Der er situationer, hvor oplysninger om rent private forhold gerne må gives videre til en anden myndighed. Det gælder, når: forældrene (den eller dem der har forældremyndigheden) har givet skriftligt samtykke hensynet til barnet/den unge klart er større end forældrenes interesser det er nødvendigt for en anden myndighed, for at denne f.eks. kan udføre sit arbejde eller sin del af en behandlingsplan det følger af lov, at oplysningerne skal gives videre, for eksempel Retssikkerhedslovens 12 om oplysningspligt, når de sociale myndigheder beder om oplysninger, Servicelovens 153 om underretningspligt og Straffeloven om forebyggelse af grove forbrydelser. Center for Social Service Underretningsguide Børn og unge med vanskeligheder har brug for hjælp i tide Revideret november 2012 Center for Social Service 16
Egedal Kommune Denne guide henvender sig til dig, der i dit arbejde møder børn og unge med vanskeligheder eller forældre, der har svært ved at magte forældrerollen. Vi har skrevet guiden for at gøre opmærksom på offentligt ansattes og andres særlige ansvar over for børn og unge. Det er nødvendigt, at Center for Social Service, Egedal Kommune tidligt kan få kontakt med børn, unge og forældre med sociale belastninger og undersøge, om der er behov for særlig støtte, og sidenhen eventuelt iværksætte den nødvendige hjælp. En tidlig indsats i forhold til barnets/den unges udvikling og problemets udvikling og et godt tværfagligt samarbejde er afgørende for en hjælp, der nytter. Målet er en tidlig, lokal, sammenhængende og fleksibel indsats, som passer til den enkelte families behov, og som understøtter familiens ansvarlighed og enhed. Udgangspunktet tages i Den Sammenhængende Børne- og Ungepolitik for børn og unge med behov for særlig støtte, der er vedtaget af kommunalbestyrelsen i Egedal Kommune, januar 2007. Andre fortrolige oplysninger Andre fortrolige oplysninger må derimod gerne gives videre til en anden forvaltningsmyndighed, hvis de er nødvendige for denne myndigheds arbejde. Det kan f.eks. være oplysninger om cpr.nr., om familiemæssige og økonomiske forhold og om sociale problemer, der ikke kan defineres som væsentlige. F.eks. at mor er syg, eller at der er sociale problemer i hjemmet. Ligeledes må almindelige fortrolige oplysninger om den enkelte elev mellem flere myndigheder her PPR, dagtilbud, SFO og skole. Det kan være oplysninger om børnenes indbyrdes forhold, handicaps som f.eks. talevanskeligheder, indlæringsvanskeligheder eller fysiske handicaps. Dagtilbud og skole skal således lægge stor vægt på, at vigtige oplysninger, der har betydning for barnets/den unges videre trivsel, videregives. Inden videregivelse af oplysningerne bør forældremyndighedsindehaveren orienteres om behovet for, at eksempelvis daginstitutionen videregiver oplysninger om barnet/den unge til skolen, og anmodet om samtykke til videregivelse. Alternativt kan arrangeres et møde mellem forældremyndighedsindehaver, daginstitution og skole, hvor oplysningerne videregives. Der er en lovgivningsbestemt pligt til at underrette kommunen, hvis du som offentlig ansat har en formodning om, at et barn eller en ung ikke trives. I Egedal Kommune har vi derudover tværfagligt Børne- og ungeteam på hver enkelt skole og daginstitution, hvor du sammen med barnet/ den unge, forældrene og Børne- og ungeteamet drøfter bekymringer og tiltag for barnet/den unge/familien i skolen/institutionen. 2 15
Inden for samme forvaltningsmyndighed Der er juridisk set ret vid adgang til at udveksle personlige oplysninger inden for samme myndighed. Men både af etiske grunde og for at behandle forældrene med respekt og invitere til samarbejde med dem, er det bedst at bede om forældrenes samtykke. Oplysninger kan kun gives til andre medarbejdere i samme forvaltningsmyndighed, når oplysningerne har betydning for, at medarbejderen kan udføre sit arbejde. En kommune er samme forvaltningsmyndighed selvom den er opdelt i forskellige forvaltninger/centre. Medarbejdere i Center for Social Service, herunder Pædagogisk Psykologisk Rådgivning, og kommunale daginstitutioner, sundhedsplejersker, afdelinger i kommunen osv., er ansat inden for den samme forvaltningsmyndighed. De to undtagelser er skolerne og de private daginstitutioner, der hver for sig er en selvstændig forvaltningsenhed. Men i det omfang en selvejende institution løser opgaver for en kommune, bliver den også