Vejledning til KMD Vagtplan

Vejledning til KMD Vagtplan Udarbejdet af Staben Social og Sundhed Varde Kommune 2008 Ver. 1.2 Sidst opdateret 16. december 2009 Side 1 af 31

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Indledning... 4 1. Rulleplan... 5 Oprettelse af ny rulleplan... 5 Ændring af eksisterende rulleplan... 6 2. Medarbejderbilledet... 7 Lønoplysninger... 7 Særydelser... 8 Sorteringsrækkefølge på tjenesteplanen... 8 AU-koder/Afspadseringsregnskab... 9 Beregningsværdier/Overenskomst... 10 Aftaler... 11 Tilknytning af rulleplan til medarbejderen... 11 Tilknytning af normperiode... 12 Afspadseringssaldo... 13 3. Tjenesteplanen... 14 Opdeling i Personalegrupper... 15 Afspadseringssaldo... 16 Normdifference... 16 Frihed iht. overenskomst... 16 Vis detaljer... 16 Udrulning af nye uger (dannelse af nye uger)... 17 Godkendelse af uger... 17 Feriesaldo/omsorgsdage... 17 Genudrulning af medarbejder... 18 Afvigende kontering... 18 4. Indberetning af afvigelser... 20 Afvigelser... 21 Ferie FE... 21 6. ferieuge FF... 21 Sygdom SY... 21 Sygdom Timelønnede... 21 Delvis syg DS... 21 56 (tidligere 28)... 21 Ekstra timer - EX... 21 Overarbejde - OA... 22 Afspadsering... 22 Tilskadekomst i tjenesten TT... 22 Nedsat tjeneste NS... 23 Graviditetsgener - GG... 23 Graviditetsgener og Nedsat tjeneste... 23 Barsel BA... 24 Adoption AP... 24 Barns 1. sygedag HJ... 24 Omsorgsdag OS... 24 Tjenestefri med/uden løn TJ... 24 Helligdage... 24 Omlægning af tjenester... 25 Sidst opdateret 16. december 2009 Side 2 af 31

Valgfri (uden tillæg)... 25 Feriekoloni - FK... 25 Kursus - KU... 25 5. Udlån af medarbejder Rådighedsaftaler... 26 6. Udskrifter... 27 Arbejdstidsopgørelse... 27 Tjenesteopgørelse... 27 Tjenesteplan med komme-gå tider... 27 Tjenesteplan... 27 Oversigt over normperioder... 28 Arbejdstidsopgørelse fra KMD... 28 Saldoopgørelse fra KMD... 28 Fejl- og anmærkningslister... 29 Ofte stillede spørgsmål... 30 Sidst opdateret 16. december 2009 Side 3 af 31

Indledning Igennem en længere periode er der flere medarbejdere der har efterspurgt et opslagsværk, når der indberettes i KMD vagtplan. Dette ønske er baggrunden for udarbejdelsen af denne vejledning, som beskriver de mest generelle problemstillinger, samt de lidt mere indviklede af slagsen. Vejledningen er et arbejdsredskab som løbende vil blive ændret/opdateret og er tænkt som en tilføjelse til ringbindet fra KMD. Har du tilføjelser eller rettelser til vejledningen, er du meget velkommen til at ringe på 79 94 66 69 eller maile til hebj@varde.dk, således at vejledningen hele tiden kan blive opdateret og forbedret. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 4 af 31

1. Rulleplan Oprettelse af ny rulleplan Når du skal oprette en rulleplan, skal du vælge ikonet rulleplan og skrive det nummer ved feltet Rulleplan, som du ønsker den nye rulleplan skal have. Derefter skal du skrive fra hvilken dato rulleplanen skal træde i kraft og trykke på "Opret ny". Nu kommer der en boks, der spørger hvor mange uger planen skal være på. Indtast antal uger og tryk "OK". I det hvide felt skal du give rulleplanen et navn. Ofte vil man bruge et medarbejdernavn eller en stillingsbetegnelse (f.eks. Henrik Jensen eller Pædagog 37 timer ). Nu står du på den første mandag i rulleplanen. Hvis du dobbeltklikker på feltet, får du listen med tjenestebrikker. Hver tjenestebrik indeholder forskellige arbejdstider/oplysninger. Du skal vælge den tjenestebrik, der passer til din rulleplan. Hvis du på forhånd kender tjenestebrikkens nummer, kan du bare skrive det i feltet og tabulere dig videre til næste felt. -eksempel på rulleplan. Timer pr. uge er gennemsnit af det samlede antal uger. Nederst på billedet, kan du se hvor mange timer og uger der er i rulleplanen. Hvis der er forskel mellem antal timer pr. uge og det antal timer der udbetales løn for, vil der opstå en normdifference på tjenesteplanen. Når du har trykket på Gem, har du oprettet en rulleplan som så skal tilknyttes en medarbejder (se tilknytning af medarbejder til rulleplan på side 10). Det er også muligt at lægge afspadsering eller Nedsat tjeneste ind i rulleplanen (Se evt. Nedsat tjeneste NS på side 23). Det fungerer sådan at man dobbeltklikker på det grå felt ved siden af vagten og der vælges Nedsat tjeneste eller den form for afspadsering man vil lægge ind i rulleplanen. Dernæst udfyldes tidspunktet som medarbejderen skal afspadsere og der trykkes på OK. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 5 af 31

