Til Ældre- og Handicapudvalget Sagsnr./Dok.nr. 2016-071827 / 2016-071827-1 Økonomiafsnittet. Ældre- og Handicapforvaltningen Storemosevej 19 9310 Vodskov Init.: LOEK 01-02-2017 Årshjul for budgetlægningen for 2018 i Ældre- og Handicapforvaltningen Notatet skitserer den generelle procedure og tidsplan for Ældre- og Handicapforvaltningens arbejde forud for vedtagelsen af budget 2018. Byrådet har på sit møde den 23. januar 2017 godkendt Plan- og budgetprocedure 2018-2021 og forslag til Model og proces for moderniserings- og effektiviseringsprogram (B2018) i Aalborg Kommune. Årshjulet for budgetlægningen for 2018 i Ældre- og Handicapforvaltningen tager udgangspunkt i den overordnede budgetprocedure for Aalborg Kommune. Fokusområder for budgetlægningen I forbindelse med Økonomiaftalen for 2017 mellem KL og regeringen er det aftalt, at der skal udarbejdes et fælles flerårigt moderniserings- og effektiviseringsprogram. Med programmet sættes rammerne for et samarbejde, der skal understøtte kommunerne i at udvikle og modernisere den kommunale service inden for stramme økonomiske rammer og sikre et styrket lokalpolitisk råderum til at kunne prioritere til gavn for borgerne. Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet skal årligt frigøre 1 mia. kr., heraf skal 0,5 mia. kr. frigøres til prioritering bredt i den offentlige sektor, mens 0,5 mia. kr. forventes at tilfalde kommunerne. De konkrete tiltag aftales i forbindelse med drøftelserne af kommunernes økonomi for 2018. Et særligt fokusområde ved budgetlægningen for 2018 vil derfor være udarbejdelse af et katalog med moderniserings- og effektiviseringsforslag. Magistraten har fastsat et måltal for moderniserings- og effektiviseringskataloget svarende til 1% af kommunens serviceudgifter, hvilket betyder, at der skal tilvejebringes omstillings- og moderniseringsforslag svarende til besparelser for i alt 85,8 mio. kr. Herved indfries kravene fra Økonomiaftalen for 2017 mellem KL og regeringen og kravet om nulvækst i serviceudgifterne i 2018 aftalt i forbindelse med Aalborg Kommunes budget 2017, samtidig med at der frigøres yderligere ressourcer til omstillinger prioriteret af Byrådet. Reduktionen fordeles mellem udvalgene efter den sædvanlige fordelingsnøgle, hvilket indebærer, at Ældre- og Handicapforvaltningen skal finde besparelsesforslag for ca. 26,7 mio. kr. Beløbet fordeles mellem forvaltningens sektorer som følger: Serviceydelser for ældre 17,3 mio. kr. Tilbud for mennesker med handicap 8,4 mio. kr. Myndighedsopgaver og administration 1,0 mio. kr. Som tidligere år skal der også udarbejdes et katalog med forslag til nye initiativer inden for drift og anlæg. Henset til en forventet stram Økonomiaftale for 2018 mellem KL og regeringen må det økonomiske frirum til nye initiativer imødeses at blive meget begrænset, hvorfor det foreslås, at udvidelsesforslagene skal følges op af forslag til reduktioner, der som minimum skal modsvare de driftsrettede udvidelsesforslag. Det foreslås, at udvidelsesønsker, hvis økonomiske konsekvens ikke overstiger 500.000 kr., ikke skal indgå som budgetforslag, men i stedet finansieres inden for de eksisterende økonomiske rammer. Af Plan- og budgetprocedure 2018-2021 fremgår det, at prioriteringsmaterialet skal afleveres ad flere omgange. Således skal moderniserings- og effektiviseringsforslagene afleveres til Borgmesterens Forvaltning den 1. juni 2017, mens det øvrige prioriteringsmateriale først skal afleveres den 18. august 2017. Materialer- Side 1 af 6
ne foreslås på trods heraf udarbejdet tidsmæssigt sideløbende, og Ældre- og Handicapforvaltningens afdelinger inviteres til at komme med forslag inden for samtlige kategorier. Der lægges op til en bredt involverende proces i de enkelte afdelinger gennem det etablerede MED-system. Afdelingerne vil løbende holde Ældre- og Handicapudvalget orienteret om hvordan arbejdet skrider frem. I budget 2017-20 er der indarbejdet effektiviseringsprojekter, der går på tværs af flere forvaltninger og kræver samtænkning af indsatserne. I arbejdet med moderniserings og effektiviseringskataloget for budget 2018 vil Ældre- og Handicapforvaltningen ligeledes søge at indgå i tværgående samarbejder om fælles moderniseringsforslag på tværs af de enkelte forvaltninger. Tidsplan og konkrete aktiviteter i budgetlægningen Nedenfor gives en kort præsentation af de væsentligste aktiviteter i budgetlægningen, herunder hvilke budgetmaterialer, der skal udarbejdes. Side 2 af 6