en del af den kommunale enhedsforvaltning. I forhold til anden forvaltningsmyndighed Eksempler på anden forvaltningsmyndighed er for kommunalt ansatte en anden kommune, Politi, Statsforvaltningen, den enkelte skole, og institutioner og sygehuse. Oplysninger om rent private forhold Oplysninger om rent private forhold må som hovedregel ikke gives videre til en anden forvaltningsmyndighed. Det er oplysninger, der afslører særligt følsomme forhold i privatlivet, f.eks. om strafbare eller seksuelle forhold, helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og misbrug. Eksempelvis at mor har leverbetændelse, eller at far banker mor. Et Børne- og ungeteammøde kan ikke gøre det ud for en underretning, men er en tværfaglig, tidlig indsats med og for familien. Det kan stadig ske, at du beslutter at udfærdige en underretning til Center for Social Service, selvom du og familien har været på Børne- og ungeteammøde. Dog vil effekten af en indsats, som udsprang af et Børne- og ungeteammøde, ofte medvirke til, at barnet/den unge trives igen, og at der derved ikke er behov for at underrette. Hvis du og forældrene er enige om, at der skal ske henvendelse til en familierådgiver i Center for Social Service, er der ikke tale om en underretning men tværfagligt samarbejde, som forældrene er en del af. Du har pligt til at underrette Du skal underrette kommunen, når du under dit arbejde får kendskab til forhold, der giver formodning om, at et barn eller en ung under 18 år har behov for særlig støtte jf. lov om social service 153 og Socialministeriets bekendtgørelse nr. 1240 af 5.12.2006. Det gælder alle, der udøver offentlig tjeneste eller hverv, f.eks. også praktiserende læger. Gyldne råd: Tavshedspligten må aldrig forhale eller forhindre, at et barn eller en ung får hjælp og underretningspligten går forud for tavshedspligten Barnet/den unge skal altid være i fokus Vig aldrig tilbage for at inddrage forældrene og gør det så tid- ligt som muligt Forældrene værdsætter som regel at blive inddraget, og at de og deres børn bliver taget alvorligt. En god start er vigtig for samarbejdet 14 3
Barnet/den unge har også ressourcer og styrkesider, der kan udvikles ikke kun problemer Alle har et personligt ansvar for at handle i forhold til børn og unge med vanskeligheder Er du i tvivl, så søg hjælp hos din leder eller en familierådgiver i Center for Social Service Din viden er nødvendig for at sikre et helhedssyn i hjælpen til familien. Retten til orientering giver ikke den pågældende forælder adgang til at have en aktiv kontakt med jer, og orienteringsretten kan heller ikke danne grundlag for anmodninger eller krav. Den pågældende forælder har dog ret til efter anmodning at få orientering om generelle sociale aktiviteter på barnets/den unges skole og børneinstitution fra det pågældende sted og har adgang til at deltage i disse aktiviteter. Ved generelle sociale aktiviteter forstås f.eks. festlige begivenheder, almindelige forældre- og orienteringsmøder, som indeholder generel orientering om, hvad der sker på den pågældende skole eller institution. Bestemmelsen giver således ikke ret til at få orientering om eller deltage i møde vedrørende det enkelte barns/den unges trivsel, f.eks. forældrekonsultationer vedrørende barnet/den unge og møder om, at der er behov for en særlig indsats i forhold til barnet/den unge. Har den pågældende forælder én gang anmodet om at blive orienteret om generelle sociale aktiviteter, er denne anmodning løbende i modsætning til retten om orientering. Til private Personlige oplysninger om forældre og deres børn må ikke gives til private. Private kan f.eks. være praktiserende læge, privatskole, privat legestue, andre børns forældre, arbejdsgiver, journalist, skilsmisseadvokat, barnets/den unges bedsteforældre og anden familie. Hvis forældrene giver samtykke, har du som offentligt ansat ret til, men ikke pligt til at give oplysninger videre til f.eks. en journalist. I en nødsituation f.eks. ved truende selvmord, kan du som offentligt ansat vælge at bryde din tavshedspligt. 4 13
