Acadre 10/186. Lb. nr. 32110. REGLER FOR ØKONOMISK DECENTRALISERING i HADERSLEV KOMMUNE
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning...3 2. Hvem er omfattet...3 3. Èn økonomisk ramme pr. driftsenhed...4 4. Reguleringer af den økonomiske ramme...4 5. Øvrige fælles vilkår...5 6. Ikrafttræden og ajourføring...6 2
1. Indledning Regelsættet for økonomisk decentralisering i Haderslev Kommune bygger på erfaringer fra den dynamiske proces med økonomistyring i den nye kommune. Formålet med regelsættet for økonomisk decentralisering er, at understøtte kommunens generelle økonomistyring, samt principperne i Den Decentrale Model under overskriften central styring og decentral ledelse. Regelsættet er derfor målrettet mod driften af den enkelte decentrale driftsenhed. Der skal være fokus på helhed og ledelsesrum, hvor alle gennem vilje og faktisk adfærd løbende sikrer den optimale udnyttelse af ressourcerne i kommunen. Normale vilkår i styrelsesloven og andre overordnede regelsæt er fortsat gældende. De overordnede økonomiske vilkår fra regeringen til kommunerne medfører, at kommunens drifts økonomi er kategoriseret. Der sker en udvikling i, hvilke kategorier der er krav om. Derfor skal kommunens regelsæt basere sig på de til enhver tid gældende og aktuelle kategorier. Ved starten af 2012 er der følgende kategorier: Udgifter til forsikrede ledige og øvrige lovbundne udgifter Udgifter til aktivitetsbestemt medfinansiering Udgifter til det specialiserede sociale område Central refusionsordning og øvrige udgifter indenfor servicerammen. Kommunens økonomistyring foregår under overskriften central styring og decentral ledelse efter elementerne i Den Decentrale Model, der er beskrevet i principper for økonomistyring i bilag 7 Retningslinjer for sagsgange for økonomisager. Den Decentrale Model ser i balanceforhold for helheden før hensyn til den enkelte decentrale enhed. Decentral ledelse kan udmøntes organisatorisk på flere måder fx efter distriktstankegangen eller efter den traditionelle organisering. Det er fagudvalgets kompetence, at beslutte hvorledes den centrale styring skal udøves overfor den decentrale ledelse. Fagudvalget kan anvende Den Decentrale Model, hvor flest mulige økonomiske forhold afklares via dialog og budgetomplacering. Eller fagudvalget kan beslutte, at flytning af budgetmidler mellem typer af decentrale enheder sker gennem fagudvalget. Regelsættet for økonomisk decentralisering skal tages op til revision hvert 4. år i forbindelse med valg af et nyt byråd. Regelsættet skal godkendes af Byrådet. 2. Hvem er omfattet Regelsættet omfatter økonomisk decentralisering for alle decentrale driftsenheder fx vej- og park, børnehaver, skoler, ældrecentre samt administrative enheder under hvert serviceområde. Af praktiske årsager er disse i det følgende benævnt med fællesbetegnelsen driftsenheder. Alle driftsområder er omfattet af regelsættet for økonomisk decentralisering. 3
3. Èn økonomisk ramme pr. driftsenhed Der er én økonomiske driftsramme med overførselsadgang pr. driftsenhed. Hver driftsenhed har ansvaret for at overholde bevillingen på hele rammen. Rammen med overførselsadgang svarer til, at driftsenheden har en-pose-penge. Der skelnes ikke mellem f.eks. løn, pension, øvrig drift og indtægter. Der er fortsat krav om, at regler, overenskomster, bindende aftaler og fx politiske beslutninger om regler for vikardækning skal overholdes indenfor rammerne. Der er mellem arbejdsmarkedets parter aftalt en barselsfond. Kommunen har som følge heraf etableret en barselsudligningsordning. Der henvises til nærmere beskrivelse på intranettet. 3.1. Overførselsadgang De nærmere regler og grænser for overførsler, der gælder for fagudvalg og driftsenheder er beskrevet i det efterfølgende: 1. Mindre forbrug (overskud) og merforbrug (underskud) på rammen vil automatisk og fuldt ud blive overført til det kommende regnskabsår indenfor aftalte grænser. Overførslen sker via en tillægsbevillingsprocedure i Byrådet. 2. Der kan indføres en max. grænse 1 for overførsler mellem årene. 3. Max. grænsen fastsættes primo det år der overføres til, når der er overblik over kommunens serviceramme i forhold til serviceudgifter efter budgetlægningen og forventede overførsler i regnskabet for det år der overføres fra. 4. Overførsler udover max. grænsen indgår i budgetlægningen som engangsbevillinger i de kommende år. 5. Driftsenhederne kan frit disponere over overførte midler uden hensyntagen til, fra hvilke konti overførslen er sket, jf. principper for økonomistyring, bilag 7. 