1 Tilstede fra AAB: Direktør Christian Høgsbro (CH), Vicedirektør Inger Høedt Rasmussen (IR), Driftschef Gorm Evers (GE), Kundechef Pia Skov (PS). Tilstede fra Københavns Kommune: Områdechef Pia Nielsen (PN), Fuldmægtig Pia Lund (PL), Fuldmægtig Tine Engelbrechtsen (TE), Fuldmægtig Jannik Egelund (JE), Fuldmægtig Søren Hvas (SV), Fuldmægtig Ulla Lyndby (UL) og Arkitekt Jan Kendzior (JK). Referent: JK Dagsorden fremgår med fed og kursiveret skrift og referat med almindelig skrift. Dagsorden: 1. Formål med styringsdialog Gensidig forventningsafstemning. PN indledte med kort at fortælle om BL aftalen som ventes vedtaget i BR den 16-12-2010. Aftalen udgør den formelle ramme om styringsdialogen med boligorganisationerne. Kommunens holdning er at boligorganisationer er forskellige og det må de gerne vedblive at være. Det er et generelt mål for kommune at hæve den laveste fællesnævner for driften. CH vil gerne drøfte AAB s udfordringer i forbindelse med det decentrale driftskoncept. 2. Arbejdernes Andelsboligforening AAB 2.1 Konklusion vedr. målopfyldelse og behov for aftaler a. Boligorganisationens vurdering af egen målopfyldelse ift. lovens generelle styringsmål sætninger. CH så AAB s største udfordringer således: Beboerdemokrati, bygningsmassen og administrationen.
2 Vedrørende beboerdemokratiet. AAB s decentrale driftskoncept er grundlæggende velfungerende, men virker bedst ved et lokalt engagement. AAB må konstatere at det bliver stadig vanskeligere at rekruttere beboere til det beboerdemokratiske arbejde. AAB er i gang med en normaliserings - og moderniseringsproces og som led heri er der vedtaget nye vedtægter, som stort set følger socialministeriets standardvedtægt for almene boligorganisationer. Som led i denne proces har AAB behov for en grundig intern drøftelse af det decentrale driftskoncept og hvordan det skal moderniseres. AAB s bygningsmasser, der er af ældre dato, har et stort vedligeholdelsesefterslæb og stort behov for modernisering. Med hensyn til administrationen er der en række udfordringer særligt vedrørende regnskabsog budgetproces. Med de nye vedtægter er regnskabsperioden blevet længere, hvilket skulle afhjælpe nogle af problemerne med aflæggelse af regnskab. Administrationsbygningen i Havnegade er utidssvarende som arbejdsplads i forhold til moderne administration. Derfor har Repræsentant-skabet godkendt, at AAB søger nye kontorlokaler, der er mere hensigtsmæssigt indrettet. AAB arbejder på at styrke egenkontrol, ledelsesafrapportering, sagsgange og økonomikontrol. PN spurgte om AAB har tænkt sig at styrke de øvre politiske ledelses-niveauer? Svaret var, at AAB har meget fokus på god almen ledelse, men at der også hersker en kultur i AAB s boligafdelinger, hvor man har svært ved at acceptere, at centralorganisationen blander sig i de lokale driftsforhold. PN bemærkede hertil, at som led i de nye styringsmålsætninger for boligorganisationerne, skal AAB nu til at benchmarke ikke kun i forhold til sig selv men også i forhold til andre boligorganisationer. AAB bør være mere ambitiøse og mere strategisk tænkende. I den forbindelse skal AAB være ledelsesmæssigt mere skarp i forhold til afdelingerne.
