ESDH-VEJLEDNING TIL BRUGERE AF SCANJOUR CAPTIA 4.5 PÅ AARHUS UNIVERSITET

au AARHUS UNIVERSITET Denne vejledning er udarbejdet til såvel nybegyndere som til de mere erfarne brugere af ESDH-systemet Captia på Aarhus Universitet. I vejledningen kan du finde hjælp til at oprette sager og til at arkivere dokumenter fra f.eks. Word og Outlook. Derudover finder du hjælp til at søge effektivt i Captia og til at tilpasse Captias grænseflade efter dine behov. Se også www.medarbejdere.au.dk/captia. ve- esdh jledning TIL BRUGERE AF SCANJOUR CAPTIA 4.5 PÅ AARHUS UNIVERSITET Har du brug for support, kontakt ESDH-gruppen: Aarhus Universitet AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Jens Baggesens Vej 51 8200 Aarhus N Tlf.: 87153319 E-mail: captia@au.dk www.medarbejdere.au.dk/captia

3 INDHOLD Introduktion til Captia... 5 Sager... 6 Opret sag... 6 Afslut sag... 6 Genåbn sag... 7 Kopier sag... 7 Dokumenter... 8 Arkivér dokument/dokumenter på sag... 8 Importér dokument fra fil... 8 Arkivér PDF... 9 Indsæt svarfrist på dokument... 9 Opret Word-dokument i Captia... 10 Besvar dokument... 11 Flyt dokument/dokumenter til en anden sag... 12 Omjournaliser dokument/dokumenter til en anden sag... 12 Slet dokument... 13 E-mails... 14 Gem e-mail/e-mails i Captia... 14 Gem e-mail og opret sag... 14 Arkivér udgående post... 15 Opsætning af SJ- og docid-felt... 16 Send e-mail med link til sag... 16 Send e-mail med vedhæftet PDF-dokument... 17 Brug mailkurv... 17

4 DIVERSE 25 Søgning... 18 Søgefanen... 18 Søg efter sag... 18 Søg efter dokument... 19 Relative datoer... 19 Søgeoperatorer... 20 Fritekstsøgning... 21 Gem søgning... 21 Opret abonnement... 22 DIVERSE OPRET ERINDRING Grænseflade... 23 Tilføj genvejsknapper... 23 Opsætning af grænseflade... 23 Nulstilling af grænseflade... 24 Opret fast liste og tilføj som knap... 24 Diverse... 25 Opret erindring... 25 Masseret... 25 En erindring kan bruges som hjælp til at huske ting, du skal foretage dig i forhold til en sag eller et dokument. Åbn den sag eller det dokument, du ønsker at oprette en erindring til. Klik på Mere i menulinjen og vælg Erindringer. Klik på Tilføj til liste i funktionslinjen. Skriv dit brugernavn i søgefeltet i dialogboksen og klik på Søg. Sæt flueben ud for dit navn og klik OK. Klik på kalenderikonet og vælg en dato. Skriv din note i feltet Erindringstekst. OBS Din erindring kan ses under fanen Forside, vælg Faste lister, klik på Yderligere sagslister eller Yderligere dokumentlister og vælg hhv. Sagserindringer eller Dokumenterindringer. MASSERET Hvis du har brug for at ændre samme felt på flere elementer på én gang (masseret), skal du henvende dig til captia@au.dk, som ændrer det for dig.

