Indkłbsstrategi 2011-2013 Randers Kommune
1. Vision for indkłbsomr det i Randers Kommune 3 2. Indledning 3 3. Udfordringer p indkłbsomr det i dag: 4 4. Strategiens 3 hovedelementer 5 1. Generelle tiltag indenfor indkłb og udbud 5 2. Styrkelse af indkłbssamarbejdet internt og eksternt 6 3. Compliance, h ndtering af leverandłrer og indkłb i hverdagen 6 5. Indsatsomr der 6 Bilag 1 - Politisk og lovgivningsm ssigt fundament 11 2
1. Vision for indkłbsomr det i Randers Kommune Randers Kommune foretager de łkonomisk mest fordelagtige indkłb til gavn for organisationen som helhed. At der skabes ejerskab og ansvar for de indg ede aftaler hos alle decentrale indkłbere, s ledes at potentielle besparelser ved udbud og indg ede aftaler optimeres. At der skabes ledelsesm ssig opm rksomhed p indkłbsomr det, i hele organisationen. Randers Kommune har en t t strategisk vidensdeling og samarbejde internt p indkłbs- og udbudsomr det. 2. Indledning Denne strategi 1 g lder for indkłbsomr det i hele Randers Kommune i perioden 2011-2013 og ligger dermed i forl ngelse af den tidligere indkłbsstrategi. Indkłbsstrategien tager i det fłlgende sit udgangspunkt i de udfordringer, der findes p indkłbsomr det i dag med henblik p lłsning heraf. Derigennem sikres det, at Randers Kommunes overordnede form l om at effektivisere og optimere indkłbsomr det opn s. Indledningsvis gennemg s de udfordringer Randers Kommune st r overfor de kommende r(afsnit 3). Herefter skitseres strategiens 3 hovedelementer i forhold til en lłsning af de eksisterende udfordringer p indkłbsomr det(afsnit 4). Afslutningsvis konkretiseres strategiens indsatsomr der i forhold til sin tredelte form jf. nedenst ende figur 1 (afsnit 5). 1 Det politiske og lovgivningsm ssige fundament kan ses i bilag 1 3
Strategiens opbygning er illustreret i nedenst ende figur og gennemg s i det fłlgende. Figur 1: Vision for indkłbsomr det i Randers Kommune 1. Generelle tiltag indenfor indkłb og udbud. Fokus p gennemfłrelse af udbud p nye og eksisterende udbudsomr der 2. Styrkelse af indkłbssamarbejdet b de internt og eksternt Stłrre samarbejde mellem indkłbskontoret og forvaltningerne og fokus p indkłbsnetv rk som f.eks. 12-by 3. Compliance og h ndtering af leverandłrer samt indkłb i hverdagen get fokus p det decentrale indkłb Det politiske og lovgivningsm ssige fundament Udfordringer p indkłbsomr det i dag. 3. Udfordringer p indkłbsomr det i dag: 4
P baggrund af en r kke analyser 2, kan fłlgende udfordringer p indkłbsomr det i Randers Kommune fremfłres. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Behov for en fortsat styrkelse af den ledelsesm ssige opbakning og stłrre konsekvens i forhold til manglende overholdelse af nye tiltag og eksisterende indkłbs- og udbudspolitik. Manglende overholdelse af indkłbsaftalerne helt ud i de enkelte institutioner (compliance 3 ) Betydelige interessekonflikter mellem forvaltningernes specielle behov og den overordnede m ls tning om at effektivisere indkłbsomr det. E-handel opfattes stadig som tungt og komplekst, hvilket er en udfordring for stłrre anvendelse. Snitfladerne mellem forvaltningerne og indkłbskontoret er uklare, personb rne og forskellige fra forvaltning til forvaltning. Tidsm ssig udfordring med hensyn til nedbringelse af m ngden af manglende udfłrte udbud p Indkłbskontoret. Behov for sammenskrivning og opdatering af kommunens interne retningslinjer herunder indkłbs- og udbudspolitikken, for at styrke koordineringen af de forskellige politikker og retningslinjer. Kompleks lovgivning p omr det, kan potentielt medfłre et łget antal klagesager, samt holdningsskift blandt leverandłrerne i forhold til at klage. Indkłbsstrategien skitserer i det fłlgende, hvilke tiltag der fremadrettet arbejdes med indenfor indkłbsomr det for at tackle ovenst ende udfordringer. 