Ændring af eksisterende rulleplan Hvis du ønsker at ændre i en rulleplan der i forvejen eksisterer, skal du også vælge ikonet rulleplaner. Vælg ved rulleplan det nummer den eksisterende rulleplan har. Skriv herefter i dato feltet den dato du ønsker at ændre rulleplanen fra. Tryk på Opret ny. Nu spørger systemet om den tidligere periode skal kopieres ind. Dette kan i de fleste tilfælde anbefales, da man ellers skal lave rulleplanen fra bunden. Når ændringerne er ajourført, trykkes på gem. Hvis der allerede er dannet uger på tjenesteplanen der ligger efter den nye rulleplans startdato, skal disse uger genudrulles (se genudrulning af medarbejder på side 17). Vær desuden opmærksom på om medarbejderen kører i den rette ugesekvens efter ændringen. Hvis ikke kan dette ændres på medarbejderbilledet Rulleplanstilknytning. under Aftaler og Sidst opdateret 16. december 2009 Side 6 af 31

2. Medarbejderbilledet Oplysninger om medarbejderen og medarbejderens opsætning kan ses på medarbejderbilledet. Tryk på den blå mand og vælg medarbejderen ved initialer. Tryk OK. Nu vises medarbejderbilledet. Personlige oplysninger som cpr nummer, adresse og ansættelsesdato, overføres fra lønsystemet, og må ikke ændres i vagtplan. Kontakt løn- og personaleafdelingen hvis oplysningerne ikke passer. Oplysninger som e-mail adresse, tlf. numre og andre bemærkninger kan tilføjes til medarbejderens oplysninger. Lønoplysninger Ved at trykke på knappen Lønoplysninger i højre hjørne, fremkommer billedet på side 8. Her er det muligt at få et overblik over hvordan medarbejderen er sat op. Lad venligst være med at ændre på oplysningerne under Særydelser, AU-koder og Arbejdstid. Disse oplysninger bliver ajourført af løn- og personaleafdelingen og de ændringer der laves i vagtplan kommer kun til at stå inde i vagtplansystemet. Kontakt løn- og personaleafdelingen hvis oplysningerne er forkerte. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 7 af 31

Særydelser Under fanebladet Særydelser er det muligt at se om medarbejderen optjener FO dage eller om medarbejderen altid har fri på selve dagen. Hvis medarbejderen optjener FO dage er der flueben i kassen under SH-planlægning. Hvis medarbejderen i stedet som hovedregel altid har fri på dagen er der flueben i SH (søgnehelligdage) fri og SP (specialdage) fri (se helligdage på side 21). Sorteringsrækkefølge på tjenesteplanen Under fanebladet Sorternummer har du mulighed for at ændre på medarbejderens placering på tjenesteplanen. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 8 af 31

Her kan indsættes et sorternummer for medarbejderen, hvis man ønsker at få vist medarbejderne i en bestemt rækkefølge. De medarbejdere der ikke har et sorternummer, vil blive placeret nederst på tjenesteplanen og på udskrifter af tjenesteplanen. Man kan desuden sætte en slutdato på sorteringen og evt. oprette et nyt sorternummer. Sorternummeret kan bla. bruges til at opdele medarbejdere på stillingsgrupper. AU-koder/Afspadseringsregnskab Under fanebladet AU-koder kan man se om det der indberettes går til udbetaling eller til afspadsering. F.eks er ovenstående medarbejder sat op til at søndagstillæg går til udbetaling (U), mens Merarbejde (EX) går til afspadsering (A), efter en 3 måneders regel. Hvis man placerer musen på kassen til højre for teksten: Afsp.række: og højreklikker, er det muligt at se prioriteringsrækkefølgen for afspadsering ved brug af afvigelsen A9. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 9 af 31

