Knowledge Communication Lab, Århus Universitet KIC-afrapportering Afrapportering af: Kvalificerende forprojekt til etablering af læringsrepositoriet Knowledge and Information Community KIC Morten Pilegaard, Peter Steffensen og Lene Lund 10/08/2009
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 2. Abstrakt... 3 3. Projektbeskrivelse... 4 4. Projektforløb... 6 a. Brugerinddragelse... 7 b. Vurdering af projektforløbet... 8 5. Formidling af KIC-projektet... 9 6. Projektresultater... 10 a. Evaluering af projektresultater... 10 7. Konklusion... 12 1
1. Indledning Dette dokument indeholder afrapportering af forprojektet med titlen: Kvalificerende forprojekt til etablering af læringsrepositoriet Knowledge and Information Community KIC, også omtalt som KICprojektet, KIC eller repositoriet. Dokumentet opfylder DEFF s formelle krav til projektafrapportering og giver et samlet overblik over projektets forløb og resultat. Projektets resultat består - udover denne rapport - af en research- og brugerinddragelsesfase, en omfattende kravspecifikation og brugerfladebeskrivelse for LR et inkl. brugerfladeeksempler samt en faseinddelt projektplan for den videre implementering, forankring og udbredelse af KIC-projektet. Projektgruppen har derfor valgt at opdele afrapporteringen i to dele: 1. Den formelle afrapportering af KIC-projektet (dette dokument) 2. En samlet rapportering af KIC-projektets resultater (dokumentet KIC-knowledge and Information Community. Baggrund, foranalyse og kravspecifikation samt projektplan for implementeringen af læringsrepositoriet KIC. ) Dermed vil læseren af hvert dokument få et mere sammenhængende billede af hhv. projektforløbet og projektets kontekst, resultater og deres betydning for det videre arbejde med KIC-projektet. Herunder indledes først med et abstrakt over det samlede projekt. Derefter gives en kort introduktion til KIC-projekts baggrund, formål og forventede resultater. Dernæst gives en beskrivelse af projektforløbet især af hvordan brugerinddragelsen er forløbet. Der redegøres for projektets formidling, og derefter redegøres der for de vanskeligheder, der er opstået undervejs. Til sidst opsummeres i en samlet evaluering af projektet. 2
2. Abstrakt Formålet med dette kvalificerende forprojekt er at forberede udviklingen af et generisk læringsrepositorie, Knowledge and Information Community (KIC). Repositoriet indeholder læringsobjekter (LO er), som er digitale læringsressourcer, og kan støtte udviklingen af en infrastruktur for videndeling og e-lærings. Herigennem løses desuden vigtige forudsætninger og udfordringer omkring udvikling af og adgang til digitale læringsressourcer, som i dette forprojekt anskues med udgangspunkt i aktuelle problemstillinger for uddannelsesinstitutioner i regi af Nye Institutioner (NI). KIC-forprojektet har afdækket udfordringer og muligheder i forbindelse med opbygning af et repositorie for digitale læringsobjekter igennem brugerinddragelse og research på internationale erfaringer med repositorier. Brugerinddragelsen er sket igennem fokusgruppeinterviews med repræsentanter fra de tre faggrupper: Bibliotekarer, undervisere og it-medarbejdere. Derigennem er der blevet defineret en række væsentlige krav til repositoret om bl.a. tilgængelighed, fleksibilitet og langtidsholdbarhed af indholdet samt anvendelse af SCORM-standarden. Sammen med brugernes input til den organisatoriske kontekst, har det resulteret i en kravspecifikation inkl. brugerfladebeskrivelse for repositoriet. Derudover har forprojektet resulteret i en projektplan for fase 2, som i tillæg til teknisk udvikling består af caseimplementering af repositoriet samt en omfattende evaluering. Evalueringen skal bl.a. omfatte drift og udvikling, organisering, didaktik og læring