1 Deltagere Københavns Kommune Elsebeth Korsholm (Teknik og Miljøforvaltningen) Rebecca Forsman (Teknik og Miljøforvaltningen) Maria Nielsen (Teknik og Miljøforvaltningen) Cecilie Matzen (Teknik og Miljøforvaltningen) Mehmet Adanir (Socialforvaltningen) Susanne Grøn (Socialforvaltningen) Hovedstandens almennyttige Boligselskab (HAB) og Hovedstandens almennyttige Boligselskab II (HAB II) Ole Ekenberg (HAB) Camilla Hegnsborg (HAB) Jesper Herget (HAB II) Per Jørgensen (HAB II) Lars Frank Jensen (DAB) Dennis Christensen (DAB) 1. Opfølgning på styringsdialogen 2011 Kommunen orienterede om, at der pågår et arbejde i regi af Samarbejdsforum med at løse den problematik, der er opstået, ifbm. at der i efteråret 2011 er blevet udpeget en række nye 40+ afdelinger, herunder også de to HAB afdelinger Husumvold og Kirsebærhaven. Jf. udlejningsaftalen er HAB berettiget til et møde med kommunen omkring mulighederne for at friholde afdelingerne for boligsocial anvisning. Dog er det som udgangspunkt en forudsætning for friholdelse midt i aftaleperioden, at boligorganisationen har leveret det aftalte antal særboliger og pujleboliger. Der var enighed om at afvente arbejdet med et løsningsudspil fra Københavns Kommune, inden HAB tager kontakt til Københavns Kommune omkring fritagelse. Løsningsudspillet forventes at ligge klar inden udgangen af december 2011. Kommunen konstaterede, at man som aftalt har modtaget en oversigt over dispositionsfondens udvikling og at en status på Gullandsgården ville blive diskuteret senere. Kommunen spurgte til, hvordan det går med at øge afdelingernes henlæggelser, som Københavns Kommune i visse tilfælde oplever som relativt lave. Det blev aftalt, at boligorganisationerne vil følge op på det, herunder anvendelsesområdet for henlæggelser. Kommunen spurgte til, om der er startet en dialog med Økonomiforvaltningen om mulighed for
2 frikøb af hjemfald på Henriksgården og Murergården. Lars Jensen forklarede, at der ikke har været en dialog, men at de vil tage kontakt, når behovet aktualiseres. Elsebeth Korsholm foreslog at frikøbe en gang for alle. Dette havde HAB II ikke taget stilling til, men havde dog debatteret det. Der var ikke overvejende positivitet over for ideen og udgangspunktet havde indtil videre været at lade kommunen hjemtage ejendommen iht. hjemfaldsaftalen. Kommunen påpegede, at hjemfaldspligten påvirker muligheden for at optage lån til eksempelvis forbedringsarbejder eller fremtidssikring i afdelingerne. Jesper Herget spurgte til kommunens input på området, da man fra HAB II s side ikke er interesseret i at lade ejendommen forfalde, indtil den en dag overtages af kommunen. Elsebeth kommenterede, at det væsentlige er, at det kun bliver dyrere, jo længere tid de venter på at forholde sig til problemstillingen. Jesper Herget spurgte i den forbindelse til, hvad der sker, hvis de ikke frikøber sig. Konsekvensen ville være, at kommunen kan overtage ejendommen til den oprindelige pris og ikke ejendomsvurderingen. Jesper Herget mener ikke, at man vil se det som et problem, at kommunen overtager, men at det selvfølgelig også kræver, at de holder bygningerne nogenlunde i stand. 2. Hovedaftalens mål som ramme om samarbejdet Kommunen orienterede kort om indholdet af Hovedaftalen og bad DAB være opmærksom på, at kommunen har afsat midler til udsatte byområder. Kommunen opfordrer derfor til, at boligorganisationerne orienterer sig i Hovedaftalen samt bidrager til at opfylde målene omkring fremtidssikring af afdelingerne og arbejdet med at reducere energiforbrug og CO2 udledning. Herudover orienterede Københavns Kommune om, at der er oprettet en pulje til tv overvågning med henblik på at skabe tryghed for beboere og andre borgere på offentlige områder i kommunen. Puljen kan søges som supplement til eksisterende overvågning for at dække huller i den eksisterende overvågning. Per Jørgensen informerede om, at man har sendt ansøgning ind om videoovervågning, grundet problemer med afbrænding og ildspåsættelser og at man vil overveje også at søge midler fra den nye pulje til at dække eventuelle huller i området. Det blev aftalt, at kommunen vender tilbage til DAB med mere information om puljen til supplerende videoovervågning. 3. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler a. Drøftelse af HAB og HAB II s vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger Der var en drøftelse af arbejdet med at udfylde styringsrapporterne, herunder graden af afdelingernes involvering i udfyldelsen. b. Modernisering af lejekontrakter for institutionslejemål Kommunen oplyste, at et arbejde med fælles paradigma til kontraktformular for institutionslejemål er påbegyndt i en arbejdsgruppe nedsat af Samarbejdsforum. Arbejdet ventes færdigt i foråret
3 2012. Kommunen opfordrer DAB til allerede nu at gennemgå institutionslejemålene, for at sikre at den rette leje opkræves. c. Opleves udsættelser som en udfordring hos HAB og HAB II? Kommunen spurgte til udfordringer på området for udsættelser. Dennis Christensen forklarede, at der i DAB er sket en stigning over årene, men at der i de senere år faktisk har været en faldende tendens. Man forklarer udviklingen med 2009 indsatsen, hvor lov om almene boliger ændredes med henblik på at hindre udsættelser. Derudover oplever DAB generelt et godt samarbejde med kommunen omkring de enkelte personer. Elsebeth Korsholm spurgte, hvorvidt der opleves at være en speciel gruppe af udsatte. Dennis Christensen orienterede om, at det er de nye beboere, der er specielt udsatte grundet manglende betalingsevne samt svindende økonomisk ansvarlighed hos unge og, at det drejer sig om såvel anviste som beboere, der er kommet ind via den normale venteliste. Camilla Hegnsborg mente dog, at udsættelserne er stigende og blandt andet skyldes huslejerestance og at der primært er tale om beboere, som er kommunalt anvist samt at de beboere, der bliver anvist, bliver dårligere og dårligere. Socialforvaltningen kommenterede hertil, at de borgere de boliganviser, anvises på baggrund af en økonomisk vurdering. Camilla Hegnsborg eksemplificerede og kritiserede kommunens håndtering af netop disse eksempler, hvor man oplever, at kommunen blot foretager brandslukning. Der blev udleveret to konkrete eksempler fra Frydenspark, som Camilla Hegnsborg drøfter med de lokale boligrådgivere i 2012. Dennis Christensen pointerede, at man bør lære af eksemplerne og at der er en generel tendens, hvor de anviste borgere er mere belastede. Desuden bliver de øvrige beboere påvirket, når kommunen anviser borgere, der er socialt belastede i så høj grad. Lars Frank Jensen kommenterede hertil, at kontaktstøtteordningen er under god udvikling, men at der i den samlede kommunale indsats forsat mangler kommunal koordinering mellem boligrådgivere og sagsbehandlere, således at der effektivt kan skrides ind og få afhjulpet problematiske forhold, inden de udvikler sig med f.eks. rykkergebyrer og ophævelser af lejemålet. Socialforvaltningen forklarede ordningen med kontaktpersonen, herunder mulighed for hurtigere at få adgang til kommunen ved problemer. Det anførtes, at ordningen overordnet fungerer. Susanne Grøn angav, at det også handler om forventningsafstemning ift., hvad kommunen kan og ikke kan ift. de anviste beboere. Ordningen virker, men der er begrænsede muligheder for at komme i kontakt med og ind hos den enkelte beboer, hvis denne ikke ønsker det. Ole Ekenberg mener, at der generelt må udøves større forsigtighed med, hvem man anviser, da problemerne ikke hjælper for motivationen til at indgå aftaler med kommunen. Socialforvaltningen informerede om, at de som myndighed er forpligtet til at lave sociale handlingsplaner for borgerne, men at hvis der ikke foregår ordentlig opfølgning på disse, skal dette selvfølgelig diskuteres. Camilla Hegnsborg
