Nr. Fagudvalg Fagområde Projektnavn 2017 2018 2019 2020 Investering 2017 Investering 2018 Investering 2019 Investering 2020 43 Økonomiudvalget By Land og Kultur Rationale som følge af ny administrativ struktur - By, Land og Kultur 44 Økonomiudvalget Politik og Strategi Besparelse på administrative fællesudgifter 100 600 600 600 0 0 0 0 201 981 2.123 3.173 0 0 0 0 45 Økonomiudvalget Økonomi og Løn Effektive Indkøb 258 258 258 258 0 0 0 0 46 Økonomiudvalget Opvækst og Læring Omstilling og effektivisering som følge af ny administrativ struktur - reduktion 2 fagchefer 1.500 1.500 1.500 1.500 0 0 0 0 47 Økonomiudvalget By Land og Kultur Reduktion i drift og vedligeholdse af Kommunens bygninger 800 800 800 800 0 0 0 0 48 Økonomiudvalget Økonomi og Løn Administrativ effektivisering i Økonomi og Løn 49 Økonomiudvalget Økonomi og Løn Flådeoptimering og sats for befordringsgodtgørelse 431 431 431 431 0 0 0 0 4.170 6.170 7.770 7.770 670 670 670 670 50 Økonomiudvalget Sundhed og Omsorg OE som følge af ny administrativ organisation - Reduktion af administrativt personale i Sundhed og Omsorg 1.850 1.850 1.850 1.850 0 0 0 0 Total 9.310 12.590 15.332 16.382 670 670 670 670
Omstilling & Effektivisering Nummer 43 Projektnavn Rationale som følge af ny administrativ struktur - By, Land og Kultur Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion 06.45.51 Aftaleenhed Center for By Land og Kultur Område Hele kommunen Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Reduktion administrative omkostninger. I forbindelse med dannelsen af By-, Land og Kultur er en afdelijngslederstilling nedklassificeret til en faglig teamlederfunktion primo 2017, hvilket har givet en mindre besparelse. Supplerende foreslås det administrative personale reduceret med hvad der svarer til 1 årsværk fra 2018 og frem. Ressorcen er en skønnet mulig effektiviseringseffekt ved sammenlægning af tidligere Når det ikke vurderes muligt at pege på yderligere rationaler som følge sammenlægningen hænger det bl.a. sammen med følgende forhold: By, land og Kultur skal allerede som følge af tidligere udmeldte besparelser reducere personalet med omkring 6 årværk de kommende par år som konsekvens af tidligere udmeldte uspecificerede rammebesparelser på administrationen.denne reduktion på ca. 6% er i sig selv en udfordring i en situation, hvor vi er udfordret på sagsbehandlingstider og krav om at levere god service/samskabelse mv. By, Land og Kultur er især på personalesiden udfordret af nye opgaver i forhold til realisering af udviklingsstrategien (nye store projekter, herunder både planlægning og anlægsprojekter). Endvidere er sket en udvikling som har øget ressourcerforbruget knyttet til øget service og borgerinddragelse/samskabelse med omverdenen i håndteringen af de enkelte sager, planer og projekter. Dette har opvejet effektiviseringer i sagsgange, som løbende er gennemført og der fortsat arbejdes videre med. Endelig er vi på visse områder udfordret på rekruttering og fastholdelse af erfaren arbejdskraft. Økonomi Beløb i hele 1.000 kr. Prisniveau 2017. Forventet udgiftsreduktion 2017 2018 2019 2020 Mindreudgifter 100 600 600 600 Merindtægter 0 0 0 0 I alt 100 600 600 600 Opstarts-/implementeringsudgifter 2017 2018 2019 2020 Drift 0 0 0 0 Anlæg 0 0 0 0 I alt 0 0 0 0 Ren effektivisering Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag 1 afdelingslederstilling er nedklassficeret. Øvrige effektiviseringer vedrører rationaler ved samling af personale i Faaborg (mindre køretid samlet), og forenklede administrative omkostninger ved sammenlægning af to fagsekretariater til et center. Ja Behandles i Medudvalg Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Ingen. Side 1
Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Ingen af betydning. Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Ingen. Personalemæssige konsekvenser Forslaget indbærer skønsmæssigt en reduktion i det administrative personale på 3/4 årsværk. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Drøftet på møde i By, Lan og Kulturs MED-udvalg d. 26. april. 2016. Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter I de gamle fagsekretariater Teknik og Plan og Kultur er der tidligere vedtaget, at administrationen skal reduceres med 5-6 medarbejdere fra 2018 ved naturlig afgang. MED har svært ved at se en sammenhæng mellem yderligere reduktion af personalet og Udviklingsstrategien ift. politiske ønsker om hurtigere sagsbehandling og øget borgerinddragelse. I budgetoplægget er der lagt op til mange nye anlægsønsker. Vi mener ikke det hænger sammen med en yderligere reduktion af personale i By, Land og Kultur, da vi både skal stå for anlæg, planlægning, myndighedsbehandling samt fremtidig drift. MED har ikke et alternativt forslag til besparelse. Men hvis der skal være en reduktionen af personalet, ønsker vi det igen kan ske ved naturlig afgang, samt at der meldes klart ud, hvilke arbejdsopgaver der fremadrettet skal nedprioriteres. Øvrige bemærkninger OE-forslaget udgør i 2017 0,2 pct. af det samlede lønbudget. I 2018 er det 1,5 pct., i 2019 og fremover er det 1,6 pct. Side 2
Omstilling & Effektivisering Nummer 44 Projektnavn Besparelse på administrative fællesudgifter Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion 06.45.51 Aftaleenhed Stab Politik og Strategi Område Hele kommunen Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering I forbindelse med vedtagelsen af budget 2016 har det vist sig, at der er behov for yderligere besparelsesforslag. Hvad angår Politik og Strategi skal der i 2017 findes en besparelse på kr. 201.000 stigende til 3,1 mio. i 2020. Politik og Strategi foreslår, at besparelsen i 2017 findes via administrative fællesudgifter. Der vil først på et senere tidspunkt bliver taget stilling til, hvor besparelserne i henholdsvis 2018, 2019 og 2020 skal findes. Økonomi Beløb i hele 1.000 kr. Prisniveau 2017. Forventet udgiftsreduktion 2017 2018 2019 2020 Mindreudgifter 201 981 2.123 3.173 Merindtægter 0 0 0 0 I alt 201 981 2.123 3.173 Opstarts-/implementeringsudgifter 2017 2018 2019 2020 Drift 0 0 0 0 Anlæg 0 0 0 0 I alt 0 0 0 0 Ren effektivisering Ren servicetilpasning Begge dele Ja Behandling i Med- / Hovedudvalg Behandles i Medudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Side 3
Punktet behandles onsdag den 25. maj 2016 Øvrige bemærkninger OE-forlsaget udgør 0,81 procent i 2017, 3,96 procent i 2018, 8,58 procent i 2019 og 12,82 procent i 2020 af det samlede budget vedr. sekretariat og forvaltninger i Politik og strategi. Side 4
Omstilling & Effektivisering Nummer 45 Projektnavn Effektive Indkøb Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion Aftaleenhed Stab Økonomi og Løn Område Hele kommunen Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Det er konstateret, at aftaleholderne ikke anvender de indgåede indkøbsaftaler fuldt ud. Det betyder, at der alt andet lige købes for dyrt ind. Med dette forslag indføres nye centrale regler som skal sikre en bedre udnyttelse af aftalerne. Besparelsen vurderes således ikke at få konsekvenser på det kommunale serviceniveau. Der er tale om en ren effektivisering. Konkret skal der arbejdes på målrettet kommunikation, så der sikres en højere e-handelsprocent og en høj udnyttelsesgrad på indgåede aftaler. Der vil ligeledes blive arbejdet på at minimere antallet af fakturaer under 200 kr. og fokus på at flytte indkøb fra køb uden for prisliste til køb på prisliste. Besparelsen på 258.000 kr. er første step i den målrettede kommunikation, og der vil til budget 2018 blive fulgt op på erfaringerne fra de initiativer, der igangsættes i 2016-2017. Der vil frem til april 2017 blive arbejdet med at finde yderligere potentiale frem til budget 2018. Økonomi Beløb i hele 1.000 kr. Prisniveau 2017. Forventet udgiftsreduktion 2017 2018 2019 2020 Mindreudgifter 258 258 