4. Strategiens 3 hovedelementer Strategien er i det fłlgende opdelt i tre sidelłbende omr der, som i samspil udgłr Randers Kommunes indkłbsstrategi for perioden 2011-2013, jf. figur 1 s, 4. De enkelte punkter og tilhłrende indsatsomr der uddybes n rmere i det efterfłlgende afsnit. 2 Herunder BDO KRs serviceeftersyn af indkłbs- og udbudsomr det i Randers Kommune, analyse af grłn profil, evaluering af projekt administrativ styring, erfaringer fra indkłbskontoret, udtr k fra SAS indkłbsanalyse mv. 3 Compliance er f llesbegrebet for overholdelse af de love, aftaler, kontrakter, bestemmelser, normer, standarder samt etiske regels t, som Randers Kommune skal eller v lger at overholde. Ikke kun for at sikre sig, at der ikke sker overtr delser og der handles til de rigtige priser, men ogs for at imłdeg risikoen for negativ p virkning af kommunens m l eller omdłmme. 5
1. Generelle tiltag indenfor indkłb og udbud Antallet af ikke gennemfłrte udbud p indkłbskontoret nedbringes/fjernes. Prioritering af hvilke udbud der gennemfłres fłrst, foretages ud fra en afvejning af potentiel besparelse, nemhed, nłdvendighed og politisk aktualitet. Stłrre fokus p udbud af tjenesteydelser og driftsopgaver for at sikre et evt. gevinstpotentiale ved udbud p nye omr der. Stłrre koordinering af indkłbs- og udbudspolitik, indkłbsstrategi og retningslinjer. 2. Styrkelse af indkłbssamarbejdet internt og eksternt Stłrre samarbejde mellem forvaltningerne og indkłbskontoret og łget forankring og ejerskab omkring udbud og indkłb i forvaltningerne Stłrre samarbejde i indkłbsnetv rk som 12-By, SKI m.m. 3. Compliance, h ndtering af leverandłrer og indkłb i hverdagen Skabelse af en łget tilfredshed med indkłbsomr det hos de decentrale indkłbere. ge brugen af e-handel get overholdelse af aftaler fra leverandłrernes side i forhold til, hvilke varer de s lger i Randers Kommune. Det skal sikres, at de enkelte decentrale indkłbere ikke kłber produkter af en bedre kvalitet end nłdvendigt (tilstr kkelighedsprincippet) Optimering af processer i forbindelse med leverandłrbetaling og support af e-handels- og łkonomisystemet (KMD-Opus) 5. Indsatsomr der I det fłlgende fremfłres de specifikke indsatser, indenfor hvert af de 3 hovedomr der i Figur 1, som findes nłdvendige for at opn de fremfłrte m l i Randers Kommune 4. 4 Bem rk at visse af indsatsomr derne er igangsat. 6
Generelle tiltag indenfor indkłb og udbud, Fłrste del af strategien omhandler Randers Kommunes generelle indsatsomr der indenfor indkłb og udbud. Det er de processer og den organisering og prioritering, der skal til fremadrettet for at sikre, at Randers Kommune fortsat kan hente effektiviseringsgevinster p indkłb. Med udgangspunkt i ovenst ende indeholder strategiens fłrste del, fłlgende indsatsomr der. 7