6. Hvis der overføres uforbrugte midler (overskud) på mere end 5 % af netto rammen med overførselsadgang for driftsenheden, kan der på administrativ- og politisk foranledning foretages en særskilt analyse udført af Serviceområdet og Den centrale stab. 7. Driftsenheden kan overføre merforbrug (underskud) dog maksimalt 3 % af driftsenhedens korrigerede netto ramme. Det vil sige at driftsenheden er forpligtet til på forhånd at søge udvalgets accept af et evt. merforbrug (underskud) på over 3 % af driftsenhedens korrigerede ramme. Muligheden kan eksempelvis bruges, hvis driftsenheden foretager større indkøb for at høste gevinsten i de efterfølgende år. 8. Overførsel af merforbrug (underskud) kan maksimalt ske 4 år i træk. Disse regler er grundlæggende og baserer sig på gensidig tillid mellem Byrådet og de decentrale enheder. 4. Reguleringer af den økonomiske ramme 4.1. Generelle op- og nedreguleringer Driftsenhedens budget vil være underlagt eventuelle politisk fastsatte generelle op- og nedreguleringer på linie med andre områder. 1 Som tager hensyn til lovgivningen om størrelsen af servicerammen og de afledte sanktioner ved overskridelse af denne 4
4.2. Pris- og lønskøn Pris- og lønskøn fastsættes centralt en gang årligt. 5. Øvrige fælles vilkår Der fastlægges budget, foretages budgetopfølgning, aflægges regnskab og foretages revision for driftsenheden efter de almindelige regler, som er gældende i kommunen. De almindelige regler fremgår af intranettet under værktøjer og vejledninger, hvor du i venstre kolonne klikker på økonomi og igen i kolonnen til venstre klikker på under tidsplaner og procedurer for det aktuelle år. 5.1. Kontrakter Fagudvalget kan indenfor udvalgets kompetenceområder indgå kontrakter, der kan udvide eller begrænse det generelle regelsæt for økonomisk decentralisering efter ansøgning fra driftsenhederne. Nyindgåede kontrakter fremsendes til Byrådet til orientering én gang pr. kvartal. 5.2. Kommunens bygninger Fagudvalget har ejer-rollen overfor kommunens bygninger. Den indvendige bygningsvedligeholdelse varetages af driftsenheden indenfor den afsatte driftsramme. Den decentrale enhed har i den afsatte driftsramme midler til den udvendige bygningsvedligeholdelse for så vidt angår udgifter under 50.000 kr. Ejendomssektionen har på anlægsbudgettet midler til den udvendige bygningsvedligeholdelse for så vidt angår udgifter over 50.000 kr. og akutte udgifter. Der henvises til intranettets afsnit om Kommunale bygninger. Der kan som udgangspunkt ikke udlejes lokaler til private arrangementer. For at udnytte den kommunale bygningsmasse optimalt, herunder at have så få lejemål som muligt, skal oplysninger om ledige kommunale/selvejende lokaler og evt. udlejningsmuligheder gives til serviceområdets stabs- og administrationschef. 5.3. Leje- og leasingaftaler Den decentrale leder kan kun indgå leje- og leasingaftaler efter kontakt til serviceområdet, som sikre involvering af den centrale Økonomiafdeling og evt. politisk behandling af sagen. Reglerne for indgåelse af leje- og leasingaftaler fremgår af principper for økonomistyring i bilag 21 Regler for Leje og leasing. 5
5.4. Sponsorstøtte til/fra kommunen Sponsorstøtte ydet til kommunen/driftsenheden er som udgangspunkt i orden, når blot der ikke knyttes betingelser i forbindelse hermed. Eventuelle sponsorindtægter på over 50.000 kr. ekskl. moms pr. projekt besluttes af Økonomiudvalget efter indstilling fra de stående udvalg. Sponsorstøtte fra kommunen er altid et politisk anliggende. 5.5. Indkøbsaftaler Når indkøbskontoret indgår indkøbsaftaler fordeles provenuet +/- med 25 % til den decentrale enhed og 75 % til kassen. 5.6 Udbudsplan Indkøbskontoret udarbejder en gang årligt i samarbejde med serviceområderne en udbudsplan. Udbudsplanen godkendes politisk. 5.7 Forsikringer Lederen af den decentrale driftsenhed er ansvarlig for, at driftsenheden er korrekt forsikret. På kommunens intranet finder du administrationsgrundlag og vejledninger på forsikringsområdet. Kommunen har valgt en kombination af selvforsikring og forsikring via eksternt forsikringsselskab. Af administrationsgrundlaget for forsikringer fremgår det, at der fastsættes interne præmier med differentierede selvrisici pr. driftsenhed. 5.8 Moms Hovedparten af kommunens betalinger afløftes kommunemoms ved bogføring i kommunens økonomisystem. Her skal den decentrale enhed blot være opmærksom på, at anvende den korrekte artskontering. Vejledning i artskontering fremgår af forsiden til Prisme Portal og Prisme Drift. Der er dog nogle undtagelser fra ovenstående. Som eksempel kan nævnes Salg i kantiner Salg af produkter og ydelser Tilskud fra eksterne I sådanne tilfælde skal den decentrale enhed kontakte serviceområdet, som i fornødent omfang involverer den centrale Økonomiafdeling for råd og vejledning om kantinemoms, tilskudsmoms og fondsmoms. 6. Ikrafttræden og ajourføring Ajourføringen af regelsættet for 2012-2013 er godkendt af Byrådet den 31. januar 2012. Det ajourførte regelsæt er gældende fra og med 1. januar 2012. Reglerne opdateres efter behov. Ændringer vedtages af Byrådet. 6
Redaktionelle ændringer/ajourføringer af henvisninger/navne kan foretages administrativt af den centrale Økonomiafdeling. Regelsættet for økonomisk decentralisering tages op til revision hvert 4. år og godkendes i forbindelse med opstarten af næste byrådsperiode. 7