Rebild september 2013 Kontrakt 2013-15 Center Pleje og Omsorg Overordnet kontrakt, herunder myndighed, hjælpemiddeldepot og servicefunktion Indledning Kontraktstyring er valgt som det samlede styringsprincip for alle institutioner, centre og afdelinger i Rebild Kommune. Vi tror på at beslutninger og dispositioner bedst træffes tæt på borgerne og brugerne. Det indebærer som overordnet styringsprincip, at det er tilstræbt at tillægge institutionsledelse mv. så store kompetencer det findes muligt og realiserbart i forhold til balance mellem decentral styring og centralt overblik. Formålet med kontraktstyring er: At brugeren/borgeren sættes i centrum for den kommunale opgaveløsning. At alle bidrager til fællesskabet inden for rammerne af de fælles politikker, retningslinjer og beslutninger. At tildelingen af fuld kompetence indenfor budgetrammen og de givne politikker til kontraktholder omsættes til levering af de bedste løsninger på institutionsniveau. At sikre en optimal ressourceanvendelse og økonomisk tankegang i organisationen ved at etablere en tæt sammenhæng mellem ansvar, kompetence og konsekvens i de daglige dispositioner. At styrke den decentrale ledelse og medarbejdertilfredsheden, ved at tydeliggøre kontraktholderens ansvar for den enkelte institutions mål, rammer og udvikling. At indarbejde kvalitetsstyring i den daglige dialog mellem politikere, forvaltning og institution, og på den måde at bidrage til den forsatte udvikling af den kommunale service. Side 1 af 11
Grundlæggende værdisæt for kontraktstyringen Del af helheden i Rebild Kommune er alle en del af en helhed. På den baggrund forventes det, at institutionerne arbejder sammen for at nå kommunens prioriterede kontraktmål og de ønskede kommunale serviceydelser inden for den fælles økonomiske ramme. Prioriteret fokus på effekt mere fokus på effekt frem for proces fremmer innovation og nytænkning. De overordnede politiske målsætninger for kommunen har første prioritet, men de procesrelaterede ideer og innovative tiltag, der skabes ud fra kontraktstyringens metodefrihed i de enkelte institutioner, deles til gavn for hele organisationen. Decentral ledelse styrkelse af medarbejdernes kompetencer ved at tildele ansvaret for den daglige drift til de enkelte institutioner. Dialogbaseret kontraktstyring tæt dialog mellem det politiske niveau og driftsniveauet. Det tætte samarbejde gør det muligt for politikerne at følge med i den løbende udvikling for kontraktmålene, og under hvilke vilkår de udføres i de enkelte institutioner. Dynamiske kontrakter mulighed for differentierede kontraktmål efter områder, og løbende justeringer af disse i løbet af kontraktperioden. Udvidet kontraktstyring effekten af indsatsen prioriteres og følges løbende via kontraktmålene. Dette hierarki af kontraktmål har til formål at tydeliggøre kontraktholders primære ansvarsområde og sætte fokus på udviklingen heraf. Hvis det er muligt, inddrages eksisterende kvalitetsrapporteringer (f.eks. kvalitetskontrakter) i forbindelse med kontraktmålene. Økonomisk ramme Himmerlandshave ældrecenter har følgende budget for 2013: Drift: 309.233 Løn: 14.351.111 Budget til servicefunktionen afholdes af de pågældende boligforeninger, der køber vedligeholdelsesopgaverne af Rebild Kommune. Der sendes regninger til øvrige Centre for udførelse af serviceopgaver. Side 2 af 11
Delstrategi og kontraktmål A) Fælles center mål Mål Indsats Handling Ansvarlig Effekt Plan for proces og evaluering Økonomi og økonomistyring Sygefraværet reduceres Center Pleje og Omsorg har for nuværende en solid Nedbringelse af sygefraværet 1. Afholdelse af omsorgssamtaler med sygemeldte medarbejdere Distriktslederne, funktionsledere til 4,5% for hele Center Pleje og Omsorg Der udarbejdes løbende opgørelser økonomi og har en stram styring af samme. Der ses 2. Afholdelse af nærværs samtaler med medarbejdere, som ikke har og køkkenleder over sygefraværet. Den enkelte dog et fortsat behov for at været sygemeldte i mere end 24 distriktsleder sikre sammenhængen modtager en gang måneder. mellem indtægter og månedligt en udgifter. Ledergruppen i Center Pleje og Omsorg vil medvirke til at skabe en troværdig økonomi og sikre de bedste betingelser for budgetoverholdelse. reminder på opfølgningsfokus. Indsatserne drøftes som fast punkt på MED. En gang årligt drøftes indsatsen med Det er kontraktholdernes Sundhedsudvalget Side 3 af 11
