Brugervejledning

Transkript

1 Brugervejledning

2 WorkZone for Office Indhold 1. Brugervejledning til WorkZone for Office Nyheder 5 3. Kom godt i gang Arbejde med Word-dokumenter Opret dokumenter på sager Arbejde med dokumenter gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Arbejde med skabeloner og indholdskontrolelementer Arbejde med processer Søgning Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter Søg i dialogbokse Arbejde med Outlook-elementer Gem Outlook-elementer på sager Opret nye sager Registrer dokumentoplysninger Indsæt sagsdokumenter og links Se sager og dokumenter Tilpas Outlook Arbejde med processer Procesvisninger i Outlook-oversigten Arbejde med processer fra Outlook Søgning Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter Søg i dialogbokse 59 2

3 6. Arbejde med Excel-dokumenter Opret dokumenter på sager Arbejde med dokumenter gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Søgning Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter Søg i dialogbokse Arbejde med processer Eksportér til Excel fra WorkZone Client Arbejde med PowerPoint-dokumenter Opret dokumenter på sager Arbejde med dokumenter gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Arbejde med processer Søgning Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter Søg i dialogbokse Vilkår og betingelser 101 3

4 WorkZone for Office Brugervejledning til WorkZone for Office AVANCERET HJÆLP Arbejde med dokumentversioner i Microsoft Word, Excel og PowerPoint Arbejde med processer fra Microsoft Outlook. Arbejde med skabeloner i Microsoft Word Anvend søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter Eksportér til Excel fra WorkZone Client RELATERET PRODUKTDOKUMENTATION WorkZone for Office Administrator's Guide WorkZone for Office Developer's Guide WorkZone Process Brugervejledning WorkZone Client Brugervejledning WORKZONE-LINKS WorkZone-dokumentation WorkZone-support WorkZone-websted 4

5 2. Nyheder NYT I WORKZONE FOR OFFICE 2018 Implementering af GDPR - EU's Databeskyttelsesforordning GDPR (General Data Protection Regulation) er den primære lov vedrørende beskyttelse af personlig data i EU. Forordningen samler EU's databeskyttelse, så medlemsstater ikke længere behøver at skabe deres egne love, der vedrører datasikkerhed. GDPR træder i kraft fra den 25. maj I forbindelse med denne release introducerer WorkZone følgende funktionaliteter, der skal leve op til GDPR-kravene: Dokumentklassificering sorterer data på baggrund af data-følsomheden. Nogle dokumenter er tilgængelige for alle, mens andre dokumenter kan indeholde data, der ikke kan deles med et bredt publikum. Fra og med denne release, er feltet dokumentklassificeringskode, der definerer dokumentets grad af data-følsomheden, et påkrævet felt i hvert dokument. Du kan angive klassificeringskoden, når du registrerer dokumentet. Bemærk:Dokumenter, der er oprettet i WorkZone for Office 2017 eller tidligere versioner, klassificeres ikke automatisk. Klassificeringskoder kan føjes til dem manuelt Andre funktioner Gentagne inholdskontrolelementer Du kan nu oprette skabeloner, der indeholder gentagende afsnit. Hver sag eller dokument kan have flere parter med en bestemt rolle, f.eks, Sender eller Modtager. Hvis du vil udtrække oplysninger fra flere parter og indsætte dem i et indholdskontrolelement, skal du bruge et gentagende indholdskontrolelement. Sammenfletning af bestemte indholdskontrolelementer er blevet justeret: Hvis du fletter kontaktens adresseoplysninger (som er beskyttede), bliver adresseoplysningerne ikke føjet til dokumentet. Forbedringer på brugergrænsefladen Forbedret manøvrering mellem gamle og nye versioner af Word-, Excel- og PowerPointdokumenter Nogle felter er blevet omdøbt, så de passer bedre med WorkZone Client. Klasse er omdøbt til Sagsgruppe og Delnummer er blevet omdøbt til undersagsgruppe. DET VAR NYT I WORKZONE FOR OFFICE 2017 Du kan søge på en part i seneste, favoritter og i alle kontakter i dialogboksen Tilføj/Fjern parter. 5

6 WorkZone for Office Tilføjelsesprogrammet WorkZone Process er blevet lagt sammen med tilføjelsesprogrammet WorkZone for Office. Hvis WorkZone Process ikke er installeret på serveren, er knappen Proces deaktiveret. Du kan starte en proces fra et dokument. Du kan indsætte indholdskontrolelementer for brugerdefinerede felter i skabeloner. DET VAR NY T I WORKZONE FOR OFFICE 2016 R2 Support matrix Udvidet support matrix, der omfatter Microsoft Office 2016 (x86 og x64). Funktioner Du kan nu se dine senest anvendte sager og dokumenter på dine lister, som du gør i WorkZone Client. Eksempel: Hvis du åbner et dokument i WorkZone Client, vises dokumentet på din liste over senest brugte dokumenter i WorkZone for Office. De søgefiltre, du kan bruge i WorkZone for Office, fungerer nu ligesom søgefiltrene i WorkZone Client. DET VAR NY T I WORKZONE FOR OFFICE I 2016 Outlook: Du kan tilføje dine gemte søgninger til mappen "Sager og Dokumenter" i navigationsruden. Du kan anvende et avanceret registreringspanel, når du gemmer mails. Det avancerede registreringspanel giver dig mulighed for at registrere titel, dokumentgruppe, dokumenttype, brevdato, sagsbehandler, tilstand og svarfrist. Hvis du vil anvende det avancerede registreringspanel skal du klikke Sag > Sager & Dokumenter og vælge Anvend avanceret registreringspanel. DET VAR NY T I WORKZONE FOR OFFICE 2014 R2 Outlook: Ny funktionalitet i Outlook-tilføjelsesprogrammet:WorkZone Process Forudsætning: For at kunne arbejde med procesoversigten og processer tilknyttet sager, skal du have installeret tilføjelsesprogrammet WorkZone Process Outlook under WorkZone for Office-installationen. o Hvis du prøver at åbne en smarttask, når du er offline, vises en meddelelse. Se Åbn en opgave, når du er offline. o Hvis du har brug for at arbejde med en opgave, som en anden bruger er i gang med at arbejde på, kan du vælge at overtage denne opgave. Se Overtag en opgave fra en anden bruger. 6

7 o o Forudsætning: Du skal have indblikket PROCESSADM for at kunne overtage en opgave fra en anden bruger. Se onlinehjælp for modulet Brugere i WorkZone Configuration Management. Du kan nu opdatere en forældet opgave fra serveren. Det vil sige, at hvis en opgave er blevet opdateret efter du har åbnet den, kan du vælge at hente den seneste version af opgaven fra serveren. Se Opdater en ændret opgave. Når du arbejder med flere processer i Outlook, kan du gemme visninger i forskellige mapper i oversigten Processer og hurtigt tilgå dem senere. Se Gem en visning med de valgte proceslister. Du kan føje sager og dokumenter til dine favoritter (og fjerne dem fra dine favoritter senere) og se lister over favoritsager eller -dokumenter enten fra navigationsruden i Outlook eller fra WorkZone Client. Se Tilføj eller fjern en sag eller et dokument fra dine favoritter. Word, Excel, PowerPoint Word: En ny Opdater-knap er blevet føjet til sagsdokumenter. Du kan nu opdatere alle registrerede oplysninger på et sagsdokument fra serveren. Se Opdater registreringsoplysninger på et sagsdokument. Hvis du tilføjer eller fjerner parter eller dokumenter på sagsdokumenter i dialogboksene Tilføj/Fjern parter (eller Tilføj/Fjern dokumenter), opdateres alle oplysninger om parter (eller dokumenter) automatisk fra serveren, når du klikker på Søg. Generelle forbedringer af ydeevne for udvidet flettefunktionalitet ved brug af indholdskontrolelementer i Word-skabeloner. Flettescenarier går nu 5-25 gange hurtigere afhængig af antal indholdskontrolelementer, antal modtagere, kompleksitet og databasestørrelse. Du kan bruge nye, tilpassede indholdskontrolelementer, der fletter oplysninger fra file_ name-tabellen som en egenskab for en dokumentkontakt. Når du tilføjer tilpassede indholdskontrolelementer, vil systemet kontrollere, om den valgte dokumentmodtager eksisterer som part på den valgte sag. Hvis et sådan match er fundet, flettes denne kontakts sagsoplysninger fra tabellen file_name ind i dokumentet. Bemærk: o Det tilpassede indholdskontrolelement kan ikke flette flere modtagere i et dokument. o Hvis flere end én sagspart med det samme navn og modtagerrolle findes på en sag, er det kun parten med lavest prioritet, der kan flettes. 7

8 WorkZone for Office Nye indholdskontrolelementer, som kan flettes ind i Word-skabeloner og dokumenter, er tilføjet: o Indholdskontrolelementet Sagsegenskab er blevet erstattet af indholdskontrolelementerne Sag og Sagskontakt. o Indholdskontrolelementet Dokumentegenskab er erstattet af indholdskontrolelementerne Dokument og Dokumentkontakt. o Egenskaben Sagskontakt - nye indholdskontrolelementer for dato på sagskontakt og sagskontakter er tilføjet. o Egenskaben Dokumentkontakt - nye indholdskontrolelementer for dato på dokumentkontakt og dokumentkontakter er tilføjet. o Egenskaben Kontakt - nye indholdskontrolelementer for sagsparter er tilføjet. o Egenskaben Sag - yderligere indholdskontrolelementer for ansvarlig enhed er tilføjet. o Egenskaben Dokument o Yderligere indholdskontrolelementer for ansvarlig enhed er blevet tilføjet. o Nye indholdskontrolelementer for dokumentoplysninger og dokumentdatoer er tilføjet. Formatet af indholdskontrolelementer er blevet ændret til: (ItemType,[Relation],[Type]) Label (format) Det vil sige, at fra denne version vises alle nytilføjede indholdskontrolelementer i et nyt format (og allerede eksisterende indholdskontrolelementer forbliver i det gamle format). Se Titelformat for indholdskontrolelementer. Når du arbejder med skabeloner, kan du konfigurere datovælgerens indhold til at vise enten det lange eller korte datoformat. DET VAR NY T I WORKZONE FOR OFFICE 2014 Excel Du kan nu redigere oplysninger, som du har eksporteret fra lister i WorkZone Client ved hjælp af den nye funktion Eksportér til Excel i WorkZone Client. Se Eksportér til Excel fra WorkZone Client. 8

9 Bemærk:Du kan redigere et eksporteret Excel-dokument (for eksempel for at danne en rapport) på samme måde som du ville redigere ethvert andet Excel-dokument. De ændringer, du laver i Excel-dokumentet gemmes dog ikke i WorkZone Client. Forudsætninger: Funktionen Eksportér til Excel understøttes udelukkende med Microsoft Office For at kunne eksportere til Excel fra WorkZone Client skal du vælge WorkZone for Excel under installation af WorkZone for Office. Se WorkZone for Office Administrator's Guide. 9

10 WorkZone for Office Kom godt i gang Lær det grundlæggende i WorkZone for Office ved at følge linksene og se videoerne på denne side. Bemærk:For at se videoerne, skal du have Adobe Flash Player installeret på din computer. ARBEJDE I OUTLOOK Gem Outlook-elementer på sager Indsæt et sagsdokument eller links i mails Opret nye sager Opret nye dokumenter på sager Registrer dokumentoplysninger Se sager og dokumenter Søg efter sager, dokumenter og parter ARBEJDE I WORD Opret dokumenter på sager Arbejde med dokumenter, der er gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Arbejde med skabeloner Søg efter sager, dokumenter og parter ARBEJDE I EXCEL Opret regneark på sager Arbejde med regneark gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Søg efter sager, dokumenter og parter Eksportér til Excel fra WorkZone Client ARBEJDE I POWERPOINT Opret præsentationer på sager Arbejde med præsentationer gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Søg efter sager, dokumenter og parter SAGS- OG DOKUMENTOVERBLIK I MICROSOFT OUTLOOK Denne video viser dig, hvordan du får et overblik over sager og dokumenter, der er tilknyttet sagerne, i Microsoft Outlook. I denne oversigt kan du åbne sager og dokumenter, for eksempel i Microsoft Word. Se klippet GEM MAILS PÅ SAGER OG REDIGER OPLYSNINGER PÅ DOKUMENTER OG PARTER Denne video viser, hvordan du gemmer mails på sager - indgående eller udgående. Mens du gemmer mails, kan du redigere dokumentoplysninger, og der foreslås parter, du kan tilføje. Se klippet 10

11 OPRET NYE SAGER I MICROSOFT OUTLOOK Denne video viser, hvordan du opretter nye sager i Microsoft Outlook. Der er to måder: Du kan enten oprette en ny sag uafhængigt af mails, eller du kan oprette en ny sag, mens du gemmer en mail. Mens du opretter sagen kan du indtaste oplysninger om sagen, for eksempel, titel, sagsgruppe, klassificeringskode, facetter og adgangsrettigheder. Se klippet ARBEJDE MED SAGSDOKUMENTER Denne video viser, hvordan du opretter sagsdokumenter i Microsoft Word, Excel og Outlook. Det indbefatter brug af fletfelter til at indtaste sags- og dokumentoplysninger som for eksempel modtagerinformation, og hvordan man opdaterer dokumentoplysninger, enten ved hjælp af fletfelterne eller panelet Dokumentregistrering. Se klippet BRUG SAGS- OG DOKUMENTLISTER I OUTLOOK Du kan tilføje sags- og dokumentlister til din Sager & dokumenter-mappe i Microsoft Outlook. For at gøre dette skal du klikke på knappen Tilføj liste på fanen Sag, vælge de ønskede lister og klikke Tilføj. Du kan nu få vist en ønsket liste i Microsoft Outlook ved at klikke en enkelt gang med musen. Bemærk:Listerne er defineret i WorkZone Client. 11

12 WorkZone for Office ÅBN OG REDIGER SAGSDOKUMENTER FRA OVERBLIKKET I sags- eller dokumentoverblikket i Microsoft Outlook kan du åbne et dokument i, for eksempel, Word for at redigere indholdet. Eller du kan åbne sags- eller dokumentprofilen i WorkZone Client. DEL ET LINK TIL ET DOKUMENT ELLER EN SAG Du kan indsætte et link til en sag eller et dokument i en ny mail eller mødeindkaldelse. Hvis du deler et link til et dokument, indsættes to links: Det første åbner dokumentet i WorkZone Client og det andet er et download-link. GEM DOKUMENTET PÅ EN SAG For at gemme dokumentet på en sag skal du først vælge en sag eller oprette en ny. Herefter 12

13 skal du registrere dokumentet i panelet Dokumentregistrering. OPRET DOKUMENTSKABELONER I WORD Brug indholdskontrolelementer til at bygge dine dokumentskabeloner. Dette gør det muligt for dig at flette oplysninger om sager, dokumenter og kontakter ind i skabelonen. Derudover kan du aktivere, at skabelonerne automatisk indstiller standardværdier, fletter og viser dialogbokse ved hjælp af VBA-makroer. 13

14 WorkZone for Office FLET OPLYSNINGER OM SAGER, DOKUMENTER OG KONTAKTER IND I DINE DOKUMENTER I Microsoft Word kan du benytte flettefunktionen til at indsætte oplysninger i indholdskontrolelementerne i dokumentet, for eksempel om den sag, der er valgt for dit dokument. 14

15 4. Arbejde med Word-dokumenter 4.1 Opret dokumenter på sager Arbejde med dokumenter gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Arbejde med skabeloner og indholdskontrolelementer Arbejde med processer Søgning Opret dokumenter på sager I WorkZone for Office kan du oprette følgende hoveddokumenter og bilag på en sag: Microsoft Word-dokumenter Microsoft Excel-regneark Microsoft PowerPoint-præsentationer Et dokument bliver et sagsdokument, når du gemmer det på sagen enten som et hoveddokument eller som et bilag. Hvis du gemmer et dokument på en sag og angiver et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. GEM DOKUMENT SOM ET HOVEDDOKUMENT PÅ EN EKSISTERENDE SAG Når du opretter et sagsdokument, skal du gemme det på sagen uden at vælge et hoveddokument. Dit dokument vil derefter anses som et hoveddokument som andre hoveddokumenter på sagen. 1. Åbn et nyt dokument. 2. Klik Vælg sag på fanen Startside i gruppen Sag. En liste vises. 3. Følg en af disse procedurer: a. Vælg en sag fra listen over senest anvendte sager. Panelet Dokumentregistrering åbnes. Eller a. Vælg Søg efter sag i listen for at søge efter en sag. Dialogboksen Vælg sag vises. b. Klik Vis flere søgemuligheder. c. Indtast søgekriterier. Se Søgning. d. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. 15

16 WorkZone for Office e. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen lukkes og Dokumentregistreringspanelet åbnes. 4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel, klassificering og dokumenttype. Du kan også angive tilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe, brevdato og svarfrist. Bemærk:Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. 5. Tilføj dokumentparter. 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på sag. GEM ET DOKUMENT PÅ EN LUKKET SAG 1. Vælg det dokument, som du vil gemme på en lukket sag. 2. Klik Vælg sag > Søg sag på fanen Startside i gruppen Sag. Dialogboksen Søg sag vises. 3. Vælg Lukket sag I feltet Søg i. 4. Klik Søg. 5. Vælg den lukkede sag, som du vil gemme dokumentet på. 6. Klik OK. Ruden Dokumentregistrering åbnes med den valgte sag. 7. Klik Gem på sag. Bekræft at du vil genåbne denne sag og gemme det valgte dokument på den. 8. Klik Ja. Bemærk:Når du gemmer et dokument på en lukket sag, bliver denne sag genåbnet. GEM DOKUMENT UDEN SAG Du kan oprette et sagsdokument og i stedet for at tilknytte det til en sag, gemme det på din skrivebordssag. Dette er relevant, hvis dokumentet, for eksempel, er et udkast, eller hvis du vil knytte det til er et udkast, eller hvis du vil knytte det til en sag senere. 1. Åbn et nyt dokument og tilføj indhold. 2. Klik Vælg sag på fanen Startside i gruppen Sag. En liste vises. 3. Vælg Uden Sag for at gemme dokumentet på din skrivebordssag. Panelet Dokumentregistrering åbnes. 4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel, klassificering og dokumenttype. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler og dokumentgruppe. 5. Tilføj dokumentparter. 16