Beregningsværdier/Overenskomst Under fanebladet Beregningsværdier er det muligt at se reglerne for medarbejderens overenskomst. Eksempelvis hvornår der udloddes aftentillæg til og fra. Det står dog skrevet på en ikke særligt læsevenlig måde og kan derfor virke lidt uoverskueligt (se nedenstående). Sidst opdateret 16. december 2009 Side 10 af 31

Aftaler På medarbejderbilledet vælges knappen "Aftaler" og nedenstående boks fremkommer. Her har man mulighed for at tilknytte rulleplanen til medarbejderen, samt oprette en normperiode for den enkelte medarbejder. Tilknytning af rulleplan til medarbejderen Inde under fanebladet Rulleplantilknytning har man mulighed for at lægge den rulleplan man har oprettet, ind på medarbejderen. Tryk på "Indsæt linie" og der kommer nu en blank linie frem. Skriv startdato og rulleplannummer. Under Uge skal du skrive hvad nr. uge i rulleplanen, medarbejderen skal starte med. I ovenstående tilfælde starter medarbejderen med uge 1 i rulleplanen d.8/1-07. Dvs. at uge 1 i rulleplanen bliver lagt på i den uge hvor d. 8/1 ligger, fra d. 8/1 og at uge 2 starter den efterfølgende mandag på tjenesteplanen. Ved tidsbegrænsede ansættelser sætter Vagtplan automatisk stop dato på. HUSK at ændre/slette stop datoen hvis medarbejderen bliver forlænget. For udrullede uger skal du huske at genudrulle medarbejderen og arbejdstiderne vil herefter kunne ses på tjenesteplanen (se genudrulning_af_medarbejder på side 17). Sidst opdateret 16. december 2009 Side 11 af 31

Tilknytning af normperiode Under fanebladet Lokalaftaler er det muligt at indsætte en normperiode for medarbejderen. En normperiode er en opgørelse for hvor meget medarbejderen skal arbejde ift. hvad han/hun får løn for. Forskellen mellem antallet af timer medarbejderen får løn for og de timer medarbejderen reelt arbejder, kan aflæses i normdifferencen på tjenesteplanen. Klik på knappen tilføj og vælg hvor lang normperioden skal være. En normperiode skal som minimum være 4 uger. Når længden på normperioden er valgt, kan der vælges startdato samt første opgørelsesdato. Hvis der ikke ændres på datoerne står ansættelsesdatoen som startdatoen og den første opgørelsesdato beregnes udfra længden på normperioden. Hvis medarbejderne skal køre ens normperioder, kan man på nye medarbejdere vælge at sætte startdatoen til den dag hvor de andre medarbejderes næste normperiode starter. Perioden fra ansættelsesdatoen til starten på normperioden skal så beregnes manuelt, og evt. sættes på som et fixpunkt inde på medarbejderbilledet. En anden mulighed er at sætte første opgørelsesdato til dagen hvor de andre medarbejdere afslutter deres normperiode, så den nye medarbejder starter den næste normperiode samtidig som de andre medarbejdere. Hvis man har en medarbejder på flexjob, kan normperioden for flexjobbere benyttes. Ved denne normperiode nulstilles normdifferencen hver gang normperioden slutter. Hvis en medarbejder skifter afdeling/enhed skal man være opmærksom på om normdifferencen overføres til den nye afdeling/enhed. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 12 af 31

Afspadseringssaldo Under Afspadsering kan man se medarbejderens afspadseringssaldi. Til forskel fra den afspadseringssaldo der står på tjenesteplanen, er dette en mere udspecificeret saldo, der fortæller præcist hvilken type timer det drejer sig om og hvornår de er optjent. Eventuelle timer der er markeret med rødt, er de timer der skal afspadseres inden månedens udgang, for at undgå at de går til udbetaling. Denne oversigt kan man også finde på tjenesteplanen ved at højreklikke i afspadseringskolonnen og vælge Afspadsering og derefter Vis saldi. Øverst i venstre hjørne, vises hvilken dato der er beregnet afspadsering til og med. I dette tilfælde er det d. 11. april 2008 Dvs. alt hvad der ligger efter denne dato er ikke medregnet. Datoen vil være søndagen i den sidste godkendte uge på tjenesteplanen. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 13 af 31