ansvar at sikre, at der løbende arbejdes med optimering og effektiviserig i driften således at der sikres budgetoverholdelse, og at dette sker i et samarbejde med medarbejderne. Lokale Lokale Lokale lokale Udvikling af ledelsestilsyn 1. Der udarbejdes beskrivelser af det enkelte kontraktholderområdes praksis for håndtering af økonomi. 2. Der udføres kvartalsvis ledelsestilsyn på fem tilfældige konteringer og håndteringer af borgernes penge. Distriktslederne, funktionsledere og køkkenleder At sikre en fejlprocent i håndtering af økonomi på under 2% Lokale: Lokale: Lokale: Lokale: Den enkelte distriktsleder fremsender en gang i kvartalet kopi af udført ledelsestilsyn. Disse samles af administrationen og der udarbejdes sag til SU x en i kvartalet. Side 4 af 11
Ledelsesinformationssystemet tilpasses og udvikles. Der fastsættes kritiske faktorer på alle relevante områder. 1. Afdække muligheder for output fra Care 2. Afdække behovet for input til Care 3. vurderer alle behov for ledelsesinformation i relation til omkostninger ved administration af dette Centerchef Care konsulent Distriktslederne, funktionsledere og køkkenleder At sikre en løbende og aktuel oversigt over visiterede timer på alle niveauer og i alle grupper At sikre en løbende og Lokale: Lokale: Lokale: aktuel oversigt over alle bevilligede hjælpemidler Lokale: Der sikres løbende budgetopfølgning på alle ledelsesniveauer 1. Der udarbejdes en overordnet drejebog for proces for budgetopfølgning for Center Pleje og Omsorg. Herunder afdækkes behov for budgetoversigt og detaljeringsgrad. 2. Der afholdes månedlige budgetopfølgningsmøder med hver distriktsleder 3. Der afholdes kvartalsvise budgetopfølgningsmøder i hver Centerchef, Distriktslederne, funktionsledere og køkkenleder samt økonomikonsulent for CPO At sikre en løbende og aktuel oversigt over borgere i rehabiliteringsf orløb At sikre en løbende og aktuel oversigt over borgere i sygeplejeklinikk er. At der arbejdes med budget forcast At der er budgetoverhold distrikt med økonomiafdelingen. Lokale: Lokale: Lokale: else indenfor Lokale: en ramme af +/- 5% Der skal månedligt trækkes rapporter og det skal evalueres om krav og ønsker til statistik svarer til den genererede rapport. Der udarbejdes månedsvis budgetopfølgninger og her evalueres også på indsats og indhold. Forbrugsmål for budgettet: Ultimo marts 24% Ultimo maj 40% Ultimo sept. 72% Side 5 af 11
Rehabilitering Der skal sættes et øget fokus på den rehabiliterende indsats til borgerne i Rebild Kommune. For Center Pleje og Omsorg betyder det, at rehabilitering skal tænkes bredt og indgå i alle sammenhænge i hverdagslivet for den ældre borger. Der skal ud over den fysiske træningsindsats også fokus på styrkelse af den mentale sundhed, på at afhjælpe ensomhed og på aktivitetsindsatser. Der etableres faste samarbejdsmøder med Center Sundhed 1. Der nedsættes et samarbejdsforum, hvor der aftales processer og evalueringer for projekter. 2. Der nedsættes et tværfagligt visitationsudvalg til afklaring af ønsker om rehabiliterende hjælpemidler Lokale: Lokale: Lokal: Der iværksættes løbende kompetenceudviklingsforløb for alle medarbejdere 1. Som rotationsprojekt udarbejdes et undervisningsforløb, hvor der oparbejdes færdigheder for den enkelte medarbejder i bl.a målsætning, styrkelse af egenomsorg, recovery og sundhedsindsatser. Lokale: Lokale: Lokale: Centerchef og funktionsleder myndighed Centerchef, distriktsledere, TR og konsulent. At 75 % af alle nye borgere gennemgår et rehabiliteringsforløb At 50% af alle øvrige borgere vurderes for evt. rehabiliteringspotentiale At der inden udgangen er 2014 er gennemfør et rotationsprojekt for alle medarbejdere i CPO At minimum 30 % af sygeplejeopgaverne udføres på klinik og at ca. 40% af doseringerne er dosispakkede. At der medio 2014 foreligger en godkendt handleplan for det enkelte ældrecenter på liv i husene Rehabilitering skal være fast punkt på alle ledermøder, både de fælles i CPO samt på centre. Derforuden skal rehabilitering være fast punkt på alle MED møder og personalemøder. Der arbejdes på at gøre ældrecentrene til samlingssteder for områdets borgere, herunder øge andelen af borgere visiteret til sygepleje der behandles på klinik. 1. I et samarbejde med de frivillige på ældrecentrene udarbejdes en handleplan liv i husene 2. Alle borgere visiteret til sygepleje, visiteres som udgangspunkt til en sygeplejeklinik med mindre der Side 6 af 11 Distriktsledere og assisterende distriktsledere samt funktionsleder myndighed
