Notat Emne: Orientering UEFA U21-EM 2011 Aarhus Til: Kulturudvalgsmøde Kopi til: Send kopi til 9. Maj 2010 Århus Kommune Kultur og Borgerservice 1. Resume Arbejdet med planlægning, gennemførelse og aktiveringen af værtskabet til UEFA U21-EM i Danmark 12.-25. juni 2011 er i fuld gang, og hensigten med dette notat er at orientere om status for det nedsatte EM-sekretariat i Århus. Succeskriteriet for EM-sekretariatet er at sikre flest mulige tilskuere på stadion til kampene i Århus, at aktivere og synliggøre værtskabet så EM bliver en by-event, som århusianerne tager ejerskab til, samt udnytte værtskabet til at brande Århus optimalt nationalt- og internationalt. EM-sekretariatet arbejder i øjeblikket sammen med DBU og de øvrige værtsbyer med planlægning og gennemførsel af en række aktiviteter, der skal understøtte og brande eventen. Desuden er en fælles kommunikations- og promotionplan under udarbejdelse. Sideløbende arbejdes der med at opbygge organisationen i Århus, så vi kan matche forventningerne fra UEFA/DBU og leve op til kravene i de indgående aftaler. Sport Aarhus Events Stadion Allé 70 8000 Århus C Sagsnummer Journalnummer Sagsbehandler Peter Vestergaard Telefon 8940 4825 Direkte telefon Telefax 8940 4823 E-post sport-events@aarhus.dk E-post direkte peve@aarhus.dk www.sport-aarhus-events.dk EM-sekretariatet har taget/vil i de kommende uger tage kontakt til alle relevante samarbejdspartnere i Kultur og Borgerservice, i de øvrige magistratsafdelinger samt VisitAarhus for at afdække mulighederne for samarbejder og fælles synergier i forbindelse med eventen. Medio juni forventes det, at det endelige budget mellem UEFA og DBU vil være forhandlet på plads, og at DBU har indgået den endelige aftale omkring økonomien med Atletion, så vi kender de afledte effekter på EM-sekretariatets budget fra de to aftaler. Herefter kan udarbejdes et mere detaljeret lokalt budget.
2. Baggrund EM-slutunden i Danmark får deltagelse af otte nationer, og Danmark er som vært født deltager. 53 lande spiller frem til august 2010 en kvalifikationsturnering i 10 puljer. De 10 puljevindere og de fire bedste to ere mødes i play off-kampe i september/oktober om de syv pladser i Danmark, og der er lodtrækning til slutrunden 9. november i Aalborg. Først på dette tidspunkt kendes hvilke nationer, der skal spille i Århus, og nationerne vil herefter vælge hotel og træningsanlæg. Der afvikles fire kampe i Århus. Det er tre indledende kampe heraf en af Danmarks samt finalen. UEFA får hovedkvarter for slutrunden med 80 medarbejdere i Århus i hele juni 2011. Der udarbejdes en kommunikationsplan for bedst muligt at udbrede kendskabet til EM blandt andet gennem etablering af egen hjemmeside for turneringen med undersider for hver enkelt værtsby. DBU forhandler i øjeblikket om indgåelse af mediepartnerskab og tv-aftale. EM-sekretariatet i Århus bistår DBU i disse forhandlinger. UEFA vil benytte denne slutrunde til at afprøve nye standarder for tvdækningen af fodbold bl.a. gennem 3-D visning. En promotionplan er under udarbejdelse. Dele af denne vil være fælles for de 4 byer, bl.a. layout, andre dele vil være særskilte for den enkelte by. Især vedr. city dressing vil der være forskel på omfang og emner. Det er EM-sekretariatets opgave, i overensstemmelse med det fastlagte grundlag i den netop byrådsgodkendte indstilling vedr. organisering, at sikre at EM-slutrunden er med til at sætte en ny dagsorden vedr. citydressing/promotion i Århus. Den vedtagne indstilling giver et rigtigt godt grundlag for at leve op til denne intention. EM-sekretariatet i Århus lægger stor vægt på en omfattende og målrettet brug af sociale medier for at sikre optimal kommunikation og markedsføring af EM-slutrunden op til turneringen til den primære målgruppe, der er mænd mellem 15 og 35 år (sekundære målgrupper er familier med børn samt fodboldfans generelt), og vi forsøger konstant aktiv at præge den meget traditionelt orienterede organisation i DBU og UEFA i denne retning. De sociale medier bør ligeledes være et særdeles aktivt redskab til at kommunikere og markedsføre Århus og EM under selve aktiviteten bl.a. omkring fanzonen, og på disse område vil det være ønskværdigt, at VisitAarhus også vil påtage sig en aktiv rolle. Side 2 af 9