258 258 Merindtægter 0 0 0 0 I alt 258 258 258 258 Opstarts-/implementeringsudgifter 2017 2018 2019 2020 Drift 0 0 0 0 Anlæg 0 0 0 0 I alt 0 0 0 0 Ren effektivisering Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Der er taget udgangspunkt i følgende økonomiske forudsætninger: - Antal fakturaer under 200 kr. reduceres med 15 pct. i 2017 - besparelse 75.000 kr. - Øge E-handlen med 15 pct. - besparelse 95.000 kr. - sænke handel uden for prislister med 3 pct. - 88.000 kr. Der er taget udgangspunkt i at procesomkostningerne for at behandle en faktura udenfor e-handel er 300 kr. Der er taget udgangspunkt i tiltag, der kan igangsættes med de nuværende personaleressourcer. Det vil kræve udgifter til optimering af e-handelssystem. Der vil blive arbejdet på en løsning i 2016. Ja Behandles i Hovedudvalg Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Side 5
Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Det vil påvirke alle aftaleholderes arbejdsgange i forbindelse med indkøb. Det vil betyde, at der skal indkøbes indenfor nogle strammere retningslinjer og arbejdsgangsprocesser. Besparelsen vil blive udmøntet forholdsvis på baggrund af varekøb i 2015. Personalemæssige konsekvenser Ingen Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Hovedudvalget bemærker: Problematikken opstår i, at ved at stramme op på brugen af indkøbsaftalen vil der opstå større bureakratiske processer i forbindelse med indkøb. Dette vil betyde mindre effekt i drift, da man skal afvente materialer eller lignende idet, der kan være ventetid på levering fremfor at kunne købe det direkte. Der er her tale om de akutte opståede indkøb, hvor eks. Ansatte skal afhente materialer, hvilket er en merudgift og drift-spilde. Medarbejdersiden anbefaler, at man støtter op omkring brugen af central indkøbsaftale, men man kan undvige denne i akut opståede situationer, hvor det vil være mest hensigtsmæssigt at anvende andre leverandører med henblik på at optimere driften. Øvrige bemærkninger OE-forslaget udgør 0,31 procent af Faaborg-Midtfyn Kommunes samlede forventede forbrug på art 2,9 i 2017 og overslagsår. Side 6
Omstilling & Effektivisering Nummer 46 Projektnavn Omstilling og effektivisering som følge af ny administrativ struktur - reduktion 2 fagchefer Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion 06.51.50 Aftaleenhed Center for Opvækst og Læring Område Hele kommunen Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering I forbindelse med ny administrativ struktur blev der nedlagt to stillinger som fagchefer indenfor opvækst og læring Økonomi Beløb i hele 1.000 kr. Prisniveau 2017. Forventet udgiftsreduktion 2017 2018 2019 2020 Mindreudgifter 1.500 1.500 1.500 1.500 Merindtægter 0 0 0 0 I alt 1.500 1.500 1.500 1.500 Opstarts-/implementeringsudgifter 2017 2018 2019 2020 Drift 0 0 0 0 Anlæg 0 0 0 0 I alt 0 0 0 0 Ren effektivisering Ja Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Ingen behandling Forudsætninger for økonomisk overslag Reduktionen svarer til lønudgift til to Fagchefer Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Øvrige bemærkninger Side 7
Besparelsen udgør 66 pct. af det samledebudget til 3 fagchefer, da 3 fagchefer er reduceret til è ny koncernchef Side 8
Omstilling & Effektivisering Nummer 47 Projektnavn Reduktion i drift og vedligeholdse af Kommunens bygninger Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion Diverse Aftaleenhed Center for By Land og Kultur Område Hele kommunen Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Indvendig vedligeholdelse Nuværende budget udgør i alt 3,5 mio. kr. Udgiftsreduktionen på i alt 125.000 kr. pr. år fra 2017 vil betyde at den planlagte indvendige vedligeholdelse bliver udskudt yderligere. I 2013 og 2014 - efter centraliseringen af indvendig vedligehold er der ikke foretaget vedligeholds arbejder indvendigt, da der ikke var midler til dette. I 2015 blev der bevilget midler til