1 Driftsbevillinger Driftsbevillinger meddeles af Kommunalbestyrelsen ved vedtagelse af årsbudgettet. Driftsbevillinger er et-årige og bortfalder ved regnskabsårets udgang. Driftsbevillingerne fremgår af den til budgettet knyttede bevillingsoversigt. I bemærkningerne til budgettet kan der fastlægges vilkår for, hvorledes bevillingerne må udnyttes. Driftsbevillinger gives til: Driftsudgifter og indtægter Statsrefusion Renteudgifter og indtægter Afdrag på udlån Afdrag på optagne lån Tilskud og udligning, samt refusion af købsmoms Skatter 2 Tillægsbevilling til driftsbevillinger Direktøren skal overfor fagudvalget gøre opmærksom på eventuelle muligheder for finansiering af tillægsbevillinger indenfor udvalgets bevillinger. Så snart det i årets løb konstateres, at de beløbsmæssige eller materielle vilkår for en given bevilling, ikke kan overholdes, påhviler det direktøren at forelægge sagen for fagudvalget med indstilling om eventuel ansøgning om tillægsbevilling. Eventuel overførsel af beløb fra andre bevillinger er principielt også en tillægsbevilling - se under bevillingsomplacering. Medfører tillægsbevillingsansøgningen forbrug af likvide aktiver (kassebeholdningen) anføres dette. Såfremt tillægsbevillingen også skal have virkning for budgetgrundlaget for kommende overslagsår, skal dette anføres i forbindelse med Direktørens indstilling til fagudvalget skal være ledsaget af bemærkninger fra Økonomiafdelingen vedrørende kontering, budgetbeløb, forbrug og den foreslåede finansiering. Tillægsbevillingsansøgningen fremsendes med udvalgets indstilling til Økonomiudvalget. Økonomiudvalget foretager herefter indstilling til Kommunalbestyrelsen, der træffer den endelige afgørelse med hensyn til tillægsbevillingens godkendelse.
3 Bevillingsomplacering Hvor der ønskes overført beløb fra en drifts- eller anlægsbevilling til en anden drifts- eller anlægsbevilling har Kommunalbestyrelsen bemyndiget Økonomiudvalget til at meddele tillægsbevillinger. Bemyndigelsen omfatter alene omdisponeringer mellem givne drifts- og anlægsbevillinger indenfor hovedkontiene 0-6. Det er en forudsætning, at Økonomiudvalgets beslutning om omdisponering af midler træffes efter forudgående forhandling med de stående udvalg. Kræves der overførsel af midler fra et udvalgsområde til et andet kræves således samtykke fra begge udvalg. 4 Anlægsbevillinger Anlægsbevillinger meddeles af Kommunalbestyrelsen ved godkendelse af særskilt bevilling for hvert enkelt anlægsprojekt. Anlægsbevillinger kan være flerårige og gælder til projektet er afsluttet. Anlægsbevillinger gives til: Anlægsudgifter og indtægter Udlån, forøgelse Låneoptagelse Det bemærkes, at ved optagelse af 1-årige anlægsprojekter i kommunens investeringsoversigt for det kommende budgetår, har Kommunalbestyrelsen ved budgetvedtagelsen meddelt anlægsbevilling til det pågældende arbejde. Ved anlægsprojekter der løber over flere år, skal særskilt anlægsbevilling meddeles af Kommunalbestyrelsen. Anlægsprojekt: Proceduren for et anlægsprojekt er, at det pågældende direktørområde anmoder Direktørområdet for Miljø og Teknik samt Udvalget for Miljø og Teknik som byggeudvalg om at udarbejde projektforslag, forprojekt og hovedprojekt samt om at forestå anlægsarbejdet. Udvalget for Miljø og Teknik har det faglige ansvar, og forestår som byggeudvalg alle opgaver, vedrørende planlægning og gennemførelse af anlægsprojekter. Såfremt byggeanlægsprojektet udliciteres, forestår Direktørområdet for Miljø og Teknik samt Udvalget for Miljø og Teknik i samarbejde med det pågældende direktørområde samt fagudvalg, licitationen. Fagudvalget har beslutningskompetencen, når udbudsformen er totalentreprise, herunder omvendt licitation, med rådgivning fra Udvalget for Miljø og Teknik samt ved arkitektkonkurrence. Udvalget for Miljø og Teknik har beslutningskompetencen ved øvrige udbudsformer. Hvis der er afgivet en samlet anlægsbevilling i forbindelse med projektstart, har det pågældende direktørområde og fagudvalget ansvaret for, at der sker en revurdering af bevillingsbehovet senest i forbindelse med afholdelsen af licitationen. Det samlede projekt behandles af fagudvalget, der herefter indstiller anlægsbevillingen til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.