17 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på sag. Bemærk:Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. GEM DOKUMENT PÅ EN NY SAG Når du har åbnet et eksisterende dokument eller oprettet et nyt, kan du oprette en ny sag, som du kan knytte dokumentet til. 1. Åbn det dokument, du vil føje til den nye sag. 2. Klik Vælg sag på fanen Startside i gruppen Sag. En liste vises. 3. Vælg Opret ny sag i listen. Dialogboksen Ny Sag vises. 4. Indtast oplysninger i obligatoriske felter markeret med rødt, og indtast eventuelt yderligere oplysninger. 5. Vælg facetter til en ny sag Se Vælg facetter til ny sag. 6. Klik Tilføj/Fjern i ruden Parter på sagen for at tilføje eller fjerne sagsparter. 7. Vælg sagsparter og klik OK. 8. Angiv adgangsrettigheder: a. Klik på Generel sagsadgang i dialogen Ny Sag. b. Vælg Afdeling eller Personlig. 9. Klik Opret Sag, eller tryk Enter. Dialogen Ny Sag lukkes, og ruden Dokumentregistrering åbner og giver dig mulighed for at gemme dit dokument på den nye sag. 10. Registrer dokumentoplysninger Bemærk:Som standard kan sager, du opretter til dine dokumenter, tilgås af alle i din organisation. Du kan begrænse adgang for den valgte sagsgruppe eller hele organisationen. Du kan begrænse adgang yderligere ved at vælge: Afdeling - kun din afdeling har adgang til at se og redigere sagen. Personlig du er den eneste, der har adgang til sagen og kan redigere den. VÆLG FACETTER TIL EN NY SAG Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, kan du vælge facetter, når du opretter en ny sag. Vigtigt: Facet-funktionaliteten skal aktiveres af systemadministratoren. 17

18 WorkZone for Office Vælg facetter 1. Åbn dialogboksen Ny sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin Klik på i feltet Facetter. Dialogboksen Vælg facetter vises. Obligatoriske facetgrupper er fremhævet. Deaktiverede facetter er grålige. 3. Dobbeltklik på den facet, du vil tilføje. Gentag dette trin for hver facet, du vil tilføje. 4. Klik OK. Dialogboksen Vælg facetter lukker, og de valgte facetter vises i feltet Facetter i dialogboksen Ny sag. 5. Fortsæt med at oprette den nye sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin 6-9. Bemærk: Du skal vælge mindst én facet i hver obligatoriske facetgruppe. Du kan vælge mere end en facet i hvert felt. For at fjerne en facet skal du dobbeltklikke på den eller trykke DEL. OPRET ET BILAG For at oprette et bilag skal du knytte dokumentet til en sag og angive et hoveddokument. Dit dokument bliver derefter til et bilag i forhold til det hoveddokument, du valgte. 1. Udfør proceduren beskrevet i Opret dokument på en eksisterende sag for at oprette et bilag. 2. Vælg et hoveddokument i rullelisten til feltet Hoveddokument i panelet Dokumentregistrering. Bemærk:Når dit dokument er gemt i arkivet som et bilag, låses listen Hoveddokument. Hvis du vil have et andet hoveddokument, skal du vælge det i WorkZone Client eller Captia Web Client. GEM OG SEND ET SAGSDOKUMENT Du kan sende et dokument, et regneark eller en præsentation, som er gemt på en sag, til en modtager. Mailen arver sagskonteksten fra dokumentet. Efter du har sendt mailen, bliver du bedt om at gemme mailen på sagen. Vigtigt: Før du kan udføre denne opgave, skal du vælge en sag til dit dokument. Se Opret dokumenter på sager. 18

19 Gem og send et dokument 1. Klik Gem & Send > Send med mail på fanen Filer. 2. Vælg en af disse muligheder. Send som vedhæftet fil Send som PDF Send som XPS Et mailvindue åbnes, hvor du kan indtaste titel og vedhæfte filer. 3. Tilføj modtagere. 4. Føj kontakter til mailen, og klik Send. Dialogen Gem Outlook-element vises. 5. Hvis du ikke vil gemme dokumentet, så fjern markeringen i afkrydsningsfeltet. 6. Klik Gem Element. 4.2 Arbejde med dokumenter gemt på sager I WorkZone for Office kan du se og redigere indholdet af dine og kollegers dokumenter. Microsoft Excel-regneark Microsoft Word-dokumenter Microsoft PowerPoint-præsentationer GEM DOKUMENT SOM KLADDE Når du gemmer et dokument som et udkast, kan du og andre i din afdeling eller organisation redigere dokumentet i det program, det er oprettet i. Hvis du derimod gemmer dokumentet som et personligt udkast, kan kun du åbne dokumentet. 1. Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. I feltet Tilstand, vælg en af udkasttilstandene. 4. Klik Gem på sag. Bemærk:Hvis du vælger tilstanden Arkiveret, bliver dokumentet låst og kan ikke redigeres. GEM DOKUMENT SOM ARKIVERET Når du gemmer et dokument som arkiveret, bliver det låst og kan ikke redigeres. 19

20 WorkZone for Office Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. Vælg tilstanden Arkiveret i listen til feltet Tilstand. 4. Klik Gem på sag. Bemærk:For at redigere dokumentoplysninger skal du åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. Når først dokumentet er arkiveret, kan dets tilstand ikke ændres tilbage til udkast. REDIGER ET DOKUMENT, DER ER GEMT PÅ EN SAG Du kan kun redigere et dokument, der er gemt på en sag, hvis den valgte tilstand er "udkast". Hvis dokumentet derimod er arkiveret, er det låst og kan ikke redigeres. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. 3. Klik Søg. 4. Indtast søgekriterier i dialogboksen Vælg dokument. 5. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. 6. Vælg et dokument og klik OK. 7. Rediger dokumentet og gem ændringerne. Se Søgning. FLYT SAGSDOKUMENT TIL EN ANDEN SAG Du kan flytte et sagsdokument til en anden sag i WorkZone Client eller i Captia Web Client. Se Brugervejledning for WorkZone Client eller Online hjælp for Captia Web Client (under Dokument > Dokument - flyt eller omjournaliser). GEM ET DOKUMENT SOM NYT Du kan genbruge et eksisterende Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, som er gemt på en sag, og gemme det som et nyt dokument på den samme sag eller på en ny sag. 1. Åbn et dokument, som du vil gemme som et nyt dokument. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. Klik Gem som nyt. Dialogboksen Vælg sag vises. 4. Vælg en sag, som du vil gemme dette dokument på, som et nyt dokument. 5. Klik OK. Dialogboksen Vælg sag lukker. 6. Valgfrit: Foretag ændringer i dokumentet. 7. Udfyld de påkrævede felter i ruden Dokumentregistrering. 8. Klik Gem på sag. 20

21 ÅBN ET DOKUMENT GEMT PÅ EN SAG Du kan åbne et dokument, som er gemt på en sag, ved at vælge det fra en liste over seneste dokumenter eller ved at bruge en søgedialogboks. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Udfør en af de følgende handlinger: a. Klik på Fil > Sager & Dokumenter b. Angiv dine søgekriterier i søgefeltet Vælg dokument. Eller c. Vælg et dokument og klik på OK. a. Klik på Fil > Sager & Dokumenter b. Vælg et dokument fra listen. OPDATER REGISTRERINGSOPLYSNINGER FOR ET SAGSDOKUMENT Du kan hente de senest registrerede oplysninger på et gemt sagsdokument fra serveren. 1. Åbn et sagsdokument, som du vil hente de seneste registreringsoplysninger for. 2. Klik Opdater på fanen Hjem i gruppen Sag. Alle registreringsoplysninger på dette dokument opdateres fra serveren. Vigtigt: Alle ugemte ændringer i dokumentet går tabt, hvis du klikker Opdater Tip: Hvis du tilføjer eller fjerner parter eller dokumenter på sagsdokumenter i dialogboksene Tilføj/Fjern parter (eller Tilføj/Fjern dokumenter), opdateres alle oplysninger om parter (eller dokumenter) automatisk fra serveren, når du klikker Søg. SE OG REDIGER SAGS- OG DOKUMENTOPLYSNINGER Du kan få adgang til sager og dokumenter i WorkZone Client eller Captia Web Client via links til sager og dokumenter i ruden Dokumentregistrering. Her kan du ændre sags- og dokumentdetaljer, for eksempel adgangsrettigheder, vedhæfte et dokument til en anden sag eller ændre tilstanden på en sag eller et dokument. 21

22 WorkZone for Office Åbn et dokument som beskrevet i Rediger dokument gemt på en sag. 2. I panelet Dokumentregistrering vises to links. Klik på: sagslinket - for at åbne sagen i WorkZone Client eller Captia Web Client. Dokumentlinket - for at åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. 3. Foretag ændringer og gem dem. 4.3 Arbejde med dokumentversioner Forudsætninger: For at benytte versionsfunktionaliteten skal WorkZone Explorer først installeres og konfigureres på din server. Versionering skal først indstilles til tilladt i indstillingerne for WorkZone Configurator I WorkZone for Office kan du se eller arbejde med en liste over tidligere versioner af dine egne eller kollegers dokumenter: Microsoft Word-dokumenter Microsoft Excel-regneark Microsoft PowerPoint-præsentationer Tip: Når dokumentet har mere end 10 versioner, kan du bruge knapperne Vis nye og Vis tidligere til at manøvrere mellem versionerne. AKTIVÉR ELLER DEAKTIVÉR VERSIONERING AF ET DOKUMENT Når du arbejder med dokumenter, kan du aktivere eller deaktivere versionering for det valgte dokument uanset den generelle opsætning af udkastversioneringen. Forudsætning: Du kan ikke aktivere eller deaktivere versionering på de låste dokumenter. Bemærk:Din administrator kan sætte en grænse for antal versioner. Aktiver versionering 1. Åbn et dokument, som du vil aktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer> Sager & Dokumenter > Administrer Versioner > Aktivér versionering. 22

23 Deaktiver versionering 1. Åbn et dokument, som du vil deaktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer> Sager & Dokumenter > Administrer Versioner > Deaktivér versionering. SE OG ÅBN DEN TIDLIGERE VERSION AF ET DOKUMENT Du kan få vist en liste over tidligere versioner af det Word-, Excel- eller PowerPointdokumentudkast, du arbejder med, og åbne en hvilken som helst af dokumentets tidligere versioner. Bemærk:Tidligere versioner åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringsruden deaktiveret. 1. Åbn et dokument, hvis versioner du vil se eller åbne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 3. Klik på den version, du vil åbne. Den valgte version åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringsruden deaktiveret. SAMMENLIGN DEN TIDLIGERE VERSION AF ET WORD-DOKUMENT MED DEN AKTUELLE VERSION. Du kan sammenligne tidligere versioner af et Word-udkast med den seneste version af dokumentet. 1. Vælg et dokument, hvis versioner du vil sammenligne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil sammenligne en nuværende version med. 4. Klik på Sammenlign i informationslinjen øverst i dokumentet. Et standard Microsoft-sammenligningsvindue med den seneste version af dette dokument åbner side om side med den valgte version. Alle ændringer mellem den valgte dokumentversion og den seneste version fremhæves. GENDAN DEN TIDLIGERE VERSION AF ET DOKUMENT SOM DEN SENESTE VERSION Du kan gendanne tidligere versioner af Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentudkast som den seneste version af dette dokument. Bemærk:Du kan ikke gendanne tidligere versioner på de låste dokumenter. 23

24 WorkZone for Office Vælg et dokument, der har en version, du vil gendanne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Administrer versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil gendanne som nuværende version. 4. Klik på Gendan i informationslinjen øverst i dokumentet. Et nyt, redigerbart Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument åbner, hvor indholdet af den gendannede version automatisk er indsat, og Registreringsruden er aktiveret. Dette nye dokument bliver seneste version af dokumentet. SLET ALLE TIDLIGERE VERSIONER AF DOKUMENTET Du kan slette alle tidligere versioner af det valgte Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument. 1. Vælg et dokument, som du vil slette alle tidligere versioner af. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. 3. Klik på knappen Slet alle tidligere versioner under Administrer versioner. Alle tidligere versioner af dokumentet slettes. 4.4 Registrer dokumentoplysninger Når du opretter eller redigerer et dokument efter du har vedhæftet det til en sag, skal du registrere dokumentinformation. Det gør du i panelet Dokumentregistrering. Registrering af dokumentoplysninger omfatter følgende opgaver: TILFØJ GENERELLE DOKUMENTOPLYSNINGER For at registrere dokumentoplysninger skal du angive dokumentets titel og type. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe, klassificering, m.v. 1. Vedhæft dit dokument til en sag som beskrevet i Opret dokumenter på sager. 2. I panelet Dokumentregistrering skal du indtaste en titel. 3. Vælg dokumenttype. 4. Angiv en klassificeringskode. Klassifikation definerer adgangsniveauer for data. Hoveddokumenter arver den klassificering, der er angivet i deres sager. Hvis standarddokumentklassificeringen ikke er blevet defineret på en sag, anvendes den globale klassificeringskode. Bilag arver standardklassificeringen fra deres hoveddokumenter. Vigtigt: 24

25 Klassificeringen af det ugemte dokument opdateres hver gang du ændrer dokumentets hoveddokument eller sag. Klassificeringen af det gemte dokument opdateres ikke automatisk, når du ændrer klassificeringen af dokumentets sag eller hoveddokument. 5. Dokumenttilstanden vælges automatisk, men du kan ændre den ved at vælge en anden dokumenttilstand. 6. Hvis sagsbehandleren er en anden end den nuværende bruger, skal du klikke på pil ned-knappen ved Sagsbehandler for at vælge sagsbehandler. 7. Vælg en dokumentgruppe. 8. Hvis dit dokument er et bilag, så vælg et hoveddokument. 9. Hvis du vil angive brevdato og svarfrist, skal du klikke på kalenderikonet i feltet Brevdato og Svarfrist for at vælge datoer. Bemærk:Hvis du har angivet brevdato og svarfrist, bør du også tilføje en afsender og modtager. Se Tilføj eller fjern sagsparter. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Du kan tilføje eller fjerne dokumentparter i dialogboksen Vælg parter. 1. Klik på Dokumentparter i panelet Dokumentregistrering. Et panel åbnes. 2. Klik på knappen Tilføj/Fjern. Dialogen Vælg parter vises. 3. Indtast søgekriterier i en eller flere af disse felter. Fritekst Søg i o Sagskontakter o Favoritkontakter o Seneste kontakter o Alle 25

26 WorkZone for Office Type Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Tip: Klik på Vis flere søgemuligheder for at gøre alle felter synlige. 4. Klik Søg. 5. Vælg en part og klik på i den nederste venstre rude. Gentag dette trin for hver part, du vil tilføje. 6. Angiv om nødvendigt roller for parterne, for eksempel Modtager. 7. Klik OK. Fjern dokumentparter: 1. Vælg den dokumentpart, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på for at fjerne parten fra listen over valgte dokumentparter. 3. Klik OK. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER Du kan tilføje eller fjerne dokumenthenvisninger ved hjælp af ruden Dokumentregistrering. 1. Klik på Relaterede dokumenter i panelet Dokumentregistrering. Et panel åbnes. 2. Klik på knappen Tilføj/Fjern. Dialogboksen Tilføj/Fjern dokumenter vises. 3. Indtast søgekriterier i en eller flere af disse felter. Fritekst Dokumentnr. Sagsbehandler Titel 26

27 Tip: Klik på Vis flere søgemuligheder for at gøre alle felter synlige. 4. Klik Søg. 5. Vælg et dokument i ruden nederst til venstre, og klik på. Gentag dette trin for hvert dokument. 6. Angiv om nødvendigt roller for dokumenterne. 7. Klik OK. Fjern dokumenthenvisninger 1. Vælg den dokumenthenvisning, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på venstre-pil knappen for at fjerne henvisningen fra listen over dokumenthenvisninger. 3. Klik OK. 4.5 Arbejde med skabeloner og indholdskontrolelementer Du kan oprette dine egne skabeloner og genbruge eksisterende skabeloner, for eksempel brevskabeloner og informationsskabeloner. Du kan også hente og indsætte oplysninger om sager, dokumenter eller kontakter i en skabelon eller et dokument, eller opdatere registrerede dokumentoplysninger. Hver skabelon har indholdskontrolelementer. Indholdskontrol repræsenterer et informationsfelt på en sag, dokument eller en kontakt (part). F.eks (Sag, Sagsbehandler) Navn 1, (Dokument) Titel, etc. Indholdskontrolelementer udtrækker tilknyttet data fra en sag eller et dokument, når du fletter en skabelon sammen med dem. For eksempel kan (Sag, Sagsbehandler) Navn 1 få værdien Ann, mens (Dokument) Titel kan få værdien Ansøgningsblanket, etc. OPRET EN BREVSKABELON 1. Opret et nyt Word-dokument. 2. Anvend den almindelige tekst og tilføj indholdskontrolelementer. 3. På fanen Filer, klik Gem som. Dialogen Gem som vises. 4. Vælg en placering til din skabelon. 5. I feltet Filtype, klik > Word-skabelon og klik Gem. TILFØJ INDHOLDSKONTROLELEMENTER 1. Vælg fanen Indsæt. 2. I gruppen Indholdsegenskaber skal du klikke Sag eller Dokument for at tilføje indholdskontrolelementer med sags- eller dokumentegenskaber. Klik Sagskontakt 27

28 WorkZone for Office eller Dokumentkontakt for at tilføje indholdskontrolelementer med egenskaber for sags- eller dokumentparter. Tips: Visse flettefelter findes i to udgaver: o o Hvis navnet på en egenskab slutter med (kode), for eksempel, Sagsbehandler > Kontakttype (kode), henviser den til en tre-cifret kode, der identificerer sagsbehandleren. Hvis navnet på en egenskab efterfølges af (tekst), for eksempel Sagsbehandler > Kontakttype (tekst), henviser den til sagsbehandlerens fulde navn. Der er to yderligere indstillinger, hvor du kan få gavn af indholdskontrolelementer: Indsæt flere oplysninger for flere parter med samme rolle (funktionen gentaget indhold) Dette er en anden måde at anvende indholdskontrolelementer. Hver sag eller dokument kan have flere parter med en bestemt rolle, f.eks, Sender eller indholdskontrol. Hvis du vil udtrække oplysninger fra flere parter og indsætte dem i et indholdskontrolelement, skal du bruge et gentaget indholdskontrolelement. Vigtigt: En part på sagen eller dokumentet, indholdskontrolelementer og gentagne indholdskontrolelementer skal have den samme rolle før du kan indsætte gentagne oplysninger. Du kan, udover parter, også gentage tekst, billeder og andre slags oplysninger, der er omgivet af gentagne indholdskontrolelementer. Det anbefales, at du følger instruktionerne i den nævnte rækkefølge for at opnå den rigtige handling. 1. Klik på et indholdskontrolelement fra en relevant gruppe på fanen Indsæt i gruppen Indholdsegenskaber, og vælg den egenskab, du vil indsætte. Hvis du, for eksempel, vil indsætte navne på alle de parter, der har rollen som Afsender, skal du tilføje indholdskontrolelementerne Navn 1 og Navn 2 med rollen Afsender. 28