indvendig vedligeholdelse i alt 3,5 mio. kr. Ved at reducere i bevillingen til indvendig vedligehold, vil det betyde en yderligere udskydelse af vedligeholdelsen. Det kan f.eks. betyde at der ikke bliver malet så ofte som skolen ønsker det. f.eks. når en ny 1. klasse starter vil der ikke være nymalet. Gulvet vil måske blive lappet en ekstra gang i stedet for en udskiftning. Udvendig vedligeholdelse Nuværende budget udgør i alt 8 mio. kr. Udgiftsreduktion på i alt 300.000 kr. pr. år fra 2017 vil betyde at den planlagte udvendige vedligeholdelse bliver udskudt yderligere. Det kan f.eks. betyde at en vinduesudskiftning bliver udskudt et til tre år. Eller det kan betyde at der ikke bliver malet vinduer hvert 5. år men hvert 7. - 8 år. Tekniske installationer Nuværende budget udgør i alt 3 mio. kr. Udgiftsreduktion på i alt 175.000 kr. pr. år fra 2017 vil betyde at der ikke kan blive tale om levetidsforlængelser på nogle tekniske installationer. Tagpuljen Nuværende budget udgør i alt 2,1 mio. kr. Udgiftsreduktion på i alt 200.000 kr. pr. år fra 2017 vil betyde at de planlagte tagudskiftninger bliver udskudt og der bliver udført yderligere reperationer. Generelt Besparelserne vil blive indarbejdet i de fremtidige 10 årige vedligeholdelsesplaner. De ændrede drift og vedligeholdsbudgetter vil ikke ændre noget personalemæssigt. Det vil minimum kræve de samme ressourcer, at planlægge bygningernes drift og vedligeholdsarbejder for færre midler. Økonomi Beløb i hele 1.000 kr. Prisniveau 2017. Forventet udgiftsreduktion 2017 2018 2019 2020 Mindreudgifter 800 800 800 800 Merindtægter 0 0 0 0 I alt 800 800 800 800 Side 9
Opstarts-/implementeringsudgifter 2017 2018 2019 2020 Drift 0 0 0 0 Anlæg 0 0 0 0 I alt 0 0 0 0 Ren effektivisering Ren servicetilpasning Ja Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Behandles i Medudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Understøttelse af udviklingsstrategien "Sammen om nødvendige forandringer": Bygningsmassen fremstår præsentabel og indbydende over for forældre, besøgende og potentielle tilflyttere. Det vil på sigt være svært at opfylde at bygningsmassen fremstår præsentabelt, udgiftsreduktionen kan have en negativ effekt på kommunens udviklingstrategi. Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Forslaget har været drøftet på MED-møde i By, Land og Kultur d. 26. april 2016. Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter MED bemærker, at reduktion af budgettet kræver samme eller mere administrativ personale til at prioritere budgettet til vedligeholdelse. Ved manglende vedligeholdelse af bygninger er der risiko for, at det berører Teknisk Service, når der ikke er råd til vedligeholdelse fra eksterne håndværkere. Øvrige bemærkninger Forslaget udgør 4,8 pct. af det samlede budget til udvendig vedligeholdelse, indvendig vedligeholdelse, tekniske installationer og tagpulje. Side 10
Omstilling & Effektivisering Nummer 48 Projektnavn Administrativ effektivisering i Økonomi og Løn Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion 06.45.51 Aftaleenhed Stab Økonomi og Løn Område Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Med henvisning til de godkendte mål for omstilling og effektivisering skal Økonomi og Løn anvise forslag til omstilling og effektivisering for 431.000 kr. i 2017 voksende til 1,671 mio. kr. i 2020. I overensstemmelse hermed fremlægges et forslag om en reduktion af stabens budget på 431.000 kr. fra og med 2017. Den resterende del af omstillings- og effektiviseringsmålet vil blive udmøntet i efterfølgende år. Det bemærkes, at Økonomi og Løn varetager de udgående konsulent- og controllerfunktioner i forhold til de fire fagcentre. Hertil kommer opgaver med ledelsesinformation, dialogbaseret aftalestyring, effektmåling, indkøb, udbud, befordring, opkrævning, kontrol for socialt bedrageri, finans, regnskab og intern løn samt budget og analyse. Antallet