samt politiske aspekter og lede hen imod en anbefaling om igangsættelse af fase 3. Forprojektets anbefaler samlet en løsning, hvor biblioteket indtager en central rolle i tæt samspil med de faglige miljøer som organisator af specialiseret netbaseret viden forankret i LO er. LO erne indlægges i et nationalt repositorie. Dermed støttes en udvikling, der optimerer uddannelsesbibliotekernes mulighed for at opfylde de krav, der stilles til fremtidens biblioteksfunktion. Med igangsættelse af KIC-projektets fase 2, kan NI adressere både de overordnede udviklingstendenser, der tegner sig for bibliotekssektoren som helhed, og de særlige udfordringer NI står over for. NI og DEFF kan gennem inddragelse af bibliotekernes kompetencer og viden bidrage til at løfte en række centrale og store udfordringer også blandt de videns- og uddannelsesinstitutioner, der i øvrigt er omfattet af DEFF. 3
3. Projektbeskrivelse Baggrunden for projektet med KIC er behovet for at optimere, genbruge og kvalificere arbejdsprocesserne omkring digitale LO er og i forbindelse hermed give bibliotekerne på nye institutioner under DEFF en central faciliterende rolle i tæt samspil med læringsmiljøerne. Et læringsobjekt er - helt overordnet - en digital ressource, der kan bruges og genbruges til at skabe læring. Formålet med dette kvalificerende forprojekt er at forberede udviklingen af et generisk læringsrepositorie, Knowledge and Information Community (KIC). I fase 2 udfoldes forprojektet på casebasis via etablering af eksemplariske institutionelle repositorier på to udvalgte institutioner. Fase 3 består i udrulning af de institutionelle repositorier bredt i caseorganisationerne og nationalt. Et læringsrepositorie er en samling af digitale læringsressourcer, som er klassificerede, søgbare og lever op til internationale teknologiske standarder for metadata og genanvendelighed. Underviserne er både producenter og rekvirenter af LO er, som kan anvendes i forbindelse med f.eks. en institutions eget Learning Management System (LMS). LO erne kan genbruges og videreudvikles og bliver dermed elementer i en dynamisk videndeling mellem undervisere og mellem videninstitutioner inden for et givet fagområde. Formålet med forprojektet har været at forberede udviklingen af et læringsrepositorie, som ikke alene håndterer de materialer og ressourcer, bibliotekerne traditionelt har formidlet, men derudover en bred vifte af digitale læringsressourcer, herunder lyd, video, tests, øvelser, demonstrationer, spil etc. Det vil placere biblioteksfunktionen som en central bidragyder i uddannelsesinstitutionernes produktion, formidling og deling af viden. Samtidig er det udgangspunktet, at biblioteksfunktionen spiller en væsentlig rolle med bl.a. at organisere, klassificere og kvalitetssikre LO erne, men også med at varetage rettighedshåndtering samt rekvirere nye LO er fra og vejledning af underviserne. Biblioteksfunktionen bliver dermed en central aktør i institutionens videnproduktion, videndistribution og it-infrastruktur. 4
KIC-forprojektet har afdækket udfordringer og muligheder i forbindelse med opbygning af et repositorie for digitale LO er igennem brugerinddragelse og research på internationale erfaringer med repositorier. Resultaterne er viden om brugergruppernes ideer til og tanker om et repositorie. En viden som konkret omsættes i en kravspecifikation for et repositorie samt en projektplan for fase 2 og et forslag til fase 3. Projektet omkring KIC er et samarbejde mellem en gruppe bestående af DEFF Nye Institutioner ved Niels Jensenius i samarbejde med Knowledge Communication Lab og Handelshøjskolens techtransenhed TermShare A/S, Handelshøjskolen i Århus, Århus Universitet. 5