er særlige forhold som taler imod dette. Lokale: Lokale: Lokale: Lokale: Strategi for Fremtidens senior og handicapservice Grundlæggende for strategien og de konkrete indsatser, der bliver sat i gang, er tilgangen til opgaverne. Center Pleje og Omsorgs tilgang er præget af: Fokus på en tidlig indsats Inddragelse af og samarbejde medborgerne, pårørende og medarbejderne Kommunikation der når borgerne og medarbejderne Samspil med omverdenen Strategien skal danne grundlag for den udvikling og Der iværksættes en proces for udarbejdelse af strategiens indhold. Processen skal være kendetegnet af at være involverende og inddragende på alle plan. Processen skal endvidere sætte fokus på synergierne mellem ældre og handicapområdet. 1. Der identificeres og beskrives op til 10 indsatsområder i strategioplægget 2. Der nedsættes tværgående arbejdsgrupper med henholdsvis medarbejdere, ledere, borgere og samarbejdsparter. 3. Der arbejdes med løbende udvikling og implementering af tiltag under strategiarbejdet Side 7 af 11 Centerchef, distriktsledere, assisterende distriktsledere, funktionsledere og 2 konsulenter Strategien skal være klar til politisk godkendelse marts 2014. Der skal frem mod 2018 beskrives konkrete indsatser og handleplaner for de i strategien beskrevne områder. Lokale: Lokale: Lokale: Lokale: Der evalueres på strategiprocessen april 2014
de tiltag, som skal præge ældre og handicapområdet i perioden 2014 2018. B) Fælles plejefaglige mål i Center Pleje og Omsorg Mål Indsats Handling Ansvarlig Effekt Plan for proces og evaluering Kvalitetssikring og opfølgning på tilsyn Center Pleje og Omsorg vil gerne at der iværksættes et udviklingsprojekt på ældrecentrene med fokus på forbedring og opfølgning vedr. de sygeplejefaglige optegnelser og medicinhåndtering. Fælles : Der sættes fokus på indberetning og opfølgning på utilsigtede hændelser 1. Der udarbejdes ny procedurer for håndtering og indberetning af utilsigtede hændelser 2. Alle medarbejdere skal inden udgangen af 2013 have modtaget undervisning i indberetning af utilsigtede hændelser 3. Der nedsættes en følgegruppe, der får til ansvar at evaluere på de samlede indberetninger, samt iværksætte tiltag og undervisning som opfølgning. Konsulent fra administration samt distriktsledere Procedurer skal være udarbejdet senest sept. 2013 Antallet af utilsigtede hændelser skal reduceres med 5% årligt Lokale: Lokale: Lokale: Lokale: 2 gange årligt givestilbagemelding til ledergruppen. Der etableres faglige ledelsestilsyn på alle ældrecentre 1. Der udarbejdes procedurer for udførelse af ledelsestilsyn 2. På hver ældrecenter udføres hvert kvartal et fagligt ledelsestilsyn på 3 borgere 3. Inden udgangen af 2014 skal der være etableret samme dokumentationspraksis i hjemmeplejen som på centrene. 4. Fra 2015 udføres faglige ledelsestilsyn både i hjemmeplejen og på centrene. Centerchef, Distriktsledere og assisterende disktriktsledere Antallet af fejl i dokumentation og medicinhåndtering skal være mindre end 5% Den enkelte distriktsleder fremsender en gang i kvartalet kopi af udført ledelsestilsyn. Disse samles af administrationen og der udarbejdes sag til SU x en i kvartalet. Side 8 af 11
