UDKAST Udbuds- og indkøbsstrategi for Frederikssund Kommune Revideret på byrådets møde den 14. december 2011 Gældende for budgetåret 2012 14-12-2011 1
Baggrund og lovgrundlag for etablering af Udbuds- og Indkøbsstrategi I henhold til kommunestyrelovens 62 skal Byrådet i hver byrådsperiode udarbejde en udbudsstrategi. Strategien skal revideres hvert år i forbindelse med budgetlægningen. Strategien skal oplyse borgere, medarbejdere og potentielle private leverandører om, hvilke udbud kommunen forventer at gennemføre i den igangværende byrådsperiode fra 2010 til 2013. Da udbud og konkurrenceudsættelse af driftsopgaver typisk også involverer indkøb af vare/ services, er der valgt at etablere en kombineret Udbuds- og indkøbsstrategi, som dermed afløser de nuværende udbuds- og indkøbspolitikker tilbage fra kommunesammenlægningen. Dette betyder, at udbud af varer- og servicekøb også er medtaget i strategien. Udbudsstrategien skal alene omhandle driftsområderne. Det betyder, at vareindkøb og bygge- og anlægsområder ikke skal være omfattet af strategien. Områder kan både være hele driftsområder og specifikke opgaver. Udbudsstrategien gælder for alle former for markedsafprøvning/konkurrenceudsættelse. Detaljeringsgraden er fri, og der bør også overvejes andre former for markedsafprøvning end udbud. Udbudsstrategien skal offentliggøres og er knyttet til Byrådets funktionsperiode, men kan til enhver tid revideres. Inden udgangen af det år, hvor der er valg til Byrådet, skal der godkendes en opfølgnings-redegørelse for udbudsstrategien, som skal offentliggøres. 14-12-2011 2
De politiske rammer for strategien I KL s aftale med Regeringen fra 2007 skulle kommunerne i 2010 samlet set have en IKU (Indikator for KonkurrenceUdsættelse) 1 på 26,5 %. Frederikssund Kommune havde i 2009 en IKU 25,1 % og i 2010 på 26,2 %. Byrådet tilkendegav i udbudsstrategien for 2010-2013, at Frederikssund Kommunes målsætning for IKU i 2012 og 2015 var: IKU målsætning & realiseret 2007 2008 2009 2010 2012 2015 Frederikssund 23 25,3 25,1 26,2 Gennemsnit for alle kommuner 23,7 24,8 25 25,7 Regeringens mål / aftale med KL 26,5 30,5 31,5 Seneste aftale om realiseret IKU, udløb i 2010, IKU-mål på 26,5 % (i Frederikssund Kommune på 26,2 %). IKU målene for hhv. 2012 og 2015 er den tidligere Regerings hensigtserklæringer og fremgår bl.a. af aftale om konkurrencepakken. Det har været planerne, at der skulle indledes forhandlinger mellem Regeringen og KL herom. KL s udlægning af drøftelserne er: Det er uvist, hvad den nye Regering vil prioritere i forhold til konkurrenceudsættelse i kommunerne. Der er på nuværende tidspunkt ikke aftalt sanktioner ved manglende opfyldelse. 1 Indikator for konkurrenceudsættelse måler summen af de faktisk konkurrenceudsatte udgifter i kommunerne som andel af summen af udgifter, som det er muligt at konkurrenceudsætte. For beskrivelse af selve beregningen henvises der til notat af 9. november 2010 om kommunefordelte tal for kommunernes konkurrenceudsættelse i 2009 udarbejdet af KL. 14-12-2011 3