af ledere og medarbejdere udgør 48. En reduktion på 431.000 kr. svarer til ca. 1 årsværk. Besparelsen findes ved omlægning og effektivisering af hidtidige arbejdsgange og procedurer samt synergier som følge af organisatoriske ændringer. Det forventes, at målet nås ved naturlig afgang og at forslaget ikke vil få betydning for den samlede opgavevaretagelse. Ud over ovenstående initiativ arbejdes der kontinuerligt med en optimering af arbejdsgange med henblik på til stadighed at målrette de til rådighed værende ressourcer til de områder, hvor behovet er størst. Det betyder fx., at der aktuelt arbejdes på en yderligere understøttelse af centre og decentrale aftaleholdere i fortsættelse af den gennemførte organisationsændring, en optimering af de digitale muligheder i SD-Løn, en øget indsats i opkrævning med henblik på at reducere de samlede restancer hos SKAT, at øge kapaciteten til intern analysevirksomhed og ledelsesinformation, en øget brug af effektmåling mv. Økonomi Beløb i hele 1.000 kr. Prisniveau 2017. Forventet udgiftsreduktion 2017 2018 2019 2020 Mindreudgifter 431 431 431 431 Merindtægter 0 0 0 0 I alt 431 431 431 431 Opstarts-/implementeringsudgifter 2017 2018 2019 2020 Drift 0 0 0 0 Anlæg 0 0 0 0 I alt 0 0 0 0 Ren effektivisering Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Ja Behandles i Medudvalg Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Ingen. Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Ingen. Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Side 11
Ingen. Personalemæssige konsekvenser Reduktion svarende til 1 årsværk. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Forslaget har været drøftet på et møde i Økonomi og Løns MED-udvalg den 1.4.2016. Forslaget har efterfølgende været forelagt for og drøftet i den samlede stab på et internt personalemøde. Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Medarbejderne har drøftet forslaget d. 4. maj. Medarbejderne har svært ved at se, hvordan besparelsen står mål med de ønsker til ny drift og innovative løsninger, der fremgår af skemaet. Besparelsen er ikke nødvendigvis midlet til at blive mere effektiv! For at Økonomi og Løn kan understøtte organisationens behov om mere effektive måder at gøre tingene på, kræver det samlet set en styrket indsats fra medarbejdersiden. Medarbejderne ønsker stadig en attraktiv og dynamisk arbejdsplads, hvor der er et godt arbejdsmiljø og rum til kompetenceudvikling, hvilket man tvivler kan gå hånd i hånd med forslaget. Øvrige bemærkninger OE-forlsaget udgør 1,84 procent af Økonomi og Lønstabens budget til intern drift i 2017 og overslagsårene Side 12
Nummer 49 Projektnavn Flådeoptimering og sats for befordringsgodtgørelse Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion Aftaleenhed Stab Økonomi og Løn Område Omstilling & Effektivisering Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Dette forslag vedrører alene medlemmer af kommunalbestyrelsen og medarbejdere ansat i Faaborg-Midtfyn Kommune. Faaborg-Midtfyn Kommune har i efteråret 2015 en samlet bilflåde på 211 biler fordelt på 79 personbiler, 89 varebiler og 43 minibusser, busser og ladbiler. Af den samlede bilflåde er 45 % fra 2008 eller tidligere. De samlede udgifter på befordringsområdet udgør 19,6 mio. kr. i 2015. Heraf vedrører 12,9 mio. kr. befordringsgodtgørelse og 6,7 mio. kr. driftsomkostninger. Langt størstedelen af befordringsgodtgørelsen udbetales til høj sats. Ved at ændre den nuværende befordringsgodtgørelse fra høj til lav takst kan der opnås en årlig besparelse på 5,5 mio. kr. En Flådeanalyse udarbejdet i efteråret 2015 estimerer imidlertid et årligt besparelsespotentiale på netto 7,6 mio. kr. (efter to år) og en samtidig reduktion af den samlede CO2-udledning på ca. 30 pct. - vel og mærke uden en reduktion af satsen for befordringsgodtgørelsen. Herfra skal fratrækkes en vedtaget besparelse fra Budget 2016 på 1,0 mio. kr. inden for Sundhed og Omsorg i forbindelse med indkøb af ekstra biler til syge- og hjemmeplejen. Den samlede besparelse opnås ved fire forskellige indsatser. 