4. Projektforløb Den oprindelige tidsperiode for fase 1 af KIC-forprojektet var fra november 2008 til maj 2009. Grundet et sent svar på ansøgningen og et tidskrævende arbejdet med brugerinddragelse har den reelle tidsplan set sådan ud: Januar - februar 09: Projektopstart Etablering af projektgruppe Indledende research Marts - maj 09: Dialogmøder i projektgruppen Litteraturgennemgang og undersøgelse af de bedste 2-3 systemer på området mhp. at etablere international best practice Udarbejdelse af foreløbig specifikation incl. brugerfladeskitse og funktionsbeskrivelse samt beskrivelse af de centrale, mest komplekse dele af brugerfladen Fokusgruppeinterviews med brugerrepræsentanter med udgangspunkt i den foreløbige specifikation Udarbejdelse af kravspecifikation og validering af denne via gennemlæsning og dialog med repræsentanter fra alle centrale brugergrupper Udarbejdelse af endelig kravspecifikation og brugerfladebeskrivelse på grundlag af brugerinput Juni-juli 09: Udarbejdelse af faseinddelt projektplan for det videre arbejde Afrapportering 6
a. Brugerinddragelse Brugerinddragelsen er sket igennem dialog i projektgruppen såvel som igennem en række fokusgruppeinterviews med centrale brugergrupper. Formålet var, at inddrage brugerne tidligst muligt og bruge deres input til at opsætte en række rammer for KIC et som grundlag for en brugerdrevet udviklingsproces. I afsnittet herunder redegøres der for, hvilke deltagere, der har medvirket i interviewene, samtidig med at den anvendte metode skitseres. Herefter samles op på de hovedemner brugernes feedback faldt inden for. Udvalgte brugergrupper For at belyse de forskellige behov KIC skal dække, er der udført interviews med en række fokusgrupper. Deltagerne i fokusgrupperne kunne komme fra de centrale brugergrupper, som blev identificeret i ansøgningen: Biblioteksfunktionen Undervisere It-funktioner samt Udviklere af LO er Studerende Igennem dialog med projektgruppen og arbejdet med den indledende kravspecifikation, blev det besluttet at fokusere på de tre førstnævnte brugergrupper. Det var ikke umiddelbart muligt at finde frem til udviklere af LO er i regi af Nye Institutioner, til dels fordi det rent praktisk er underviseren selv, til dels fordi en sådan funktion ikke eksisterer inden for Nye Institutioner. Studerende blev udeladt fra forprojektet, da vi i det indledende oplæg til kravspecifikation så undervisere og bibliotekarer som primære brugere. De studerende anses i stedet for primære brugere af deres institutions LMS/Courewaresite og vil skulle tilgå KIC s LO er derigennem. Der er gennemført fokusgruppeinterviews med repræsentanter fra de tre faggrupper: Bibliotekarer, undervisere og it-medarbejdere fra Nye Institutioner hhv. Professionshøjskolen Metropol (tidl. Frederiksberg Seminarium m.fl.) og VIA Holstebro. Dertil kommer et enkelt interview med bibliotekarer fra Aalborg Universitetsbibliotek (AUB) for at få en universitær vinkel med. 7
b. Vurdering af projektforløbet Forprojektet er i store træk forløbet, som beskrevet i ansøgningen. De mindre afvigelser, der har været, har drejet sig om projektopstarten, udarbejdelsen af den foreløbige kravspecifikation og omfanget af brugerinddragelsen. Eftersom ansøgningen blev imødekommet december 2008, blev den projektopstart, som var planlagt til i november, først blev indledt i januar 2009. Derefter blev arbejdet med research på nationale og internationale erfaringer igangsat. Et arbejdet, som i første omgang skulle resultere i en indledende kravspecifikation samt en række antagelser omkring brugergrupper, rollefordeling og andre centrale aspekter ved KIC og dermed give grundlag for at præsentere foreløbige, men kvalificerede løsningsmodeller i forbindelse med brugerinterviewene. Det var en betydelig opgave, der skulle gennemføres på på kort tid, men da det