Lokale: Øget fagligt fokus Der er i de seneste år sket en stigende opgaveoverdragelse fra region til kommuner, det udfordre plejepersonalet idet de kendte arbejdsgange og handlemønstre ikke længere slår til i løsning af opgaverne. Der ses derfor i center Pleje og Omsorg et stort behov for at udvikle kompetencer hos medarbejderne i henhold til løsning af mere komplekse opgaver. Der iværksættes nødvendige kompetenceudviklingsforløb til alle medarbejdergrupper. Kompetenceudvikling tager først og fremmest udgangspunkt i intern læring og udvikling på tværs af ældrecentrene / handicapområdet. Det er en forudsætning at opnåelse af ny viden eksternt videreformidles internt. 1. Der iværksættes et videreuddannelsesforløb for sosuassistenter som rotationsprojekt 2. Det allerede igangsatte efteruddannelsesforløb for sosuhjælpere færdiggøres 3. Der iværksættes iv kursus for sygeplejersker samt kompetenceudvikling i relation til deltagelse i projekter som f.eks den ældre medicinske patient, telemedicinsk sårbehandling og Tele Care Nord. Uddannelsesansvarlig konsulent, og distriktsledere Senest med udgangen af 2013 skal der være etableret plan for efteruddannelse af sosuassistenter, der skal afvikles forår 2014. Lokale: Lokale: Lokale: Lokale: Drøftes løbende på uddannelsesmøderne. C) Lokale mål for Himmerlandshave Ældrecenter Mål Indsats Handling Ansvarlig Effekt Plan for proces og evaluering Kvalitetssikring i opgaveløsningen Lokale: Lokale: I forbindelse med ledelsestilsyn, Rehabilitering, fremtidens senior og handicap service og opfølgning på diverse tilsyn, vil der være et øget fokus på kvalitetssikring i Lokale: G.R.U.S. (GruppeUdviklingsSamtaler) vil have et øget fokus på kvalitetssikring. Der udarbejdes handleplan i distriktet i samarbejde med medarbejderne for at sikre at målet nås. Yderligere vil behovet for den enkeltes kompetenceudvikling blive afdækket ved Side 9 af 11 Antallet af fejl i dokumentation og medicinhåndtering skal være mindre end 5% fremsender en gang i kvartalet kopi af udført ledelsestilsyn.
Økonomi opgaveløsningen. Projekt Mobil Care Introduktion I distriktet sikres en åbenhed omkring proceduren for opfølgning af sygefravær/nærvær. Distriktet vil være kendt for en fleksibel og individuel tilgang i opfølgningen af sygefraværet. afholdelse af M.U.S. (MedarbejderUdviklingsSamtaler) i 2014 Himmerlandshave ældrecenter indgår i projekt med mobile tablets i efteråret 2013. Formålet med projektet er et kvalitetsløft i dokumentationen samt effektivisering. I forbindelse med at der udarbejdes en fælles central introduktion til nye medarbejdere, vil der være behov for at justere på den introduktion der foregår decentralt i distriktet. Dialog omkring indsatsen på møder Der findes individuelle tiltag og løsninger med udgangspunkt i Rebild kommunes mange tilbud til medarbejderne. I Lokal MED og ved G.R.U.S. vil der være dialog omkring tiltag for langtidsfriske Kvalitetssikring i opgaveløsningen. At sikre et godt og rummeligt arbejdsmiljø. Sikre den fremtidige rekruttering af nye medarbejdere Opstart primo november 2013 I distriktet sikres fortsat fokus på styring af økonomien. sikrer at både langtids og korttidsplanlægningen er i balance jf. BUM At der er budgetoverholdelse indenfor en ramme af +/- 5% Generelle og specielle kontraktvilkår Kontrakten indgås mellem Sundhedsudvalget og lederen af kontraktenheden. Der er tale om en gensidig, forpligtigende aftale, som tilkendegiver, hvilke særlige mål og krav der stilles til kontraktenheden samt de vilkår, hvorunder kontraktenheden skal arbejde i kontraktperioden. Det er Rebild Kommune, der har det juridiske og bevillingsmæssige ansvar. Kontraktstyring i Rebild Kommune er asymmetrisk forstået således, at Byrådet altid har kompetence til at ændre på de grundlæggende vilkår og styringsprincipper. Side 10 af 11
Der er løbende dialog mellem kontraktholder, Sundhedsudvalget og centret hvor det er muligt at revidere og udvikle kontrakten. Formålet med den løbende revidering er at styrke sammenhængen med aktuelle politiske prioriteringer, tage de nødvendige hensyn til aktuelle muligheder og vilkår for kontrakrenheden og styrke sammenhængen til den overordnede strategi for Rebild Kommune. Ledelsens ansvar og kompetence Kontraktholder: Er selv ansvarlig for at tilrettelægge den daglige drift i kontraktenheden, indenfor den politiske ramme og en økonomisk ramme. Med andre ord har kontraktholder bl.a. ansvaret for personalet og kan ansætte og sfskedige og prioritere arbejdsfordelingerne internt. Tjenestemænd udgør dog en særlig gruppe og er undtaget fra de generelle regler. Er ansvarlig for budgetoverholdelse og den decentrale økonomistyring. Har indenfor rammerne frihed og fleksibilitet til at nå kontraktenhedens målsætninger på deres egen måde og er forpligtet på, at indgå i tværgående mål i Centret / Rebild Kommune. Side 11 af 11