Administrativ styregruppe: Ved alle større projekter nedsættes en administrativ styregruppe bestående af 1 repræsentant fra henholdsvis det pågældende direktørområde, Direktørområdet for Miljø og Teknik, Økonomiafdelingen samt evt. leder og sikkerhedsrepræsentant. Det pågældende direktørområde har formandskabet i styregruppen indtil bevillingen frigives. Herefter overgår formandskabet til Direktørområdet for Miljø og Teknik Bevillingsansøgning: Det påhviler den pågældende direktør og fagudvalg at udarbejde og fremsende bevillingsansøgning gennem Økonomiudvalget til godkendelse i Kommunalbestyrelsen, forinden et anlægsarbejde iværksættes. Bevillingsansøgningen, der principielt skal omfatte hele det pågældende anlægsprojekt, der kan strække sig over flere regnskabsår, kan eventuelt opdeles i flere enkeltbevillinger, f.eks. således, at der først søges bevilling til udførelse af projektering m.v. og derefter til de resterende arbejder. Direktørens indstilling til fagudvalget skal være ledsaget af bemærkninger fra Økonomiafdelingen vedrørende kontering, budgetbeløb, forbrug og den foreslåede finansiering. Direktørens bevillingsansøgning samt indstilling skal som minimum indeholde oplysning om: de forventede samlede anlægsudgifter/anlægsindtægter specificeret på de autoriserede grupperinger herunder inventarets andel jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler samt Svendborg Kommunes regler for omkostnings registrering. kortfattet projektbeskrivelse samt henvisning til eventuelle godkendte sektorplaner for det gældende område. forholdet til kommunens senest godkendte investeringsplan m.v. tidsplan og udbetalingsplan. opgørelse over afledte driftsudgifter/driftsindtægter. Anlægsbevilling: Anlægsbevillingen frigives til fagudvalget, der på grundlag af oplysninger fra Direktørområdet for Miljø og Teknik har ansvaret for budget- og likviditetsopfølgning samt aflæggelse af anlægsregnskab. Betaling af regninger: Regninger vedr. inventar, jf. bevillingen, sendes til et EAN-nummer under det pågældende direktørområde, som er ansvarlig for attestation/bogføring/betaling og anvisning. Øvrige regninger sendes til et EAN-nummer under Direktørområdet for Miljø og Teknik, som er ansvarlig for attestation/bogføring/betaling og anvisning. Budgetopfølgning og likviditetsbudget: Direktørområdet for Miljø og Teknik er ansvarlig for at udarbejde et disponeringsbudget til det pågældende direktørområde. Med udgangspunktet i disponeringsbudgettet udarbejder det pågældende direktørområde budget- og likviditetsopfølgning. Anlægsregnskab: Når anlægsregnskabet er afsluttet, meddeles dette af Direktørområdet for Miljø og Teknik til det pågældende direktørområde, som udarbejder anlægsregnskab, og indstiller det til Økonomiudvalget.