29 2. Brug venstre museknap for at vælge indholdskontrolelementerne på skabelonen. 3. Klik Dokumentkontakt eller Sagskontakt og åben menuen Gentaget indhold og vælg den ønskede rolle. Tip: For at se oplysninger om det gentagne indholdskontrolelement, skal du klikke på det og se oplysningerne i titlen. 4. Når du fletter, bliver Indholdskontrolelementerne udfyldt med de relevante oplysninger i hver sin række. I NDSÆT T EKST FOR HVER MODT AGER PÅ EN NY SIDE 29

30 WorkZone for Office Et eksempel kunne være en situation, hvor du skal sende det samme brev til to eller flere modtagere. Samtidigt skal du også indsætte bestemte oplysninger om hver modtager, såsom navn, adresse, etc. For at generere en separat tekst til hver medtager, skal din skabelon opfylde to betingelser: Skabelonen skal indeholde mindst et indholdskontrolelement med rollen Modtager (Uden et gentaget indholdskontrolelement). Sagen eller dokumentet, du fletter skabelonen med, skal have mindst to parter med rollen Modtager. Der oprettes et nyt dokument, når du klikker Flet. Tekst fra skabelonen med bestemte værdier for hver modtager bliver indsat på en ny side. Bemærk:Det nye dokument med værdierne kan ikke ryddes efter fletning. Du kan dog redigere den oprindelige skabelon og derefter flette igen. FLET SAGS-, DOKUMENT- OG KONTAKTINFORMATION Forudsætning: Før du kan flette sags-, dokument- og kontaktoplysninger, skal indholdskontrolelementer være indsat i skabelonen, og dokumentoplysninger skal være registreret. Se Registrering af dokumentoplysninger. 1. Åbn skabelonen. 2. På fanen Hjem, klik Flet > Flet dokument. Bemærk:Hvis du fletter kontaktens adresseoplysninger (som er beskyttede), bliver adresseoplysningerne ikke føjet til dokumentet. Dette gælder kun for indholdskontrolelementer, der er oprettet i WorkZone for Office 2017 og senere versioner. FJERN SAGS-, DOKUMENT- OG KONTAKTINFORMATION 1. På fanen Hjem, klik Flet > Ryd fletning. OPDATER OPLYSNINGER REGISTRERET PÅ DOKUMENTER Du kan opdatere registrerede dokumentoplysninger ved at redigere indholdet af dine flettefelter: Titel Brevdato Svarfrist For eksempel, hvis du ændrer dokumenttitlen i fletfeltet Titel, opdateres dokumenttitlen automatisk i ruden Dokumentregistrering. Vigtigt: Hvis du ændrer oplysninger i ruden Dokumentregistrering, skal du klikke på Flet > Flet dokument for at opdatere dokumentet. 30

31 TITELFORMAT FOR INDHOLDSKONTROLELEMENTER Fra version 2014 R2 er titelformat for indholdskontrolelementer ændret til: (ItemType,[Relation],[Type]) Label (format) F OR EKSEMPEL: (Sag) Type (Sag, Sagsbehandler) Navn1 (Sag, Sagspart) Navn1 (Dokument, Modtager, Dato) Fødselsdag (Sag, Primær kontakt, Oplysninger) Hobby Det betyder, at indholdskontrolelementer, der er tilføjet i version 2014 R2, og efterfølgende, bliver vist med det nye titelformat, mens allerede eksisterende indholdskontrolelementer (tilføjet før version 2014 R2) vises i det gamle format. 4.6 Arbejde med processer Du kan arbejde med processer knyttet til et Word-. Excel-, eller Powerpoint-dokument. For at behandle et dokument i WorkZone Process skal dokumentet være gemt på en sag. Et dokument inkluderes i mere end én proces. Vigtigt: En proces er altid baseret på en sag. Når du starter en ny proces fra et dokument startes processen på det nuværende dokument's sag. Du kan finde yderligere oplysninger om at arbejde med processer i WorkZone Process Brugervejledning. 1. Om WorkZone Process 2. Start en ny proces 3. Arbejde med opgaver 4.7 Søgning Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Når du foretager en søgning, indtaster du søgekriterierne i et tekstfelt eller et fritekstfelt. Søgning i tekstfelter adskiller sig fra søgning i fritekstfelter. Tekstfelter skelner mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du ikke Petersen. 31

32 WorkZone for Office Fritekstfelter skelner ikke mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du også Petersen. I begge tilfælde kan søgeoperatorer skrives med små eller store bogstaver, eller en blanding. Søgningen er den samme. SØGEOPERATORER OG HVOR DE BRUGES Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse Erstatter én eller flere karakterer. Eksempel Hvis du skriver: *dag søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet begynder med dag. For eksempel dagslys. * Jokertegn Fritekstfelter og tekstfelter Søgningen på *dag* finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet indeholder 'dag'. For eksempel nutildags. *dag - Søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet slutter med 'dag'. For eksempel fødselsdag. Bemærk:Det anbefales ikke at bruge foranstillede jokertegn i fritekstsøgning, for eksempel *sol og *sol*. Denne type søgning kan give mange resultater, og det kan tage lang tid, før de bliver vist. Erstatter netop ét tegn.? Spørgsmålstegn Fritekstfelter Eksempel: Hvis du skriver Pe?ersen i feltet Fritekst i dialogboksen Tilføj/Fjern Parter, finder søgningen alle parter med navnet Petersen eller Pedersen, men ikke Pettersen. Ignorerer om der benyttes store eller små bogstaver. ^ Hat (circumflex) Tekstfelter Eksempel: Tekstfelt Titel Skriver du ^*sol*, finder du sager, hvor et ord i feltet Titel indeholder ordet sol, f.eks. Jensens isolering A/S og Jensens Isolering A/S. 32

33 Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse Søger efter elementer, hvor feltet er tomt. ="" Tomt felt Tekstfelter Eksempel: Tekstfelt Adresse 1 i dialogboksen Vælg parter. Hvis du skriver ="", finder søgningen sager, hvor adressen ikke er angivet. Fritekstfelter: Søger efter elementer, hvor ét eller flere af de indtastede ord forekommer. OR OR og ELLER Tekstfelter: En fritekstsøgning efter dokumenter søger i felter og i selve dokumentet. Eksempel: Find alle dokumenter, hvor mindst ét af ordene valuta eller marakedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OR markedsanalyse. Søger efter elementer, hvor alle indtastede ord forekommer. AND AND Fritekstfelter: & og OG Tekstfelter: AND Eksempel: Find alle dokumenter, hvor ordene valuta og markedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OG markedsanalyse (ordene kan findes som dokumentegenskaber eller som indekseret fritekst). Bemærk:Hvis du vil søge efter tegnet &, ikke som en operator, men som for eksempel del af en kontakt, så indsæt en omvendt skråstreg (backslash) foran tegnet, \&. Hvis du vil finde Liebestraum, Immergut & Co, skal du skrive Liebestraum, Immergut \& Co. Søger efter elementer, hvor ord, du skriver efter operatoren, ikke forekommer. ~ NOT NOT Fritekstfelter Eksempel: Find alle dokumenter, hvor valuta men ikke bank forekommer, ved at skrive valuta NOT bank. Bemærk:Du bør altid søge efter elementer, der indeholder dette men ikke dét. Det vil sige, søg kun efter NOT bank vil ikke give nogen resultater. 33

34 WorkZone for Office HVOR FINDES TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Felttype Dialogboks eller feltnavn Tilføj/Fjern Dokumenter Fritekst Vælg parter Vælg Sag Tilføj/Fjern Dokumenter: Dokumentnr. Titel Vælg parter: Navn 1 Tekst Navn 2 Adresse 1 By Vælg sag: Sagsnr. Titel FRITEKSTSØGNING I et fritekstsøgefelt kan du søge efter et eller flere ord, der forekommer i felter eller i dokumenter som indekseret tekst. Et fritekstsøgefelt søger i al indekseret tekst (defineret i WorkZone Configuration Management), for eksempel sagstitler, dokumenttitler, sagstekst eller dokumentindhold. Bemærk:Hvis du for eksempel ikke kan finde et dokument, du lige har oprettet, kan det være, at dokumentet endnu ikke er blevet indekseret. Prøv igen senere eller benyt en struktureret søgning (tekstfelter opdateres med det samme). Små og store bogstaver Fritekstsøgning skelner ikke mellem store og små bogstaver. Hvis du for eksempel skriver valuta, får du resultater for både valuta og Valuta. FLERE ORD ELLER SÆTNINGER Du kan indtaste et eller flere ord i søgefelterne: Hvis du indtaster ét ord, vil søgeresultaterne indeholde dette ord. Hvis du indtaster flere ord, vil søgeresultaterne indeholde præcis disse ord. For eksempel en sætning uden søgeoperatorer: Solpletters betydning for klimavariationer. 34

35 Hvis du ikke kender den eksakte ordlyd, anbefales det at du søger efter enkelte ord i kombination med søgeoperatorer. EKSEMPEL Skriver du en kombination, som ikke findes i databasen, for eksempel Solplet* betydning for klimavariation*, bliver der ikke fundet nogen søgeresultater. Chancen for at finde det, du søger, er større, hvis du skriver solplet* AND klimavariation*. STOPORD Stopord er almindelige ord, der bruges så ofte, at de er uegnede som søgeord. For eksempel "af", "er", "efter" og "eller". Ved fritekstsøgning ses bort fra disse ord. Hvis du ønsker at benytte stopord ved fritekstsøgninger, skal disse ord fjernes fra listen over stopord. Stopord registeres i modulet Stopword i WorkZone Configuration Management. Her kan du tilføje, fjerne og redigere stopord. BEGRÆNS OMRÅDET FOR DIN SØGNING VED AT BENYTTE ET FILTER Du kan bruge filtre til at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Filtrene findes i søgedialogboksene ved feltet Søg i. Du kan søge i alle de sager, som er defineres af filteret, eller du kan bruge et filter i kombination med et eller flere søgekriterier Søg i dialogbokse I WorkZone for Office kan du bruge søgedialogboksene til at søge på sager, dokumenter, sagsparter og dokumentparter. SØG I DIALOGBOKSEN VÆLG SAG Denne opgave er beskrevet i Opret dokument på eksisterende sag, trin 1-3. Denne opgave er beskrevet i Opret dokument på eksisterende sag, trin 1-3. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Sagsnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Fritekst Søg i Sagsnr. Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Indtast et sagsnummer. 35

36 WorkZone for Office Felt Sagsbehandle r Titel Beskrivelse Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en sagstitel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN DOKUMENT Brug dialogboksen Tilføj/Fjern Dokument til enten at søge efter dokumenter i arkivet eller til at søge efter dokumenthenvisninger, når du registrerer dokumentoplysninger. Disse handlinger er beskrevet i Rediger dokument gemt på sag eller Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Dokumentnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Fritekst Søg i Dokumentnr. Sagsbehandle r Titel Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine Dokumenter. Bemærk:Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Indtast et dokumentnummer. Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en titel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN PARTER Brug dialogboksen Tilføj/Fjern parter til at søge efter dokumentparter eller sagsparter (for eksempel når du registrerer oplysninger på et sagsdokument eller opretter en ny sag). Disse handlinger er beskrevet i Tilføj/fjern dokumentparter og Opret ny sag til dit dokument trin 1-6. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Navn 1, Navn 2 og Adresse 1. Felt Fritekst Beskrivelse Indtast navnet på den person, du vil tilføje. Hvis du ikke kender 36

37 Felt Beskrivelse hele navnet, indtast da en del af navnet. Du kan også indtaste vejnavn og nummer, fornavn, mellemnavn eller efternavn. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Søg i Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Medarbejdere. Bemærk:Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Indtast personens fornavn eller fornavne. Indtast personens efternavn. Indtast vejnavn. Indtast by. 37

38 5. Arbejde med Outlook-elementer 5.1 Gem Outlook-elementer på sager Opret nye sager Registrer dokumentoplysninger Indsæt sagsdokumenter og links Se sager og dokumenter Tilpas Outlook Arbejde med processer Søgning Gem Outlook-elementer på sager Med WorkZone for Office kan du gemme dine Outlook-elementer (for eksempel afsendte eller modtagne beskeder eller aftaler fra din kalender) på sager sammen med deres vedhæftninger, brugerdefinerede formularer og oplysninger om afsender og modtagere. Bemærk:Du kan kun gemme aftaler fra Kalenderen og Opgavepanelet (det vil sige, at du ikke kan gemme mødeindkaldelser og svar, for eksempel fra Indbakke- eller Udbakkemapperne). Du kan gemme et Outlook-element på en eksisterende sag (inklusive lukkede sager) eller oprette en ny sag til det. Når du skriver en ny mail, kan du også vælge en sag, som mailen automatisk gemmes på, efter du har sendt den. Du kan også oprette en ny sag fra Outlook uafhængigt af at gemme Outlook-elementer. Se Opret en ny sag. Bemærk: Når du gemmer et Outlook-element på en lukket sag, bliver denne sag genåbnet. Alle vedhæftninger på dit gemte Outlook-element gemmes automatisk på den samme sag som bilag. Senere kan du tilføje eller fjerne bilag fra en gemt i WorkZone Client eller Captia Web Client. Kun dokumenter, som blev hentet, da du åbnede denne mail, tilføjes som vedhæftede filer. Når du gemmer flere Outlook-elementer, kan du redigere deres fælles metadata (for eksempel, vælg værdier i et eller flere af de brugerdefinerede obligatoriske felter uden standardværdier) direkte i dialogboksen Gem flere Outlook-elementer. Se Gem flere Outlook-elementer. Forudsætning: Hvis du ikke kan redigere fælles metadata for flere gemte Outlook-elementer, skal denne indstilling først aktiveres på din organisations server. Når du gemmer en eller kalenderaftale på en sag, prøver systemet at sammenligne oplysninger om afsender og modtager i en eller kalenderaftalen med registrerede kontakter 38

39 WorkZone for Office og sagsparter. Relevante matches bliver foreslået, og du kan tilføje dem i registreringsdialogboksen. Se Registrering af dokumentoplysninger. GEM OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN EKSISTERENDE SAG 1. Vælg det Outlook-element, du vil gemme. 2. På fanen Hjem, klik Gem elementet.. En liste med følgende menupunkter vises: En liste over senest anvendte sager (hvis relevant). Søg efter sag. Opret ny sag. 3. Udfør en af følgende muligheder: Vælg en sag fra listen over seneste sager, som du vil gemme dit Outlookelement på. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. Eller Vælg Søg efter sag i listen. Dialogboksen Vælg sag vises. a. Indtast eller vælg søgekriterier. Se Søgning. b. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. c. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. 4. Registrer dokumentoplysninger Tip: Systemet vil sammenligne oplysninger om afsender og modtager i det gemte Outlookelement med eksisterende kontakter og sagsparter. Relevante matches bliver foreslået, og du kan tilføje dem i registreringsdialogboksen. Se Registrering af dokumentoplysninger. GEM ET OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN NY SAG 1. Vælg det Outlook-element, du vil gemme. 2. På fanen Startside, klik Gem elementet > Opret ny sag. Dialogboksen Ny Sag vises. 3. Indtast (hvis relevant) oplysninger om sagen, som minimum i obligatoriske felter markeret med rødt. 4. Vælg facetter til din nye sag. 5. Tilføj sagsparter. 6. Angiv sagsadgangsrettigheder. 7. Klik Opret Sag, eller tryk Enter. Dialogboksen Ny Sag lukkes, og dialogen Gem Outlook Elementet vises. 8. Registrer dokumentoplysninger 39

40 Tip: Du kan oprette en ny sag fra Outlook uafhængigt af om du gemmer Outlook-elementer. GEM ET OUTLOOK-ELEMENT PÅ EN LUKKET SAG Bemærk:Når du gemmer et Outlook-element på en lukket sag, bliver denne sag genåbnet. 1. Vælg det Outlook-element, som du vil gemme på en lukket sag. 2. På fanen Startside, klik Vælg sag > Søg sag. Dialogboksen Søg sag vises. 3. I feltet Søg i, vælg Lukket sag. 4. Klik Søg. 5. Vælg den lukkede sag, som du vil gemme Outlook-elementet på. 6. Klik OK. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. 7. Klik Gem. Bekræft, at du vil genåbne denne sag og gemme det valgte dokument på den. 8. Klik Ja. GEM FLERE OUTLOOK-ELEMENTER 1. Vælg mindst to mails eller aftaler, som du vil gemme. 2. Udfør en af følgende muligheder: Højreklik > Gem element. Eller Kun for mails: Klik Gem elementet på Outlook-båndet. 3. Udfør en af følgende muligheder: Vælg en sag fra listen over senest anvendte sager. Klik Vælg sag søg efter en sag og klik OK. Klik Opret ny sag opret en ny sag som beskrevet i Opret en ny sag, trin 2-9. Dialogen Gem flere Outlook-elementer vises. Vigtigt: Dialogboksen Gem flere Outlook-elementer vises kun, hvis funktionen til registrering af flere elementer er aktiveret og konfigureret i WorkZone for Office. 1. Vælg værdier i de obligatoriske felter og klik Gem. Bemærk: De valgte mails eller aftaler er gemt som hoveddokumenter, hvor vedhæftede filer er gemt som bilag. Dokumenthenvisninger gemmes kun, hvis Cachelagret Exchange-tilstand er aktiveret. 40

41 WorkZone for Office Kontakter fra felterne Til, Fra og Cc gemmes kun på sagen, hvis de findes i systemet i forvejen. GEM MAIL, NÅR DU SENDER 1. Opret en mail. 2. På fanen Meddelelse, klik Vælg sag. En liste vises. 3. I listen skal du vælge den sag, du vil gemme mailen på. 4. Skriv din mail, og klik Send. Dialogboksen Gem Outlook Elementet vises. 5. Klik Gem for at gemme dine mail på den valgte sag. Tips: Du kan redigere felter i dialogboksen Gem Outlook Elementet. GEM OUTLOOK-ELEMENTER MED VEDHÆFTEDE FILER Når du gemmer et Outlook-element med vedhæftninger på en sag, gemmes de automatisk på samme sag som bilag. Du kan se og administrere bilagene ligesom andre bilag fra navigationsruden under folderen Sager & Dokumenter. Se Åbn et dokument fra listen. Bemærk:Hvis du senere tilføjer eller fjerner nogle bilag fra den gemte i WorkZone Client eller Captia Web Client, vil kun de dokumenter, som blev hentet, da du åbnede denne e- mail, blive tilføjet som vedhæftede filer. 5.2 Opret nye sager Du kan oprette nye sager fra Outlook uafhængig af, om du gemmer Outlook-elementer. Når du opretter en ny sag, skal du typisk angive en sagstitel, vælge en eller flere sagsgrupper fra journalplanen og angive sagsparter og adgangsrettigheder. Hvis facetteret klassifikation er installeret på WorkZone Content Server, kan du også tilføje facetter. Når du opretter en ny sag fra en mail, vil systemet forsøge at matche mailens afsender- og modtageroplysninger med andre registrerede kontakter. Du vil få foreslået matches, som du kan tilføje, i dialogboksen. Se Tilføj foreslåede kontakter. OPRET EN NY SAG 1. På fanen Sag, klik Ny sag. -Eller- På fanen Hjem, vælg Nye elementer > Sag. Dialogboksen Ny Sag vises. 2. Indtast sagens titel i feltet Titel. 41

