Brugervejledning for Focus Skatmester Administrationssystem for Odd Fellow Ordenen Den uafhængige Storloge for Kongeriget Danmark I.O.O.F.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 1.1 Generelt om Focus... 4 1.2 Generelle funktioner... 4 1.3 Brugervejledning... 5 1.4 Kort introduktion til regnskabsføring... 5 2. Åbningsbilledet i Focus... 9 3. Åbningsbillede for registreringer... 10 4. Regnskab... 12 5. Tag Focus regnskabssystem i brug... 13 6. Varer... 14 6.1 Opret ny vare (til brug for fakturering)... 14 6.2 Ændre i vare... 16 6.3 Slette vare... 16 6.4 Udskriv de oprettede varer... 17 7. Hovedbogskonti... 18 7.1 Opret ny konto... 18 7.2 Slette / ændre egne konti... 19 7.3 Opret / ændre budget... 20 7.4 Udskriv kontoplan... 20 8. Kontogrupper... 21 9. Linjer (regnskabsposter)... 21 10. Fakturering... 22 10.1 Faktura med én vare... 22 10.2 Send faktura pr. e-mail og bogfør... 27 10.3 Faktura med flere varer... 27 10.4 Kreditnota... 28 11. Fakturaoversigt... 31 11.1 Åbne fakturaer - oversigt... 31 11.2 Udskriv og bogfør faktura... 31 11.3 Bogførte fakturaer - oversigt... 31 11.4 Udskriv fakturajournal... 32 Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 2 af 63
11.5 Udskriv fakturakopier... 32 12. Fakturer alle medlemmer... 33 13. Åbningsbalance... 37 14. Registrering af bilag... 38 14.1 Registrering af nyt bilag... 38 14.2 Ændre i bilag... 40 14.3 Registrering af indbetaling fra medlem... 40 14.3.1 Registrering af delindbetaling... 42 14.4 Registrer flere indbetalinger på samme bilag... 43 15. Resultat / Balance... 45 16. Bilagsjournal... 47 17. Hovedbog... 48 18. Saldoliste... 49 19. Reskontro... 50 19.1 Åbne poster i reskontro... 50 20. Årsafslutning... 51 20.1 Procedure... 52 20.1.1 Udskriv Resultatoversigt - opret nyt bilag registrer og bogfør årets resultat.... 52 20.1.2 Regnskabs- og revisionspåtegning... 54 20.1.3 Eksempel på regnskabspåtegning... 57 20.1.4 Eksempel på revisionspåtegning... 58 20.1.5 Eksempel på påtegning af regnskab for ordensbygning... 58 20.1.6 Eksempel på revisionspåtegning - regnskab for ordensbygning... 59 20.1.7 Noter til årsrapport... 60 20.1.8 Udskriv årsregnskab... 62 20.1.9 Regnskab låses og sendes til D.D.S.S.... 63 Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 3 af 63
1. Indledning 1.1 Generelt om Focus Odd Fellow Ordenens administrations- og medlemssystem (herefter kaldet Focus) er bygget op i et system som hedder FocusNet. Systemet er 100 pct. web-baseret, og adgangen til systemet foregår via internettet. Denne vejledning er udarbejdet til brug for skatmestre, regnskabsførere og intendanter i henholdsvis loger, lejre og cantons. Der er lavet et tilsvarende system for sekretærer og skatmestermodulet henter al medlemsinformation fra sekretærmodulet. Distriktsdeputerede storsirer og overmestre har læseadgang. Systemet er udarbejdet til brug via Windows Internet Explorer. Ved brug af andre systemer kan det give problemer med at vise pdf-filer og andet, der generes af systemet. Brugervejledningen har til hensigt at vise hvorledes regnskabsoplysninger lægges ind i systemet. Vejledningen giver ingen oplæring i almindeligt regnskabsarbejde, men der er i dette kapitel givet nogle tips til skatmester om regnskabsføring. Det forudsættes, at skatmester har de nødvendige kundskaber om regnskabsføring til at kunne forstå brugervejledningens enkelte regnskabsbegreber. Focus skatmestersystem er et speciallavet regnskabssystem til brug for Odd Fellow Ordenen. Et system, hvor man bogfører bilag, fakturerer medlemmer, udarbejder forskellige rapporter og rapporterer årsregnskabet til Storlogen. Regnskabssystemet er ikke udarbejdet til brug for erhvervsmæssige aktiviteter, men det kan dog håndtere udlejning af selskabslokaler med videre i ordensbygninger. 1.2 Generelle funktioner For at bruge en funktion klikker du på den med venstre museknap. Hvis du er i et billede og skal tilbage eller til et andet billede eller en anden funktion går du til den funktion, du ønsker at bruge, ved at klikke på et af menupunkterne i venstre side af skærmen. Du kan også bruge (Alt+piletaster). Når du har indtastet nogle data, skal du gemme dem ved at trykke på Gem eller. Det er muligt at bogføre flere år samtidigt. Selvom du ikke er færdig med at bogføre år 200X kan du godt bogføre bilag for år 200X+1, men husk da at registrere rigtig dato på bilaget. Når du bruger funktionen udskriv, dannes der en pdf-fil på skærmen, så du kan se resultatet. Du kan herefter vælge, om du vil udskrive eller gemme dokumentet. Hvis du ikke arbejder i systemet et stykke tid, bliver du automatisk logget af, og du må logge dig ind igen for at fortsætte. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 4 af 63
Når du er færdig med indtastninger med videre, skal du logge dig ud ved at klikke på. Hvis der kommer vigtige systemændringer, vil de blive vist på. 1.3 Brugervejledning Hvis du ikke kan løse dit problem ved at læse i brugervejledningen, kan du rette henvendelse til Ordenskontoret på telefon 3311 2748 eller info@oddfellow.dk eller til en af følgende superbrugere: Broder Erik Villumsen distrikt 1, 2, 3 og 13 Tlf.: 48 27 90 96 / 40 20 69 44 (mobil) E-mail: erik.villumsen@privat.dk Broder Bjarne Friis-Hansen distrikt 4 og 5 Tlf.: 40 11 72 20 E-mail: bjarne.friis-hansen@mail123.dk Søster Edith Kjengaard distrikt 6, 7, 8 og 12 Tlf.: 20 85 14 90 / 27 80 11 45 E-mail: e.kjengaard@gmail.com Broder Harry Aamann distrikt 9, 10 og 11 Tlf.: 98 14 55 12 / 40 89 55 12 E-mail: harry@aamann.dk Hvis du har forslag til forbedringer/tips til brugervejledningen, så send dem til broder Storskatmester, så vi sammen kan få en så god brugervejledning som muligt. 1.4 Kort introduktion til regnskabsføring Det præciseres at denne brugervejledning kun dækker brugen af systemet og IKKE regnskabsmæssige spørgsmål. I dette kapitel er der imidlertid anført korte introduktioner til regnskabsmæssige begreber. Hvad er et regnskab? Et regnskab er en oversigt over indtægter og udgifter i en given periode samt en oversigt over værdier, egenkapital og gæld på et givet tidspunkt. Regnskabet består derfor af to hoveddele: resultatopgørelse balance Resultatopgørelsen skal vise alle logens indtægter og udgifter i en given periode, sædvanligvis et år, og viser således alle logens aktiviteter som i årets løb har en økonomisk konsekvens. Balancen viser alle aktiver (værdier), egenkapital, hensættelser samt gæld på et bestemt tidspunkt. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 5 af 63
