Opdateret den 6. marts 2015 Manuel optjening / SH, Feriefri, Fritvalg... Manuel håndtering... Det er muligt at foretage en manuel oprettelse og indberetning af en lønmodtager i ACF, samt foretage manuelle tilretninger af de data, der er indlæst via lønsystemet eller via et lønservicebureau, ligesom det er muligt at foretage hele indberetningen manuelt. Kun lønmodtagere, der ikke tidligere har været registreret i ACF, skal (fremover) oprettes første gang via Manuel håndtering. Tilretning af allerede indberettede data... Skal der ske en regulering/tilpasning af allerede indberettede data, skal dette ske via menupunktet Udstilling af data. Se vejledning til brug for tilretning af data på side 4 i denne vejledning. Generelt om Lovpligtig indberetning - Manuel optjening / SH, Feriefri, Fritvalg... De feriepengeoplysninger, der angives under op- og nedskrivningen, bliver indberettet til Feriepengeinfo én gang i døgnet. En lønmodtager vil iht. lovgivningen fremover kunne se sin samlede tilgodehavende ferie fra og med optjeningsåret 2014 via Borger.dk/feriepenge. Hvis en lønmodtager skal modtage offentlig forsørgelse, vil de indberettede data blive udvekslet med f.eks. A-kassen eller kommunen. Vær derfor meget omhyggelig med at de indberettede data er korrekte, herunder at de optjente feriedage, samt datoen for første feriedag svarer til virkeligheden, da det vil kunne få stor betydning for den enkelte lønmodtager, hvis disse oplysninger ikke er korrekte. Husk også at 0-stille data, når de ved ferieårets afslutning overføres til det nye ferieår, eller når de er afregnet til en feriefond. Vær opmærksom på at udfylde alle felter i stamoplysningerne for den pågældende indtastning. Det vil sige såvel Optjeningsår Virks. MOFO-kode, Lønm. MOFO-kode og Lønperiode fra/til. Find den MOFO-kode du skal benytte i vejledningen MOFO-koder... De indtastede oplysninger vil være gældende for de kommende indtastninger - ændres der i disse oplysninger, skal indtastningen Gemmes og Godkendes, inden der skiftes enten MOFO-kode, optjeningsår og/eller lønperiode m.m. TIPS: Der kan indberettes for flere medarbejdere i samme handling - husk dog at gemme og godkende løbende, da sitet automatisk logger af med visse intervaller. 1
Optjeningsåret skal angives for at sikre, at der opskrives i det korrekte optjeningsår, der opskrives på. Desuden skal der indtastes en Lønperiode fra og til. Lønperioden skal angives, som den periode, der svarer til den lønperiode, hvor lønmodtagerens løn er opsamlet fra og til og svarer til den periode, der også angives i eindkomst. Indtast herefter medarbejderens stamdata Navn, Lønnr., CPR-nr., Tiltrådt og evt. Fratrådt. Nettodage i alt angiver de samlede feriedage for optjeningsåret. Opskrives løbende ved optjening, men nedskrives ikke ved udbetaling. Overførte feriedage må ikke indgå her. Nettopenge i alt angiver den samlede feriegodtgørelse for optjeningsåret. Opskrives løbende ved optjening, men nedskrives ikke ved udbetaling. Overførte feriepenge må ikke indgå her. Feriedagesaldo angiver tilgodehavende feriedage som år-til-dato saldo. Opskrives løbende ved optjening og nedskrives ved udbetaling. Overførte feriedage må ikke indgå her Feriesaldo angiver tilgodehavende feriepenge som år-til-dato saldo. Opskrives løbende ved optjening og nedskrives ved udbetaling. Overførte feriepenge må ikke indgå her. Scroll derefter til højre ved at trække i baren nederst på siden, så det bliver muligt at udfylde resten af indberetningen. 2