På nuværende tidspunkt ved vi, at IKU - tallet i Frederikssund Kommune vil stige i forhold til følgende emner: 1. IKU-tallet for 2010 indeholder kun en 7/12-del af effekten ved udlicitering af rengøringsopgaven. 2. IKU-tallet vil stige i forbindelse med markedsprøvningen af opgaverne indenfor Vej og Park. 3. Oprettelse af 60-selskab i samarbejde med Egedal Kommune, vedr. hjælpemiddeldepot. 4. Oprettelse af 60-selskab i samarbejde med tre andre kommuner, vedr. køkkenområdet. Da rammerne for det fremtidige arbejde med konkurrenceudsættelse mellem KL og Regeringen er uklart for 2012, foreslås følgende præcisering af formålet i Udbuds- og Indkøbsstrategien for 2012: Det er en ledelsesmæssig opgave, løbende at tage stilling til eventuel konkurrenceudsættelse. Områder der betragtes som egnede og områder, hvor der forventes mulige økonomiske gevinster vil blive prioriteret. Det vil bl.a. afhænge af, hvorvidt opgaven kan specificeres, og om opgaven kan udbydes i et konkurrencepræget marked med egnede leverandører. Det vil være de enkelte fagudvalg, der i givet fald fremsender forslag om konkurrenceudsættelse til beslutning i Byrådet. Der skal naturligvis ske inddragelse af MED systemet, inden konkret forslag forelægges Byrådet. I forbindelse med økonomiaftalen for 2013 vil det blive vurderet, om der skal tilrettelægges workshops eller lign. i efteråret 2012, for identificering af mulige områder til konkurrenceudsættelse. 14-12-2011 4
Udbuds- og Indkøbsstrategien Udbuds- og Indkøbsstrategien fra 15. december 2010 har to formål, dels en opfyldelse af aftalen mellem KL og Regeringen om stillingtagen til konkurrenceudsættelse af egne driftsopgaver og dels at øge det økonomiske råderum i Kommunen. Strategien består af en vision, der sætter rammerne samt en handlingsplan, der efterfølgende udmønter visionen samtidig med, at den sikrer forankring i de respektive direktørområder på både leder- og medarbejderniveau. Etableringen af visionen har taget udgangspunkt i 6 forskellige indsatsområder/ temaer, der har væsentlig indflydelse på udbuds- og indkøbseffekt realisering: 1. Udbud / konkurrenceudsættelse af egne aktiviteter 2. Loyalitet (compliance) mod fælles indkøbsaftaler 3. Indkøbsorganisering 4. Vidensdeling og kompetenceudvikling 5. Målstyring og opfølgning 6. IT- og procesunderstøttelse Resultatet af dette arbejde er de 11 bud visionen for udbud og indkøb i den resterende del af byrådsperioden. Med fodfæste i visionen er der gennemført workshops med de respektive direktørområder for at forankre visionen samt identificere mulige indsatsområder. De 11 bud visionen for udbud og indkøb: Vi har en effektiv og kundefokuseret udbuds- og kontraktenhed, når vi sammenligner os med tilsvarende organisationer 14-12-2011 5
Vi vurderer altid først vores muligheder for selv at løfte opgaverne effektivt forud for konkurrenceudsættelse. Vi konkurrenceudsætter i udgangspunktet opgaver, vi enten ikke selv kan løfte, eller hvor der er forventning om en positiv business case Vi måler og rapporterer løbende på indsats og effekt f.eks. realisering af indkøbsbesparelser Vi etablerer business cases for indkøbsinitiativer og prioriterer derefter Udbud og Kontrakt arbejder tæt sammen med de enkelte fagområder for løbende at identificere og realisere besparelser. Det er direktørers og øvrige lederes ansvar at sikre gevinsthjemtagning I Udbud og Kontrakt har vi skærpet det strategiske blik og holder fokus på at skabe gennemsigtighed og prioritering af det væsentlige Vi organiserer vores udbuds- og indkøbspraksis effektivt, og det er Udbud og Kontrakt, der sikrer standardiserede processer og metoder, der sætter de decentrale områder i stand til effektivt at varetage deres del af indkøbsopgaverne Vi sikrer en simpel effektiv it-understøttelse af udbuds- og indkøbsprocesserne med fokus på vejledning i øjenhøjde Vi tilstræber, at alle væsentlige områder har kompetencer til selv at gennemføre annonceringer og mindre udbud med støtte fra udbuds- og indkøbsenheden Vi har samlet alle indkøbsaftaler centralt i Udbud og Kontrakt og stiller væsentlig aftaleinformation til rådighed for brugeren Vi sikrer 100 % loyalitet mod få, men væsentlige aftaler mod leverandører med stor volumen og mange disponeringssteder 14-12-2011 6