3 Fra AAB s side erkendte man at det decentrale driftskoncept har sine svagheder. AAB s lave henlæggelsesniveau blev drøftet som et eksempel herpå. Et andet eksempel er de mange opsamlede underskud på mere end en mdrs. husleje i mange af afdelingerne. Et tredje eksempel afdelingernes problemer med håndtering af de ansættelsesretslige forhold. Årsagen til disse problemer udspringer af afdelingernes ønske om en lav husleje og indflydelse på egne forhold på bekostning af en forsvarlig styret drift. Der er igangsat en proces i AAB der går ud på at gennemgå afdelingerne med henblik på udarbejdelse af tilstandsrapporter, der skal danne baggrund for fastlæggelse af henlæggelsesbehovet. Kommunen oplyste hertil, at vi vil gennemføre et teknisk tilsyn på et 15 afdelinger årligt og modtager gerne forslag til hvilke afdelinger AAB ønsker gennemgået. AAB forventer en positiv udvikling af dispositionsfonden og har forholdsvise store ubrugte trækningsrettigheder i Landsbyggefonden. b. Drøftelse af nye aftaler om udlejning for perioden 2011-2014, jf. ny rammeaftale med BL s 1. Kreds. Un-der punktet drøftes AAB, KBF og SAB. Udkast til fleksible udlejningsaftaler var fremsendt inden mødet. PS oplyste at AAB s udlejningssystem ikke kan sondre huslejemæssigt. Det giver problemer med puljeboligerne der skal udtages manuelt. Det kan evt. medføre, at der bliver overset en potentiel puljebolig. Med dette forbehold mener AAB at kunne levere sin andel af puljeboliger til den aftalte tid. AAB vil gerne drøfte mulighederne for 100 % fleksibel udlejning i afdelinger der nærmer sig problemgrænsen. TE gjorde opmærksom på, at der i kommunen er meget politisk fokus på kontanthjælpsmodtagers muligheder for at få en bolig og at dette taler imod 100 % fleksibel udlejning. PS bemærkede hertil, at det var uforståeligt, at udlejningsaftalerne ikke understøtter helhedsplanerne. AAB ønskede at de to små afdelinger 65 og 75 fortsat friholdes for boligsocial henvisning, på grund af den meget store fraflytningsprocent i afdelingerne. Dette blev fra kommunens side imødekommet.
4 c. Status for levering af særboliger og ommærkede ungdomsboliger. PS oplyste at der p.t. er leveret 61 særboliger, og at det er besluttet hvilke afdelinger der skal stille særboliger til rådighed. AAB forventer at nå resultatet inden for fristen. Det vil være vanskeligere at nå målet med hensyn til ommærkning til ungdomsboliger, da der i forbindelse med ommærkning i vidt omfang er tale om at der konkurreres om de samme boliger. AAB har en plan for ommærkning af ca. 90 boliger som må forventes forsinket pga. levering af puljeboligerne, og mangler en plan for ommærkninger i forbindelse med nybyggeriet i Ørestad Syd. CH efterlyste kommunens holdning til ombygning af gamle plejehjem til nye ungdomsboliger. PN svarede at dette i givet fald vil kræve en ændring af kommunens politik på ungdomsboligområdet, hvilket nok ikke er umiddelbart forestående. 2.2 Nærmere gennemgang af boligorganisationen AAB a. Sammenlægning med boligorganisationerne Kommu-nefunktionærernes Boligforening KBF og Smedenes Andels-Boligforening. CH oplyste, at AAB har engageret Boligselskabernes Landsforening til at rådgive om sammenlægningerne. b. Økonomi/drift, herunder drøftelse af den fremtidige udvikling i organisationens dispositionsfond. Den fremtidige forventede udvikling af dispositionsfonden blev drøftet. Trækningsretsmidler udgør ca. 20 mil. årligt. GE oplyste, at midlerne vil blive prioriteret til renovering, modernisering, herunder energibesparende foranstaltninger i afdelingerne. c. Ledelse og beboerdemokrati. Opfølgning på egne målsætninger. AAB s decentrale forvaltningskoncept. AAB ambitioner er et fremmøde procent på mindst 25 % på afdelingsmøderne. I praksis er der stor forskel på fremmødeprocenten fra afdeling til afdeling.
5 AAB vil gerne have et samarbejde med det kommunale tilsyn omkring moderniseringen af det decentrale driftskoncept, herunder en stillingtagen til delegation af opgaver mellem centraladministration og afdelingsbestyrelse, pligter og rettigheder. Sigtet med moderniseringen er at få en driftsoptimering. Det nuværende system halter på flere punkter, først og fremmest med hen syn til økonomisk kontrol med afdelingsbestyrelsernes dispositioner. Et andet problem er hvorvidt afdelingsbestyrelsesmedlemmerne skal være at betragte som ansatte i relation til udførelsen af deres administrative opgaver i relation til f.eks. arbejdsmiljø, feriepenge, arbejdsgiveransvar og arbejdsgiverroller m.v. Kommunen oplever at det er vanskeligt at kommunikere effektivt med AAB på grund af det decentrale driftskoncept, som et eksempel herpå nævnte kommunen erfaringen fra en skimmelsvampesag. Kommunen efterlyser en mere effektiv og klarere ansvarsfordeling mellem det centrale AAB og afdelingerne. PN spurgte om der er en økonomisk besparelse ved det decentrale driftskoncept og efterlyste en sammenligning med almindelige almene driftskoncepter. AAB svarede, at sigtet med AAB s driftskoncept ikke er økonomiske besparelser, men at det er medvirkende til at styrke afdelingerne socialt og virker identitetsskabende. PN gjorde i øvrigt opmærksom på at afdelingsbestyrelsen ikke må have ansvaret for flyttesyn. Synene skal gennemføres af en central ansat vurderingsinspektør. Dette fremgår af korrespondancen mellem AAB, ministeriet og kommunen om AAB s driftskoncept. Det blev aftalt at samarbejdet mellem AAB og tilsynet om en modernisering af driftskonceptet begynder marts 2011 og skal være gennem-ført inden næste styringsdialog. PN henviste til, at man måske kan hente inspiration i Almenbolig+ konceptet. Idet mødet var langt fremskredet blev man enig om, at fortsætte med pkt. g, idet punkterne d - f indgår i de ovenstående drøftelser.
