Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at Odsherred Kommune ikke med hjemmel i offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, med baggrund i de forhold kommunen har anført, kan undtage de pågældende prisoplysninger fra aktindsigt. 16-09- 2010 TILSYNET Vedr. Din fornyede henvendelse om aktindsigt Statsforvaltningen Sjælland, Tilsynet med kommunerne i Region Sjælland, anmoder ved sin udtalelse af 15. april 2010 Odsherred Kommune om at genoptage behandlingen af sagen vedrørende din aktindsigtsanmodning. STATSFORVALTNINGEN SJÆLLAND DRONNINGENSGADE 30 4800 NYKØBING F JOURNAL NR.: 2009-613/598 SAGSBEHANDLER: SJSVE Du henvender dig ved brev af 21. juni 2010 på ny til statsforvaltningen. Du anmoder statsforvaltningen om at se på sagen igen, da Odsherred Kommune kun vil give begrænset aktindsigt i leverandøraftalen med Ortho Baltic. Du oplyser, at kommunen ikke vil give dig aktindsigt i de økonomiske aftaler (prislister). Du anfører herudover, at du ikke finder det rimeligt, at du kun tilbydes adgang til at gennemse tilbudsmappen på kommunen, men at du ønsker tilbudsmappen tilsendt via mail, ligesom kommunen gjorde med kravspecifikationerne til leverandøraftalen. TELEFON: 7256 7600 TELEFAX: 5482 1864 GIRO: 10202027 EAN-NR. 5798000362628 sjaelland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk Statsforvaltningen anmoder ved brev af 12. juli 2010 Odsherred Kommunalbestyrelse om en udtalelse, idet vi bl.a. henviser til to udtalelser af henholdsvis 7. april 2009 (aktindsigt i priserne i kontrakt mellem Århus Kommune og Falck A/S) og 30. november 2009 (aktindsigt i prisliste i kontrakt mellem Århus Kommune og Ortho Baltic). Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Odsherred Kommune ikke med hjemmel i offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, med baggrund i de forhold kommunen har anført, kan undtage de pågældende prisoplysninger fra aktindsigt. Her følger en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse.
Kommunens fornyede afgørelse til dig Om delvis afslag på aktindsigt Odsherred Kommune træffer fornyet afgørelse om aktindsigt ved brev af 16. juni 2010. Det oplyses, at der gives begrænset aktindsigt under henvisning til offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5. Kommunen oplyser, at det vil få alvorlige konsekvenser for kommunens økonomiske forhold, såfremt leverandøraftalens økonomiske aftaler offentliggøres. Ortho Baltic vil have ret til og mulighed for at opsige aftalen samt kræve økonomisk kompensation af Odsherred Kommune, såfremt de økonomiske forhold i aftalen offentliggøres. Kommunen oplyser, at leverandøraftalen består af Kravspecifikationer (som der er givet aktindsigt i) Tilbudsmappen fra Ortho Baltic (som der gives aktindsigt med undtagelse af prisblade) Kontrakten (som der gives aktindsigt i/ vedlægges i kopi) Om aktindsigtens form Kommunen oplyser endvidere, at selve tilbudsmappen med undtagelse af prisblade vil du få adgang til at gennemse i afdelingen og henviser til offentlighedslovens 16, stk. 1. Kopi af kravspecifikationer, som tidligere er fremsendt via mail, kan udleveres ved samme lejlighed, hvis du ønsker det. Kommunens udtalelse til statsforvaltningen Om delvis afslag på aktindsigt Odsherred Kommune henviser i sin udtalelse af 12. august 2010 til offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, som hjemmel for at undtage prislisterne. Kommunen oplyser, at den pågældende borger hænger Ortho Baltics produkter ud på sin hjemmeside, ligesom han opfordrer andre i samme situation som ham selv, til at klage over de sko, de får fra den pågældende leverandør. Borgeren redegør endvidere på sin hjemmeside for den særaftale, som giver ham mulighed for at få dækket differencen mellem Ortho Baltics produkt og det af ham valgte produkt. Pågældende borger er endvidere involveret i en klagesag, hvor en anden borger forsøger at udhule den lovmæssige ordning ved at klage over Odsherred Kommunes leverandøraftale med Ortho Baltic og deres produkter på forhånd, uden at de forinden har haft mulighed for at levere fodtøjet. SIDE 2
