Inspiration til den gode mentor/mentee relation. Der er nogle få enkle regler, det er smart at overholde i en mentor/mentee relation. Her er de vigtigste: 1. Mentee er hovedperson Mentee er ansvarlig for at der er en dagsorden til møderne og for at omsætte den opnåede læring til egen hverdag. 2. Mentor har ansvaret for at sætte tid af til møderne med mentee. Mentor afgør selv, om han/hun kan være til rådighed mellem møderne. 3. Der udarbejdes en kontrakt på det første møde. Kontrakten sikrer at forventningerne mellem mentor og mentee er afklarede. 4. Mentorrelationen fokuserer på mentees job/karriere. Udviklingen øges jo mere mentee evner at fokusere på formålet med mentorrelationen 5. Samarbejdet bygger på gensidig fortrolighed. Fortrolighed i samtalerne er en forudsætning for at mentoring virker. 6. Samarbejdet løber over max. 1 år fra match Samarbejdet kan sluttes før, hvis mentee føler at behovet er opfyldt. Og så er der en række retningslinier I kan støtte jer til undervejs: Det vigtigste er at komme godt i gang. Forudsætningen for et vellykket mentorforhold er, at parterne kender hinandens forventninger og bliver enige om en form, der passer begge. På det første møde vil det derfor være vigtigt at starte med at lave en: Kontrakt Kontrakten sætter en retning for og form på forløbet. Kontrakten skal indeholde målsætning og vilkår for relationen: Målsætning Vilkår Beskriv, hvilket mål mentee har med mentorrelationen. Hvilke konkrete udfordringer skal mentormøderne omhandle? Beskriv mødernes hyppighed og varighed. Og ikke mindst om der er noget, der 1
kan aflyse møderne. (I skal allerede ved mentorrelationens indgåelse fortælle, om der kan forekomme opgaver, som skal prioriteres højere end mentormøderne.) En kontrakt er et arbejdspapir, I kan vende tilbage til for at tjekke, om I stadig er på rette kurs. Nedenstående spørgsmål kan bruges som en hjælp til at afklare kontraktens indhold: Spørgsmål til mentor/mentee-kontrakten 1. Hvad beder mentee om hjælp eller støtte til? (implicit/eksplicit)? 2. Hvad håber mentee, hjælpen vil medføre? 3. Hvilken form for hjælp kan/vil mentor yde? Praktisk hjælp? 4. Hvad håber mentor hjælpen vil medføre for mentee? For mentor selv? 5. Hvordan evalueres mentormøderne undervejs, og hvordan tales om udbyttet? 6. Hvordan kan et fortrolighedssløfte lyde? 7. Hvordan aftales ændringsbetingelser? På side 7 er en skabelon til en kontrakt. Det gode mentormøde Det gode møde starter allerede inden mødet, nemlig ved at mentee forbereder sig til mødet. Vi har vedhæftet et forslag til, hvordan mentee kan forberede sig (side 6). Mentorer oplever det som en god ide at forberede sig ved at sætte tid af inden mødet til at komme ned i omdrejninger. Det er mentors ansvar at holde mentee på sporet, men mentee kan have så meget på hjerte, at det kan være svært at holde tungen lige i munden. Nogle gange kan det naturligvis være hjælpsomt at lade mentee læsse af, men mentor må ikke fungere som lynafleder. Hvis mentee bruger mødet til at komme af med frustrationer, vil der ikke ske en forandring med mentee, men en fastholdelse. Sørg altid for at spørge mentee, om der er kommet det ud af mødet, han/hun har forventet. Tal om jeres samtale, så I er sikre på, at den hele tiden holdes i form. Mentor bør også med jævne mellemrum tjekke, om I holder jer på sporet i forhold til kontrakten. Der er et forslag til hvordan I kan evaluere møderne på side 8. Det frugtbare møde har som regel en fast dagsorden. Den kan f.eks. se således ud: 1. Hvad er sket siden sidst? 2. Enighed om mødets formål 3. Udforskning af emnerne ud fra mentees perspektiv 4. Opstilling af handlemuligheder 5. Opsummering 6. Nyt møde. 1. Hvad er sket siden sidst? 2