Procedure og tidsplan for Ældre- og Handicapforvaltningens arbejde forud for vedtagelsen af budget 2018 Hvornår Magistrat og Byråd Ældre- og Handicapforvaltningen Januar 23. januar Byrådet behandler forslag til budgetproceduren 2018-2021. 31. januar FL behandler årshjul for budgetlægningen 2018 i ÆHF. Februar 8. februar ÆHU godkender årshjul for budgetlægningen 2018 i ÆHF. 13. februar Byrådets 1. orienteringsmøde: Status på den økonomiske situation jf. B2017 2020 (økonomiske oversigter mm.) hvor står vi på dette meget tidlige tidspunkt. Løbende i februar og marts De flerårige udfordringer vedrørende drift og anlæg. Status på udvalgenes arbejde med Moderniserings- og effektiviseringskataloget. Økonomiafsnittet indkalder primo februar forslag til moderniseringer og effektiviseringer samt forslag til udvidelser inden for drift og anlæg. Det foreslås, at udvidelsesønsker, hvis økonomiske konsekvens ikke overstiger 500.000 kr., ikke skal indgå som budgetforslag, men i stedet finansieres inden for de eksisterende økonomiske rammer. Afdelingerne tilrettelægger budgetprocessen på den måde, som de hver især finder mest hensigtsmæssigt. Det er vigtigt, at MED-udvalg og relevante råd inddrages i drøftelsen af forslag. Det er ligeledes vigtigt, at forslagene er afstemt mellem afdelingerne. Endelig skal anlægsønsker være drøftet med AKbygninger. Forslagene fremsendes af sekretariaterne til Økonomiafsnittet senest mandag den 3. april 2017. Side 3 af 6
Hvornår Magistrat og Byråd Ældre- og Handicapforvaltningen Marts Løbende i februar og marts Afdelingerne arbejder med budgetmaterialet og inddrager MED systemet. 13. marts AMU - Handicapafdelingen 16. marts AMU Ældre- og Sundhedsafdelingen 23. marts AMU Myndighedsafdelingen 30. marts AMU Centraladministrationen 14. marts FL: Godkendelse af materiale om forvaltningens budgetområder til udvalgsbehandling. 22. marts ÆHU: Præsentation af forvaltningens budgetområder og drøftelse af nøgletal, udfordringer og handlemuligheder. 27. marts Byrådets 1. temamøde Status på udvalgenes arbejde med Moderniserings- og effektiviseringskataloget. Øvrige emner (fastsættes af Magistraten) 30. marts FMU: Præsentation af forvaltningens budgetområder og drøftelser af nøgletal, udfordringer og handlemuligheder. April 3. april Frist for fremsendelse af budgetbrikker og forslag til moderniseringer og effektiviseringer til Økonomiafsnittet 18. april FL: Drøftelse af indkomne forslag og status for budgetarbejdet. 24. april Byrådets 2. orienteringsmøde: Regnskab 2016 og overførsler mellem årene Status på udvalgenes arbejde med Moderniserings- og effektiviseringskataloget. Øvrige emner (fastsættes af Magistraten) 26. april ÆHU: Drøftelse af indkomne forslag og status for budgetarbejdet. Side 4 af 6
Hvornår Magistrat og Byråd Ældre- og Handicapforvaltningen Maj Løbende Videre arbejde med budgetmateriale på baggrund af udvalgets tilbagemeldinger. 2. maj FL førstebehandler forslag til moderniseringer og effektiviseringer. 8. maj Byrådets 2. temamøde Emner (fastsættes af Magistraten). 10. maj ÆHU førstebehandler forslag til moderniseringer og effektiviseringer 16. maj FL behandler forslag til moderniseringer og effektiviseringer. 18. maj FMU: Høring om forslag til modernisering og effektivisering samt drøftelse af øvrige budgetforslag 24. maj ÆHU endelig godkendelse af forslag til moderniseringer og effektiviseringer. Juni 1. juni Aflevering af forslag til moderniseringer og effektiviseringer til Borgmesterens Forvaltning. Løbende juni Videre arbejde med budgetforslag 6. juni Strategisk Forum drøfter budgetforslag med henblik på at sikre ledelsesmæssig opbakning til moderniserings- og effektiviseringsforslag, der allerede er afleveret og sikre en fælles forståelse af øvrige budgetforslag forud for endeligt budgetoplæg. 14. juni ÆHU budgetseminar Side 5 af 6
Hvornår Magistrat og Byråd Ældre- og Handicapforvaltningen 19. juni Den udvidede magistrat drøfter: De overordnede resultater af Kommuneaftalen mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening. Moderniserings- og effektiviseringskatalogerne fra udvalgene herunder budgetområder, som kræver særlig politisk bevågenhed prioriteringsmæssigt. Udstikker nogle retningslinjer for hvad der primært skal være i Budgetmappen. Det vil også kunne afspejle sig i den måde, som udvalgene har arbejdet på dvs. hvor meget har udvalgene på forhånd taget stilling til. Foreløbige rammer for udvalgenes budgetarbejde? 19. juni Byrådets 3. orienteringsmøde: Orientering om Økonomiaftale 2018 ml. Regeringen og KL Status på arbejdet med Moderniserings- og effektiviseringskataloget Den videre budgetproces August 8. august FL behandler budgetoplæg 2018 8. august FMU drøfter budgetoplæg 2018 14. august Den udvidede magistrat drøfter status på budgetlægningen, endeligt program og materiale til budgetdrøftelserne. 16. august ÆHU godkender budgetoplæg 2018 18. august Heldags temamøde om store budgetemner for Byrådet, Direktørgruppen samt Økonomi- og Planlægningsgruppen. 18. august Aflevering af budgetoplæg til Borgmesterens Forvaltning. Side 6 af 6