Kommunen henviser til servicelovens 112, stk. 3, og oplyser, at hvis en borger ønsker at benytte en anden leverandør end den, som kommunen har leverandøraftale med, så kan borger selv indkøbe hjælpemidlet og få refunderet udgifterne hertil, dog højst med et beløb svarende til den pris, kommunen kunne have erhvervet hjælpemidlet til hos sin leverandør. Odsherred Kommune oplyser, at det må være berettiget at lægge vægt på det økonomiske hensyn i denne situation, hvor der består en nærliggende økonomisk risiko for, at kommunen bliver mødt med øgede krav om alternative leverancer ikke blot fra klageren, men også fra de øvrige borgere, hvis interesser han mener at varetage. I en sådan situation vil offentliggørelsen af prislisterne efter kommunens opfattelse medvirke til at skabe forringelse af kommunens forhandlingsposition i fremtiden, hvilket foranlediger kommunen til at fastholde afslaget. Om aktindsigtens form Odsherred Kommune oplyser, at det efter ordlyden af offentlighedslovens 16 er overladt til vedkommende myndighed at bestemme, om aktindsigten skal gennemføres ved gennemsyn på stedet eller ved udlevering af kopi. Kommunen henviser til, at det i forarbejderne klart er forudsat, at begæringer om at få afskrift eller fotokopi kun afslås, når der er en særlig begrundelse herfor, f.eks. dokumenternes karakter, antallet af dokumenter eller deres form. Det er kommunens opfattelse, at der ikke vil blive nægtet aktindsigt i det omfang klageren kan identificere hvilke akter, han ønsker fotokopieret. Kommunen fastholder på den baggrund, at tilbuddet om at lade klageren gennemse akterne på stedet, imødekommer behovet for aktindsigt. Statsforvaltningens kompetence og retsgrundlaget Om statsforvaltningens kompetence henvises til vores udtalelse af 15. april 2010. De for denne udtalelse relevante bestemmelser er: Offentlighedslovens 1 4, stk. 1: 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 1 Lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven) med senere ændringer. SIDE 3
Offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5: 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til 5) det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, eller Offentlighedslovens 16, stk. 1 16. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi. Statsforvaltningens udtalelse Om delvis afslag på aktindsigt Som anført i statsforvaltningens udtalelse af 15. april 2010 omfatter retten til aktindsigt som udgangspunkt alle dokumenter, der vedrører den sag, der begæres aktindsigt i, og i dokumenterne som udgangspunkt alle oplysninger. I offentlighedslovens 7-14 er der fastsat en række undtagelser fra retten til aktindsigt. Odsherred Kommune har givet afslag på aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5. Efter denne bestemmelse kan retten til aktindsigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. Det fremgår af den kommenterede offentlighedslov 2 om offentlighedslovens 13, stk. 1, bl.a., at: Efter bestemmelserne i stk. 1, nr. 1-6, kan en begæring om aktindsigt afslås, hvis retten til at blive gjort bekendt med oplysninger i en sag eller et dokument efter et konkret skøn findes at burde vige for de nærmere opregnede væsentlige hensyn til offentlige og private interesser. Det følger af bestemmelsens formulering, at aktindsigt kun kan afslås, hvor der er nærliggende fare for, at de nævnte interesser vil lide skade af betydning [ ] Endvidere fremgår det om offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, at den navnlig er tænkt anvendt for at sikre det offentliges forhandlingsposition i forbindelse med kontraktindgåelser, herunder også ved forhandlinger med de 2 Offentlighedsloven med kommentarer af John Vogter, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 3. udgave, 1998, side 232f. SIDE 4