Mentor skal sørge for, at mentee føler sig ligeværdig med mentor. Det kan f.eks. gøres helt enkelt ved at mentor er åben om egen jobsituation og egne svage punkter. Brug ikke for lang tid på denne del af mødet. 2. Enighed om mødets formål Det allervigtigste ved mentormødet er, at mentee har forberedt sig på, hvad mødet skal handle om. Mentee sender en dagsorden til mentor senest et par dage inden mødet. Inden I går i gang med mødet afklarer I den præcise dagsorden. Tal om, hvad der er realistisk, og hvad I vil stræbe efter på mødet. Bliv enige om hvornår I slutter. 3. Udforskning af emnerne ud fra mentees perspektiv Når I ved, hvad mødet skal handle om, går mentor i gang med at udforske mentees dilemma ved at Tydeliggøre: Mentor trækker de væsentlige træk i mentees fortælling frem og spørger ind til uklarheder. Udfordre antagelser: Sæt spørgsmålstegn ved de fastlåste holdninger, mentee har. Spørg f.eks.: Hvordan kunne man ellers se på dilemmaet? Hvordan ser din vigtigste samarbejdspartner (kollega, ven, modpart) på dilemmaet? Trække på erfaringer: Brug erfaringer fra lignende situationer i dit eget arbejdsliv. Fortæl, hvordan du løste dine dilemmaer, men vær opmærksom på, at denne løsning ikke nødvendigvis er den rette for mentee. 4. Opstilling af handlemuligheder Når I har talt om emnet et stykke tid, vil nogle handlemuligheder muligvis have vist sig. Mentee har brug for, at du som mentor Motiverer: Find ud af, hvad der skal til, for at mentee får lyst, energi og vilje til at handle. Understøt mentees motivation, også selvom du selv ville have handlet anderledes. Det er mentee, der skal handle, ikke dig. Derfor skal han selv have fuldt ansvar for situationen. Støtter: Når mentee har valgt en strategi, skal du hjælpe med at finde gode grunde til at gennemføre den. Hjælper til at planlægge første skridt: Alle handlinger starter med det første skridt, og dette kan nogle gange være det sværeste at tage. Hjælp med at finde ud af, i hvilken retning dette skridt skal tages. Sætter milepæle: Sørg for, at mentee har nogle heller indimellem, så han kan måle, om han er på rette vej. Hjælp med at opstille realistiske milepæle. 5. Opsummering Det er en god idé at lade mentee opsummere mødets pointer. Giv mentee mulighed for at sidde alene i fem minutter for at få ro til at notere, for det er mentees pointer, der er de væsentlige. Lad mentee nævne tre ting, han/hun vil arbejde med til næste gang, og lad ham/hende skrive emnerne ned, så I fastholder dem til næste møde. Senere er vist et skema til læring og evaluering, som kan tjene til inspiration for opsummering og fokus. 6. Nyt møde Inden I forlader hinanden, skal I sørge for at der er et nyt møde i kalenderen. Det 3
giver mentee en deadline for sit menteearbejde, og det sikrer, at I begge prioriterer mødet. Logbog Brug en logbog til fastholdelse af læring. Blot et notat fra hvert møde vil være en stor hjælp for mentor til at finde ud af, om, og evt. hvor tit, der er gentagelser i mentees reaktioner eller handlinger. At give råd Mange mentorer har en tendens til at give et godt råd inden mentees problematik er helt udfoldet. Det betyder at rådet enten ikke er så godt eller at mentee ikke er parat til at høre hvor godt rådet er. Her er et par gode råd til hvordan man kan undgå at give et godt råd for tidligt: Hjælp hinanden med at tåle pauser i samtalen. Hav et stykke papir hvor de gode råd kan skrives ned til senere brug Lad det gode råd være en fortælling fra mentors hverdag og spørg om det evt. kan inspirere mentee Tag i øvrigt inspiration af det kinesiske tegn for at lytte. Tegnet består af ører, øjne, hjerte, dig og udelt opmærksomhed - det vil sige at lytterens opmærksomhed udelukkende er hos den anden. Hvis et råd er på sin plads, så husk det er en gave. Når man som mentor har givet sin mentee et godt råd så er det mentees ejendom, og mentee må nu arbejde med at få tilpasset det gode råd til sin hverdag. Mødernes varighed og hyppighed Som hovedregel er det mentor, der sætter grænsen for mødernes længde, men i praksis sker det i et samarbejde mellem mentor og mentee. Det samme gælder, hvor tit møderne skal holdes. I starten vil der altid være lidt kortere tid mellem møderne: Man skal lære hinanden at kende, og der er som regel nogle akutte udviklingsbehov hos mentee. Efter få gange bliver mødefrekvensen for eksempel hver 5.