Det forventes, at der skal rekrutteres 1000 frivillige til at gennemføre EM heraf 250-300 i Århus. Der er endnu ikke taget stilling til rekrutteringsmodellen, men det vil blandt andet ske gennem turneringens hjemmeside. Det er EM-sekretariatets ambition, at Århus kan bruge EM som et springbræt til at rekruttere, uddanne og fastholde et frivillig-korps, der efterfølgende kan aktiveres ved andre events. UEFA gennemførte i tre dage i marts Site Visit 1 i Danmark og udtrykte stor tilfredshed med arbejdet omkring planlægningen af slutrunden i Århus generelt og på Atletion. Den lokale organisation har ifølge UE- FA aldrig tidligere været så langt fremme i processen, som det er tilfældet i Århus og Danmark på nuværende tidspunkt. 3. Aktivering af værtskabet Der planlægges en række aktiviteter/events for at synliggøre og aktivere værtskabet for EM. Fælles aktiviteter for de fire værtsbyer: Event innovation. Århus, Herning og Viborg kommuner samt region Midt står bag dette projekt, som skal udnytte EM som platform for lokale virksomheder til at udvikle nye produkter og tjenester. Der blev 15. april afviklet en erhvervskonference i Viborg med det formål at identificere interesserede virksomheder, uddannelsesinstitutioner og forskere, der vil indgå i en sådan proces. Målsætningen er at skabe innovative tiltag i lokale virksomheder, udnytte det store mediepotentiale under turneringen og understøtte markedsføringen af turneringen. Motion i arbejdstiden 2010 og 2011. Der gennemføres en fodboldturnering i Århus (med tilbud til øvrige værtsbyer) rettet mod virksomheder og organisationer med JBU som praktisk arrangør. Turneringen vil i 2011 blive koblet med tilbud om at komme på stadion til EM-kampene. Målsætningen er at skaffe flere tilskuere og øge kendskabsgraden til turneringen samt understøtte motionsaktiviteter. Undervisningsmateriale til skoler. Aktiv Rundt fra Syddansk Universitet udarbejder i samarbejde med DBU undervisningsmateriale med udgangspunkt i EM-slutrunden til brug i skolerne. EM-sekretariatet har aftalt møde med Børn & Unge, og Aktiv Rundt tilbyder at præsentere projektet for Børn & Unge i løbet af maj. Arbejdet sker i samspil med kommunens nye motionskoordinator, der også medvirker i de planlagte motionstiltag. Målsætningen er at skabe opmærksomhed omkring EM og Side 3 af 9
gøre flere børn og deres forældre interesserede i at møde op til kampene som tilskuere. Skoleturnering. Der arbejdes på at etablere en fælles skolefodbold-turnering i de fire værtsbyer, og turneringen kobles med aktiviteter op til EM-kampene. Der er nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra de fire værtsbyer og DBU for at udarbejde et koncept for turneringen og koble skolekampene til EM evt. gennem særlige aktiviteter for deltagerne før en eller flere EM-kampe. Dette vil i Århus ske i et samspil med Børn & Unge og motionskoordinatoren. Målsætningen er at skabe nye motion- og sundhedsaktiviteter samt skaffe flere tilskuere på stadion. Trophy Tour. Der gennemføres et stafet-motionsløb mellem værtsbyerne, hvor EM-pokalen bringes fra by til by. Viborg står for projektet. I Århus vil motionskoordinatoren være inddraget. Målsætningen er at skabe synlighed omkring EM samt understøtte motion. Specielt for Århus: Fanzone. Der etableres i forbindelse med EM en fanzone i Århus midtby på Bispetorv med musik, fodboldaktiviteter, anden underholdning, kulturelle indslag, storskærm og catering. Det er intentionen at aktivere UEFA/DBUs sponsorer. Fanzonen vil være åben hver dag og aften under EM. Det undersøges, hvad der kan skabes af fælles synergier omkring fanzonerne i værtsbyerne. Talent kan være nøgleordet for aktiviteterne i fanzonen med aktører som f.eks. Musikskolen, Gøglerskolen, Kulturhus Århus, det rytmiske vækstlag etc. Det etableredes fan-walk og gerne offentlig transport fra fanzonen til stadion på kampdage. Målsætningen er at skabe en by-event for både fodboldinteresserede og ikke-interesserede, som sikrer borgere og turister positive oplevelser samt stimulerer tilskuerinteressen. Desuden vil fanzonen være en platform for lokale talenter indenfor de nævnte områder. Sculpture by the Sea. I den indgåede host-city agreement lægger UEFA vægt på samspillet mellem sportseventen og en eller flere kulturelle begivenheder. 2011`s altoverskyggende kulturelle begivenhed, Sculpture by the Sea, der forventes afviklet delvist på samme tidspunkt som EM-slutrunden, vil give mange muligheder for at aktivere synergierne mellem de 2 events. Alene de mange forventede journalister og fotografer til turneringen vil med kunstudstillingen og dens fysiske placering få spektakulære foto-muligheder til illustration til de forhåbentlig Side 4 af 9