Udfyld FH-kode (se vejledning FH-koder... ) og evt. SH-saldo netto, SH-saldo brutto, Feriefri netto, Feriefri brutto, Fritvalg. Uanset hvilken SH/feriefridags/fritvalgsordning en medarbejder er omfattet af, skal det/de beløb en arbejdsgiver skylder en lønmodtager på det pågældende tidspunkt, altid fremgå af ACF. Oplysningerne vil blive benyttet af den arbejdsgiverorganisation, som står som garant for pengene i tilfælde af betalingsstandsning, konkurs eller hvis en lønmodtager af anden årsag kan gøre krav gældende overfor den pågældende arbejdsgiverorganisation. Er SH/fritvalg iht. en overenskomst overført på feriekortet ved kalenderårets afslutning 0-stilles saldoen, og den skyldige saldo skal herefter alene fremgå af feriekortet. Sæt flueben i den hvide kvadrat længst til højre for at gemme data. Angiv i pop-up billedet, hvorvidt data skal gemmes eller ej. Er der fejl i det indtastede, f.eks. pga. manglende MOFO kode eller andet, vil dette blive oplyst i form af en pop-up. Når det indtastede er gemt vil der være mulighed for at indtaste endnu en medarbejder på tilsvarende måde. Vælg Tilføj lønmodtager. Når samtlige medarbejdere er tastet ind - og der er sat flueben på hver indtastet linje/medarbejder, vælges Godkend - vælg derefter Ja og de indtastede oplysninger vil derefter være gemt i ACF s database. Under Udskifter, Hent Kvitteringer, vil der nu ligge en kvittering på det indtastede. Er der fejl i de indtastede oplysninger, vil der blive sendt en e-mail til e-mail-adressen, der er angivet under Profilhåndtering. Når data på de indtastede lønmodtagere skal vedligeholdes, skal dette ske via Udstilling af data. Kun nye medarbejdere skal fremover oprettes første gang via Manuel håndtering. 3
Manuelle korrektioner Skal der ske en regulering/tilpasning af allerede indberettet data, skal dette ske via menupunktet Udstilling af data - Lovpligtig indberetning - Optjening. Nedenstående vejledning beskriver, hvor man korrigerer data - så som fejl i dage/beløbsfelter, men beskrivelsen gælder ikke, hvis der skal nedskrives ferie. Hvis der er tale om nedskrivning af ferie, fordi pengene er udbetalt skal nedskrivningen foretages via Udstilling af data - Lovpligtig indberetning - Nedskrivning. Se særskilt vejledning til brug for dette: Manuel nedskrivning. Vær opmærksom på, at der kan ikke korrigeres i lønnr., da ACF vil opfatte dette om et nyt ansættelsesforhold. Dette gælder også, hvis der eks. tilføjes et løbenr. efter lønnr. Skifter lønmodtageren alligevel lønnr. skal data under det tidligere lønnr. nulstillles. Data skal evt. korrigeres to steder - under fanerne Optjening og Feriekortoversigt, hvis fejlen også forekommer på feriekortet. Er der tvivl om, hvorvidt der er difference mellem de to faner - bør man afstemme, inden korrigering foretages. Optjening_Nedskrivning (svarer til data under Optjening ) og Udstedelse af feriekort -filen (svarer til data under Feriekortoversigt ) bør afstemmes under fanen Selvvalgt sortering. Se særkilt vejledning til brug for dette: Selvvagt sortering. Vær dog opmærksom på, at hvis du kan foretage rettelsen via dit lønsystem, kan dit lønbureau foretage denne korrigering istedet. Tilretning af allerede indberettet data... Vælg Udstilling af data - Lovpligtig indberetning - Optjening Skal der korrigeres data for mere end én lønmodtager, bør man udsøge data ved hjælp af optjeningsår. Skal der kun nedskrives ferie for en enkelt lønmodtager, udsøg da lønmodtageren ved hjælp af CPR nummer og optjeningsår. Afslut søgningen ved at vælge: Hent oplysninger. Klik på lønmodtagerens navn. 4
Data åbnes i Manuel optjening / SH, Feriefri, Fritvalg.... Gå tilbage til side 1 i denne vejledning for at læse definitionerne af dage/beløbsfelterne. Ret de ønskede felter og angiv en lønperiode. Lønperioden skal være den seneste lønperiode. Scroll derefter til højre ved at trække i baren nederst på siden, så det bliver muligt at rette yderligere eller blot gemme indberetningen. Sæt flueben i den hvide kvadrat længst til højre for at gemme data. Angiv i pop-up billedet, hvorvidt data skal gemmes eller ej. 5
Er der fejl i det indtastede, f.eks. pga. manglende MOFO kode eller andet, vil dette blive oplyst i form af en pop-up. Når det indtastede er gemt vil der være mulighed for korrigere data for endnu en medarbejder - hvis man har udsøgt flere end én. Klik på pilen i højre side ud for den pågældende medarbejder - og ret data på tilsvarende måde. Til sidst vælges Godkend - vælg derefter Ja og de indtastede oplysninger vil derefter være gemt i ACF s database. 6