3. Tjenesteplanen På Tjenesteplanen kan du se hvilke medarbejdere der er på arbejde. Ændringer eller afvigelser indberettes løbende på tjenesteplanen. Tryk på ikonet og nedenstående boks fremkommer. Vælg den korrekte uge ved startdato og tryk OK. Ønsker du at åbne en tjenesteplan for 4 uger af gangen, sættes flueben i 4-ugers plan. Hvis du vælger at åbne en 4 ugers plan har du nogle muligheder, som du ikke har hvis du bruger 1 ugers planen, såsom visning af medarbejderes navne i stedet for initialer. (Se evt. vejledningen om Forskelle på 1 ugers planer og 4 ugers planer på Varde Kommunes intranet under afdelingen: Social og Sundhed og IT Vagtplan ). Efter du har trykket på OK, står du på tjenesteplanen. På tjenesteplanen kan du, hvis du holder musen hen over statusfeltet, se hvem der har udrullet/godkendt planen og hvornår det er gjort. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 14 af 31

Opdeling i Personalegrupper Hvis du har flere forskellige personalegrupper kan det være en god ide at inddele dem i grupper. På denne måde får du kun vist de medarbejdere som du selv vælger. De enkelte3 grupper oprettes ved at vælge: Filer, Åbn og Gruppekartotek. Dernæst fremkommer følgende billede: Så har du mulighed for at oprette en ny gruppe eller redigere en eksisterende gruppe. Der kan desuden slettes en allerede eksisterende gruppe. Dernæst vælges OK. Så kan du trække enten medarbejdere eller Stillingsgrupper over i vinduet til højre der hedder Indhold. Når du har valgt de rigtige medarbejdere eller stillingsgrupper vælges Gem. Hvis du lige har oprettet gruppen vil systemet bede dig om et navn til gruppen. Den gruppe ud har ændret/oprettet vil du nu kunne vælge Under Planlægningsgruppe når du åbner tjenesteplanen. Se også Afsnit 9, side 63-73 i ringbindet fra KMD. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 15 af 31

Afspadseringssaldo På tjenesteplanen findes 2 typer saldi for afspadseringen. 1) Saldo: Afspadseringssaldoen er den samlede saldo af optjente timer fra merarbejde, overarbejde og/eller optjente tillæg. Saldoen opgøres pr. den dato der står ovenover afspadseringssaldiene. 2) Behov: Betyder at timer skal afvikles/afspadseres inden udgangen af den måned man står i. Behov er ikke et tal for sig selv, men er en del af saldoen. Hvis afspadsering bliver påvirket tilbagevirkende, justerer saldoen ikke sig selv med det samme. Saldoen vil først blive justeret den næstkommende uge se særydelsesberegningsdato på leveringsplanerne for henholdsvis månedslønnede og timelønnede. Afspadseringssaldoen kan løbende følges i vagtplan eller på saldoopgørelsen der sendes til medarbejderen hver måned. Hvis en medarbejder fratræder med en negativ afspadseringssaldo, vil disse timer ikke automatisk blive trukket ved lønudbetalingen. Lønafdelingen skal kontaktes, hvis der skal ske løntræk for afspadseringstimerne. Hvis medarbejderen har en positiv afspadseringssaldo, bliver disse udbetalt ved fratrædelse, medmindre medarbejderens sidste dag er en arbejdsfri dag. Kontakt så løn og personaleafdelingen for at få afspadseringen udbetalt. Normdifference Ved siden af afspadseringen finder man normdifferencen. Normdifferencen er en beregning af den norm man er ansat med og så ens reelle arbejdstid. Hvis medarbejderen har en normperiode tilknyttet, opgøres normdifferencen den sidste dag i normperioden. Normperioden kan man se yderst til højre på tjenesteplanen ved en 4 ugers plan og ved en 1 ugers plan ved at trykke på knappen Vis normperiode. Hvis ikke der er tilknyttet en normperiode, opgøres saldoen pr. den dato der står ovenfor normdifferencen. Den dato er søndagen i den sidste godkendte uge. Frihed iht. overenskomst På en 4 ugers plan er der ved siden af normdifferencen en kolonne der hedder Ikke planlagt FO. FO betyder: Frihed iht. overenskomst og viser det antal timer og helligdage hvor medarbejderen ikke har haft fri. Hvilke dage det drejer sig om kan findes ved at stille sig på medarbejderen og vælge Funktioner og Søgnehelligdagsfri. Når disse dage afholdes flyttes en eventuel difference over i normdifferencen. Vis detaljer Hvis man trykker én gang på en tjenestebrik på tjenesteplanen og vælger Vis detaljer eller højreklikker på tjenesten og vælger Vis detaljer (kun på en 4 ugers plan), kan man få følgende oplysninger om tjenesten: - Tjenestetiden + afvigelser - Evt. optjent eller forbrugt afspadsering - Hvem der sidst har ændret i tjenesten og hvornår Sidst opdateret 16. december 2009 Side 16 af 31