24 GRÆNSEFLADE INTRODUKTION TIL CAPTIA 5 NULSTILLING AF GRÆNSEFLADE INTRODUKTION TIL CAPTIA Herunder ser du en sag med tilknyttede dokumenter. Øverst på grænsefladen er opretlinjen, hvor du kan oprette sager og dokumenter Hvis du har ændret i opsætningen af grænsefladen, kan du nulstille menuer og lister, så de vender tilbage til standardindstillingerne. Vælg fanen Forside. Klik på pilen i handlingslinjen og vælg Nulstil listeopsætning eller Nulstil menuopsætning. Herunder er der tre faner: Forside, Søgning og Sag / Dokument. Dernæst handlingslinjen med funktionerne Gem, Anullér og Redigér. Bemærk at denne er blå på sagsniveau og gul på dokumentniveau. I menulinjen finder du dokumenter og henvisninger. Nedenunder ser du funktionslinjen, hvor du kan finde funktionslisten, sende e-mails, arkivere mm. OPRET FAST LISTE OG TILFØJ SOM KNAP Listen viser dokumenttype, titel, aktnummer osv. Med pilene kan du klikke metadata til og fra. Opretlinje Fane Handlingslinje I stedet for at oprette et abonnement kan du oprette din egen faste liste over emner. En fast liste oprettes med udgangspunkt i en allerede gemt søgning. Vælg fanen Forside og klik på Faste lister. Vælg Søgninger i drop down-menuen. Klik på pilen ud for den søgning, du ønsker at oprette som en fast liste. Vælg Definer som fast liste og udfyld felterne Navn, Beskrivelse og sæt flueben ud for Vis også som knap. Menulinje Funktionslinje Liste Klik på OK og der er nu oprettet en ny liste og i menulinjen er listen tilføjet som knap.

6 SAGER GRÆNSEFLADE 23 SAGER OPRET SAG GRÆNSEFLADE Grænsefladen i Captia kan tilpasses dine personlige behov. Det kan give dig et hurtigere overblik og gøre det lettere for dig at navigere i Captia. Klik på Opret sag. TILFØJ GENVEJSKNAPPER Vælg Opret sag eller Opret patentsag i drop down-menuen. Udfyld herefter felterne markeret med rødt: Titel, Emne og Aktivitet. Titel: Det er vigtigt at lave titlen så sigende som muligt, så sagen bliver søgbar. Dvs. uden forkortelser. Aktivitet: Vælg den aktivitet i drop down-menuen, som er tættest på sagens karakter. Emne: Hver sag skal have to emneord, som er beskrivende for sagen. Klik på pilen ved Emne, for at få emnelisten frem i en pop op-boks. Vælg Gennemse og flyt de valgte emneord. Udfyld andre relevante felter som f.eks. Sagsbehandler og Afdeling. Klik på Gem og sagen er oprettet og får et sagsnummer. Efterfølgende er det muligt at redigere felterne ved at markere et vilkårligt sted i metadata. Gem igen herefter. Åbn et dokument. Højreklik i handlingslinjen, så drop down-menuen Toolbar/Menutilpasning kommer frem. Vælg de menupunkter, du gerne vil have som genvejsknapper, f.eks. Tilbage sag og Udskriv dokumentprogram. Sæt flueben ud for disse og knapperne vil blive vist på handlingsmenulinjen. AFSLUT SAG OPSÆTNING AF GRÆNSEFLADE Når en sag er færdigbehandlet kan du afslutte den i Captia. Åbn sagen du ønsker at afslutte Klik på Redigér eller klik på feltet Afsluttet. Du kan tilpasse listevisningen i alle lister i Captia. Højreklik på det listefelt, du ønsker at tilpasse. Sæt flueben ud for de felter, du ønsker at få vist, eller fjern flueben ud for de felter, du ikke ønsker at få vist. Skriv + for dags dato eller klik på kalenderikonet og vælg en dato. Klik på Gem og sagen er afsluttet.