Bemærk, at FOCUS skatmestersystem konsekvent anvender betegnelsen egenkapital som udgøres af forskellen mellem aktiver på den ene side og summen af hensættelser og gæld på den anden side. Kontoplan Kontoplanen anvendes til at systematisere de data, der lægges ind i regnskabet. Hver konto består af et 5-cifret kontonummer, et kontonavn, kontotype (resultat eller balance) samt en henvisning til hvilken linje kontoen henføres til i resultatopgørelsen eller balancen. Regnskaber og kontoplan i systemet: FOCUS skatmestersystem er designet med en fast kontoplan og et fast regnskab. I kontoplanen er der en række ledige kontonumre, som valgfrit kan tage i brug efter behov. Vær opmærksom på, at knytte en ny konto til den rigtige linje i regnskabet! Når man logger sig på systemet (se kapitel 3) får man adgang til regnskab og tilhørende kontoplan for logekassen. Broderlogerne får tillige adgang til regnskab og kontoplan for Enkefonden. Systemet indeholder derudover en række øvrige regnskaber med tilhørende kontoplaner, som kan tilvælges (aktiveres) efter behov. Disse tilvalgsregnskaber er følgende: Ordensbygning Udlejningsejendom (selvstændig ejendom, sommerhus og lignende) Restauration Fonde, legater og andre kasser For så vidt angår ordensbygninger er Odd Fellow Palæet i København, Nonnebakken i Odense, Varna i Aarhus samt ordensbygningen i Glostrup undtaget fra regnskabsføring i FOCUS. Det samme gælder andre ordensbygninger, der i forvejen har en velfungerende og professionel administration. Systemet kan håndtere ordensbygninger med såvel en som flere ejere. For ordensbygninger med flere ejere påhviler regnskabspligten den ældste broderloge medens de øvrige medejere skal optage sin egen resultat- og ejerandel i logekassens resultatopgørelse og balance. Standardkontoplanen indeholder kontonumre hertil (konto 10201 for overskudsandel, konto 10471 for underskudsandel samt konto 60061 for kapitalindestående i ordensbygning). For så vidt angår udlejningsejendomme kan systemet håndtere otte forskellige ejendomme. For så vidt angår restaurationsregnskab er der her kun tale om restauration, der drives af logens restaurationsudvalg og lignende. Restauration, der drives af forpagter og lignende regnskabsføres ikke i FOCUS. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 6 af 63
For så vidt angår fonde, legater og andre kasser, er der kun tale om at fonde med videre, i realiteten er en integreret del af logens samlede økonomi - blot udskilt på særlige konti som reguleret ved logens særlige love eller ved egne vedtægter (fundatser). Fonde med videre der er omfattet af fondslovgivningen (sædvanligvis fonde med eget CVR-nr.) regnskabsføres nødvendigvis ikke i FOCUS. Husk tilpasning af kontoplan til håndtering af fri- og bunden kapital! Fysiske bilag og bilagsnumre Enhver postering i regnskabet skal dokumenteres af et fysisk bilag med et bilagsnummer, der korresponderer med det bilagsnummer som FOCUS automatisk tildeler posteringen. Bilagsnummeret må altså påføres bilaget i forbindelse med bogføringen. Såfremt der ikke findes et fysisk bilag, eksempelvis i forbindelse med gebyrposteringer og lignende på bankkonto eller ved omposteringer må der, blandt andet af hensyn til revision, udfærdiges et internt bilag. Bemærk, at bilagsnummerering i FOCUS fortsætter løbende, også ved overgang til nyt regnskabsår. Føring af bilag. Alle bilag skal gå i 0 (nul). Det vil sige, at der skal føres lige meget i debet og kredit. Skærmbilledet, hvori inddatering af bilag foregår, viser hele tiden en afstemning heraf. Hvad skal føres i debet og hvad skal føres i kredit? Indtægter krediteres en indtægtskonto og udgifter debiteres en udgiftskonto. Posteringer, der skal formindske en udgift, eksempelvis en modtaget rabat eller en refusion af en udgift, krediteres den relevante udgiftskonto. Indbetalinger til en bankkonto føres i debet på bankkontoen og hævninger fra en bankkonto føres i kredit. Datering af bilag Regnskabet består af 12 perioder med periode 1 som januar. Det er bilagsdatoen som bestemmer hvilken periode, bilaget føres i. Dette er vigtigt at være klar over, særligt i forbindelse med afslutningen af årsregnskabet eller et perioderegnskab. Det er altså ikke den dato, hvor bilaget fysisk bogføres, der er afgørende. Korrektion af bogførte bilag Hvis et bilag er fejlført må der foretages en korrektion, hvilket sker på følgende måde: Bilagets beløb føres modsat, det vil sige, at den eller de konti, der i første omgang blev debiteret skal nu krediteres og den eller de konti, der blev krediteret skal nu debiteres, alt med samme bilagsdato som den oprindelige bogføring hvorved det fejlførte bilag neutraliseres. Husk at lave et internt bilag! Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 7 af 63
Bilagets beløb føres derefter på de rette konti og med samme bilagsdato som det fejlførte bilag (med mindre bilagsdatoen var forkert). Som følge af den automatiske bilagsnummerering får korrektionsbilaget sit eget bilagsnummer og det anbefales derfor at henvise til bilagsnummeret på det fejlførte bilag. Medlemskontingenter og gradegebyrer Logens bogførte samlede kontingentindtægter og gradegebyrer bogføres på grundlag af faktureringer til medlemmerne. Når fakturering har fundet sted sker der automatisk indtægtsføring på de relevante indtægtskonti og der bogføres tilsvarende tilgodehavender på hvert enkelt medlems konto (reskontro). Indbetalinger fra medlemmer bogføres som indsætning i bank og modposteres på medlemmets reskontro, der herefter går i nul. Forskudsindbetalinger bogføres på samme måde og en efterfølgende fakturering vil udligne saldoen på medlemmets reskontro. Systemet vil på denne måde hele tiden kunne give oplysninger om restancer. Bemærk: Nye medlemmer skal betale indvielsesgebyr og kontingent før indvielsen finder sted, men man kan ikke fakturere i Focus før vedkommende er registreret som medlem. Medlemsregistrering foretages af logens sekretær. Forslag: Anmod i sådanne tilfælde om forskudsindbetaling før indvielsen og fakturer og bogfør efter indvielsen (når sekretæren har registreret det nye medlem). Indbetalinger fra medlemmer krediteres medlemmets reskontro. Dette gøres ved enten at indtaste 