42 3. Følg en af disse procedurer for at angive standardsagsgruppe: a. Klik på. Dialogboksen Vælg Sagsgruppe vises. b. Vælg en sagsgruppe og klik OK. Drop-down-feltet Undersagsgruppe markeres, hvis det er nødvendigt at vælge en undersagsgruppe -Ellera. Indtast navnet på en sagsgruppe, helt eller delvist, eller sagsgruppenummeret i feltet Sagsgruppe. Der vises en liste over sagsgrupper, der indeholder søgeordet. b. Vælg en sagsgruppe. Feltet Undersagsgruppe markeres, hvis det er nødvendigt at vælge en undersagsgruppe 4. Hvis det er nødvendigt med en undersagsgruppe, skal du vælge en undersagsgruppe i listen Undersagsgruppe. 5. Vælg en klassificeringskode i listen Standard dokumentklassificering. Klassifikationskoden definerer adgangsniveauet til dataet. Denne kode bliver automatisk føjet til sagsdokumentet med mindre, der er blevet defineret en bestemt kode til dokumentet. Sagen arver som standard standarddokumentklassificeringen fra sin sagsgruppe. 6. Vælg facetter til en ny sag, om nødvendigt. Forudsætning: For at vælge facetter, skal facetter være installeret på samme tid som WorkZone Content Server blev installeret. 7. Klik OK. 8. Tilføj sagsparter. 9. Angiv sagsadgangsrettigheder. 10. Klik Opret Sag, eller tryk Enter. Dialogboksen Ny Sag lukkes, og en bekræftelsesdialogboks viser detaljer om den sag, du har oprettet Tips: For at se sagen skal du følge de trin, der er beskrevet i Se sags- eller dokumentdetaljer i WorkZone Client eller Captia Web Client. Du kan også oprette en ny sag, når du gemmer et Outlook-element. Se Gem element på en ny sag. VÆLG FACETTER TIL EN NY SAG Når facetter er installeret under WorkZone Content Server-installationen, kan du vælge facetter, når du opretter nye sager. 42

43 WorkZone for Office Åbn dialogboksen Ny Sag som beskrevet i Opret en ny sag, trin I feltet Facetter, klik. Dialogboksen Vælg facetter vises. Mulige obligatoriske facetgrupper er fremhævede. 3. Dobbeltklik på den facet, du vil tilføje. Gentag dette trin, hvis for at vælge flere facetter. 4. Klik OK. Dialogboksen Vælg facetter lukker, og de valgte facetter vises i feltet Facetter i dialogboksen Ny sag. 5. Fortsæt med at oprette den nye sag som beskrevet i Opret en ny sag, trin Bemærk: Du skal vælge mindst én facet i hver obligatorisk facetgruppe. Du kan vælge mere end en facet i hvert felt. For at fjerne en valgt facet, skal du enten dobbeltklikke den, eller trykke DEL i dialogboksen Vælg Facetter. TILFØJ SAGSPARTER 1. I panelet Parter på sagen i dialogboksen Ny sag, klik Vælg. Dialogen Vælg parter vises. 2. Indtast søgekriterier i en eller flere af disse felter: Fritekst Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By 3. Klik Søg. 4. I den nederste venstre rude, vælg en part og klik på. Gentag dette trin for hver part. 5. Angiv om nødvendigt roller for parterne. 6. Klik OK. Tips: Klik Vis flere søgemuligheder for at gøre de sidste fire felter synlige i dialogen Vælg parter. For flere oplysninger om at bruge søgedialogerne, se Søgning. 43

44 BEGRÆNS ADGANG TIL SAG Som standard kan sager, du har oprettet, læses og redigeres af alle i din organisation, med mindre der er defineret adgangsbegrænsning på sagsgruppen for hele organisationen (organisatorisk indblik). Du kan begrænse adgang til dine sager på følgende niveauer. Afdeling kun ansatte i din afdeling har adgang til at se og redigere sagen. Personlig kun du har adgang til sagen. Begræns adgang til en sag 1. I dialogen Ny Sag, klik Generel sagsadgang. 2. Vælg Fuld (standard), Afdeling eller Personlig. 5.3 Registrer dokumentoplysninger Når du gemmer et Outlook-element på en eksisterende sag eller på en nyoprettet sag, skal du registrere dokumentoplysninger. Når du gemmer mails eller kalenderaftaler på en sag, prøver systemet at sammenligne mailoplysninger om afsender og modtager med andre registrerede kontakter. Relevante resultater vil enten blive tilføjet automatisk eller foreslået i dialogboksen Gem Outlook-elementet, så du kan tilføje dem. Kontakter med mailadresser, som ikke findes på eksisterende parter, kan gemmes som nye kontakter. Bemærk: Systemet vil ikke foreslå at tilføje kontakter ud fra Cc-modtagere. Registrerede kontakter, der matcher detaljer på afsender, modtager og Cc-modtager bliver føjet til oplysningslisterne Sender og Modtager. Hvis systemet finder en relation mellem yderligere kontakter, tilføjes de måske automatisk, eller de foreslås, så du kan tilføje dem. Hvis enten afsender eller modtager på Outlook-elementet kan matches unikt med en sagspart på den sag, du gemmer på, så tilføjes den part automatisk i registreringsdialogboksen som en kendt kontakt. Gennemfør disse opgaver for at registrere dokumenter: VÆLG DOKUMENTER, DU VIL GEMME. Outlook-elementet og alle dets vedhæftninger vises på en liste øverst i dialogboksen som dokumenter, du kan gemme. Alle vedhæftninger (inklusive mailmeddelelsen eller kalenderaftalen) vælges automatisk. 1. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for at fravælge et dokument. 2. Gentag trin 1 for hvert uønsket dokument. 44

45 WorkZone for Office Angiv et hoveddokument. -Eller- Vælg alle dokumenter som hoveddokumenter. REDIGER EN KLASSIFIKATIONSKODE Klassifikation definerer adgangsniveauer for data. I WorkZone for Office er klassifikation en påkrævet funktion til dokumenter. Du kan ændre klassifikationen på hoveddokumentet og/eller bilag. For at gøre dette, skal du vælge den ønskede værdi fra listen Klassifikation. Bilag arver standardklassificeringen fra deres hoveddokumenter. Hoveddokumenter arver standardklassifikationen fra deres sager. Hvis disse værdier ikke defineres, vil den globale klassifikationskode anvendes. Vigtigt: Klassificeringen af det ugemte dokument opdateres hver gang du ændrer dokumentets hoveddokument eller sag. Klassificeringen af det gemte dokument opdateres ikke automatisk når du ændrer klassificeringen af dokumentets sag eller hoveddokument. REDIGER BREVDATO Når du gemmer et Outlook-element, kan du redigere dets Brevdato. Som standard 1. Gør et af følgende: Indsæt en dato i feltet Brevdato i formatet DD-MM-YYYY. -Eller- Klik på Kalender-ikonet og vælg en dato. ANGIV HOVEDDOKUMENT Hoveddokumentet er et dokument, der er gemt direkte på sagen. Alle andre dokumenter gemmes som bilag til hoveddokumentet. Outlook-elementet, som du gemmer, bliver automatisk hoveddokument medmindre du vælger et andet hoveddokument. Følg disse trin, hvis du vil gøre et vedhæftet dokument til hoveddokument på sagen: 1. Vælg det dokument, der skal være hoveddokument. 2. Klik Vælg som hoveddokument. VÆLG ALLE DOKUMENTER SOM HOVEDDOKUMENTER. Klik på Markér alle som hoveddokumenter hvis du ønsker at gemme alle filer, der er vedhæftede til dit Outlook-element som hoveddokumenter på sagen. 45

46 Hvis du ikke krydser af i feltet Markér alle som hoveddokumenter bliver Outlook-elementet et hoveddokument på sagen. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Kontakterne angivet i felterne Til, Cc og Fra på det gemte Outlook-element bruges automatisk som dokumentparter. Derudover søger systemet efter yderligere matchende kontakter til registrering når du gemmer et Outlook-element på en sag eller opretter en ny sag. 1. Vælg en sag som beskrevet i Gem Outlook-element på eksisterende sag. 2. Under Afsender- og modtageroplysninger, klik Vælg. Dialogboksen Vælg parter vises. 3. Indtast søgekriterier i en eller flere af disse felter. Fritekst Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Tip: Klik på Vis flere søgemuligheder for at gøre alle felter synlige. 4. Klik Søg. 5. Vælg en part i den nederste venstre rude, og klik på. Gentag dette trin for hver part, du vil tilføje. 6. Angiv om nødvendigt roller for parterne. 7. Klik OK. Fjern en dokumentpart 1. Vælg den dokumentpart, som du vil fjerne i listen Valgte. 2. Klik på for at fjerne parten fra listen over dokumentparter. 3. Klik OK. TILFØJ FORESLÅEDE KONTAKTER Du kan føje foreslåede kontakter til sager eller sagsdokumenter, eller du kan ignorere dem. 1. Klik på oplysningslinjen i den dialogboks, der informerer dig om, at der er fundet nye kontakter, som matcher med adresser fra Outlook-elementet. Dialogboksen Tilføj 46

47 WorkZone for Office Parter vises med listen over foreslåede parter, deres mailadresser og ikoner, der viser konteksten for hver part. 2. Vælg en eller flere parter fra listen. 3. Klik på Tilføj. -Eller- Dobbeltklik på den part, du vil tilføje fra listen. Dialogboksen Tilføj Parter lukkes, og de kontakter, du har valgt, er tilføjet som kendte kontakter. OPRET EN NY KONTAKT Hvis det Outlook-element, du vil gemme på en sag, indeholder en ukendt kontakt (det vil sige en kontakt med en mailadresse, der ikke findes på en eksisterende part), kan du gemme denne kontakt som en ny kontakt. Bemærk:Hvis denne funktion ikke er tilgængelig, skal den aktiveres for din organisation på serveren. 1. Højreklik på kontaktikonet under Sender og modtagerdetaljer i dialogboksen Gem Outlook-element. Menupunktet Opret ny kontakt vises. 2. Klik Opret ny kontakt. Dialogboksen Ny kontakt vises. Mailadressefeltet udfyldes automatisk. 3. Udfyld obligatoriske felter. 4. Klik Opret kontakt. Dialogboksen Opret ny kontakt lukker. Den kontakt, du har oprettet, vises som en kendt kontakt. 5.4 Indsæt sagsdokumenter og links Når du arbejder med WorkZone for Office kan du indsætte dokumenter, der er gemt på sager, i nye mails, aftaler eller møder som enten vedhæftninger, PDF'er eller links. Tips: Gennem Microsoft Outlook kan du også se detaljer om sager eller dokumenter i WorkZone Client eller i Captia Web Client. For oplysninger om at søge, når du indsætter dokumenter, se Søgning. INDSÆT DOKUMENT ELLER LINK I EN NY MAIL 1. Opret ny mail. 2. På fanen Meddelelse, klik Vedhæft dokument. 3. Vælg et dokument fra listen. En kopi af dokumentet indsættes i mødet. Eller 47

48 Dialogboksen Vedhæft dokument vises. Dialogboksen Vedhæft dokument vises. 4. Hvis du valgte den anden mulighed i trin 3, skal du indtaste søgekriterier og klikke Søg. 5. Vælg et dokument. 6. Klik på Indsæt for at åbne en liste med disse valgmuligheder: Indsæt - indsætter dokumentet i mødet eller aftalen. Indsæt som link indsætter et link til Captia Web Client ellerworkzone Client og et download-link. Indsæt som PDF du kan vælge denne mulighed, hvis der er PDFdokumenter blandt søgeresultaterne. 7. Vælg en af disse muligheder. 8. Klik på Send INDSÆT ET DOKUMENT ELLER ET LINK I ET MØDE ELLER EN AFTALE 1. Opret et nyt møde eller en ny aftale. Eller Åbn eksisterende møde eller aftale i din kalender. 2. Klik Vedhæft dokument i gruppen Sag på fanen Møde eller Aftale. 3. Vælg et dokument fra listen. En kopi af dokumentet indsættes i mødet. Eller Dialogboksen Vedhæft dokument vises. Dialogboksen Vedhæft dokument vises. 4. Hvis du valgte den anden mulighed i trin 3, skal du indtaste søgekriterier og klikke Søg. 5. Vælg et dokument. 6. Klik på Indsæt for at åbne en liste med disse valgmuligheder: Indsæt - indsætter dokumentet i mødet eller aftalen. Indsæt som link indsætter et link til WorkZone Client ellercaptia Web Client og et download-link. Indsæt som PDF hvis der er sagsdokumenter i PDF-format blandt søgeresultaterne, kan du vælge denne mulighed. 48

49 WorkZone for Office Vælg en af disse muligheder. 8. Gem eller send den opdaterede mødeindkaldelse eller aftale. 5.5 Se sager og dokumenter Du kan foretage de vigtigste handlinger via knapper på Outlook-båndet. For eksempel kan du åbne dokumenter i Word, Excel eller PowerPoint, besvare dokumenter, tilføje nye dokumenter, regneark eller præsentationer til sager, dele dokumenter eller sagslinks osv. Du kan udføre disse handlinger ved at vælge en sag eller et dokument fra en liste i mappen Sager & Dokumenter. Denne mappe føjes til navigationsruden, første gang du åbner Microsoft Outlook efter installationen. Nogle af disse handlinger er også tilgængelige fra Outlook-båndet, når du vælger et Outlookelement, som er gemt på en sag. TILFØJ LISTE OVER SAGER ELLER DOKUMENTER Du kan føje forskellige sags- og dokumentlister til mappen Sager & Dokumenter i navigationsruden. Som andre foldere i Outlook kan du fjerne dem senere. 1. På fanen Sag, klik Tilføj liste i gruppen Foldere. -Eller- Højreklik på rodmappen, og vælg Ny sags- eller dokumentliste. Dialogen Tilføj Liste åbnes og viser de lister, du kan tilføje. 2. Vælg afkrydsningsfeltet for hver liste, du vil tilføje. 3. Klik Tilføj. De listeelementer, du har valgt, vises som undermapper i mappen Sager & Dokumenter i navigationsruden. Tip: For at slette et listeelement, skal du højreklikke på det og vælge Slet Mappe i menuen. SØG I SAGS- ELLER DOKUMENTLISTER Du kan let filtrere sager eller dokumenter vist i lister, der er tilføjet til navigationsruden. Du kan også sortere viste sager eller dokumenter ved at klikke på den relevante kolonne. 1. Klik på en sags- eller dokumentliste i navigationsruden under Sager & Dokumenter. Sagerne eller dokumenterne vises. 2. Indtast søgekriterier i Søgelinjen. 49

50 Tips: Listen over viste sager eller dokumenter filtreres, så længe du skriver i Søgelinjen. For at rydde den nuværende søgning, klik luk. ÅBN ET DOKUMENT FRA LISTEN. Du kan åbne et dokument eller bilag fra sags- og dokumentlisterne, der er tilføjet i navigationsruden. 1. Klik på en sags- eller dokumentliste i navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter. 2. Dobbeltklik på en sag for at se dens dokumenter. 3. Hvis der er bilag, vises knappen. Klik på knappen for at udvide dokumentlisten og se bilag. 4. Dobbeltklik på det dokument eller bilag, du vil åbne. Dokumentet åbnes i det program, hvori det blev oprettet, for eksempel Outlook, Word, Excel eller PowerPoint. Du kan redigere metadata og gemme dine ændringer til dokumentet i Dokumentregistreringsruden. Tips: Trin 2: Du kan returnere til sagslisten ved at klikke på listens titel. Trin 3: Hvis du klikker på, skjules dokumentlisten. TILFØJ ELLER FJERN EN SAG ELLER ET DOKUMENT FRA DINE FAVORITTER Når du arbejder med sags- og dokumentlister, kan du føje en sag eller et dokument til dine favoritter (og fjerne dem fra dine favoritter senere). På denne måde kan du hurtigt åbne en liste med dine favoritsager, -dokumenter eller -kontakter fra navigationsruden i Outlook (eller fra listen Favoritter i WorkZone Client). Tip: Det kan du gøre på samme måde som du tilføjer andre sags- eller dokumentlister. Det kan du gøre på samme måde som du tilføjer andre sags- eller dokumentlister. Et ikon på båndet i Outlook viser, om element allerede er føjet til dine favoritter. Ikon Beskrivelse Elementet er allerede føjet til favoritter. Elementet er endnu ikke føjet til favoritter. Føj en sag eller et dokument til dine favoritter 1. Vælg en sag eller et dokument fra en liste under Sager & Dokumenter i navigationsruden. 2. Klik Tilføj i gruppen Favoritter på båndet i Outlook. Den valgte sag eller det valgte dokument er nu føjet til dine favoritter. 50

51 WorkZone for Office Fjern en sag eller et dokument fra favoritter 1. Vælg den sag eller det dokument, du vil fjerne fra dine favoritter, fra en liste i navigationsruden. 2. Klik Fjern i gruppen Favoritter på båndet i Outlook. Den valgte sag eller det valgte dokument er fjernet fra dine favoritter. OPRET ET NYT DOKUMENT PÅ EN SAG I Outlook kan du oprette nye Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumenter og føje dem til sagen på WorkZone Content Server. 1. I navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter skal du vælge den sag, du vil oprette et nyt dokument på eller vælge et dokument fra sagen. 2. På fanen Sag, vælg Ny på sag > Nyt dokument (eller Nyt regneark, eller Ny præsentation). Et nyt Word, Excel eller PowerPoint-dokument åbnes. 3. Rediger og gem det nye dokument. Dokumentet er gemt på den sag, du valgte i trin 1. Vigtigt: Knappen Nyt Dokument (eller Nyt Regneark, eller Ny Præsentation) er deaktiveret, hvis det tilsvarende modul ikke er installeret. DEL ET LINK TIL EN SAG ELLER ET DOKUMENT Du kan hurtigt sende et link til sager eller dokumenter i en I navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter, vælg en sag eller et dokument fra den sag, du vil dele et link til. 2. På fanen Sag, klik Send link i gruppen Besvar. Et nyt mailvindue åbnes med et emne og et link til sagen eller dokumentet fra trin 1 er indsat automatisk. OPRET EN MØDEINDKALDELSE RELATERET TIL EN SAG ELLER ET DOKUMENT Du kan oprette en mødeindkaldelse relateret til sager eller dokumenter. 1. I navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter, vælg en sag eller et dokument fra den sag, du vil oprette et link til i mødeindkaldelsen. 2. På fanen Sag, klik Aftale i Besvar-gruppen. Et nyt aftalevindue åbnes med et emne og linket til sagen eller dokumentet fra trin 1 er indsat automatisk. BESVAR ET DOKUMENT Du kan besvare dokumenter på samme måde, som du besvarer en mail. Når du besvarer et dokument, åbner Microsoft Word, og du skal vælge et tomt dokument eller en skabelon. Sagen, dokumentparterne og dokumenthenvisninger, der er relaterede til det oprindelige dokument, føjes automatisk til dit svardokument. 51