4 eksemplificerede med en sag om en kommunal anvisning, hvor der ikke blev foretaget ordentlig opfølgning, og hvor kommunen efterfølgende udskød opsigelse af lejemålet. Sagen kører nu på 8. måned uden løsning. Den konkrete sag er meldt til SOF. d. Boligsocialt arbejde Cecilie Matzen orienterede om tankerne bag den nye organisering af arbejdet med de boligsociale helhedsplaner samt udpegningen af de 6 udsatte byområder, hvor der oprettes boligsociale fora for hvert område, som bl.a. vil være der hvor kommunen møder boligorganisationerne ift. de boligsociale helhedsplaner. Jesper Herget forklarede, at HAB II har helhedsplaner og er enige i, at de større planer kan bidrage til at holde et professionelt niveau, men at selskabet er bekymrede for de små afdelinger og hvordan de bliver inkluderet. Cecilie Matzen udtrykte forståelse for problemet og var enig i, at der skal være en dialog. Et andet problem består i, at beboerne medfinansierer en helhedsplan, som de ikke vil blive fuldt indført i eller forstå omfanget af. Ift. Henriksgården var der en drøftelse af den uheldige proces, der har været omkring afdelingens mulige deltagelse i et områdebaseret boligsocialt samarbejde. Og der var enighed om, at der er behov for en mere positiv dialog og at området kan have gavn af en social helhedsplan. Cecilie Matzen tilbød at komme ud på et afdelingsmøde e.l. og orientere om mulighederne i forhold til arbejdet med boligsociale helhedsplaner og det aftaltes, at hun i første omgang fremsender materiale til DAB. 4. Gennemgang af HAB og HAB II a. Økonomi og drift Elsebeth Korsholm bemærkede, at HAB dispositionsfondsmæssigt ligger lidt lavere end sidst og spurgte til, hvad midlerne anvendes til. Lars Frank Jensen forklarede, at fremgangsmåden generelt er, at afdelingerne ansøger om støtte fra dispositionsfonden, og at man i selskaberne har drøftet konkrete forhold, man støtter til indenfor fondens formål. De påtænker at bruge midlerne til renovering, men også til kurser i beboerdemokrati samt til tilstandsrapporter. Lars Frank Jensen forklarede yderligere, at de tilbyder udarbejdelse af tilstandsrapporter i afdelingerne for at give afdelingerne nogle arbejdsværktøjer, således at man kan højne boligstandarden. Der blev udtrykt begejstring herfor fra kommunen og kommunen forslog, at der udarbejdes en politik for brugen af midlerne i dispositionsfonden og at man evt. foretager en screening af afdelingerne, for at kunne kvalificere sine prioriteringer ifbm. tildeling af midler fra dispositionsfonden. Lars Frank Jensen forklarede endvidere, at de allerede arbejder med fremtidssikring og at det er en del af deres samfundsorientering at tænke fremtidigt og energirigtigt men at der ikke, ud over nogle konkret oplistede formål om at støtte tilstandsrapporter og beboerdemokratikurser, arbejdes ud fra en konkret politik for dispositionsfonden, men der modtages gerne et eksempel på
5 en sådan politik. Det aftaltes, at kommunen sender et eksemplar fra anden boligorganisation, som de kan bruge til inspiration. Rebecca Forsman spurgte til, hvorvidt de 2 millioner samt løbende udbetalinger til Husumvold i år 2013 og fremefter er kapitaltilførsel. Dette bekræftedes af DAB. Det konstateredes endvidere, at der ikke har været sager for beboerklagenævnet og at dette er årsagen til, at der ikke er registreret sådanne sager i styringsrapporterne. Det blev aftalt, at der fremover tilknyttes en bemærkning om, at der ikke har været nogen sager, således at man undgår