Udrulning af nye uger (dannelse af nye uger) Når du åbner din tjenesteplan kommer dette billede frem: På knappen Opret ny(e) udruller du nye uger. Tryk på knappen og der kommer en boks frem, hvor du kan vælge hvor mange uger du vil udrulle. Hvor mange uger frem man vælger at udrulle, er op til virksomheden/institutionen. Hvis man har stor udskiftning i personalet, kan det være en god ide ikke at udrulle for mange uger. Hvis du senere skal genudrulle en person, skal det nemlig gøres ved alle udrullede uger. Tjenesteplaner skal som minimum udrulles for de kommende 4 uger og herefter løbende så medarbejderen altid kender sine tjenestetider 4 uger i forvejen. Godkendelse af uger Oplysninger fra vagtplansystemet kommer kun over i lønsystemet, hvis ugerne er godkendte. Det er vigtigt at du hele tiden sørger for, at indeværende uge er godkendt. Systemet vil komme med en bemærkning når du åbner tjenesteplanen, hvis indeværende uge ikke er godkendt. Der sker ikke noget ved at godkende nogle uger frem, så det kan du roligt gøre. For at godkende uger skal du stå på tjenesteplanen og trykke på funktioner. Vælg Godkend og en boks med ugens datoer kommer frem. Vælg Godkend og nu kan du risikere, at der kommer en boks med forskellige advarsler. Systemet holder tjenesteplanen op mod arbejdstidsreglerne og du skal derfor se på de advarsler der kommer. Desværre kommer der også advarsler på timelønnet personale, som står uden tjenester. Dem skal du se bort fra. Vælg godkend og derefter Gem. På tjenesteplanen kan du, hvis du holder musen hen over statusfeltet, se hvem der har udrullet/godkendt planen og hvornår det er gjort. På leveringsplanerne er det muligt at se hvilke uger der går til udbetaling for henholdsvis månedslønnede og timelønnede. Hvis en tidligere uge ikke var godkendt da særydelsesberegningen før lønkørslen skete, vil den stå øverst på næste Arbejdstidsopgørelse. Feriesaldo/omsorgsdage Hvis du skal finde feriesaldoen eller antallet af omsorgsdage på en medarbejder, skal du på en 4 ugers tjenesteplan vælge Funktioner og Vis diverse saldi. På en 1 ugers plan vælges knappen Vis diverse saldi. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 17 af 31

Der vil fremkomme en oversigt over medarbejdernes feriesaldo. Saldoen vil pr. medarbejder være delt op i ferietimer med løn, ferietimer uden løn og 6. ferieuge timer. Feriesaldoen retter sig umiddelbart til ved indberetning af ferie, medmindre indberetningen ligger tilbage i tiden. Er dette tilfældet, vil feriesaldi i de fleste tilfælde først rette sig til efter weekenden. Hvis man vil se medarbejdernes omsorgsdage, skal man klikke på fanebladet Omsorgsdage, hvorefter der fremkommer en oversigt med saldoen på hver enkelt medarbejder. Genudrulning af medarbejder Når der er ansat en ny medarbejder, foretaget ændringer i selve rulleplanen, eller i tilknytningen til en rulleplan på medarbejderbilledet, skal medarbejderen genudrulles før ændringerne kommer på tjenesteplanen. Dette skal kun gøres hvis der er dannet tjenesteplaner efter den dato ændringen træder i kraft, eller hvis en ny medarbejder bliver ansat i en uge der allerede er udrullet/dannet. Åben tjenesteplanen for den eller de uger der skal genudrulles. I en 4 ugers plan kan du højreklikke på medarbejderens navn/initialer og vælge Genudrul Person. Ved en 1 uger plan skal du stille dig på en af den pgl. medarbejders tjenestebrikker i den rigtige uge og tryk på knappen Genudrul person. Vær specielt opmærksom på at det er den rette medarbejder du genudruller. Der vil nu fremkomme følgende boks: Sørg altid for inden genudrulningen at have noteret evt. fravær eller ændringer i forhold til den originale rulleplan, da disse vil blive slettet ved genudrulningen. Trykkes der på ja, vil den pgl. uge blive hentet fra rulleplanen til tjenesteplanen. Ved en 1 ugers plan udrulles der 1 uge af gangen, mens der ved en 4 ugers plan udrulles 4 uger. Fortsæt evt. på samme måde med den/de næste uge/r hvis nødvendigt. Afvigende kontering Hvis man låner en ansat ud til en anden institution / afdeling, er det muligt at foretage en afvigende kontering af tjenesten, så man ikke selv bliver økonomisk belastet. Dette kan dog også gøres via Rådighedsaftaler (se kap 5), men hvis medarbejderen skal blive stående på den samme vagtplan, kan der oprettes konti tilhørende flere centre/afdelinger på den samme enhed, som så kan anvendes ved afvigende kontering. Dette kunne f.eks. væren en fastlønskonto eller en vikarkonto. Kontakt Staben Social og Sundhed for at få oprettet disse konti. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 18 af 31