1. Øget kørsel i kommunebiler til en estimeret udgift på 1,75 kr. pr. km. Til sammenligning udgør taksterne for befordringsgodtgørelse ved kørsel i egen bil henholdsvis 3,70 kr. (høj sats) og 2,05 kr. (lav sats) i 2015 PL. Anslået besparelse: Netto 3,0 mio. kr. (efter reduktion med 1 mio. kr. vedrørende Pleje og Omsorg). 2. Etablering af kompetencecenter til implementering af flådeledelses- og bookingprocesser, dataregistrering af bilflåden samt rapporteringssystemer for ledere i alle afdelinger. Estimeret besparelse på netto 0 kr. Anslået bruttobesparelse dækker investering og drift af flådeledelses- og bookingsystemer mv. 3. Biludskiftning efter totalomkostningsprincipper, herunder reduktion af service- og vedligeholdelsesudgifter. Anslået besparelse på netto 2,8 mio. kr. Besparelsen realiseres ved at udskifte til nye og bedre biler efter en udarbejdet udskiftningsplan. Provenuet dækker desuden udgifterne til udskiftningen, da udskiftningsplanen kan effektueres, så udgifterne til den løbende udskiftning holdes inden for besparelsespotentialet. Dvs. kommunen skal ikke ud og finde ekstra penge til udskiftningen af den ældre bilflåde. Det er dog en forudsætning, at de fremtidige anskaffelser baseres på leasingaftaler frem for kontant betaling. 4. Kapacitetsoptimering via brug af "puljebiler" (biler som en afdeling ikke bruger fuldt ud og som derfor stilles til rådighed for andre afdelinger), anvendelse af nyt bookingsystem og implementering af ruteplanlægningssystem. Anslået besparelse på netto 0,8 mio. kr. Endelig foreslås en reduktion af befordringsgodtgørelsen til lav takst. Hermed vil det samlede besparelsespotentiale stige med yderligere 500.000 kr. Således er der i flådeanalysen forudsat, at der fortsat køres 325.000 km. til høj takst. Samtidig vil incitamenterne til at bruge kommunale biler, digitale mødeformer etc. blive væsentligt større samtidig med, at risikoen for at besparelsen ikke udmøntes fuldt ud bliver mindre. Herefter udgør den samlede estimerede besparelse 7,1 mio. kr. årligt. Besparelsen foreslås udmøntet successivt over tre år. Det skal afslutningsvis bemærkes, at der i 2016 vil blive leaset 77 nye gasbiler til hjemme- og sygeplejen. Dels for at stille flere biler til rådighed og dermed reducere behovet for privat kørsel, dels for at udskifte ældre og uøkonomiske biler. Derved er dele af anbefalingerne i befordringsgodtgørelsen reelt implementeret, hvilket givet er godt afsæt for at udmønte den foreslåede besparelse. Den årlige besparelse vil kunne stige yderligere ved øget brug af nye digitale mødeformer, hvorved det samlede befordringsbehov reduceres. Der udarbejdes til Budget 2017 et særskilt forslag til omstilling og effektivisering ved øget brug af digitale mødeformer blandt medarbejderne. Dette forslag suppleres med et forslag til omstilling og effektivisering til Budget 2018, der beskriver et muligt effektiviseringspotentiale ved øget brug af digitale mødeformer og ny velfærdsteknologi i mødet med borgerne. Økonomi Side 13
Beløb i hele 1.000 kr. Prisniveau 2017. Forventet udgiftsreduktion 2017 2018 2019 2020 Mindreudgifter 4.170 6.170 7.770 7.770 Merindtægter 0 0 0 0 I alt 4.170 6.170 7.770 7.770 Opstarts-/implementeringsudgifter 2017 2018 2019 2020 Drift 670 670 670 670 Anlæg 0 0 0 0 I alt 670 670 670 670 Ren effektivisering Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Der estimeres en årlig driftsbesparelse på netto 3,5 mio. kr. i 2017, netto 5,5 mio. kr. i 2018 og netto 7,1 mio. kr. i efterfølgende år. Den opgjorte besparelse i de enkelte år er baseret på konklusionerne fra flådeanalysen. Her estimeres et årligt effektiviseringspotentiale på brutto 8,27 mio. kr., hvoraf de 670.000 kr. anvendes til køb og drift af nyt flådeledelsessystem mv. Dvs. netto 