MATERIALE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD PÅ CATERINGORDNING HOS Leveringsadresse: Ankestyrelsen Teglholmsgade 3 2450 København SV.
INDHOLDSFORTEGNELSE INDHOLDSFORTEGNELSE... 1 BETINGELSER FOR TILBUDSINDHENTNING... 2 1. Indledning... 2 1.1 Velkomst... 2 2. Generelle forhold... 2 2.1 Ordregiver:... 2 2.2 Kontaktperson hos Ordregiver... 2 2.3 Kontaktperson hos tilbudsgiver... 2 2.4 Tidsplan og procedure for tilbudsafgivelse... 3 3. Udbudsmateriale... 3 3.1 Udbudsmaterialets indhold... 3 3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 4 3.3 Besigtigelse... 4 3.4 Rettelsesblad... 4 4. Den udbudte cateringordning... 5 4.1. Cateringordningen... 5 4.2 Optioner... 5 4.3 Alternative tilbud... 5 4.4 Kontrakten... 5 4.5 Kontraktens løbetid... 5 4.6 Kontroltilbud... 5 4.7 Delbud... 5 5. Udarbejdelse/indhold af tilbud... 6 5.1. Sprog og tilbudspriser... 6 5.2. Vedståelsesfrist/acceptfrist... 6 5.3 Tilbuddets udformning... 6 5.3.1 Identifikation af tilbudsgiver mv.... 6 5.3.2 Forbehold... 6 5.3.3 Pris... 6 5.3.4 Kvalitet... 7 5.3.5 Forpligtelser... 7 5.4 Tilbudsgivers omkostninger... 8 5.5 Fortrolighed og ejendomsret... 8 6. Aflevering af tilbud... 8 6.1. Aflevering... 8 7. Tildeling... 9 7.1. Tildelingskriterier... 9 7.2. Orientering... 10 Side 1
BETINGELSER FOR TILBUDSINDHENTNING 1. Indledning 1.1 Velkomst Ankestyrelsen (i det følgende benævnt Ordregiver) byder herved velkommen til deltagelse i tilbudsindhentning af cateringordning hos Ordregiver på Ordregivers kommende adresse på Teglholmsgade. Tilbudsindhentningen gennemføres med udgangspunkt i de forvaltningsretlige principper om saglig forvaltning og forsvarlig omgang med offentlige midler. Særligt skal det fremhæves, at Ordregiver afviser tilbud, der indeholder forbehold (afvigelser) over for udbudsmaterialets krav og betingelser, jf. pkt. 3.1. ikke er vedlagt den dokumentation, der er efterspurgt i udbudsmaterialet, jf. pkt. 5. ikke er modtaget korrekt, jf. pkt. 6.1. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at sætte sig nøje ind i udbudsmaterialets bestemmelser og frister og i øvrigt stille spørgsmål, hvis der er forhold, der giver anledning til tvivl. 2. Generelle forhold 2.1 Ordregiver: Ankestyrelsen Teglholmsgade 3, 2450 København SV (kommende adresse) Att.: Cateringudbud For en nærmere beskrivelse af Ordregiver henvises i øvrigt til Ordregivers hjemmeside www.ast.dk. 2.2 Kontaktperson hos Ordregiver Mail: cateringudbud@ast.dk Alle forespørgsler foregår via mail. 2.3 Kontaktperson hos tilbudsgiver Al korrespondance vil ske pr. mail til den af tilbudsgiver oplyste kontaktperson på dennes mailadresse. Side 2
2.4 Tidsplan og procedure for tilbudsafgivelse Udbudsproceduren kan forventes at følge nedenstående tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 4. april Udbudsmaterialet tilgængeliggøres 23. april kl. 14 Besigtigelse 25. april kl. 12 Frist for aflevering af spørgsmål 5. maj Referat fra besigtigelsen samt svar på spørgsmål 26. maj kl. 12.00 Aflevering af tilbud Uge 22-23, 2014 (26. maj til 6.juni) Eventuel teknisk afklaring 20. juni Forventet orientering om tildeling af kontrakt 1. juli Indgåelse af kontrakt 15. juli Opstartsmøde 1. august Kontrakten træder i kraft 3. Udbudsmateriale 3.1 Udbudsmaterialets indhold Udbudsmaterialet består ud over nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag af følgende dokumenter: Bilag A Bilag B Bilag C Bilag D Bilag E Bilag F Udkast til kontrakt Kravspecifikation Tro- og Loveerklæring: oplysning om eventuel ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Soliditetserklæring Udelukkelseskriterier Erklæring vedrørende forpligtigelser vedr. beskyttelse på arbejdspladsen. Side 3
3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til materialet eller anmode om yderligere oplysninger vedrørende den udbudte opgave. Af hensyn til en ensartet behandling af eventuelle spørgsmål skal sådanne spørgsmål fremsendes via mail til ordregivers kontaktperson, jf. pkt. 2.3. Samtlige mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Ordregivers forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne lige, blive afvist. Eventuelle spørgsmål til materialet og/eller den udbudte opgave skal være stillet inden fredag den 25. april 2014 kl.12.00. Spørgsmål (i anonymiseret form) og svar vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside www.ast.dk, klik på Om os>organisation>udbud. Henvendelser, som modtages inden ovenstående tidsfrist, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, som fremsendes efter denne frist, vil ikke blive besvaret. 