Tiltag og M ls tninger Foruds tninger Indsatsomr der Antallet af ikke gennemfłrte udbud p indkłbskontoret nedbringes/fjernes. Opbygning af Indkłbskontoret via ans ttelser i henhold til spareforslag 9003. (Pr. gennemfłres fłrste opnormering. Der forventes yderligere 1 opnormering pr. 1/1 2012) Prioritering af udbudsomr der foretages ud fra potentiel besparelse, nemhed, nłdvendighed, politisk aktualitet. Stłrre fokus p udbud af tjenesteydelser og driftsopgaver. Stłrre koordinering af indkłbs- og udbudspolitik, indkłbsstrategi og retningslinjer. At udbudsopgaver systematiseres. At indkłbskontoret inddrages ved udbud p tjenesteydelser i forvaltningerne. At indkłbskontoret ved starten af hvert r udarbejder en oversigt over udest ende udbudsomr der, dels p helt nye omr der og dels p omr der hvor der tidligere er kłrt et udbud. P baggrund af denne liste prioriteres udbudsomr derne for det kommende r. Udarbejdelse af en plan for omr der, der med fordel vil kunne udbydes. Dels p omr der, hvor der er politisk opbakning og dels via łkonomiske analyser i SAS. Sammenskrivning og opdatering af Randers Kommunes Indkłbsog udbuds politik samt relaterede dokumenter foretages hurtigst muligt.(gennemfłres i for ret og efter ret 2011) Styrkelse af indkłbssamarbejdet b de internt og eksternt Anden del af indkłbsstrategien omhandler dels det interne samarbejde p tv rs af afdelingerne og dels det eksterne samarbejde, der foreg r via tilslutning til diverse indkłbsnetv rk. Udbuddet af f.eks. driftsopgaver og tjenesteydelser er i dag placeret i de enkelte forvaltninger og delvist p indkłbskontoret. Samspillet mellem indkłbskontoret og de enkelte forvaltninger kr ver 8
derfor en systematisk arbejdsgang for at sikre, at politiske og lovgivningsm ssige beslutninger indarbejdes i udbuddet, og at arbejdsgangene er effektive. Derudover skal samarbejdet og koordineringen ledelsesm ssigt forankres, og kendskabet til Randers Kommunes interne retningslinjer og politikker łges yderligere i takt med, at de opdateres. Tiltag og M ls tninger Foruds tninger Indsatsomr der Stłrre samarbejde mellem forvaltningerne og indkłbskontoret og łget forankring og ejerskab N r forvaltningerne afholder udbud, indberettes disse til indkłbskontoret(indberetningspligt). omkring udbud og indkłb i forvaltningerne. get ledelsesfokus i forvaltningerne p udbud og indkłb. Der neds ttes 2 Erfagrupper om udbud en strategisk gruppe 5 med ledelses repr sentanter og en specialistgruppe 6 - for at s tte fokus p det interne samarbejde og vidensdeling p tv rs af organisationen omkring udbudsprocessen. Stłrre samarbejde via indkłbsnetv rk som 12-By, SKI m.m. At der afs ttes łkonomiske ressourcer til at deltage i udarbejdelsen af udbud i 12-by gruppen. Fokus p hvordan den kommunale kłbermagt kan styrkes igennem udnyttelse af 12-by samarbejdet og SKI i forhold til at gennemfłre eget udbud. get standardisering for at łge mulighederne for udbud og lette samarbejdet i 12-by, SKI m.m. 5 Den strategiske gruppe forankres i sekretariatschefgruppen. Der afholdes 2 młder rligt 6 Specialistgruppen deler viden og erfaringer p detailniveau om udbud generelt dvs. b de indenfor bygge- og anl gsomr det samt tjenesteydelser/driftsopgaver og varekłb. Gruppen holder młde 3-4 gange rligt. 9
Compliance og h ndtering af leverandłrer samt indkłb i hverdagen Tredje og sidste del af strategien fokuserer p den decentrale indkłber og leverandłrerne. Den del af indkłbsstrategien fokuserer p samspillet mellem indkłbskontoret, de decentrale indkłbere og dennes ledelse. Tiltag og M ls tninger Foruds tninger Indsatsomr der Skabelse af en łget tilfredshed med indkłbsomr det hos de decentrale indkłbere. Fortsat dedikering af ressourcer til support og oplysning. Fortsat villighed og tid hos de decentrale indkłbere (og deres ledere) til lłbende uddannelse, tr ning og brug. Prioritering og accept af indkłb som et centralt