mange interview-artikler, der udover de mange kampreferater, forventes produceret under turneringen. En dækning, der især vil kunne bidrage til øgede udenlandske besøg til udstillingen i de kommende år, men som måske kan bidrage til en reason to go allerede i 2011. Og den nationale pressedækning vil utvivlsomt understøtte øget besøg til begge begivenheder. Sekretariatet vil i samarbejde med arrangørerne bag ved Sculpture by the Sea afdække hvilke muligheder der vil blive for i fællesskab at synliggøre begge begivenheder ind i hinanden. Aktivering af fodboldklubber og andre idrætsforeninger. EM-sekretariatet vil i samspil med JBU, Århus Fodbold Forum og Idrætssamvirket gennemføre tiltag og aktiviteter for områdets fodboldklubber og andre idrætsforeninger. Der har allerede været afholdt de første møder i denne proces. Målsætningen er at udnytte EM til at tiltrække flere børn og unge til idrætsforeninger samt at styrke grundlaget for at tiltrække publikum på stadion. Verdensbilleder 2010 og 2011. I forbindelse med dette års Verdensbilleder 4. juni vil vi i samarbejde med JBU markedsføre EM på Strøget med fodboldaktiviteter og uddeling af informationsmateriale. I forhold til verdensbilleder 2011 er vi i dialog med Cityforeningens direktør, Claus Bech, om mulighederne for tiltag omkring EM. Målsætningen er at øge kendskabsgraden til EM og markedsføre arrangementet. Fodboldkonference. I samarbejde med Aarhus Universitet Institut for Idræt, Idrættens Analyseinstitut, Den journalistiske efteruddannelse Update og Play the Game planlægges en fodboldkonference 20.-21. juni 2011 under slutrunden. Målgruppen er journalister (der var 750 akkrediterede ved sidste EM), organisationer, kommuner, forskere, trænere og fodboldledere. Indhold er a) fodbold og sundhed, b) fodbold og økonomi c) den perfekte fodboldspiller d) eventbaseret innovation. Konferencen vil finde sted på Aarhus Universitet. Målsætningen er at være med til at brande Århus som vidensby og skabe ekstra national- og international medieomtale. Konferencen kan også være med til at tiltrække interesserede fra ind - og udland, som samtidig vil benytte lejligheden til at overvære EM-kampe på stadion. Aktiviteter for tilrejsende journalister. Der arbejdes på en række specielle tiltag rettet mod tilrejsende journalister for a) Side 5 af 9
at øge kendskabsgraden til byen og områdets seværdigheder, turismemuligheder, kulturliv, erhvervsliv og uddannelsesinstitutioner b) give tilbud til journalisterne om motion f.eks. mountainbike- og løberuter i skovene, adgang til svømmehaller etc. c) give tilbud om sund kost under turneringen. Målsætningen er at skaffe så meget positiv omtale af Århus og byens muligheder som overhovedet muligt i internationale- og nationale medier. U-21 landskamp. Århus er vært for en U-21 landskamp fredag 3. september 2010 kl. 13 mod Litauen. Århus Kommune inviterer ved denne lejlighed gennem B&U alle skoleelever gratis til fodbold, og der vil i forbindelse med kampen blive afviklet en række fodboldaktiviteter og andre tiltag så som fodboldsminkning udenfor stadion. Målsætningen er at øge kendskabet til U-21 landsholdet og EM-slutrunden. EM-sekretariatet vil i de kommende måneder arbejde videre med at afdække hvilke yderligere tiltag til aktivering af eventen, vi kan gennemføre i Århus, og vi er meget lydhøre overfor ideer og tiltag, der kan understøtte og udnytte værtskabet af eventen fra kommunale eller andre interessenter. 4. Tiltrække publikum til Aarhus Stadium Succesgraden for værtskabet i Århus målt af DBU/UEFA vil i høj grad afhænge af evnen til at tiltrække publikum til kampene på Aarhus Stadium. Det er i denne forbindelse en udfordring, at vi først 9. november kender, hvem der skal spille i Århus, og mulighederne for succes vil i meget høj grad være afhængig af, hvilke nationer der kommer til at spille i Århus. En kamp mellem Tyskland og England vil således være væsentlig mere attraktiv end Hviderusland mod Wales. EM-sekretariatet vil iværksætte en række ekstraordinære tiltag for at tiltrække tilskuere: Ovennævnte aktiviteter Aktiv brug af sociale medier og hjemmesider City dressing og øvrig promotion der sætter nye standarder Fodboldturisme-tiltag nationalt og internationalt Billetpakker målrettet særlige grupper f.eks. idrætsforeninger, studerende, erhvervsvirksomheder, børnefamilier etc. Kontakt til venskabsforeninger, etniske foreninger, konsulater og ambassader fra deltagerlandene Side 6 af 9