Hvis man ønsker at lave afvigende kontering på en normal tjeneste, skal man dobbeltklikke på tjenesten på tjenesteplanen og til højre på billedet, vælge hvilken konto tjenesten skal konteres på. Derefter vælges OK. Ønsker man at lave afvigende kontering på ekstratjeneste eller overarbejde, skal man indberette som normalt. Inden man trykker OK, skal man vælge den afvigende konto under feltet kontering på Afvigelse detaljer billedet. Også her er det Staben Social og Sundhed der skal oprette kontoen i Vagtplan før den kan anvendes. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 19 af 31

4. Indberetning af afvigelser I dette afsnit kan du læse hvordan de forskellige afvigelser indberettes i vagtplan. Du kan dobbeltklikke i det grå felt ved siden af tjenestebrikken, stille dig på det grå felt og vælge Registrer afvigelse, eller du kan skrive årsagstypen direkte i det grå felt. Hvis det er en årsagstype hvor Vagtplan har brug for yderligere oplysninger, vil nedenstående Afvigelse detaljer komme frem. Ved indberetninger over flere dage skal man åbne billedet, da disse skal indberettes som en periode. På de følgende sider er en forklaring til hvilke typer afvigelser der findes og hvad man skal være opmærksom på når man indberetter dem. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 20 af 31

Afvigelser Ferie FE Beskrivelse Vælg type FE Hvis ferie indberettes som med løn, vil systemet automatisk tage af ferien med løn indtil der ikke er mere. Herefter indberettes det som ferie uden løn, med løntræk. For ansatte i Fleksjob skal vagten laves om så den svarer til en fuldtidsvagt. For en fleksjobber med 20 timer i ugen, skal en 4 timers vagt med ferie indberettes som en vagt på 7,4(7:24). (4/20 X 37) 6. ferieuge FF Vælg type FF Samme procedure som ved Ferie - FE. Husk særlige regler for ansatte i Fleksjob (se Ferie - FE) OVERFØRSEL TIL NYT FERIEÅR Sygdom SY Hvis der afholdes flere timer end der er optjent, registreres det som ferie uden løn, med løntræk. VÆR OPMÆRKSOM PÅ: Hvis der er overført 6. ferieugetimer til nyt ferieår skal det indberettes som ferie (FE) når det afholdes. Vælg type SY I feltet periode skrives 1. sygedag. Ved raskmelding indberettes slutdatoen. Dette gøres ved at dobbeltklikke på sidste sygedag og vælge Rediger linie. Skriv slutdatoen og klik på OK. Luk boksen Afvigelser ved at klikke på Luk. Hvis sygeperioden kun har været en enkelt dag, er det ikke nødvendigt at udfylde start og slutdato. Sygdom Timelønnede Delvis syg DS 56 (tidligere 28) Ekstra timer - EX Sygdom skal indberettes på timelønnede, hvis der er aftalt en tjeneste på sygedagen. Systemet holder styr på om der skal udbetales sygedagpenge, eller sendes dagpengeskema til medarbejderen. Hvis en medarbejder går syg hjem fra arbejdet indberettes det som Sygdom (se Sygdom - SY), men tidspunktet ændres og der sættes automatisk i Delvis syg. Indberettes som SY i vagtplan Sæt i feltet Paragraf 28 Hvis en medarbejder normalt får sine ekstratimer til afspadsering, kan man ved at sætte i direkte udbetaling, vælge at de præsterede timer udbetales, i stedet for at indgå i afspadseringssaldoen. Husk at tage stilling til om varslet er rettidigt. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 21 af 31