6 d. Byggeri og renoveringer, herunder en drøftelse af AAB s byggepolitik. e. Henlæggelser til vedligeholdelse og fornyelse i afdelin-gerne. Teknisk og henlæggelses politik, herunder drifts- og vedligeholdelsesplaner. Forslag til afd. m.h.b. på teknisk tilsyn. f. Gennemførelse af renoveringer og energibesparende foranstaltninger i afdelingerne. g. Klagesager over anciennitet. Drøftelse af håndtering af sagerne, herunder en juridisk vurdering af mulighederne for at give tabt anciennitet tilbage og oplysning om, der AAB bekendt er retssager på vej. I forbindelse med opdateringen af AAB s medlemsliste har kommunen på møde tidspunktet modtaget 34 klager over mistet anciennitet. AAB anførte at antallet af klager skal vurderes i relation til at den oprindelige medlemsliste var på 139.000 medlemmer. AAB oplyste at de 139.000 udsendte breve var godt 52.000 kommet retur. Ca. 46.000 har bevaret deres anciennitet. AAB oplyste at man p.t. ikke er bekendt med kommende retssager. 2.3 Afdelinger i AAB med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal a. Afd. 3, 4, 5, 6, 7, 8, 21, 28, 31, 34, 35, (39 Lyngby), (42 Skovlunde), (44 Rødovre), (57 Helsinge), 58, 59, 60. PN var noget chokeret over antallet af afdelinger med underskud. Samtidigt har mange afdelinger en lav husleje. Underskuddet skyldes ofte overskridelser af konto 115 (almindelig vedligeholdelse). Budgetlægningen er ikke god nok og budgetterne overholdes ikke. Disse forhold fremgår af revisionsprotokollatet, hvor mange afdelinger har anmærkninger om opsamlet driftsunderskud, som overstiger mindst en måneds bruttolejeindtægt. Det ser betydeligt bedre ud i andre boligorganisationer. PN forlangte en opretning af de forhold der fremgår af revisionsprotokollatet vedrørende afdelinger med underskud, samt en tidsplan for dette arbejde. PN gjorde opmærksom på at udlån fra andre afdelinger til afdelinger med underskud kræver kommunal godkendelse.
7 2.4. Boligsociale helhedsplaner a. Ledelse og organisation m.v. omkring Ragnhildgade afd. 41 herunder personalemæssigt og juridisk ansvar. b. Status på Husum og dialog om dette. c. Bispebjerg ved Tagensbo Skole, AAB afd. 33 og AKB afd. 38. SV rejste problemet med udskiftningen af medarbejdere i de boligsociale projekter, hvorved kontinuiteten i projekterne blev brudt. AAB forklarede at afbrydelsen på Tagensvej området til dels skyldtes, at en medarbejder var blevet udsat for trusler. Ad. Ragnhildgade var problemet en uoverensstemmelse omkring stillingsprofilen og at der havde været 2 afskedigelser og udsættelsen af planen og problemerne med medfinansieringen. Det blev aftalt, at afdelingsbestyrelsen fik instruktionsbeføjelser ved af ny medarbejder. Herudover blev de vanskelige vilkår for de boligsociale medarbejdere drøftet og herunder problemerne med underretning til myndighederne vedrørende børn og unge. Kvarterudvikling ville bringe problemstillingen videre i forhandlingerne med BL og kommunen. Vedrørende planen for Husum, oplyste AAB, at de gerne vil medvirke til at få den forlænget efter medio 2012. Ad afd. 33 blev samarbejdet mellem de to afdelinger og initiativerne omkring trafik og sociale forhold kort berørt. Kommunikationen med kommunen og afdelingerne imellem fungerer ikke. 2.6. Forretningsgange og forvaltningsrevision Punktet blev behandlet i de indledende afsnit. 3. Gennemgang af boligorganisationen KBF a. Generel tilbagemelding på boligorganisationens økonomi og regnskaber samt drøftelse af den fremtidige udvikling i dispositionsfonden. b. Økonomi/drift: Fraflytningsregnskaber. Målsætninger og handleplaner. Administrationsbidrag (redegørelse for prisudvikling).