De sociale myndigheder har ret til at indhente nødvendige oplysninger hos andre myndigheder ifølge 12 i Retssikkerhedsloven, men skal altid først prøve at indhente samtykke. Modsat kan andre myndigheder, f.eks. skoler, ikke indhente oplysninger fra de sociale myndigheder om enkeltpersoners rent private forhold. Oplysninger må aldrig udveksles, hvis ikke de er nødvendige for den konkrete problemstilling samt god faglig etik. Videregivelse af personlige oplysninger Til den forælder, som ikke har del i forældremyndigheden En forælder, som ikke har forældremyndigheden, har ret til efter anmodning at få orientering om barnets/den unges forhold fra bl.a. skole og børneinstitution samt få udleveret dokumenter om barnets/den unges forhold, hvis disse findes på skolen og i børneinstitutionen. Retten til at få udleveret dokumenter er alene en ret til at få udleveret eksisterende dokumenter, såsom kopi af barnets/den unges karakterblad, elevhandleplaner, sprogvurderinger eller andre skriftlige dokumenter vedrørende barnet/den unge, og den pågældende forælder har således ikke krav på at modtage en særlig redegørelse eller lignende om barnets/den unges forhold i øvrigt. Pligten til at videregive oplysninger om barnet/den unge indtræder kun, hvis der foreligger en konkret og individuel anmodning om orientering fra den forælder, der ikke har forældremyndigheden. Der kan ikke anmodes om løbende orientering. Forældremyndighedsindehaveren kan ikke gøre indsigelse mod videregivelsen af oplysningerne, men der må ikke gives fortrolige oplysninger om forældremyndighedsindehaveren, og oplysningerne må ikke være til skade for barnet/den unge. Det er op til jer at beslutte, på hvilken måde orienteringen om barnets/den unges forhold foregår. Orienteringen kan således ske ved mundtlige oplysninger eller ved skriftlig orientering, hvis I vurderer, at en skriftlig orientering er mest hensigtsmæssig. 12 Hvornår skal du underrette? Du skal underrette, hver gang det ser ud til, at et barn eller en ung har behov for særlig støtte. Underretningspligten indtræder, når du ikke i tide har rimelig mulighed for gennem dit arbejde at afhjælpe vanskelighederne, herunder gennem rådgivning og vejledning af forældrene og barnet eller den unge samt gennem dialog og samarbejde eventuelt med henblik på drøftelse på Børne- og ungeteammøde eller inddragelse af Center for Social Service. Det er ikke muligt at lave en udtømmende liste, men her er nogle forhold, du skal være opmærksom på: Når barnet eller den unge har vanskeligheder, ud over hvad der er almindeligt for alder og udviklingstrin, personligt med hensyn til leg og indlæring og socialt i samspillet med andre børn og voksne. Når forældrene har vanskeligheder med f.eks. misbrug, psykisk lidelse eller svære sociale belastninger, som har konsekvenser for barnet/den unge. Når barnet eller den unge er ude i misbrug, kriminel adfærd eller andre svære sociale vanskeligheder. Når barnet eller den unge er truet i sin sundhed eller udvikling eller udsat for omsorgssvigt, vold eller andre overgreb. Lav underretningen i tide Selvfølgelig skal du tænke dig godt om men du skal altid lave underretningen, før du synes, at det ser håbløst ud og måske er parat til at give op. Det er en ekstra belastning for et barn eller en ung, og forældrene vil opleve det krænkende, hvis du først underretter, når du ønsker, at barnet/den unge skal flyttes væk fra stedet eller måske anbringes. Og det er svært at etablere et samarbejde igen, hvis I først er havnet i den fastlåste situation, og en flytning eller anbringelse måske ikke bliver aktuel. 5
Akutte situationer I akutte situationer, f.eks. ved formodning eller viden om fysisk mishandling, seksuelt misbrug eller andre strafbare forhold, skal du handle med det samme. Du skal tage kontakt til Center for Social Service, der afgør det videre forløb. Center for Social Service beslutter hvornår og hvordan forældrene kontaktes. Forældrene skal selvfølgelig have hurtigt besked, hvis det ikke er til skade for barnet/den unge eller sagens opklaring. Uden for kommunes åbningstid/telefontid, får du kontakt med kommunen via politiet. Du ringer til Nordsjællands politi på tlf.nr. 49 27 14 48 og beder om at blive ringet op af Den Sociale Rådighedsvagt. Vagten, som er en familierådgiver fra Center for Social Service i Egedal Kommune, vil kort derefter tage kontakt til dig. Center for Social Service overtager ansvaret for at handle og afgør det videre forløb. Det er også Center for Social Service, der tager stilling til evt. politianmeldelse og går videre med det. Inddrag altid forældrene så tidligt som muligt Ofte vil du have løbende kontakt med forældrene, selvfølgelig afhængig af din institution/arbejdsplads