Notat om procedure for overførsler af budgetbeløb i Varde Kommune.

Transkript

1 Notat om procedure for overførsler af budgetbeløb i Varde Kommune. Side 1 / 11 Dette notat beskriver den hidtidige praksis i forbindelse med overførsler af budgetbeløb fra et regnskabsår til det næste i Varde Kommune. Notatet berører endvidere en generel problemstilling i forhold til den økonomiske kultur, man ønsker i Varde Kommune, set i forhold til økonomisk ansvarlighed overfor et budget, der er uden eller indenfor et fagområdes budgetramme. Notatet beskriver de problemstillinger, den hidtidige praksis medfører, samt forslag til ny fremtidig procedure. Derudover beskrives de enkelte udvalgsområder efterfølgende enkeltvis. Under de enkelte udvalgsområder er adresseret konkrete problemstillinger, der bør tages beslutning om. Økonomiafdelingen foreslår, med baggrund i notatet, en drøftelse af overførselsadgangen samt en revision af principperne. Styrelsesloven: Af styrelseslovens bestemmelser fremgår det, at bevillinger er ét-årige og det er kommunalbestyrelsen, der har bevillingskompetencen, der ikke kan delegeres. Der er ikke hjemmel til formel adgang til at overføre uforbrugte midler eller at låne af det kommende års budget. Der findes dog ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriets regler en uformel adgang i forhold til en vurderet og politisk godkendt overførselsadgang mellem regnskabsårene. I Varde Kommune er hovedprincippet om, at der sker budgetoverførsel automatisk når overeller underskud udgør under 5% af det korrigerede budget, opstået i forbindelse med kommunesammenlægningen og etableringen af aftalestyringen. På det tidspunkt var der mange små aftaleholdere rent budgetmæssigt. Kommunens organisering har ændret sig gennem årene, således at der som hovedregel er færre, men langt større aftaleholdere. Det bør endvidere være et opmærksomhedspunkt, at et større forbrug af overførsler kan påvirke kommunens likviditet samt den tekniske serviceramme, hvor det kan medføre sanktioner at overskride servicerammen. Hidtidig praksis: Den seneste revidering af aftalestyringskonceptet er fra 2012 med ændring pr. 1. januar Bevillingsniveauet er på funktion 2. niveau (folkeskoler m.m, dagtilbud til børn og unge, tilbud til ældre og handicappede.

2 Den hidtidige praksis har været, at der opereres med flere begreber i forhold til overførselsadgang for et regnskabsresultat fra et år til et andet: Beløb indenfor rammen Beløb udenfor rammen Beløb udenfor rammen med 100% overførsel Beløb under direktionens lønramme Side 2 / 11 I forhold til beløb indenfor rammen, har det været muligt at overføre +/- 5% af det korrigerede budget (inkl. overførsler) uden at skulle afgive nærmere forklaring. Beløb over/under 5% kan stadig overføres; men det kræver en forklaring. Der har været tale om det samlede over/underskud på aftaleniveau (funktion 2. niveau) og eksempelvis ikke ned på det enkelte ældrecenter. Derudover er der enkelte konti, der grundet forskellige forhold og tidligere praksis alligevel ikke overføres til næste regnskabsår. Beløb udenfor rammen overføres ikke. Beløb udenfor rammen med 100% overførsel overføres én til én på konto nr. niveau, således at det ikke kan anvendes til andre formål. Det kan eksempelvis være puljemidler m.v. Budget under direktionens lønramme er tilsvarende som indenfor rammen. Det hører blot under direktionen og ikke et fag- eller stabsområde. Problemstillinger: Der er mange begreber Grænsen på 5% er ikke ledsaget af en øvre/nedre grænse for beløb Der ses på det samlede aftaleniveau (funktion 2. niveau) og ikke på de enkelte områder Der er ikke samme praksis på samme områder Beløb udenfor rammen kan i værste fald medføre risiko for en manglende oplevelse af økonomisk ansvar for overholdelse Der ses på resultatet inkl. overførsler fra tidligere år og ikke indeværende års budget.