administrativt omr de hos de decentrale indkłbere. Decentrale indkłbere deltager i kurser i E-handel. Nyhedsbrevet Indkłbsbloggen udarbejdes med cases og statistikker lłbende. Dette giver h ndgribelige eksempler p forskellen ved at handle indenfor eller udenfor aftale. Derved skabes fokus p vigtigheden af overholdelse af Randers Kommunes aftaler. At ledere sikrer sig at alle ansatte, som besk ftiger sig med indkłb l ser indkłbsbloggen. Forbedring og effektivisering af E-handels- og łkonomisystemet via samarbejde med KMD. 10
ge brugen af e-handel. Decentralt ledelsesfokus p e-handel. En forst else for og en accept af at der eksisterer interessekonflikter mellem forvaltningernes specielle behov og m ls tninger om effektivisering standardisering af indkłbet, get dokumentation og information af det v rdiskabende indkłb igennem analyser i Indkłbsbloggen. Book en analyse - Afdelinger kan p omr der fra Indkłbsbloggen(f.eks. Toner) bestille en analyse af deres forbrug inklusiv en total rsoms tning med kommentarer. Book en indkłbsmedarbejder - At der ops ttes en ordning hvor decentrale indkłbere kan booke en indkłbsmedarbejder p udvalgte dage, som kommer ud p afdelingen og viser, hvor aftalerne findes, hj lper med e- handel og de problemer der m tte v re fra brugerens eget arbejdssted. get overholdelse af aftaler fra leverandłrernes side i forhold til hvilke varer de s lger Randers Kommune. Hłjere grad af monitorering af leverandłrer. Overv gning og dokumentation af leverandłradf rd via SAS. Det skal sikres, at de enkelte decentrale indkłbere ikke kłber produkter af en bedre kvalitet end nłdvendigt (tilstr kkelighedsprincippet). At der aktivt p indkłbskontoret og i forvaltningerne dels tages stilling til de minimumskrav, der indfłres i udbuddene og dels at der tages stilling til de egentligt indkłbte varer p dagsbasis ud fra en "nice to have"/"need to have" betragtning. F rre leverandłrer og łget standardisering. Nye indkłbsaftaler bliver som udgangspunkt obligatoriske. get ledelsesfokus p hvad der indkłbes. 11
Optimering af processer i forbindelse med leverandłrbetaling og support og vejledning. Optimering af processer i forbindelse med leverandłrbetaling og support af e-handels- og łkonomisystemet (KMD-Opus) 12
Bilag 1 - Politisk og lovgivningsm ssigt fundament Udbudsomr det er reguleret af en r kke love og direktiver: Tilbudsloven (lovbekendtgłrelse nr. 1410 af 7. december 2007) Udbudsdirektivet (2004/18/EF) Kontrolloven (L492/2010 jf. EU direktiv 2007/66/EF) Udbudsomr det er derudover reguleret af en r kke interne retningslinjer herunder: Indkłbs- og udbudspolitikken for Randers Kommune Retningslinjer for udbud og udlicitering af driftsopgaver Retningslinjer for udbud p bygge- og vedligeholdelsesopgaver Udbudsstrategien for kommunale driftsopgaver 2011-2013 Udbudsstrategi og plan for IT-opgaver Derudover ligger der en r kke beslutninger i diverse dokumenter/sager, som har betydning for n rv rende indkłbsstrategi: Indkłbsstrategien for perioden 2009-2010 Serviceeftersyn af indkłb og udbud Budget 2011-2014 herunder is r spareforslag 9003 om łget styring p indkłb af varer og tjenesteydelser Analyse af grłn profil for indkłbsaftalerne beslutning om tiltag er udsat til sommer 2011 jf. direktionsbeslutning d. 26. august 2010. Analyse af grłn profil p bygge- og anl gsomr det. Miljł og teknik forventer analysen gennemfłrt i 2011 Forslag om anvendelse af uddannelsesklausuler i forbindelse med udbud Tiltag p indkłbs- og udbudsomr det 13