52 1. I navigationsruden under Sager & Dokumenter, åbn en dokumentliste, for eksempel Dokumenter. 2. Vælg det dokument, du vil besvare, fra listen. 3. På fanen Sag, klik Besvar. Word åbner, og dialogboksen Ny dialog vises. 4. Dobbeltklik på ikonet Tomt Dokument. -Eller- Vælg en skabelon til det nye dokument. Der åbner et nyt dokument med følgende detaljer fra dit originale dokument i Dokumentregistreringspanelet Dokumentttypen sættes til Udgående. Afsendere af det oprindelige dokument bruges som Modtagere. En dokumentreference oprettes fra dit oprindelige dokument. 5. Føj indhold til det nye dokument. 6. Udfyld de obligatoriske felter og klik Gem på Sag i Dokumentregistreringspanelet. Tip: Hvis dokumentet, du vil besvare, er en gemt på en sag, skal du vælge en i Stifindervisning og klikke Besvar. VIS SAGS- ELLER DOKUMENTDETALJER I WORKZONE CLIENT Du kan se sager eller dokumenter i WorkZone Client fra Outlook-båndet. 1. I navigationsruden under mappen Sager & Dokumenter skal du vælge en sag eller et dokument. 2. På fanen Sag, klik på knappen Vis Profil. WorkZone Client åbner i en webbrowser, og den relevante sags- eller dokumentdetaljeside vises. 5.6 Tilpas Outlook I WorkZone for Office kan du føje flere kolonner til dine mailmapper og se flere oplysninger om dine Outlook-elementer, som for eksempel sager eller hoveddokument-id uden at åbne Outlookelementet eller indholdsruden. Du kan opsætte regler for betinget formatering: Du kan tilføje farvekoder, fremhæve eller forstørre de mest eller mindst vigtige beskeder. Tips: Du kan også tilpasse dine Søgemapper til at vise de Outlook-elementer, som du har gemt på en sag. Du gør det på samme måde, som når du tilpasser enhver anden mappe 52

53 WorkZone for Office i Outlook. Du kan også tilpasse dine meddelelsesregler til at rydde op i mails og aftaler gemt på en sag. Du gør det på samme måde, som når du tilpasser enhver anden mappe i Outlook. FØJ KOLONNE TIL MAILMAPPE Du kan føje kolonnerne Sag og Sagsdokument til dine mailmapper for at se flere oplysninger om dine mails eller aftaler. Kolonnen Sag viser hvilke sager, dine Outlook-elementer gemmes på, hvor kolonnen Dokument viser ID til de hoveddokumenter, der er tildelt på dine Outlook-elementer. Forudsætning: Læseruden skal deaktiveres, før du kan se de tilføjede kolonner. Klik på Læsepanel > Fra på fanen Vis. 1. Klik på din mail folder (for eksempel Indbakke). 2. Vælg Vis Indstillinger > Kolonner på fanen Vis. Vinduet Vis kolonner vises. 3. Vælg Brugerdefinerede felter i Indbakken fra listen Vælg tilgængelige kolonner fra. En liste over tilgængelige kolonner vises. 4. Vælg den kolonne, du vil tilføje, for eksempel Sag, fra listen Tilgængelige kolonner, og klik Tilføj ->. Sag er flyttet til listen Vis disse kolonner i denne rækkefølge. 5. Kolonnen Sag vises i mappen Indbakke. Kolonnen Sag vises i mappen Indbakke. Bemærk:Hvis du føjer en kolonne til en anden mappe end Indbakke, så hedder menupunktet Brugerdefinerede felter i mappe. TILPAS UDSEENDET AF OUTLOOK-ELEMENTER, DER ER GEMT PÅ SAGER. Ved at tilføje dine egne tilpasninger kan du få de Outlook-elementer, du har gemt på en sag vist i mail-listen i den valgte skrifttype, farve, størrelse og/eller effekt. 1. Klik på din mailmappe, for eksempel Indbakke. 2. Vælg Vis Indstillinger > Kolonner på fanen Vis. Vinduet Betinget formatering vises. 3. Klik på Tilføj for at oprette en ny betinget formateringsregel. En ny regel er tilføjet til listen Regler for denne visning: liste. 4. Angiv en titel til din regel (for eksempel 'Mails, der er gemt på sager'). 5. Klik Skrifttype for at angive skrifttype, farve, størrelse og/eller effekter for denne regel, og klik OK. 6. Klik på Betingelse for at angive filtre for denne regel og klik på OK. Mails i din postliste vises i overensstemmelse med de nye regelindstillinger. 53

54 Bemærk:Du kan tilføje så mange betingede formatteringsregler, du vil, men den øverste regel har altid førsteprioritet. 5.7 Arbejde med processer Du kan arbejde med processer tilknyttet sager og anvende procesoversigten direkte fra Microsoft Outlook. Oplysninger om processer kan findes i Om WorkZone Process og Brugervejledning for WorkZone Process. Forudsætning: For at kunne arbejde med processer, der er knyttet til sager, skal du have installeret WorkZone for Outlook-tilføjelsesprogrammet Procesvisninger i Outlook-oversigten Du kan anvende oversigten Processer direkte fra Microsoft Outlook. For at kunne gøre dette skal du have WorkZone for Outlook-tilføjelsesprogram installeret. For oplysninger om processer, se følgende emner i Brugervejledning for WorkZone Process. Om WorkZone Process Om mappen Procesvisninger Brug oversigten Processer Gem en visning Arbejde med processer fra Outlook Du kan arbejde med processer tilknyttet sager og anvende procesoversigten direkte fra Microsoft Outlook. For at gøre dette skal du have installeret tilføjelsesprogrammet WorkZone til Outlook. Oplysninger om processer kan findes i Om WorkZone Process og Brugervejledning for WorkZone Process. Start en ny proces Arbejde med opgaver Forudsætninger: For at arbejde med opgaver fra Outlook skal du have forbindelse til serveren, og WorkZone Process skal være installeret. Hvis ikke du har forbindelse til serveren, kan du ikke se de valgte opgaver. En meddelelse i det gule informationspanel øverst i smartmailen vises, når du har mistet forbindelsen til serveren/forbindelsens til serveren er tabt. OVERTAG EN OPGAVE FRA EN ANDEN BRUGER Forudsætning: Du skal have indblikket PROCESSADM for at kunne overtage en opgave fra en anden brugere. Se Onlinehjælp til modulet Brugere i WorkZone Configuration Management. Hvis du åbner en smarttask med en opgave, som en anden bruger allerede arbejder med, vises den med alle procesmulighederne slået fra og med meddelelsen om, at denne opgave allerede 54

55 WorkZone for Office bruges af en anden bruger. Hvis nødvendigt kan du vælge at overtage kontrollen over denne opgave. 1. Åbn en smartmail med en opgave, som en anden bruger allerede arbejder på. 2. Klik Overtag i meddelelsen. OPDATER EN ÆNDRET OPGAVE Der kan opstå situationer, hvor en smarttask med en opgave bliver opdateret, efter du har åbnet den. I dette tilfælde vises en meddelelse, der fortæller, at denne opgave er blevet ændret, og at der er mulighed for at få den seneste version af opgaven fra serveren. Klik Opdater i meddelelsen, der vises for en ændret smartmail. 5.8 Søgning Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Når du foretager en søgning, indtaster du søgekriterierne i et tekstfelt eller et fritekstfelt. Søgning i tekstfelter adskiller sig fra søgning i fritekstfelter. Tekstfelter skelner mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du ikke Petersen. Fritekstfelter skelner ikke mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du også Petersen. I begge tilfælde kan søgeoperatorer skrives med små eller store bogstaver, eller en blanding. Søgningen er den samme. SØGEOPERATORER OG HVOR DE BRUGES Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse Erstatter én eller flere karakterer. Eksempel Hvis du skriver: * Jokertegn Fritekstfelter og tekstfelter *dag søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet begynder med dag. For eksempel dagslys. Søgningen på *dag* finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet 55

56 Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse indeholder 'dag'. For eksempel nutildags. *dag - Søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet slutter med 'dag'. For eksempel fødselsdag. Bemærk:Det anbefales ikke at bruge foranstillede jokertegn i fritekstsøgning, for eksempel *sol og *sol*. Denne type søgning kan give mange resultater, og det kan tage lang tid, før de bliver vist. Erstatter netop ét tegn.? Spørgsmålstegn Fritekstfelter Eksempel: Hvis du skriver Pe?ersen i feltet Fritekst i dialogboksen Tilføj/Fjern Parter, finder søgningen alle parter med navnet Petersen eller Pedersen, men ikke Pettersen. Ignorerer om der benyttes store eller små bogstaver. ^ Hat (circumflex) Tekstfelter Eksempel: Tekstfelt Titel Skriver du ^*sol*, finder du sager, hvor et ord i feltet Titel indeholder ordet sol, f.eks. Jensens isolering A/S og Jensens Isolering A/S. Søger efter elementer, hvor feltet er tomt. ="" Tomt felt Tekstfelter Eksempel: Tekstfelt Adresse 1 i dialogboksen Vælg parter. Hvis du skriver ="", finder søgningen sager, hvor adressen ikke er angivet. Fritekstfelter: Søger efter elementer, hvor ét eller flere af de indtastede ord forekommer. OR OR og ELLER Tekstfelter: En fritekstsøgning efter dokumenter søger i felter og i selve dokumentet. Eksempel: Find alle dokumenter, hvor mindst ét af ordene valuta eller marakedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OR markedsanalyse. AND Fritekstfelter: Søger efter elementer, hvor alle indtastede ord forekommer. 56

57 WorkZone for Office Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse & og OG Eksempel: Find alle dokumenter, hvor ordene valuta og markedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OG markedsanalyse (ordene kan findes som dokumentegenskaber eller som indekseret fritekst). AND Tekstfelter: AND Bemærk:Hvis du vil søge efter tegnet &, ikke som en operator, men som for eksempel del af en kontakt, så indsæt en omvendt skråstreg (backslash) foran tegnet, \&. Hvis du vil finde Liebestraum, Immergut & Co, skal du skrive Liebestraum, Immergut \& Co. Søger efter elementer, hvor ord, du skriver efter operatoren, ikke forekommer. ~ NOT NOT Fritekstfelter Eksempel: Find alle dokumenter, hvor valuta men ikke bank forekommer, ved at skrive valuta NOT bank. Bemærk:Du bør altid søge efter elementer, der indeholder dette men ikke dét. Det vil sige, søg kun efter NOT bank vil ikke give nogen resultater. HVOR FINDES TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Felttype Dialogboks eller feltnavn Tilføj/Fjern Dokumenter Fritekst Vælg parter Vælg Sag Tilføj/Fjern Dokumenter: Dokumentnr. Titel Vælg parter: Tekst Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Vælg sag: 57

58 Felttype Dialogboks eller feltnavn Sagsnr. Titel FRITEKSTSØGNING I et fritekstsøgefelt kan du søge efter et eller flere ord, der forekommer i felter eller i dokumenter som indekseret tekst. Et fritekstsøgefelt søger i al indekseret tekst (defineret i WorkZone Configuration Management), for eksempel sagstitler, dokumenttitler, sagstekst eller dokumentindhold. Bemærk:Hvis du for eksempel ikke kan finde et dokument, du lige har oprettet, kan det være, at dokumentet endnu ikke er blevet indekseret. Prøv igen senere eller benyt en struktureret søgning (tekstfelter opdateres med det samme). Små og store bogstaver Fritekstsøgning skelner ikke mellem store og små bogstaver. Hvis du for eksempel skriver valuta, får du resultater for både valuta og Valuta. FLERE ORD ELLER SÆTNINGER Du kan indtaste et eller flere ord i søgefelterne: Hvis du indtaster ét ord, vil søgeresultaterne indeholde dette ord. Hvis du indtaster flere ord, vil søgeresultaterne indeholde præcis disse ord. For eksempel en sætning uden søgeoperatorer: Solpletters betydning for klimavariationer. Hvis du ikke kender den eksakte ordlyd, anbefales det at du søger efter enkelte ord i kombination med søgeoperatorer. EKSEMPEL Skriver du en kombination, som ikke findes i databasen, for eksempel Solplet* betydning for klimavariation*, bliver der ikke fundet nogen søgeresultater. Chancen for at finde det, du søger, er større, hvis du skriver solplet* AND klimavariation*. STOPORD Stopord er almindelige ord, der bruges så ofte, at de er uegnede som søgeord. For eksempel "af", "er", "efter" og "eller". Ved fritekstsøgning ses bort fra disse ord. Hvis du ønsker at benytte stopord ved fritekstsøgninger, skal disse ord fjernes fra listen over stopord. Stopord registeres i modulet Stopword i WorkZone Configuration Management. Her kan du tilføje, fjerne og redigere stopord. 58

59 WorkZone for Office BEGRÆNS OMRÅDET FOR DIN SØGNING VED AT BENYTTE ET FILTER Du kan bruge filtre til at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Filtrene findes i søgedialogboksene ved feltet Søg i. Du kan søge i alle de sager, som er defineres af filteret, eller du kan bruge et filter i kombination med et eller flere søgekriterier Søg i dialogbokse I WorkZone for Office kan du bruge søgedialogboksene til at søge på sager, dokumenter, sagsparter og dokumentparter. SØG I DIALOGBOKSEN VÆLG SAG Brug dialogen Vælg sag til at søge efter sager, når du gemmer Outlook-beskeder. For at åbne dialogen Vælg Sag skal du følge disse trin: 1. Vælg det Outlook-element, du vil gemme. 2. På fanen Hjem, klik Gem element > Vælg Sag. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Sagsnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Fritekst Søg i Sagsnr. Sagsbehandl er Titel Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Indtast et sagsnummer. Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en sagstitel. SØG I DIALOGBOKSEN INDSÆT DOKUMENT FRA ARKIV. Brug dialogen Indsæt Dokument fra Arkivet til at søge efter dokumenter, der er gemt i arkivet. For at åbne dialogboksen Indsæt dokument fra arkiv skal du følge disse trin: 59

60 1. Opret en mail, hvori du kan indsætte et dokument fra arkivet. 2. Vælg Vedhæft Dokument > Søg Dokument i gruppen Sag. Dialogen Vedhæft dokument vises. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Dokumentnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Fritekst Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Søg i Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine Dokumenter. Bemærk:Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Dokumentnr. Sagsbehandl er Titel Indtast et dokumentnummer. Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en titel. SØG I DIALOGBOKSENE TILFØJ/FJERN PARTER OG DOKUMENTPARTER Brug dialogen Tilføj/Fjern Parter til at søge efter sagsparter. For at søge efter dokumentparter, brug dialogboksen Dokumentparter. Åbn dialogboksen Tilføj/Fjern parter 1. Gem et Outlook-element på en ny sag som beskrevet i Gem element på en ny sag, trin 1-5. Eller Opret en ny sag som beskrevet i Opret ny sag, trin Klik på Tilføj/Fjern i panelet Parter på sagen i dialogboksen Ny sag. Åbn dialogboksen Dokumentparter 1. Vælg en sag som beskrevet i Gem element på eksisterende sag. 2. Under Afsender- og modtageroplysninger, klik Vælg. Dialogboksen Vælg parter vises. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. 60

61 WorkZone for Office Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Navn 1, Navn 2 og Adresse 1. Felt Friteks t Beskrivelse Indtast navnet på den person, du vil tilføje. Hvis du ikke kender hele navnet, indtast da en del af navnet. Du kan også indtaste vejnavn og nummer, fornavn, mellemnavn eller efternavn. Søg i Navn 1 Navn 2 Adress e 1 By Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Medarbejdere. Bemærk:Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Indtast personens fornavn eller fornavne. Indtast personens efternavn. Indtast vejnavn. Indtast by. 61

62 6. Arbejde med Excel-dokumenter 6.1 Opret dokumenter på sager Arbejde med dokumenter gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Søgning Arbejde med processer Opret dokumenter på sager I WorkZone for Office kan du oprette følgende hoveddokumenter og bilag på en sag: Microsoft Word-dokumenter Microsoft Excel-regneark Microsoft PowerPoint-præsentationer Et dokument bliver et sagsdokument, når du gemmer det på sagen enten som et hoveddokument eller som et bilag. Hvis du gemmer et dokument på en sag og angiver et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. GEM DOKUMENT SOM ET HOVEDDOKUMENT PÅ EN EKSISTERENDE SAG Når du opretter et sagsdokument, skal du gemme det på sagen uden at vælge et hoveddokument. Dit dokument vil derefter anses som et hoveddokument som andre hoveddokumenter på sagen. 1. Åbn et nyt dokument. 2. Klik Vælg sag på fanen Startside i gruppen Sag. En liste vises. 3. Følg en af disse procedurer: a. Vælg en sag fra listen over senest anvendte sager. Panelet Dokumentregistrering åbnes. Eller a. Vælg Søg efter sag i listen for at søge efter en sag. Dialogboksen Vælg sag vises. b. Klik Vis flere søgemuligheder. c. Indtast søgekriterier. Se Søgning. d. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. e. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen lukkes og Dokumentregistreringspanelet åbnes. 62

63 WorkZone for Office I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel, klassificering og dokumenttype. Du kan også angive tilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe, brevdato og svarfrist. Bemærk:Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. 5. Tilføj dokumentparter. 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på sag. GEM ET DOKUMENT PÅ EN LUKKET SAG 1. Vælg det dokument, som du vil gemme på en lukket sag. 2. Klik Vælg sag > Søg sag på fanen Startside i gruppen Sag. Dialogboksen Søg sag vises. 3. Vælg Lukket sag I feltet Søg i. 4. Klik Søg. 5. Vælg den lukkede sag, som du vil gemme dokumentet på. 6. Klik OK. Ruden Dokumentregistrering åbnes med den valgte sag. 7. Klik Gem på sag. Bekræft at du vil genåbne denne sag og gemme det valgte dokument på den. 8. Klik Ja. Bemærk:Når du gemmer et dokument på en lukket sag, bliver denne sag genåbnet. GEM DOKUMENT UDEN SAG Du kan oprette et sagsdokument og i stedet for at tilknytte det til en sag, gemme det på din skrivebordssag. Dette er relevant, hvis dokumentet, for eksempel, er et udkast, eller hvis du vil knytte det til er et udkast, eller hvis du vil knytte det til en sag senere. 1. Åbn et nyt dokument og tilføj indhold. 2. Klik Vælg sag på fanen Startside i gruppen Sag. En liste vises. 3. Vælg Uden Sag for at gemme dokumentet på din skrivebordssag. Panelet Dokumentregistrering åbnes. 4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel, klassificering og dokumenttype. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler og dokumentgruppe. 5. Tilføj dokumentparter. 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på sag. Bemærk:Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. 63