EM-ambassadører i samtlige landets fodboldklubber EM-sekretariatet vil i de kommende måneder sammen med UEFA, DBU og de øvrige værtsbyer arbejde på at udvikle yderligere tiltag, der kan understøtte billetsalg. 5. Organisering Der er nedsat et Præsidium for UEFA U21-EM bestående af DBUs formand og generalsekretær samt repræsentanter for værtsbyerne. For Århus deltager borgmester Nicolai Wammen, rådmand Marc Perera Christensen, Kultur og Borgerservice, stadsdirektør Niels Højberg og direktør Kirsten Jørgensen, Kultur og Borgerservice. Det første møde afholdes 27. maj i Aalborg i forbindelse med A-landskampen Danmark-Senegal. Der forventes afholdt yderligere to møder i 2010 i forbindelse med play off-draw 10. september i Herning og final-draw 9. november i Aalborg. DBU og værtsbyerne har nedsat et projektleder-forum, som mødes løbende for at koordinere planlægning og afviklingen af eventen. Under projektledergruppen er nedsat en række domain-grupper med repræsentanter fra DBU og værtsbyerne. Det er indtil videre (bliver løbende udvidet): Kommunikation Promotion & events Stadion-anlæg Billetsalg Transport Den eksisterende styregruppe for turisme og store events udgør den tværmagistratslige styregruppe i Århus. Det første møde i styregruppen med EM på dagsordenen afholdes 8. juni. Der blev 5.-6. maj afholdt et seminar for ledergruppen i Kultur & Borgerservice, hvor U-21 EM var case. EM-sekretariatet oplevede en fantastisk opbakning til projektet. Det rakte lige fra inspirerende ideer til konkrete tilbud om arbejdskraft til forberedelser og afvikling af slutrunden og de understøttende aktiviteter. Der bliver i de kommende måneder arbejdet videre med inputtet fra lederkonferencen. EM-sekretariatet nedsætter/har nedsat en række projektgrupper i samarbejde med de relevante magistratsafdelinger samt Århus Elite og VisitAarhus. Det er: Kommunikation og markedsføring. Gruppeleder Michael Jaap. Side 7 af 9
Opvisningsanlæg. Gruppeleder Peter Kjærgård. Træningsanlæg. Gruppeleder Palle Konnerup. Fanzone. Gruppeleder Niels Jakob Sennels. Specialprojekter. Gruppeleder Mariann Vinding. Aktivering/Events. Gruppeleder Peter Vestergaard. Børne-unge samt sundhed og integrationstiltag. Frivillige. Transport/logistik. Der er i øjeblikket ved at blive udarbejdet arbejdsbeskrivelser og tidsplan for de enkelte grupper. Det planlægges at danne en arbejdsgruppe af praktikere med repræsentanter fra U-21 og en række andre events som for eksempel Sculpture by the Sea for at udnytte mulige synergier. UEFA/DBU udarbejder i disse uger en række project charters med beskrivelse af opgaver, ansvar, kritiske målepunkter og succesfaktorer for hvert enkelt arbejdsområde. Forventninger til Århus og de øvrige værtsbyer er omfattende, som det kan illustreres af de beskrevne antal arbejdsdage til vores organisation: Project Responsible 430 Project Assistant 176 Promotion & Marketing 103 Media Operation & Communication 176 Press Officer Stadium 44 Fanzone Manager 88 Fanzone Assistant 22 Logistics Manager 23 Venue operation, overall stadium manager 66 Security Manager 34 Ticketing Manager 42 Accreditation Manager 38 Hospitality Manager 38 Floor Manager 16 Youth Programme Manager 20 Volunteers Manager 30 Training Center Manager 30 Office back up finance 20 Totalt 1416 arbejdsdage En række af opgaverne kan løses eller er allerede løst af den eksisterende organisation i Kultur & Borgerservice/Sport Aarhus Events/EMsekretariatet, andre magistrater samt Atletion. Resten skal løses gen- Side 8 af 9
nem tilkøb/frikøb af arbejdskraft og udgifterne til dette forventes at kunne dækkes af det eksisterende budget. 6. Økonomi Århus Kommune har afsat 4,656 mio. kroner til projektsekretariat, afvikling og markedsføring af EM 2011. Peter Vestergaard Side 9 af 9