0+5cifret medlemsnummer (mest effektiv) i kredit kontonummer eller at trykke på forstørrelsesglas og på næste billede vælge medlemmer nu vises en oversigt over medlemmer vælg nu aktuelt medlem. Reskontroen er knyttet op til konto 60021 Tilgodehavende medlemskontingenter som opdateres automatisk. Hvert medlem har sin reskontro og summen af disse udgør saldoen på konto 60021 Tilgodehavende medlemskontingenter. Bemærk: Man ikke kan bogføre direkte på konto 60021 men kun via medlemsnummeret. I de tilfælde, hvor logen holder et medlem godstående ved hel eller delvis kontingentfritagelse krediteres medlemmets reskontro for det beløb, som logen yder som fritagelse og beløbet debiteres på konto 10411 Kontingentunderstøttelse egne medlemmer. Når medlemmet selv foretager indbetaling af restbeløbet, vil reskontroen gå i nul. Forslag: Hel eller delvis kontingentfritagelse kan automatiseres ved at oprette varer med beløb (negativ beløb) og tilføje sådanne varer i forbindelse med fakturering af kontingent. De eventuelle andele af medlemskontingenter, der skal tilgå en eller flere fonde debiteres konto 10421 Kontingentandele overført til fonde og krediteres konto 60391 Mellemregning med fonde (alternativt en mellemregningskonto med en konkret fond). Beløbene bogføres endvidere i de respektive fonde som indtægter på konto for kontingentandele (kredit) og debiteres på fondens konto for mellemregning med logekassen. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 8 af 63
2. Åbningsbilledet i Focus For få tilgang til Focus går du ind på Odd Fellow Ordenens hjemmeside http://www.oddfellow.dk og klikker på. Herefter får du vist følgende billede, hvor du klikker på. Følgende billede fremkommer. Er du ny bruger (=1. gang du logger ind) Indtast: 1.: Dit 5 cifret medlemsnummer 2.: Pasord=fødselsdag (ddmmåååå) Du vil efterfølgende modtage en mail med et nyt pasord. Næste gang du logger ind skal du benytte det pasord du modtager på mail. Du kan, når du herefter er logget ind, ændre det nye pasord til et personligt pasord. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 9 af 63
3. Åbningsbillede for registreringer Dette billede er log-ind-billedet til Focus. Ved at indtaste dit medlemsnummer i Ordenen og det nye pasord du har modtaget på mail og klikke på kommer man til åbningsbilledet. Hvis du får spørgsmålet om, hvorvidt Windows skal huske dit pasord, anbefales det, at der svares nej. Hvis medlemsnummer og pasord ikke passer sammen, kommer der en fejlmelding. Du må taste korrekt medlemsnummer og pasord for at få adgang. får du vist ne- Når du har klikket på denstående billede. I dette billede skal du klikke på. For dig, der har flere embeder (for eksempel skatmester i logen og regnskabsfører i lejren), må du vælge, hvad du vil logge dig ind som. Her er der tre valgmuligheder, og når du klikker på Vælg ved, får du vist følgende billede: Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 10 af 63
Oplysninger om systemændringer vil blive vist til højre i billedet. Du kan vælge, om du vil se dem alle (klik på Vis alle), eller bare se de sidste ændringer (klik på Vis sidste), som fremkommer, når du er i Vis Alle. Brugervejledningen kan du downloade fra Startsiden ved hjælp af Adobe Reader. Har du ikke dette program, kan du downloade programmet gratis fra Adobes hjemmeside: www.adobe.dk Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 11 af 63
4. Regnskab Regnskab Ved at vælge fra Startsiden kan du foretage følgende valg: Varer Regnskab Kontoplan Kontogrupper Linjer Ny faktura Fakturaoversigt Fakturer alle Registrer nyt bilag Bilagsoversigt Resultat/Balance Bilagsjournal Kontospecifikation Saldoliste hovedbog Debitorkonti Afkryds åben post Saldoliste debitorer Årsregnskab Årsregnskab Der er efterfølgende udarbejdet en vejledning for den enkelte funktion. Vedligeholdelse Personoplysninger Rapporter Medlemsliste Medlemsliste grader Medlemsliste excel E-mailliste Kartotekskort Etiketter Fødselsdagsliste Hæderstegnliste Ændre pasord Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 12 af 63
5. Tag Focus regnskabssystem i brug Første gang der skal etableres et regnskab for en loge / lejr i Focus Skatmestermodul bør du begynde med følgende: Udskriv kontoplanen (kapitel 7) og undersøg om standardkontoplanen har de konti, der er nødvendige for logen / lejren. Dersom du ønsker det, kan du tilføje nye konti (se kapitel 8). Det er da vigtigt, at du bruger den rigtige kontogruppe og knytter nye konti til de rigtige linjenumre i regnskabet. Opret de varer (ydelser) du har behov for til at kunne fakturere (kapitel 6) En vare (ydelse) er eksempelvis: Kontingent helårs, kontingent halvårs Indtast åbningsbalance som ét bilag (kapital 13) Bemærk: Åbningsbalance indtastes kun første gang en loge / lejr tager systemet i brug. Brugervejledningen er ret detaljeret og skal kunne give svar på de fleste spørgsmål om brugen af systemet. Læs derfor først i brugervejledningen og dersom du ikke finder svaret der, så kan du kontakte Ordenskontoret eller superbrugeren i dit område for hjælp. Når du skal lægge et regnskab ind i Focus for første gang, må du begynde med at lægge en åbningsbalance ind. Du må da have et regnskab eller en saldobalance for den sidst afsluttede periode. Indtast saldi for hver konto og brug ÅB (åbningsbalance) som bilagstekst og 01.01.201x som dato. Hele åbningsbalancen lægges ind under ét bilagsnummer. I kapital 14 er det forklaret, hvorledes bilaget skal registreres. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 13 af 63
6. Varer 6.1 Opret ny vare (til brug for fakturering) bruges, når du skal lave fakturaer. Du skal oprette alle de varer (kontingenter, gradegebyrer etc.) som bruges ved fakturering. Varerne har tocifrede numre i intervallet fra og med 10 til og med 99. Vareliste I opretter du de varer, du har brug for. Du kan også på et senere tidspunkt oprette flere varer. Brug og du får vist følgende skærmbillede: Du skal vælge hvilket navn, du vil give varen, nummer enhed (stk / par / andet), pris og kontonummer (det kontonummer hvorpå indtægten fra salg af den pågældende vare skal bogføres). idet syste- Det kan tage nogle sekunder, før billedet kommer igen, når du bruger met tjekker om varenummeret findes i forvejen. Begynd med at oprette medlemskontingent som vare. Du beslutter selv, om du vil oprette flere varenumre for medlemskontingenter, eksempelvis årskontingent, halvårskontingent etc. Opret først Varenr., Varenavn, Enhed og Pris og du har da følgende billede Rubrikken Kontonr. viser altid i startbilledet kontonr. 10001 Kontingentindtægter, brutto (den første konto i kontoplanen) men ved at bruge i fremkommer hele kontoplanen, hvorfra du kan vælge den relevante konto. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 14 af 63