og stedets opgaver. Hvis ikke det har været tilfældet før, skal du invitere til kontakt og samarbejde, når du laver din underretning. Men første kontakt bør normalt ikke være præsentation af underretningen, bortset fra i akutte tilfælde. Kontakten om underretningen er nødvendig for alle parter: Barnet eller den unge og forældrene har krav på at vide, hvordan du opfatter barnet/den unge, og hvad det er, du skriver til kommunen. Både du og familien har behov for, at kontakten ikke afskæres for det videre samarbejdes skyld. Og Center for Social Service skal kunne samarbejde med familien på et åbent grundlag, der ikke forstyrres af forældrenes oplevelse af, at nogen er gået bag om ryggen på dem. Alle offentligt ansatte har pligt til over for andre at hemmeligholde oplysninger af rent privat karakter eller fortrolige oplysninger, der vedrører bl.a. enkeltpersoner. Dette følger af Forvaltningsloven 27. Efter Forvaltningslovens 28 må oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold ikke udveksles mellem forskellige forvaltningsmyndigheder. Fra denne bestemmelse er der nogle undtagelser. En af de vigtigste er, at der opnås samtykke fra den eller dem, oplysningerne handler om. De sociale myndigheder har ret til at indhente nødvendige oplysninger hos andre myndigheder ifølge 12 i Retssikkerhedsloven, men skal altid først prøve at indhente samtykke. Modsat kan andre myndigheder, f.eks. skoler, ikke indhente oplysninger fra de sociale myndigheder om enkeltpersoners rent private forhold. Oplysninger må aldrig udveksles, hvis ikke de er nødvendige for det konkrete problem. Alle offentligt ansatte har pligt til over for andre at hemmeligholde oplysninger af rent privat karakter eller fortrolige oplysninger, der vedrører bl.a. enkeltpersoner. Dette følger af Forvaltningsloven 27. Efter Forvaltningslovens 28 må oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold ikke udveksles mellem forskellige forvaltningsmyndigheder. Fra denne bestemmelse er der nogle undtagelser. En af de vigtigste er, at der opnås samtykke fra den eller dem, oplysningerne handler om. 6 11
Dette er ikke en foranstaltning, men en indsats, der sikrer barnets/den unges trivsel. Det fælles ansvar mellem de professionelle omkring barnet/den unge fortsætter, selvom der er sendt en underretning til Center for Social Service. I samarbejdet er det oftest nødvendigt, at de professionelles roller under forløbet aftales, så alle er klar over hinandens hjælpeindsatser. Sagen overdrages ikke til Center for Social Service; der samarbejdes tværfagligt. Center for Social Service arbejder videre ud fra et helhedssyn på barnets/ den unges og familiens samlede situation, mens institutionen/skolen fortsat arbejde med støtten til barnet/den unge. Hvis forholdene for barnet eller den unge ændrer sig i positiv eller negativ retning, vil familierådgiveren gerne høre fra dig igen. Hvis du bliver i tvivl Du er altid velkommen til at kontakte Center for Social Service pr. telefon og drøfte et barns eller den unges forhold, og om barnet eller den unge har behov for særlig støtte. Hvis du ikke har forældrenes samtykke, bør du gøre det uden navns nævnelse. Center for Social Service kan hjælpe med at afklare, om du bør skrive en underretning, og hvad du særligt skal lægge vægt på. Tavshedspligt og videregivelse af oplysninger Reglerne om tavshedspligt må ikke virke som en bremse for, at børn og unge får nødvendig hjælp. Reglerne er derimod en påmindelse om altid at prøve at inddrage forældrene og samarbejde med dem. I det tværfaglige samarbejde er det selvfølgelig nødvendigt, at de involverede fagfolk udveksler oplysninger, så der kan laves en sammenhængende indsats. Men det er lige så selvfølgeligt nødvendigt med nogle spilleregler, så oplysninger ikke flyder frit. Reglerne findes i Forvaltningsloven og Retssikkerhedsloven. Du kan se de vigtigste regler i det følgende. 