Områder som påtænkes konkurrenceudsat Det er nødvendigt med et grundigt forarbejde, inden kommunen beslutter om en opgave, som på nuværende tidspunkt varetages af kommunen, skal konkurrenceudsættes. I forarbejdet indgår undersøgelser af mulige gevinster, og om de udvalgte opgaver er egnet til konkurrenceudsættelse. Det vil bl.a. afhængige af, hvorvidt opgaven kan kravspecificeres, og om opgaven kan udbydes i et konkurrencepræget marked med egnede leverandører. Erfaringer viser, at en grundig specifikation af de opgaver, som kommunen overvejer at konkurrenceudsætte, har resulteret i en rationalisering, som kan give gevinster allerede inden konkurrenceudsættelsen. I henhold til visionen skal der derfor ved hvert udbud af driftsopgaver ske en konkret vurdering af konsekvenserne både før og efter iværksættelsen af konkrete udbud, herunder skal der ske en systematisk opfølgning på konkurrenceudsættelse i forhold til kvalitetsmæssige og økonomiske effekter. I vurderingen af den økonomiske effekt skal omkostningerne ved at gennemføre og efterfølgende kontrollere de udbudte opgaver naturligvis også indgå. Konkurrenceudsættelse af driftsopgaver, som på nuværende tidspunkt varetages af kommunen kan desuden få konsekvenser for de berørte medarbejdere. Personalet skal i god tid, inden der træffes beslutninger om udbud, informeres om og have mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser ved det konkrete udbud. Medaftalen, samt procedureaftalen for større ændringer og omstillinger, er bærende for disse drøftelser. Hovedudvalget orienteres og høres, hvis strategien ændres. Byrådet har besluttet, at kommunale afdelinger, hvis driftsopgaver udbydes, gives mulighed for at afgive kontrolbud, såfremt det er muligt. Det er en klar forudsætning for udbud af driftsopgaver, at det skal være tydeligt for borgerne i kommunen, hvem der er ansvarlig for den konkrete opgave, hvis opgaven er udliciteret til et privat firma. 14-12-2011 7
Interne indsatsområder Indsatsområderne i tabel 1 udgør sammen med visionen de initiativer, som Byrådet har identificeret som værende relevante for at må målene ift. konkurrenceudsættelse (IKU) samt forøgelse af kommunens økonomiske råderum. Tabel 1 I forbindelse med den øgede indsats på hele indkøbsområdet, er der etableret af en Udbuds- og Kontraktenhed med tilførsel af 2 nye ressourcer pr. 1/12/2010. Udbud af vare- og service indkøb Det lovmæssige grundlag betyder i praktisk, at stort set alle indkøb, som foretages af Kommunen ved private leverandører er udbudspligtige efter gældende love og direktiver. Følgende udbud for 2012 er dels identificeret på møder med fagchefer, dels som følge af de forpligtende aftaler og dels genudbud af eksisterende aftaler. Udbud for 2012 er oplistet i en nedenstående udbudsplan. Planen er tentativ, hvorfor der løbende bl.a. kan komme nye udbud til. Udbudsplanen er afgrænset i forhold til anlægs- eller væsentlige driftsopgaver efter tilbudsloven (bygge- og anlæg), der varetages under direktørområdet Arbejdsmarked, Erhverv og Teknik. 14-12-2011 8
Tabel 2 Øget økonomisk råderum For udbud/ indkøb af varer og services er der i budget 2011 medtaget en besparelse på 10 mio. kr. stigende til 11 mio. kr. i budgetterne for 2012 og 2013. Besparelsen stiger til 14 mio. kr. i budgetterne for 2014 og 2015. 14-12-2011 9