Overarbejde - OA Overarbejde benyttes hvis: 1. den daglige højeste arbejdstid overstiges, 2. medarbejderen i normperioden overstiger en fuldtidsansættelse (37 timer i gennemsnit pr. uge), eller 3. hvis medarbejderen bliver indkaldt på en beskyttet fridag. Overarbejde giver timerne + 50 % enten i afspadseringssaldoen eller udbetalt på lønsedlen. Husk at tage stilling til om varslet er rettidigt. Hvis en medarbejder normalt får sine overarbejdstimer til afspadsering, kan man ved at sætte i direkte udbetaling, vælge at de præsterede timer udbetales, i stedet for at indgå i afspadseringssaldoen. Afspadsering Ved afspadsering kan forskellige afspadseringskoder bruges. De mest anvendte er: A1 = Søndagstillæg A9 = Rullende afspadsering Obs!! A9 vil altid tage det ældste og dyreste først. Hvis der ikke er timer nok i saldoen, vil der opstå en negativ saldo i den dyreste saldotype. Hvis en nattevagt har afspadsering der starter efter midnat, skal afspadseringen indberettes på dagen hvor vagten starter og så ændres datoen på afvigelses billedet til dagen efter. Tilskadekomst i tjenesten TT Vælg type TT på samme måde som SY (se Sygdom - SY). Sidst opdateret 16. december 2009 Side 22 af 31

Nedsat tjeneste NS Kan enten indberettes dag for dag på tjenesteplanen, eller lægges ind i rulleplanen i den periode der er aftalt nedsat tjeneste. Uanset hvad man vælger, skal den periode for den nedsatte tjeneste først oprettes på tjenesteplanen, på samme måde som med andet fravær. Der vil første gang fremkomme et advis om man ønsker at oprette aftale for den nedsatte tjeneste. Angiv i periode, den aftalte periode for den nedsatte tjeneste. Hvis der er aftalt fast en arbejdstid i perioden, kan det bedst betale sig at lægge den nedsatte tjeneste ind som en del af rulleplanen. Der skal derfor ændres i den eksisterende rulleplan og ændres tilbage igen når perioden er slut (se afsnit om ændring af eksisterende rulleplan). Hvis man indberetter den nedsatte tjeneste på tjenesteplanen skal man ind på hver dag og vælge hvornår medarbejderen ikke har været på arbejde. Hvis perioden for nedsat tjeneste forlænges, er det vigtigt at I indberetter det før sidste dag i den planlagte periode. Ellers kontakt Løn og personale for at få perioden forlænget. Graviditetsgener - GG Vælg type GG. I feltet periode skrives 1. sygedag, samt forventet fødselstidspunkt. Ved raskmelding (evt. faktisk fødselstidspunkt) indberettes slutdatoen på samme måde som beskrevet under sygdom. Se også Vejledning til indberetning af barsel og graviditetsgener på Varde Kommunes Intranet. Graviditetsgener og Nedsat tjeneste Hvis en medarbejder har nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, skal dette indberettes som GG i Vagtplan. Derudover skal der gives besked til Løn- og personaleafdelingen om at det er pga. nedsat tjeneste. Desuden skal Løn- og personaleafdelingen også vide hvor mange timer medarbejderen har været fraværende når perioden er overstået.. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 23 af 31

Barsel BA Vælg type BA I feltet periode skrives 1. fraværsdag, samt forventet fødselstidspunkt. Når faktisk fødsel kendes, indberettes dette i Vagtplan. Senest 8 uger efter faktisk fødsel sendes blanketten vedr. afvikling af barselsorlov til Løn og personale afdelingen. Samtidig skal du indberette sidste dag på barselsorlov med løn, på samme måde som beskrevet under sygdom (se Sygdom - SY). I perioder uden løn, fjerner Løn- og personaleafdelingen medarbejderen fra Vagtplan. Løn- og personaleafdelingen standser også medarbejderens løn i perioden uden løn. Se også Vejledning til indberetning af barsel og graviditetsgener på Varde Kommunes Intranet. Adoption AP Vælg type AP Der indberettes på samme måde som barsel (se Barsel - BA). Faktisk fødselstidspunkt = dato for barnets modtagelse i hjemmet. Barns 1. sygedag HJ Omsorgsdag OS Tjenestefri med/uden løn TJ Vælg type HJ Vælg type OS I feltet Omsorgsdage skrives barnets fødselsdato. Vælg type TJ HUSK! hvis det er uden løn, skal fjernes i feltet med løn. Der foretages herefter automatisk løntræk i den førstkommende lønkørsel. Helligdage For nogle overenskomstområder skal helligdage indberettes med SH/SP, mens der for andre skal stå FO. SH står for søgnehelligdag, mens SP står for specialdag. SH og SP bliver automatisk lagt på, da medarbejdere med disse overenskomster som hovedregel har fri på helligdage og der udloddes ikke tillæg. --------------------------------------------------------------------------------------- FO står for frihed iht. overenskomsten. FO indberettes hvis medarbejderen har fri på helligdagen. Hvis ikke det er muligt optjenes dagen, så den kan afholdes en anden dag. FO dagen skal være afholdt inden 3 måneder, ellers går den for nogle medarbejdere til udbetaling. Der udloddes ingen tillæg når FO dage afholdes. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 24 af 31