offentligt ansattes organisationer om løn- og personaleforhold. Hans Gammeltoft-Hansen m.fl. 3 anfører om bestemmelsen bl.a., at aktindsigt især kan afslås på selve forhandlingstidspunktet. Men også hensynet til det offentliges fremtidige forhandlingstaktik og position kan dog efter omstændighederne begrunde, at oplysningerne nægtes udleveret. Videre anføres det, at der skal foreligge en konkretisering og sandsynliggørelse af en økonomisk tabsrisiko ved udlevering af materialet, hvis bestemmelsen skal komme i anvendelse. Endvidere fremgår det, at Oplysninger om tilbud i forbindelse med licitation af offentlige arbejder kan også undtages i henhold til 13, stk. 1, nr. 5. Risikoen ved aktindsigt er dels at det offentliges forhandlingsposition svækkes, dels at der i senere udbudsrunder ikke fremkommer kvalificerede tilbud. Det forhold, at myndighederne i de beskrevne sager selv vil foretrække at oplysningerne ikke kommer ud til offentligheden, er ikke tilstrækkeligt til at begrunde at 13, stk. 1, nr. 5, anvendes. Om afslag på aktindsigt anfører Hans Gammeltoft-Hansen m.fl. 4, at I praksis ses nu og da at ansøgninger afslås under henvisning til at ansøgeren ingen interesse har i at få dokumenterne udleveret. En sådan praksis er i strid med loven som netop tilsikrer almenheden en ubetinget adgang til at få indsigt i det offentliges sagsbehandling, også blot for at tilfredsstille et almindeligt informationsbehov. At ansøgeren eventuelt kan misbruge dokumenterne, kan ikke i sig selv begrunde at der gives afslag på aktindsigt. Kommunens begrundelse om, at der på baggrund af den omtalte hjemmeside, en anden klagesag m.v. efter kommunens opfattelse er nærliggende økonomisk risiko for, at kommunen bliver mødt med øgede krav om alternative leverancer, og at udlevering af prislisterne derfor vil medvirke til at skabe forringelse af kommunens forhandlingsposition i fremtiden, er efter statsforvaltningens opfattelse ikke tilstrækkeligt til at begrunde undtagelse af prislisterne efter offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5. Statsforvaltningen finder således, at Odsherred Kommune ikke har sandsynliggjort, at aktindsigt i prislisterne indebærer en sådan nærliggende fare for, at kommunens økonomiske 3 Forvaltningsret, Jurist- og Økonomforbundets Forlag, 2. udgave, 2002, Hans Gammeltoft-Hansen m.fl., side 434. 4 Side 391. SIDE 5
interesser i den konkrete situation vil lide væsentlig skade. Hertil bemærkes endvidere, at en hjemmeside, hvor Ortho Baltics produkter efter kommunens oplysninger hænges ud, og hvor andre opfordres til at klage over de sko, de får fra Ortho Baltic, herunder at der er en anden klagesag vedrørende Ortho Baltic, kan efter statsforvaltningens opfattelse ikke begrunde undtagelse fra aktindsigt. Hvordan borgeren anvender/forventes at anvende de oplysninger, som modtages ved aktindsigtsanmodningen, kan således ikke indgå ved kommunens vurdering af, hvorvidt aktindsigt skal imødekommes. Samlet er det derfor statsforvaltningens opfattelse, at Odsherred Kommune ikke med hjemmel i offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, med baggrund i de forhold kommunen har anført, kan undtage de pågældende prisoplysninger fra aktindsigt. Statsforvaltningen finder derfor med henvisning til kommunens begrundelse det ikke for godtgjort, at der er nærliggende fare for, at kommunens økonomiske interesser vil lide væsentligt skade, herunder forringe kommunens forhandlingsposition. Om aktindsigtens form For så vidt angår aktindsigtens form, henviser statsforvaltningen til offentlighedslovens 16, stk. 1, hvoraf det fremgår, at aktindsigt meddeles enten ved gennemsyn på stedet eller ved udlevering af afskrift/kopi. Statsforvaltningen henviser herved også til Vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen 5, pkt. 50-51, samt til den kommenterede offentlighedslov, side 284ff. Det er efter offentlighedslovens 16, stk. 1, forudsat, at begæringer om at få fotokopi af en sags dokumenter i almindelighed skal imødekommes, medmindre særlige forhold, herunder antallet af dokumenter, dokumenternes karakter eller deres form, taler derimod. Da Odsherred Kommune ikke har anført sådanne særlige forhold, der kan begrunde, at der skal ske gennemsyn på stedet, må kommunen meddele aktindsigt ved udlevering af afskrift eller kopi. I øvrigt Statsforvaltningen har sammen med denne udtalelse anmodet Odsherred Kommunalbestyrelse om oplysning om, hvad denne udtalelse giver kommunen anledning til. Denne udtalelse vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside www.statsforvaltning.dk. 5 Vejledning nr. 11687 af 3. november 1986. SIDE 6
Med venlig hilsen Palle Jacobsen Kontorchef SIDE 7