Ved at føre markøren til det valgte kontonummer og trykke på knappen bliver varen registreret og den kan da ses i varelisten. Vareliste Du kan i dette billede Tilføje ny vare eller Udskrive en oversigt over de varer, som er oprettet. Tilføj ny vare gøres som netop beskrevet. Udskriv vare forklares senere. Dersom du ønsker at bruge et kontonummer som ikke er oprettet i standardkontoplanen men oprette et nyt kontonummer må du først gøre dette i og bruge KONTOPLAN (se forklaring i kapital 7.1) Herefter kan du tilføje de varer, du ønsker og de fremkommer på varelisten. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 15 af 63
6.2 Ændre i vare Når du står i billedet fra kan du ændre, slette, oprette ny vare, skrive ud eller gå til en anden funktion. Klik på Ændre ved den vare, du ønsker at ændre. Vi skal nu ændre varenavn og enhed på vare nr. 17. Som det fremgår, har vi her ændret fra Stk til Pk i billedet. Når du har trykket Opdater vil listen se således ud (ændret fra Stk til Pk): Du ser, at ændringen er markeret med lyserød baggrund. 6.3 Slette vare Ønsker du at slette den igen går du ind på varelisten fra Placer markøren på for den vare, du ønsker at slette. Ordet slet er nu understreget, og du får spørgsmålet om du vil slette varenavn. Brug og varen slettes og som det fremgår af nedenstående billede er den fjernet fra varelisten. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 16 af 63
Du kan ændre, tilføje ny vare eller udskrive de varer, du har oprettet. 6.4 Udskriv de oprettede varer Fra menupunktet henter du billedet Vareliste og ved at bruge får du en udskrift af de varer, du har oprettet. Du kan vælge om du vil gemme dokumentet (Pdf-fil) eller om du vil skrive det ud. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 17 af 63
7. Hovedbogskonti I Focus ligger der en standardkontoplan som kan bruges af alle loger og lejre og for broderloger er der endvidere en kontoplan for enkefonden. Som nævnt under punkt 1.4 kan de loger, der har behov derfor, tilvælge standardkontoplaner for ordensbygning, øvrige ejendomme, restauration samt en eller flere fonde / legater, der er en del af logens samlede regnskab. I hver af standardkontoplanerne kan der valgfrit oprettes yderligere konti, såfremt der måtte være behov herfor. I dette kapitel gives der en detaljeret beskrivelse af hvorledes man opretter nye konti og eventuelt sletter egenoprettede konti igen. Standardkontiene, der er markeret med *, kan hverken ændres eller slettes. Ved at gå til får du følgende: 7.1 Opret ny konto Ønsker du at oprette nye konti er det vigtigt, at alle relevante oplysninger oprettes rigtigt. Du kan oprette en ny konto, som er specifik for din loge / lejr ved at bruge Opret det kontonummer og kontonavn du ønsker (det er muligt at foretage ændringer senere, for eksempel indtastning af budgettal) Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 18 af 63
Du skal anføre, om det er en Resultat- eller Balancekonto. Dette gøres ved at placere markøren på dit valg (her Resultat) og du får en udfyldt cirkel, der viser hvad du har valgt Du skal også vælge Linjenummer rapport ved at bruge Linjenummeret bestemmer hvor i resultatopgørelsen eller balancen kontoen indgår. Bemærk, at der kan være mange konti knyttet til samme linje. I eksemplet her er valgt linjenummer 1025 Overskud af arrangementer. Den nye konto fremkommer i oversigten efter at du har brugt For de konti, du selv har oprettet kan du ændre, slette og tilføje / ændre budget. For konti i standardkontoplanen kan du kun tilføje / ændre budget. Af regnskabsmæssige årsager er det ikke muligt at ændre / slette konti, hvorpå der har været bevægelser. Hvis du forsøger at oprette et kontonummer, der allerede er i brug, vil du, når du ved hjælp af tabulatortasten bevæger dig til næste felt, få en advarsel, der ser således ud: idet det ikke er muligt at ændre i standardkontoplanen. 7.2 Slette / ændre egne konti Ved at stå i og bruge på den konto (af dine egne), som du ønsker at slette får du spørgsmålet om du ønsker at slette kontoen. Her konto 10025 Testkonto. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 19 af 63
Ved at bruge slettes kontoen og den fjernes fra oversigten. På samme måde kan du bruge ændre og du får da samme billede som ved oprettelse af ny konto og du kan ændre den ønskede information. 7.3 Opret / ændre budget I menupunktet kan du indtaste budgettal i budgetkolonnen. Budgettal kan kun indtastes for resultatkonti (budgettal kan godt være 0 (nul)). Balancekontiene er udfyldt med svag grå farve i budgetkolonnen. Ved at vælge Årstal for budget kan du bestemme, hvilket år budgettet skal gælde for. I åbningsbilledet fremkommer altid det aktuelle årstal. Det betyder, at du kan indtaste budget for det kommende år selvom det aktuelle års regnskab ikke er færdigt. BEMÆRK: Budget for indtægtskonti registreres med (minus) foran. Udgifter registreres uden fortegn. Brug og de nye budgettal er lagt ind. Ved at bruge menupunktet og skrive den regnskabsperiode, du har budgetteret for og derefter bekræfte regnskabsperioden kan du trykke på og få en budgetrapport, som du kan udskrive. 7.4 Udskriv kontoplan Du kan udskrive en kontoplan ved at bruge fra menupunktet Du kan vælge om du vil lagre filen (Pdf-fil) eller udskrive den. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 20 af 63
8. Kontogrupper I menupunktet kan du få en oversigt over kontogrupperne. Oversigten kan hjælpe dig til at bestemme i hvilket kontointerval, en ny konto skal ligge. Det er vigtigt, at du ved oprettelse af nye konti er meget præcis med hensyn til valg af kontogruppe. Kontogrupperne kan ikke ændres. 9. Linjer (regnskabsposter) Linjenummeret bestemmer i hvilken regnskabspost (resultatopgørelse eller balance) den pågældende konto skal indgå. Det er vigtigt, at du ved oprettelse af en ny konto, knytter den til det rigtige linjenummer (regnskabspost). Hvis du eksempelvis vil oprette en konto under Ordensmæssige udgifter er det vigtigt, at du knytter den til linjenummer 1065. Vær opmærksom på, at et linjenummer (regnskabspost) kan omfatte mange kontonumre. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 21 af 63