Omlægning af tjenester Valgfri (uden tillæg) Feriekoloni - FK For at omlægge en tjeneste skal man dobbeltklikke på tjenestebrikken Omlægningsbiledet vises nu og der kan ændres på tidspunktet for tjenesten. Husk at angive om omlægningen er rettidigt varslet. Når du indberetter afvigelser, kan du sætte i feltet valgfri. Der vil så ikke blive beregnet tillæg (kan f.eks. bruges, hvis der er en aftale om at et personalemøde afholdes uden betaling af tillæg). Benyttes når medarbejdere deltager i koloniophold. Hvis perioden for feriekoloni ikke svarer til den tjeneste der ligger på dagen, kan man vælge at omlægge tjenesten. En anden mulighed er at lægge EX timer på. Så skal man fjerne i feltet Brug tid fra tjeneste. Der udloddes automatisk kolonitillæg på dage hvor der er indberettet FK. Vagtplan styrer hvilken sats der skal gives, alt efter hvilke dage der er indberettet FK på. Kursus - KU Hvis kurset kun er en del af arbejdstiden, fjernes i feltet brug tid fra tjeneste og fra- og til tidspunkt indberettes. Hvis kurset falder på en arbejdsfri dag, indberettes først merarbejdetimer (EX) og derefter kursus (KU). Hvis kurset falder på en planlagt fridag, omlægges tjenesten til en normaltjeneste og derefter indberettes kursus. Der skal aftales en ny fridag. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 25 af 31

5. Udlån af medarbejder Rådighedsaftaler På billedet Rådighed enhed i vagtplan. er det muligt at udlåne en medarbejder fra én enhed i vagtplan til en anden Her vælges den enhed medarbejderen skal udlånes fra og der udfyldes en dato der er den samme eller en tidligere dato, end den første dag han/hun skal udlånes fra. Dernæst vælges Ny linie og perioden udfyldes under Dato fra og Dato til. Herefter vælges medarbejderens initaler under Medarbejder og Ugesekvens udfyldes. Hvis det f.eks. kun er hver anden uge i den valgte periode at medarbejderen skal udlånes, skal der stå et 2 tal under Ugesekvens. Ellers skal 1 tallet bare blive stående. Der skal desuden sættes flueben i de dage medarbejderen skal udlånes. I nedenstående tilfælde er det f.eks. kun tirsdage at medarbejder BBB er udlånt fra Kursus 2 til Kursus 1. Så hvis medarbejderen skal udlånes flere dage i perioden skal der også sættes flueben i andre dage end tirsdag (Ti). Dernæst vælges enheden, som medarbejderen skal udlånes til og der skal tages stilling til om vagten fra medarbejderens normale arbejdsplads skal beholdes. Til sidst vælges Gem. Tip. Hvis man vil se hvilke medarbejdere man har udlånt i en periode kan man vælge enheden og udfylde Vis aftaler fra og til. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 26 af 31

6. Udskrifter Inde i vagtplan under Udskrifter har man mulighed for at udskrive forskellige oversigter udfra indberetningerne i vagtplan. Nedenfor er beskrevet nogle af de mest relevante udskrifter fra vagtplan samt arbejdstidsopgørelserne og saldoopgørelserne der sendes fra KMD. Arbejdstidsopgørelse En arbejdstidsopgørelse er en oversigt over de tjenester der er indberettet på medarbejderen. På denne udskrift er der kun normaltjenester og afholdt afspadsering. Denne arbejdstidsopgørelse må ikke forveksles med arbejdstidsopgørelsen fra KMD. Tjenesteopgørelse En tjenesteopgørelse er en god måde for medarbejderen at få et overblik over hvordan han eller hun skal arbejde, eller har arbejdet i en given periode. Her kan man se både tjenesten og eventuelle afvigelser. Tjenesteopgørelsen minder på mange måder om Arbejdstidsopgørelsen der sendes fra KMD. Tjenesteplan med komme-gå tider Hver uge kan man udskrive en tjenesteplan med komme-gå tider. Den er egnet til at hænge på opslagstavlen, så medarbejderne kan se deres tjenestetider min. 4 uger frem. Tjenesteplan Hvis man på virksomheden/institutionen har brug for flere eller færre informationer på tjenesteplanen, kan man vælge den der hedder Tjenesteplan. Her har du mange flere muligheder for at designe den tjenesteplan der passer til netop dit område. Sidst opdateret 16. december 2009 Side 27 af 31