64 GEM DOKUMENT PÅ EN NY SAG Når du har åbnet et eksisterende dokument eller oprettet et nyt, kan du oprette en ny sag, som du kan knytte dokumentet til. 1. Åbn det dokument, du vil føje til den nye sag. 2. Klik Vælg sag på fanen Startside i gruppen Sag. En liste vises. 3. Vælg Opret ny sag i listen. Dialogboksen Ny Sag vises. 4. Indtast oplysninger i obligatoriske felter markeret med rødt, og indtast eventuelt yderligere oplysninger. 5. Vælg facetter til en ny sag Se Vælg facetter til ny sag. 6. Klik Tilføj/Fjern i ruden Parter på sagen for at tilføje eller fjerne sagsparter. 7. Vælg sagsparter og klik OK. 8. Angiv adgangsrettigheder: a. Klik på Generel sagsadgang i dialogen Ny Sag. b. Vælg Afdeling eller Personlig. 9. Klik Opret Sag, eller tryk Enter. Dialogen Ny Sag lukkes, og ruden Dokumentregistrering åbner og giver dig mulighed for at gemme dit dokument på den nye sag. 10. Registrer dokumentoplysninger Bemærk:Som standard kan sager, du opretter til dine dokumenter, tilgås af alle i din organisation. Du kan begrænse adgang for den valgte sagsgruppe eller hele organisationen. Du kan begrænse adgang yderligere ved at vælge: Afdeling - kun din afdeling har adgang til at se og redigere sagen. Personlig du er den eneste, der har adgang til sagen og kan redigere den. VÆLG FACETTER TIL EN NY SAG Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, kan du vælge facetter, når du opretter en ny sag. Vigtigt: Facet-funktionaliteten skal aktiveres af systemadministratoren. Vælg facetter 1. Åbn dialogboksen Ny sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin Klik på i feltet Facetter. Dialogboksen Vælg facetter vises. Obligatoriske facetgrupper er fremhævet. Deaktiverede facetter er grålige. 64

65 WorkZone for Office Dobbeltklik på den facet, du vil tilføje. Gentag dette trin for hver facet, du vil tilføje. 4. Klik OK. Dialogboksen Vælg facetter lukker, og de valgte facetter vises i feltet Facetter i dialogboksen Ny sag. 5. Fortsæt med at oprette den nye sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin 6-9. Bemærk: Du skal vælge mindst én facet i hver obligatoriske facetgruppe. Du kan vælge mere end en facet i hvert felt. For at fjerne en facet skal du dobbeltklikke på den eller trykke DEL. OPRET ET BILAG For at oprette et bilag skal du knytte dokumentet til en sag og angive et hoveddokument. Dit dokument bliver derefter til et bilag i forhold til det hoveddokument, du valgte. 1. Udfør proceduren beskrevet i Opret dokument på en eksisterende sag for at oprette et bilag. 2. Vælg et hoveddokument i rullelisten til feltet Hoveddokument i panelet Dokumentregistrering. Bemærk:Når dit dokument er gemt i arkivet som et bilag, låses listen Hoveddokument. Hvis du vil have et andet hoveddokument, skal du vælge det i WorkZone Client eller Captia Web Client. GEM OG SEND ET SAGSDOKUMENT Du kan sende et dokument, et regneark eller en præsentation, som er gemt på en sag, til en modtager. Mailen arver sagskonteksten fra dokumentet. Efter du har sendt mailen, bliver du bedt om at gemme mailen på sagen. Vigtigt: Før du kan udføre denne opgave, skal du vælge en sag til dit dokument. Se Opret dokumenter på sager. 65

66 Gem og send et dokument 1. Klik Gem & Send > Send med mail på fanen Filer. 2. Vælg en af disse muligheder. Send som vedhæftet fil Send som PDF Send som XPS Et mailvindue åbnes, hvor du kan indtaste titel og vedhæfte filer. 3. Tilføj modtagere. 4. Føj kontakter til mailen, og klik Send. Dialogen Gem Outlook-element vises. 5. Hvis du ikke vil gemme dokumentet, så fjern markeringen i afkrydsningsfeltet. 6. Klik Gem Element. 6.2 Arbejde med dokumenter gemt på sager I WorkZone for Office kan du se og redigere indholdet af dine og kollegers dokumenter. Microsoft Excel-regneark Microsoft Word-dokumenter Microsoft PowerPoint-præsentationer GEM DOKUMENT SOM KLADDE Når du gemmer et dokument som et udkast, kan du og andre i din afdeling eller organisation redigere dokumentet i det program, det er oprettet i. Hvis du derimod gemmer dokumentet som et personligt udkast, kan kun du åbne dokumentet. 1. Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. I feltet Tilstand, vælg en af udkasttilstandene. 4. Klik Gem på sag. Bemærk:Hvis du vælger tilstanden Arkiveret, bliver dokumentet låst og kan ikke redigeres. GEM DOKUMENT SOM ARKIVERET Når du gemmer et dokument som arkiveret, bliver det låst og kan ikke redigeres. 66

67 WorkZone for Office Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. Vælg tilstanden Arkiveret i listen til feltet Tilstand. 4. Klik Gem på sag. Bemærk:For at redigere dokumentoplysninger skal du åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. Når først dokumentet er arkiveret, kan dets tilstand ikke ændres tilbage til udkast. REDIGER ET DOKUMENT, DER ER GEMT PÅ EN SAG Du kan kun redigere et dokument, der er gemt på en sag, hvis den valgte tilstand er "udkast". Hvis dokumentet derimod er arkiveret, er det låst og kan ikke redigeres. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. 3. Klik Søg. 4. Indtast søgekriterier i dialogboksen Vælg dokument. 5. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. 6. Vælg et dokument og klik OK. 7. Rediger dokumentet og gem ændringerne. Se Søgning. FLYT SAGSDOKUMENT TIL EN ANDEN SAG Du kan flytte et sagsdokument til en anden sag i WorkZone Client eller i Captia Web Client. Se Brugervejledning for WorkZone Client eller Online hjælp for Captia Web Client (under Dokument > Dokument - flyt eller omjournaliser). GEM ET DOKUMENT SOM NYT Du kan genbruge et eksisterende Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, som er gemt på en sag, og gemme det som et nyt dokument på den samme sag eller på en ny sag. 1. Åbn et dokument, som du vil gemme som et nyt dokument. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. Klik Gem som nyt. Dialogboksen Vælg sag vises. 4. Vælg en sag, som du vil gemme dette dokument på, som et nyt dokument. 5. Klik OK. Dialogboksen Vælg sag lukker. 6. Valgfrit: Foretag ændringer i dokumentet. 7. Udfyld de påkrævede felter i ruden Dokumentregistrering. 8. Klik Gem på sag. 67

68 ÅBN ET DOKUMENT GEMT PÅ EN SAG Du kan åbne et dokument, som er gemt på en sag, ved at vælge det fra en liste over seneste dokumenter eller ved at bruge en søgedialogboks. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Udfør en af de følgende handlinger: a. Klik på Fil > Sager & Dokumenter b. Angiv dine søgekriterier i søgefeltet Vælg dokument. Eller c. Vælg et dokument og klik på OK. a. Klik på Fil > Sager & Dokumenter b. Vælg et dokument fra listen. OPDATER REGISTRERINGSOPLYSNINGER FOR ET SAGSDOKUMENT Du kan hente de senest registrerede oplysninger på et gemt sagsdokument fra serveren. 1. Åbn et sagsdokument, som du vil hente de seneste registreringsoplysninger for. 2. Klik Opdater på fanen Hjem i gruppen Sag. Alle registreringsoplysninger på dette dokument opdateres fra serveren. Vigtigt: Alle ugemte ændringer i dokumentet går tabt, hvis du klikker Opdater Tip: Hvis du tilføjer eller fjerner parter eller dokumenter på sagsdokumenter i dialogboksene Tilføj/Fjern parter (eller Tilføj/Fjern dokumenter), opdateres alle oplysninger om parter (eller dokumenter) automatisk fra serveren, når du klikker Søg. SE OG REDIGER SAGS- OG DOKUMENTOPLYSNINGER Du kan få adgang til sager og dokumenter i WorkZone Client eller Captia Web Client via links til sager og dokumenter i ruden Dokumentregistrering. Her kan du ændre sags- og dokumentdetaljer, for eksempel adgangsrettigheder, vedhæfte et dokument til en anden sag eller ændre tilstanden på en sag eller et dokument. 68

69 WorkZone for Office Åbn et dokument som beskrevet i Rediger dokument gemt på en sag. 2. I panelet Dokumentregistrering vises to links. Klik på: sagslinket - for at åbne sagen i WorkZone Client eller Captia Web Client. Dokumentlinket - for at åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. 3. Foretag ændringer og gem dem. 6.3 Arbejde med dokumentversioner Forudsætninger: For at benytte versionsfunktionaliteten skal WorkZone Explorer først installeres og konfigureres på din server. Versionering skal først indstilles til tilladt i indstillingerne for WorkZone Configurator I WorkZone for Office kan du se eller arbejde med en liste over tidligere versioner af dine egne eller kollegers dokumenter: Microsoft Word-dokumenter Microsoft Excel-regneark Microsoft PowerPoint-præsentationer Tip: Når dokumentet har mere end 10 versioner, kan du bruge knapperne Vis nye og Vis tidligere til at manøvrere mellem versionerne. AKTIVÉR ELLER DEAKTIVÉR VERSIONERING AF ET DOKUMENT Når du arbejder med dokumenter, kan du aktivere eller deaktivere versionering for det valgte dokument uanset den generelle opsætning af udkastversioneringen. Forudsætning: Du kan ikke aktivere eller deaktivere versionering på de låste dokumenter. Bemærk:Din administrator kan sætte en grænse for antal versioner. Aktiver versionering 1. Åbn et dokument, som du vil aktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer> Sager & Dokumenter > Administrer Versioner > Aktivér versionering. 69

70 Deaktiver versionering 1. Åbn et dokument, som du vil deaktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer> Sager & Dokumenter > Administrer Versioner > Deaktivér versionering. SE OG ÅBN DEN TIDLIGERE VERSION AF ET DOKUMENT Du kan få vist en liste over tidligere versioner af det Word-, Excel- eller PowerPointdokumentudkast, du arbejder med, og åbne en hvilken som helst af dokumentets tidligere versioner. Bemærk:Tidligere versioner åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringsruden deaktiveret. 1. Åbn et dokument, hvis versioner du vil se eller åbne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 3. Klik på den version, du vil åbne. Den valgte version åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringsruden deaktiveret. SAMMENLIGN DEN TIDLIGERE VERSION AF ET WORD-DOKUMENT MED DEN AKTUELLE VERSION. Du kan sammenligne tidligere versioner af et Word-udkast med den seneste version af dokumentet. 1. Vælg et dokument, hvis versioner du vil sammenligne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil sammenligne en nuværende version med. 4. Klik på Sammenlign i informationslinjen øverst i dokumentet. Et standard Microsoft-sammenligningsvindue med den seneste version af dette dokument åbner side om side med den valgte version. Alle ændringer mellem den valgte dokumentversion og den seneste version fremhæves. GENDAN DEN TIDLIGERE VERSION AF ET DOKUMENT SOM DEN SENESTE VERSION Du kan gendanne tidligere versioner af Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentudkast som den seneste version af dette dokument. Bemærk:Du kan ikke gendanne tidligere versioner på de låste dokumenter. 70

71 WorkZone for Office Vælg et dokument, der har en version, du vil gendanne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Administrer versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil gendanne som nuværende version. 4. Klik på Gendan i informationslinjen øverst i dokumentet. Et nyt, redigerbart Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument åbner, hvor indholdet af den gendannede version automatisk er indsat, og Registreringsruden er aktiveret. Dette nye dokument bliver seneste version af dokumentet. SLET ALLE TIDLIGERE VERSIONER AF DOKUMENTET Du kan slette alle tidligere versioner af det valgte Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument. 1. Vælg et dokument, som du vil slette alle tidligere versioner af. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. 3. Klik på knappen Slet alle tidligere versioner under Administrer versioner. Alle tidligere versioner af dokumentet slettes. 6.4 Registrer dokumentoplysninger Når du opretter eller redigerer et dokument efter du har vedhæftet det til en sag, skal du registrere dokumentinformation. Det gør du i panelet Dokumentregistrering. Registrering af dokumentoplysninger omfatter følgende opgaver: TILFØJ GENERELLE DOKUMENTOPLYSNINGER For at registrere dokumentoplysninger skal du angive dokumentets titel og type. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe, klassificering, m.v. 1. Vedhæft dit dokument til en sag som beskrevet i Opret dokumenter på sager. 2. I panelet Dokumentregistrering skal du indtaste en titel. 3. Vælg dokumenttype. 4. Angiv en klassificeringskode. Klassifikation definerer adgangsniveauer for data. Hoveddokumenter arver den klassificering, der er angivet i deres sager. Hvis standarddokumentklassificeringen ikke er blevet defineret på en sag, anvendes den globale klassificeringskode. Bilag arver standardklassificeringen fra deres hoveddokumenter. Vigtigt: 71

72 Klassificeringen af det ugemte dokument opdateres hver gang du ændrer dokumentets hoveddokument eller sag. Klassificeringen af det gemte dokument opdateres ikke automatisk, når du ændrer klassificeringen af dokumentets sag eller hoveddokument. 5. Dokumenttilstanden vælges automatisk, men du kan ændre den ved at vælge en anden dokumenttilstand. 6. Hvis sagsbehandleren er en anden end den nuværende bruger, skal du klikke på pil ned-knappen ved Sagsbehandler for at vælge sagsbehandler. 7. Vælg en dokumentgruppe. 8. Hvis dit dokument er et bilag, så vælg et hoveddokument. 9. Hvis du vil angive brevdato og svarfrist, skal du klikke på kalenderikonet i feltet Brevdato og Svarfrist for at vælge datoer. Bemærk:Hvis du har angivet brevdato og svarfrist, bør du også tilføje en afsender og modtager. Se Tilføj eller fjern sagsparter. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Du kan tilføje eller fjerne dokumentparter i dialogboksen Vælg parter. 1. Klik på Dokumentparter i panelet Dokumentregistrering. Et panel åbnes. 2. Klik på knappen Tilføj/Fjern. Dialogen Vælg parter vises. 3. Indtast søgekriterier i en eller flere af disse felter. Fritekst Søg i o Sagskontakter o Favoritkontakter o Seneste kontakter o Alle 72

73 WorkZone for Office Type Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Tip: Klik på Vis flere søgemuligheder for at gøre alle felter synlige. 4. Klik Søg. 5. Vælg en part og klik på i den nederste venstre rude. Gentag dette trin for hver part, du vil tilføje. 6. Angiv om nødvendigt roller for parterne, for eksempel Modtager. 7. Klik OK. Fjern dokumentparter: 1. Vælg den dokumentpart, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på for at fjerne parten fra listen over valgte dokumentparter. 3. Klik OK. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER Du kan tilføje eller fjerne dokumenthenvisninger ved hjælp af ruden Dokumentregistrering. 1. Klik på Relaterede dokumenter i panelet Dokumentregistrering. Et panel åbnes. 2. Klik på knappen Tilføj/Fjern. Dialogboksen Tilføj/Fjern dokumenter vises. 3. Indtast søgekriterier i en eller flere af disse felter. Fritekst Dokumentnr. Sagsbehandler Titel 73

74 Tip: Klik på Vis flere søgemuligheder for at gøre alle felter synlige. 4. Klik Søg. 5. Vælg et dokument i ruden nederst til venstre, og klik på. Gentag dette trin for hvert dokument. 6. Angiv om nødvendigt roller for dokumenterne. 7. Klik OK. Fjern dokumenthenvisninger 1. Vælg den dokumenthenvisning, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på venstre-pil knappen for at fjerne henvisningen fra listen over dokumenthenvisninger. 3. Klik OK. 6.5 Søgning Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Når du foretager en søgning, indtaster du søgekriterierne i et tekstfelt eller et fritekstfelt. Søgning i tekstfelter adskiller sig fra søgning i fritekstfelter. Tekstfelter skelner mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du ikke Petersen. Fritekstfelter skelner ikke mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du også Petersen. I begge tilfælde kan søgeoperatorer skrives med små eller store bogstaver, eller en blanding. Søgningen er den samme. SØGEOPERATORER OG HVOR DE BRUGES Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse Erstatter én eller flere karakterer. * Jokertegn Fritekstfelter og tekstfelter Eksempel Hvis du skriver: *dag søgningen finder sager, hvor et ord 74

75 WorkZone for Office Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse i tekstfeltet begynder med dag. For eksempel dagslys. Søgningen på *dag* finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet indeholder 'dag'. For eksempel nutildags. *dag - Søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet slutter med 'dag'. For eksempel fødselsdag. Bemærk:Det anbefales ikke at bruge foranstillede jokertegn i fritekstsøgning, for eksempel *sol og *sol*. Denne type søgning kan give mange resultater, og det kan tage lang tid, før de bliver vist. Erstatter netop ét tegn.? Spørgsmålstegn Fritekstfelter Eksempel: Hvis du skriver Pe?ersen i feltet Fritekst i dialogboksen Tilføj/Fjern Parter, finder søgningen alle parter med navnet Petersen eller Pedersen, men ikke Pettersen. Ignorerer om der benyttes store eller små bogstaver. ^ Hat (circumflex) Tekstfelter Eksempel: Tekstfelt Titel Skriver du ^*sol*, finder du sager, hvor et ord i feltet Titel indeholder ordet sol, f.eks. Jensens isolering A/S og Jensens Isolering A/S. Søger efter elementer, hvor feltet er tomt. ="" Tomt felt Tekstfelter Eksempel: Tekstfelt Adresse 1 i dialogboksen Vælg parter. Hvis du skriver ="", finder søgningen sager, hvor adressen ikke er angivet. OR OR Fritekstfelter: og ELLER Tekstfelter: Søger efter elementer, hvor ét eller flere af de indtastede ord forekommer. En fritekstsøgning efter dokumenter søger i felter og i selve dokumentet. Eksempel: Find alle dokumenter, hvor mindst ét af ordene valuta eller marakedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OR markedsanalyse. 75