10. Fakturering I Focus kan du kun fakturere dine egne medlemmer. Årsagen hertil er, at faktureringssystemet henter navn og adresse på den, der skal faktureres til fra medlemsdatabasen i sekretærmodulet. Skal du fakturere andre må du udarbejde en manuel faktura og bogføre den som alle andre bilag. Skal du fakturere alle medlemmer (eksempelvis medlemskontingent) bruger du funktionen Fakturer alle se kapitel 11. 10.1 Faktura med én vare Ved at bruge menupunktet får du følgende billede: Brug for at hente det medlem, der skal faktureres eller indtast 0+5cifret medlemnummer. Du kan bevæge dig nedover indtil du finder den du ønsker at fakturere og brug så vælg eller søg på enten efternavn eller fornavn. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 22 af 63
Tips: Ved blot at skrive dele af navnet kommer alle frem, der har samme begyndelsesbogstaver, og det kan lette fremfindingen af den rette person. Når du har fundet den rette person, bruger du vælg og du får: Her indtaster du Fakturadato, Forfaldsdato og såfremt det ønskes en Fritekst (der kommer med i udskrift af fakturaen). Du må derefter vælge, hvad der skal faktureres ved at bruge Nu får du et spørgsmål om du vil bruge standardbanknummer. Svarer du OK hertil vil logens / lejrens sædvanlige bankkontonummer blive anført på fakturaen som den konto, hvortil indbetaling kan finde sted. Standardkontonummeret er anført lige under fritekstfeltet. I modsat fald skal du trykke Annuller og indtaste et alternativt bankkontonummer (reg. nr. og kontonummer) i det tomme felt. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 23 af 63
Ved at bruge i fremkommer en liste over alle de varenumre, der er oprettet og du vælger den, du skal bruge. I eksemplet er valgt varenr. 45 instruktionsmappe og du får følgende billede: Ved at bruge gemmer du denne del af fakturaen. Dersom du skal fakturere flere varer på samme faktura gør du det ved at bruge og vælger den vare, du nu vil fakturere. i Skal du ikke fakturere flere varer, men ønsker at ændre fakturahovedet, går du til og foretager ændringerne eller du går til såfremt du skal fakturere andre medlemmer. Når du har faktureret, det du skal i denne omgang, kan du få en oversigt over de fakturaer, du har lavet. Gå til og du får følgende: Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 24 af 63
Du kan her se en fakturakopi (før du udskriver og bogfører den) for eventuelt at tjekke den. Ser det rigtigt ud kan du enten eller Bemærk, at i alle tre tilfælde bliver fakturaen nu bogført og kan ikke ændres. Ved at bruge Udskriv eller får du Bemærk: feltet må ændres til således at sideskift bliver rigtig når du skal udskrive fakturaer. Du kan nu lave Ny faktura eller Skrive ud og bogføre den faktura du har lavet Bemærk: når du bruger Udskriv og bogfør så gøres det for alle de fakturaer, der ligger i Fakturaoversigten. Ønsker du kun at udskrive og bogføre én bestemt faktura, må du have den bestemte faktura frem på skærmen og udskrive Aktuel side. Fælles for alle de måder du sender faktura ud på er, at du i Fakturaoversigt får følgende billede af alle åbne fakturaer (endnu ikke bogførte), og når du bruger en af de tre bogføringsmuligheder vil fakturaerne blive lagt i i. De er nu bogførte og kan ikke ændres. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 25 af 63
Eksempel på en faktura: Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 26 af 63
Fakturaoversigten ser nu således ud: Fakturaen vil også ligge under, se kapital 19. Der kan du søge på medlem eller dato. 10.2 Send faktura pr. e-mail og bogfør I Fakturaoversigt kan du se hvilke fakturaer, som ikke er bogført. ved at bruge fakturaer sendt og bogført og du får følgende: for åbne fakturaer bliver de pågældende Bemærk: som du ser med rød skrift er fakturering og bogført sket. Du får ingen anden melding om at fakturaen er sendt. 10.3 Faktura med flere varer Skal du fakturere flere varer til samme modtager henter du vedkommende medlem som tidligere beskrevet (punkt 10.1) og indtaster de relevante data for fakturadato, forfaldsdato og eventuel fritekst Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 27 af 63
Ønsker du en anden bankkonto end standardkontoen da skriv det her. Ved at bruge i fremkommer en liste over alle de varenumre, der er oprettet og du vælger den, du skal bruge hvorefter du bruger (gem) Derefter vælger du på samme måde ny vare og gemmer den. Når du har valgt alle de varer, du skal fakturere anvender du faktureringen afsluttes. og Ønsker du at se en fakturakopi før du bogfører, går du til Fakturaoversigt og bruger fakturakopi 10.4 Kreditnota Kreditnota kan udstedes, såfremt der er sket fejlfakturering. En kreditnota laves på samme måde som en faktura, men der bruges (minustegn) foran antal, se eksemplet nedenfor Brug Ny faktura som tidligere vist og indtast de relevante data for medlem og krediteringsdato samt eventuel fritekst. Tips: skriv KREDITNOTA i friteksten. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 28 af 63
I eksemplet er anvendt artiklen Medlemskontingent kvartal, men med (minus) i antal. Brug for at gemme og du får: Ved at bruge er kreditnotaen færdig Kreditnotaen vises også i Fakturaoversigt og under Bogførte fakturaer. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 29 af 63
Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 30 af 63
11. Fakturaoversigt Ved at gå til og bruge får du de fakturaer, der ikke er færdigbehandlet (det vil sige, at de ikke er bogført). 11.1 Åbne fakturaer - oversigt Har du lagt én eller flere fakturaer ind og ikke bogført dem, får du: Når du står i dette billede kan du lave Ny faktura, Ændre eller Slette faktura, få en Fakturakopi samt udskrive og bogføre dem. 11.2 Udskriv og bogfør faktura Når du står i ovenstående billede kan du udskrive og bogføre faktura. Bemærk: Alle fakturaer, som vises i dette billede, bliver bogført ved denne funktion. Ønsker du at ændre én eller flere fakturaer må du gøre det før du bogfører. Når bogføring har fundet sted får du følgende: 11.3 Bogførte fakturaer - oversigt Ved at gå til og bruge får du de fakturaer, der er færdigbehandlet. Når du står i dette billede kan du lave Ny faktura, udskrive en fakturakopi, udskrive en Fakturajournal eller udskrive flere fakturaer. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 31 af 63