3 1. Der er mange begreber: De mange begreber kan opleves som forvirrende og skaber ikke tilstrækkelig klarhed. Det er muligt at operere med to begreber: Med overførselsadgang eller Uden overførselsadgang Side 3 / Der er ikke en øvre/nedre beløbsgrænse på de 5% Den manglende beløbsgrænse betyder, at der i nogle tilfælde skal afgives forklaringer på meget små beløb. Modsat kan der være millionbeløb, der overføres, uden der skal afgives forklaring, eftersom beløbet falder indenfor de 5%. 3. Samlet aftaleniveau og ikke på enkelt områder Eftersom der ses på samlet aftaleniveau og ikke enkelt områder, medfører dette eksempelvis, at der kan være et ældreområde, hvor et ældrecenter har et merforbrug på 2 millioner kroner, mens hjemmeplejen i samme område har et mindre forbrug på 2 millioner, som udligner hinanden. Dermed afgives der ikke forklaring på de store afvigelser. 4. Der opleves forskellig praksis fra område til område Der findes eksempler på, at der ikke er samme praksis gældende for overførselsadgang fra fagområde til fagområde, på trods af at udgiftstypen er enslydende. 5. Manglende økonomisk ansvar på beløb udenfor rammen Beløb udenfor rammen udlignes ved årsafslutningen via kassen. Der kan derfor være udfordringer og risiko i forhold til en manglende økonomisk ansvarlighed for budgetoverholdelse. 6. Resultat inklusiv overførsler Ved at tage udgangspunkt i resultatet inklusiv overførsler, vil områder med et overført overskud øge deres mulighed for +/- 5 % overførslen i forhold til året før. Modsat vil områder med et overført underskud have en mindre margen end året før, såfremt alt andet ikke ændres i budgettet. Dette kan ligeledes medføre, at der bliver afgivet forklaringer på samme opnåede over- /underskud år for år, såfremt der ikke sker andre ændringer i budgettet eller indeværende års resultat. Dette medfører, at der ikke er samme fokus på indeværende års resultat, som der vil være ved at fokusere på resultatet eksklusiv overførsler. Forslag til fremtidig praksis:

4 1. Begreber: Der anvendes fremadrettet kun to begreber: Med overførselsadgang eller Uden overførselsadgang Side 4 / 11 Det er muligt at styre på eks. puljer m.v. på anden vis. 2. Grænse på 5% med en øvre/nedre grænse Det foreslås, at der ikke afgives forklaring på beløb under kroner, og at der altid afgives forklaring på beløb over kroner uanset procentbeløb. 3. Aftaleniveau eller enkeltområder: Fremadrettet ses på enkeltområder indenfor en nærmere definition, som økonomikonsulenterne er med til at fastsætte, således at der afgives forklaring på områder, der økonomisk giver mening. Det er eksempelvis det enkelte ældrecenter, skole, handicapcenter m.v. Bevillingsniveauet vil fortsat være på funktion 2. niveau; men dette hindrer ikke i at kræve forklaring ved større afvigelser på et lavere niveau. 4. Samme praksis: Områderne er gennemgået med økonomikonsulenterne, og der gives i det nedenstående anbefalinger, således at der er samme praksis på samme udgiftstyper. 5. Økonomisk ansvar udenfor rammen: Der arbejdes med en økonomisk kultur, således at det står klart, at der er ansvar for budgetoverholdelse, uanset om et budget er udenfor eller indenfor rammen. Under alle omstændigheder skal der sikres fælles forståelsesramme i forhold til, hvad budgetansvaret indeholder og indebærer i forhold til beløb uden for rammen. Alternativet kan være at flytte flere budgetområder til indenfor rammen. 6. Resultat ekskl. overførsler Fremadrettet ses på indeværende års resultat i forhold til indeværende års budget, således at der er mer-/mindre forbruget i indeværende år, der afgives forklaring på, og ikke en gentagelse af tidligere års over-/underskud. Dette skal ligeledes ses i sammenhæng med ændringen i budgetopfølgningen, hvor der vurderes på forventet regnskabsresultatet i forhold til indeværende års budget.