22 SØGNING SAGER 7 OPRET ABONNEMENT GENÅBN SAG Du kan oprette et abonnement på en søgning, så du fast modtager en e-mail med f.eks. de svarfrister du har oprettet på dokumenter, de erindringer du har oprettet eller bestemte typer af sager. Bemærk at søgningen først skal være oprettet. Når abonnementet er oprettet, vil du automatisk modtage en e-mail med de oplysninger det er oprettet med. Åbn den gemte søgning, du vil oprette abonnement på ved at vælge fanen Forside og klikke på Faste lister og dernæst Søgninger i drop down-menuen. Klik på søgningen, så den åbner og vælg derefter Abonnementer. En afsluttet sag kan genåbnes. Find sagen, der skal genåbnes og åbn den. Klik på Genåbn sagen i handlingslinjen. KOPIER SAG Klik på Opret abonnement og i dialogboksen udfylder du feltet Titel og andre relevante felter. Vælg hvem, der skal modtage abonnementet ved at klikke på Funktioner og dernæst Ny medarbejder i drop down-menuen. Søg efter modtageren og klik på OK. Abonnementet kan findes under fanen Forside, vælg Faste lister i menulinjen og klik på Abonnementer i drop down-menuen. OBS Abonnementet kan oprettes til flere modtagere og kan gøres inaktiv, hvis man i en periode ikke ønsker at modtage e-mails på abonnementet. Du kan kopiere en sag, hvis du har behov for at oprette en enslydende sag. Åbn sagen, du ønsker at kopiere. Klik på pilen ved siden af sagsikonet i handlingslinjen og vælg Kopier sag. Der oprettes nu en ny sag med de samme oplysninger, som den tidligere. Tilret feltet Titel og evt. andre oplysninger. OBS Der skabes automatisk en henvisning imellem de to sager, som skal slettes manuelt, hvis du ikke ønsker det.

8 DOKUMENTER SØGNING 21 DOKUMENTER FRITEKSTSØGNING ARKIVER DOKUMENT/DOKUMENTER PÅ SAG Fritekstsøgning søger i alt på både sags- og dokumentniveau medmindre du vælger en af delene i drop down-menuen under Søg. I fritekstfeltet tager Captia ikke hensyn til, om du bruger store eller små bogstaver. Undgå at foretage brede søgninger på almindelige ord, da det belaster systemets ydeevne og tager lang tid. Søgningen resulterer i et broget resultat, der svarer til en Google-søgning. Stå på den sag, hvor dokumentet/dokumenterne skal arkiveres. Marker dokumentet/dokumenterne, som du ønsker at arkivere, med et flueben. Klik på Arkivér i funktionslinjen, hvorefter dokumentet/dokumenterne får aktnumre. GEM SØGNING IMPORTÉR DOKUMENT FRA FIL Du kan gemme en søgning, som du udfører ofte, så du ikke behøver at indtaste søgekriterierne hver gang. Vælg fanen Søgning og udfyld de søgekriterier, du vil gemme. Vælg Gem søgning i basen. I dialogboksen udfylder du Navn og Beskrivelse. Klik på OK. Klik på Opret dok. Den gemte søgning kan du finde under fanen Forside, klik på Faste lister og vælg Søgninger. Vælg i dialogboksen hvilken type dokument, der skal arkiveres (Word, Excel eller Powerpoint). Klik på Importér. Vælg Gennemse i den næste dialogboks og find den fil, der skal importeres. Udfyld de relevante felter: Dokumenttype, Tilstand, Titel og Sag.

20 SØGNING DOKUMENTER 9 SØGEOPERATORER ARKIVÉR PDF For at gøre din søgning mere præcis, kan du bruge disse søgeoperatorer: Operator Tegn Funktion NB Briller/jokertegn * * benyttes til at erstatte et eller mange tegn. * kan benyttes på søgesider, i popup-vinduer og i fritekstfeltet. Spørgsmålstegn?? benyttes til at erstatte ét tegn. Hat (cirkumfleks) ^ ^ når søgningen ikke skal skelne mellem små og store bogstaver. Tomt felt = Når et felt ikke skal være udfyldt. ^ kan benyttes på søgesider f.eks. i felterne Titel og Tekst. Benyttes på søgesider. I listefelter skal du bruge <tom>. Udfyldt felt <> Når et felt skal være udfyldt. Benyttes på søgesider. I listefelter skal du bruge <udfyldt>. Marker en fil eller flere filer (hvis de skal på samme sag) på f.eks. dit skrivebordet eller dit drev. OR OR Skrives mellem to emneord, f.eks. hvis en sag skal indeholde mindst et af de indtastede emneord. AND & AND Skrives mellem to emneord, f.eks. hvis du vil finde en sag hvor begge emneord er påført sagen. NOT ~ NOT Benyttes når der er ord, du vil fravælge i din søgning WITHIN WITHIN Kan bruges når et bestemt felt skal indgå i søgningen. Både tegnet og OR kan benyttes. Benyttes på søgesider. Både tegnet & og AND kan benyttes. Benyttes på søgesider. Både tegnet ~ og NOT kan benyttes. WITHIN kan kun benyttes i fritekstfelter. Højreklik og vælg Captia. I dialogboksen skal du udfylde de relevante felter: Dokumenttype, Tilstand, Titel og Sag. OBS Du kan arkivere alle typer filer på denne måde. INDSÆT SVARFRIST PÅ DOKUMENT Du kan indsætte en svarfrist i et dokuments metadata. Svarfristen er søgbar. Åbn dokumentet du vil indsætte en svarfrist på. Skriv f.eks. +14 eller klik på kalenderikonet.