11.4 Udskriv fakturajournal Fakturajournal får du ved at gå til og bruge Tips: Du bør efter hver fakturering (fx af medlemskontingenter) lave en fakturajournal, som du kan gemme på din PC. Ved årsafslutning kan du lave en komplet fakturajournal til brug for revision. Den vil vise alle de fakturaer, som er lavet i årets løb. 11.5 Udskriv fakturakopier Ønsker du at få nogle udvalgte fakturakopier gøres det således: Indtast datoer i Indtast fakturanumre i for at vælge et tidsinterval. for at vælge udvalgte fakturaer. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 32 af 63
12. Fakturer alle medlemmer Denne funktion kan bruges til at sende faktura på medlemskontingent til alle medlemmer (eller hovedparten) i loge / lejr 1. Indtast fakturadato og forfaldsdato 2. Skriv eventuelt en fritekst 3. Hent artikelnummer 4. Gem for eventuelt at hente nyt artikelnummer 5. Fakturer alle 6. Udskriv og bogfør Bemærk: Fakturaen kommer ikke op med fakturanummer før du bruger Udskriv og bogfør. Dette betyder, at du kan slette enkelte fakturaer, eksempelvis til medlemmer, der ikke skal faktureres for samme periode eller for samme beløb Ved at bruge får du: I friteksten kan du eksempelvis anføre Kontingent 1. halvår 2012 Vælg vare fra Her vælger du Kontingent halvårligt Ønsker du at fakturere en vare mere udover medlemskontingentet, gøres det på følgende måde: Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 33 af 63
Først lægger du Medlemskontingentet ind som vist ovenfor. Denne post gemmer du ved at bruge og dernæst finder du den vare, du ønsker at fakturere samtidig ved igen at vælge vare fra varelisten som ovenfor (her Testvare). Også denne post gemmer du ved at bruge og du får nu følgende: Ved at bruge får du lavet fakturaer til alle medlemmer. Du får samtidig spørgsmålet, om der skal anføres standardbankkontonummeret. Det er den bankkonto, hvortil indbetalinger til logen sædvanligvis skal ske. Skal indbetaling ske til en anden bankkonto må du anføre reg. og kontonummer i særskilt felt. Vælg OK og du får følgende: Bemærk: Du kan stadig ændre på enkeltfakturaer. Dette gøres ved at bruge Ændre foran det medlem du skal ændre fakturaen til. Ændringen kan eksempelvis være beløb eller særlig forfaldstidspunkt. Ændringer skal foretages før du bruger Udskriv og bogfør. Udover at kunne foretage ændringer fra funktionen kan ændringer også foretages fra Fakturaoversigt ved at bruge Faktura fakturahoved. Brug og du får Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 34 af 63
Vælg og du får Du ser, at den linje du har markeret nu har fået en rosafarvet baggrund Vælg det Varenr du ønsker (her valgt kontingent kvartal) og du får Brug og fakturaen er ændret. Når alle eventuelle ændringer er foretaget og du har brugt funktionen Fakturer alle, får du lavet faktura til alle medlemmer i loge / lejr. Ved at bruge sendes fakturaen til de medlemmer som er registreret med e-mailadresse og fakturaerne bliver bogført. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 35 af 63
Ved at bruge uden e-mailadresse og fakturaerne bliver bogført. laves der fakturaer til medlemmer hvor fakturaen kan gemmes og udskri- En tredje mulighed er at bruge ves. Bemærk: Ved brug af denne funktion bogføres ALLE fakturaer fra listen og du får en Pdf-fil pr. medlem. Du kan gemme dem på din PC eller udskrive dem. Bemærk: Printerindstillingen som anført på side 25 Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 36 af 63
13. Åbningsbalance Når du skal tage Focus i brug første gang i din loge / lejr skal de begynde med at taste en åbningsbalance ind. Åbningsbalancen viser den saldo som hver enkelt konto skal begynde med. Er din begyndelsesdato 01.01 (altså ved et regnskabsårs begyndelse) skal du ikke registrere noget på resultatkontiene men alene på balancekontiene aktiver, egenkapital og gæld (kontogrupper, der begynder med cifret 6). Begynder du midt i året, eksempelvis 01.07, må du registrere saldi på både resultat- og balancekonti. De saldi, du skal registrere som åbningsbalance skal svare til saldiene på de enkelte konti i den afsluttede foregående periode. Hele åbningsbalancen registreres som ét bilag med teksten Åbningsbalance 01.01.20xx eller alternativt Åbningsbalance 01.07.20xx Skyldige/forudbetalt kontingent åbnes på reskontro for det enkelte medlem (indtast 0+5cifret medlemsnummer). Totalbeløbet vil automatisk blive bogført på konto 60021 Tilgodehavende medlemskontingenter Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 37 af 63
14. Registrering af bilag Ved at bruge menupunktet lægger du bilagene ind i systemet. Lidt om, hvad der senere kommer i kapitlet: Bilagsteksten er valgfri Bogføringsdato skal være bilagsdato. Det er ikke registreringsdatoen i Focus, som er afgørende men den dato som er anført på bilaget, altså datoen for den pågældende hændelse. Når du trykker på Bogfør bilag er bilaget bogført og kan ikke ændres. En fejlbogføring må korrigeres på et korrektionsbilag. Når du har lagt de bilag ind du ønsker, kan du udskrive en journal. Nummerering af bilag sker automatisk, er fortløbende og begynder ikke forfra med nummer 1 ved årsskifte. 14.1 Registrering af nyt bilag Brug og du får: Skriv den bilagstekst du ønsker samt bogføringsdato. Ved at bruge Gem får du følgende: Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 38 af 63
Hovedbogskontoen for husleje finder du ved at bruge forstørrelsesglas, eller indtaste kontonummer. Indtast beløbet og tryk bogført. og bilaget er gemt men endnu ikke I eksemplet er valgt Husleje på kontonummer 10601. Du ser, at der kun er registreret et beløb i debet og ikke i kredit og at der således er en difference. Du må lave en modpost ved at bruge forstørrelsesglas eller indtaste kontonummer (kredit). I eksemplet er valgt bankkonto 60005. Herefter trykker du på og du ser nu, at der er ført samme beløb i kredit og at differencen er 0 (nul) og bilaget er klar til at blive bogført. Bemærk: Debet- og kreditkontonummer kan indtastes i samme postering dette vil i mange situationer være mere effektiv. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 39 af 63