Optimeringsgreb som fx stordriftsfordele, volumen og standarder Kommunen indgår i flere indkøbssamarbejder, herunder med Statens- og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), Statens Indkøb (FM), Indkøbsfællesskabet Nordsjælland (IN) samt diverse klyngesamarbejder. Disse fællesskaber er opstået, fordi der er dokumenterede gevinster ved at pulje sine indkøb, når der udbydes. Således opnår kommunen en række stordriftsfordele grundet øget volumen, som er endnu større, end hvis kommunen alene udbød indkøbet for alle kommunens egne enheder og institutioner. Ligeledes opnår kommunen i forbindelse med fællesskaberne bedre udnyttelse af de faglige og udbudstekniske kompetencer og ressourcer på tværs af myndigheder. Kommunen kan ikke løfte udbudsopgaven alene og drager derfor mange fordele af disse fællesskaber. Udfordringen i disse fællesskaber er at skabe plads til egne særegne behov og standarder. Regeringen og KL har som en del af økonomiaftalen for 2012 besluttet, at kommunernes økonomi skal effektiviseres yderligere ved, at kommunerne indgår en række forpligtende indkøbsaftaler. Senest i første halvår 2012 skal der etableres mindst fire koordinerede og forpligtende indkøbsaftaler på områder, der rummer et stort besparelsespotentiale. SKI har i samarbejde med en række kommuner igangsat arbejdet med at gennemføre forpligtende udbud på de første aftaleområder. De nye forpligtende aftaler får generelt et smallere sortiment og færre leverandører end SKI s frivillige aftaler. Byrådet/direktionen har tilkendegivet, at kommunen vil tilmelde sig de forpligtende indkøbsaftaler inkl. de selvejende institutioner under forudsætning af, at aftalen er tilstrækkelig dækkende for kommunens behov. Oversigt fra SKI vedr. de forpligtende aftaler ultimo november 2011 fremgår af tabel 3 nedenfor: 14-12-2011 10
Tabel 3 Udover at opnå stordriftsfordele er det muligt at optimere en aftale bl.a. ved at konsolidere indkøbet hos færre leverandører samt standardisere indkøbet. Kravene til leverandøren og dennes ydelser af varer og/eller serviceydelser bliver fastsat af kommunen på baggrund af en intern forudgående drøftelse typisk ved en arbejdsgruppe, hvor interessenter har mulighed for at deltage. En tommelfingerregel ved traditionelle udbud er, at stor udbudsvolumen samt entydig og standardiseret krav til produktet eller serviceydelsen vil betyde, at kommunen opnår det bedste tilbud. I lyset af, at det er nødvendigt at opnå effektiviseringer og frigive ressourcer til kommunens velfærdsydelser, skal indkøbene, så vidt som overhovedet muligt, standardiseres og puljes på leverandøraftaler. Det er i den forbindelse afgørende for evaluering af en aftale, at kommunen betragtes samlet. 14-12-2011 11
Udbudsstrategi I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale tages der i forhold til det konkrete udbud stilling til, hvilket udvælgelses- og tildelingskriterier samt minimumskrav (kontraktkrav), der ud fra til totalomkostningsbetragtning skal anvendes. Ved valg af tildelingskriterium har kommunen mulighed for at vælge imellem laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ved valg af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil prisen som udgangspunkt vægte mindst 55 %. Valg af udbudsform vurderes løbende. Herunder vil bl.a. etik, miljø og arbejdsmiljø og sociale klausuler blive inddraget i det omfang, at det er relevant i forhold til ydelsen. Godkendt på byrådets møde den xx. december 2011, sag nr. xxx 14-12-2011 12