7,6 mio. kr. Heraf fratrækkes allerede indregnet besparelse på 1,0 mio. kr, under Sundhed og omsorg. Besparelsen udgør herefter netto 6,6 mio. kr. Endelig indregnes en yderligere reduktion på 0,5 mio. kr., svarende til en ændring af befordringssatsen fra høj til lav sats, jf. projektbeskrivelsen. Ud fra et forsigtighedsprincip og set i forhold til projektets omfang og kompleksitet, er der alene medtaget en nettodriftsbesparelse i 2017 på 3,5 mio. kr., svarende til ca. halvdelen af det skønnede rationale. Den fulde besparelse forventes at kunne realiseres fra og med 2019. En reduktion af satsen for befordringsgodtgørelse vil være med til at sikre en hensigtsmæssig incitamentstruktur i forhold til brugen af kommunale biler, digitale mødeformer etc. Samtidig reduceres risikoen for, at den fulde besparelse ikke udmøntes fuldt ud. Der afregnes allerede i dag befordringsgodtgørelse til lav takst i forbindelse med kurser, ligesom der udbetales lav takst for antal kilometer over 20.000 pr. medarbejder pr. år. Hvis kørsel til den høje takst fastholdes, vil besparelsespotentialet blive reduceret til netto 6,6 mio. kr. årligt. Afslutningsvis bemærkes, at den konkrete udmøntning af besparelsen på bevillingsniveau vil ske med afsæt i aftaleområdernes hidtidige forbrug til befordring. Det endelige forslag til udmøntning sendes til høring blandt aftaleholderne forud for behandling i koncernledelsen og efterfølgende godkendelse i Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. Ja Behandles i Hovedudvalg Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Forslaget understøtter intentionerne i den strategiske energiplan og Faaborg-Midtfyn Kommunes klimastrategi. Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Ingen. Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Forslaget vil berøre et stort antal medarbejdere bredt i organisationen. For at sikre en optimal udnyttelse af bilparken skal de enkelte afdelinger være opmærksomme på, at biler skal kunne deles mellem fagområder (de såkaldte puljebiler). Personalemæssige konsekvenser Medarbejdernes kørsel i egen bil vil blive mærkbart reduceret. Der vil samtidig være situationer (morgen/eftermiddag), hvor medarbejderne ikke kan køre direkte mellem bopæl og mødested. Ulemperne herved søges reduceret ved en optimeret flådestyring og flere afhentningssteder. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Side 14
Forslaget berører et stort antal medarbejdere på tværs af aftaleområder og har derfor været forelagt Hovedudvalget. I forlængelse heraf vil der blive nedsat en Sparringsgruppe under Hovedudvalget, der skal være med til at sikre en optimal udmøntning af forslaget. Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Hovedudvalget har behandlet forslaget og bemærker følgende: Medarbejdersiden vil ikke acceptere en reduktion af befordringstakst i forbindelse med brugen af egen bil i arbejdstiden, idet det vil være en udgift for de ansatte. Der er i mange stillinger på tværs i kommunen, hvor det forventes, at man stiller bil til rådighed. De ansatte vil have et økonomisk tab i forhold til slid på bil samt udgifter til service, brændstof mm. Den høje kilometertakst er netop lavet til, at sikre at brugen af egen bil er udgiftsneutral for den medarbejder, som stiller egen bil til rådighed i arbejdstiden. Dette vil have en betydning for fremtidig rekruttering af kvalificeret arbejdskraft til kommunen. Forslaget hænger ikke sammen med en udviklingsstrategi og en intention om borgernær service, hvor kommunen skal være til rådighed for borgere såvel som virksomheder. Medarbejdersiden er bevidst om, at der vil ske et større indkøb af biler, men dette vil ikke kunne dække det behov for kørsel som der er i kommunen. Ligeledes vil dette gøre arbejdet med borgere såvel som virksomheder mindre fleksibelt, og man vil være afhængig af kommunale biler når der skal planlægges besøg. Såfremt den høje befordrings