14.2 Ændre i bilag Ved at bruge menupunktet og trykke på kan du hente de bilag, der er registrerede, men endnu ikke er bogført og du kan ændre i dem, slette eller bogføre. Brug for det bilag, du ønsker at ændre og du får følgende: Brug og du får: Du kan nu ændre den ønskede linje ved at bruge Ændre og den valgte linje bliver nu med svag rosarød baggrund og du kan foretage den ønskede ændring og derefter trykke Bemærk: Såfremt du ændrer beløbet vil bilaget ikke længere gå i 0 (nul) og du må derfor også ændre i modposten eller alternativt bogføre beløbsdifferencen på en anden konto. 14.3 Registrering af indbetaling fra medlem Brug funktionen til registrering af indbetaling fra medlem. Registrering af delindbetaling vises i kapital 14.3.1 Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 40 af 63
Indtast bilagstekst og bogføringsdato (sædvanligvis samme dato som på kontoudtog fra banken) og tryk på (Gem). Indtast debetkonto 60008 (Bankkonto) og medlemsnummer som 0+5cifret medlems- nummer eller brug søgefunktionen vælg medlemmer! Alle ubetalte fakturaer til det pågældende medlem kan ses i feltet kan vælge den relevante faktura ved at bruge (ved delindbetaling se 14.3.1) og du Brug og linjen er gemt og du får : Du ser at bilaget stemmer Difference: er 0,00 Du kan nu gå til Bilagsoversigt, Bilagshoved eller Bogfør bilag. I Bilagsoversigt kan du gå ind og se Detaljer (for at redigere bilaget), du kan Bogføre eller Slette. Ved at bruge Bogfør bogføres bilaget og det kan ikke længere ændres men er nu fjernet fra Åbne bilag og kan nu ses i Vis bogførte bilag. I Reskontro for medlemmet kan det ses, hvis du åbner Vis alle bilag. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 41 af 63
14.3.1 Registrering af delindbetaling Såfremt et medlem indbetaler før de har fået faktura eller kun indbetaler et delbeløb på en faktura registreres dette på følgende måde: I indtastes bilagstekst og bogføringsdato og brug derefter Du indtaster kontonummer for kasse eller bank (debet) og indtaster 0+5cifret medlemsnummer (kredit) og eller bruger søgefunktionen. Under fakt.nr./beløb bruger du på og vælger en blank linje, under beløb indtastes nu det indbetalte beløb. Tryk nu for at gemme. Du får nu følgende: Du kan nu gå til Bilagsoversigt, Bilagshoved eller Bogfør bilag. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 42 af 63
14.4 Registrer flere indbetalinger på samme bilag Med udgangspunkt i kontoudtog fra banken kan man bogføre flere indbetalinger på samme bilag. De enkelte medlemmer krediteres for deres indbetaling men banken debiteres i ét beløb for summen af alle indbetalinger. Du bruger og indtast bilagstekst og bogføringsdato og tryk derefter på Hent de medlemmer frem, der har indbetalt, ved indtastning af medlemsnummer (husk 0 med 5 cifret medlemsnummer) eller søgefunktion og vælg faktura (derved hentes beløb frem) el. indtast det indbetalte beløb indtast og gem det ved at bruge Når du bruger får du et nyt billede op og kan lægge indbetaling fra næste medlem ind på samme måde. Når du har lagt indbetalinger ind for alle medlemmer vælger du Kontoplan og fra rullegardinmenuen vælger du bankkonto, eller indtaster kontonummer (her valgt 60008 Bankindestående) Indtast samlet beløb for indbetalinger tryk på gem. Som det fremgår stemmer bilaget nu Difference = 0,00. Bilagene er nu registreret men endnu ikke bogført. Du kan vælge bilagsoversigt eller bogfør bilag. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 43 af 63
Ved at vælge bilagsoversigt får du følgende billede af åbne bilag: Du kan se på Detaljer (her kan du ændre på bilaget), Bogføre eller Slette. Ønsker du at ændre i bilaget må dette gøres før du bogfører dem. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 44 af 63
15. Resultat / Balance Ved at gå til får du: Bekræft regnskabsperioden og du får: Perioden er automatisk fra 1.1.ÅÅ til og med den aktuelle måned. Du kan ændre til en anden periode ved at bruge Ændre perioden. Ved at bruge får du en saldobalance, der ser således ud: Balancen er her på linjeniveau (svarende til regnskabsposter). Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 45 af 63
Ved at bruge således (her vist udsnit): får du linjerne specificeret på de enkelte konti Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 46 af 63
16. Bilagsjournal Tips: Ved årsafslutning kan du udskrive en bilagsjournal for hele året til brug for revision. Ved at bruge får du følgende billede: Her kan du vælge enten en serie bilagsnumre eller en periode Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 47 af 63
17. Hovedbog Ved at bruge menupunktet får du følgende: og her kan du vælge både periode og kontointerval. Ved at bruge (her kun vist få eksempler) får du følgende: Ved at trykke på Udskriv dannes en Pdf-fil som du enten kan gemme på din PC eller printe ud. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 48 af 63
18. Saldoliste Når bogføringen for en periode er afsluttet bør man udskrive en saldoliste (saldobalance). Saldolisten er en oversigt over alle konti, hvorpå der har været bogført og den viser saldoen ved periodens udløb. Ved at bruge får du følgende: Efter at have bekræftet datoen fås følgende (her kun vist et udsnit): Her kan du checke, at bogføringen stemmer, hvis sammentællingen i bunden af listen viser 0 (nul). Så er der nemlig bogført lige meget i debet og kredit. Du kan enten udskrive saldolisten eller gemme den på din PC. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 49 af 63
19. Reskontro Under menupunktet medlemmerne i årets løb. får du en oversigt over alt hvad der er ført på I felterne for medlemsnummer kan du vælge ét medlem eller alle medlemmer 19.1 Åbne poster i reskontro Hvis du markerer v (checkmærke) i feltet får du kun åbne poster men fjerner du markeringen, får du alle poster på medlemmerne eller det medlem, som du har valgt. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 50 af 63