var en betingelse for at brugerinddragelsen kunne igangsættes, var det vigtigt at gennemføre denne opgave effektivt, hvilket lykkedes. Grundet travlhed hos projektdeltagerne blev det første møde i projektgruppen gennemført medio marts. Det var en fordel i forhold til arbejdet på den indledende kravspecifikation, men satte samtidig det videre forløb under pres. Projektgruppemødet var væsentligt for at få nødvendigt input fra de øvrige projektdeltagere og i forhold til at igangsætte brugerinddragelsen. På mødet blev der taget mange vigtige beslutninger omkring det videre forløb, herunder en arbejdsfordeling for at finde interesserede brugerrepræsentanter, og en helt konkret plan for fokusgruppernes forløb. Det lykkedes på tre institutioner at finde i alt 19 brugerrepræsentanter fra tre udvalgte brugergrupper samt at gennemføre brugerinddragelsen næsten præcis som ønsket. En udfordring var koordinering af de opfølgende interviews, men større var udfordringen med at opsamle og hurtigt omsætte det meget omfattende brugerinput, som interviewene resulterede i. Da der kun var ca. en måned mellem 1. og 2. Interviewrunde var der et stort tidsmæssigt pres. Det vurderes dog, at den tidsmæssige begrænsning skærpede fokus på de væsentligste problemstillinger, og at det i sidste ende lykkedes at få så meget og værdifuldt input fra brugerrepræsentanterne som muligt. 8
I kølvandet på de planlagte brugerinterview, blev der afholdt en temadag, som både tjente som formidling af projektet og som en ekstra dialog med brugerrepræsentanter inden det endelige arbejde med afrapportering skulle afsluttes. På trods af at det ikke mindskede arbejdspresset, gav temadagen også meget konstruktiv feedback, som bekræftede og præciserede en række antagelser og perspektiver på problemstillinger omkring KIC. Samlet set vurderes det, at selv om brugerinddragelsen var langt mere omfattende end først antaget, så har den grundige tilgang væsentligt styrket forprojektets resultat. 5. Formidling af KIC-projektet KIC-projektet er blevet formidlet på flere måder. Brugerinddragelsen i form af fokusgruppeinterviewene er i sig selv også en formidlingsaktivitet, idet de involverede brugergrupper opnår en stor viden om KICprojektet. Derudover er der information om projektet på KCL s hjemmeside og DEFF s wiki. Den 23. juni 2009 har KIC-projektgruppen afholdt en temadag om KIC-projektet. Til Temadagen blev undervisere, bibliotekarer og andre interesserede inviteret til en præsentation af projektet og temabaserede diskussioner af de af de vigtigste aspekter ved LR et. Der deltog ti meget engagerede undervisere, bibliotekarer og konsulenter fra meget forskellige dele af undervisningsverdenen og erhvervslivet. Det var en udbytterig dag for både KIC-projektgruppen og deltagerne, som har givet meget positivt feedback, og alle har udtrykt interesse for at følge projektets videre færd. Der er desuden planlagt en artikel i DF-revy om forprojektets resultater. 9
6. Projektresultater En samlet rapportering af KIC-projektets resultater gives i dokumentet KIC-knowledge and Information Community. Baggrund, foranalyse og kravspecifikation samt projektplan for implementeringen af læringsrepositoriet KIC. I forhold til denne samlede rapport af projektforløbet gives herunder en vurdering af projektresultaterne. a. Evaluering af projektresultater Det kan i sagens natur være vanskeligt at vurdere resultaterne af forprojektet, i det de jo først står sin prøve, når caseimplementeringen i fase 2 igangsættes. Det er dog muligt at identificere faktorer, som påvirker resultaterne, ligesom det er muligt at se på styrker eller svagheder ved disse resultater. Alene den faktor at brugerinddragelsen er valgt som grundlag for forprojektet, er en styrke for projektet. I