takst fastholdes anerkender medarbejdersiden forslaget i forhold til indkøb af nye og miljøvenlige biler. Øvrige bemærkninger Forslaget skal ses i sammenhæng med forslag om indførelse af nye digitale mødeformer. Der skal tages stilling til placering af kompetencecenter til implementering og drift af nyt flådeledelsessystem mv. Det foreslås, at opgaven forankres i Økonomi og Løn, idet staben i forvejen varetager opgaver på den del af befordringsområdet der vedrører "anden befordring". Samtidig har Økonomi og Løn erfaring med implementering af systemer og opsætning af ledelsesinformation mv. Opgaven omkring udbudsmateriale (operationel leasing) og valg af bilmodeller mv. skal koordineres med FællesIndkøb Fyn, Klimasekretariatet og relevante aftaleholdere. Endeligt skal der vedtages en befordringspolitik. OE-forlsagets bruttobesparelse udgør i 2017 32,3 procent, i 2018 47,8 procent og 60,23 procent i 2019 og 2020 af den samlede udgift til befordringsområdet. Side 15
Nummer 50 Projektnavn Omstilling & Effektivisering OE som følge af ny administrativ organisation - Reduktion af administrativt personale i Sundhed og Omsorg Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion Aftaleenhed Center for Sundhed og Omsorg Område Øvrige områder Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Gennem sammenlægningen af Pleje og Omsorg og Sundhed og Handicap til ét fagcenter Sundhed og Omsorg er der skabt et rationelle gennem et mindre behov for ledelseskraft, hvorfor budgettet kan reduceres svarende til én lederstilling. Samtidig giver sammenlægningen bedre mulighed for udnyttelse af konsulentressourcerne, hvorfor Sundhed og Omsorg foreslår, at der nedlægges 2 konsulentstillinger begrundet i at opgaverne fremover skal løses mere decentralt. Økonomi Beløb i hele 1.000 kr. Prisniveau 2017. Forventet udgiftsreduktion 2017 2018 2019 2020 Mindreudgifter 1.850 1.850 1.850 1.850 Merindtægter 0 0 0 0 I alt 1.850 1.850 1.850 1.850 Opstarts-/implementeringsudgifter 2017 2018 2019 2020 Drift 0 0 0 0 Anlæg 0 0 0 0 I alt 0 0 0 0 Ren effektivisering Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag En lederstilling 700.000 kr. To konsulentstillinger 1.150.000 kr. Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Reduktionen med de tre administrative stillinger reducerer samtidigt centrets muligheder for at deltage i tværgående projekter - herunder på området for velfærdsteknologiske løsninger. I forhold til ledertillingen kompenseres reduktionen gennem et øget samarbejde med Økonomi og Løn. Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Umiddelbart ingen. Ja Behandles i Medudvalg Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Med reduktionen kan Sundhed og Omsorg ikke løfte det tværgående arbejde i organisationen omkring velfærdsteknologiske hjælpemidler, ligesom reduktionen kræver en særlig opmærksomhed fra Økonomi og Løn omkring budget og regnskab. Personalemæssige konsekvenser Side 16
Lederstillingen er reduceret gennem naturlig afgang, hvor vakant stilling ikke genopslås. Nedlæggelse af konsulentstillingerne skal ses i et tæt samspil med organisationsændringen på hjemme- og sygeplejeområdet. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Forslaget har været behandlet i Fagcenter Sundhed og Omsorgs MED-udvalg d. 25. april. Forslaget har været behandlet i Ældreområdernes MED-udvalg d. 10. maj. Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Center for Sundhed og Omsorg: Det svækker centrets mulighed for at have samme overordnede fokus på de velfærdsteknologiske muligheder på tværs i kommunen med involvering af andre fagcentre. Ældreområderne: Vi har en bekymring for at der kommer til at mangle konsulentbistand til understøtning af nye projekter, velfærdsteknologi og de sundhedsfaglige udviklingstiltag. Øvrige bemærkninger Lønbudget til ledelse reduceres med 18 pct. og lønbudget til konsulenter reduceres med 25 pct. Side 17