misforståelser. Camilla Hegnsborg undrede sig over, at der ikke er nogen beboerklagenævnssager registeret, idet afdeling Frydenspark har haft adskillige samt at der pt. kører 2 sager i nævnet. b. Ledelse og beboerdemokrati Camilla Hegnsborg forklarede, at de ikke gør noget aktivt primært for at få nye kræfter til beboerdemokratiet, men at de prøver at skabe arrangementer og at emnet vendes på det årlige afdelingsmøde. Ole Ekenberg mente dog, at der arbejdes med problemet, ved at bestyrelsen møder op i afdelingerne og fortæller om arbejdet samt tilbyder gratis kurser for beboervalgte. Der laves dog ikke konkrete hvervekampagner og det anerkendes, at der er problemer med generationsskifte. Kommunen anbefalede, at man også drøfter problematikken og mulige løsninger på bestyrelsesmøderne, evt. som en temadrøftelse. c. Udlejning og velfungerende boligafdelinger Der var en drøftelse af boligorganisationernes levering af de 16 særboliger, der skal leveres inden udgangen af 2011. Lars Frank Jensen informerede om, at de har leveret 7 i HAB og at HAB II mangler at levere 8 særboliger. Elsebeth spurgte til de sidste 2 særboliger i HAB og der var tvivl om, hvor mange boliger der egentlig var leveret. Man aftalte, at Dennis Christensen undersøger sagen og sender svar til kommunen. Socialforvaltningen understregede endvidere, at de gerne vil sikre god kommunikation omkring leveringen, hvilket skal gøres gennem den nye visitationschef, Lene Henriette Jaconelli, og afdelingerne direkte. Herudover konstaterede kommunen, at der kun var leveret 2 af de 14 puljeboliger, der skulle leveres inden udgangen af 2012. DAB vil gøre hvad de kan for at overholde aftalen, men hvis udviklingen fortsætter, bliver det svært. Rebecca Forsman viste forståelse herfor, men pointerede, at det formentlig ikke bliver lettere med tiden, da der er flere afdelinger, der fremover skal friholdes, hvilket lægger et yderligere pres på de resterende afdelinger. Derfor er kommunen også OBS på, at udlejningsaftalen overholdes. Kommunen noterede, at Husumvold samt Kirsebærhaven nu er 40+ afdelinger og at der pågår et
6 arbejde i regi af Samarbejdsforum, som skal afklare, hvordan man skal behandle de nye 40+ afdelinger, herunder muligheden for at friholde dem fra anvisning. Camilla Hegnsborg spurgte i den forbindelse til, om kommunen overvejer en særlig indsats ift. de nye 40+ afdelinger. Kommunen orienterede om, at i henhold til udlejningsaftalen kan afdelinger, der kommer op i 40+ kategorien i løbet af aftaleperioden, ikke umiddelbart regne med at blive friholdt. Man har dog mulighed for at få et møde med kommunen, men det er yderligere et krav, at samtlige sær og puljeboliger er leveret, før friholdelse kan blive aktuelt. Det blev aftalt, at kommunen orienterer DAB om udfaldet af arbejdet i Samarbejdsforum, hvorefter boligorganisationerne kan beslutte, om de ønsker et møde med kommunen. Der har gennem længere tid været drøftelser om, hvorvidt et tagboligprojekt i Gullandsgården kan bruges til at opfylde HAB II s andel i særboliger og kommunen orienterede om, at det ikke er en mulighed. DAB skal derfor etablere kontakt med Socialforvaltningen og drøfte, hvad der så skal ske ift. leveringen af særboligerne. Herudover var der tvivl om, hvorvidt HAB II har tilbudt 8 handicapegnede boliger i stueetagen som særboliger. Socialforvaltningen mente, at der er indgået en sådan aftale, men da HAB II ikke genkendte aftalen, blev det aftalt, at Socialforvaltningen ved Vibeke Lybecker Jensen, MR Voksne følger op på sagen og informerer DAB, om der er indgået en sådan aftale. Dennis Christensen orienterede om, at man i forbindelse med renoveringen af Gullandsgården har søgt kommunen om hjælp til at genhuse beboerne under renoveringen, men at kommunen ikke