3.3 Besigtigelse For at etablere den bedst mulige information og det bedste grundlag for afgivelse af tilbud afholder Ordregiver en besigtigelse af køkken- og kantineområdet, hvor lokalerne kan besigtiges og hvor den udbudte opgave kan drøftes. Tilbudsgiverne opfordres til at deltage i denne. Det forudsættes, at tilbudsgiverne har gjort sig bekendt med køkken- og kantineområdet og det er alene tilbudsgivernes ansvar, hvilke informationer, der lægges til grund for beregningen af tilbuddet. Besigtigelsen afholdes onsdag den 23. april 2014 kl. 14.00 på adressen: Teglholmsgade 3, 2450 København SV. Henvendelse i receptionen Tilbudsgiverne gøres opmærksomme på, at der er begrænsede parkeringsmuligheder i området. Det er ikke nødvendigt at tilmelde sig besigtigelsen. Referat fra besigtigelsen, samt svar på stillede spørgsmål, forventes offentliggjort mandag den 5. maj 2014. 3.4 Rettelsesblad I tilfælde af, at Ordregiver finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skriftligt via mail til samtlige tilbudsgivere og herefter vil rettelserne være tilgængelige i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Side 4
4. Den udbudte cateringordning 4.1. Cateringordningen Den udbudte opgave omfatter cateringordning hos Ordregiver. Kravene til kvalitet og omfang er nærmere beskrevet i bilagene nævnt under pkt. 3.1. 4.2 Optioner Der henvises til Bilag B, pkt. 6. 4.3 Alternative tilbud Der modtages ikke alternative tilbud. 4.4 Kontrakten Kontrakten skal indgås på grundlag af det kontraktudkast, der er vedlagt udbudsmaterialet som Bilag A. Den endelige kontrakt vil blive tilrettet i overensstemmelse med det vindende tilbud. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Ordregiver har ret til at afvise ethvert tilbud med forbehold og vil være forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i kontrakten. Tilbudsgiver opfordres derfor til at sætte sig nøje ind i kontraktens bestemmelser inden afgivelse af tilbud. 4.5 Kontraktens løbetid Kontrakten træder i kraft den 1. august 2014 og ophører uden yderligere meddelelse den 31. december 2016. Ordregiver er berettiget til at forlænge Kontrakten på uændrede vilkår i op til 1 x 12 måneder. I tilfælde af at Ordregiver ønsker at udnytte denne option om forlængelse, skal dette varsles over for leverandøren 4 måneder inden Kontraktens udløb. De første 3 måneder af Kontrakten betragtes som en prøveperiode. Ordregiver kan i prøveperioden opsige Kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en kalendermåned. Ordregiver er i Kontraktens løbetid, efter prøveperiodens udløb, berettiget til at opsige Kontrakten med 6 måneders varsel til udgangen af en kalendermåned. 4.6 Kontroltilbud Ordregiver beregner IKKE et kontroltilbud. 4.7 Delbud Opgaven udbydes ikke i delaftaler. Side 5
5. Udarbejdelse/indhold af tilbud 5.1. Sprog og tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk og beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms. 5.2. Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristen, til og med den 26. november 2014. Ordregiver anser ikke en kontrakt for indgået og udbudsforretningen for afsluttet, før Kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. 5.3 Tilbuddets udformning Tilbuddet skal indeholde samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser inkl. alle nødvendige biydelser. Tilbuddet skal vedhæftes alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang. Tilbuddet skal indeholde følgende: 5.3.1 Identifikation af tilbudsgiver mv. Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse og CVR-nummer samt navn, telefonnummer og e-mailadresse på kontaktpersoner. 5.3.2 Forbehold Forbehold overfor udbudsmaterialet samt Ordregivers krav skal angives særskilt under overskriften Forbehold. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes særligt på, at Ordregiver vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Ordregiver forbeholder sig uanset ovennævnte adgang til at afvise tilbud indeholdende forbehold. 5.3.3 Pris Der skal gives et tilbud ud fra en kuvertpris på 55 kr. ekskl. Moms pr. kuvert. Side 6
5.3.4 Kvalitet Beskrivelse af kvalitet og menuplaner skal afgives i overensstemmelse med det i punkt 7.1 anførte vedrørende kvalitet. 5.3.5 Forpligtelser I tilbuddet skal angives, at tilbudsgiver har taget hensyn til de i lovgivningen gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Tilbudsgiver har mulighed for at indhente de relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: Kontaktdata vedrørende skatter: Skat, Hovedcentret Østbanegade 123 DK-2100 København Ø Tlf. +45 72 22 18 18 E-mail: skat@skat.dk Internet: www.skat.dk Kontaktdata vedrørende miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 DK-1401 København K Tlf. +45 72 54 40 00 E-mail: mst@mst.dk Internet: www.mst.dk Kontaktdata vedrørende sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Arbejdstilsynet Landskronagade 33 DK-2100 København Ø Tlf. +45 70 12 12 88 E-mail: at@at.dk Internet: www.at.dk Ovennævnte oplysninger kan afgives ved at udfylde, underskrive, indscanne og vedhæfte den som Bilag D vedlagte erklæring vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. Side 7