10 DOKUMENTER SØGNING 19 OPRET WORD-DOKUMENT I CAPTIA SØG EFTER DOKUMENT Hold musen over fanen Søgning og vælg i drop down-menuen Dokumenter (gul). Skriv f.eks. ord fra dokumentets titel i feltet Titel omkranset af hat og briller: ^*xxxxx*. Udfyld evt. andre metadatafelter med dine søgekriterier. Klik på Opret Word dok. Klik på Søg og du får vist de dokumenter, der matcher dine søgekriterier. Vælg Blankt dokument eller Brev (AU-skabelon). Skriv dokumentet. RELATIVE DATOER For at gøre din søgning mere præcis, kan du bruge disse relative datoer: + Indsætter dags dato +1 Indsætter dags dato plus en dag, dvs. i morgen Klik på fanen Tilføjelsesprogrammer i Word. Klik på Gem som -ikonet i båndet. I dialogboksen skal du udfylde de relevante felter: Dokumenttype, Tilstand (vælg Udkast ), Titel og Sag. Hvis du tilføjer mere tekst skal du klikke på Flet i fanen Tilføjelsesprogrammer i Word. Vælg Flet alt i dialogboksen. Når du er færdig med dit dokument kan du vælge at arkivere det, hvorefter det ikke længere er redigerbart. Klik på Rediger oplysninger i fanen Tilføjelsesprogrammer i Word. Ændr Tilstand fra Udkast til Arkiveret. Vælg Gem. OBS Hvis du har den sag åben, hvor Word-dokumentet skal gemmes på, foreslår Captia automatisk det pågældende sagsnummer, når du gemmer dokumentet. +1u Indsætter dags dato plus en uge +1m Indsætter dags dato plus en måned +1å Indsætter dags dato plus et år -1 Indsætter dags dato minus en dag, dvs. i går -1u Indsætter dags dato minus en uge -1m Indsætter dags dato minus en måned -1å Indsætter dags dato minus et år

18 SØGNING DOKUMENTER 11 SØGNING BESVAR DOKUMENT SØGEFANEN Hold musen over fanen Søgning og i drop down-menuen kan du vælge at søge i Sager (blå), Patentsager (grå) eller Dokumenter (gul). Bemærk at handlingslinjen bliver blå, hvis du vælger Sager og gul, hvis du vælger Dokumenter. På søgesiden kan du kombinere de søgekriterier, du har behov for, ved at udfylde felterne. Feltet titel er et datafelt, hvor der skelnes mellem store og små bogstaver. Brug hat og briller - f.eks. ^*konference*2013* - til at søge i titelfeltet. Søgning i titelfeltet kan kombineres med søgning i de andre metadatafelter, for at afgrænse søgeresultaterne. Funktionen Besvar dokument kan bruges, når du skal besvare et dokument med et Word-dokument. Besvar dokument knytter automatisk de to dokumenter sammen via en dokumenthenvisning. Åbn dokumentet du vil besvare. Klik på Besvar dok. Vælg Blankt dokument eller Brev (AU skabelon) i dialogboksen. Skriv besvarelsen i Worddokumentet, der åbnes. SØG EFTER SAG Hold musen over fanen Søgning og vælg i drop down-menuen Sager (blå). Skriv f.eks. ord fra sagens titel i feltet Titel omkranset af ^*xxxxx*. Udfyld evt. andre metadatafelter med dine søgekriterier. Klik på Søg og du får vist de sager, der matcher dine søgekriterier. Vælg fanen Tilføjelsesprogrammer i Word og klik på Gem som. Skriv en sigende titel og vælg Udgående i Dokumenttype. Vælg fanen Tilføjelsesprogrammer i Word og klik på Flet. Klik på Flet alt i dialogboksen og gem Word-dokumentet. OBS For at se dokumenthenvisningen skal du åbne dokumentet, vælg Mere i menulinjen og klik på Dokumenthenvisninger i drop down-menuen. Du kan også føje knappen Dokumenthenvisninger til på menulinjen: højreklik og vælg Dokumenthenvisninger i drop downmenuen.