10 Fremlæg ved dit møde med barnet eller den unge og forældrene dine faglige observationer. Det er godt at være to til mødet, enten din leder eller en kollega. Vis interesse for barnets/den unges og forældrenes synspunkter og reaktioner. Du kan evt. føje deres bemærkninger ind i din underretning til kommunen. Men fasthold også dine/jeres observationer og pligten til at underrette Center for Social Service. Understreg, at det er din vurdering, at barnet/den unge og familien har behov for hjælp, som din arbejdsplads ikke kan yde selv. Giv forældrene en kopi af underretningen samtidig med at du sender den til Center for Social Service. Hvordan laver du en underretning? Din underretning bør være skriftlig, men du kan altid konsultere Center for Social Service pr. telefon inden. Underretningen skal underskrives af den/de fagpersoner, der kender barnet eller den unge bedst, samt af institutionens/skolens leder. Her er nogle gode råd til, hvad du kan skrive, og hvad du ikke skal have med. Det er altid barnet eller den unge, der skal være i centrum, medmindre dit udgangspunkt er viden om forældrenes vanskeligheder og de konsekvenser, du mener, at dette har for barnet eller den unge. Beskriv barnet eller den unge og dets ressourcer, problemer og vanskeligheder. Beskriv så konkret som muligt, gerne med typiske eksempler der giver et godt billede af barnet eller den unge. Beskriv hvor længe problemet har eksisteret og hvor længe I har kendt barnet/den unge. Kom godt omkring i en fyldestgørende beskrivelse af alle de forhold og relationer, som er betydningsfulde for barnet eller den unge. 7
Beskriv hvordan barnet/den unge selv oplever sine vanskeligheder og ressourcer. Beskriv også kontakt og samarbejde med forældrene, så modtageren kan se den dynamik og proces, I har haft, og hvordan forældrene oplever barnets/den unges situation. Beskriv hvad I har forsøgt af løsninger. Undgå at gætte om årsagerne til vanskelighederne. Hvis du alligevel har vigtige antagelser om, hvordan tingene hænger sammen, skal det være tydeligt, at det er dine hypoteser. Peg ikke på konkrete foranstaltninger til at afhjælpe problemerne. Barnets/den unges navn, cpr.nr., adresse, navn på mor/far/værge skal fremgå af underretningen, hvis du er bekendt med oplysningerne samt dit navn, stilling og underskrift. Underretningspligten kan ikke parkeres hos andre Du kan ikke overlade dit ansvar for at underrette kommunen til andre. Du kan f.eks. ikke nøjes med at henvise et barn eller ung med vanskeligheder til Pædagogisk Psykologisk Rådgivning (PPR) og regne med, at psykologen eller fagpersonen i PPR på dine vegne tager stilling til, om der skal skrives en underretning. Psykologen har naturligvis en selvstændig underretningspligt, men det har du også. Hvad sker der når du har sendt underretningen Når Center for Social Service modtager en underretning, sendes der en kvitteringsskrivelse til dig inden 6 dage, så du kan se, at Center for Social Service har modtaget underretningen, og hvilken familierådgiver, der er ansvarlig for familiens sag. Din viden er nødvendig for familierådgiverens arbejde, men du bliver ikke part i familiens sag. 8 Familien vil blive kontaktet af familierådgiveren, hvis der ikke allerede er kontakt. Familierådgiveren foretager derefter en socialfaglig vurdering af, om barnet/den unge har væsentligt behov for støtte eller ej. Hvis familierådgiveren vurderer, at der er et væsentligt behov for særlig støtte, skal der iværksættes en 50 undersøgelse i samarbejde med barnet/den unge og forældrene. Lovgivningsmæssigt har familierådgiveren 4 måneder til at udarbejde undersøgelsen. 50 undersøgelsen skal afdække ressourcer og problemer hos barnet/den unge, hos familien og netværket. Familierådgiveren skal anlægge en helhedsbetragtning, der omfatter barnets/den unges: 1. Udvikling og adfærd 2. Familieforhold 3. Skoleforhold 4. Sundhedsforhold 5. Fritidsforhold og venskaber 6. Andre relevante forhold Familierådgiveren skal sikre sig, at den viden, de professionelle har, inddrages i undersøgelsen. Familierådgiveren skal derfor samarbejde med de relevante fagpersoner, der er i kontakt med barnet/den unge. Dette sker oftest ved indhentning af skriftlige oplysninger eller afholdelse af sagsteammøder, som familierådgiveren indkalder til. Familierådgiveren vurderer også, om der er behov for at indhente specialviden om barnet/den unge. Det kan f.eks. være en speciallægeundersøgelse eller en psykologisk undersøgelse. Undersøgelsen er en forudsætning for, at familierådgiveren kan iværksætte en hjælpeforanstaltning i særlige tilfælde kan familierådgiveren dog godt iværksætte en hjælpeforanstaltning, mens undersøgelsen udarbejdes. Mens familierådgiveren foretager undersøgelsen, skal barnets/den unges omsorg sikres. Dette sker blandt andet ved at inddrage barnets/den unges netværk og aftale en indsats f.eks. i institutionen eller skolen. 9