5.4 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen er Ordregiver uvedkommende og kan ikke kræves refunderet. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i udbudsforretningen. 5.5 Fortrolighed og ejendomsret 5.5.1 Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som efter sin karakter må betragtes som værende fortrolig. 5.5.2 Ejendomsret Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Ordregivers ejendom og skal behandles fortroligt, jf. ovenfor nævnte pkt. 5.5.1. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsforretning uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver. Det afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver. 6. Aflevering af tilbud 6.1. Aflevering Tilbuddet skal senest mandag den 26. maj 2014 kl. 12.00 være fremsendt i elektronisk form til Cateringudbud@ast.dk Der kan derudover fremsendes fysiske eksemplarer til Ankestyrelsens nuværende adresse: Ankestyrelsen Amaliegade 25 Postboks 9080 1022 København K Mrk.: Tilbud på cateringordning Tilbuddet skal indeholde følgende: Bilag C i udfyldt, dateret, underskrevet og indscannet form som dokumentation for, at tilbudsgiver har taget hensyn til de i lovgivningen gældende forpligtelser, jf. pkt. 5.3.5. Bilag D Tro og love erklæring Bilag E Tro og love erklæring Beskrivelse af opgaveløsningen, herunder menuplaner. Tilbudsgivere har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Side 8
Efter udløb af tilbudsfristen, jf. ovenfor, er der ikke længere mulighed for at redigere/fremsende tilbud. Tilbud, der ikke er Ordregiver i hænde rettidigt, vil ikke komme i betragtning. 7. Tildeling 7.1. Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende kriterier: Kvalitet (Vægtning 60 %) Leveringssikkerhed (Vægtning 30 %) Øvrig opgaveløsning (Vægtning 10 %) Ordregiver vil ved vurderingen af kriterier med underkriterier lægge vægt på følgende: Kvalitet Ved vurderingen af "kvalitet" vil Ordregiver foretage en vurdering af den tilbudte opgaveløsning. Ordregiver vil på denne baggrund foretage en objektiv vurdering af kvaliteten, herunder blandt andet: o Sammensætningen af menuen o Udvalg af varme og kolde retter o Omfanget af anvendelsen af økologiske råvarer o Leverandører af råvarer Leveringssikkerhed Ved vurderingen af leveringssikkerhed anvendes tilbudsgivers beskrivelse af følgende forhold: o Organisering og arbejdsledelse, herunder personaleressourcer, kontaktperson, det planlagte brug af faglært personale samt ledelsesmæssige ressourcer der påtænkes anvendt. o Stabilitet i leverancen, herunder procedurer i forbindelse med fravær grundet sygdom, ferie og andet blandt personale. o Referencer fra kunder med 250+ daglige kuverter Beskrivelse af den øvrige opgaveløsning skal indeholde: Kvalitetssikringsprocedurer, herunder egenkontrol, ekstern kontrol, rapportering, hyppighed og opfølgningsprocedurer. Personalepolitik, herunder uddannelsespolitik, seniorpolitik, overenskomster samt hvor stor en udskiftning, der har været procentuelt indenfor det sidste år blandt leverandørens personale. Leverandørens evne til at udvise fleksibilitet og proaktivitet ved skift i belastningen (kunder) samt møder, arrangementer og aktivitet. Leverandørens løsningsforslag i forholdt til håndtering af den skiftende belastning/udsving der periodevis kan være i antallet af brugere af cateringordningen. herunder, men ikke begrænset til, en eventuel frist (dage) for tilmelding til cateringordningen samt afregningsmetode for denne. Side 9
Beskrivelsen af menuplanerne skal indeholde et eksempel for henholdsvis en vinteruge og en sommeruge og menuplanerne skal som minimum angive de lune og varme retter. Såfremt beskrivelsen af opgaveløsningen fylder mere end 6 A4-sider og/eller menuplanerne fylder mere end 10 A4- sider, vil tilbuddet blive betragtet som værende ikke konditionsmæssigt. 7.2. Orientering Samtlige tilbudsgivere vil via mail hurtigst muligt og samtidigt blive orienteret om resultatet af tilbudsindhentningen. Resultatet forventes offentliggjort den 20. juni 2014. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgivers tilbud er identificeret som det mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiver. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før Kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. Side 10