20. Årsafslutning Regnskabsår slettes ikke i Focus ved årsafslutning. Der er ingen systemmæssige begrænsninger på antal regnskabsår, men når årsrapport sendes til D.D.S.S. låses regnskabsåret og skatmester/regnskabsfører kan ikke mere bogføre i et afsluttet og låst år. I Focus sker der ingen usynlig og automatisk bogføring af årets driftsresultat til statuskonti som f.eks. hensættelser, egenkapital / årets resultat. Dette skal foretages manuelt. I standardkontoplanen (Kontogruppen: Der disponeres således) er der til bogføring af årets resultat oprettet en driftskonto for hvert regnskab. (der kan oprettes flere konti i hvert regnskab, hvis behov herfor). Oversigt over konti: Kontonr. Regnskab Kontonavn Linienr. 59001 Logekassen Overført til egenkapital 1099 59021 Ordensbygning 1 Overført til egenkapital 1399 59031 Ordensbygning 2 Overført til egenkapital 1599 59101 Ejendom 1 Overført til egenkapital 2099 59111 Ejendom 2 Overført til egenkapital 2299 59121 Ejendom 3 Overført til egenkapital 2499 59201 Restauration Overført til egenkapital 3699 59301 Enkefond Overført til egenkapital 4049 59311 Fond 1 Overført til egenkapital 4149 59321 Fond 2 Overført til egenkapital 4249 59331 Fond 3 Overført til egenkapital 4349 59341 Fond 4 Overført til egenkapital 4449 59351 Fond 5 Overført til egenkapital 4549 59361 Fond 6 Overført til egenkapital 4649 59371 Fond 7 Overført til egenkapital 4749 59381 Fond 8 Overført til egenkapital 4849 59391 Fond 9 Overført til egenkapital 4949 59401 Fond 10 Overført til egenkapital 5049 59411 Fond 11 Overført til egenkapital 5149 59421 Fond 12 Overført til egenkapital 5249 59431 Fond 13 Overført til egenkapital 3349 59441 Fond 14 Overført til egenkapital 5449 59451 Fond 15 Overført til egenkapital 5549 Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 51 af 63
20.1 Procedure 20.1.1 Udskriv Resultatoversigt - opret nyt bilag registrer og bogfør årets resultat. 1. Udskriv Resultatoversigt a. I menu vælges årsrapport og nedenstående skærmbillede vises i. Vælg nu b. Resultatoversigt er en balance med én linje pr. regnskab i. Beløb vises med 2 decimaler c. Resultatoversigt benyttes som bilag og grundlag for at indtaste posteringer Disponering af årets driftsresultat. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 52 af 63
2. Resultatoversigt indeholder beløb i 3 søjler 3. Registrer nyt bilag i. Resultat ii. Der disponeres således (= beløb overført til årets resultat under kapitalkonti) iii. Skal posteres 1) Viser beløb der endnu ikke er overført til årets resultat under kapitalkonti a. (minus) før beløb = overskud a. Med datoen 31.12.xxxx (xxxx = år for regnskabsår der afsluttes) bogføres resultat (benyt beløb fra søjlen skal posteres. i. Ved overskud (resultat vises xxx,xx på resultatoversigt): 1) Årets resultat debiteres kontoen Overført til egenkapital og kontoen Årets resultat i gruppen kapitalkonti krediteres. ii. Ved underskud (resultat vises xxx,xx på resultatoversigt): 1) Årets resultat krediteres kontoen Overført til egenkapital og kontoen Årets resultat i gruppen kapitalkonti debiteres. 4. Justering/korrektion/fejlrettelse (efterfølgende) a. Justering/korrektion/fejlrettelse kan stadig foretages - regnskab er endnu ikke endelig afsluttet og låst. 5. Afsluttende afstemning i. Hvis du har foretaget justering/korrektion/fejlrettelse skal du gennemføre foranstående punkter. 1) Udskriv Resultatoversigt (ny udskrift) 2) Registrer nyt bilag 3) Benyt beløb fra søjlen skal posteres a. Udskriv Resultatoversigt i. Kolonnen Skal posteres 1) Viser 0,00 når korrekt bogføring er foretaget 2) Er der linjer med beløb i denne kolonne skal fejl findes og rettelsespostering indtastes. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 53 af 63
20.1.2 Regnskabs- og revisionspåtegning 1. Indtast regnskabs- og revisionspåtegning a. Fra menu vælges Årsrapport og nedenstående skærmbillede vises b. Tryk på c. Der fremkommer nu følgende skærmbillede. d. Tryk på Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 54 af 63
e. Der fremkommer nu et fritekstfelt til indtastning af regnskabs- og revisionspåtegning. f. Indtast nu regnskabspåtegning i fritekstfeltet i. Værk opmærksom på editor svagheder ii. Blanke linjer for at skabe luft mellem linjer er en udfordring tryk SHIFT + ENTER tvinger editor til at acceptere en blank linje. iii. Tryk på når du er færdig med at indtaste din regnskabspåtegning. iv. Editor svagheder gør at det kan være nødvendigt efter det første print af regnskab at korrige den indtastede tekst. 1. Tryk SHIFT + ENTER for tvunget linjeafstand Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 55 af 63
v. Her indsættes nu embedstitel og navn husk plads til underskrift vi. Skal kunne hentes fra sekretærmodul, men fungerer ikke endnu. vii. Husk dato for fremlæggelse i loge-/lejrsal. g. Revisionspåtegning i. Efter at du har opdateret regnskabspåtegning, bladrer du længere ned på siden/skærmbilledet her finder du fritekst til revisionspåtegning ii. Fritekstfelt til revisionspåtegning a. Indtast nu revisionspåtegning i fritekstfeltet b. Værk opmærksom på editor svagheder iii. Tryk på når du er færdig med at indtaste din revisionspåtegning (du finder knappen længere oppe på siden/skærmbilledet i tilknytning til regnskabspåtegning) iv. Editor svagheder gør at det kan være nødvendigt efter det første print af regnskab at korrige den indtastede tekst. Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 56 af 63
h. Der er endnu et fritekstfelt til regnskabs- og revisionspåtegning på regnskab for ordensbygning. i. Feltet findes længere nede på siden/skærmbilledet 1. Samme procedure som ved indtastning af revisionspåtegning 20.1.3 Eksempel på regnskabspåtegning Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 57 af 63
20.1.4 Eksempel på revisionspåtegning 20.1.5 Eksempel på påtegning af regnskab for ordensbygning Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 58 af 63
20.1.6 Eksempel på revisionspåtegning - regnskab for ordensbygning Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 59 af 63
20.1.7 Noter til årsrapport Specifikationsniveau i årsrapport er linjenummer hver konto er tilknyttet et linjenummer, hvilket betyder at en linje i årsrapporten indeholder en summering af beløb fra konti tilknyttet dette linjenummer. I logerne er behov for detailoplysninger forskellig, men i mange loger ønsker man f.eks. at se en specifikation af: 1) Ordensmæssige udgifter (linjenummer 1065) 2) Administrationsudgifter (linjenummer 1080) 3) Bankindestående (linjenummer 1105) 4) Mellemregning med fonde (linjenummer 1190) 1. Aktivering af Note a. Fra menu vælges Linier og følgende skærmbillede vises: b. Vælg (tryk) nu på Noter linje 1065 og følgende skærmbillede vises c. Vælg (tryk) nu på Noter linje 1065 og følgende skærmbillede vises i. (se næste side) Brugervejledning skatmester Version 2.0 april 2013 Side 60 af 63