5 7. Èn samlet sag til politisk godkendelse Fremadrettet udarbejdes én samlet sag til politisk godkendelse. Sagen Side 5 / 11 behandler både regnskabsresultatet samt anmodning om overførslerne, eftersom det er samme årsregnskab/resultat, der politisk skal ske beslutning om i begge sager. Dette vil give politikerne en bedre sammenhæng i forståelsen af regnskabsresultatet samt medføre et mindre ressourceforbrug i organisationen i forbindelse med udarbejdelse af sagerne. Dette skyldes blandt andet, at årsagsforklaringerne og regnskabsbemærkningerne er stort set enslydende. Inden sagen behandles politisk, skal den være drøftet i Direktionen. Økonomi- og Erhverv: Økonomi- og Erhvervsudvalget har beløb indenfor rammen, lederløn indenfor direktionens ramme samt udenfor rammen med 100% overførsel. Der er således ikke områder uden overførselsadgang; men i praksis sker der ikke overførsel af alle udgiftsområder. En stor del af budgettet er lønninger til administrationen. Der er dele af budgettet, der kan overvejes flyttet til Teknik og Miljøudvalget, som eksempelvis energirenovering m.fl. Tilsvarende er der andre beløb, der bør overvejes flyttet til andre fagudvalg. Dette bør vurderes og flyttes i samarbejde med økonomikonsulenterne. Konklusion og områder til beslutning: (se vedhæftede bilag) Beløb, der i dag står indenfor rammen (inkl. direktionens ramme) ændres der ikke ved. Budgetbeløbene er fremadrettet områder med overførselsadgang Beløb udenfor rammen med 100% overførsel. Nuværende praksis betyder, at der hvert år tages aktivt stilling til, om der skal ske overførsel eller ej. Dette ændres fremover således, at det besluttes om et udgiftsområde er med overførselsadgang eller uden overførselsadgang Der er enkelte udgiftsområder, som kan overvejes flyttet til et andet udvalgsområde.

6 Kultur- og Fritid: Kultur- og Fritid har stort set hele deres budget indenfor rammen. Side 6 / 11 Det er delt op i rammen for cheflønninger, Kultur- og Fritid, Biblioteket, Musikskolen samt en ramme til udvendig vedligehold og rengøring. For Biblioteket, Musikskolen, cheflønninger samt udvendig vedligehold/rengøring vurderes det, at være et passende niveau at se på deres samlede regnskabsresultat holdt op mod det samlede budget. For Kultur- og Fritid bør forklaringerne på årets regnskabsresultat dog nedbrydes til et lavere bevillingsniveau. Eksempelvis: 1. Faste Ejendomme og fritidsfaciliteter, 2. Idræt, Fritid og Folkeoplysning, 3. Kulturel virksomhed samt 4. Tilskud til socialt arbejde. I forhold til overførselssagen for 2017 til 2018 er der overført et overskud på Kulturel virksomhed på 1,7 million kroner (12%) uden der er afgivet forklaring, da det indgår i det samlede resultat for Kultur og Fritid. Konklusion og områder til beslutning: (se vedhæftede bilag) Der sker ingen ændringer i forhold til indenfor/udenfor rammen. Beløb indenfor rammen bliver til beløb med overførselsadgang. Den ene budgetpost udenfor rammen ændres til uden overførselsadgang For Kultur- og Fritid fastholdes bevillingsniveau 2; men der afgives forklaringer på et laveres niveau. Social- og Sundhed: Social- og Sundhed dækker over et stort område, som derfor nedenstående er opdelt i Ældreområdet, Handicapområdet samt sundhedsområdet. Ældreområdet: Der er budget i forhold til direktionens lønramme, indenfor rammen og indenfor rammen med 100% overførsel. På fagområdets centrale budget er stort set hele budgettet udenfor rammen. Det vil sige budget til hjemmehjælp, hjælpemiddeldepot, madservice m.v. I forhold til overførselsadgang, er det især det enkelte ældrecenter og hjemmeplejeområde m.v. der er indenfor rammen.