Såfremt en anlægsbevilling kræver ændring af det rådighedsbeløb, der er afsat til projektet, skal der ansøges særskilt herom, jfr. punkt 7. 5. Rådighedsbeløb Kommunalbestyrelsen skal ved årsbudgettets endelige vedtagelse tage stilling til budgettets rådighedsbeløb vedrørende anlægsarbejder specificeret på udvalgsniveau. Rådighedsbeløb i budgettet er ét-årige og skal anføres under de udvalgsområder, som det pågældende anlægsprojekt vedrører. Det er en betingelse for et anlægsarbejdes igangsætning, at der på budgettet er afsat de nødvendige rådighedsbeløb, at der foreligger en anlægsbevilling og at rådighedsbeløb er frigivet. Inden anlægsarbejdet iværksættes skal der således anmodes om frigivelse af rådighedsbeløb. Er anlægsbevillingen flerårig skal der i hvert regnskabsår fremsendes anmodning om frigivelse af rådighedsbeløb. Kommunalbestyrelsen har delegeret kompetencen til endelig frigivelse af rådighedsbeløb til Økonomiudvalget efter indstilling fra fagudvalget. Erstatningssager op til 25.000 kr. ved anlægsarbejder kan afgøres administrativt af Direktørområdet for Miljø og Teknik indenfor de godkendte anlægsbevillinger og frigivne rådighedsbeløb. Bemyndigelsen gælder ikke ved jordkøb. Erstatninger over 25.000 kr. i enkeltsager skal godkendes særskilt af fagudvalget. 6 Tillægsbevilling til anlægsbevillinger Så snart det må forventes, at en given anlægsbevilling ikke kan overholdes og forud for eventuel budgetoverskridelse, påhviler det Direktørområdet for Miljø og Teknik at orientere det pågældende direktørområde herom. Det pågældende direktørområde og fagudvalg skal ansøge om tillægsbevilling til anlægsbevillingen. Tillægsbevilling til anlægsbevilling ansøges på samme måde som selve anlægsbevillingen, jfr. punkt 4 foran. 7 Tillæg til rådighedsbeløb Så snart det må forventes, at den del af en anlægsbevillings udgifter og indtægter, der forfalder indenfor regnskabsåret, overstiger de afsatte rådighedsbeløb for samme år, påhviler det vedkommende direktørområde og fagudvalg at fremsende ansøgning om tillæg til rådighedsbeløb. Tillæg til rådighedsbeløb ansøges på samme måde som selve rådighedsbeløbet, jfr. punkt 5 foran.
8 Omplacering vedr. rådighedsbeløb Omplaceringer vedrørende rådighedsbeløb under dranst 3 - anlæg, skal behandles af Økonomiudvalget efter indstilling fra fagudvalgene. 9 Registrering Tillægsbevillinger Efter bevillingsansøgningens behandling i Kommunalbestyrelsen fremsender Direktionssekretariatet meddelelse herom til Økonomiafdelingen samt pågældende direktør. Økonomiafdelingen forestår al registrering af såvel tillægsbevillinger som anlægsbevillinger og tillæg til rådighedsbeløb. Registreringen skal ske uden unødig forsinkelse, således at økonomisystemet altid er opdateret i størst mulig grad. I samarbejde med det pågældende direktørområde sørger Økonomiafdelingen for, at tillægsbevillinger, der påvirker budgetgrundlaget for kommende overslagsår, indarbejdes i de kommende års budgetfremskrivningsgrundlag med den ønskede virkning. Registreringsgrundlaget, det vil sige meddelelserne fra Kommunalbestyrelsen, skal opbevares på betryggende måde i Økonomiafdelingen samt i det pågældende direktørområde. Omplaceringer Økonomiafdelingen sørger for, at der foretages registrering/indberetning af de ønskede omplaceringer. Økonomiafdelingen kontrollerer, at omplaceringerne ikke strider mod de vedtagne bevillingsregler, og at der ikke gennem budgetvedtagelsen er taget forbehold over for det eller de pågældende beløb. Det pågældende direktørområde kontrollerer, at de ønskede omplaceringer ikke strider mod fagudvalgets bestemmelser. Omplaceringsansøgningen ledsages af en indstilling, der nærmere redegør for begrundelsen for Såfremt en omplacering også skal have virkning for budgetgrundlaget for overslagsårene, skal dette anføres i forbindelse med Økonomiafdelingen sørger for i samarbejde med det pågældende direktørområde, at den ønskede virkning indarbejdes i det kommende års budgetfremskrivningsgrundlag.