12 DOKUMENTER E-MAILS 17 FLYT DOKUMENT/DOKUMENTER TIL EN ANDEN SAG SEND E-MAIL MED VEDHÆFTET PDF-DOKUMENT Fra Captia kan du sende en e-mail med et vedhæftet dokument, såfremt modtageren også har adgang til Captia. Marker dokumentet, du ønsker at sende som PDF, med et flueben. Vælg Mail. Du kan flytte et dokument i Captia, hvis det er ulåst eller er et udkast (har aktnr. 0). Hvis dokumentet, der skal flyttes, er arkiveret, så henvend dig til captia@au.dk, som omjournaliserer dokumentet til en anden sag for dig. Åbn sagen hvorfra dokumentet/dokumenterne skal flyttes og marker dem med et flueben. Klik på Tilføj Vedhæftet PDF i drop down-menuen. Outlook genererer en mail med dokumentet vedhæftet i PDF-format. Klik på Funktioner og dernæst Flyt dokument i drop down-menuen. Indtast sagsnummeret i dialogboksen og klik på Flyt. Hvis du ikke kender sagsnummeret kan du klikke på Flyt til sag og der åbner en ny dialogboks. Her kan du vælge (dine egne) Åbne sager eller søge efter den pågældende sag. Marker det runde afmærkningsfelt ved den sag, hvor dokumentet/dokumenterne skal flyttes til og vælg Ok. BRUG MAILKURV Sæt flueben i Arkiver og akter dokument(er) på ny sag og vælg Flyt. Nu flyttes dokumenterne og får aktnumre på den nye sag. Hvis dokumentet/dokumenterne ikke skal akteres på den nye sag, skal du ikke sætte flueben i Arkiver og akter dokument(er) på ny sag. OMJOURNALISER DOKUMENT/DOKUMENTER TIL EN ANDEN SAG Du kan ikke selv omjournalisere et dokument fra en sag til en anden i Captia. Henvend dig til captia@au.dk, som omjournaliserer dokumentet for dig. Når et dokument omjournaliseres, vil der på den oprindelige sag stå at dokumentet er omjournaliseret og der vil være en henvisning til det nye sagsnummer. Hvis du har behov for at vedhæfte flere sager eller dokumenter fra Captia til en e-mail, kan du bruge mailkurven. Du kan bevæge dig rundt mellem sager og dokumenter og samle elementer sammen. Marker de sager/dokumenter, der skal vedhæftes en e-mail, med flueben. Hvis det er sager: Klik på Mail og vælg Tilføj - link. Hvis det er dokumenter: Klik på Mail og vælg Tilføj - vedhæftet. Klik på Se mailkurv for at se indholdet. Vælg Åbn e-mail i dialogboksen, for at sende en e-mail med de vedhæftede links/filer og Outlook genererer en e-mail.