8 c. Ledelse og beboerdemokrati. Opfølgning på egne målsætninger. d. Byggeri og renoveringer, herunder en drøftelse af boligorganisationernes byggepolitik. e. Henlæggelser til vedligeholdelse og fornyelse i afdelingerne. Udvidet tilsyn og henlæg gelsespolitik. f. Gennemførelse af renoveringer og energibesparende foranstaltninger i afdelingerne. 4. Gennemgang af boligorganisationen SAB a. Generel tilbagemelding på boligorganisationens økonomi og regnskaber samt drøftelse af den fremtidige udvikling i dispositionsfonden. b. Økonomi/drift: Fraflytningsregnskaber. Målsætninger og handleplaner. Administrationsbidrag (redegørelse for prisudvikling). c. Ledelse og beboerdemokrati. Opfølgning på egne målsætninger. d. Byggeri og renoveringer, herunder en drøftelse af boligorganisationernes byggepolitik. e. Henlæggelser til vedligeholdelse og fornyelse i afdelingerne. Udvidet tilsyn og henlæggelsespolitik. f. Gennemførelse af renoveringer og energibesparende foranstaltninger i afdelingerne. Vedrørende pkt. 3 og 4 konstateredes det, at der er gang i en sammen-lægning af KFB, SAB og AAB, der træder i kraft fra 1. januar 2011. 5. Eventuelt Der efterlystes en tilbagemelding fra AAB om opdatering af BBR vedrørende bad og toiletforhold. AAB melder snarest tilbage. 6. Næste styringsdialogmøde Det er efter mødet aftalt, at næste styringsdialogmøde afholdes hos AAB.
9 PN opsummerede kort de indgåede aftaler fra mødet: Handlingsplan for afvikling af underskud. Samarbejde om modernisering af driftskonceptet efter de nye vedtægter. Udlejningsaftaler, levering af særboliger samt plan for ommærkning til ungdomsboliger. AAB tilvejebringer en politik for afdelingernes henlæggelser, trækningsret til renoveringer og fremtidssikring.
Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 2010 10 Aftale mellem Boligforeningen AAB og Københavns Kommune for driftsåret 2010/11: Aftalen er udarbejdet i forlængelse af møde den 1. december 2010 Aftaler på boligorganisationsniveau 1. Afvikling af underskud i afdelinger: Ifølge det seneste revisionsprotokollat har en række afdelinger opsamlede driftsunderskud. Det blev aftalt, at AAB udarbejder en handlingsplan for afvikling af afdelingernes underskud og en tidsplan for dette arbejde. Ansvarlig for aftalen: AAB Deadline for tidsplan: Udkast til tidsplan fremsendes Center for Bydesign (CBD) inden udgangen af april 2011. 2. Modernisering af driftskonceptet: Det blev aftalt, at AAB i samarbejde med kommunen udarbejder en plan for modernisering af det decentrale driftskoncept, herunder om delegation af opgaver mellem centraladministrationen og afdelingsbestyrelsen. Ansvarlig for aftalen: AAB Deadline for aftalen: Arbejdet skal være gennemført inden styringsdialogmødet 2011. AAB udarbejder en tidsplan. 3. Udlejning: Når Borgerrepræsentationen i december 2010 har tiltrådt rammeaftalen for udlejning af almene boliger i perioden 2011 2014 kan de konkrete udlejningsaftaler indgås. Ansvarlig for udarbejdelse af aftaledokument: Tine Engelbrechtsen, CBD Deadline for aftalen: Primo 2011. 4. Særboliger: Aftale om planmæssig levering af særboliger. Ansvarlig for aftalen: AAB ved Pia Skov og Socialforvaltningen ved Susan Fiil Præstegaard Deadline: Parterne aftaler nærmere.
Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 2010 11 5. Ommærkning til ungdomsboliger: Det blev aftalt, at AAB udarbejder en plan for ommærkning af resterende antal familieboliger til ungdomsboliger. Ansvarlig: AAB og CBD ved Tine Engelbrechtsen Deadline: Første halvår 2011. 6. Politik for afdelingernes henlæggelser, trækningsret til renovering og fremtidssikring: Det blev aftalt at AAB udarbejder en politik for afdelin-gernes henlæggelser, herunder passende henlæggelsesniveauer, an-vendelse af trækningsrettigheder og fremtidssikring af afdelingerne. Ansvarlig: AAB Deadline: Udkast til politik for området fremlægges til styringsdialog-mødet 2011. Næste møde finder sted ultimo 2011. Kommunen udsender mødeindkal-delse i primo 2011