem i en lukket gruppe, som består af skolens medarbejdere og klassens forældre. Beskederne sendes ikke pr. e-mail, men gemmes i SkoleIntras databaser. På forsiden af ForældreIntra kan man se, om der er nye, ulæste beskeder. Klik på linket for at åbne beskedlisten: Ikonerne og symboliserer henholdsvis en ulæst og en læst besked. Når man klikker på beskedens titel, vises beskeden på denne måde: Klik på ikonen for at beskedens "historie". Historien viser, hvornår beskeden er oprettet, hvem der har læst beskeden og hvornår den er læst. Beskeder bliver automatisk slettet efter 90 dage. Klik på for at oprette en ny besked eller på for at svare på en eksisterende besked. Beskeder oprettes i denne formular: 13
Ved modtagere kan man vælge mellem skolens medarbejdere og forældre til elever i klassen. Kun forældre, som har været inde i ForældreIntra og valgt sig en personlig adgangskode, vises i listen, idet der ikke er meget idé i at sende beskeder på denne måde til forældre, som ikke benytter ForældreIntra. For at markere mere end én modtager, skal man holde tastaturets CTRLtast nede, mens man med musen vælger de ønskede modtagere. Emne-feltet skal udfyldes. Emnet er beskedens titel, som vises i beskedoversigten. Beskeden kan markeres som vigtig. Ved vigtige beskeder vil ikonen, som viser, at der er en ulæst besked, blinke hos modtageren. Selve beskeden skrives i en lille editor med de mest nødvendige formateringsmuligheder. Endelig kan man tilføje et link til en besked og vedhæfte et eller flere bilag. Afsenderen kan redigere i en allerede sendt besked. Hvis man ændre på indholdet i en afsendt besked, vil modtageren se den rettede besked. Afsenderen har adgang til at slette beskeder, som vedkommende selv har sendt. Hvis man sletter en sendt besked, forsvinder den samtidig fra modtagerens indbakke. Hvis man fortryder, at man har sendt en besked, kan man altså bare slette den. Overførslen af beskeder frem og tilbage mellem serveren og brugerens computer vil ske over en sikker forbindelse, hvis denne funktion er aktiveret på skolen intranet. Hvis der dukker en dialogboks op, hver gang man går ind i beskedsystemet, så vil man med fordel kunne installere et certifikat. Klik på Installer certifikat i ForældreIntras menu og læs instruktionen i, hvordan man installerer certifikatet. 7.2 Tilmelding 14
ForældreIntras dialog-del indeholder en mulighed for elektronisk tilmelding til arrangementer. Hvis man på forsiden klikker på linket Tilmeldinger, kommer man ind til oversigten over arrangementer, som man kan melde sig til: Der er mulighed for at klikke på titlen. Hvis man gør det, så vises mødeindkaldelsen. Klikker man på eller kan man henholdsvis melde sig til et arrangement eller ændre sin tilmelding. Endelig kan man slette sin tilmelding ved at klikke på. 7.3 Debat ForældreIntra indeholder et lukket debatforum, hvor klassens forældre (og lærerne) kan debattere emner, der er relevante for klassen. Her kan brugerne skriftligt udveksle meninger om udvalgte emner. Skolen bestemmer, om alle brugere eller kun lærerne kan sætte nye emner til debat. Her er et eksempel på to debatrum i ForældreIntra: Hvis klassens ForældreIntra er deltagerstyret, vil man se et link med påskriften Administrer. Klik på linket for at oprette, ændre eller slette emner eller for at slette uønskede indlæg. 7.4 Spørgeskemaer Hvis der er en igangværende spørgeskemaundersøgelse, hvor klassens forældre er i målgruppen, og hvor den pågældende forældre endnu ikke har udfyldt spørgeskemaet, så viser der et link til undersøgelsen i dialog-delen. Når man har besvaret undersøgelsens spørgsmål, forsvinder linket automatisk. Spørgeskemaet oprettes af skolens medarbejdere i LærerIntra. ForældreIntra giver ikke mulighed for at oprette nye spørgeskemaer. 15
7.5 Udviklingsplaner Linket Udviklingsplaner på ForældreIntras forside vises, hvis der er oprettet en udviklingsplan for den aktuelle elev i den aktuelle planperiode. Hvis planen er under udarbejdelse, men endnu ikke udgivet, kommer man til en side, hvor man som forældre kan indtaste sin vurdering af barnets situation. Denne vurdering vil indgå i klasselærerens overvejelser i forbindelse med udarbejdelsen af udviklingsplanen. Klik på linket Din vurdering for at få mulighed for at skrive om barnet. Er planen allerede udgivet, vises derimod elevens udviklingsplan for den aktuelle planperiode, når man klikker på linket Udviklingsplaner på ForældreIntras forside. 16