76 Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse Søger efter elementer, hvor alle indtastede ord forekommer. AND AND Fritekstfelter: & og OG Tekstfelter: AND Eksempel: Find alle dokumenter, hvor ordene valuta og markedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OG markedsanalyse (ordene kan findes som dokumentegenskaber eller som indekseret fritekst). Bemærk:Hvis du vil søge efter tegnet &, ikke som en operator, men som for eksempel del af en kontakt, så indsæt en omvendt skråstreg (backslash) foran tegnet, \&. Hvis du vil finde Liebestraum, Immergut & Co, skal du skrive Liebestraum, Immergut \& Co. Søger efter elementer, hvor ord, du skriver efter operatoren, ikke forekommer. ~ NOT NOT Fritekstfelter Eksempel: Find alle dokumenter, hvor valuta men ikke bank forekommer, ved at skrive valuta NOT bank. Bemærk:Du bør altid søge efter elementer, der indeholder dette men ikke dét. Det vil sige, søg kun efter NOT bank vil ikke give nogen resultater. HVOR FINDES TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Felttype Dialogboks eller feltnavn Tilføj/Fjern Dokumenter Fritekst Vælg parter Vælg Sag Tilføj/Fjern Dokumenter: Dokumentnr. Titel Tekst Vælg parter: Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By 76

77 WorkZone for Office Felttype Dialogboks eller feltnavn Vælg sag: Sagsnr. Titel FRITEKSTSØGNING I et fritekstsøgefelt kan du søge efter et eller flere ord, der forekommer i felter eller i dokumenter som indekseret tekst. Et fritekstsøgefelt søger i al indekseret tekst (defineret i WorkZone Configuration Management), for eksempel sagstitler, dokumenttitler, sagstekst eller dokumentindhold. Bemærk:Hvis du for eksempel ikke kan finde et dokument, du lige har oprettet, kan det være, at dokumentet endnu ikke er blevet indekseret. Prøv igen senere eller benyt en struktureret søgning (tekstfelter opdateres med det samme). Små og store bogstaver Fritekstsøgning skelner ikke mellem store og små bogstaver. Hvis du for eksempel skriver valuta, får du resultater for både valuta og Valuta. FLERE ORD ELLER SÆTNINGER Du kan indtaste et eller flere ord i søgefelterne: Hvis du indtaster ét ord, vil søgeresultaterne indeholde dette ord. Hvis du indtaster flere ord, vil søgeresultaterne indeholde præcis disse ord. For eksempel en sætning uden søgeoperatorer: Solpletters betydning for klimavariationer. Hvis du ikke kender den eksakte ordlyd, anbefales det at du søger efter enkelte ord i kombination med søgeoperatorer. EKSEMPEL Skriver du en kombination, som ikke findes i databasen, for eksempel Solplet* betydning for klimavariation*, bliver der ikke fundet nogen søgeresultater. Chancen for at finde det, du søger, er større, hvis du skriver solplet* AND klimavariation*. STOPORD Stopord er almindelige ord, der bruges så ofte, at de er uegnede som søgeord. For eksempel "af", "er", "efter" og "eller". Ved fritekstsøgning ses bort fra disse ord. Hvis du ønsker at benytte stopord ved fritekstsøgninger, skal disse ord fjernes fra listen over stopord. Stopord registeres i modulet Stopword i WorkZone Configuration Management. Her kan du tilføje, fjerne og redigere stopord. 77

78 BEGRÆNS OMRÅDET FOR DIN SØGNING VED AT BENYTTE ET FILTER Du kan bruge filtre til at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Filtrene findes i søgedialogboksene ved feltet Søg i. Du kan søge i alle de sager, som er defineres af filteret, eller du kan bruge et filter i kombination med et eller flere søgekriterier Søg i dialogbokse I WorkZone for Office kan du bruge søgedialogboksene til at søge på sager, dokumenter, sagsparter og dokumentparter. SØG I DIALOGBOKSEN VÆLG SAG Denne opgave er beskrevet i Opret dokument på eksisterende sag, trin 1-3. Denne opgave er beskrevet i Opret dokument på eksisterende sag, trin 1-3. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Sagsnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Fritekst Søg i Sagsnr. Sagsbehandle r Titel Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Indtast et sagsnummer. Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en sagstitel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN DOKUMENT Brug dialogboksen Tilføj/Fjern Dokument til enten at søge efter dokumenter i arkivet eller til at søge efter dokumenthenvisninger, når du registrerer dokumentoplysninger. Disse handlinger er beskrevet i Rediger dokument gemt på sag eller Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Dokumentnr., Sagsbehandler og Titel. 78

79 WorkZone for Office Felt Fritekst Søg i Dokumentnr. Sagsbehandle r Titel Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine Dokumenter. Bemærk:Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Indtast et dokumentnummer. Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en titel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN PARTER Brug dialogboksen Tilføj/Fjern parter til at søge efter dokumentparter eller sagsparter (for eksempel når du registrerer oplysninger på et sagsdokument eller opretter en ny sag). Disse handlinger er beskrevet i Tilføj/fjern dokumentparter og Opret ny sag til dit dokument trin 1-6. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Navn 1, Navn 2 og Adresse 1. Felt Beskrivelse Indtast navnet på den person, du vil tilføje. Hvis du ikke kender hele navnet, indtast da en del af navnet. Fritekst Du kan også indtaste vejnavn og nummer, fornavn, mellemnavn eller efternavn. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Søg i Navn 1 Navn 2 Adresse 1 Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Medarbejdere. Bemærk:Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Indtast personens fornavn eller fornavne. Indtast personens efternavn. Indtast vejnavn. 79

80 Felt By Beskrivelse Indtast by. 6.6 Arbejde med processer Du kan arbejde med processer knyttet til et Word-. Excel-, eller Powerpoint-dokument. For at behandle et dokument i WorkZone Process skal dokumentet være gemt på en sag. Et dokument inkluderes i mere end én proces. Vigtigt: En proces er altid baseret på en sag. Når du starter en ny proces fra et dokument startes processen på det nuværende dokument's sag. Du kan finde yderligere oplysninger om at arbejde med processer i WorkZone Process Brugervejledning. 1. Om WorkZone Process 2. Start en ny proces 3. Arbejde med opgaver 80

81 6.7 Eksportér til Excel fra WorkZone Client Forudsætninger: Funktionen Eksportér til Excel understøttes udelukkende med Microsoft Office For at kunne eksportere til Excel fra WorkZone Client skal du vælge WorkZone for Excel under installation af WorkZone for Office. Se WorkZone for Office Administrator's Guide. Du kan eksportere en hvilken som helst liste fra WorkZone Client til et Excel-dokument. Indholdet af listen indsættes automatisk i Excel-arket. Du kan redigere et eksporteret Excel-dokument (for eksempel for at danne en rapport) på samme måde som du ville redigere ethvert andet Excel-dokument. De ændringer, du foretager i Exceldokumentet gemmes dog IKKE i WorkZone Client. EKSPORTÉR EN LISTE TIL EXCEL FRA WORKZONE CLIENT Se onlinehjælpen til WorkZone Client, Eksportér en liste til Excel. OPDATER EN EKSPORTERET LISTE FRA EXCEL Du kan opdatere en eksporteret liste fra Excel og få den seneste version af denne liste i WorkZone Client. 1. Åbn Excel-dokumentet med en eksporteret liste. 2. Klik Opdater alle På fanen Data i gruppen Forbindelser. -Eller- På fanen Design, klik Opdater i gruppen Eksterne tabeldata. 81

82 7. Arbejde med PowerPoint-dokumenter 7.1 Opret dokumenter på sager Arbejde med dokumenter gemt på sager Arbejde med dokumentversioner Registrer dokumentoplysninger Arbejde med processer Søgning Opret dokumenter på sager I WorkZone for Office kan du oprette følgende hoveddokumenter og bilag på en sag: Microsoft Word-dokumenter Microsoft Excel-regneark Microsoft PowerPoint-præsentationer Et dokument bliver et sagsdokument, når du gemmer det på sagen enten som et hoveddokument eller som et bilag. Hvis du gemmer et dokument på en sag og angiver et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. GEM DOKUMENT SOM ET HOVEDDOKUMENT PÅ EN EKSISTERENDE SAG Når du opretter et sagsdokument, skal du gemme det på sagen uden at vælge et hoveddokument. Dit dokument vil derefter anses som et hoveddokument som andre hoveddokumenter på sagen. 1. Åbn et nyt dokument. 2. Klik Vælg sag på fanen Startside i gruppen Sag. En liste vises. 3. Følg en af disse procedurer: a. Vælg en sag fra listen over senest anvendte sager. Panelet Dokumentregistrering åbnes. Eller a. Vælg Søg efter sag i listen for at søge efter en sag. Dialogboksen Vælg sag vises. b. Klik Vis flere søgemuligheder. c. Indtast søgekriterier. Se Søgning. d. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. e. Vælg en sag og klik OK. Dialogboksen lukkes og Dokumentregistreringspanelet åbnes. 82

83 WorkZone for Office I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel, klassificering og dokumenttype. Du kan også angive tilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe, brevdato og svarfrist. Bemærk:Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. 5. Tilføj dokumentparter. 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på sag. GEM ET DOKUMENT PÅ EN LUKKET SAG 1. Vælg det dokument, som du vil gemme på en lukket sag. 2. Klik Vælg sag > Søg sag på fanen Startside i gruppen Sag. Dialogboksen Søg sag vises. 3. Vælg Lukket sag I feltet Søg i. 4. Klik Søg. 5. Vælg den lukkede sag, som du vil gemme dokumentet på. 6. Klik OK. Ruden Dokumentregistrering åbnes med den valgte sag. 7. Klik Gem på sag. Bekræft at du vil genåbne denne sag og gemme det valgte dokument på den. 8. Klik Ja. Bemærk:Når du gemmer et dokument på en lukket sag, bliver denne sag genåbnet. GEM DOKUMENT UDEN SAG Du kan oprette et sagsdokument og i stedet for at tilknytte det til en sag, gemme det på din skrivebordssag. Dette er relevant, hvis dokumentet, for eksempel, er et udkast, eller hvis du vil knytte det til er et udkast, eller hvis du vil knytte det til en sag senere. 1. Åbn et nyt dokument og tilføj indhold. 2. Klik Vælg sag på fanen Startside i gruppen Sag. En liste vises. 3. Vælg Uden Sag for at gemme dokumentet på din skrivebordssag. Panelet Dokumentregistrering åbnes. 4. I panelet Dokumentregistrering skal du angive titel, klassificering og dokumenttype. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler og dokumentgruppe. 5. Tilføj dokumentparter. 6. Tilføj dokumenthenvisninger. 7. Klik Gem på sag. Bemærk:Hvis du vælger et hoveddokument, bliver dit dokument et bilag. 83

84 GEM DOKUMENT PÅ EN NY SAG Når du har åbnet et eksisterende dokument eller oprettet et nyt, kan du oprette en ny sag, som du kan knytte dokumentet til. 1. Åbn det dokument, du vil føje til den nye sag. 2. Klik Vælg sag på fanen Startside i gruppen Sag. En liste vises. 3. Vælg Opret ny sag i listen. Dialogboksen Ny Sag vises. 4. Indtast oplysninger i obligatoriske felter markeret med rødt, og indtast eventuelt yderligere oplysninger. 5. Vælg facetter til en ny sag Se Vælg facetter til ny sag. 6. Klik Tilføj/Fjern i ruden Parter på sagen for at tilføje eller fjerne sagsparter. 7. Vælg sagsparter og klik OK. 8. Angiv adgangsrettigheder: a. Klik på Generel sagsadgang i dialogen Ny Sag. b. Vælg Afdeling eller Personlig. 9. Klik Opret Sag, eller tryk Enter. Dialogen Ny Sag lukkes, og ruden Dokumentregistrering åbner og giver dig mulighed for at gemme dit dokument på den nye sag. 10. Registrer dokumentoplysninger Bemærk:Som standard kan sager, du opretter til dine dokumenter, tilgås af alle i din organisation. Du kan begrænse adgang for den valgte sagsgruppe eller hele organisationen. Du kan begrænse adgang yderligere ved at vælge: Afdeling - kun din afdeling har adgang til at se og redigere sagen. Personlig du er den eneste, der har adgang til sagen og kan redigere den. VÆLG FACETTER TIL EN NY SAG Når facetter er installeret som del af WorkZone Content Server, kan du vælge facetter, når du opretter en ny sag. Vigtigt: Facet-funktionaliteten skal aktiveres af systemadministratoren. Vælg facetter 1. Åbn dialogboksen Ny sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin Klik på i feltet Facetter. Dialogboksen Vælg facetter vises. Obligatoriske facetgrupper er fremhævet. Deaktiverede facetter er grålige. 84

85 WorkZone for Office Dobbeltklik på den facet, du vil tilføje. Gentag dette trin for hver facet, du vil tilføje. 4. Klik OK. Dialogboksen Vælg facetter lukker, og de valgte facetter vises i feltet Facetter i dialogboksen Ny sag. 5. Fortsæt med at oprette den nye sag som beskrevet i Opret ny sag til dit dokument, trin 6-9. Bemærk: Du skal vælge mindst én facet i hver obligatoriske facetgruppe. Du kan vælge mere end en facet i hvert felt. For at fjerne en facet skal du dobbeltklikke på den eller trykke DEL. OPRET ET BILAG For at oprette et bilag skal du knytte dokumentet til en sag og angive et hoveddokument. Dit dokument bliver derefter til et bilag i forhold til det hoveddokument, du valgte. 1. Udfør proceduren beskrevet i Opret dokument på en eksisterende sag for at oprette et bilag. 2. Vælg et hoveddokument i rullelisten til feltet Hoveddokument i panelet Dokumentregistrering. Bemærk:Når dit dokument er gemt i arkivet som et bilag, låses listen Hoveddokument. Hvis du vil have et andet hoveddokument, skal du vælge det i WorkZone Client eller Captia Web Client. GEM OG SEND ET SAGSDOKUMENT Du kan sende et dokument, et regneark eller en præsentation, som er gemt på en sag, til en modtager. Mailen arver sagskonteksten fra dokumentet. Efter du har sendt mailen, bliver du bedt om at gemme mailen på sagen. Vigtigt: Før du kan udføre denne opgave, skal du vælge en sag til dit dokument. Se Opret dokumenter på sager. 85

86 Gem og send et dokument 1. Klik Gem & Send > Send med mail på fanen Filer. 2. Vælg en af disse muligheder. Send som vedhæftet fil Send som PDF Send som XPS Et mailvindue åbnes, hvor du kan indtaste titel og vedhæfte filer. 3. Tilføj modtagere. 4. Føj kontakter til mailen, og klik Send. Dialogen Gem Outlook-element vises. 5. Hvis du ikke vil gemme dokumentet, så fjern markeringen i afkrydsningsfeltet. 6. Klik Gem Element. 7.2 Arbejde med dokumenter gemt på sager I WorkZone for Office kan du se og redigere indholdet af dine og kollegers dokumenter. Microsoft Excel-regneark Microsoft Word-dokumenter Microsoft PowerPoint-præsentationer GEM DOKUMENT SOM KLADDE Når du gemmer et dokument som et udkast, kan du og andre i din afdeling eller organisation redigere dokumentet i det program, det er oprettet i. Hvis du derimod gemmer dokumentet som et personligt udkast, kan kun du åbne dokumentet. 1. Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. I feltet Tilstand, vælg en af udkasttilstandene. 4. Klik Gem på sag. Bemærk:Hvis du vælger tilstanden Arkiveret, bliver dokumentet låst og kan ikke redigeres. GEM DOKUMENT SOM ARKIVERET Når du gemmer et dokument som arkiveret, bliver det låst og kan ikke redigeres. 86

87 WorkZone for Office Åbn et sagsdokument eller et bilag. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. Vælg tilstanden Arkiveret i listen til feltet Tilstand. 4. Klik Gem på sag. Bemærk:For at redigere dokumentoplysninger skal du åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. Når først dokumentet er arkiveret, kan dets tilstand ikke ændres tilbage til udkast. REDIGER ET DOKUMENT, DER ER GEMT PÅ EN SAG Du kan kun redigere et dokument, der er gemt på en sag, hvis den valgte tilstand er "udkast". Hvis dokumentet derimod er arkiveret, er det låst og kan ikke redigeres. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. 3. Klik Søg. 4. Indtast søgekriterier i dialogboksen Vælg dokument. 5. Klik Søg. Listen over søgeresultater vises i den nederste rude. 6. Vælg et dokument og klik OK. 7. Rediger dokumentet og gem ændringerne. Se Søgning. FLYT SAGSDOKUMENT TIL EN ANDEN SAG Du kan flytte et sagsdokument til en anden sag i WorkZone Client eller i Captia Web Client. Se Brugervejledning for WorkZone Client eller Online hjælp for Captia Web Client (under Dokument > Dokument - flyt eller omjournaliser). GEM ET DOKUMENT SOM NYT Du kan genbruge et eksisterende Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument, som er gemt på en sag, og gemme det som et nyt dokument på den samme sag eller på en ny sag. 1. Åbn et dokument, som du vil gemme som et nyt dokument. 2. Klik på for at åbne panelet Dokumentregistrering. 3. Klik Gem som nyt. Dialogboksen Vælg sag vises. 4. Vælg en sag, som du vil gemme dette dokument på, som et nyt dokument. 5. Klik OK. Dialogboksen Vælg sag lukker. 6. Valgfrit: Foretag ændringer i dokumentet. 7. Udfyld de påkrævede felter i ruden Dokumentregistrering. 8. Klik Gem på sag. 87

88 ÅBN ET DOKUMENT GEMT PÅ EN SAG Du kan åbne et dokument, som er gemt på en sag, ved at vælge det fra en liste over seneste dokumenter eller ved at bruge en søgedialogboks. 1. Åbn det rette Microsoft Office-program. 2. Udfør en af de følgende handlinger: a. Klik på Fil > Sager & Dokumenter b. Angiv dine søgekriterier i søgefeltet Vælg dokument. Eller c. Vælg et dokument og klik på OK. a. Klik på Fil > Sager & Dokumenter b. Vælg et dokument fra listen. OPDATER REGISTRERINGSOPLYSNINGER FOR ET SAGSDOKUMENT Du kan hente de senest registrerede oplysninger på et gemt sagsdokument fra serveren. 1. Åbn et sagsdokument, som du vil hente de seneste registreringsoplysninger for. 2. Klik Opdater på fanen Hjem i gruppen Sag. Alle registreringsoplysninger på dette dokument opdateres fra serveren. Vigtigt: Alle ugemte ændringer i dokumentet går tabt, hvis du klikker Opdater Tip: Hvis du tilføjer eller fjerner parter eller dokumenter på sagsdokumenter i dialogboksene Tilføj/Fjern parter (eller Tilføj/Fjern dokumenter), opdateres alle oplysninger om parter (eller dokumenter) automatisk fra serveren, når du klikker Søg. SE OG REDIGER SAGS- OG DOKUMENTOPLYSNINGER Du kan få adgang til sager og dokumenter i WorkZone Client eller Captia Web Client via links til sager og dokumenter i ruden Dokumentregistrering. Her kan du ændre sags- og dokumentdetaljer, for eksempel adgangsrettigheder, vedhæfte et dokument til en anden sag eller ændre tilstanden på en sag eller et dokument. 88