7 På områder indenfor rammen er der dog eksempler på, at der er taget beslutning om enkelte områder, der ikke er overført til næste regnskabsår. Eksempelvis et underskud på kroner på et af områderne. Såfremt der ikke skal være overførsel på særskilte områder, bør disse flyttes til udenfor rammen (uden overførselsadgang). Alternativt indstilles til udvalget, at de pågældende områder ikke overføres trods overførselsadgang, således at det er udvalget, der indstiller beslutningen til Byrådet. Side 7 / 11 På institutionsniveauet er ældreområdet opdelt i distrikter, og ved overførselssagen ses det enkelte område under ét. Dette betyder, at der eksempelvis har været et hjemmeplejeområde med et overført underskud på 2,5 million kroner (67%), der ikke har afgivet forklaring, eftersom det indgår i det samlede resultat for området, der ikke oversteg de +/- 5 %. Fremadrettet bør de enkelte ældrecentre/hjemmepleje ses som enkelte områder, hvor der gives forklaring ved +/- 5% afgivelser. Dette sker i samarbejde med økonomikonsulenterne. Der bør endvidere overvejes en ændret tildelingsmodel på eksempelvis hjemmeplejeområdet. I dag tildeles områderne ikke et budget ved regnskabsårets start; men får overført et indtægtsbudget i takt med at de visiterede/leverede timer registreres. Det betyder, at der ikke er et årsbudget at styre efter, hvilket er uhensigtsmæssigt set ud fra et økonomistyrings princip. I forhold til de store beløb udenfor rammen, bør dette indgå i en samlet diskussion, hvorvidt der er områder, der bør ændres til at være indenfor rammen eller om der i dag opleves at være en hensigtsmæssig styring i forhold til budgetansvar. Handicapområdet: På handicapområdet er der ligeledes store områder med budget udenfor rammen. Derudover er der budgetområder indenfor rammen (institutionsniveau) og udenfor rammen med 100% overførsel. I lighed med ældreområdet opleves, at der, grundet et område ses under et, er store overførsler, der ikke er afgivet forklaringer på, eftersom de er udlignet ved et mindre/merforbrug på andre steder, således at området samlet set ikke udviser et forbrug ud over de +/- 5%. I et samarbejde med økonomikonsulenterne vurderes det fremadrettet, hvordan områderne opgøres. I forhold til beløb udenfor rammen henvises til samme afsnit under ældreområdet.

8 Sundhedsområdet: Sundhedsområdet har i lighed med de øvrige områder budget indenfor rammen eller udenfor rammen med 100% overførsel. Derudover ligger budgettet til medfinansiering af sundhedsvæsnet samt fysioterapi og genoptræning udenfor rammen. Side 8 / 11 Konklusion og områder til beslutning: (se vedhæftede bilag) Beløb der i dag står indenfor rammen ændres ikke bliver til med overførselsadgang. Det er bl.a. alle institutioner. De har enkelte beløb udenfor rammen med 100% overførsel ændres til med overførsel Regnskaber ældreboliger står udenfor rammen. Det er et lukket regnskab, så det ændres blot til uden overførselsadgang. Tildeling af midler på visiterede timer/hjemmehjælp. Der bør arbejdes med en anden model, der uddeler et budget forlods, så det er muligt at økonomistyre på et budgetbeløb. Der er områder under ældreområdet, der vedr. tilbud for voksne med særlige behov kan overvejes flyttet til handicapområdets budgetramme Hele budgettet under Social- og Handicap (og ældreområdet) står i dag udenfor rammen modsat på Børn og Familie. Det vurderes umiddelbart at dette bør være ens. Der skal derfor tages beslutning om, om områderne bør være med eller uden overførselsadgang?