8 Information om klassen ForældreIntra indeholder en række dynamiske sider, som henter indhold fra SkoleIntras databaser. Det er skolen og skolens medarbejdere, som vedligeholder oplysningerne i databaserne. Indholdet af informationssiderne er derfor altid opdateret under forudsætning, at databaserne er ajourførte. Det er ikke sikkert, at alle de viste muligheder er tilgængelige i ForældreIntra for den aktuelle klasse, idet skolen har mulighed for at fravælge de punkter, som man ikke skønner er relevante. Her er en kort omtale af hvert punkt: 8.1.1 Klassens aktivitetskalender Aktivitetskalenderen viser alle "offentliggjorte" møder og aktiviteter for hele indeværende skoleår, som vedrører den pågældende klasse. Der er mulighed for at begrænse visningen til aktiviteter i en bestemt måned. Man kan også vælge at få vist aktiviteter for næste skoleår. 8.1.2 Skemaændringer Hvis der er skemaændringer for den pågældende klasse i indeværende uge, vises klassens skema med påsatte vikarer. Vikarernes initialer fremhæves med gult, så det er nemt at få øje på de timer, hvor skemaet afviger fra det normale. 8.1.3 Ugeplaner Klassens lærere kan lægge deres planer for undervisningen ind i et ugeplan-modul i LærerIntra. Forældrene kan se disse ugeplaner, hvis lærerne har valgt at offentliggøre dem i ForældreIntra. Klikker man på linket til Ugeplaner, vises en oversigt over alle offentliggjorte ugeplaner for den pågældende klasse. Den nyeste plan står øverst. Her kan man klikke sig ind på den uge, som man er interesseret i, og så vises en oversigt over undervisningsemner og evt. lektier i de forskellige fag. Indholdet kan variere fra klasse til klasse alt efter de forskellige læreres måder at informere på. 8.1.4 Dagbøger Dagbøger er et alternativ til ugeplaner. Dagbøgerne kan også bruges til at informere om undervisningens indhold og om lektier. I en dagbog kan lærere og evt. udvalgte elever (netdukse) skrive notater om undervisningen dag for dag. Forældrene kan vælge imellem at få en oversigt over alle noter i en dagbog eller at se den aktuelle dagbogsnote. Ved siden af dagbogsnoten er der en kalender, og her er nogle dage markeret med gult. Den gule farve viser de dage, hvor der er en skrevet noget i dagbogen. Klik på en dato for at se den tilhørende note 17
8.1.5 Årsplaner Her kan forældrene se de årsplaner, som vedrører den aktuelle klasse. Hvis klassens lærere har skrevet årsplaner i LærerIntra og valgt, at de skal offentliggøres i ForældreIntra, så vil der være adgang til dem her. I nogle klasser skriver lærerne en fælles årsplan, andre vælger at lave separate årsplaner for de forskellige fag. 8.1.6 Klasselister Med dette modul kan forældrene lave forskellige udtræk af SkoleIntras elevkartotek, fx navnelister, lister over adresser, telefonnumre, e-mailadresser eller fødselsdage samt fotos af klassens elever. Der kan kun hentes oplysninger om den aktuelle klasses elever. Klasselisterne vises i et udskriftsvenligt format. 8.1.7 Klassens lærere Her er der adgang til oplysninger om de lærere og pædagoger, som underviser i eller er tilknyttet klassen. Oversigten kan rumme flere eller færre oplysninger om den enkelte medarbejder, afhængig af hvilke oplysninger vedkommende ønsker offentliggjort. 8.1.8 Medlemmer af forældreråd mm. Her kan man finde informationer om medlemmer af diverse udvalg mm. i den aktuelle klasse. Det er skolens / lærernes ansvar, at oplysningerne er ajourførte. 8.1.9 Klassens fotoalbum Dette fotoalbum er beregnet til billedserier fra begivenheder i og omkring klassen. Fotoalbummet giver mulighed for at bladre igennem billederne i en serie. I modsætning til det billedarkiv, som vises øverst til venstre på ForældreIntras forside, så er fotoalbummet er lærerstyret arkiv, idet fotoalbummets emner oprettes i LærerIntra, og det er også herfra billederne sendes til fotoalbummet. Hvis forældre har billeder til fotoalbummet, er de nødt tilat alliere sig med en lærer for at få billederne lagt ind. 8.1.10 Klassens scrapbog Klassens scrapbog er et html-dokument, hvor klassens team har mulighed for at fastholde "hilights" fra klassens liv gennem årene. Scrapbogen kan indeholde tekst og billeder. 18
9 Klassens egne produkter I ForældreIntra kan forældrene se nogle af de ting, som eleverne har lavet i skolen. Det drejer sig i sagens natur især om digitale værker, altså noget som er lavet på computer. Der er mulighed for at offentliggøre en lang række af de produkter, som klassens elever har lavet i ElevIntra, så forældrene kan se resultaterne via links i ForældreIntra. Sektionen Klassens egne produkter kan rumme følgende: Webaviser - elektroniske aviser, som eleverne har lavet i ElevIntra Skriv-sammen-dokumenter - dokumenter lavet af forskellige elever i fællesskab Billedudstillinger - selvkørende slideshows med elevernes billeder Klassens billeder i ElevIntra - et kig i elevernes billedarkiv i ElevIntra Spørgeskemaundersøgelser - resultater af elevernes spørgeskemaundersøgelser Præsentationsmapper - arkiver hvor eleverne kan gemme stile og lign. Elevernes hjemmesider - både websider lavet i ElevIntra og evt. links til andre hjemmesider 19