89 WorkZone for Office Åbn et dokument som beskrevet i Rediger dokument gemt på en sag. 2. I panelet Dokumentregistrering vises to links. Klik på: sagslinket - for at åbne sagen i WorkZone Client eller Captia Web Client. Dokumentlinket - for at åbne dokumentet i WorkZone Client eller Captia Web Client. 3. Foretag ændringer og gem dem. 7.3 Arbejde med dokumentversioner Forudsætninger: For at benytte versionsfunktionaliteten skal WorkZone Explorer først installeres og konfigureres på din server. Versionering skal først indstilles til tilladt i indstillingerne for WorkZone Configurator I WorkZone for Office kan du se eller arbejde med en liste over tidligere versioner af dine egne eller kollegers dokumenter: Microsoft Word-dokumenter Microsoft Excel-regneark Microsoft PowerPoint-præsentationer Tip: Når dokumentet har mere end 10 versioner, kan du bruge knapperne Vis nye og Vis tidligere til at manøvrere mellem versionerne. AKTIVÉR ELLER DEAKTIVÉR VERSIONERING AF ET DOKUMENT Når du arbejder med dokumenter, kan du aktivere eller deaktivere versionering for det valgte dokument uanset den generelle opsætning af udkastversioneringen. Forudsætning: Du kan ikke aktivere eller deaktivere versionering på de låste dokumenter. Bemærk:Din administrator kan sætte en grænse for antal versioner. Aktiver versionering 1. Åbn et dokument, som du vil aktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer> Sager & Dokumenter > Administrer Versioner > Aktivér versionering. 89

90 Deaktiver versionering 1. Åbn et dokument, som du vil deaktivere versionering for. 2. Valgfrit: For et nyt dokument, klik Gem på Sag. 3. Klik Filer> Sager & Dokumenter > Administrer Versioner > Deaktivér versionering. SE OG ÅBN DEN TIDLIGERE VERSION AF ET DOKUMENT Du kan få vist en liste over tidligere versioner af det Word-, Excel- eller PowerPointdokumentudkast, du arbejder med, og åbne en hvilken som helst af dokumentets tidligere versioner. Bemærk:Tidligere versioner åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringsruden deaktiveret. 1. Åbn et dokument, hvis versioner du vil se eller åbne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 3. Klik på den version, du vil åbne. Den valgte version åbner i skrivebeskyttet tilstand med Registreringsruden deaktiveret. SAMMENLIGN DEN TIDLIGERE VERSION AF ET WORD-DOKUMENT MED DEN AKTUELLE VERSION. Du kan sammenligne tidligere versioner af et Word-udkast med den seneste version af dokumentet. 1. Vælg et dokument, hvis versioner du vil sammenligne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil sammenligne en nuværende version med. 4. Klik på Sammenlign i informationslinjen øverst i dokumentet. Et standard Microsoft-sammenligningsvindue med den seneste version af dette dokument åbner side om side med den valgte version. Alle ændringer mellem den valgte dokumentversion og den seneste version fremhæves. GENDAN DEN TIDLIGERE VERSION AF ET DOKUMENT SOM DEN SENESTE VERSION Du kan gendanne tidligere versioner af Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentudkast som den seneste version af dette dokument. Bemærk:Du kan ikke gendanne tidligere versioner på de låste dokumenter. 90

91 WorkZone for Office Vælg et dokument, der har en version, du vil gendanne. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. En liste over tidligere versioner vises under Administrer versioner. 3. Klik på den tidligere version, du vil gendanne som nuværende version. 4. Klik på Gendan i informationslinjen øverst i dokumentet. Et nyt, redigerbart Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument åbner, hvor indholdet af den gendannede version automatisk er indsat, og Registreringsruden er aktiveret. Dette nye dokument bliver seneste version af dokumentet. SLET ALLE TIDLIGERE VERSIONER AF DOKUMENTET Du kan slette alle tidligere versioner af det valgte Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument. 1. Vælg et dokument, som du vil slette alle tidligere versioner af. 2. Klik Filer > Sager & Dokumenter. 3. Klik på knappen Slet alle tidligere versioner under Administrer versioner. Alle tidligere versioner af dokumentet slettes. 7.4 Registrer dokumentoplysninger Når du opretter eller redigerer et dokument efter du har vedhæftet det til en sag, skal du registrere dokumentinformation. Det gør du i panelet Dokumentregistrering. Registrering af dokumentoplysninger omfatter følgende opgaver: TILFØJ GENERELLE DOKUMENTOPLYSNINGER For at registrere dokumentoplysninger skal du angive dokumentets titel og type. Du kan også angive dokumenttilstand, sagsbehandler, dokumentgruppe, klassificering, m.v. 1. Vedhæft dit dokument til en sag som beskrevet i Opret dokumenter på sager. 2. I panelet Dokumentregistrering skal du indtaste en titel. 3. Vælg dokumenttype. 4. Angiv en klassificeringskode. Klassifikation definerer adgangsniveauer for data. Hoveddokumenter arver den klassificering, der er angivet i deres sager. Hvis standarddokumentklassificeringen ikke er blevet defineret på en sag, anvendes den globale klassificeringskode. Bilag arver standardklassificeringen fra deres hoveddokumenter. Vigtigt: 91

92 Klassificeringen af det ugemte dokument opdateres hver gang du ændrer dokumentets hoveddokument eller sag. Klassificeringen af det gemte dokument opdateres ikke automatisk, når du ændrer klassificeringen af dokumentets sag eller hoveddokument. 5. Dokumenttilstanden vælges automatisk, men du kan ændre den ved at vælge en anden dokumenttilstand. 6. Hvis sagsbehandleren er en anden end den nuværende bruger, skal du klikke på pil ned-knappen ved Sagsbehandler for at vælge sagsbehandler. 7. Vælg en dokumentgruppe. 8. Hvis dit dokument er et bilag, så vælg et hoveddokument. 9. Hvis du vil angive brevdato og svarfrist, skal du klikke på kalenderikonet i feltet Brevdato og Svarfrist for at vælge datoer. Bemærk:Hvis du har angivet brevdato og svarfrist, bør du også tilføje en afsender og modtager. Se Tilføj eller fjern sagsparter. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTPARTER Du kan tilføje eller fjerne dokumentparter i dialogboksen Vælg parter. 1. Klik på Dokumentparter i panelet Dokumentregistrering. Et panel åbnes. 2. Klik på knappen Tilføj/Fjern. Dialogen Vælg parter vises. 3. Indtast søgekriterier i en eller flere af disse felter. Fritekst Søg i o Sagskontakter o Favoritkontakter o Seneste kontakter o Alle 92

93 WorkZone for Office Type Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Tip: Klik på Vis flere søgemuligheder for at gøre alle felter synlige. 4. Klik Søg. 5. Vælg en part og klik på i den nederste venstre rude. Gentag dette trin for hver part, du vil tilføje. 6. Angiv om nødvendigt roller for parterne, for eksempel Modtager. 7. Klik OK. Fjern dokumentparter: 1. Vælg den dokumentpart, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på for at fjerne parten fra listen over valgte dokumentparter. 3. Klik OK. TILFØJ ELLER FJERN DOKUMENTHENVISNINGER Du kan tilføje eller fjerne dokumenthenvisninger ved hjælp af ruden Dokumentregistrering. 1. Klik på Relaterede dokumenter i panelet Dokumentregistrering. Et panel åbnes. 2. Klik på knappen Tilføj/Fjern. Dialogboksen Tilføj/Fjern dokumenter vises. 3. Indtast søgekriterier i en eller flere af disse felter. Fritekst Dokumentnr. Sagsbehandler Titel 93

94 Tip: Klik på Vis flere søgemuligheder for at gøre alle felter synlige. 4. Klik Søg. 5. Vælg et dokument i ruden nederst til venstre, og klik på. Gentag dette trin for hvert dokument. 6. Angiv om nødvendigt roller for dokumenterne. 7. Klik OK. Fjern dokumenthenvisninger 1. Vælg den dokumenthenvisning, du vil fjerne i panelet Valgte. 2. Klik på venstre-pil knappen for at fjerne henvisningen fra listen over dokumenthenvisninger. 3. Klik OK. 7.5 Arbejde med processer Du kan arbejde med processer knyttet til et Word-. Excel-, eller Powerpoint-dokument. For at behandle et dokument i WorkZone Process skal dokumentet være gemt på en sag. Et dokument inkluderes i mere end én proces. Vigtigt: En proces er altid baseret på en sag. Når du starter en ny proces fra et dokument startes processen på det nuværende dokument's sag. Du kan finde yderligere oplysninger om at arbejde med processer i WorkZone Process Brugervejledning. 1. Om WorkZone Process 2. Start en ny proces 3. Arbejde med opgaver 7.6 Søgning Søgeoperatorer, tekstfelter og fritekstfelter TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Når du foretager en søgning, indtaster du søgekriterierne i et tekstfelt eller et fritekstfelt. Søgning i tekstfelter adskiller sig fra søgning i fritekstfelter. Tekstfelter skelner mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du ikke Petersen. 94

95 WorkZone for Office Fritekstfelter skelner ikke mellem store og små bogstaver. For eksempel, hvis du søger efter petersen, finder du også Petersen. I begge tilfælde kan søgeoperatorer skrives med små eller store bogstaver, eller en blanding. Søgningen er den samme. SØGEOPERATORER OG HVOR DE BRUGES Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse Erstatter én eller flere karakterer. Eksempel Hvis du skriver: *dag søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet begynder med dag. For eksempel dagslys. * Jokertegn Fritekstfelter og tekstfelter Søgningen på *dag* finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet indeholder 'dag'. For eksempel nutildags. *dag - Søgningen finder sager, hvor et ord i tekstfeltet eller fritekstfeltet slutter med 'dag'. For eksempel fødselsdag. Bemærk:Det anbefales ikke at bruge foranstillede jokertegn i fritekstsøgning, for eksempel *sol og *sol*. Denne type søgning kan give mange resultater, og det kan tage lang tid, før de bliver vist. Erstatter netop ét tegn.? Spørgsmålstegn Fritekstfelter Eksempel: Hvis du skriver Pe?ersen i feltet Fritekst i dialogboksen Tilføj/Fjern Parter, finder søgningen alle parter med navnet Petersen eller Pedersen, men ikke Pettersen. Ignorerer om der benyttes store eller små bogstaver. ^ Hat (circumflex) Tekstfelter Eksempel: Tekstfelt Titel Skriver du ^*sol*, finder du sager, hvor et ord i feltet Titel indeholder ordet sol, f.eks. Jensens isolering A/S og Jensens Isolering A/S. 95

96 Operator Navn Brugt hvor? Beskrivelse Søger efter elementer, hvor feltet er tomt. ="" Tomt felt Tekstfelter Eksempel: Tekstfelt Adresse 1 i dialogboksen Vælg parter. Hvis du skriver ="", finder søgningen sager, hvor adressen ikke er angivet. Fritekstfelter: Søger efter elementer, hvor ét eller flere af de indtastede ord forekommer. OR OR og ELLER Tekstfelter: En fritekstsøgning efter dokumenter søger i felter og i selve dokumentet. Eksempel: Find alle dokumenter, hvor mindst ét af ordene valuta eller marakedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OR markedsanalyse. Søger efter elementer, hvor alle indtastede ord forekommer. AND AND Fritekstfelter: & og OG Tekstfelter: AND Eksempel: Find alle dokumenter, hvor ordene valuta og markedsanalyse forekommer ved at skrive valuta OG markedsanalyse (ordene kan findes som dokumentegenskaber eller som indekseret fritekst). Bemærk:Hvis du vil søge efter tegnet &, ikke som en operator, men som for eksempel del af en kontakt, så indsæt en omvendt skråstreg (backslash) foran tegnet, \&. Hvis du vil finde Liebestraum, Immergut & Co, skal du skrive Liebestraum, Immergut \& Co. Søger efter elementer, hvor ord, du skriver efter operatoren, ikke forekommer. ~ NOT NOT Fritekstfelter Eksempel: Find alle dokumenter, hvor valuta men ikke bank forekommer, ved at skrive valuta NOT bank. Bemærk:Du bør altid søge efter elementer, der indeholder dette men ikke dét. Det vil sige, søg kun efter NOT bank vil ikke give nogen resultater. 96

97 WorkZone for Office HVOR FINDES TEKSTFELTER OG FRITEKSTFELTER Felttype Dialogboks eller feltnavn Tilføj/Fjern Dokumenter Fritekst Vælg parter Vælg Sag Tilføj/Fjern Dokumenter: Dokumentnr. Titel Vælg parter: Navn 1 Tekst Navn 2 Adresse 1 By Vælg sag: Sagsnr. Titel FRITEKSTSØGNING I et fritekstsøgefelt kan du søge efter et eller flere ord, der forekommer i felter eller i dokumenter som indekseret tekst. Et fritekstsøgefelt søger i al indekseret tekst (defineret i WorkZone Configuration Management), for eksempel sagstitler, dokumenttitler, sagstekst eller dokumentindhold. Bemærk:Hvis du for eksempel ikke kan finde et dokument, du lige har oprettet, kan det være, at dokumentet endnu ikke er blevet indekseret. Prøv igen senere eller benyt en struktureret søgning (tekstfelter opdateres med det samme). Små og store bogstaver Fritekstsøgning skelner ikke mellem store og små bogstaver. Hvis du for eksempel skriver valuta, får du resultater for både valuta og Valuta. FLERE ORD ELLER SÆTNINGER Du kan indtaste et eller flere ord i søgefelterne: Hvis du indtaster ét ord, vil søgeresultaterne indeholde dette ord. Hvis du indtaster flere ord, vil søgeresultaterne indeholde præcis disse ord. For eksempel en sætning uden søgeoperatorer: Solpletters betydning for klimavariationer. 97

98 Hvis du ikke kender den eksakte ordlyd, anbefales det at du søger efter enkelte ord i kombination med søgeoperatorer. EKSEMPEL Skriver du en kombination, som ikke findes i databasen, for eksempel Solplet* betydning for klimavariation*, bliver der ikke fundet nogen søgeresultater. Chancen for at finde det, du søger, er større, hvis du skriver solplet* AND klimavariation*. STOPORD Stopord er almindelige ord, der bruges så ofte, at de er uegnede som søgeord. For eksempel "af", "er", "efter" og "eller". Ved fritekstsøgning ses bort fra disse ord. Hvis du ønsker at benytte stopord ved fritekstsøgninger, skal disse ord fjernes fra listen over stopord. Stopord registeres i modulet Stopword i WorkZone Configuration Management. Her kan du tilføje, fjerne og redigere stopord. BEGRÆNS OMRÅDET FOR DIN SØGNING VED AT BENYTTE ET FILTER Du kan bruge filtre til at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Filtrene findes i søgedialogboksene ved feltet Søg i. Du kan søge i alle de sager, som er defineres af filteret, eller du kan bruge et filter i kombination med et eller flere søgekriterier Søg i dialogbokse I WorkZone for Office kan du bruge søgedialogboksene til at søge på sager, dokumenter, sagsparter og dokumentparter. SØG I DIALOGBOKSEN VÆLG SAG Denne opgave er beskrevet i Opret dokument på eksisterende sag, trin 1-3. Denne opgave er beskrevet i Opret dokument på eksisterende sag, trin 1-3. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Sagsnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Fritekst Søg i Sagsnr. Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine sager. Indtast et sagsnummer. 98

99 WorkZone for Office Felt Sagsbehandle r Titel Beskrivelse Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en sagstitel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN DOKUMENT Brug dialogboksen Tilføj/Fjern Dokument til enten at søge efter dokumenter i arkivet eller til at søge efter dokumenthenvisninger, når du registrerer dokumentoplysninger. Disse handlinger er beskrevet i Rediger dokument gemt på sag eller Tilføj eller fjern dokumenthenvisninger. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Dokumentnr., Sagsbehandler og Titel. Felt Fritekst Søg i Dokumentnr. Sagsbehandle r Titel Beskrivelse Indtast et eller flere ord, som identificerer sagen, for eksempel sagstitlen eller sagsnummeret. Hvis du ikke kender hele titlen, så indtast en del af titlen. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Mine Dokumenter. Bemærk:Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Indtast et dokumentnummer. Vælg en sagsbehandler i rullelisten. Indtast en titel. SØG I DIALOGBOKSEN TILFØJ/FJERN PARTER Brug dialogboksen Tilføj/Fjern parter til at søge efter dokumentparter eller sagsparter (for eksempel når du registrerer oplysninger på et sagsdokument eller opretter en ny sag). Disse handlinger er beskrevet i Tilføj/fjern dokumentparter og Opret ny sag til dit dokument trin 1-6. Bemærk: Du kan bruge et eller flere af felterne beskrevet i tabellen. Klik Vis flere søgemuligheder for at få vist felterne Navn 1, Navn 2 og Adresse 1. Felt Fritekst Beskrivelse Indtast navnet på den person, du vil tilføje. Hvis du ikke kender 99

100 Felt Beskrivelse hele navnet, indtast da en del af navnet. Du kan også indtaste vejnavn og nummer, fornavn, mellemnavn eller efternavn. Bemærk:Se Om at søge i fritekstfelter, hvis du vil have flere oplysninger om fritekstsøgning. Søg i Navn 1 Navn 2 Adresse 1 By Vælg et søgefilter for at indsnævre din søgning, for eksempel Medarbejdere. Bemærk:Din nuværende sagskontekst er automatisk indsat som filter. Indtast personens fornavn eller fornavne. Indtast personens efternavn. Indtast vejnavn. Indtast by. 100

101 WorkZone for Office Vilkår og betingelser INTELLEKTUEL EJENDOMSRET Dette dokument tilhører KMD. Oplysningerne heri må ikke kopieres, anvendes eller videregives uden for den sammenhæng, hvori de er givet, og til andet end de af KMD godkendte forretningsmæssige formål eller til teknisk evaluering, i overensstemmelse med aftalen mellem KMD og modtager. Dette forbehold afskærer ikke modtageren fra at bruge oplysningerne, såfremt de er fremskaffet på lovlig vis, og der ikke fremgår andre begrænsninger af anden aftale mellem KMD og modtageren. ANSVARSFRASKRIVELSE Dette dokument er udelukkende beregnet til generel information. Oplysningerne anses for at være korrekte og retvisende, KMD kan dog ikke garantere dette. KMD forbeholder sig retten til at ændre dokumentet og de beskrevne produkter uden varsel. KMD og dokumentets ophavsmænd fraskriver sig ethvert erstatningsansvar. Copyright KMD A/S Alle rettigheder forbeholdes. 101