samspil med research på tidligere erfaringer med repositorier har det med den indledende kravspecifikation været muligt at opstille et udgangspunkt, som brugerrepræsentanterne har kunnet forholde sig til. Havde brugerne så blot bekræftet indholdet af den indledende kravspecifikation, ville denne tilgang ikke have bidraget yderligere. Men respondenterne har alle været meget engagerede i deres deltagelse og er kommet med kvalificeret input i et omfang, som langt har oversteget forventningerne. Den måde interviewene er gennemført på og de gode respondenter har tilsammen været en styrke for forprojektets resultater. I vurderingen af projektets resultater kan man desuden se på, hvor mange spørgsmål, forprojektet besvarede. For selv om forløbet har resulteret i en kravspecifikation, projektplaner m.m., og selv om brugerinddragelsen har svaret på mange flere spørgsmål, end der blev stillet, har forløbet også rejst en lang række, endnu ubesvarede, spørgsmål. Det er f.eks. i forhold til håndtering af ophavsrettigheder, hvordan opgavefordelingen mellem underviser og bibliotekar præcist skal være samt en række problemstillinger omkring organisering, produktion af LO er m.m. Vi ser det som en stor fordel, at disse emner er blevet synliggjort allerede nu. De ubesvarede spørgsmål kan og bør besvares, og det vil der blive arbejdet på undervejs i caseimplementeringen i fase 2. 10
Som nævnt i vurderingen af projektforløbet, er tiden en væsentlig faktor, som sætter begrænsninger for resultaternes omfang, og for hvor gennemprøvede de er. De gælder både for arbejdet med at undersøge andre systemer og eksisterende litteratur, brugerinddragelsen, den tidlige tekniske udvikling og opsamlingen af bl.a. organisatoriske og ledelsesmæssige aspekter i forhold til KIC. Når brugerinddragelsen eksempelvis giver så omfangsrigt et resultat, som det har været tilfældet, er der endnu flere problemstillinger af både teknisk og ikke-teknisk art at tage stilling til og søge supplerende viden om. Det har der i nogle tilfælde ikke være tid til, og projektgruppen har følgelig måttet prioritere. Selv om de tidsmæssige begrænsninger har præget forprojektet, er det en klar styrke for projektets resultater, at der hos KCL er stor erfaring med at gennemføre projekter af denne art. KCL kan trække på sine erfaringer, både som del af en uddannelsesinstitution og som en enhed med adskillige års erfaring med udvikling af systemer til videndeling. Det er derfor lykkedes, på meget kort tid, at omsætte meget store mængder af input til konkrete forslag til funktionalitet i repositoriet. Og her er det en væsentlig positiv faktor, at KCL har erfaring med den brugerdrevne udviklingsproces. Det er ligeledes en styrke for forprojektet, at KCL, VIA University College, Professionshøjskolen Metropol og DEFF-NI, alle har kunnet bidrage med forskellige perspektiver på KIC-projektet. 11
7. Konklusion Projektet er i store træk forløbet som forventet i udgangspunktet. Afvigelser, som er affødt af både et øget tidspres og et meget omfattende brugerinput, har samlet set styrket projektet. På baggrund af research og en omfattende brugerinddragelse har forprojektet nået sit mål med at forberede udviklingen af det generisk læringsrepositorie, KIC. Forprojektet har afdækket udfordringer og muligheder i forbindelse med opbygning af et repositorie for digitale LO er og opnået viden om både tekniske, organisatoriske og ledelsesmæssige perspektiver. Resultatet er en kravspecifikation og brugerfladebeskrivelse for KIC samt en projektplan for fase 2. For en uddybet konklusion på KIC-forprojektet henvises til dokumentet KIC-knowledge and Information Community. Baggrund, foranalyse og kravspecifikation samt projektplan for implementeringen af læringsrepositoriet KIC. 12