giver noget endeligt svar. Det blev besluttet, at Dennis Christensen sender seneste mailkorrespondance angående forholdet til Elsebeth Korsholm. Kommunen orienterede om, at man ønsker, at der oprettes en fælles anvisning til ungdomsboliger i København og at man er i dialog med CIU og KKIK herom. d. Byggeri, renovering og klima Emnerne under dette punkt var delvist blev behandlet ifbm. drøftelserne omkring anvendelsen af dispositionsfondsmidler. I relation til kommende renoveringssager tilføjede Lars Frank Jensen, at der vil blive behov for en gennemgribende renovering i Frydenspark inden for kort tid og formentlig også på lidt længere sigt i Kirsebærhaven. Kommunen orienterede om, at dette skal gøres via en 91 ansøgning. Herefter informerede Rebecca Forsman om, at Københavns Kommunes har udført teknisk tilsyn i 16 afdelinger og at et af erfaringspunkterne er, at der er et lavere henlæggelsesniveau i de afdelinger, der har planlagte renoveringsprojekter, som afventer støtte fra Landsbyggefonden. Det er efter kommunens vurdering ikke acceptabelt at henlægge mindre, fordi man forventer at få støtte
7 fra Landsbyggefonden og kommunen benytter derfor styringsdialogen til at gøre alle boligorganisationerne opmærksom på, at der skal opretholdes et passende henlæggelsesniveau, selvom man afventer midler fra Landsbyggefonden. Kommunen adspurgte, om boligorganisationerne gerne ville indmelde nogle af deres afdelinger til teknisk tilsyn i 2012. Det blev besluttet, at Lars Frank Jensen i givet fald orienterer kommunen herom snarest. Kommunen spurgte til, hvilke overvejelser boligorganisationerne har haft i forhold til klimatilpasning. DAB nævnte specifikt problemerne med manglende vandafledning på Frederiksundsvej og Ole Ekenberg efterlyste i den forbindelse en helt konkret opfølgning på udgifter vedrørende Husumvold projektet. Rebecca Forsman lovede at vende tilbage til DAB herom snarest. Rebecca Forsman orienterede om behovet for at forholde sig til PCB problematikken og spurgte, om boligorganisationerne havde forholdt sig hertil. Ole Ekenberg fortalte, at der er foretaget stikprøver i alle afdelinger i de to selskaber og man har kun konstateret et mindre problem i Henriksgården. Der er tale om PCB i fuger ved indgangsdøre til opgangene, som vil blive håndteret i forbindelse med udskiftning af dørene, nævnte Per Jørgensen. 5. Afdelinger i HAB og HAB II med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal Elsebeth Korsholm gjorde opmærksom på, at kommunen foretager en kritisk gennemgang af regnskaberne, men at der ikke er tale om en egentlig godkendelse af regnskaberne. Kommunens tilbagemelding på regnskaberne sker i forbindelse med styringsdialogen. Herefter var der en drøftelse af de økonomiske udfordringer, som nogle af boligafdelingerne står med, herunder de økonomiske problemer i Frydenspark og Røde Møllegård I III. Boligorganisationerne orienterede om, at de økonomiske problemer i Frydenspark afvikles over tre år og at underskuddet i Røde Møllegård vil være forsvundet i 2012. De øvrige underskud i HAB II s afdelinger skyldes primært tab på fraflytninger, som dækkes af både dispositionsfonden og afdelingerne over næste års drift. Kommunen udtrykte ønske om, at boligorganisationerne arbejder mere med at finde et realistisk niveau ved budgetlægningen ift. udgifter til fraflytning, evt. baseret på et 5 års gennemsnit, således at man bedre kan undgå underskud, der efterfølgende skal dækkes af dispositionsfonden eller næste års drift. Endelig var der en yderligere drøftelse af hjemfaldspligten i afdelingerne Murergården og Henriksgården. Rebecca Forsman informerede om, at det vil koste hhv. 130.168.199 kr. (Murergården) og 195.681.069 kr. (Henriksgården) at frikøbe sig fra hjemfaldspligten.