-6. uge. Hvis vi skal citere statistikken: Møder der er ligger oftere end hver 4. uge bliver for overfladiske møder med mere end 12 ugers mellemrum, kommer til at miste momentum. Hvor afholdes møderne. Møderne holdes som udgangspunkt hos mentor. Dette af flere grunde: Turen til og fra mentor, plejer at være god refleksionstid for mentee og da mentor arbejder gratis, skal han/hun derfor have så lidt forstyrrelse i sin hverdag som muligt. Hvis mentor vil holde fast i denne praksis, er det helt i overensstemmelse med det, der er aftalt ved programmets start. Det skal dog nævnes, at statistikken ikke siger noget om at man får mindre ud af at mødes hos mentee eller mødes andre steder. Undgå dog offentlige steder, hvor I kan risikere at møde kolleger, forældre eller elever. Sørg for at mødestedet kan være uforstyrret. Det sidste gælder også og måske især - hvis I, for at mindske rejsetiden og efter et par indledende personlige møder, aftaler at mødes over telefon/skype,. Her et par netikette-regler : 4
Telefon/skype møder skal finde sted i lukkede rum, hvor der er så lidt omgivende støj som muligt. Støj afleder opmærksomhed for begge parter. Der hvor støjen opstår vil det være forstyrrende og i den anden ende af ledningen, hvor man ikke ved hvordan støjen, opstår vil det være afsporende og opmærksomhedskrævende. Telefonmøder, bør først finde sted, når I har mødt hinanden et par gange. Det er vigtigt lige at kende til hverandres mimik og gestik, så eventuelle småbemærkninger eller humor ikke blive misforstået. Mentee: fremsend en dagsorden før et telefonmøde. Det er altid en god ide at gøre men særlig vigtigt før et telefonmøde, fordi spontaneiteten er mindre i en telefon end på et personligt møde. Aftal at der aldrig er medhør på telefonen brug ørepropper fremfor medhør. Medhør giver både en ringere lyd, men øger også muligheden for at andre end den tilsigtede kan høre samtalen. På de næste sider finder I værktøjer, der måske kan være en hjælp til jeres mentorarbejde. Rigtig god fornøjelse! Lisa Ott Perspectiv 5
Mentees forberedelse til det første mentormøde 1. Hvad vil du have ud af dit mentorforløb? (beskriv i generelle termer) 2. Hvilken slags hjælp har du brug for lige nu? Fx: Afklare/ tydeliggøre personlige mål Vejledning Sparring Hjælp til handleplan 3. Hvad har du brug for at vide om din mentor? 4. Hvad vil du gerne have at din mentor ved om dig? 5. Hvad synes du der skal stå i mentorkontrakten? 6. Hvad kan du tilbyde din mentor? (fx. entusiasme, udfordring, åbenhed) 7. Hvordan vil du arbejde med fortrolighed i mentorrelationen? 8. Hvad er dine stærke sider? Hvad er dine største behov? 9. Hvilke emner vil du diskutere med det samme? Hvilke er vigtigst? 10. Hvilke eksempler kan du bruge for at illustrere de vigtigste emner? (Kilde David Clutterbuck) 6
Mentor/mentee kontrakt mellem og.. mentor mentee Aftales følgende målsætning: Opstart d.: Afsluttes: (Beskriv i højst 3 punkter, hvad jeres relation skal fokusere på) 1. 2. 3. Mentor/mentee relationen fungerer på følgende vilkår: (Her beskrives de vilkår relationen er underlagt f.eks. fortrolighed, mødehyppighed, hvem indkalder etc.) 1. 2. 3. underskrift dato mentor/mentee 7
Læring og evaluering - til brug på det enkelte møde Udfyldes af mentee: 1. Ved mødets start eller inden mødet: Hvad kan jeg særligt huske fra sidste møde? Målet fra sidste samtale: o Hvordan har jeg arbejdet med det? o Hvad gik godt? o Hvad har været vanskeligt? 2. Ved mødets afslutning: Brug få minutter til at udfylde nedenstående og vend tankerne men mentor inden I skilles. Hvad har været nyttigt i denne samtale? Hvad kunne jeg tænke mig at mentor gør mere af? Hvad vil jeg arbejde med til næste gang? Hvordan vil jeg kunne mærke at jeg gør fremskridt? Udfyldes af mentor: 1. ved mødets start eller inden mødet: Hvad kan jeg særligt huske fra sidste møde? Målet fra sidste samtale: 2. Ved mødets afslutning: Brug få minutter til at udfylde nedenstående og vend tankerne med mentee inden I skilles. Hvor har jeg især mærket interesse og energi hos mig selv? Hvilke lærepunkter er blevet tydelige for mig? Hvad er jeg blevet klogere på om mig selv på dette møde? 8