16 E-MAILS DOKUMENTER 13 OPSÆTNING AF SJ- OG DOCID-FELT SLET DOKUMENT Du kan slette et dokument i Captia, hvis det er ulåst eller er et udkast (har aktnr. 0). Hvis dokumentet, der skal slettes, er arkiveret, så henvend dig til captia@au.dk, som sletter dokumentet for dig. I Outlook kan du gøre det muligt at se, om en mail er gemt i Captia. Når funktionen er slået til, vil der i Outlook være et flueben ud for den gemte mail i feltet SJ. Feltet DocID henviser til det dokumentnummer, som dokumentet har fået i Captia. I din indbakke i Outlook skal du højreklikke på sorteringsfeltet. Vælg Feltvælger i drop down-menuen. Find dokumentet du vil slette og åbn det på 3. faneblad. Klik på pilen ved siden af dokumentikonet og vælg Slet dokument i drop down-menuen. OBS Vær opmærksom på, at evt. bilag skal slettes før hoveddokumentet kan slettes. Slet et bilag ved at åbne hoveddokumentet, vælg Bilag, åbn bilaget og slet det på samme måde som et hoveddokument slettes. I dialogboksen skal du vælge Brugerdefinerede felter i Indbakke i drop down-menuen. Marker docid og SJ og træk dem op i sorteringsfeltet. SEND E-MAIL MED LINK TIL SAG Fra Captia kan du sende en e-mail med link til en sag, såfremt modtageren også har adgang til Captia. Find sagen, du ønsker at sende link til. Klik på Mail. Vælg Link i drop down-menuen. Outlook genererer en mail med linket. Når modtageren klikker på linket, kommer man direkte ind på sagen i Captia.

14 E-MAILS E-MAILS 15 E-MAILS GEM E-MAIL/E-MAILS I CAPTIA I dialogboksen skal du klikke på Sag, hvorefter der åbnes en ny dialogboks. Klik på Opret ny sag, hvor du udfylder Titel, Aktivitet, Emne og andre relevante felter. Klik på Gem for at oprette sagen. Vælg den nyoprettede sag og klik på OK. I den første dialogboks skal du udfylde de relevante felter: Dokumenttype, Dokumenttitel, Tilstand ( Arkiveret ) og Sag. Klik på Gem og dokumentet gemmes på den valgte sag og får et aktnummer. Åbn Outlook og marker den e-mail/de e-mails du ønsker at arkivere. Hvis du markerer flere e-mails, gemmes de på den samme sag. Klik på Tilføjelsesprogrammer i Outlooks værktøjslinje. ARKIVÉR UDGÅENDE POST Vælg Gem e-mail. I dialogboksen skal du udfylde de relevante felter: Dokumenttype, Dokumenttitel, Tilstand ( Arkiveret ) og Sag. Hvis du klikker på Sag åbnes endnu en dialogboks, hvor du kan vælge (dine egne) Åbne sager eller søge efter den pågældende sag. Klik på OK. Hvis du i feltet Dokumenttype vælger blank/ingen fremfor Hoveddokument eller Bilag, medtages det ikke i Captia. Klik på Gem og dokumentet gemmes på den valgte sag og får et aktnummer. OBS Hvis du vælger Quick gem e-mail gemmes e-mailen i din skrivebordssag, som du finder under fanen Forside. Herfra kan du flytte dokumentet til den korrekte sag. Via Outlook kan de e-mails du sender, registreres i Captia. Vælg fanen Tilføjelsesprogrammer i Outlook. Vælg Captia arkiver udgående post, så knappen bliver gul. GEM E-MAIL OG OPRET SAG Hver gang du sender en e-mail, vil Captia i en pop up-boks spørge om e-mailen skal gemmes i Captia. Klik Ja for at gemme e- mailen. I dialogboksen udfylder du felterne Titel, Tilstand, Sag og evt. andre relevante felter. Hvis du ønsker at slå funktionen fra klikker du på Captia arkiver udgående post, så knappen bliver lys igen. Hvis du ikke har oprettet sagen, hvor e-mailen skal gemmes, kan du oprette en ny sag i samme workflow som ovenstående: Åbn Outlook og marker den e-mail/de e-mails du ønsker at arkivere. Hvis du markerer flere e-mails gemmes de på den samme sag. Klik på Tilføjelsesprogrammer i Outlooks værktøjslinje. Vælg Gem e-mail.