9 Børn og Læring: Side 9 / 11 For Børn og Læring gælder de samme problemstillinger som på Social- og Sundhed. Der ses på et området under et, hvorfor der er store afgivelser, der ikke afgives forklaring på. Generelt er skoler, sfo og børnehaver indenfor rammen. Der er dog store områder, der er udenfor rammen: mellemkommunale betalinger, demografi, fripladser, søskenderabat, elevbefordring, STU, produktionsskole, efterskoler og friskoler, privat pasning. Der bør være en genvurdering af samtlige områder i forhold, om de fortsat skal være udenfor rammen, og med sigte på en ensretning til Social- og Sundhed og den generelle drøftelse af økonomisk styring. Konklusion og områder til beslutning: (se vedhæftede bilag) Beløb der i dag står indenfor rammen ændres ikke bliver til med overførselsadgang. Det er bl.a. alle institutioner Beløb indenfor rammen med 100% overførsel ændres til med overførselsadgang. Beløb udenfor rammen så som tilskud til søskende, tilskud til private ordninger, mellemkommunale betalinger står i dag uden for rammen. Det kan diskuteres om det giver mening af flytte det til med overførselsadgang. Det vil afhænge af, om der er mulighed for at styre udgiftsniveauet eller det er udgifter, der sker på baggrund af fastlagte kriterier. Det vurderes umiddelbart, at de bør være uden overførselsadgang. Ungdomsuddannelser, FGU, STU står i dag udenfor rammen; men har tidligere været indenfor rammen bør det ændres til med overførselsadgang? Hele budgettet under Børn og Familie står i dag indenfor rammen modsat det voksne socialområde. Det vurderes umiddelbart at dette bør være ens. Der skal derfor tages beslutning om, om områderne bør være med eller uden overførselsadgang?

10 Arbejdsmarked og Integration: Side 10 / 11 På udvalget for Arbejdsmarked og Integration er hele budgetområdet udenfor rammen, bortset fra de administrative lønninger på konto 6. Området er karakteriseret ved, at udgifterne til området set under et for hele landet, dækkes af tilsvarende indtægter. Det betyder, at en evt. nedgang i udgifterne medfører en midtvejsregulering i indtægterne, såfremt der er tale om konjunkturændringer og dermed en udvikling som på landsplan. Der bør fremadrettet arbejdes med en større gennemsigtighed i de enkelte udgiftstyper og sammenhængen mellem disse, tillige med en større sammenhæng mellem udgifterne og indtægterne på området. Der sker en ændret lovgivning på området, således at konto 5.90 aktiv indsats ikke længere modsvares af en refusionsindtægt. Dermed kan det overvejes, om der fremadrettet bør være overførselsadgang på dette område. Konklusion og områder til beslutning: Grundet de store ændringer, der sker på fagudvalgets budgetområde, anbefales det, at der ikke sker ændringer på området Teknik og Miljø: På Teknik og Miljø udvalgets område er stort set hele budgettet indenfor rammen eller udenfor rammen med 100% overførsel. De eneste områder udenfor rammen er vejafvandingsbidrag samt vintervedligeholdelse. Det bør overvejes, at disse to områder ligeledes kommer indenfor rammen med overførselsadgang og med udgangspunkt i et budget, der dækker et middelår. (Gennemsnitsudgifter 5 år tilbage.) Dermed vil overførslerne blive udlignet over en årrække. Der ses samme problemstilling som nævnte under flere udvalg, at der ses på for store områder under et, således at der opleves store under-/overskud, der ikke er afgivet forklaring på. Dette ændres i samarbejde med økonomikonsulenten.

11 Der er endvidere en del budgetposter udenfor rammen med 100% overførsel. Disse bør ligeledes gennemgås med henblik på, om nogle af posterne kan udlignes via kassen. Side 11 / 11 Konklusion og områder til beslutning: (se vedhæftede bilag) Beløb indenfor rammen ændres ikke bliver til med overførselsadgang Vejvandsbidrag og vintertjeneste ændres til med overførselsadgang med udgangspunkt i gennemsnitsudgifter En gangs beløb til busdrift (1 mio. kr.) anvendes ikke bør tilgå kassen i forbindelse med budgetlægningen Busskure står under Borgerservice kan overvejes flyttet til Vej og Park Busdrift ændres til med overførselsadgang står under Borgerservice;