8 6. Tilsyn med drifts og vedligeholdelsesplaner for HAB og HAB II s afdelinger Rebecca Forsman roste boligorganisationerne for et generelt højt årligt henlæggelsesniveau men bemærkede samtidig, at de akkumulerede henlæggelser i Frydenspark, Røde Møllegård, Enghusene, Kirsebærhaven, Henriksgården samt Gullandsgården var meget lave. Boligorganisationerne forklarede dog, at dette relativt lave niveau skyldes, at afdelingerne netop er blevet eller bliver renoveret. Kommunen pointerede igen, at henlæggelser ikke må anvendes til forbedringsarbejder. Et forhold som er omtalt i revisionsprotokollatet. Det blev aftalt, at DAB vender tilbage til kommunen med mere information herom, idet DAB mener, at der er tale om en fejl fra revisionens side. 7. Forretningsgange og forvaltningsrevisionen Per Jørgensen orienterede om, at HAB II normalt udtager 3 4 forskellige områder, som de gennemanalyserer. Sidst undersøgte man behandlingstid på beboerklager. Rebecca Forsman bemærkede, at forvaltningsrevisionen også skal udføres i boligorganisationerne og gav nogle eksempler på, hvad det kan omhandle. I den efterfølgende drøftelse var der enighed om, at sådan et arbejde allerede gøres i boligorganisationerne i dag, men at man bare har rubriceret det som noget andet. Det blev aftalt, at boligorganisationerne fremover vil arbejde mere konkret med forvaltningsrevisionen. 8. Eventuelt Der var ingen bemærkninger under eventuelt.
Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 2011 1 Aftale mellem Hovedstadens almennyttige Boligselskab og Hovedstadens almennyttige Boligselskab II og Københavns Kommune for driftsåret 2012. Aftalerne er udarbejdet i forlængelse af styringsdialogmødet den 30. november 2011. Aftaler på boligorganisationsniveau/ boligafdelingsniveau 1. Henlæggelser: a. Det aftaltes, at DAB fremsender information vedrørende revisionens bemærkninger om, at henlæggelserne skulle være brugt til forbedringsarbejder. b. Det aftaltes, at boligorganisationerne i 2012 vil have fokus på afdelingernes henlæggelsesniveauer. Ansvarlig for aftalen: DAB. Deadline for aftalen: a) 1. februar 2012 og b) 1. kvartal 2012. 2. Videoovervågning: Det aftaltes, at Københavns Kommune fremsender information vedrørende puljen for videoovervågning. Ansvarlig for aftalen: Københavns kommune. Deadline for aftalen: 1. februar 2012. 3. Dispositionsfonden: Det aftaltes, at Københavns Kommune fremsender eksempel på, hvordan en politik for dispositionsfonden samt en screeningsoversigt kan udformes. Ansvarlig for aftalen: Københavns Kommune. Deadline for aftalen: 1. februar 2012. 4. Udlejningsaftalen: Københavns Kommune undersøger om der er en særlig indsats over for de afdelinger, som i 2011 er blevet til 40+ afdelinger og om ungdomsboligerne kan anvendes som puljeboliger. Ansvarlig for aftalen: Københavns Kommune. Deadline for aftalen: 1. februar 2012. 5. Socialforvaltningen/særbolig: Det aftaltes, at Socialforvaltningen følger op over for DAB ift., hvorvidt DAB har tilbudt Socialforvaltningen handikapboliger som særboliger. Ansvarlig for aftalen: Københavns Kommune ved Socialforvaltningen. Deadline for aftalen: 1. februar 2012.
Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 2011 2 6. Særboliger: Det aftaltes, at DAB afklarer med Socialforvaltningen (Susan Fiil Præstegaard), hvor mange særboliger HAB og HAB II har leveret, idet Københavns Kommune har registreret 6 leverede særboliger, mens DAB mener, at der er leveret 8 særligboliger. Ansvarlig for aftalen: DAB. Deadline: 1. februar 2012. 7. Gullandsgården: Det blev aftalt, at mulighederne for at flytte beboerne til nogle andre handicapboliger, mens Gullandsgården bliver renoveret, skal afklares. DAB fremsender status på sagen til Københavns Kommune (Elsebeth Korsholm og Mehmet Adanir). Ansvarlig for aftalen: DAB. Deadline: 1. februar 2012. 8. Boligsociale helhedsplaner: Det aftaltes, at Københavns Kommune fremsender informationsmateriale om muligheder og potentialer i helhedsplaner til boligorganisationerne/dab. Ansvarlig for aftalen: Københavns Kommune. Deadline for aftalen: 1. februar 2012.